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CAPÍTULO 1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS DEL HOSPITAL GENERAL DE MÉXICO, ORGANISMO DESCENTRALIZADO En este punto se revisará la historia del Hospital General de México, para conocer su creación, evolución y cambios estructurales hasta llegar al estado actual de dicho nosocomio. 1.1 Historia Institucional Según los investigadores de la historia del Hospital General de México (que iré citando en el desarrollo del capitulo), aseveran que dicho nosocomio fue cambiando de nombre, y cito en primer lugar la autora Muriel: quien dice “el origen del Hospital de la Concepción de Nuestra Señora, que es el más antiguo de la Ciudad de México, se crea aproximadamente en el año de 1524 y posteriormente cambia su nombre por el Hospital de Jesús de Nazareth. Siete años después en el año de 1531, se funda el Hospital Saint Joseph para la atención médica de los indígenas y en el año de 1556 toma el nombre de Hospital Real Saint Joseph y después cambia a Hospital de Naturales o indios”1. En esta época posterior a la conquista se fueron creando la mayoría de los hospitales mexicanos como lo iremos revisando, y esto fue dándose por la cantidad de enfermedades que trajeron los españoles y las que surgieron a raíz de la conquista. El autor Xavier Ponce narra en su obra lo siguiente: “en 1541 se funda el Hospital del Amor de Dios, para la atención de las enfermedades venéreas que en ese entonces causaba grandes estragos en la población por falta de higiene y control sanitario incluyendo la salud mental es por eso que en 1567, se crea el Hospital de San Hipólito para pacientes dementes y posteriormente en 1582 se funda el Hospital Real de la Epifanía para la atención de negros, mulatos y mestizos”2. Continua escribiendo “para el año 1600, se creó el Hospital del Espíritu Santo, a fin de atender a pacientes españoles únicamente a diferencia de los anteriores que solo atendían a indios, mulatos y mestizos. Cinco años después en 1605, se funda el Hospital de San Juan de Dios, en el siglo XVIII se reconstruyó este Hospital, el cual fue destruido por un incendio en 1776. En 1820 pasa a poder del Ayuntamiento Colonial para ser después el Hospital Morelos, que más tarde se llamaría el Hospital de la Mujer. A principios de 1778 inicia sus funciones el Hospital General para militares, al año siguiente derivado de la epidemia de viruela el Arzobispo Alonso Núñez de Haro y Peralta establece en éste, el Colegio de San Andrés para atender a 300 personas que padecían este mal. Afortunadamente en 1780 concluye la epidemia y el 18 de marzo de 1786 por los

1 MURIEL JOSEFINA. Hospitales de la Nueva España. T. I, México, imprenta Universitaria, 1956 Pág. 290 2 CAMPOS PONCE, Xavier. Historia de las Instituciones Mexicanas Desviaciones, Engaños y Abusos. Edamex. México, 1980, Pág. 180.

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buenos resultados que brindó el Hospital General para militares, quedó aceptado como Hospital por Orden Real. El mismo año se promulgan leyes con el nombre de Constituciones que rigen el funcionamiento del Hospital, sin embargo en 1801, se inician problemas administrativos y económicos debido al movimiento de independencia. Por 15 años operó como un Centro de Enseñanza y durante la Intervención Americana (1847) fue utilizado como Hospital Municipal y así en 1850 deja de pertenecer al Arzobispado y se les encomienda a las Hermanas de la Caridad su control y manejo. Para 1874 pasa a formar parte de las Instituciones controladas por la Junta de Beneficencia Pública (ayuda que aun recibe el Hospital General), y cinco años después en 1879 el edificio del antiguo Colegio de San Andrés que había pertenecido a los Jesuitas fue habilitado como Hospital, debido a una epidemia de varicela que azoto a la población, hasta que a fines del siglo XIX y antes de la Revolución no había órgano encargado de la salud de los habitantes de la República Mexicana, únicamente existía el Consejo Superior de Salubridad dependiente de la Secretaría de Gobernación, la cual actuaba como autoridad local de Sanidad y Beneficencia Pública”3. D e esta manera describe el autor el siguiente paso que tuvo el nosocomio “el proyecto del Hospital General de México se realizó el 22 de Noviembre de 1895 y es presentado el 23 de Julio de 1900 con una capacidad instalada de 800 camas en una superficie de 124,692 m2 con los Servicios de Medicina, Cirugía, enfermedades venero-sifilíticas, enfermedades de niños, Obstetricia, tuberculosos, leprosos, tifosos, otras infecciones de niños, infecciones puerperales, enfermos distinguidos no infecciosos, infecciosos adultos y partos reservados”.4 Así mismo el autor prosigue describiendo “la Construcción del Hospital General de México se inicia en el mes de Julio de 1896, terminándose el 14 de Mayo de 1904, hasta que el día 5 de Febrero de 1905, siendo presidente de la República Mexicana el General Porfirio Díaz y vocal del Consejo Superior de Salubridad el Dr. Eduardo Liceaga, junto con el Ing. Roberto Gayol, se inaugura el Hospital General de México; su primer Director fue el Dr. Fernando López. El Hospital contaba con una plantilla de 315 trabajadores entre médicos y administrativos. En un inicio el Hospital General de México, funcionó como establecimiento de beneficencia a cargo del Poder Ejecutivo dependiente de la Secretaría de Estado y Gobernación, para la asistencia gratuita de enfermos indigentes sin importar edad, sexo, raza, nacionalidad ni creencias religiosas. El primer reglamento interno del Hospital, de fecha 17 de Junio de 1905 entró en vigor el 1° de Julio del mismo año, definió el objeto de Hospital, la admisión de enfermos, 11 secciones de servicio con una dirección, administración, museo de patología, archivo de la biblioteca y estadística”5. La autora sigue escribiendo “en 1905, al terminarse la construcción del nuevo hospital general, los enfermos del San Andrés son trasladados al recién inaugurado nosocomio y,

3 CAMPOS PONCE, Xavier. op. cit. pág.97 4 Íbidem pág. 98 5 Íbidem pág. 99

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por dictamen de la Comisión de Desinfección, encargada de estudiar el caso del edificio, este es demolido y posteriormente desinfectadas sus ruinas”6 Fernández del Castillo relata en su obra “la primer escuela de enfermería en nuestro país se estableció en el Hospital General de México gracias a los esfuerzos de su director, el doctor Fernando López. La dirección general de la Beneficencia Publica aprobó el 3 de octubre de 1906 las disposiciones generales para su funcionamiento”7 A la caída del gobierno de Porfirio Díaz se sucedieron una serie de acontecimientos, por todos sabidos, que desestabilizaron la vida social, económica, política y científica de México. Al partir el general a Francia es nombrado interinamente el licenciado Francisco León de la Barra, quien ocupa la presidencia del 25 de mayo al 6 de noviembre de 1911. Durante los terribles días del periodo conocido como decena trágica, que culmino con el asesinato del presidente Francisco I. Madero, la ciudad de México estaba en completo desorden y el Hospital general no se aisló de los sucesos. El autor continuo narrando; “hacia 1915, con la llegada a la presidencia de la Republica del general Venustiano Carranza se hicieron varios cambios en detrimento de la medicina mexicana. Uno de los más perjudiciales fue la clausura de los institutos Medico Nacional y Patológico”.8 Y luego relata, “Lo mismo pensó en hacerse con el Hospital General de México, pero en una visita que se hiciera, se percato de la utilidad y del gran auxilio que prestaba a los mexicanos enfermos, por lo que se decidió que siguiera funcionando con los pocos recursos que se les podían dar.”9 Este autor reseña lo siguiente “en ese mismo año de 1914, en el mes de febrero, se jubilo el doctor Eduardo Liceaga iniciador y culminador del proyecto de construcción del Hospital General, obre de la que fue director medico”.10 Continua diciendo, “La etapa de reconstrucción del país Se inicia en el año de 1917, al concluir la lucha armada y promulgarse la nueva constitución política de los Estados Unidos Mexicanos”.11 El 5 de febrero de 1917, en el teatro Iturbide de la ciudad de Querétaro fue firmada y jurada por el presidente Venustiano Carranza la nueva constitución del país, finalizando así una de las etapas principales del movimiento armado.

6 Íbidem pág. 99 7 FERNÁNDEZ DEL CASTILLO, Francisco. El instituto Medico Nacional. México, 1969.Pág. 71-82 8 Ibíd. Pág. 119 9 Ibíd. Pág. 119 10 BARRAGÁN, MERCADO, Lorenzo. Historia del Hospital General de México. Ediciones Lerner Mexicana México 1968 Pág. 35 11 Ibíd. Pág. 36

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El autor Amézquita señala: “a partir de 1920, la Beneficencia Publica empieza a recibir el total de la venta de la Lotería Nacional, con lo cual se da a la tarea de organizar los servicios de los centros asistenciales de la población de la ciudad de México; pero la verdadera transformación de la beneficencia publica, se da a partir de 1924, al decretarse que esta quede bajo la autoridad de una junta que maneje sus propios bienes y reciba los productos de la Lotería Nacional”12. El autor prosigue escribiendo lo siguiente “en el año de 1943, se crea la Secretaría de Salubridad y Asistencia con la fusión de la Secretaría de Asistencia Pública y el Departamento de Salubridad con base al Decreto del 18 de Octubre de 1943, dependiendo el Hospital General de dicha Secretaría y el mismo año el Dr. Gustavo Baz, Secretario de Salubridad y Asistencia establece un Plan Nacional de Instituciones Hospitalarias para la República Mexicana, las que tendrán como funciones entre otras, las de atención adecuada a los enfermos económicamente débiles, que sean constituidos como centros de enseñanza médica así como proporcionar los medios para la investigación científica”13. En la investigación que se realizo para elaborar la historia del Hospital General de México por los diferentes investigadores narran que “para 1946 se fundó la Oficina de Enseñanza e Investigación Científica y la Sociedad Médica del Hospital General. El 28 de Octubre de 1952 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Decreto por el cual se crea el Consejo Técnico Administrativo del Hospital dependiente de la Secretaría de Salubridad y Asistencia, con objeto de dar una mayor autonomía a su gobierno interno y en el año de 1964 se inició la remodelación del Hospital, modernizándose la planta física y el equipamiento, reinaugurándose el 19 de Noviembre de 1970, quedando estructurado por 32 unidades Médicas y 10 unidades Administrativas”14. El autor Cicero comenta que “ya en Septiembre de 1985 se contaba con 1700 camas, pero como consecuencia del sismo de este mismo año, el Hospital sufrió daños considerables quedando reducida su capacidad a 1,178 camas censables. El 7 de Abril de 1986, se publica en el Diario Oficial el Decreto por el que se crea como Organismo Administrativo Desconcentrado por funciones, jerárquicamente subordinado a la Secretaría de Salud, con autonomía operativa, en el que se le atribuyen para el cumplimiento de sus fines una serie de funciones, a fin de dotarlo de autonomía operativa y mayor presencia institucional para la prestación de servicios de salud a población abierta. El 11 de Mayo de 1995, se crea el Hospital General de México como organismo Descentralizado del Gobierno Federal con personalidad jurídica y patrimonio propios”15 . . Continuando el autor señala que “el 1° de Octubre de 1999 los Titulares de la Unidad de Desarrollo Administrativo y el Titular de la Unidad de Servicio Civil de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, firmaron dictamen favorable a la estructura del Hospital 12 ALVAREZ AMEZQUITA, José. Historia de la salubridad y de la asistencia en México. , t. II, México, Secretaria de Salubridad y Asistencia, 1960. Pág. 65 13 Ibíd. Pág. 99 y 100 14 DIAZ DE KURI, Martha. Historia del Hospital General de México. Editorial Stella Cuellar. México, 1994.Pág. 298. 15 CICERO SABIDO, Raúl. Efectos del terremoto del 19 de septiembre en el Hospital General de México. Secretaria de salud, México, 1986 Pág. 521-526.

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General de México, en el que consideran 9 plazas de la Contraloría Interna. Así mismo, cambio de denominación la Subdirección General Médica por la Dirección General Adjunta Médica y la Subdirección General de Administración y Finanzas por la Dirección General Adjunta de Administración y Finanzas”16. El Hospital General de México, se ha destacado por brindar atención médica especializada a millones de mexicanos, se atiende esencialmente a pacientes de escasos recursos económicos, aquellos que no están registrados en la seguridad social ni tienen acceso a la medicina privada, cuya procedencia es el DF. , (48%), Estado de México y los Estados de la República. 1.2 ESTRUCTURA ORGÁNICA Para este punto se realizo la revisión del organigrama que tenia el Hospital, pudiendo observar que se mantenía sin modificaciones desde 1989. Al llevar a cabo la revisión, se encontró que solo se habían cambiado de nombre algunas Subdirecciones, por Direcciones sin embargo se hacia indispensable actualizar dicho instrumento para poder trabajar de forma profesional. En este organigrama se actualizo ubicando las Direcciones que en algunos casos fueron Subdirecciones, y algunas Subdirecciones que eran departamentos. (VER ANEXO 1) En la primera hoja del organigrama se presenta la Dirección General con cada una de las Direcciones que se desprenden de ella y que conforman el organigrama actual del Hospital General. Posteriormente en cada una de las hojas se van desglosando las Direcciones, Subdirecciones y Jefaturas de Departamento que componen la estructura total de la Institución. Cabe mencionar que en él capitulo 3 se detalla el estudio de la estructura a detalle de acuerdo a sus funciones y actividades. 1.3 MISIÓN En este punto se consultó la página web del Hospital General de México que tiene publicada en su portal. La Misión y Visión que persigue este nosocomio para estar dentro de los Hospitales de primer nivel en el aspecto de Atención Médica, de Investigación y Enseñanza, considerándose como: “Hospital regional de la zona central del país que proporciona servicios de salud con calidad y calidez, en las especialidades Medicas, Quirúrgicas y de apoyo al Diagnóstico y Tratamiento, por lo que tiene el reconocimiento de la sociedad mexicana. Hospital 16 CICERO SABIDO, Raúl. Efectos del terremoto del 19 de septiembre en el Hospital General de México. Secretaria de salud, México, 1986 pág., 101.

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formador de Recursos Humanos para la salud del país y en el ámbito internacional. Sus Investigadores realizan proyectos de investigación de alto nivel cuyos resultados se difunden en Publicaciones Científicas de impacto internacional”.17 1.4 VISIÓN En cuanto a su visión el Hospital tiene también considerado llegar a: “ser un centro hospitalario con reconocimiento Nacional y de referencia Internacional, generador de modelos de atención en las Especialidades Médicas, en la Enseñanza de la Medicina y en proyectos de investigación. Participante en las políticas sectoriales principalmente en el Seguro Popular y del Fondo Directo de Gastos Catastróficos en Salud”18. 1.5 DIAGNÓSTICO ARCHIVÍSTICO En este punto se llevara a cabo un diagnóstico archivístico que nos permita conocer el estado en que se encuentra el archivo de concentración, e investigar con algunos encargados de los archivos de trámite porque la documentación no se clasifica, y si existe conocimiento de este proceso por los mismos responsables. Otro punto es saber si le son asignados recursos a los archivos y que importancia tienen para la Institución. 1.5.1 Planeación del Diagnóstico Él planear un diagnóstico archivístico nos servirá para conocer el estado que guarda el Hospital General de México en materia de organización de sus archivos y poder comprender la problemática que presenta dicha institución. En esta etapa se establecerá el desarrollo progresivo de los trabajos contenidos dentro del programa así como la determinación del tiempo que se empleara en cada una de las etapas.

• Investigación ( mayo 2005) • Evaluación de la información obtenida ( mayo 2005) • Presentación del diagnostico ( junio a julio 2005) • Redacción y presentación de las recomendaciones (diciembre 2005)

. 1.5.2 Diagnóstico Documental

En este punto revisaremos el concepto de diagnóstico, y lo adaptaremos al ámbito archivístico, ya que este concepto es propiamente administrativo y se aplica dentro de las auditorias que se practican en contabilidad o administración. 17Hospital General de México Historia Institucional [en línea] México (consultada el 10 de octubre del 2005) www.hospitalgeneral.salud.gob.mx. 18 Hospital General de México. Misión y Visión [en línea] México (consultada el 10 de octubre del 2005) www.hospitalgeneral.salud.com.mx.

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EL autor Agustín Reyes Ponce señala que “un diagnóstico es el examen comprensivo y constructivo del Sistema de Archivo de una Institución, de una Dirección, de un departamento o de cualquier unidad archivística y/o alguna de sus funciones, en lo relativo a sus planes, objetivos, métodos, controles y a sus recursos humanos, técnicos, materiales y financieros, no intenta evaluar la capacidad técnica del usuario o productor de documentos en la ejecución de sus respectivos trabajos o actividades. Mas bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la actividad tanto individual como colectiva de los encargados de la función archivística, es decir, de las personas responsables de la administración de documentos, de las funciones operativas, de la toma de modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles archivísticos adecuados, asegurando que la cantidad del trabajo archivístico este de acuerdo con las normas establecidas y que los planes y objetivos se cumplan aplicándose los recursos en forma económica”19. Estudio Preliminar del Hospital General El Hospital General de México O. D. se encuentra ubicado en Dr. Balmis No. 147, Col. Doctores, dependiente de la Dirección de Recursos Materiales y Conservación Se pudo observar que sus instalaciones no son las adecuadas, ya que se encuentra en el segundo piso de un edificio en obra negra. Con la historia institucional se logro conocer que el archivo de concentración no esta contemplado dentro de la Estructura Orgánica del Hospital. Se detecto que existe un Cuadro de Clasificación elaborado por la Secretaria de Salud, pero este no es aplicado dentro de esta Institución. 1.5.3 Análisis de la Información En este punto se llevara a cabo el análisis de la información que se recabo durante la investigación de campo con algunos informantes clave dentro del Hospital. Este análisis nos demostró que no se cuenta con Recursos Técnicos, Materiales, Humanos ni Financieros para el manejo de sus archivos. A continuación se presenta el análisis de los recursos, y los represento por medio de unos cuadros comparativos. Recursos Técnicos Existe un cuadro de clasificación que maneja la Secretaria de Salud que no es aplicado por la Hospital General, del cual solo presento solo las Secciones:

19 REYES PONCE, AGUSTÍN. Administración de Empresas; Teoría y Práctica. Editorial Limusa 2v. México 1966-68. Revisión 2001. Pág. 118.

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CODIGO SECCIONES 1C LEGISLACION 2C ASUNTOS JURÍDICOS 3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO 4C RECURSOS HUMANOS 5C RECURSOS FINANCIEROS 6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA 7C SERVICIOS GENERALES 8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN 9C COMUNICACIÓN SOCIAL 10C CONTROL Y AUDITORIA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS 11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS 12S CALIDAD Y EDUCACIÓN EN SALUD 13S EQUIDAD Y DESARROLLO EN SALUD 14C PROTECCIÓN FINANCIERA 15S PROMOCION DE SALUD 16S SALUD REPRODUCTIVA Y EQUIDAD DE GÉNERO 17 VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA 18S SALUD DE LA INFANCIA Y ADOLESCENCIA 19S PREVENCIÓN Y CONTROL DEL VIH/SIDA 20S VINCULACIÓN, COORDINACIÓN Y PARTICIPACIÓN SOCIAL 21S TRASPLANTES 22S TRANSFUCIÓN SANGUÍNEA 23S ADICCIONES 24S BENEFICENCIA PÚBLICA 25S PROTECCIÓN CONTRA RIESGOS SANITARIOS 26S ARBITRAJE MÉDICO 27S ATENCIÓN MÉDICA Y HOSPITALARIA 28S INVESTIGACIÓN EN SALUD 29S SALUD MENTAL 30S PROTECCIÓN SOCIAL EN SALUD 31S TECNOLOGÍA EN SALUD

Más adelante se podrá constatar que no todas las secciones de este cuadro podrán formar parte de las que tendrá el cuadro del Hospital General. Otros aspectos del diagnóstico son que:

• No hay políticas de transferencia de los Archivos de Trámite al Archivo de Concentración.

• Como se ha mencionado, tampoco existen manuales de organización y procedimientos.

• De igual forma tampoco se cuenta con calendario de caducidades ni catálogo de disposición documental.

• No se realiza una valoración documental. • El sistema de clasificación utilizado por la institución es por asuntos o materias.

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• El método de ordenación utilizado es el numérico • No existe una organización por Fondo, Sección y Serie.

Recursos Materiales: Los recursos materiales para toda unidad archivistica son indispensables para el buen desarrollo de sus funciones; es decir son contemplados como las herramientas básicas de cada una de las actividades asignadas. El resultado de la revisión de los citados recursos son los siguientes:

• Las instalaciones del archivo no son las adecuadas: En virtud que se encuentra en un edificio en obra negra

• No cuenta con las instalaciones eléctricas necesarias • Las medidas de seguridad son inexistentes • Tampoco cuenta con estantería que cubra las necesidades del archivo • Las instalaciones sanitarias se ubican en un edificio anexo • Las medidas de conservación no existen • Las cajas utilizadas no son las propias para el manejo del archivo • No existe el mobiliario ni equipo para el manejo y control de la documentación • Las medidas de seguridad e higiene no son las suficientes • La papelería se surte cada mes

Recursos Financieros Parte esencial de toda entidad y en especifico de los archivos, es el de contar con la asignación de una partida presupuestal que le permita llevar acabo de manera adecuada sus funciones y actividades.

• No existe una partida presupuestal para el archivo, toda vez que no esta contemplado en la estructura orgánica de la institución

Recursos Humanos El aspecto humano es la parte más importante para el desarrollo de cualquier función o actividad, en específico dentro de los archivos depende del personal que se brinde un servicio eficiente.

Se encuentra laborando solamente una persona con conocimientos archivísticos (Profesional Asociado en archivonomìa)

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Este diagnóstico nos llevo a conocer el estado y situación que guardan los archivos del Hospital General, pero principalmente el archivo de concentración. Además nos dimos cuenta de la falta de interés de las autoridades del nosocomio, al no proporcionarle los recursos necesarios a los archivos, ni saber que existe un cuadro de clasificación que pueda servir como base para organizar su acervo documental y aprovechar al único profesional de archivos que existe en la Dependencia

1.5.4 REPORTE FOTOGRÁFICO

En este punto se presenta un reporte fotográfico del estado en que se encontraba el archivo de concentración del Hospital General de México. Dicho archivo era solo una bodega de almacenamiento de documentos sin organización, y se requería establecer un Cuadro de Clasificación, que ayudara a organizar e identificar la documentación, y establecer el Principio de Procedencia y Orden Original, para posteriormente implementar un cuadro adecuado para esta dependencia. Para una mejor apreciación se muestra una selección de fotos de dicho archivo

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En esta foto se observa personal del Hospital tratando de localizar documentación, sin tener éxito debido a la recepción sin control de la misma.

En esta foto se puede observar el lugar inadecuado donde se almacena la documentación del Hospital General.

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En esta exposición se aprecia que la documentación es enviada en cajas que no son cajas de archivo, propiciando mayor deterioro de las mismas y de los expedientes.

Esta foto nos muestra las condiciones de humedad y temperatura en que se tiene la documentación del Hospital. Aquí se cierra el reporte fotográfico, que forma parte del diagnóstico de los archivos del Hospital General, donde podemos percatarnos de la poca importancia que tienen para dicha Institución

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1.5.5 GUIÓN DE ENTREVISTA Después del reporte fotográfico, pasaremos al guión de entrevista para continuar con él diagnóstico. ¿Para que elaborar un guión de entrevista? El guión es una herramienta que nos permite obtener información acerca del objeto de estudio o investigación, y nos dará un panorama muy extenso del conocimiento de los involucrados en dicha situación. Este guión se aplicó a las personas encargadas de los archivos de trámite que envían documentación al archivo de concentración, y al encargado del archivo de concentración que conoce la problemática en el manejo de la documentación del nosocomio. Este cuestionario fue elaborado para ser aplicado al encargado del Archivo de Concentración y a algunos de los encargados de los archivos de trámite. Este guión consta de 30 preguntas que se consideraron las más significativas para la investigación. (Ver anexo 2)

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1.5.6 INDICADORES DEL DIAGNÓSTICO Después de la aplicación del guión, se presentaran los indicadores obtenidos por medio de una tabla que presento a continuación.

INDICADORES DEL DIAGNÓSTICO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION DEL HOSPITAL GENERAL DE MEXICO

CONDICIONES DEL LOCAL:

VALORACIÓN OBSERVACIONES

HUMEDAD

EXTREMA EL LOCAL SE ENCUENTRA EN OBRA NEGRA

LUZ

INADECUADA INSTALACIONES ELECTRICAS INADECUADAS, LAMPARAS INSUFICIENTES

ESPACIO

INSUFICIENTE POR ACUMULACIÓN DOCUMENTAL

MEDIDAS DE SEGURIDAD

EXTINGUIDORES ADECUADO PERO INSUFICIENTES

TEMPERATURA

AMBIENTE EXTREMA

VENTILACIÓN

EXTREMA EXISTENTE PERO NO LA APROPIADA

INSECTOS

MOSCOS, ARAÑAS POR CONDICIONES DEL LOCAL

TIPO DE CONSTRUCCIÓN

OBRA NEGRA POR SER EL UNICO ESPACIO DISPONIBLE

MOBILIARIO Y EQUIPO


ESTANTERÍA

INADADECUADA E INSUFICIENTE

POR NO EXISTIR PRESUPUESTO

MESAS

NO HAY POR NO EXISTIR PRESUPUESTO

SILLAS, ESCRITORIOS

UNA SILLA Y UNA MESA POR NO EXISTIR PRESUPUESTO

BATAS, GUANTES, CUBREBOCAS, ETC.

NO SE PROPORCIONAN POR NO EXISTIR PRESUPUESTO

MONTACARGAS NO HAY POR NO EXISTIR PRESUPUESTO

EQUIPO DE CÓMPUTO

NO EXISTE POR NO EXISTIR PRESUPUESTO

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MÁQUINAS DE ESCRIBIR


PAPELERÍA EN GENERAL

MUY ESCASA POR NO EXISTIR PRESUPUESTO

TRITURADORA


CONDICIONES DE LOS DOCUMENTOS


ROTOS

NO ES DOCUMENTACION RESIENTE

AMARILLENTOS

SÍ POR CONDICION NATURAL

MALTRATADOS SÍ POR MAL MANEJO QUEBRADIZOS NO POR NATURALEZA PLAGADOS SÍ EXCESO DE HUMEDAD ¿ESTAN EXPUESTOS A HUMEDAD?

SÍ POR CONDICIONES DEL LOCAL

¿SU TEMPERATURA ES ADECUADA?

NO POR CONDICIONES DEL LOCAL

¿ASPIRAN LOS DOCUMENTOS

NO POR FALTA DE PRESUPUESTO

¿FUMIGAN PERIODICAMENTE?

SÍ CADA 6 MESES

VOLUMEN Y TIPOLO-GÍA DOCUMENTAL


METROS LINEALES 2800 NO CONTROLADOS CAJAS

1000 RIBOT APROPIADAS, VARIABLES

CARPETAS

NO HAY POR SOLICITARSE EN CAJAS

CRECIMIENTO MENSUAL

100 CAJAS (VARIABLES) DEPENDIENDO A LA TRANSFERENCIA

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PROCESOS TÉCNICOS

ARCHIVÍSTICOS


MÉTODOS DE ORDENACIÓN

CRONOLÓGICO POR SER ADECUADO EN SU MANEJO

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN

NO SE CLASIFICA NO SE APLICA

PROCESO DE DEPURACIÓN

NO SE APLICAN NO EXISTEN CRITERIOS DE VALORACIÓN

PROCESO DE VALORORACIÓN

NO SE APLICA NO EXISTEN CRITERIOS DE VALORACIÓN

PROCESO DE TRASFERENCIA

POR MEDIO DE OFICIO Y FORMATO DE INVENTARIO

NO EXISTEN CRITERIOS DE VALORACIÓN

PROCESO DE BAJA DOCUMENTAL

NO SE REALIZA NO EXISTEN CRITERIOS DE VALORACIÓN

PROCESOS TECNOLÓGICOS


BASE DE DATOS O SOFTWARE

NO HAY NO HAY PRESUPUESTO

DIGITALIZANDO (SOFTWARE)


REPROGRAFÍA (MICROFILMACIÓN)


RED LOCAL NO HAY NO HAY PRESUPUESTO INTRANET NO HAY NO HAY PRESUPUESTO PLATAFORMA NO HAY NO HAY PRESUPUESTO

RECURSOS HUMANOS


NÚM. DE PERSONAL

1 INSUFICIENTE

NIVEL DE ESCOLARIDAD

1 PROFESIONAL PASANTE DE LICENCIATURA

CONOCIMIENTOS EN ARCHIVÍSTICA

SÍ LICENCIATURA

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Con los indicadores del Diagnóstico se cierra el primer capítulo de este trabajo de investigación, dándonos cuenta de la situación que guarda el archivo de concentración, y los de trámite; esto nos llevara a proponer futuras acciones de solución.

RECURSOS MATERIALES


TIEMPO PARA SUMINISTRO

DE ACUERDO A LAS NECESIDADES

NO SE TIENE PRESUPUESTO

RECURSOS FINANCIEROS


PRESUPUESTO PROPIO

NO HAY NO ESTA CONTEMPLADO EN LA ESTRUCTURA

FORMA DE HACERSE LLEGAR LOS RECURSOS

NO HAY NO ESTA CONTEMPLADO EN LA ESTRUCTURA

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CAPÍTULO 2: SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL En el presente capítulo se plasma la metodología archivistica aplicada a la elaboración del cuadro de clasificación; considerando sus principios, sistemas y elementos vigentes; sin omitir las definiciones archivisticas de conceptos básicos como Clasificación, Cuadro de Clasificación, Fondo, Sección y Serie. Así mismo presento algunos antecedentes respecto a la clasificación científica y archivistica. La Taxonómia es una rama de la Biología que se encargan de clasificar a los seres vivos. Significa ley o norma de ordenación. Clasificar y ordenar los organismos es una preocupación muy antigua del hombre frente a la diversidad de seres vivos. Al principio de la historia del hombre resultaba útil distinguir aquellos animales que eran peligrosos de los que eran buenos como alimento, o las plantas venenosas de las curativas. Ese tipo de clasificación basada en la experiencia cotidiana se denomina Clasificación Empírica. Este afán de clasificar se remonta a la época de Aristóteles y su discípulo Teofrasto, por ejemplo, él clasificaba las plantas de acuerdo a su respectivo aspecto y utilidad. Muchas clasificaciones se hicieron después de la época de Aristóteles. Incluso la clasificación de Carlos Linneo comprendida en su obra, Sistema Natural, aun se utiliza en la actualidad. La clasificación de la documentación comienza en Francia al rededor de 1790 en los archivos gubernamentales. Al pasar de la Monarquía al sistema republicano fue un proceso lento en el cual las estructuras administrativas tuvieron cambios sustanciales pues antes del siglo XIX era impensable exigir cuentas a los gobernantes y mucho más difícil realizar peticiones, los cambios políticos traen como consecuencia la necesidad de tender vínculos y medios de comunicación entre la gente y el gobierno. Todos estos movimientos son de vital importancia para los archivos:

Primero, como resultado de la efervescencia nacionalista los gobiernos buscaran en el pasado vestigios que sustenten su cultura y cohesiones al pueblo, los archivos ahora serán punto clave en la elaboración de la Historia Nacional

Segundo, para dar respuesta efectiva a las necesidades de la población, la agilidad con que los trámites se desahoguen, se vuelve vital la forma de mantener un control documental en los archivos que este a la altura de las nuevas exigencias, se vuelve urgente.

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Con la creación de nuevas dependencias en el gobierno, surgen nuevos tipos documentales. Se requerirán cuadros clasificadores que eviten confusiones y retrasos.

La primera desviación teórica mayor del método antiguo para ordenar los archivos de acuerdo a los esquemas predeterminados de clasificación ocurrió cuando Guizot (1787-1874), Ministro de instrucción pública de 1832 a 1839 y jefe del gabinete de 1840 a 1848, emitió reglamentos para el arreglo de los documentos de los departamentos, que fueron puestos bajo la jurisdicción de los archivos nacionales por la ley del 26 de octubre de 1796, el primero de estos reglamentos fue promulgado el 8 de agosto de 1839. Los principios generales estipulados para llevar a cabo este esquema eran los siguientes:

Los documentos debían agruparse en fondos, es decir, todos los documentos que se hubieran originado en alguna institución en particular, tales como los de una autoridad administrativa, una corporación o una familia, debían agruparse juntos y considerados como fondos de una institución.

Los documentos que había dentro de los fondos, debían ser arreglados por grupos de

asuntos o materias, y a cada grupo se les asignaba un lugar definido en relación con otros grupos.

Las piezas que había dentro de los grupos de asuntos o materias, debían ser

arreglados conforme lo dictaran las circunstancias, ya fuera cronológico, geográfico o alfabéticamente.

Después de estas apreciaciones pasaremos a las definiciones de la clasificación archivística 2.1 Concepto de Clasificación En este capítulo abordaremos la clasificación como, uno de los sistemas para la organización de los fondos documentales considerando, los métodos, elementos y principios que este requiere para su aplicación Tomaremos en primer término la definición de la autora Antonia Herrera, quien dice: “Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos.” 20 Otra definición del autor Luis Piazalli que propone lo siguiente: “Clasificar es la acción de ordenar o disponer por clases.”21 Revisemos también la definición del autor Aurelio Tanodi quien opina que: “El método principal, fundamental de ordenar los documentos es su buena clasificación”22

20 HEREDIA HERRERA, Antonia. Clasificación y ordenación Archivística. Diputación Provincial de Sevilla, 2ª. Edición 1983. Pág. 183 21 PIAZALLI Luis, Manual práctico Sobre Técnicas Archivísticas, escrito en Argentina e impreso en Madrid España, 1983 Pág. 111

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Continuaremos con la definición del autor T.R. Schellenberg quien menciona que: “Clasificar significa el arreglo de los documentos de acuerdo a un plan ideado para tenerlos disponibles al uso corriente”23 Veamos ahora a Cruz Mundet quien define “es la acción de agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios o, los más específicos, de acuerdo con los Principios de Procedencia y Orden original”24 Revisemos ahora una definición más actualizada tomada del instructivo elaborado, por Araceli Alday quien señala “la clasificación consiste en decidir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases o series, de tal manera que dichos grupos queden formando parte de la estructura de un todo desde los más amplios hasta los más específicos, estableciendo una Jerarquización entre los mismos”.25 La autora Maria Pinto describe a la clasificación como “las ideas se identifican con los campos temáticos del saber, por su parte, los objetos se identifican con los documentos de cualquier tipo, sustentados sobre los variados soportes disponibles en cada caso”.26 Ahora la autora Blanca Castro define a la clasificación como “un orden lógico y sistemático que utiliza números, letras o una combinación de ambas para clasificar los documentos”.27 Para Giuseppe Continolo “la clasificación es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de términos semejantes, con características comunes, que pueden ser posteriormente diferenciadas según su tipología fundamental”.28 Después de revisar las definiciones más importantes del concepto de clasificación, me permito elaborar un concepto propio que tal vez no sea tan diferente de los anteriores pero que considero contribuye modestamente a nuestra disciplina. La clasificación es la agrupación de los documentos producidos por una institución, persona física o moral, para su arreglo, respetando su procedencia y orden original en que fueron producidos, sin dejar de lado la estructura y forma de organización de la misma. 22 TANODI, Aurelio. Introducción a la Ordenación y Clasificación Archivística. PNUD. Capacitación a distancia. Santiago de Chile, 1981-1982 Pág. 8 23 SCHELLENBERG T.R. Archivos Modernos, Principios y Técnicas. Archivo General de la Nación. México 1958 Pág. 134 24 CRUZ MUNDET, José Ramón, Manual de Archivística, 3ª. Edición, Fundación German Sánchez Ruipérez, Madrid, 2000, Pág. 25 ALDAY GARCIA, Araceli J. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. Editado por el Archivo General de la Nación. México 2005.Pág. 55 26 PINTO, Maria. Manual de Clasificación Documental. Editorial Síntesis. Madrid, 1997. p 52. 27 CASTRO DE BADILLO, Blanca. Administración de Documentos, Recurso de Información Scott, Foresman, and Company. Glenwen, Ilinois, USA. 1989. p 211. 28 CONTINOLO Giuseppe, El Archivo en las Empresas, (Traducción Rafael Jiménez), Larrea Bilbao, España, Ediciones Deusto, S.A. 1979. 239 pp.

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2.2. Principios de Clasificación Archivística Para este apartado consideraremos los dos principios básicos para la clasificación documental, y que son los pilares de nuestra disciplina.

2.2.1 Principio de Procedencia En este punto haré una revisión de los orígenes del primer principio básico de la archivonomía. Aquí el escritor Mundet señala lo siguiente “cuando la situación de la practica era más desalentadora, el archivero e historiador francés Natalis de Wally, jefe de la sección de archivos Departamentales del Ministerio del, Interior redacto la circular del 24 de abril de 1841 titulada Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives departamentales et comunales en dicho texto se enunciaba el concepto de fondo de archivo, consistente en reunir <<reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado”.29 Después señala “de este modo nacía el principio de procedencia o respect des fonds, el primer fundamento teórico de la archivística que dará lugar al periodo de pleno desarrollo o mayoría de edad. En esencia consiste en respetar el origen de los fondos, es decir en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administración publica, privada, una persona, familia, etc. respetando la estructura o clasificación propia de dicha entidad”.30 El punto anterior nos detalla el cómo debemos considerar y respetar la producción de los documentos, ya que esto nos dará una idea de cómo opera la estructura organizacional del productor original.

2.2.2. Principio de Orden Original

Continuando con la revisión de lo anterior se desprende el principio de respeto al orden original, segundo principio de la disciplina archivística. En si los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado el productor de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o materias. Así nace el denominado Principio de respeto al Orden Original de los documentos, que indica el necesario respeto al que se ha dado en origen a los documentos. Con este nuevo principio se complementaba los dos pilares básicos sobre la que descansa la teoría archivística.

29 CRUZ MUNDET, José Ramón, Manual de Archivística, 3ª. Edición, Fundación German Sánchez Ruipérez, Madrid, 2000, Págs. 230 y 231. 30 Ibíd. Pág. 232-233

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El autor Elio Lodolini dice que, “la reconstrucción del orden originario respetando el Principio de Procedencia tiene carácter objetivo: Cualquiera que sea el archivista que lo aplique a un determinado archivo o fondo, el resultado es el mismo. Si se desordenase un fondo diez o cien veces y se lo entregaran para su organización a diez o cien archiveros distintos, el resultado final debería ser siempre idéntico”.31 Así mismo el autor termina con definir que, “el respeto a la procedencia es, en definitiva un método que proporciona una base segura tanto para el trabajo de clasificación como, para la descripción de los fondos: todo lo que se haga al margen del mismo es arbitrario, carente de rigor, subjetivo y, por consiguiente fuera de lo archivístico.”32

2.3 Definición de Cuadro General de Clasificación Archivística En este punto se revisaran diferentes conceptos del cuadro de clasificación para poder elaborar un concepto propio. Araceli Alday define al Cuadro de Clasificación en su manual como “Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad”33. Revisemos ahora a M. Roberge quien define al cuadro como “una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o recepción de documentos”34 El padre de la archivonomía moderna, Schellenberg dice que “el cuadro de clasificación no debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a posteriori”35 En otra obra de sus obras Schellenberg dice “partiendo del conocimiento previo sobre la historia, la organización, los procedimientos de la entidad, esto es del contexto que le permita analizar el conjunto de documentos como un todo, el archivero podrá posteriormente identificar y establecer las series así como las demás agrupaciones documentales”36 Después de analizar diferentes opiniones considero que todas son exactas y concretas y esto me lleva a definir al cuadro de forma personal como el instrumento grafico y escrito que refleja la estructura, funciones y actividades de una institución o empresa de acuerdo al orden lógico de producción de su información y como derivado de un lenguaje documental propio.

31 LODOLINI ELIO. Archivística Principios y Problemas. ANABAD. ,Madrid 1983.Tr Mercedes Costa Paretas, Pág. 218 32 Ibíd. Pág. 238 33ALDAY GARCIA ARACELI J. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal Secretaria de Gobernación y Archivo General de la Nación. México D. F. 2000-2006 Pág. 64 34 M. ROBERGE, Le systeme de classification des documents adminstratis, en Lligall, 2 Paris. 1990. Pág. 14 35 T.R. SCEHLLENBERG. opus cit. Pág. 93 36 T.R. SCHELLENBERG The arrangement of archives. Washington: NARA, 1998. Pág. 86-89.

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2.3.1 Definición de Fondo Abordaremos ahora en este punto, el concepto de fondo sus diferentes definiciones y tratare de elaborar también una definición propia. Alday se refiere a este concepto como “Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor. Norma ISAD (G) 2000”37. Mundet en su manual de archivística define al fondo como “los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una persona física o jurídica”38 Otra definición es la encontrada en el instructivo para la elaboración del cuadro de clasificación del A.G.N. y que retoma a Mundet que dice “fondo es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica”.39 El Licenciado Domínguez Bustos define al Fondo como “conjunto documental procedente y producido por una institución, este conjunto o unidad coherente de documentación es capaz de informar sobre la relación y situación del órgano productor fijando su situación jerárquica y su estructura”40 Nuevamente convergen todas las definiciones incluyendo la mía, en que el fondo, es la cantidad de documentos que produce un organismo, institución, persona física o moral en el desarrollo de sus actividades y funciones que debe reunir características como existencia jurídica, funciones propias, posición jerárquica dentro de la estructura, autonomía, y una estructura interna. 2.3.2 Definición de Sección En este punto revisaremos las definiciones de sección más atinadas dentro de nuestra disciplina.

37 T.R. SCHELLENBERG The arrangement of archives. Washington: NARA, 1998. Pág. 65 38 Ibíd. Pág. 246 39 Instructivo para ala elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística. A.G.N. México 2004 Pág. 3 40 DOMINGUEZ BUSTOS, Daniel Elías. Propuesta de Rescate, Identificación, Reclasificación y Catalogación del fondo Cristero (1926=1929).del Archivo Histórico de la Secretaria de la Defensa Nacional. México D.F. El Autor, 2002. Pág. 86.

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Termina la autora Heredia en un párrafo diciendo y citando al autor “Se le llama así a la división primera del fondo establecida en virtud de las líneas de acción de la entidad. José Ramón Cruz Mundet”41. Otra definición es la de Araceli Alday en su manual que dice y cita a Mundet “se le llama así a la división primera del fondo establecida en virtud de las líneas de acción de la entidad”42. Domínguez Bustos define a la sección como “el principio de diferenciación de un propio fondo dando lugar a grupos más específicos, formados por documentos, teniendo un origen institucional común y presentan ciertas semejanzas y estructuras concretas”.43 De todas las anteriores defino a la sección como cada una de las divisiones jerárquicas del fondo con atribuciones legales y que cuente con criterios de identificación, pudiendo tener variaciones. 2.3.3 Definición de Serie Vamos ahora a definir que son las series documentales: Araceli Alday en su instructivo, termina por definir el concepto de serie así: “documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico o de la misma actividad, que tienen una forma particular, o como consecuencia de cualquier relación derivada de su producción, recepción o utilización. Norma ISAD (G), 2000”44. El Instructivo del A.G.N. define así a las series “división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específicos”45 Cruz Mundet dice que la serie es un “conjunto de documentos producidos de manera continuada como resultado de una misma actividad”46. Domínguez Bustos dice “se denomina así a los expedientes, que son el reflejo de una actividad determinada y responden por lo tanto aun mismo procedimiento administrativo, ofrecen siempre los mismos tramites y están compuestos por piezas singulares, o expedientes similares que responden a etapas semejantes”.47

41 Ibíd. Pág. 66 42 Ibíd. Pág. 66 43 DOMINGUEZ BUSTOS, Daniel Elías. Op. Cit. Pág. 86. 44 Ibíd. Pág. 66 45 Instructivo para ala elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística. A.G.N. México 2004. Pág. 5 46 Ibíd. Pág. 246 47 DOMINGUEZ BUSTOS, Daniel Elías. Op. Cit. Pág. 86.

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De estas definiciones podemos decir que las series son las divisiones de las secciones que reflejas los asuntos o materias especificas dentro de un sistema de archivo con criterios de identificación, pudiendo tener variaciones.

2.4 Definición del Sistema de Clasificación Definir que sistema de clasificación se debe considerar para ser aplicado en un fondo documental, va a estar descrita básicamente por diferentes elementos los cuales se mencionan a continuación: 2.5 Elementos de los Sistemas de Clasificación Al respecto, el autor T.R. Schellenberg asevera que “tres son los elementos que podemos considerar en la clasificación de los documentos: Las acciones a las que estas se refieren, la estructura, orgánica de la dependencia que los produce, y los asuntos o materias sobre los que versan”48 . De esta definición se desprende que según el método que se elija tendremos una clasificación funcional, orgánica, o por materias. Cabe mencionar que los autores Antonia Heredia y Cruz Mundet, citan a Schellenberg en sus libros de archivística en el tema de los elementos de los sistemas de clasificación. Personalmente coincido con los autores anteriores ya que Schellenberg ha sido considerado el padre de la archivonomìa moderna y este actúa simplemente con sentido común, al conocer como operan administrativamente las organizaciones.

2.5.1 Acciones o Funciones En este apartado revisaremos las definiciones de los autores Schellenberg y Cruz Mundet quienes mencionan que: “las acciones pueden manifestarse de tres maneras; las funciones, que son las atribuciones encomendadas o señaladas a una institución para que se realice y cumpla con los fines para lo que esta fue creada”49 . Continua el autor señalando que “las funciones originan un conjunto de actividades cuya puesta en marcha da lugar a la realización de algunos servicios para el logro de las mismas, y a su vez estas actividades se plasman en un conjunto de tramites o negociaciones relativas a poner en marcha esa actividad y que constituye lo que nosotros llamamos series documentales”.50 48 CRUZ MUNDET, José Ramón, Manual de Archivística, 3ª. Edición, Fundación German Sánchez Ruipérez, Madrid, 2000, Pág. 83 49 Ibíd. Pág. 239 50 Instructivo para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística. A.G.N. México 2004. Pág. 190

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Cruz Mundet escribió lo siguiente respecto a las acciones como elementos de este sistema: “toda organización o entidad es creada con unos fines, para lo, cual se dota de unas atribuciones o competencias suficientes para lograr los proyectos. Para funcionar se dota de una serie de competencias: la gestión de los recursos humanos y materiales. La investigación y el desarrollo, la venta de sus productos, entre otras cosas. Cada una de estas competencias se descomponen en distintas atribuciones como la gestión de los recursos laborales etc.”.51 Este conjunto de aspectos que Schellenberg denomina acciones, es uno de los elementos que se debe tener en cuenta al clasificar los documentos. Personalmente considero que las acciones son la forma en que operan las organizaciones y esto se basa en la aplicación de los manuales de procedimientos.

2.5.2. Estructura Orgánica Otro elemento a considerar es la estructura orgánica que según la opinión de Cruz Mundet dice “cualquier entidad necesita así mismo una organización para conseguir sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo. En el ejemplo anterior la empresa se estructura en niveles jerárquicos, especializados: Dirección General, departamentos, oficinas, etc. esta estructura organizativa es otro de los criterios a considerar en la clasificación”52 En este punto coincido con Mundet respecto a la importancia que se debe dar a la estructura de la institución, ya que es uno de los puntos de partida para establecer el cuadro de clasificación archivística.

2.5.3 Asuntos o Materias Continuando con las definiciones revisaremos la de asuntos o materias en donde Cruz Mundet dice: “este es un elemento que no deriva de directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma, esto es, de los asuntos, o materias que cada cual crea observar tanto en sus actividades como en su organización. En nuestro ejemplo los asuntos pueden ser entre otros: autómatas programables, edificios, laboratorios, retribuciones, químicos, ingenieros, etc.”53 Este elemento también es importante considerarlo para la elaboración del Cuadro General de Clasificación, porque los asuntos darán pie a las series documentales. Deben considerarse también para el diseño de un sistema de clasificación 3 puntos que son:

51 CRUZ MUNDET J. R..Manual de Archivística. Segunda edición. Fundación German Sánchez Rupieres. Madrid. 1996 Pág. 239-240. 52 CRUZ MUNDET, José Ramón, Manual de Archivística, 3ª. Edición, Fundación German Sánchez Ruipérez, Madrid, 2000, Pág. 240 53 CRUZ MUNDET J. R..Manual de Archivística. Segunda edición. Fundación German Sánchez Rupieres. Madrid. 1996 Pág. 240

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Conocer la información institucional, esto se refiere al conocimiento del fondo, puesto que cada serie proporciona información de la institución y de las actividades que en ella se realizan

La información documental, esta se refiere al tipo de documentación que se maneja en dicha institución que puede ser publica o privada, además de que no se va a manejar (recibir, clasificar y catalogar) documentación que no se relacione a ningún asunto que maneje la institución.

Detección de necesidades de información, esto se refiere de la información al usuario, que es el orden en que se van a clasificar los expedientes, que es de acuerdo a las necesidades de cada institución, que pueden ser de acuerdo a las actividades que realiza la misma.

2.6 Diferencia entre la Clasificación Archivística y la Clasificación de la Información.

En este capítulo ya se ha establecido la definición de Clasificación Archivística de acuerdo a la opinión de los diferentes teóricos en la materia, daré la definición etimológica solamente, y tratare de establecer la definición de “clasificación de la información” plasmada en los Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclacificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal. Definición de Clasificación Archivística Para comprender mejor el concepto el autor define que “etimológicamente clasificar procede del latín classis facere, hacer clases, pero desde la perspectiva archivística posee un sentido matizado. Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los mas amplios a los más específicos de acuerdo con los Principios de Procedencia y Orden Original”54. Definición de Clasificación de la Información Para poder formular una definición, es necesario considerar la Clasificación de la Información de acuerdo a los Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información, desprendidos de la Ley Federal de Transparencia y acceso a la Información. De acuerdo a los mismos formulo la siguiente definición Es el tratamiento que se dará a la información, para protegerla y regular su acceso, dependiendo de los criterios para su tiempo de reserva y su confidencialidad marcados en los lineamientos propios de la Ley de Transparencia. 54 CRUZ MUNDET, José Ramón, Op. Cit. Pág. 239

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2.7 Base Legal para el manejo de los archivos de la Secretaría de Salud Como siguiente paso revisare el marco Jurídico básico para el manejo y control de los archivo, ya que es una de las partes mas importantes del trabajo archivístico profesional. Los archivos también son regulados por diferentes disposiciones que forman el marco jurídico existente aplicable a los archivos del Sector Salud; no exceptuando al Hospital General de México que a pesar de ser organismo descentralizado, esta dentro de la estructura de dicha Secretaría. Toda dependencia gubernamental debe aplicar el marco jurídico en la organización, manejo y control de sus archivos. 1. - Ley General de Bienes Nacionales, Artículo 2º. , Fracciones VI y XI. , DOF 8-1-1982.55 Artículo 2º. Son bienes del dominio público: VI. Los monumentos históricos o artísticos, muebles e inmuebles de propiedad federal. XI. Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente substituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas; los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas, las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas y filatélicas, los archivos, las fono grabaciones, películas, archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonidos, y las piezas artísticas o históricas de los museos. 2. - Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos, Artículo 36, Fracciones II, III y IV. DOF 6-V-1972.56 II. Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales. III. Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y los libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero, durante los Siglos XVI y XX que por su rareza importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el país. IV. Las colecciones científicas podrán elevarse a esta categoría, mediante declaratoria correspondiente. 3. - Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, artículo 20, DOF 29-XII-197657.

55 DOF 8-1-1982. 56 DOF 6-V-1972.

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Artículo 20. Las secretarías de estado y los departamentos administrativos establecerán sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de archivos y los demás que sean necesarios en los términos que fije el Ejecutivo Federal. 4. - Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Artículo 8, Fracción IV, DOF 13-III-2002.58 Artículo 8. Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones. Fracción V. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos. 5. - Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública Gubernamental, Artículo 32, DOF 11-VI-2002.59 Artículo 32. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de los archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo. 6. Código Penal para el Distrito Federal en materia de fuero común y para toda la República en materia del fuero Federal. Artículo 214. Comete el delito de ejercicio indebido del servicio público, el servidor público que: Fracción IV. Por si o por interpósita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice ilícitamente la información o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión. 7. Reglamento Interior de la Secretaría de Salud, artículo 7º, Fracción XVI y artículo 25, Fracción XVI. Artículo 7º. El Oficial Mayor tendrá las siguientes atribuciones:

57 DOF 29-XII-1976 58 DOF 29-XII-1976 59 DOF 11-VI-2002

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Fracción XVI. Establecer y coordinar el sistema de administración de documentos y archivos de la Secretaría y proporcionar la información institucional derivada de éste a las unidades administrativas que lo requieran. Artículo 25. La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales tiene competencia para Fracción XVI. Regular, y en su caso, proporcionar los servicios generales de correspondencia y archivo. 8. Reglamento de la Ley General de Salud en materia de servicios de atención médica. Artículo 32. Los establecimientos para el internamiento de enfermos, estarán obligados a conservar los expedientes clínicos de los usuarios, por un periodo mínimo de cinco años. 9. Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal, DOF (14-VII-80.60 10. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental DOF 25-VIII-1998.61 11. Acuerdo número 109 por el que se reestructura el Sistema de Documentación y Archivo de la Secretaría de Salud y el Centro que lo coordina, así como el comité Técnico Interno de Administración de Documentos DOF 19-IV-199362, Artículo V, Fracción I. Artículo V. Corresponde al Centro de Documentación Institucional: I. Determinar e instrumentar las normas, lineamientos, metodología y técnicas específicas para regular la producción y el control del Sistema de Documentación y Archivo de la Secretaría, así como supervisar su funcionamiento y evaluar su desempeño. La revisión de la Legislación vigente para los archivistas es de vital importancia ya que forma parte del Marco Jurídico en el cual se desempeña nuestra profesión y nos permite actuar conforme a Derecho, y de manera profesional

60 DOF. 14-VII-1980 61 DOF. 25-VIII-1998. 62 DOF 19-IV-1993

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CAPÍTULO 3 FASES PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN En este capitulo se procederá a la actualización del cuadro mediante la planeación de las fases que se requieren para tal efecto. 3.1 Planeación de las Fases de actualización Como sabemos la planeación es fundamental en la elaboración de cualquier trabajo profesional, pero requiere de pasos o fases de organización para llegar a un resultado óptimo. Para tal efecto denominaremos a estos pasos como fases. En este punto se presentan las fases que se deben seguir para la actualización del Cuadro de Clasificación Archivística

FASE ACTIVIDAD FASE

1 REVISIÓN DEL CUADRO DE LA SECRETARIA

FASE 2

REVISIÓN DEL ORGANIGRAMA

FASE 3

ACTUALIZACIÓN DEL CUADRO

FASE 4

PRESENTACION DEL CUADRO PROPUESTO

3.2 FASE 1. Revisión del Cuadro de Clasificación de la Secretaría de Salud. Para cumplir con esta fase, se revisará en primer término el Cuadro de Clasificación de la Secretaría de Salud para ver si reúne las características plasmadas en los Lineamientos Generales de la Propia Ley de Transparencia como son:

• Que tenga valor, reconocimiento y aprobación de las autoridades para que el cuadro pueda ser difundido y aplicado.

• Que se formalice su implantación y difusión dentro de todos los archivos de la Dependencia.

• Que exista supervisión y asesoría para la aplicación y funcionamiento del cuadro. • Capacitar al personal para la operatividad del cuadro. • Que se hayan considerado un fondo, secciones y series para su elaboración.

Otra situación que nos permitirá saber si el cuadro existente es aplicable o no para el Hospital, es analizar las funciones comunes y sustantivas que se realizan en la Secretaria de Salud y si estas recaen en diferentes Direcciones a las que operan en el Hospital General

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como es el caso de la Subdirección de Servicios Generales, la Dirección de Seguridad y Protección Civil y la Dirección de Mantenimiento y Conservación. Se debe determinar si las secciones que contiene el cuadro de la Secretaría de Salud son más o menos similares a las del Hospital General. Se analizarán las series documentales que se producen en el Hospital General para compararlas con las del Cuadro de la Secretaría, y considerar si son aplicables. A continuación en listo algunas de estas series para que se comprenda mejor lo explicado anteriormente: Por ejemplo, la Protección Civil y la Seguridad Interna son controladas en la Secretaría de Salud, por la Dirección de Servicios Generales, y en el Hospital General estas actividades son controladas por la Dirección de Seguridad y Protección Civil, estableciéndose una procedencia diferente de la documentación. Otro ejemplo será el de las Licitaciones públicas, que son manejadas en la Secretaría por la Dirección de Recursos Materiales y Conservación, en el hospital son manejadas por la Subdirección de Servicios Generales y Nutrición de manera operativa. El análisis de estas situaciones me llevo a la conclusión de que el cuadro existente en la Secretaría no es aplicable de igual manera al Hospital General, ya que este cuenta con una diferente estructura organizacional. El cuadro de clasificación de la Secretaría es un cuadro orgánico funcional, solo se consideraron las funciones que realiza a gran escala y en forma propia además de su gran estructura. En conclusión, la revisión del cuadro de la Secretaría de Salud nos lleva a la conclusión que este no esta adecuado a las funciones comunes y sustantivas del Hospital General de México O.D., y por lo tanto se requiere actualizarlo elaborando un cuadro básicamente funcional, para cumplir con lo dispuesto en el Instructivo para la elaboración del Cuadro de Clasificación archivística publicado en la pagina de Internet del el A.G.N.

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3.3 FASE 2. REVISIÓN DEL ORGANIGRAMA Para este punto o fase se sugiere llevar a cabo la revisión del organigrama existente y proceder a la actualización del Organigrama del Hospital, ya que dicho instrumento existente no se había revisado desde 1998. En el organigrama anterior existían algunas Subdirecciones que ahora son Direcciones, y esto modifica las actividades más no propiamente las funciones de la estructura. Para tal efecto, si se hace necesario, se deberá acudir a las diferentes unidades administrativas y servicios médicos para actualizar la estructura orgánica de la dependencia, tomando en cuenta la posibilidad de encontrar unidades u oficinas de creación reciente. La estructura del Hospital General ha ido cambiando solo en el aspecto de incrementar algunas unidades médicas, y en algunos casos en sus actividades pero no sus funciones comunes o sustantivas. La revisión y análisis del organigrama existente, darán pie a la actualización de este instrumento administrativo, que en sus funciones se encuentra vigente. Debemos considerar que el Hospital requiere de un Cuadro de clasificación mixto, o sea, orgánico funcional. 3.3.1 ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA En este punto se llevara a cabo el análisis de toda la estructura actual del Hospital General, para darnos cuenta que ha tenido pocos cambios en referencia al instrumento anterior, y que estas diferencias nos ayudaran a establecer sus funciones y actividades La estructura cuenta con: Una Dirección General Dos Direcciones Generales Adjuntas Cinco Direcciones de área con funciones comunes a la Administración Publica Cuatro Direcciones del área Médica que conforman lasa funciones sustantivas de la Institución. Once Subdirecciones Administrativas y Ocho Subdirecciones del área Médica Veinticuatro Jefaturas de Departamento del área Administrativa Treinta y ocho Unidades de Especialidades médicas Tres Unidades de Investigación Tres unidades Staff dedicadas al área de la Enseñanza Un centro de Investigación Documental en Salud (Bibliohemerotéca). Dos Coordinaciones de Enfermería Una de Vigilancia Epidemiológica y

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Una coordinación de Trabajo Social Para cualquier duda se puede consultar el Anexo 1 del Capitulo 1. 3.3.1.1 FUNCIÓNES En este punto o fase se deberá considerar lo siguiente:

• Revisar nuevamente la Teoría Archivística para definir cuando elaborar un Cuadro de Clasificación por funciones

• Basarse en la Guía para el cumplimiento de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal editada por el Archivo General de la Nación, donde se define que se debe revisar la estructura para definir las funciones

Como ejemplo cito algunas de estas funciones, con la jerarquización correspondiente: Dirección General

• Planear, coordinar, dirigir y controlar la ejecución de programas que se realicen en el hospital en las áreas Medico Quirúrgicas, de Enseñanza, Investigación, y Administración para mejorar la eficiencia operativa del Hospital y proporcionar servicios en sus tres niveles de alta calidad.

Dirección General Adjunta de Administración y Finanzas

• Normar y establecer las políticas para coadyuvar al logro de los objetivos institucionales del Hospital, mediante la conducción de los procesos internos de planeación, programación, presupuestación, evaluación, y control de los Recursos Humanos, Materiales y Financieros de conformidad con las disposiciones emitidas en la materia por las dependencias globalizadoras y la coordinación del sector.

Subdirección Jurídica (asuntos jurídicos)

• Garantizar la adecuación jurídico administrativa de los programas y procesos que realiza el Hospital, y representar sus intereses como garante de su titular

Departamento de Contratos, Asuntos Civiles y Penales

• Asesorar a la Dirección General en la contestación o formulación de escritos ante los órganos jurisdiccionales, así como planear, coordinar y revisar los contratos o convenios que celebre el Hospital General de México y como autorizar la cancelación de las fianzas y otras garantías.

Subdirección de Planeación

• Coadyuvar a elevar la calidad y la sistematización de los procesos de planeación, programación, organización, registro y control de la información, así como evaluar y dar seguimiento a los programas y objetivos fijados por el organismo.

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Departamento de Estadística, Evaluación y Control. • Coordinar la realización del seguimiento y evaluación de los programas de trabajo

asignados al Hospital General de México, proponer y aplicar la implantación del sistema de evaluación que permita efectuar el análisis de los programas, objetivos y metas fijadas y detectar oportunamente incumplimientos que pudieran presentarse: así como, planear, programar, y formular el Programa Operativo Anual y proponer conforme a la normatividad establecida, la actualización y modificación de manuales, estructura orgánica, reglamentos e instructivos, planes de simplificación y procedimientos que eficiente la operatividad del Hospital y determinen indicadores de evaluación a su desempeño.

Subdirección de Seguridad y Protección Civil

• Establecer e implementar un sistema de seguridad en el Hospital, que permita garantizar a los trabajadores, pacientes, estudiantes, y población en general, la máxima protección y seguridad posibles durante su estancia dentro de la institución, diagnosticando, eliminando y controlando riesgos potenciales en las instalaciones del Hospital, de conformidad con el programa interno de protección civil anual, realizando así mismo, las modificaciones que permitan reforzar y optimizar dicho programa.

Departamento de Protección Civil

• Reforzar, optimizar y dar seguimiento al programa interno de Protección Civil que tiene contemplado el Hospital General de México.

Departamento de Seguridad

• Establecer y operar un sistema de seguridad en el Hospital, que permita garantizar a los trabajadores, pacientes y población general, la tranquilidad y orden de su persona, objetos e instalaciones durante su estancia dentro de la institución.

Subdirección de Sistemas Administrativos

• Coadyuvar a que los programas de la Dirección General de Administración y Finanzas, cuenten con el apoyo de una eficiente y eficaz sistema computacional para la toma de decisiones y que las áreas administrativas optimicen el uso de esta herramienta en sus procesos y programas.

Departamento de Análisis y Diseño de Sistemas

• Implantar el sistema de información medico- administrativa mas avanzado de América Latina y la instrumentación de un Sistema de Información radiológica por medio de PACS, así como, asegurar continuamente el enlace entre los dispositivos de comunicación, controlar el inventario de equipos e insumos informáticos y administrar el buen aprovechamiento del servidor multiusuarios.

Dirección de Recursos Humanos

• Administrar los Recursos Humanos del Hospital, mediante la coordinación e implantación de políticas, programas y procedimientos tendientes a realizar un control eficiente de reclutamiento, selección, desarrollo de personal y

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administración de sueldos y salarios así como la atención de asuntos jurídicos laborales para coadyuvar a la eficiente prestación de los servicios encomendados al Hospital General de México.

Subdirección de Administración y Desarrollo

• Desarrollar y operar un sistema para que las funciones de reclutamiento, selección, capacitación y control de personal, se ejecuten con criterios de eficiencia y eficacia, con el propósito de que el Hospital cuente con personal idóneo para el desempeño de funciones encomendadas y coordinar la correcta aplicación de los derechos y obligaciones de los trabajadores de acuerdo a la normatividad laboral vigente.

Departamento de Empleo y Capacitación

• Operar los sistemas de reclutamiento, selección, contratación y capacitación del personal del Hospital, bajo la realización de funciones y fomentar su desarrollo personal institucional.

Departamento de Servicios y Prestaciones

• Vigilar el cumplimiento de los derechos y obligaciones de los trabajadores en lo relativo a capacitación, puntualidad y asistencia así como de los servicios y prestaciones que la Institución otorga.

Subdirección de operación

• Coordinar y vigilar la correcta aplicación de recursos asignados al Capitulo 1000 Servicios Personales, así como supervisar que el proceso de la nómina, se lleve a cabo sin contratiempos, dentro de los calendarios establecidos, hasta efectuar el pago a los trabajadores.

Departamento de Nomina y Pagos

• Coordinar y vigilar la correcta aplicación de las afectaciones de la nomina, así como supervisar la atención oportuna y eficaz del personal y efectuar en forma oportuna el pago de los trabajadores, así como la entrega de los beneficios adicionales a que tienen derecho conforme a las Condiciones Generales de Trabajo.

Departamento de Control y Conciliación

• Controlar, vigilar y dar seguimiento a las afectaciones que quincenalmente impactan el presupuesto asignado en él capitulo 1000, y mantener comunicación permanente con los Terceros Institucionales a quien debe enterar el Hospital General, fungiendo como intermediario, así como verificar que se efectúen los pagos quincenales de cada uno de ellos.

Dirección de Recursos Materiales y Conservación

• Asegurar que el Hospital cuente con los recursos materiales y servicios necesarios para su operación, asegurando las mejores condiciones en la adquisición y abastecimiento, así como en la contratación y la optimización. Además de mantener en operación continua, confiable, segura y económica la totalidad de los equipos e

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instalaciones de bienes muebles e inmuebles con que cuenta la institución para la oportuna prestación de los Servicios de Salud.

Subdirección de Recursos Materiales • Garantizar las mejores condiciones en la adquisición, guarda y suministro de los

bienes e insumos requeridos por el Hospital y controlar los bienes muebles e inmuebles patrimoniales del activo fijo.

Departamento de Adquisiciones

• Garantizar la adquisición de los insumos requeridos para la operación integral del Hospital en las mejores condiciones de precio, calidad y oportunidad de conformidad a la normatividad vigente en la materia. Asimismo propiciar el estricto cumplimiento de los compromisos adquiridos por el Hospital y apoyar el sistema de abasto de insumos maximizando los recursos patrimoniales de la Institución.

Departamento de Almacén Medico

• Garantizar el oportuno suministro de insumos básicos para los servicios medico asistenciales del Hospital, estableciendo sistemas automatizados de control de existencias, recepción y distribución de insumos.

Departamento de Almacén de Varios

• Garantizar el oportuno suministro de insumos básicos para los servicios administrativos, servicios generales y mantenimiento del Hospital estableciendo sistemas automatizados de control de existencias, recepción y distribución de insumos.

Departamento de Inventarios

• Operar y mantener actualizado el sistema de inventarios de activo fijo y proteger el patrimonio como mobiliario e inmobiliario del Hospital.

Subdirección de Servicios Generales y Nutrición

• Coadyuvar al logro de los objetivos y metas de las áreas medico asistenciales, administrativas y de servicio, mediante el oportuno y suficiente apoyo logístico de servicios complementarios a la operación. Así mismo elevar el nivel nutricional de las dietas a pacientes y proporcionar alimentación diaria a los trabajadores del Hospital mediante la adecuada administración de los recursos asignados.

Departamento de Servicios Generales

• Coadyuvar a que las labores médicas, de enfermería y afín, se realicen con oportunidad y en condiciones óptimas de limpieza e higiene. Asimismo coadyuvar a que las actividades sustantivas del Hospital cuenten con oportunidad y eficacia con servicios complementarios de imprenta, fotocopiado, transporte, correspondencia, manejo de documentación semiactiva, manejo de residuos peligrosos bacteriológicos e infecciosos, oxígeno medicinal, jardinería y servicios de lavandería.

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Departamento de Nutrición • Garantizar la adecuada suficiencia e higiene en las diferentes acciones de

preparación culinaria, mediante la revisión de gramajes, calidad de alimentos y técnicas de preparación alimenticia, así como establecer controles para la custodia de los víveres solicitados. Además de garantizar la calidad nutricional de las dietas para pacientes y trabajadores, con las mejores condiciones posibles de higiene y economía.

Subdirección de Conservación y Mantenimiento

• Mantener en operación continua, confiable, segura y económica la totalidad de los equipos, instalaciones e inmuebles con que cuenta el Hospital para la oportuna prestación de los servicios de salud.

Departamento de Instalaciones Especiales

• Mantener en operación continua, confiable, segura y económica la totalidad de las instalaciones electromecánicas, casa de maquinas, lavandería, cocina, elevadores, plantas de emergencia y central de oxigeno, para garantizar la prestación eficiente y económica de estos servicios complementarios.

Departamento de Equipo

• Mantener en óptimas condiciones de operación todos los equipos médicos con que cuenta el Hospital, capacitando al personal a su cargo, actualizando y adecuando las modificaciones tecnológicas de equipos médicos, para garantizar su adecuado funcionamiento en beneficio de la población usuaria.

Departamento de Obra

• Mantener y mejorar las condiciones físicas de los inmuebles que integran el Hospital, mediante los estudios, proyectos, y obras de construcción, ampliación remodelación y conservaciones inherentes.

Dirección de Recursos Financieros

• Planear, organizar, administrar, supervisar y evaluar los recursos financieros de la Institución, a efecto de coadyuvar al logro de los objetivos, proyectos y metas, con el propósito de controlar la oportuna obtención de estos y su óptima aplicación, vigilando y supervisando todas las operaciones de reportes que impliquen estos recursos al Hospital.

Subdirección de Presupuesto y Contabilidad

• Supervisar el registro de las operaciones, con el propósito de elaborar los estados financieros y presupuestales de la Institución así como coordinar las conciliaciones con las áreas internas y externas a fin de que la información financiera que se presente tenga altos márgenes de confiabilidad, así como coordinar, supervisar y controlar las funciones de programación y presupuesto conforme a la normatividad establecida.

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Departamento de Control y Ejercicio Presupuestal • Registrar el ejercicio de los recursos de acuerdo a la normatividad establecida,

verificando que los gastos cuenten con suficiencia presupuestal y que la documentación tenga los requisitos para tramite de pago, además coordinar e integrar la programación, presupuestación y la parte pública en cuanto a la parte financiera, así como registrar y sugerir modificaciones presupuestales.

Departamento de Contabilidad

• Clasificar y registrar contablemente de manera sistemática las operaciones financieras del Hospital provenientes de ingresos propios y fiscales, así como integrar y validar los estados financieros, además de elaborar las declaraciones y demás obligaciones fiscales.

Subdirección de Tesorería

• Supervisar la captación, registro y control de los ingresos provenientes de las cuotas de recuperación, donativos, de enseñanza, protocolos de investigación y otros, así como elaborar y registrar los cheques autorizados con cargo a estos recursos. Además controlar y coordinar los registros, fondos especiales, y de cuentas, concernientes a cada paciente hospitalizado.

Departamento de Ingresos

• Captar y controlar los ingresos provenientes de cuotas de recuperación, donativos, bases de concurso, sanciones a proveedores, cursos de enseñanza, protocolos de investigación y otros, así como registrar y controlar el cobro a pacientes hospitalizados.

Departamento de Egresos

• Realizar las erogaciones autorizadas con cargo a los ingresos captados tanto de presupuesto federal como de recursos propios.

Ahora revisaremos la estructura para confirmar las funciones sustantivas que realiza el Hospital Dirección de Investigación

• Planear, coordinar, programar, evaluar y autorizar la investigación básica y clínica en el Hospital General de México, para mejorar el conocimiento de los procesos fisiológicos y patológicos que afecten al ser humano.

Departamento de Investigación Clínica

• Diseñar, elaborar y vigilar la investigación encaminada a generar los conocimientos que se relacionen con los procesos de desarrollo, etiopatogenia, diagnóstico, pronostico, tratamiento y complicaciones de las enfermedades que aquejen al ser humano.

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Departamento de Investigación Básica y Medicina Experimental • Coordinar las actividades referentes al desarrollo de proyectos de investigación

concernientes al estudio de mecanismos de salud y enfermedad en animales y otros medios de experimentación.

Departamento de Cirugía Experimental

• Coordinar las actividades referentes al desarrollo de proyectos de investigación, concernientes al empleo de técnicas quirúrgicas en animales de experimentación y favorecer la formación de recursos humanos en el área.

Dirección de Enseñanza

• Crear dentro del Hospital, ahora como organismo descentralizado un centro de educación médica, paramédica y afín de todo el personal del Hospital y del público en general de excelencia en educación en todos sus rubros.

Departamento de Pregrado

• Coordinar y supervisar la administración de la enseñanza de pregrado a nivel profesional y técnico, y apoyar a las escuelas de nivel técnico superior que promueven carreras del área de la salud.

Departamento de Postgrado

• Mantener al Hospital General de México como un organismo que proporciona educación medica de postgrado de alto nivel, tanto a los médicos como a las áreas paramédicas, en cursos formales avalados por las instituciones de Educación Superior.

Departamento de Educación Médica Continua

• Coordinar la programación, elaboración y control de los cursos de capacitación para elevar los conocimientos del personal medico y paramédico y así elevar la calidad de los servicios médicos y que estos sean útiles y redunden en una mejor atención a los enfermemos.

Centro de Información Documental • Proporcionar a la comunidad medica graduada y en formación, un servicio

adecuado para obtener información bibliográfica y hemerográfica de las modernas bases de información electrónica y documental.

Dirección General Adjunta Médica

• Asesorar, coordinar, supervisar e integrar todas las acciones tendientes a dar atención preventiva, curativa y de rehabilitación a los enfermos que acuden al Hospital.

Departamento de Vigilancia Epidemiológica

• Detectar dentro del Hospital los casos de enfermedades trasmisibles y no trasmisibles y establecer las medidas preventivas y curativas adecuadas para cada caso en particular.

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Departamento de Trabajo Social

• Administrar los Recursos Humanos, Técnicos y Financieros necesarios en la atención socio médica del paciente que asiste al Hospital, acorde a las metas y objetivos de esta Institución, a través de diagnosticar las prioridades de intervención del trabajador social sobre la base de sus funciones del perfil profesional que son: Asistencia, Enseñanza, Administración, Educación para la salud e Investigación socio médica.

Subdirección de Enfermería

• Normar las acciones de enfermería en las áreas asistencial docente, de investigación y administración, que coadyuve al logro de las políticas y objetivos de la dirección general del Hospital y del Programa Nacional de Salud.

Departamento de Enfermería “A”

• Coordinar la implementación de los planes y programas que designe la Subdirección de enfermería en el área asistencial.

Departamento de Enfermería “B”

• Coordinar las actividades de Enfermería para la formación y desarrollo de recursos a nivel Técnico, Licenciatura y Maestría, considerando aspectos de la Enseñanza e Investigación.

Dirección de Especialidades Quirúrgicas

• Coordinar y supervisar todas las acciones relacionadas con las actividades preventivas, curativas y de rehabilitación en el campo de Especialidades Quirúrgicas.

Subdirección Quirúrgica “A”

• Coordinar y supervisar todas las acciones de los servicios de Gineco obstetricia, Cirugía General, Cirugía Cardiovascular, Urología y Nefrología.

Subdirección Quirúrgica “B”

• Coordinar y supervisar todas las acciones de los servicios de: Anestesiología, Gastroenterología, Ortopedia y quirófanos centrales.

Subdirección Quirúrgica “C”

• Coordinar y supervisar todas las acciones de los servicios de: Neurocirugía, Otorrinolaringología, Oftalmología, Cirugía Plástica y reconstructiva, Estomatología y Oncología.

Dirección de Especialidades Médicas

• Coordinar y supervisar todas las acciones relacionadas a las actividades preventivas, curativas y de rehabilitación en el campo de Especialidades Médicas.

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Subdirección Médica “A” • Coordinar y supervisar todas las acciones de los servicios de: Urgencias,

Cardiología Medica, Infectología, Hematología, Pediatría, Consulta Externa y Terapia Intensiva central.

Subdirección Médica “B”

• Coordinar y supervisar todas las acciones de los servicios de: Alergia, Endocrinología, Reumatología, Dermatología y Medicina Interna, así como Psiquiatría y Sicología.

Dirección de Apoyo al Diagnóstico y Tratamiento

• Coordinar y supervisar todas las acciones de los servicios de apoyo al diagnostico, para facilitar y apoyar las acciones relacionadas a actividades preventivas, curativas y de rehabilitación.

Subdirección de Apoyo al Diagnostico y Tratamiento “A”

• Coordinar y supervisar todas las acciones de los servicios de: Anatomía Patológica, Medicina Física y Rehabilitación, Radiología e Imagen y Audiología y Foniatría.

Subdirección de Apoyo al Diagnostico y Tratamiento “B”

• Coordinar y supervisar todas las acciones de los servicios del: Laboratorio de Análisis Clínicos, Genética y Banco de Sangre.

3.3.1.2. ACTIVIDADES En este punto se deben revisar cada una de las actividades realizadas por la estructura organizacional del Hospital General considerando el Manual de organización actualizado del propio nosocomio. A continuación se citan algunas de las actividades actuales, para su análisis y consideración. Dirección General

• Coordinar la ejecución de las decisiones de la junta de Gobierno. • Presentar a la junta de gobierno para su aprobación, en el estatuto orgánico, los

manuales de organización general, de procedimientos y los de servicio al público. • Presidir el consejo técnico consultivo. • Planear y coordinar la presentación de la información que solicite la Junta de

Gobierno • Planear, coordinar, dirigir, y evaluar la prestación de los servicios de Salud en sus

tres niveles a la población abierta • Coordinar y dirigir las políticas encaminadas al cumplimiento de los programas de

salud publica encomendadas al hospital • Planear, dirigir, y controlar los programas de servicio medico, enseñanza,

investigación y de administración asignados al hospital

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• Coordinar los programas, cursos de capacitación, enseñanza, adiestramiento y especialización del personal profesional, técnico y auxiliar en el campo de la salud

• Planear y dirigir las políticas y estrategias que le permitan al hospital formar parte del sistema de referencia y contrarreferencia para la población abierta

• Establecer y desarrollar en coordinación con las unidades competentes de la secretaria, las acciones relativas a las tareas de investigación en el campo de la salud

Subdirección Jurídica

• Representar al Hospital por acuerdo del Director General como Mandatario General en pleitos, y cobranzas, con todas las facultades,, así como las que requieran cláusula especial conforme a la Ley

• Proponer para su aprobación a la Dirección General, los lineamientos relativos al trámite de los asuntos jurídicos del Hospital.

• Realizar los actos que requieran la regularización o legalización de los bienes inmuebles necesarios para el cumplimiento del objetivo del hospital

• Intervenir en el estudio, formulación, modificación o terminación de los convenios y contratos en que el hospital sea parte y llevar el control de los mismos

• Proponer criterios jurídicos de interpretación y aplicación de las normas administrativas que rigen las actividades del hospital: así como asesorar y resolver las consultas que formulen los servicios

• Asesorar y representar al personal medico, paramédico y afín en actos administrativos, laborales o judiciales

• Promover las acciones y oponer las excepciones que correspondan al Hospital, ante los Órganos Jurisdiccionales competentes; formular denuncias o querellas ante el Ministerio Público Federal, por actos y omisiones que pudieren constituir ilícitos en detrimento del propio Hospital.

• Representar al Director General y al Hospital en los juicios del orden laboral, contencioso-administrativo, civil y penal.

Departamento de Asuntos Civiles y Penales

• Actuar como Órgano de consulta jurídica, asesorando al Director General y a las diversas áreas administrativas.

• Representar al Director General en todo litigio o conflicto laboral relativo al personal del Hospital.

• Realizar informes de los asuntos contenciosos en los que sean parte el Hospital. • Dictaminar las actas administrativas que levante la Dirección de administración y

finanzas a los trabajadores del Hospital, con motivo de la violación de las disposiciones laborales aplicables.

• Representar al Hospital y a sus servidores cuando sean parte en juicios y en todo procedimiento judicial, por actos derivados del servicio.

• Coadyuvar con la Procuraduría General de la República, en la integración de averiguaciones previas y en el trámite de procesos que afecten al Hospital.

• Elaborar los informes previos y justificados en los juicios de amparo en que sean señalados como autoridades responsables, servidores públicos del Hospital por actos del servicio.

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• Formular denuncias de hechos, querellas desistimientos y perdones legales que procedan dando información previa al Director General.

• Participar en la revisión de las Condiciones Generales de Trabajo. Departamento de Contratos

• Formular y modificar todo tipo de contrato o convenio, en que intervenga el Hospital.

• Registrar y llevar el control de los contratos y convenios en coordinación con la Unidad Jurídica del Hospital.

• Revisar periódicamente la vigencia de los contratos y convenios que reciba el Hospital.

• Supervisar, cancelar y en su caso hacer efectivas las fianzas que se hayan depositado a favor del Hospital.

Dirección de Planeación y Desarrollo de Sistemas Administrativos

• Definir los lineamientos y asesorar el proceso de programación con base en el Plan Nacional de Desarrollo, los programas sectoriales y los programas internos de la Institución, enmarcando su actuación con los preceptos de la Ley General de Planeación.

• Integrar la programación de acciones del Hospital y su vinculación sectorial, conforme a los lineamientos que emitan las dependencias competentes.

• Efectuar estudios de factibilidad y de costo-beneficio para la toma de decisiones sobre la ejecución de nuevas actividades y para la modificación de la estructura programática de la Institución.

• Emitir información programática y de cumplimiento de metas a las dependencias globalizadoras y a la coordinadora sectorial.

• Integrar el Manual de Organización y los Manuales de Procedimientos y de políticas del Hospital General de México.

• Asesorar, elaborar e integrar instrumentos administrativos a todas las áreas del Hospital como son: manuales, formatos, planes de simplificación y procedimientos entre otros.

• Desarrollar y atender los asuntos vinculados con la informática y estadística del Hospital, así como emitir información estadística todas las dependencias globalizadoras.

Departamento de Estadística Evaluación y Control

• Analizar la emisión de estadísticas sistemáticas que apoyen el seguimiento de los programas y la congruencia aportaciones a los planes y programas sectoriales.

• Realizar el seguimiento periódico al cumplimiento del programa operativo anual. • Analizar el cumplimiento y conformación del Sistema Integral de Información. • Evaluar la integración y elaboración de los programas y su aplicación en las

actividades del organismo. • Diseñar el Sistema de indicadores de gestión, su análisis y evaluación

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Dirección De Enseñanza

- Dirigir y evaluar el cumplimiento de las encomiendas políticas y estrategias que emanen de la Institución.

- Evaluar el desarrollo y cumplimiento de los programas de formación y capacitación de personal profesional, técnico y auxiliar en el campo de salud.

- Evaluar el Cumplimiento de las normas emitidas en su área de acción por las dependencias centrales correspondientes.

- Promover el cumplimiento de los convenios firmados con las Instituciones de Educación Media y Superior en materia de Educación para la salud y otras que convengan a la Institución.

- Evaluar la aplicación de las normas y procedimientos que se requieran para administrar con eficiencia la enseñanza que la Institución ofrece en todas sus variedades.

Departamento de Pregrado

- Coordinar y supervisar el desarrollo de los programas de formación y adiestramiento de personal profesional, técnico y auxiliar en el campo de la salud.

- Supervisar el cumplimiento de los convenios firmados con las instituciones de educación media y superior en materia de educación de pregrado.

- Coordinar y supervisar las propuestas que se hagan de la Dirección General de Enseñanza en salud, Escuelas y Facultades de Medicina y las modificaciones substanciales a los programas educativos, cuando se fundamente plenamente la necesidad del cambio.

- Llevar a cabo la comunicación con los Jefes de Enseñanza de Pregrado, de otras sedes e instituciones de salud para la observación de acciones de carácter sectorial.

Departamento de Postgrado

- Coordinar con los profesores titulares de los cursos de especialización las diversas actividades intrahospitalarias y extrahospitalarias de enseñanza para el logro de los objetivos académicos de cada especialidad.

- Programar las diversas actividades académicas de apoyo, que durante el curso del año se proporciona a los alumnos de los cursos de especialización, como lo son las materias básicas o complementarias.

- Programar anualmente, en concordancia con los lineamientos de la DGES los periodos de selección de los residentes de primer ingreso al hospital, las promociones y las bajas.

- Supervisar periódicamente con los profesores titulares de los recursos de especialización, el desarrollo de los programas académicos en sus aspectos teóricos, prácticos y de actitudes.

Departamento De Educación Médica Continua

- Coordinar la integración del programa institucional de Educación Médica Continua, con los diferentes órganos que regulan una vida académica en el Sector Salud.

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- Promover la capacitación continua del personal médico y paramédico de la institución.

- Organizar y difundir los diplomados en las diferentes especialidades que se practican en la institución.

- Detectar las necesidades de actualización y capacitación del personal médico y paramédico de la institución.

Departamento De Información Documental

- Administrar los productos y servicios de información y documentación del centro. - Generar productos de información sobre la difusión científica y técnica del Hospital

General de México. - Proporcionar los servicios manuales y automatizados de información. - Primor la visibilidad científica y técnica del Hospital General de México. - Proporcionar apoyo logístico y técnico a los médicos del Hospital.

Subdirección General Médica

- Conducir la elaboración del Programa Operativo Anual del área a su cargo - Participar en la aplicación de los objetivos de Programa Nacional de Salud en lo que

concierne al Hospital. - Establecer las reuniones necesarias para el seguimiento de las diversas acciones

para cumplir con las metas programadas. - Participar en acuerdos periódicos con el Director General y cada vez que éste lo

decida, le representará. Departamento De Vigilancia Epidemiológica

- Atender y prevenir las infecciones nosocomiales. - Participar en campañas de vacunación. - Participar en el comité de infecciones nosocomiales. - Participar en el comité de SIDA. - Coordinar recorridos periódicos en el interior de la unidad hospitalaria que permitan

detectar los casos infectocontagiosos. Departamento Trabajo Social

- Detectar las condiciones socioeconómicas del paciente que posibiliten su diagnóstico y tratamiento integral en servicios de consulta externa y hospitalización al impulso de proporcionar un tercer nivel de atención.

- Adoptar las medidas necesarias para promover la actualización del personal de trabajo social, así como las referentes a la integración de estudiantes de esta profesión en congruencia con las necesidades del hospital y los objetivos académicos escolares.

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- Implementar en el servicio de trabajo social, el proceso administrativo en sus fases de planeación, organización, integración, dirección y control que eleve la eficacia y eficiencia en el desempeño de sus funciones.

- Diagnosticar la apertura intrahospitalaria para el desarrollo de temas de investigación socio médica, programar la supervisión en el avance de las existentes y orientar líneas de investigación tales como: Desarrollo teórico práctico de trabajo socio médico, investigación técnica administrativa de servicios, educación para la salud en el comité de investigación de cáncer e investigación Epidemiológica multidisciplinaria.

Subdirección De Enfermería

- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de enfermería que contribuyan al logro de las políticas y objetivos del hospital.

- Determinar las normas de enfermería en las áreas de asistencia, docencia, administrativas y de investigación.

- Proponer a consideración de la Dirección General los planes y programas relativos al área de enfermería.

- Proponer al Subdirector General Médico, las alternativas de solución técnicas, administrativas y/o docentes para el cumplimiento eficaz y eficiente de las funciones de enfermería.

Subdirección De Enfermería “A”

- Determinar las características cuantitativas y cualitativas de atención presentada a enfermería.

- Analizar las posibles alternativas para que el trabajo sea mejor a favor del paciente y decidir las acciones para llevarlas a cabo.

- Implementar sistemas de control interno de recursos humanos, material, equipo y reportar a las autoridades correspondientes las desviaciones.

- Evaluar periódicamente al personal de enfermería en el área operativa. Subdirección De Enfermería “B”

- Implementar los planes y programas que designe la Subdirección de Enfermería, conforme a la normatividad existente, para la formación y desarrollo de recursos humanos.

- Coordinar y operar los programas docentes de las diferentes especialidades que se imparten en el Hospital.

- Realizar estudios de campo clínico para la integración docencia-servicio. - Controlar la asistencia del personal docente a eventos científicos.

Dirección Quirúrgica

- Coordinar, todos los servicios con actividades quirúrgicas. - Organizar las reuniones que sean necesarias para definir los límites de acción de las

diversas especialidades quirúrgicas.

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- Supervisar la elaboración y aplicación de las normas técnicas para la atención de los padecimientos quirúrgicos mas frecuentes.

- Contribuir a mantener las relaciones humanas respetuosas entre todo el personal a su cargo.

Subdirección Quirúrgica “A”

- Programar y participar en las actividades de atención quirúrgica en las áreas de gineco-obstetricia, cirugía general, cirugía cardiovascular, urología y nefrología.

- Establecer y organizar las actividades de los servicios a su cargo. - Supervisar la calidad de la atención médica que brindan los servicios a su cargo. - Primor y fomentar la superación del personal a su cargo. - Vigilar el cumplimiento del reglamento del cuerpo médico del hospital en el área de

su competencia. Subdirección Quirúrgica “B”

- Organizar las actividades de atención quirúrgica en las áreas de anestesiología, gastroenterología, ortopedia y quirófanos centrales.

- Establecer y organizar las actividades de los servicios a su cargo. - Supervisar que los índices de productividad de los diferentes indicadores de los

servicios se mantengan dentro del valor aceptado. - Aplicar los sistemas de evaluación aprobados por la dirección y analizar los

resultados. - Promover y fomentar la superación del personal a su cargo.

Subdirección Quirúrgica “C”

- Programar y participar en las actividades de atención Quirúrgica en las áreas de Neurocirugía, Otorrinolaringología, Oftalmología, cirugía plástica y reconstructiva, estomatología y oncología.

- Establecer y organizar las actividades de los servicios a su cargo. - Supervisar que los índices de productividad de los diferentes indicadores servicios

se mantengan dentro del valor aceptado. - Aplicar los sistemas de evaluación aprobados por la dirección y analizar los

resultados. - Vigilar el cumplimiento del reglamento del cuerpo medico del hospital.

Dirección Médica

- Coordinar todos los servicios con actividades de medicina interna. - Organizar las reuniones que sean necesarias para definir los límites de acción de las

diversas especialidades médicas. - Vigilar que todo el equipo necesario para la práctica médica tenga mantenimiento

preventivo y correctivo. - Manejar el comité de infección nosocomial y otros relacionados a su área.

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Subdirección Médica “A”

- Organizar las actividades de atención médica en las áreas de urgencias, cardiología médica, infectología, hematología, pediatría, consulta externa y terapia intensiva central.

- Establecer y organizar las actividades de los servicios a su cargo. - Supervisar que los índices de productividad de los servicios se mantengan dentro

del valor aceptado. - Aplicar los sistemas de evaluación aprobados por la dirección y analizar los

resultados. - Vigilar el cumplimiento del reglamento del cuerpo medico del hospital.

Subdirección Medica “B”

- Organizar las actividades de atención medica en las áreas de alergia, endocrinología, reumatología, dermatología y medicina interna, así como psiquiatría y psicología.

- Supervisar la calidad de la atención medica que presten los servicios a su cargo, - Promover y fomentar la superación del personal a su cargo. - Vigilar el cumplimiento del reglamento del cuerpo medico del hospital en las áreas

de su competencia. Dirección De Apoyo Al Diagnóstico Y Tratamiento

- Coordinar todas las actividades de los servicios correspondientes a las acciones preventivas, curativas y de rehabilitación.

- Organizar las reuniones que sean necesarias para definir los límites de acción de las diversas especialidades y servicios a su cargo.

- Contribuir a mantener relaciones humanas entre todo el personal a su cargo. - Vigilar que todo el equipo necesario para apoyar diagnósticos clínicos tengan

mantenimiento preventivo y correctivo. Dirección De Apoyo Al Diagnóstico Y Tratamiento “A”

- Organizar las actividades de atención médica en las áreas de Anatomía Patológica, medicina Física y Rehabilitación, Radiología e Imagen y Audiología y Foniatría.

- Establecer y organizar las actividades de los servicios a su cargo. - Supervisar que los índices de productividad de los servicios se mantengan dentro

del valor aceptado. - Aplicar los sistemas de evaluación aprobados por la dirección y analizar los

resultados. Dirección De Apoyo Al Diagnóstico Y Tratamiento “B”

- Organizar las actividades de atención médica en las áreas de laboratorios de análisis clínicos, genética y banco de sangre.

- Establecer y organizar las actividades de los servicios a su cargo.

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- Supervisar que los índices de productividad de los servicios se mantengan dentro del valor aceptado.

- Aplicar sistemas de evaluación aprobados por la dirección y analizar los resultados. Subdirección General De Administración Y Finanzas

- Conducir la formulación y proponer, los anteproyectos de los programas operativos y presupuesto anual del Hospital.

- Autorizar los nombramientos de los trabajadores y los movimientos de personal, y resolver sobre los casos de terminación o cese de los efectos de un nombramiento.

- Emitir los lineamientos relativos a la aplicación, modificación y renovación de las sanciones administrativas a que se haga acreedor el personal del Hospital.

- Conducir las relaciones laborales del Hospital, conforme a los lineamientos que a efecto establezca el titular del mismo.

Subdirección De Seguridad Y Protección Civil

- Diseñar y operar los sistemas de seguridad y protección civil interno, que proporcionen confiabilidad a pacientes, trabajadores y público en general.

- Planear y coordinar las políticas y lineamientos encaminados a mantener el orden y la seguridad dentro de las instalaciones del hospital.

- Identificar y evaluar así como mantener en óptimo estado, las instalaciones eléctricas, rutas de evacuación, tomas de agua, hidrantes y extintores para cualquier caso de siniestro.

- Diseñar cursos de formación y sensibilización, sobre el funcionamiento de las brigadas y los coordinadores de evacuación.

Departamento De Protección Civil

- Organizar cursos al personal, sobre el funcionamiento de las brigadas y los coordinadores de evacuación.

- Impartir cursos de capacitación y adiestramiento, sobre acciones básicas de emergencia, primeros auxilios, combate y control de incendios y desalojo de inmuebles.

- Elaborar los diagnósticos de riesgo potencial e impartir cursos específicos para cada y unidad y/o servicio y coordinar la práctica de simulacros.

- Mantener y conservar el estado óptimo de funcionamiento, la infraestructura de extintores, hidrantes, gabinetes y tomas siamesas para el combate de incendios.

Departamento De Seguridad

- Diseñar y operar los sistemas de seguridad, que proporcionen confiabilidad a pacientes, trabajadores y público en general.

- Planear y coordinar las políticas y lineamientos encaminados a mantener el orden y la seguridad dentro de las instalaciones del Hospital.

- Planear y coordinar los programas de cursos de capacitación al personal del Departamento de Seguridad, para mejorar el desempeño de sus funciones.

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- Llevar el control y seguimiento de los reportes del personal del Departamento de Seguridad.

Subdirección De Sistemas Administrativos

- Recabar la información sobre las necesidades de sistemas informativos de cada área administrativa.

- Proporcionar la capacitación y aplicación de los programas diseñados, al personal Directivo y Operativo de las distintas áreas administrativas.

- Supervisar periódicamente las instalaciones que afectan las áreas de computación. - Planear y programar las adquisiciones de bienes informáticos y consumibles en las

unidades adscritas al área. Departamento De Análisis Y Diseño De Sistemas

- Analizar, diseñar, elaborar y mantener los sistemas y programas de distintos módulos del sistema integral de información Hospitalaria (Cortex) que conforman la aplicación médico-administrativa institucional.

- Evaluar los resultados de cada una de las funciones del sistema y determinar su correcto desempeño.

- Captar las nuevas necesidades de información que se presentan debido al avance científico y tecnológico para adecuar el sistema a estas nuevas situaciones.

- Desarrollar las aplicaciones del sistema de información médico administrativa de ámbito local para las áreas que lo soliciten.

Dirección De Recursos Humanos

- Controlar y resguardas los expedientes de los trabajadores. - Efectuar el pago de remuneraciones a que tienen derecho los trabajadores del

Hospital. - Coadyuvar en la integración y operación de las Comisiones Mixtas del Hospital

General de México, de Seguridad e Higiene, Escalafón, Capacitación y Estímulos. - Coordinar los programas de capacitación al personal conforme a la normatividad

vigente. - Coordinar y llevar a cabo los programas de premios, estímulos y recompensas al

personal. Subdirección De Administración Y Desarrollo

- Diseñar y controlar los sistemas de reclutamiento, selección, contratación y capacitación de personal.

- Diseñar, operar y controlar la plantilla y movimientos del personal adscrito al Hospital.

- Coordinar y supervisar la operación y funcionamiento de los programas y cursos de capacitación.

- Coordinar y supervisar las requisiciones de personal solicitados por los Jefes de Servicio.

52

Departamento De Empleo Y Capacitación

- Realizar los trámites correspondientes al reclutamiento, selección de personal del Hospital General de México, conforme a la normatividad establecida.

- Operar sistemas de control de la bolsa de trabajo, a fin de atender las requisiciones de personal de las áreas y servicios del hospital.

- Actualizar los sistemas de selección, reclutamiento y programas de capacitación de personal.

- Realizar la aplicación y evaluación de exámenes de conocimientos, teórico-prácticos y psicológicos a los candidatos.

Departamento De Servicios Y Prestaciones

- Tramitar oportunamente ante las instancias correspondientes las prestaciones, derechos y servicios que la Institución proporciona a los trabajadores.

- Mantener actualizados los expedientes personales de los trabajadores, en base a la documentación de movimientos e incidencias que se generen y controlar el préstamo de los mismos.

- Aplicar oportunamente el sistema de control de puntualidad y asistencia en el trabajo, a fin de dar cumplimiento a las normas que establecen las Condiciones Generales de Trabajo.

- Certificar cartas poder para el pago de remuneraciones a los trabajadores que se encuentren de licencia médica, vacaciones y licencias con goce de sueldo por asunto particular.

Subdirección De Operación

- Vigilar la correcta paliación de los Recursos Financieros asignados al rubro de Servicios Personales.

- Coordinar la elaboración y presentación de solicitudes de ampliación presupuestal con motivo de incrementos al salario.

- Supervisar la emisión quincenal de reportes contables, por Programa, Subprograma, Concepto de Gasto y por Servicio.

- Coordinar los trámites correspondientes para Pago a Terceros Institucionales. Departamento De Nomina Y Pagos

- Verificar que envíen las áreas de Recursos Humanos, la información que será ingresada al sistema de nómina quincenalmente.

- Coordinar que se capture la información de cada área en el sistema de nómina. - Vigilar que se capture la prevalidación diariamente, durante el proceso de captura

con el propósito de observar los movimientos rechazados, analizarlos y reingresarlos al sistema.

- Vigilar que se elaboren las nóminas extraordinarias del personal que solicita la reexpedición de pagos no cobrados.

- Verificar que se reciba la documentación para trámites diversos del personal.

53

Departamento De Control Y Conciliación

- Controlar las afectaciones que por concepto de servicios personales impacten el presupuesto asignado al Hospital General.

- Validar las nóminas ordinaria, extraordinaria y de pensión alimenticia, verificando que la aplicación de descuentos y percepciones, se encuentren en apego a la normatividad.

- Efectuar conciliaciones con el área de la Dirección de Recursos Financieros, para verificar que las erogaciones se estén aplicando conforme a lo establecido.

- Efectuar los trámites correspondientes para que los recursos presupuestales se encuentren disponibles los días de pago.

Dirección De Recursos Materiales Y Conservación

- Coordinar y supervisar las funciones y actividades de las Subdirecciones de Recursos Materiales, Servicios Generales y Nutrición y de Conservación y Mantenimiento.

- Llevar a cabo las funciones de la secretaria ejecutiva del comité de adquisiciones. - Planear, coordinar y participar en los procedimientos de adquisiciones, contratación

de servicios y enajenación de bienes y desechos. - Coordinar conjuntamente con la Dirección de Recursos Financieros la integración

del Programa Operativo Anual. Subdirección De Recursos Materiales

- Supervisar que las adquisiciones y contratación de servicios cubran los requisitos y lineamientos emitidos en la materia y se cuente con suficiencia presupuestal.

- Supervisar la documentación generada por el proceso de compra, pedidos y contratos.

- Integrar la información y documentación de los resultados de los concursos celebrados.

- Coordinar con las diferentes áreas del Hospital, sus requerimientos de insumos básicos.

Departamento De Adquisiciones

- Elaborar y difundir el Programa Anual de Adquisiciones. - Recibir y registrar las requisiciones. - Integrar y mantener actualizado el registro de proveedores. - Integrar y mantener actualizado un catálogo de precios de medicamentos y

materiales de curación. - Verificar los niveles de suficiencia y disponibilidad presupuestal para el

establecimiento de compromisos.

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Departamento De Almacén Medico

- Determinar los tiempos así como las cantidades en el surtido de los materiales médicos, optimizando espacios, costos y servicios en el Hospital.

- Establecer controles de máximos y mínimos, puntos de reorden, periodos de reabastecimiento, inventarios de seguridad y planeación estratégica con el fin de propiciar el abasto suficiente y oportuno a las áreas de servicios médico.

- Almacenar, ubicar, resguardas y custodiar el alta de los materiales médicos (verificación de caducidad, refrigeración, movimiento de lotes, etc).

- Asegura la entrega de materiales de curación medicamentos y reactivos a los servicios solicitantes.

- Confinar y gestionar la baja de productos médicos obsoletos y caducos. Departamento De Almacén De Varios

- Establecer controles de máximos y mínimos, puntos de reorden, periodos de reabastecimiento, inventarios de seguridad y planeación estratégica con el fin de prever el buen abasto de servicio médico, administrativo y de servicio.

- Determinar los tiempos así como las cantidades en el surtido de los materiales de oficina de limpieza y ropería, optimizando espacios, costos y servicios en el Hospital.

- Controlar el flujo de movimiento de materiales; para ubicarlos en áreas específicas, registrar y controlar las entradas y salidas en kardex, y surtirlas a las áreas de despacho y reacomodo interno.

- Despachar los materiales de oficina, limpieza y ropería a los servicios solicitantes. Departamento De Inventarios

- Clasificar los bienes con las claves que los identifiquen - Almacenar el mobiliario y equipo en lugares previamente establecidos - Registrar y controlar los activos fijos - Tramitar altas y bajas de activo fijo con la documentación correspondiente

Subdirección De Servicios Generales Y Nutrición

- Planear, organizar y controlar el proceso de fotocopiado de todas las unidades del hospital.

- Coordinar los servicios de traslado de pacientes y entrega de correspondencia generados por el hospital.

- Dirigir y vigilar el programa de jardinería de los 15,000 m2 de áreas verdes del hospital.

- Elaborar los programas y actividades de nutrición a corto mediano y largo plazo. - Asesorar al personal técnico para el correcto desarrollo en los cálculos alimenticios.

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Departamento De Servicios Generales

- Supervisar los controles de calidad de la ropa limpia a entregar a los servicios y/o unidades.

- Coordinar los canjes simultáneos de ropa de hospitalización y quirúrgica. - Evaluar los apoyos de limpieza a todas las unidades y/o servicios del hospital. - Coordinar en las unidades y/o servicios las solicitudes de la peluquería a pacientes

internos. - Supervisar el control y registro del consumo del combustible del parque vehicular

en responsabilidad. Departamento De Nutrición

- Valorar las preparaciones, cocción y aderezo final de los alimentos realizados en su área.

- Vigilar de manera permanente el aprovechamiento óptimo de los víveres, ingredientes y artículos que están bajo su responsabilidad.

- Supervisar la higienización, manipulación y conservación de alimentos preparados. - Supervisar y custodiar los productos existentes en el almacén de productos

perecederos. Subdirección De Conservación Y Mantenimiento

- Evaluar que los costos de los servicios de conservación y mantenimiento se ubiquen dentro de los parámetros y normas establecidas.

- Analizar el comportamiento de los programas de mantenimiento preventivo y correctivo; Así como los procedimientos para la operación, las instalaciones y equipos a cargo de la dirección.

- Coordinar e integrar la información solicitada por la Subdirección General de Administración en cuanto a aspectos operativos, estadísticos y recursos.

- Proporcionar o canalizar en su caso las asesorías, asistencias y técnicas y administrativas en el aspecto de conservación y mantenimiento.

Departamento De Instalaciones

- Elaborar los proyectos de instalaciones eléctricas y de comunicación nuevas. - Elaborar y en su caso proyectar modificaciones a las instalaciones a fin de mejorar

la prestación de los servicios asistenciales. - Estudiar y diseñar los métodos de trabajo que permitan optimizar los recursos de

que dispone. - Elaborar las bitácoras de supervisión y control de obra. - Difundir y hacer cumplir las leyes, normas, lineamientos y políticas aplicables en la

materia.

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Departamento De Equipo

- Supervisar el desarrollo de los trabajos del personal propio y contratado para obtener el máximo de calidad y eficiencia.

- Difundir y hacer cumplir las leyes, normas, lineamientos y políticas aplicables en la materia.

- Integrar y supervisar los servicios requeridos por el hospital que permitan la aplicación óptima de los recursos asignados para la conservación y mantenimiento de equipos.

- Coordinar e integrar la información solicitada por la Dirección de Conservación y Mantenimiento en cuanto a aspectos operativos, estadísticos y recursos a su cargo.

Departamento De Obra

- Supervisar los trabajos de conservación y mantenimiento, efectuados por los contratistas en su ámbito de acción, verificando que hayan cumplido con las normas y especificaciones correspondientes.

- Integrar y supervisar los servicios requeridos por el Hospital, que permitan la aplicación óptima de los recursos asignados para conservación y mantenimiento de inmuebles.

- Elaborar los presupuestos base y planos, de las obras nuevas, remodelaciones ampliaciones y trabajos de conservación y mantenimiento.

- Elaborar el catálogo de contratistas y/o proveedores y precios unitarios de obra pública.

Dirección De Recursos Financieros

- Coordinar las actividades para la integración al anteproyecto de presupuesto, al programa operativo anual y al programa operativo de mediano plazo de la información financiera.

- Organizar, regular y administrar la capacitación de los recursos por cuotas de recuperación, enseñanza, investigación, donativos, ingresos diversos y transferencias del Gobierno Federal.

- Sancionar los controles de los estados financieros y los estados de situación presupuestal mensualmente.

- Coordinar la integración de los reportes de Cuenta Pública. - Vigilar que la información financiera sea en forma sistemática, clara y oportuna.

Subdirección De Presupuesto Y Contabilidad

- Supervisar la integración de los estados financieros y presupuestales. - Supervisar la elaboración y registro de las pólizas para contabilizar la apertura de

operaciones, del ejercicio de recursos propios y fiscales. - Supervisar la integración del archivo contable – presupuestal del ejercicio. - Coordinar la conciliación de los registros con áreas internas y externas. - Supervisar la atención a auditores.

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Departamento De Control Y Ejercicio Presupuestal

- Registrar el ejercicio de los recursos presupuestales de acuerdo a la distribución efectuada y autorizada, controlando el gasto y disponibilidad calendarizada.

- Efectuar la fiscalización, registro, glosa, así como archivar la documentación recibida.

- Registrar las modificaciones presupuestales autorizadas. - Determinar el presupuesto modificado autorizado. - Integrar y participar en la elaboración del programa operativo anual.

Departamento De Contabilidad

- Analizar y registrar contablemente el presupuesto de egresos de la Federación autorizado y las modificaciones al mismo.

- Validar y registrar contablemente el presupuesto de ingresos propios autorizado y las modificaciones al mismo.

- Analizar y registrar pedidos y contratos por bienes y servicios. - Elaborar y registrar en base al catálogo de cuentas autorizado, las pólizas – cheques

y de diario. - Realizar conciliaciones mensuales ínter departamentales de ingresos y egresos

(federales y propios). Subdirección De Tesorería

- Supervisar los ingresos captados por las diferentes cajas recaudadoras del hospital, así como los provenientes de presupuesto federal, donativos, enseñanza, investigación y otros.

- Supervisar la elaboración de los cheques autorizados con cargo al presupuesto federal o a los diferentes ingresos.

- Realizar la elaboración de los cheques autorizados con cargo al presupuesto federal o a los diferentes ingresos.

- Verificar con el área de presupuesto y contabilidad las conciliaciones de información.

Departamento De Ingresos

- Recabar la captación de los ingresos provenientes de cuotas, donativos, sanciones a proveedores, bases de concurso, cursos de enseñanza, protocolos de investigación y otros.

- Controlar la administración de los recibos oficiales, a cada uno de los servicios. - Vigilar y verificar la recepción de efectivo para su depósito diario en bancos. - Elaborar informes de ingresos diario y mensual. - Analizar y determinar saldos para inversión de valores.

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Departamento De Egresos

- Analizar la documentación para la elaboración de pago a proveedores. - Realizar el pago a proveedores. - Registrar y reportar diario posición bancaria. - Integrar documentos de pago y pólizas cheque para enviar a contabilidad. - Realizar conciliaciones de lo pagado con presupuesto y contabilidad.

En este apartado se consideraron las áreas más importantes para establecer sus actividades y poder así compaginarlas con las funciones. 3.4 FASE 3 ACTUALIZACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN En este punto se deberán llevar a cabo 3 consideraciones, además de las mencionadas en los puntos anteriores para la actualización del cuadro de clasificación y que son, el fondo, las secciones y las series. 3.4.1. UBICAR EL FONDO En este punto se presentan los criterios para identificar el fondo de una Institución, y deben ser los siguientes:

• Existencia Legal Debe tener un nombre y una existencia jurídica propia establecida en un acto de ley fechada y publicada en el Diario Oficial de la Federación.

• Funciones propias recogidas en alguna disposición normativa. • Posición jerárquica definida dentro de la estructura administrativa. • Autonomía para desarrollar sus funciones • Estructura interna oficialmente establecida.

El Hospital General cumple con todos estos requisitos para poder denominarse el Fondo. 3.4.2. DEFINIR LAS SECCIONES Después de definir el fondo revisaremos los criterios que identifiquen las series documentales:

• Es identificable y tiene posición subordinada al fondo • Corresponde a funciones establecidas en un reglamento interno • Debe pertenecer a un sistema de archivos • Son documentos relacionados entre sí y por lo general corresponden a una sub-

división del fondo • Las secciones de acuerdo a los lineamientos, son subdivisiones del fondo

identificadas con funciones. • Las secciones pueden ser variables de acuerdo a su crecimiento.

A continuación se presentan en un cuadro las series documentales para el Cuadro de Clasificación del Hospital General de México, ya que cumplen con los criterios arriba mencionados.

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FONDO: HOSPITAL GENERAL DE MÉXICO GRUPOS DOCUMENTALES

SECCIONES 1. C LEGISLACIÓN

2. C ASUNTOS JURÍDICOS

3. C RECURSOS FINANCIEROS

4. C RECURSOS HUMANOS

5. C PLANEACION Y DESARROLLO DE SISTEMAS

6. C RECURSOS MATERIALES

7. C SERVICIOS GENERALES Y NUTRICIÓN

8. C CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO

9. C CONTROL DE ALMACENES

10.C VIGILANCIA Y PROTECCIÓN CIVIL

11.S ESPECIALIDADES QUIRÚRGICAS “A”

12.S ESPECIALIDADES QUIRÚRGICAS “B”

13 S ESPECIALIDADES QUIRÚRGICAS “C”

14 S ESPECIALIDADES MÉDICAS “A”

15 S ESPECIALIDADES MÉDICAS “B”

16 S APOYO AL DIAGNÓSTICO Y TRATAMIENTO “A”

17 S APOYO AL DIAGNÓSTICO Y TRATAMIENTO “B”

18 S INVESTIGACIÓN MÉDICA

19 S ENSEÑANZA MÉDICA

20 S ENFERMERIA

En este cuadro se presenta el fondo, y las secciones o grupos documentales que produce en su actividad el Hospital General. Dicho cuadro se presenta con un número de serie consecutivo y la letra(C) para las actividades comunes y la letra (S) para las sustantivas.

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DEFINIR LAS SERIES Después de definir las secciones para el cuadro, se presentan los criterios para definir las series documentales:

• Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.

• Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo, • Las series son el resultado de la aplicación del Principio de Procedencia y Orden

Original donde los documentos de archivo de un fondo no se mezclan con otros. La documentación producida por el hospital también cumple con estos criterios de identificación para definir sus series. La presentación de las series se hará dentro del Cuadro de Clasificación propuesto 3.5. FASE 4 PRESENTACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN A PROPONER En este punto se presenta el Cuadro de Clasificación que se propone para el Hospital General de México considerando la Sección y sus series documentales respectivas, identificándolas con un código para definir si la actividad es “C” común o “S” sustantiva. Esta identificación se propone en el instructivo para la elaboración del cuadro de clasificación para las dependencias del Gobierno Federal. La integración del numero y la letra “C” se propone para las actividades comunes de las Dependencias Gubernamentales como son las actividades propiamente administrativas. La integración del numero y la letra “S” se proponen para definir las actividades sustantivas que lleva a cabo cada dependencia de acuerdo a su especialidad o giro.

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FONDO: HOSPITAL GENERAL DE MÉXICO

1C. SECCIÓN: LEGISLACIÓN

SERIES

1C.1 DISPOSICIONES LEGALES EN MATERIA

1C.2 PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE LEGISLACIÓN

1C.3 LEYES

1C.4 CÓDIGOS

1C.5 CONVENIOS Y TRATADOS

1C.6 DECRETOS

1C.7 REGLAMENTOS

1C.8 ACUERDOS GENERALES

1C.9 CIRCULARES

1C.10 INSTRUMENTOS JURÍDICOS CONSENSUALES (CONVENIOS, BASES DE COLABORACIÓN, ACUERDOS, ETC.)

1C.11 RESOLUCIONES

1C.12 COMPILACIONES JURÍDICAS

1C.13 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN

1C.14 NORMAS OFICIALES MEXICANAS

1C.15 COMITES Y SUBCOMITÉS DE NORMALIZACIÓN

En esta segunda hoja se presenta el Fondo la Sección y las Series que de ella se producen, acompañadas de su respectivo código. Esta Sección representa el marco jurídico normativo con que trabaja el Hospital General.

62

Como podemos observar esta Sección solo tiene 4 series, pero que produce la subdirección jurídica y sus departamentos

En este cuadro se representa la sección del manejo de los recursos asignados a la dependencia

2C SECCIÓN: ASUNTOS JURÍDICOS

SERIES

2C 1 DISPOSICIONES JURÍDICAS EN LA MATERIA

2C.2 CONTRATOS

2C.3 ASUNTOS CIVÍLES

2C.4 ASUNTOS PENALES

3C SECCION: RECURSOS FINANCIEROS

SERIES

3C.1 DISPOSICIONES EN MATERIA DE RECURSOS FINANCIEROS CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

3C.2 PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE RECURSOS FINANCIEROS Y CONTABILIDAD GUBERNAMENTAÑ

3C.3 EGRESOS

3C.4 INGRESOS

3C 5 CONTABILIDAD

3C 6 PRESUPUESTO

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En esta sección se refleja el manejo y control del recurso humano.

5C SECCION: PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS

SERIES

5C 1 ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

5C 2 ESTADÍSTICA, EVALUACIÓN Y CONTROL

Esta sección representa una de las partes medulares de la administración de la institución, generando entre otros documentos los organigramas, manuales y diseño de sistemas y su funcionalidad.

6C SECCIÓN: RECURSOS: MATERIALES

SERIES

6C.1 ADQUISICIONES

6C.2 INVENTARIOS

En esta sección se refleja la compra almacenamiento y control de los insumos.

4C SECCIÓN: RECURSOS HUMANOS-SERIES

4C 1 ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO

4C 2 EMPLEO Y CAPACITACIÓN

4C 3 SERVICIOS Y PRESTACIONES

4C 4 CONTROL Y CONCILIACIÓN

4C 5 NÓMINAS Y PAGOS

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7C SECCIÓN: SERVICIOS GENERALES Y NUTRICIÓN

SERIES

7C.1 LIMPIEZA

7C.2 JARDINERÍA

7C.3 NUTRICIÓN

7C.4 R.P.B.I.

7C.5 OXÍGENO

7C.6 TRANSPORTES

7C.7 LAVANDERIA

7C.8 FOTOCOPIADO

7C.9 IMPRENTA

7C10 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Esta sección representa los servicios generales que se prestan en la institución y las series que genera.

8C SECCIÓN: CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO

SERIES

8C 1 OBRA CIVIL

8C 2 INSTALACIONES ESPECIALES

9C 3 LICITACIONES

En esta sección se pueden apreciar las funciones realizadas para la conservación y mantenimiento del nosocomio.

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9c SECCIÓN: CONTROL DE ALMACENES

SERIES

9C.1 ALAMACEN DE VARIOS

9C.2 ALMACEN MEDICAMENTOS

Esta sección demuestra el control de las adquisiciones de materiales y medicamentos del Hospital.

10C SECCIÓN: VIGILANCIA Y PROTECCIÓN CIVIL

SERIES

10C.1

SEGURIDAD INTERNA

10C.2

PROTECCIÓN CIVIL

En el hospital general esta sección es la función recae en una subdirección, y en la Secretaria de Salud recae en los servicios generales

Con esta sección se cierran las series de funciones comunes de las instituciones gubernamentales.

11S SECCIÓN: ESPECIALIDADES QUIRÚRGICAS “A”

SERIES

11S.1 GINECOLOGÍA

11S.2 CIRUGÍA CARDIOVASCULAR

11S 3 UROLOGÍA

11S 4 NEUMOLOGÍA

Con esta sección se empiezan a reflejar las funciones o actividades sustantivas del Hospital General como son, en el caso de este cuadro; la sección de Especialidades Quirúrgicas las cuales se dividen en tipos de especialidades importantes y de prestigio en el Hospital General.

66

12 S SECCIÓN: ESPECIALIDADES QUIRÚRGICAS “B”

SERIES

12S 1 ANESTESIOLOGÍA

12S 2 GASTROENTEROLOGÍA

12S 3 ORTOPEDIA

12S 4 QUIRÓFANO CENTRAL

12S 5 CIRUGÍA GENERAL

12S 6 CLINICA DEL DOLOR

Aquí se reflejan las actividades de las Especialidades Quirúrgicas “B”

13S SECCIÓN: ESPECIALIDADES QUIRÚRGICAS “C”

SERIES

13S 1 NEUROCIRUGÍA

13S 2 OTORRINOLARINGOLOGÍA

13S 3 OFTALMOLOGÍA

13S 4 CIRUGIA PLASTICA Y RECONSTRUCTIVA

13S 5 ESTOMATOLOGÍA

13S 6 ONCOLOGÍA

Con esta sección se cierran las actividades Quirúrgicas “C”

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14S SECCIÓN: ESPECIALIDADES MÉDICAS “A”

SERIES

14S.1 URGENCIAS

14S.2 TERAPIA INTENSIVA

14S.3 PEDIATRIA

14S.4 CARDIOLOGÍA MÉDICA

14S 5 INFECTOLOGÍA

14S 6 HEMATOLOGÍA

14S 7 NEFROLOGÍA

Esta sección demuestra las especialidades Médicas con que cuenta en su primera área el Hospital General

15S SECCIÓN: ESPECIALIDADES MÉDICAS “B”

SERIES

15S.1 CONSULTA EXTERNA

15S.2 MEDICINA INTERNA

15S.3 ALERGIA

15S 4 ENDOCRINOLOGÍA

15S 5 REUMATOLOGÍA

15S 6 DERMATOLOGÍA

15S 7 GERIATRÍA

15S 8 EPIDEMIOLOGÍA CLÍNICA

15S 9 EXPEDIENTE CLÍNICO

Esta sección es la segunda área de especialidades Médicas del Hospital.

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16S SECCIÓN: ESPECIALIDADES DE APOYO AL DIAGNÓSTICO Y TRATAMIENTO “A”

SERIES

16S.1 ANATOMÍA PATOLÓGICA

16S.2 MEDICINA FÍSICA Y REHABILITACIÓN

16S.3 RADIOLOGÍA E IMAGEN

16S.4 AUDIOLOGIA Y FONIATRÍA

En esta sección se refleja las funciones que se realizan para apoyar el diagnóstico medico, como son las radiografías y otros exámenes clínicos importantes

17S SECCIÓN: ESPECIALIDADES DE APOYO AL DIAGNÓSTICO Y TRATAMIENTO “B”

SERIES

17S.1 LABORATORIO DE ANÁLISIS CLINICOS

17S.2 GENÉTICA

17S.3 BANCO DE SANGRE

Esta sección nos muestra el apoyo clínico que se brinda por medio del laboratorio central así como el servicio del manejo de la sangre, y los estudios genéticos

18S SECCIÓN: INVESTIGACIÓN MÉDICA

SERIES

18S.1 INVESTIGACIÓN CLÍNICA

18S.2 INVESTIGACIÓN BÁSICA

18S 3 EXPERIMENTAL

Otra función es la investigación por medio de la información clínica, la básica, y la experimental, utilizando en algunos casos animales para tal efecto.

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19S SECCIÓN: ENSEÑANZA MÉDICA

SERIES

19S.1 POSTGRADO

19S.2 PREGRADO

19S.3 EDUCACIÓN MÉDICA CONTINUA

19S.4 CENTRO DE INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL C.E.I.D.S.

Esta sección refleja la función en cuanto al manejo de los estudiantes del Hospital.

20S SECCIÓN: ENFERMERIA

SERIES

20S.1 ENFERMERIA “A”

20S.2 ENFERMERIA “B”

20S.3 VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA

20S.4 TRABAJO SOCIAL EN ENFERMERIA

Esta sección muestra la función que se realiza en esta importante área de la enfermería, auxiliar indiscutible de la atención medica.

Con esta serie termina el Cuadro de Clasificación propuesto para el Hospital General de México ya que refleja las actividades comunes y sustantivas propias y fehacientes de la Institución.

Este instrumento servirá para cumplir con las obligaciones de transparencia, establecidas en los Lineamientos Generales de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. En general este capitulo refleja la aplicación de los conocimientos adquiridos de forma práctica como son la planeación, la revisión de la información existente, el conocimiento de las funciones y actividades de la institución, para poder realizar una propuesta adecuada al fondo trabajado y objeto de este trabajo de investigación.

70

Conclusiones Considero que este trabajo de investigación cumplió con las expectativas de una propuesta de solución en un 100 %, pero en su aplicación solo ha cumplido con un 50%. El otro 50 % para la efectividad es que se aplique en el ámbito laboral, y se difunda este cuadro de clasificación elaborado con profesionalismo dentro y para la buena administración documental del Hospital General. Pienso que este cuadro ayudara al buen manejo de la documentación y a la organización de los archivos del Hospital General y pueda así cumplir con los requerimientos de ley vigentes en nuestro país como lo es la Ley de Transparencia. En cuanto a la disciplina archivística considero que este trabajo pueda servir de guía para otros trabajos de investigación por parte de estudiantes de la carrera de archivonomía y que sea considerado como un buen modelo digno de ser tomado en cuenta. Por otra parte fue una grata experiencia poder elaborar un trabajo que me permita obtener la Licenciatura en Archivonomía y aportar a la sociedad un profesional mas en el ámbito de la administración documental en un momento en que el país requiere de profesionales en la materia y ser egresado de la generación que junto con la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía celebra sus sesenta años de existencia. Con la finalidad de obtener resultados óptimos al aplicar el cuadro de clasificación propuesto, resulta indispensable capacitar al personal involucrado en el manejo de los archivos. De igual forma, a efecto de asegurar el correcto funcionamiento del cuadro general de clasificación es importante retomar los resultados del diagnóstico archivistico, descrito en el primer capítulo de esta investigación.

71

BIBLIOGRAFÍA ALDAY GARCIA, Araceli J. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. Editado por el Archivo General de la Nación. México 2005.Pág. 55 BARQUIN, C. MANUEL, Historia de la Medicina su problemática actual. Editor Francisco Méndez Oteo. México 1989. 400 pp. CAMPOS, PONCE XAVIER. Historia de las Instituciones Mexicanas Desviaciones, Engaños y Abusos. Edamex. México, 1980, 180 pp. CARVAJAL GARIBAY, SONIA. Elaboración de un cuadro de clasificación en el Archivo de Trámite de la empresa Circulo Gráfico s. c. pp. 122 Consejo Internacional de Archivos, ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística, Madrid, 2000, 125 pp. CRUZ MUNDET, JOSÉ RAMÓN: Manual de Archivística, Segunda Edición. Fundación German Sánchez Ruipérez. Madrid. Ediciones Pirámide, Madrid 1996,408 pp. ISBN 84-86168-94-5 DIAZ DE KURI, MARTHA y VIESCA TREVIÑO, CARLOS. Historia del Hospital General de México. Editorial Creatividad y Diseño. México, 1994 .398 pp. GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVISTICA Y DE CIERTAS EXPRESIONES DE ADMINISTRACIÓN. SEP/ENBA. México 1980. pp. 121. ISBN 968-304-127-0. HEREDIA HERRERA, ANTONIA. Archivística General Teoría y Práctica. 4ª Edición, Editorial Diputación Provincial de Sevilla, 1989, 389 pp. ISBN 84-7798-008-X ISLAS PÉREZ, MARIA ESTELA. La Archivística en México. Serie Formación Archivística. Benemérita Universidad Autónoma de Puebla Archivo Histórico Universitario. Puebla México, 2003, 265 pp. ISBN 96886-3541-3 JIMÉNEZ MARTÍNEZ, MARIA VIANEY. El sistema de clasificación en el archivo de las agencias del Ministerio Público de la Federación. pp.89 JIMÉNEZ RODRÍGUEZ, OSVALDO. Propuesta de un sistema de clasificación en el archivo de personal del Instituto Nacional de Migración. pp.112 LODOLINI, Elio. Archivística Principios y Problemas. Tr. Mercedes Costaparetas. Madrid. 358p. NÚÑEZ FERNÁNDEZ, EDUARDO. Organización y Gestión de Archivos. Ediciones Treas, S.L. Gijón, 1999,660 pp. ISBN 84-95178-37-0

72

PEREZ MURCIO, CARLOS. Clasificación y Catalogación de archivos 115 pp. PIAZALLI, LUIS. Manual practico sobre técnicas archivísticas. Escrito en Argentina e impresión hecha en Madrid, 1983. 235 pp. PICK DE WEISS SUSAN, y otros. Como Investigar en Ciencias Sociales. Editorial Trillas S.A. de C.V. México 1979 192 pp. REYES PONCE, AGUSTÍN. Administración de Empresas; Teoría y Práctica. Editorial Limusa 2v. México 1966-68. Revisión 2001. SCHELLENBERG T.R. Archivos Modernos, Principios y Técnicas. Archivo General de la Nación. México 1958 434 pp. ISBN 968-805-464-X SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PUBLICO: Glosario de términos más usuales en la Administración Pública Federal. México DF., 2001.145 pp. ISBN 968-806-532-3 SECRETARÍA DE SALUD: Guía para la Organización y control del expediente de archivo, México, DF., 2002.39 pp. TANODI, Aurelio. Introducción a la Ordenación y Clasificación. Madrid 1975. pp. 50. TANODI, Aurelio. Manual de Archivología Hispanoamericana: Teoría y Principios. Universidad Nacional de Córdoba, Facultada de Filosofía y Humanidades, Escuela de Archivónomos 1961. 285pp. PINTO, Maria. Manual de Clasificación Documental. Editorial Síntesis. Madrid, 1997. 299 pp. CASTRO DE BADILLO, Blanca. Administración de Documentos, Recurso de Información Scott, Foresman, and Company. Glenwen, Ilinois, USA. 1989. 670 pp. CONTINOLO Giuseppe, El Archivo en las Empresas, (Traducción Rafael Jiménez), Larrea Bilbao, España, Ediciones Deusto, S.A. 1979. 314 pp. DOMINGUEZ BUSTOS, Daniel Elías. Propuesta de Rescate, Identificación, Reclasificación y Catalogación del fondo Cristero (1926=1929).del Archivo Histórico de la Secretaria de la Defensa Nacional. México DF. El Autor, 2002. 142 pp.

73

ANEXO 1

ORGANIGRAMA HOSPITAL GENERAL

DIRECCION DE RECURSOSMATERIALES Y CONSERVACION

DIRECCION DE RECURSOSFINANCIEROS

DIRECCION DE RECURSOSHUMANOS

PATRONATO DEL HOSPITAL

ORIENTACION E INFORMACION

DIRECCION DE PLANEACIONY DESARROLLO DE SIST. ADMVOS.

DIRECCION GENERAL ADJUNTADE ADMON. Y FINANZAS

DIRECCION DE ESPECIALIDADESQUIRURGICAS

DIRECCION DE ESPECIALIDADESMEDICAS

DIRECCION DE ESPECIALIDADESAL DX.Y TX.

DIRECCION GENERAL ADJUNTAMEDICA

DIRECCION GENERAL

74

DEPARTAMENTO DESERVICIOS

GENERALES

DEPARTAMENTO DENUTRICIÓN

ARCHIVO DECONCENTRACION

SUBDIREC. DE SERV. GRALES. Y NUT.

DEPARTAMENTODE ADQUISICIONES

DEPARTAMENTODE INVENTARIOS

SUBDIREC. DE REC. MATERIALES

DEPARTAMENTO DEOBRA CIVIL

DEPARTAMENTO DEINST. ESPECIALES

DEPARTAMENTODE CONTRATOS

SUBDIREC. DE CONSER. Y MANTENIMIENTO

DEPARTAMENTODE ALMACENDE VARIOS

DEPARTAMENTODE ALAMACENDE MEDICINAS

SUBDIRECCION DE ALMACENES

DIRECCION DE RECURSOS MATERIALESY CONSERVACION

DIRECCION ADJUNTA DE ADMINISTRACIONY FINANZAS

75

DEP. DE ING. DEP. DE EGRE.

SUBDIREC. DE TESORERIA

DEP. DE CONTA. DEP. DE EJER. PRES.

SUB. DE PRESUPUESTO

DIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

DIRECCION ADJUNTA DE ADMON. Y FINANZAS

76

D. EMP. Y CAP. D. DE SER. Y PRES.

SUBDIREC. DE ADMON. Y DES.

D. CONT. Y CONS. DEP. NOM. Y PAGOS

SUBDIREC. DE OPERACION

DIRECCION DE REC. HUMANOS

DIRECCION ADJUNTA DE ADMON. Y FINANZAS

77

DEPTO. DE ANALISIS Y DIS. DE SISTEMAS DEPTO. DE ESTADISTICA EVAL. Y CONTROL

SUBDIRECCION DE SIST. ADMINISTRATIVOS

DIRECCION DE PLAN. Y DES. DE SIST. ADMVOS.

DIRECCION ADJUNTA DE ADMON Y FINANZAS

78

DEPARTAMENTO DE CONTRATOS DEPTO. DE ASUNTOS CIVILES Y PENALES

SUBDIRECCION JURIDICA

DIRECCION ADJUNTA DE ADMON Y FINANZAS

79

DEPTO. DE SEGURIDAD INTERNA DEPTO DE PROTECCION CIVIL

SUB DIRECCION DE VIGILANCIA Y PROTECCION CIVIL

DIRECCION ADJUNTA DE ADMON .Y FINANZAS

80

NEUMOLOGIA

UROLOGIA

CIRUGIA CARDIOVASCULAR

GINECOLOGIA

SUBDIRECTOR DE ESP. "A"

CLINICA DEL DOLOR

CIRUGIA GENERAL

QUIROFANO CENTRAL

ORTOPEDIA

GASTROENTEROLOGIA

ANESTESIOLOGIA

SUBDIRECTOR DE ESP. "B"

ONCOLOGIA

ESTOMATOLOGIA

CIRUGIA PLASTICA Y RECONSTRUCTIVA

OFTALMOLOGIA

OTORRINOLARINGOLOGIA

NEUROCIRUGIA

SUBDIRECTOR DE ESP. "C"

DIRECCION DE ESP. QUIRURGICAS

DIRECCION GENERAL ADJUNTA MEDICA

81

NEFROLOGIA

HEMATOLOGIA

INFECTOLOGIA

CARDILOGIA MEDICA

PEDIATRIA

TERAPIA INTENSIVA

URGENCIAS

SUBDIRECTOR DE ESPECIALIDADES "A"

EPIDEMIOLOGIA CLINICA

GERIATRIA

DERMATOLOGIA

REUMATOLOGIA

ENDOCRINOLOGIA

ALERGIA

MEDICINA INTERNA

CONSULTA EXTERNA

SUBDIRECTOR DE ESPECIALIDADES "B"

DIRECCION DE ESPECIALIDADES MEDICAS


82

AUDIOLOGIA Y FONIATRIA

RADIOLOGIA E IMAGEN

MEDICINA FISICA Y REHABILITACION

ANATOMIA PALOGICA

SUBDIRECTOR DE ESPECIALIDADES "A"

BANCO DE SANGRE

GENETICA

LABORATORIO DE ANALISIS CLINICOS

SUBDIRECTOR DE ESPECIALIDADES "B"

DIRECCION ESP. AL DX. Y TX.


83

INVESTIGACION CLINICA INVESTIGACION BASICA CIRUGIA EXPERIMENTAL

DIRECCION DE INVESTIGACIONADJUNTA

DIRECCION ADJUNTA MEDICA

84

POSTGRADO PREGRADO EDUCACION MEDICACONTINUA

CEIDSCENTRO DE DOCUMENTACION

DIRECCION DE ENSEÑANZA

DIRECCION GENERAL MEDICA ADJUNTA

DIRECCION GENERAL

85

ENFERMERIA A ENFERMERIA B VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA TRABAJO SOCIAL

SUBDIRECCION DE ENFERMERIA

DIRECCION MEDICA ADJUNTA

DIRECCION GENERAL

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Anexo 2 Preguntas del Guión 1. ¿Existe humedad en el archivo? 2. ¿Son suficientes las lámparas de luz? 3. ¿Sabe Ud. que es la clasificación? 4. ¿Con cuanto espacio cuenta el archivo? 5. ¿Que medidas de seguridad tiene el archivo? 6. ¿Tiene ventilación el archivo? 7. ¿Hay insectos o animales en el archivo? 8. ¿Porque esta construcción para el archivo? 9. ¿Que tipo de mobiliario tiene el archivo? 10. ¿Cada cuanto les proporcionan equipo de trabajo? 11. ¿Cuenta con montacargas? 12. ¿Tienen computadoras o maquinas de escribir? 13. ¿Cuenta con trituradora? 14. ¿Que tipo de papelería le proporcionan? 15. ¿En que condiciones llegan los documentos al archivo? 16. ¿Aspiran los documentos? 17. ¿Cada cuando fumigan? 18. ¿Cuantas cajas reciben mensualmente? 19. ¿Que tipo de caja utilizan? 20. ¿Que procesos archivísticos aplican? 21. ¿Conocen o aplican un sistema de clasificación antes de transferirle? 22. ¿Aplican la depuración? 23. ¿Cómo realizan la baja documental? 24. ¿Existe alguna base de datos? 25. ¿Cuentan con algún instrumento de reprografía? 26. ¿Cuantas personas laboran en el archivo? 27. ¿Que preparación o nivel escolar tiene Ud.? 28. ¿Que presupuesto anual tiene el archivo? 29. ¿Ha tomado algún curso de archivos? 30. ¿Sabe Ud. que es un cuadro de clasificación?

capÍtulo 1 antecedentes histÓricos del … estragos en la población por falta de higiene y...

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