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Junta Directiva Acta de la sesión ordinaria N°2280

Miércoles 22 de julio del 2020

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INDICE

ACTA SESIÓN ORDINARIA Nº2280 Miércoles 22 de julio del 2020

CAPÍTULO I APROBACIÓN DEL ACTA

1º Aprobación del acta de la sesión ordinaria N°2279 del 15 de julio del 2020

CAPÍTULO II ASUNTOS DE LA GERENCIA GENERAL

2° Proyecto Solución Edificio. Seguimiento mensual

3º Reestructuración al Programa de Inducción para miembros de la Junta Directiva

4º Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Informe de avance

5º Acciones en materia laboral al I Semestre 2020. Según delegación otorgada por Junta Directiva en la sesión N°2162

6º Ajuste salarial incluido en el Plan Financiero Ajustado aprobado el 13 de mayo 2020 en sesión ordinaria N°2269

7º Plan uso, aprovechamiento y conservación de la frecuencia 3.5 GHz. Confidencial

CAPÍTULO III ASUNTOS DE JUNTA DIRECTIVA

8º Acuerdo Marco Relaciones Corporativos. ICE Consejo Directivo Acuerdo 6390 0012 374 2020

9º Autoevaluación de la Calidad de la Auditoría Interna. 10º Acciones para mejorar la eficiencia y el control interno período 2020.

Informe del Auditor Interno al II trimestre 2020, servicio de asesoría 11º Propuesta Tuanix Intelligent IoT 12º Gobierno Corporativo. Actualización Normativa. Seguimiento 13º Informe de la Comisión de Adquisiciones

CAPÍTULO IV COMENTARIOS Y PROPOSICIONES 14º Informe Comité de Crisis. Hechos relevantes en gestión producto de

la pandemia del coronavirus COVID 19 en RACSA al 15 de julio del 2020

15º Oficial Cumplimiento Gobierno Corporativo

ACTA DE LA SESIÓN ORDINARIA N°2280

Celebrada por la Junta Directiva de Radiográfica Costarricense, Sociedad Anónima, de forma virtual, a partir de las diecisiete horas del miércoles veintidós de julio del dos mil veinte. Presentes: la Presidenta, señora Hazel Valverde Richmond; el Vicepresidente, señor Gabriel Víquez Jiménez; el Secretario, señor Hans Jiménez Láscarez; el Tesorero, señor José Alberto Retana Reyes; y la Vocal, señora Agnes Paniagua Cubero.



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Por RACSA: el Auditor Interno, el señor Javier Paulino Cordero González acompañado de la señora Gaudy Julissa Suarez Vásquez; el Gerente General, señor Francisco Calvo Bonilla; la Directora Jurídica y Regulatoria, la señora Illiana Rodríguez Quirós, acompañada de la señora Ileana Reyes Rivas y del señor Óscar Talavera Villalobos; la Directora Administrativa, la señora Anabel Calderón Sibaja; el Director de Gestión Financiera, el señor Gerson Espinoza Monge; en representación del Departamento de Proyectos, el señor Daniel Cordero Toledo.

CAPÍTULO I APROBACIÓN DEL ACTA

Artículo 1º Aprobación del acta de la sesión ordinaria Nº2279 del 15 de julio del 2020:

La Presidenta, la señora Hazel Valverde Richmond, inicia la sesión y explica que en acatamiento al protocolo establecido por el Gobierno de la República para prevenir el contagio del COVID-19 y en el marco de lo que dispone el Reglamento de este órgano colegiado se realiza la sesión bajo la modalidad virtual. De seguido somete a aprobación de la Junta Directiva el acta de la sesión ordinaria Nº2279 del 15 de julio del 2020. La Junta Directiva se manifiesta conforme con el contenido del acta y la da por aprobada.

Artículo 2º Proyecto Solución Edificio. Seguimiento mensual: La Presidenta, la señora Hazel Valverde Richmond, somete a conocimiento de la Junta Directiva, el documento de la Gerencia General, referencia GG-968-2020, mediante el cual la Gerencia General en cumplimiento a lo señalado en las sesiones Nº2268 del 6 de mayo del 2020 y Nº2272 del 3 de junio del 2020 presenta el informe de avance sobre el Proyecto Solución Edificio. Ingresan a la sesión virtual, el Gerente General, señor Francisco Calvo Bonilla, la Directora Administrativa, la señora Anabel Calderón Sibaja y el Director de Gestión Financiera, el señor Gerson Espinoza Monge, quienes explican que conforme a lo señalado por la Junta Directiva se procedió a realizar una exploración de las opciones del mercado inmobiliario, con el objetivo de determinar las necesidades empresariales a la luz de la nueva normalidad, marcada por el teletrabajo, la digitalización y austeridad, así como la valoración de la venta de los activos existentes, la adquisición de un nuevo edificio y las alternativas de financiamiento. Explican que al mes de junio destaca como acciones realizadas, la preparación y entrega de información a proveedores, la solicitud del avalúo al ICE para la propiedad en Calle Blancos y el análisis de la figura de fideicomiso inmobiliario, para continuar en la fase de la actualización de requerimientos. Asimismo, señalan que en el cronograma se identifican actividades para la formalización del avalúo, el cierre de la recepción de ofertas, el análisis de la figura de asociaciones públicas/privadas y la actualización de requerimientos. La Junta Directiva da por recibido el informe y agradece la participación de los representantes de la Administración, quienes abandonan la sesión virtual a partir de este momento.



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Artículo 3º Reestructuración al Programa de Inducción para miembros de la Junta Directiva:

La Presidenta, la señora Hazel Valverde Richmond, comenta que la Dirección Administrativa, en cumplimiento al requerimiento planteado en las sesiones: Nº2246 del 5 de noviembre del 2019, Nº2261 del 11 de marzo del 2020 y Nº2273 del 10 de junio del 2020, somete a conocimiento de la Junta Directiva la nota DA-175-2020 con una propuesta de reestructuración del Programa de Inducción para los nuevos miembros de la Junta Directiva. Ingresa de forma virtual a la sesión, la Directora Administrativa, la señora Anabel Calderón Sibaja, quien explica que el objetivo de esta propuesta es presentar un planteamiento con un enfoque ejecutivo, que contemple aspectos propios del modelo de negocio, principales indicadores e instrumentos de control financiero, así como aspectos de innovación y tecnología para el fortalecimiento del pensamiento estratégico. Con el apoyo de una presentación en powerpoint se refiere a los antecedentes, los insumos que se han considerado en el programa, los módulos y cursos que lo integran, con el detalle de las horas estimadas para cubrir cada uno de los tópicos, el cual estará sujeto a la disponibilidad de los nuevos miembros de la Junta Directiva. La Junta Directiva respecto a la propuesta, señala que es conveniente incorporar en segundo lugar un módulo denominado Gobierno Corporativo, que considere los aspectos relacionados con la conformación y marco regulatorio; y los deberes y responsabilidades de los miembros de los órganos colegiados en el marco del modelo de gobierno corporativo. En lo que respecta al módulo relacionado con la presentación del presupuesto y estados financieros, señala que es conveniente revisar el contenido, para que el enfoque sea integral y estratégico. En virtud de las observaciones planteadas se autoriza a la Administración para que realice los ajustes respectivos, remita el programa ajustado posteriormente para complementar el expediente de esta sesión y así dar por atendido este tema. Finalmente, agradece la participación de la señora Calderón Sibaja quien abandona la sesión virtual a partir de este momento.

Artículo 4º Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Informe de avance: La Presidenta, la señora Hazel Valverde Richmond, somete a conocimiento de la Junta Directiva, la nota de la Gerencia General de referencia GG-1072-2020 del 16 de julio del 2020, mediante la cual atiende el requerimiento planteado en la sesión Nº2220 del 2 de mayo del 2019, sobre el alcance funcional del proyecto denominado “Sistema de Planificación de Recursos Empresariales – ERP”. Ingresan a la sesión virtual, el Gerente General, el señor Francisco Calvo Bonilla, la Directora Administrativa, la señora Anabel Calderón Sibaja, el Director de Gestión Financiera, el señor Gerson Espinoza Monge y en representación del Departamento de Proyectos, el señor Daniel Cordero Toledo en condición de director del proyecto, quienes explican que conforme a lo dispuesto por la Junta Directiva, se somete a conocimiento un análisis de la propuesta del alcance funcional con el cual se daría inicio a la contratación de la herramienta ERP para RACSA. Con el apoyo de una presentación en powerpoint, se refieren a los antecedentes, desde la fase de análisis, los pilares de la estrategia y los planes tácticos, así como los acuerdos de la Junta Directiva y el respaldo documental utilizado como base para la investigación y determinación del alcance del proyecto.



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Para ampliar sobre el tema, explican el concepto del sistema, las características y los tipos existentes en el mercado, el alcance funcional del ERP en RACSA, el análisis de las opciones desde el punto de vista de cumplimiento de los requerimientos económicos y el resultado del sondeo de la calidad de las opciones desde el punto de vista de aspectos relacionados con el servicio, el desempeño de la herramienta y la relación post-venta. Para tales efectos presentan el cronograma de actividades propuesto, el cual estima como fecha final para la contratación el mes de octubre del 2020. Explican los representantes de la Administración que la expectativa de este proyecto es alcanzar un nivel de automatización en los procesos internos de la Empresa que contribuya a la eficiencia y disponer de una herramienta tecnológica que permita la consolidación de la información relevante de manera oportuna, para mejorar los tiempos de integración, el control interno y la transparencia. La Junta Directiva señala que este tipo de iniciativas lleva un riesgo asociado a la implementación, por lo que es conveniente complementar el proyecto con un análisis de los mismos, con su respectivo plan de atención. Asimismo, recomienda que en la etapa de la definición de los requerimientos técnicos se realice un desglose de cada uno de los desarrollos asociados a la funcionalidad, que permita revisar la responsabilidad y el cumplimiento. Los representantes de la Administración expresan que para esta etapa se ha realizado un análisis exhaustivo del mercado y de los requerimientos internos, donde se ha evidenciado los riesgos inherentes que lleva un proceso de automatización, dado que a nivel interno no se cuenta con herramientas tecnológicas que complementen la gestión empresarial, para tales efectos se constituirá un equipo líder para la implementación, acompañado de un comité director que facilite la toma de decisiones y la gestión del cambio en los procesos internos, como una medida para garantizar la implementación. La Junta Directiva agradece la información brindada y la participación de los representantes de la Administración quienes abandonan la sesión virtual a partir de este momento. Artículo 5º Acciones en materia laboral al I Semestre 2020. Según delegación otorgada por

Junta Directiva en la sesión 2162:

La Presidenta, señora Hazel Valverde Richmond, somete a conocimiento de la Junta Directiva la nota referencia GG-1051-2020 del 15 de julio del 2020, mediante la cual la Gerencia General en cumplimiento a lo dispuesto en las sesiones: Nº2162 del 18 de diciembre del 2017, Nº2256 del 5 de febrero del 2020 y Nº2258 del 19 de febrero del 2020, presenta el informe de las acciones ejecutadas en materia laboral durante el primer semestre del presente año, en el marco de la delegación otorgada por la Junta Directiva. Ingresan a la sesión virtual, el Gerente General, el señor Francisco Calvo Bonilla y la Directora Administrativa, la señora Anabel Calderón Sibaja, quienes explican que en observancia a lo dispuesto por la Junta Directiva, presentan el informe sobre las acciones ejecutadas en materia de talento humano con corte al primer semestre del 2020. Con el apoyo de una presentación en powerpoint explican los antecedentes, el detalle de los casos ejecutados de potestad disciplinaria, la cantidad de casos por parte de relaciones laborales,



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en cuanto a la atención de conflictos laborales, la asesoría en procesos disciplinarios y el apoyo preventivo. Se refieren al resumen de los procesos judiciales en materia laboral, los concursos para la contratación de personal y las denuncias interpuestas, la cantidad y control de plazas. Presentan el desarrollo del programa de incentivos en el marco de la implementación del Modelo de Clasificación y Valoración de Puestos, las apelaciones por grupo ocupacional el cual alcanza un 100%, la brecha salarial y el esquema de reconocimiento gradual y porcentual. Desde el punto de vista de la evaluación de desempeño indican que se ha concluido lo correspondiente al período 2019 y se ha iniciado el proceso para el período 2020, con herramientas que facilitan el seguimiento periódico. La Junta Directiva sobre el informe presentado, señala que es conveniente revisar la metodología que se aplica para la evaluación de desempeño del personal, con el propósito de que los indicadores estén asociados a objetivos claros y medibles. Los representantes de la Administración responden que el proceso de evaluación de desempeño es de reciente implementación en la Empresa, en donde el aprendizaje ha sido continuo y se han identificado oportunidades de mejora. Además, se ha desarrollado una herramienta tecnológica para apoyar el proceso de medición de metas de forma trimestral, cuya expectativa es lograr un alcance de 360º para el resultado del período 2020. La Junta Directiva agradece el informe rendido y la participación de los representantes de la Administración quienes abandonan la sesión virtual a partir de este momento. Artículo 6º Ajuste salarial incluido en el Plan Financiero Ajustado aprobado el 13 de mayo

2020 en sesión ordinaria Nº2269:

La Presidenta, señora Hazel Valverde Richmond, comenta que conforme a la instrucción girada en la sesión Nº2275 del 24 de junio, la Dirección Jurídica y Regulatoria mediante la nota de referencia DJR-557-2020 del 13 de julio del 2020, presenta el análisis del reclamo planteado por un colaborador de la Empresa. Ingresan a la sesión virtual el Gerente General, el señor Francisco Calvo Bonilla y en representación de la Dirección Jurídica y Regulatoria, la señora Ileana Reyes Rivas y el señor Óscar Talavera Villalobos, quienes abordarán el tema desde el punto de vista jurídico. La Directora Jurídica y Regulatoria, señora Illiana Rodríguez Quirós, expresa que en razón del rol que desempeña en la Empresa y por lo sensible del tema, para mantener la objetividad de criterio se solicitó un análisis externo de profesionales en derecho laboral para analizar el caso, razón por la cual el tema será expuesto por los representantes de la Dirección. Inician la exposición e indican que en cumplimiento a lo dispuesto por la Junta Directiva y una vez analizado el caso, se concluye que la medida tomada por la Empresa en posponer el pago restante correspondiente al mes de junio 2020, se encuentra ajustada a derecho, según artículos 74 y 85 inciso e) del Estatuto de Personal de RACSA como consecuencia de la afectación a las finanzas de RACSA producto de la Pandemia considerando eso sí que el



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pago del 50% restante debe ser retroactivo. Con el propósito de contar con mayores elementos, el criterio jurídico externo indica el riesgo que representa la decisión de posponer el ajuste y en caso de mantenerla, se podría eventualmente considerar obligatorio del pago retroactivo por cuanto originalmente se disponía de un plazo para hacerlo efectivo. En virtud de lo anterior, la Dirección Jurídica y Regulatoria de la Empresa, concluye que resulta jurídicamente procedente que la Junta Directiva acuerde expresamente la posposición del ajuste salarial del 50% correspondiente al mes de junio 2020 para el primer semestre del año 2021, motivando para ello las razones que justifican tomar dicha medida. Asimismo, y con el fin de minimizar el potencial riesgo de que eventualmente los trabajadores decidan acudir a la vía judicial a reclamar el pago de dicho ajuste, fundamentado en una situación jurídica consolidada, se recomienda que el pago respectivo se haga en forma retroactiva. La Junta Directiva manifiesta que es necesario ampliar el criterio jurídico con el análisis completo en el contexto del acuerdo tomado por la Junta Directiva en la sesión Nº2188 del 14 de agosto del 2018 en lo respecta a la condición del reconocimiento salarial para el cierre de brechas salariales, en función del cumplimiento de las metas del plan financiero empresarial y en los comunicados que ha realizado la Administración dentro del proceso de implementación del Modelo de Clasificación y Valoración de Puestos, por lo que solicita a la Dirección Jurídica y Regulatoria coordinar con la consultoría externa lo que corresponda, con el propósito de contar con el debido sustento para la atención del requerimiento planteado por el colaborador. Asimismo, en lo respecta a la posposición del ajuste salarial, en razón de que ambos criterios coinciden en que es jurídicamente viable, procederán a tomar el acuerdo respectivo en esta sesión. La Junta Directiva una vez discutida la propuesta presentada por la Dirección Jurídica y Regulatoria, resuelve: Considerando que: a) En la sesión ordinaria Nº2275 se conoce la nota de referencia DNNI-125-2020 del

16 de junio del 2020, mediante la cual un colaborador cuestiona la decisión tomada por la Junta Directiva en la sesión Nº2269 del 13 de mayo del 2020 en el marco de la aprobación del ajuste del Plan Financiero de la Empresa para el período 2020.

b) El ajuste al Plan Financiero de la Empresa período 2020 se justifica en el impacto

que la pandemia del COVID-19 ha tenido sobre la economía nacional e internacional y por ende sobre los patrones de consumo y poder adquisitivo de las personas, empresas y la previsible afectación en los planes de negocio que invalidan el escenario original del Plan Financiero Empresarial aprobado para el período 2020.

c) La Dirección Jurídica y Regulatoria mediante la nota de referencia DJR-557-2020 del 13 de julio del 2020, presenta el análisis del reclamo planteado por un colaborador de la Empresa, el cual queda sujeto a una ampliación del mismo para brindar la respectiva respuesta.



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Por tanto, acuerda: 1) Mantener la posición de posponer el ajuste salarial dispuesto para el mes de junio

del 2020, con base en el criterio jurídico de referencia DJR-557-2020 y en lo aprobado en la sesión Nº2269 del 13 de mayo del 2020, en el contexto del ajuste al plan financiero de la Empresa para el período 2020, dado que el mismo se justifica en razón de la crisis financiera suscitada por la emergencia nacional relacionada con la pandemia provocada por el COVID-19.

2) Instruir a la Dirección Jurídica y Regulatoria para que gestione ante la Consultoría Externa la ampliación del criterio jurídico y presente en un plazo de dos semanas su resultado, incluyendo el análisis del contexto empresarial, con el respectivo borrador de acuerdo y de respuesta para el interesado.

3) Encomendar a la Secretaría de la Junta Directiva para que comunique este

acuerdo a la Gerencia General y a la Dirección Jurídica y Regulatoria para los efectos que corresponde.

Artículo 7º Plan uso, aprovechamiento y conservación de la frecuencia 3.5 GHz –

Confidencial:

Confidencialidad otorgada por la Junta Directiva en la sesión ordinaria Nº2214 del 19 de

marzo del 2019.

CAPÍTULO III ASUNTOS DE JUNTA DIRECTIVA Artículo 8º Acuerdo Marco Relaciones Corporativas. ICE Consejo Directivo Acuerdo 6390

0012 374 2020:

La Presidenta, señora Hazel Valverde Richmond comenta que el Consejo Directivo del ICE, mediante la nota de referencia 0012-374-2020 del 15 de julio del 2020, comunica a la Junta Directiva el acuerdo tomado en la sesión Nº6390, relacionado con la aprobación del Acuerdo Marco de Relaciones Corporativas, cuya entrada en vigencia queda sujeta a la aprobación por parte de las Juntas Directivas de las Empresas del Grupo ICE. La Junta Directiva se manifiesta satisfecha por el resultado obtenido en la definición del instrumento de coordinación, dado que el mismo determina con claridad el rol y responsabilidades del Consejo Directivo, de la Presidencia Ejecutiva y de la Dirección de Estrategia del ICE, así como el de la Junta Directiva y de la Gerencia General en materia de coordinación con la Casa Matriz. Resalta como un hecho positivo, el establecimiento de la regla general, para que las transacciones u operaciones entre empresas del Grupo o entre estas y sus partes relacionadas, se realicen bajo el principio de transparencia, en condiciones competitivas y a precios de mercado y respetando los derechos de los accionistas y acreedores de las empresas del Grupo, dado que contribuye significativamente al cumplimiento de los objetivos planteados en la estrategia empresarial dentro del contexto corporativo.



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La Directora Jurídica y Regulatoria, señora Illiana Rodríguez Quirós, señala que desde el punto de vista legal, es importante resaltar que este instrumento establece claramente las responsabilidades para cada una de las partes involucradas, conforme a las atribuciones que fija la ley, la escritura social, los estatutos y los reglamentos, reconociendo la autonomía y responsabilidades que tiene cada empresa para la definición y ejecución de la estrategia empresarial. La Junta Directiva una vez conocido el documento, resuelve: Considerando que: a) El Consejo Directivo del ICE mediante la nota de referencia 0012-374-2020,

comunica el acuerdo tomado en la sesión Nº6390 del 14 de julio del 2020, relacionado con la aprobación del Acuerdo Marco de Relaciones Corporativas, cuya entrada en vigencia queda sujeta a la aprobación por parte de las Juntas Directivas de las Empresas.

b) El Acuerdo Marco de Relaciones Corporativas aprobado por el Consejo Directivo

del ICE es el instrumento que establece los alcances de gestión, dirección, coordinación y control de las empresas del Grupo ICE, en materia de Gobierno Corporativo, así como los mecanismos de interacción y relacionamiento entre el ICE en su rol de casa matriz y sus empresas, por lo que resulta razonable, conveniente y oportuno la aprobación del mismo por parte de este Órgano Colegiado para su implementación en la Empresa, conforme al marco jurídico vigente.

Por tanto, acuerda: 1) Aprobar el Acuerdo Marco de Relaciones Corporativas, según lo dispuesto por el

Consejo Directivo del ICE. 2) Autorizar a la Gerencia General para que en representación de la Empresa

proceda a suscribir el referido acuerdo, para su posterior implementación.

3) Encomendar a la Secretaría para que traslade este acuerdo al Consejo Directivo

del ICE y a la Gerencia General, para los efectos que corresponde. Artículo 9º Autoevaluación de la Calidad de la Auditoría Interna: La Presidenta, señora Hazel Valverde Richmond, somete a conocimiento de la Junta Directiva, la nota de referencia AU-129-2020 del 8 de julio del 2020, mediante la cual el Auditor Interno presenta el resultado del proceso de autoevaluación anual de la calidad de la Auditoría Interna correspondiente al período 2019. Ingresan a la sesión virtual el Auditor Interno, señor Javier Paulino Cordero González, acompañado de la señora Gaudy Julissa Suarez Vásquez, quienes explican que conforme a lo que establece la normativa vigente, se llevó a cabo el proceso de autoevaluación anual de la calidad de los servicios. Con el apoyo de una presentación en powerpoint, se refieren a las



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generalidades, el objetivo del estudio, el valor agregado, la percepción de la calidad y el cumplimiento de las normas de auditoría. Explican que en el informe se consignan los pormenores del análisis y el plan de mejora que establece acciones efectivas para subsanar las oportunidades de mejora identificadas. Concluyen la presentación indicando que este proceso es una oportunidad para que los evaluadores señalen las inquietudes que consideren convenientes aportar, para lo cual la información es gestionada de manera objetiva y de cara a la mejora continua. La Junta Directiva en ese sentido señala que es necesario modificar la plataforma que soporta el proceso de evaluación de la calidad, dado que la recientemente aplicada no considera ningún espacio para observaciones. Agradece el informe y lo da por recibido. Artículo 10º Acciones para mejorar la eficiencia y el control interno período 2020. Informe del

Auditor Interno al II trimestre 2020, servicio de asesoría:

La Presidenta, señora Hazel Valverde Richmond, somete a conocimiento de la Junta Directiva la nota de referencia AU-137-2020 del 14 de julio del 2020, mediante la cual el Auditor Interno presenta el informe de las acciones para mejorar la eficiencia y el control interno, derivado del proceso de evaluación de desempeño del 2019 visto en la sesión Nº2246 del 5 de noviembre del 2019. El Auditor Interno, señor Javier Paulino Cordero González acompañado de la señora Gaudy Julissa Suarez Vásquez, señalan que en observancia a lo dispuesto por la Junta Directiva, y en el marco de la presentación trimestral del informe sobre aspectos de innovación y eficiencia en la gestión, con el apoyo de una presentación en powerpoint intitulada “Del Servicio de Asesoría, Fundamento LGCI, art. 22, inciso d … d) Asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento…” Período 2020 Auditoría Interna”, explica en qué consiste este servicio, los beneficios y los temas en los que se puede asesorar, así como el perfil profesional del personal de la auditoría interna. Explican que el objetivo de esta presentación es colocar a disposición de la Junta Directiva este servicio de la Auditoría Interna. La Junta Directiva agradece la información brindada y la participación de los representantes de la Auditoría Interna, quienes abandonan la sesión virtual a partir de este momento. Artículo 11º Propuesta Tuanix Intelligent IoT:

La Presidenta, señora Hazel Valverde Richmond, somete a conocimiento y discusión de la Junta Directiva, la nota de firma Tuanix Intelligent IoT de fecha 8 de julio del 2020, mediante la cual presenta a la Dirección Productos y Proyectos, a la Gerencia General y a la Junta Directiva, una propuesta de compra de la cartera de clientes y cesión de derechos de operación móvil virtual. La Junta Directiva en razón del alcance de la propuesta y la situación actual del negocio, considera oportuno y conveniente trasladar el tema a la Gerencia General, para que realice



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una valoración de la propuesta dentro del contexto empresarial y presente el informe respectivo en un plazo razonable. La Junta Directiva una vez discutido el tema, resuelve: Considerando que: a) La firma Tuanix Intelligent IoT mediante nota de fecha 8 de julio del 2020, presenta

a la Administración y a la Junta Directiva una propuesta de compra de la cartera de clientes y cesión de derechos de la operación móvil virtual.

b) Por tratarse de una línea de negocio que actualmente se encuentra sujeta a un

proceso de cierre por el nivel de resultados que acumula, es conveniente conocer la posición de la Gerencia General sobre la propuesta planteada.

Por tanto, acuerda: 1) Solicitar a la Gerencia General presentar en un plazo de dos semanas la

valoración de la propuesta planteada por la firma Tuanix en el contexto empresarial.

2) La implementación de este acuerdo es responsabilidad de la Gerencia General. Artículo 12º Gobierno Corporativo. Actualización Normativa. Seguimiento:

La Presidenta, señora Hazel Valverde Richmond, somete a conocimiento de la Junta Directiva el estado de la actualización de la normativa empresarial, según el acuerdo tomado en la sesión Nº2236 del 20 de agosto del 2019. Comenta que del resumen se extrae que dieciséis instrumentos han sido actualizados e implementados, todos sujetos a revisión anual por parte de la Administración. Asimismo, se identifican elementos en vías de definición, por lo que conviene que la Gerencia General, presente un informe que justifique el incumplimiento del plazo, así como la fecha en la cual se estarán presentando los mismos. Es importante indicar que aquellos temas que son resorte de la Junta Directiva, serán impulsados a través de la función del Oficial de Cumplimiento de Gobierno Corporativo que próximamente iniciará sus funciones. La Junta Directiva una vez discutido el tema, resuelve: Considerando que: a) El Reglamento de la Junta Directiva en el artículo 9.1 establece como una función

de la Junta Directiva, decretar los estatutos y reglamentos de la sociedad, las políticas generales para el manejo seguro y confidencial de la información y el establecimiento de las directrices empresariales.

b) La Junta Directiva en el marco de sus competencias inició un esfuerzo sostenido

para adoptar las mejores prácticas de gobierno corporativo y ha impulsado acciones para la actualización de la normativa empresarial, con el propósito de que se disponga de una definición clara de las potestades y responsabilidades en



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la toma de las decisiones de la dinámica de la gestión empresarial, tema que ha sido objeto de seguimiento en las sesiones: Nº2212, Nº2213, Nº2214, Nº2215, Nº2217, Nº2218, Nº2220, Nº2221, Nº2226, Nº2229, Nº2230, Nº2235, Nº2236 y Nº2278.

c) En la sesión Nº2236 del 20 de agosto del 2019, la Junta Directiva acoge la

propuesta de la Gerencia General para la actualización de los instrumentos normativos empresariales, con los respectivos plazos cuyo informe de seguimiento revela que a la fecha en términos generales muestra un nivel de avance satisfactorio; no obstante, algunos instrumentos tienen el plazo vencido y no consta justificación alguna por parte de la Administración.

Por tanto, acuerda: 1) Solicitar a la Gerencia General, para la sesión del 12 de agosto un informe que

justifique el incumplimiento del plazo señalado en la actualización de los siguientes instrumentos normativos, acompañado de la nueva fecha de presentación:

1.1 Procedimiento control de acceso al edificio principal y telepuerto. 1.2 Manual básico sistema de incendios. 1.3 Manual Archivo Central. 1.4 Manual para la administración y uso de la flotilla vehicular. 1.5 Política Contable.

2) La implementación de este acuerdo es responsabilidad de la Gerencia General.

Artículo 13º Informe de la Comisión de Adquisiciones: La Presidenta, señora Hazel Valverde Richmond, somete conocimiento de la Junta Directiva el informe con corte al segundo trimestre del 2020 de la Comisión de Adquisiciones Empresarial, documento de referencia CA-11-2020 del 10 de julio del 2020. La señora Ligia Conejo Monge, en su condición de Secretaria de la Comisión de Adquisiciones, señala que conforme a lo dispuesto en el artículo 8.12 del Reglamento de la Comisión de Adquisiciones vigente, se somete a conocimiento de la Junta Directiva el informe de gestión con corte al segundo trimestre del 2020, el cual describe las cinco contrataciones que se encuentran sujetas a seguimiento con el estado a la fecha del corte, que según los informes suministrados por las unidades administrativas responsables de la ejecución, mantienen las condiciones conforme a lo dispuesto. La Directora Jurídica y Regulatoria, señora Illiana Rodríguez Quirós, interviene para aclarar que en lo que respecta al proceso relacionado con la Adquisición de Equipos para Comunicaciones, Seguridad y Centros de Datos, adjudicado a Redes Fusionet, se le endilga un trámite pendiente, cuando en realidad se rechazó la solicitud debido a que no es conveniente para los intereses de la Empresa modificar el esquema de pagos sin el aval de la parte financiera. La Junta Directiva manifiesta el interés de conocer información sobre los principales proveedores con los cuales RACSA tiene relación, por lo que instruyen a la Secretaría



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coordinar con el Director de Gestión Financiera para que analice la posibilidad de presentar un detalle general en el próximo informe financiero.

CAPÍTULO IV COMENTARIOS Y PROPOSICIONES

Artículo 14º Informe Comité de Crisis. Hechos relevantes en gestión producto de la pandemia del coronavirus COVID 19 en RACSA al 15 de julio del 2020:

La Presidenta, señora Hazel Valverde Richmond, comenta que la Gerencia General el pasado 18 de julio remitió vía correo electrónico a la Junta Directiva el informe de acciones relacionadas con la atención de la crisis provocada por el COVID-19 con corte al 15 de julio. Del informe se extrae como hechos relevantes que se mantiene la modalidad de teletrabajo temporal, el monitoreo del personal que por razones propias de sus funciones se han visto expuestos al riesgo de contagio, así como la implementación de medidas para la prevención las cuales son de aplicación obligatoria. La Junta Directiva agradece la información y la da por recibida.

Artículo 15º Oficial Cumplimiento Gobierno Corporativo: La Presidenta, señora Hazel Valverde Richmond, comenta que conforme al seguimiento que se le ha venido dando a este tema en las últimas sesiones, informa a la Junta Directiva que se cuenta con el aval de la Gerencia General para trasladar la plaza del señor Carlos Rojas Gallardo dentro del centro funcional de Junta Directiva, para que asuma el rol de Oficial de Gobierno Corporativo a partir del primero de agosto próximo. Una vez analizado el tema, la Junta Directiva, resuelve: Considerando que: a) El Estatuto de Personal, en los artículos 57 y 84, establece que corresponde a la

Junta Directiva la aprobación de los puestos de trabajo necesarios para que la Empresa pueda cumplir con sus objetivos; y la definición del salario de los colaboradores que se reporten de manera directa.

b) La Junta Directiva en el artículo 4º de la sesión ordinaria Nº2230 del 2 de julio del

2019, inicia acciones para el desarrollo del Modelo de Gobierno Corporativo en la Empresa, el cual considera el establecimiento de un Oficial de Cumplimiento, con el propósito de que brinde el acompañamiento y lidere durante todo el proceso de la implementación y ejecución, así como el establecimiento y coordinación de los comités.

c) La Junta Directiva conforme a la decisión tomada en la sesión Nº2252 del 8 de

enero del 2020 inicia el proceso de selección y reclutamiento del recurso, el cual ha sido objeto de seguimiento en las sesiones: Nº2256 del 5 de febrero del 2020, Nº2258 del 19 de febrero del 2020, Nº2274 del 17 de junio del 2020; Nº2277 del 1º de julio del 2020; Nº2278 del 8 de julio del 2020 y Nº2279 del 15 de julio del 2020.



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d) El Departamento de Talento Humano ha acompañado el proceso de selección y reclutamiento a través de concursos mixtos (internos/externos) los cuales han resultado infructuosos ante la inopia de recursos o competitividad salarial en el mercado.

e) Es de necesidad empresarial impulsar las acciones en el marco de lo que

establecen las prácticas de gobierno corporativo, para la implementación de políticas, normas y órganos internos que apoyen la dirección de la Empresa y el aseguramiento en la rendición de cuentas, la equidad y la transparencia, en la relación con todas las partes interesadas: Accionistas, Junta Directiva y el cuerpo ejecutivo, con el fin de contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos.

f) En común acuerdo con la Gerencia General, se resuelve trasladar un recurso

interno con su plaza y condiciones actuales para ocupar el puesto de Oficial de Cumplimiento de Gobierno Corporativo, cuyos aspectos de idoneidad han sido evaluados por la Junta Directiva.

Por tanto, acuerda: 1) Aprobar el traslado del señor Carlos Ernesto Rojas Gallardo, bajo las mismas

condiciones actuales a partir del 1º de agosto del 2020, al centro funcional de la Junta Directiva, para que ejecute las labores del Oficial de Cumplimiento de Gobierno Corporativo, por un período de un año, prorrogable, en razón de que cuenta con el perfil académico y la capacidad de análisis, criticidad, organización, experiencia en la implementación de procesos nuevos, habilidad de comunicación, conocimiento tecnológico, técnico, de negocio y estratégico de la Empresa, para asumir el puesto. En virtud de que se le asignarán nuevas funciones, estará sujeto a evaluación de desempeño trimestral y revisión del perfil por parte de la Junta Directiva.

2) Autorizar a la Gerencia General para que utilice la plaza de profesional de soporte

especializado autorizada por la Junta Directiva, cuyo perfil deberá ser ajustado a las necesidades y funciones del área.

3) La implementación de este acuerdo es responsabilidad de la Gerencia General.

La Presidenta, la señora Hazel Valverde Richmond, da por terminada la sesión virtual al ser las veintiuna horas y quince minutos. Agradece a los Directivos y a los representantes de la Administración su participación.

Secretaría Junta Directiva 24/7/2020 10:10 hrs

capÍtulo i aprobaciÓn del acta capÍtulo ii asuntos de … · presentan el cronograma de...

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