CARACTERÍSTICASBÁSICAS DE UN

SISTEMA DE CODIFICACIÓN

La automatización de las operaciones contables, requiere que el contadorde una empresa, defina previamente el método de codificación a utilizar porcada uno de los sistemas administrativos y contables que se pondrán en funcionamiento en la empresa.

El funcionamiento efectivo de un sistema contable sería imposible si todaslas transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma.

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN

Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas, a fin de que sea adoptado como método de procesamiento para la información.Dentro de esas características podemos encontrar:

PRECISIÒN DEL CÒDIGO

Significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo, a cada persona queabra una cuenta corriente en un banco, debe asignársele un solo código y estedebe ser único para esta cuenta.

Correcto

013-22481-R Juan Garcìa013-22482-T Carlos Hernàndez013-22484-W Juan Garcìa

Incorrecto

013-22481-R Juan Garcìa013-22482-T Carlos Hernàndez013-22484-W Juan Garcìa 013-22481-R Pedro Pèrez

FLEXIBILIDAD

Significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso que se necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan en los códigos contables, es la falta de flexibilidad, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la empresa.

CORRECTO

1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Banco Provincial1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Banco Venezuela1-01-01-003 Cuentas por Cobrar Banco Mercantil

INCORRECTO

1-01-01-1 Cuentas por Cobrar Banco Provincial1-01-01-2 Cuentas por Cobrar Banco Venezuela1-01-01-3 Cuentas por Cobrar Banco Mercantil

CONCISO

Establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión.

CORRECTO

FC-32458 Factura Proveedor AFC-45849 Factura Proveedor BFC-96479 Factura Proveedor C

INCORRECTO

FC-32458 Factura Proveedor AFC-45849-X Factura Proveedor BFC-96479-W Factura Proveedor C

SIGNIFICATIVO

Para que un código sea significativo, el mismo debe indicar alguna característica diferencial de los elementos que se están codificando. De esta forma se podrá distinguir o identificar por el código, la transacción que se está procesando.

CORRECTO

EP-83412 Efectos por Pagar Proveedor AEP-89536 Efectos por Pagar Proveedor BEP-95689 Efectos por Pagar Proveedor C

INCORRECTO

83412 Efectos por Pagar Proveedor A89536 Efectos por Pagar Proveedor B95689 Efectos por Pagar Proveedor C

NOTA: La simple numeración no señala alguna característica importante de los elementos

OPERABILIDAD

La operabilidad de un sistema de codificación implica que los códigos definidos, puedan ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo. Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente códigos que sean de fácil operabilidad.

CORRECTO

1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Provincial1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Venezuela1-01-01-003 Cuentas por Cobrar Mercantil

INCORRECTO

1-01-01-A235 Cuentas por Cobrar Provincial1-01-01-X380 Cuentas por Cobrar Venezuela1-01-01-X510 Cuentas por Cobrar Mercantil

Nota: Aún cuando un computador pudiera operar con estos códigos, los mismono representan características significativas en sus elementos

SISTEMAS DE CODIFICACIÒN

Hasta ahora se han visto las características que deberían tener los diferentes métodos de codificación y sus correspondientes códigos. Veamos ahora cuáles son estos métodos y en qué casos resulta beneficioso su aplicación. Los métodos que se estudiaran son los siguientes:

• Secuencial• Por bloques• Por Grupos• Alfabético – Numérico• Nemotécnico• Con dígito verificador• De Barras

SECUENCIAL

El método de codificación secuencial consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos, a partir de un número predeterminado

Ventajas: útil en listas cortas

Desventajas: No se pueden formar grupos para clasificar los elementos

Código Nombre del Elemento0001 Cuentas por cobrar Eduardo Díaz0002 Cuentas por cobrar Raúl Castro0003 Cuentas por cobrar Adriana García

POR BLOQUES

Este método representa una derivación del secuencial, ya que bajo este método, los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos consecutivos, que identifiquen alguna característica del elemento a codificar. Por ejemplo, tipo de artículo, localización geográfica

Ventaja: Útil en el procesamiento de listas cortasDesventaja: Pueden presentarse problemas de flexibilidad

Código Nombre del Elemento Explicación01 Televisor 22” 01 al 06 Televisores02 Televisor 25” 01 al 06 Televisores- - -06 Televisor 32” 01 al 06 Televisores07 Licuadora 2 Velocidades 07 al 10 Licuadoras- - -10 Licuadora 4 Velocidades 07 al 10 Licuadoras

POR GRUPO

El método de codificación por grupos, es otra variante del método secuencial y consiste en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor número de posiciones, y que sirven para identificar un grupo de funciones o características homogéneas.

Ventajas: Facilidad de expansión Rapidez en el procesamiento de los datos

Desventajas: Si no es definida adecuadamente la estructura del código, pueden presentarse problemas de expandibilidad y confusión en su uso.

Código Nombre del elemento

2-000-000-000 Pasivo2-001-000-000 Pasivo Circulante2-001-001-000 Cuentas por pagar Proveedores2-001-001-001 Cuentas por pagar Ferretería el Clavo

ALFABÉTICO - NUMÉRICO

Bajo este método, se asigna un código alfabético tomando en cuenta el nombre del elemento de la lista y una codificación numérica, que tiene en cuenta las demás características de los elementos de la lista.

Ventaja: Útil en el procesamiento de listas cortasDesventajas: Pueden presentarse problemas de expandibilidad si la estructura

del código no es adecuadamente definida.

Un ejemplo de este método, lo representan la codificación de las placas de los carros

XML-241AOS-763AB20041

DE BARRAS

Este método consiste en la asignación de unas líneas y espacios de distintos anchos que son impreso a un producto. La aplicación práctica más evidente, está representada por el control que puede tenerse sobre los inventarios, lo cual permite controlar mejor tales activos, a través de la identificación óptica del producto.

Por ejemplo, un Supermercado, puede implantar sus ventas a través de la codificación de barras aplicada a cada uno de los productos.

Paso 1: Obtener Prefijo de Compañía

Paso 2: Asignación de Números

Paso 3: Seleccionar Sistema de Impresión

Paso 4: Seleccionar el Escenario de Escaneo para el Código de Barras

Paso 5: Seleccionar la Simbología adecuada del Código de Barras

Paso 6: Seleccionar las dimensiones del Código de Barras

Paso 7: Generar texto del Código de Barras

Paso 8: Seleccionar Combinaciones legibles para el Código de Barras

Paso 9: Considerar la Ubicación y Posición del Código de Barras

Paso 10:Verificar la Calidad del Código de Barras Fuente: http://www.gs1ve.org/

10 PASOS PARA IMPLEMENTAR EL CÓDIGO DE BARRAS EN VENEZUELA