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CAPITULO V

METODOLOGÍA PARA CIERRE ADMINISTRATIVO DE LOS PROYECTOS DE DESARROLLO DE TRANSMISIÓN EJECUTADOS POR LAS

EMPRESAS DEL SECTOR ELÉCTRICO DEL ESTADO ZULIA

1. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA.

Se presenta la propuesta de la metodología para el cierre administrativo

de los proyectos de desarrollo de transmisión ejecutados por las empresas

del sector eléctrico del estado Zulia. La propuesta, se estableció sobre la

base de los resultados obtenidos en cada una de las dimensiones con sus

respectivos indicadores. La misma comprende diseño y desarrollo de las

fases para lograr un cierre adecuado de los proyectos de desarrollo de

transmisión en las empresas del sector eléctrico del estado Zulia,

fundamentado en las teorías planteadas por los diferentes autores

consultados

La propuesta servirá de insumo para que las diferentes gerencias de

desarrollo de transmisión en las empresas del sector eléctrico del estado

Zulia, realicen un cierre adecuado de los proyectos, trayendo como beneficio

mejoras continuas producto del aprendizaje dinámico en el ejecución de

inversiones, además de brindar la oportunidad de organizar o estructurar las

tareas y procesos que se deben llevar a cabo para el logro de una ejecución

de proyectos exitosos, cumpliendo con los objetivos de la organización.

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2. CONCEPTUALIZACION DE LA PROPUESTA.

La metodología se concibe como los pasos sistemáticos,

estructurados y detallados para realizar el proceso de cierre administrativo,

de los proyectos de desarrollo de transmisión, ejecutados por las empresas

del sector eléctrico del estado Zulia, a través de la documentación de los

productos generados durante la ejecución del proyecto, el análisis de los

resultados obtenidos en la fase de cierre, el registro de las lecciones

aprendidas y la elaboración de un informe final, para su posterior archivo y

futura referencia para nuevas propuestas de inversión.

3. ALCANCE DE LA PROPUESTA

Proporcionar una metodología o marco de referencia para

implementar la medición, análisis y evaluación de los indicadores en la fase

de cierre administrativo de los proyectos de las gerencias adscritas a las

gerencias de desarrollo de transmisión de las empresas del sector eléctrico

del estado Zulia.

El modelo aplica para la evaluación de los proyectos de desarrollo de

transmisión en las empresas del sector eléctrico del Estado Zulia. Sin

embargo, puede ser ejecutado en las demás empresas pertenecientes a

CORPOELEC. En este sentido, deben validarse otros factores o condiciones,

a fin de hacer los ajustes precisos para la adaptación de la metodología y su

aplicación.

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4. ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA

A continuación se presenta la metodología propuesta para el cierre

administrativo de los proyectos de desarrollo de transmisión ejecutados por

las empresas del sector Eléctrico del estado Zulia. La propuesta está

compuesta de seis (6) pasos, los cuales fueron desarrollados de manera

estructurada y sistematizada con la finalidad de agilizar su aplicación y

asegurar la calidad de la información necesaria para la realización de un

adecuado proceso de cierre administrativo

Cabe destacar que la propuesta fue construida bajo el manejo de

diferentes teorías apoyadas por los autores Heldman y Heldman (2010),

Chamoun (2008), PMBOK (2008), que hicieron posible la estructura de los

pasos de la propuesta que se presenta a continuación:

PASO I. VALIDACIÓN DE ENTREGABLES DEL PROYECTO

Es el punto de partida del proceso de cierre administrativo, en este

paso se confirmará la finalización de la totalidad de las actividades producto

del alcance del proyecto . En tal sentido, el ingeniero del proyecto deberá

recolectar los documentos definidos dentro de los procedimientos internos de

las empresas del sector eléctrico del estado Zulia, por medio de los cuales se

oficializa la consecución de las obras desarrollo de transmisión y son

necesarias para poder realizar la energización de las mismas. Los

documentos a ser recolectados en este paso se describen a continuación:

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Acta de finalización: la cual según se establece en la ley de

contrataciones públicas vigente, debe estar debidamente firmada por el

ingeniero responsable de la obra, el coordinador del proyecto y el

administrador del contrato.

Memo de Energización de Equipos de Potencia: en el cual se debe

describir la totalidad de los equipos de potencia, indicando la marca, modelo

serial y pruebas realizadas a los mismos, certificando que han sido

debidamente probados y están disponibles para su energización.

Memo de Energización de Equipos de Protecciones: en el cual se

debe describir la totalidad de los equipos de protecciones, indicando la

marca, modelo serial y pruebas realizadas a los mismos, certificando que han

sido debidamente probados y están disponibles para su energización.

Memo de Aceptación de la Unidad de Ingeniería de Transmisión:

indica que los equipos de potencia, control y protección, han sido

debidamente registrados dentro en la plataforma SAP y que pasan a ser

parte de los activos de la empresa.

Memos de Ajuste de protecciones: Se debe indicar que los equipos de

protección cumple con los ajustes necesarios para realizar sus funciones

dentro del sistema de potencia y están disponibles para su energización.

De no contar con la totalidad de los datos solicitados, no se podrá

avanzar al siguiente paso, por lo que el ingeniero de proyecto debe velar por

el cumplimiento de lo establecido en esta actividad.

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PASO II. RECOLECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE CIERRE.

Este paso se centra en la necesidad de recolectar la información

requerida para poder realizar la función del cierre administrativo. Es un punto

medular del proceso de cierre, por lo que define la efectividad de las

próximas fases, debido a que si la información a suministrar dentro de esta

fase, no ha sido debidamente procesada por el equipo responsable, podría

conllevar a una errónea interpretación de resultados.

En este paso el Ingeniero del proyecto, deberá recolectar la

información requerida para la realización del cierre administrativo, la cual

está directamente relacionada con las pautas establecidas en el plan de

dirección del proyecto.

Para asegurar la concentración de los documentos requeridos para el

cierre administrativo, el equipo se conformará un equipo de trabajo, el cual

deberá estar constituido por el personal directamente asociado al proyecto a

cerrar, siendo estos: coordinador del proyecto, planificador, procurador,

administrador del contrato y el líder del proyecto, siendo este ultimo el

encargado de concentrar la información, y preparar el folio general, para la

evaluación del proyecto y continuación del proceso de cierre administrativo.

A continuación se describen los documentos requeridos en este paso:

a. Documentos Resultantes del Proyecto:

La información resultante del proyecto requerida en el proceso de

cierre administrativo, está directamente asociada a las consideraciones

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plantadas en el plan de dirección del proyecto. El ingeniero del proyecto debe

consignar los documentos planteados en el plan de gestión de inicio del

proyecto y se refirieren al Alcance, el Tiempo, Costos, Calidad, Recurso

Humano, Comunicaciones, Riesgo, Adquisiciones e Integración, los cuales

se muestran en la Tabla 10.

TABLA 10

DOCUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

VARIABLE DOCUMENTOS REQUERIDOS INFORMACION A SUMINISTRARDocumentos de los requisitos de los interesados del Proyecto

Documentar las necesidades y Objetivos

Estructura Desagregada de Trabajo Descripción detallada del proyecto y productos a ser desarrollados

Documentos de Estimación de los Recursos de las Actividades

Validación de la estimación realizadas en cuanto a tipo y cantidad de materiales, personas o equipos para las actividades del proyecto

Cronograma base del proyectoEstimación de la duración y secuencia de las actividades.

Reportes mensuales de AvanceSeguimiento y Acciones de control sobre la línea base del cronograma

Presupuesto general del proyecto Estimaciones de los costos

Reportes mensuales de Desembolso Seguimiento del desembolso del proyecto.

Calidad. Documentos de Auditoria de la CalidadRequisitos de la calidad esperados y resultados de medidas de control

Plan de Recursos HumanosDefinición de roles, responsabilidades y habilidades requeridas para los cargos del proyecto

Plan de Desarrollo del Equipo de Proyecto

Cumplimiento de las actividades de desarrollo planificadas

Comunicaciones Plan de comunicaciones del proyectoCumplimiento del plan de comunicaciones

Riesgo Plan de Gestión del Riesgo Riesgo Identificados y acciones para su mitigación

Adquisiciones. Planificación de las AdquisicionesCumplimiento de las adquisiciones y su debida documentación

Plan de Dirección del ProyectoDocumentación de las acciones de definición, preparación y coordinación del proyecto

Documentos de Control de CambiosInformación de los cambios generados el proyecto.

Reportes de monitoreo y control del proyecto

Reportes mensuales de revision y monitoreo de avance del proyecto

Alcance

Tiempo.

Costo.

Recurso Humano

Integración

Fuente. Gómez (2011)

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b. Sumario de Consideraciones Técnicas.

Como parte de los documentos necesarios para la realización del

cierre administrativo, se considera el sumario de consideraciones técnicas

del proyecto. Este formato debe ser elaborado por el ingeniero del proyecto,

quien debe incluir toda la información solicitada en el mismo, la cual está

asociada a los procesos medulares que conformaron las actividades propias

del proyecto .

El objetivo del mismo es poder describir los hechos acontecidos en

cada una de las actividades desarrolladas, al igual que describir las

consideraciones técnicas planteadas para cada proyecto. De esta manera,

se podrá ofrecer un registro de las características técnicas del proyecto,

facilitando su evaluación y efectividad de cada una de estas, sirviendo de

base para futuros proyectos.

En tal sentido, a continuación se indica la información solicitada en el

formato de sumario de consideraciones técnicas, el cual consta de nueve

procesos medulares para los cuales, el ingeniero del proyecto deberá indicar

cada una de las consideraciones planteadas para el proyecto que se desee

cerrar.

Elaboración del pliego de licitaciones: se refiere a las consideraciones

planteadas en el pliego de licitaciones, como parte del alcance propuesto

para el desarrollo del proyecto. De igual manera, se indican las fechas de

inicio, fin planificado y real con tal de poder validar y explicar cualquier tipo

de desviación encontrada, al igual que las acciones correctivas que pudieron

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ser implementadas para mitigar cualquier ocurrencia de cualquier problema.

Adicionalmente, se debe incluir el listado de cada uno de los documentos y

planos incluidos en el pliego de licitaciones, con la finalidad de poder evaluar

con los resultados obtenidos, si los mismos cubrieron la información

requerida para el correcto desarrollo del proyecto.

Adquisición de terrenos y servidumbres: la adquisición de los terrenos

y servidumbre forma parte vital dentro del desarrollo de los proyectos de

transmisión, al no contar con estos al momento del inicio del proyecto,

ocasiona importante desviaciones dentro del cronograma de actividades. Por

lo tanto, se debe indicar las fechas de inicio y fin planificadas y reales de la

adquisición del terreno o servidumbre. Realizar una descripción general de

las características de lo adquirido, indicando las consideraciones tomadas en

cuenta para realizar la compra. Por último, explicar cualquier tipo de

desviación encontrada, al igual que las acciones correctivas que pudieron ser

implementadas para mitigar cualquier ocurrencia de problemas

Proceso de contratación: Los tiempos de duración del proceso de

contratación, están establecidos en la ley de contrataciones públicas. Dentro

de este punto se pretende evaluar el cumplimiento de dicho proceso, al igual

que identificar las causas y posibles desviaciones encontradas en el proceso

de contratación de la obra o proyecto. El ingeniero de proyecto debe indicar

la cronología resultante del proceso, al igual dar una breve descripción del

proceso de selección de la empresa o contratista encargada de la obra.

Obtención de permisos: se refiere a la descripción del proceso para la

obtención de los permisos de construcción, lo cual forma parte importante

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para poder iniciar las actividades de inicio de obras civiles y

electromecánicas. En este punto se debe describir la cronología de los

eventos al igual que poder identificar las fallas presentadas que pudieron

haber ocasionado retrasos dentro de la obtención de los permisos de

ambiente o de las alcandías regentes de la zona en la cual se realizara la

obra.

Ingeniería de detalle: En esta parte del documento, se describen de

manera resumida las características técnicas consideradas para el proyecto

a cerrar. Se debe indicar las consideraciones del diseño propuesto para la

construcción de la línea de transmisión o subestación eléctrica, al igual que

el diseño propuesto para el sistema de protección y control de la

subestación, resaltando las ventajas de las consideraciones planteadas.

Adicionalmente, describir la cronología de eventos al igual que identificar las

fallas presentadas que pudieron haber ocasionado retrasos en la elaboración

de la ingeniera de detalle e identificar algunos puntos de mejoras observados

al final de su ejecución.

Proceso de procura de equipos mayores: en esta sección del formato

de consideraciones técnicas, se requiere describir el proceso de selección de

los equipos mayores a ser instalados como parte del proyecto, ofreciendo

una óptica de las características tomadas en cuenta para la selección de

cada uno de los equipos de potencia, protección, control y comunicaciones,

describiendo la marca y modelo de los mismos, al igual que indicar las

desviaciones observadas de los otros modelos evaluados, en cuanto a las

características técnicas solicitadas. Adicionalmente, se debe describir la

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cronología de los eventos al igual que poder identificar posibles retrasos en

el proceso de procura e identificar algunos puntos de mejoras observados al

final de la procura.

Construcción: este punto ha sido separado en obras civiles y obras

electromecánicas, para cada uno se debe indicar las consideraciones de

trabajo planteadas por las contratistas encargadas de estas actividades, al

igual que las desviaciones y acciones correctivas tomadas en cuenta,

resaltando los factores sociales como lo son las reuniones con las

comunidades de la zona, al igual que los acuerdos laborales con los

sindicatos de trabajadores. Estos puntos han sido determinantes a la hora de

poder culminar la construcción dentro de los tiempos acordados por lo cual

forma parte importante del insumo y experiencia resultante de un proyecto.

Pruebas funcionales: las pruebas funcionales fueron clasificadas

según su proceso, resultando en potencia, protecciones, control y sistema

SCADA. Para cada uno de las pruebas de protección se requiere personal de

mantenimiento asociado al área que se desea validar a través de las pruebas

funcionales. Por lo que la participación de este personal forma parte vital en

las pruebas de una subestación o línea de transmisión.

En tal sentido, se describirá la cronología de los eventos registrados

durante la ejecución de las pruebas, resaltando las fechas de solicitud y

participación del personal de mantenimiento requerido, al igual que poder

identificar posibles retrasos en la realización de las pruebas funcionales,

identificando algunos puntos de mejoras observados al final de la ejecución

de cada una de estas.

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Adicionalmente, para poder realizar las pruebas de los equipos de

protecciones se requiere la solicitud de los ajuste de protecciones, por lo que

de no contar con estos al momento de las pruebas se ocasionaría retrasos

en la ejecución de las mismas. Por tal motivo se debe describir la fecha de

solicitud de ajuste y los documentos consignados para tal fin.

Puesta en servicio: En este último punto se debe indicar las

consideraciones tomadas en cuenta para el momento de la energización de

la obra, por lo que se debe registrar las fechas de inicio, fin y requerida de la

misma, explicando cualquier tipo de variación. Adicionalmente, describir las

actividades que fueron necesarias para poder permitir la energización o

puesta en servicio de la obra y por ultimo indicar los puntos de mejora

observado al final de la puesta en servicio.

A continuación, se muestra el formato del sumario de consideraciones

técnicas, el cual forma parte de las responsabilidades del ingeniero del

proyecto y representa uno de los documentos requerido para el proceso de

cierre administrativo.

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LOGO

DOCUMENTOS DE CIERRE DE PROYECTOS SUMARIO DE CONSIDERACIONES TECNICAS

Instrucciones: Indicar en los siguientes cuadros de manera concisa, la información solicitada en cada uno de las aéreas que apliquen de acuerdo al tipo de proyecto a cerrar.

1. Elaboración de Pliego de Licitación. Descripción de Alcance Según Gerencia de Planificación: Alcance Considerado Para la realización del Pliego de Licitación: Tiempo Plan Elaboración del Pliego:

Tiempo Total Elaboración del Pliego:

Variación:

Documentos y planos incluidos en el Pliego de Licitación: Documentos y Referencias Utilizadas para su Elaboración: Personas encargadas de la Elaboración del Pliego:

Indique las Variaciones Registradas del proceso de elaboración del Pliego:

Indique las acciones correctivas implementadas:

2. Adquisición de Terreno y Servidumbres Fecha de Inicio de Compra:

Fecha de Compra Final: Fecha Requerida: Variación:

Área total del Terreno Adquirido:

Área Requerida para el proyecto:

Distancia total de Servidumbre:

Anchura total de servidumbre:

Comunidades incluidas dentro de la ruta de la Línea: Modalidad implementada para la negociación del terreno y/o servidumbre: Consideraciones para la selección y adquisición del terreno o servidumbre: Indique las Variaciones Registradas del proceso de Adquisición del Terreno o Servidumbre: Indique las acciones correctivas implementadas:

Formato Sumario de Consideraciones Técnicas. Hoja 1 de 6 Fuente. Gómez (2011)

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3. Proceso de Contratación. Fecha de Inicio del Proceso de contratación:

Fecha Final del Proceso de contratación:

Fecha Requerida: Variación:

Modalidad de Contratación:

Monto de Presupuesto Base:

Monto de Otorgamiento: Variación:

Referencias utilizadas para la elaboración del presupuesto base: Cantidad de Ofertas Recibidas:

Empresas evaluadas: Empresa seleccionada:

Cantidad de Aclaratoria Solicitadas:

Indique los puntos que requirieron de aclaratorias:

Cantidad de Modificaciones de Pliego:

Indique las modificaciones del pliego realizadas:

Explique las causas que originaron la modificación del pliego: Explique el Impacto de las Modificaciones realizadas:

4. Obtención de Permisos Permiso de Ambiente Fecha de Solicitud del Permiso :

Fecha de Obtención del Permiso:


Documentos Consignados Indique las Variaciones Registradas del proceso de Solicitud del permiso de Ambiental: Indique las acciones correctivas implementadas: Permiso de la Alcaldía Regente de la Zona de construcción del Proyecto: Fecha de Solicitud del Permiso :

Fecha de Obtención del Permiso:


Documentos Consignados Indique las Variaciones Registradas del proceso de Solicitud del permiso a la Alcaldial: Indique las acciones correctivas implementadas:


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5. Ingeniería de Detalle Empresa(s) encargada (s) de la elaboración de la Ingeniera de Detalle: Alcance: Fecha de Inicio :

Fecha Final: Fecha Requerida: Variación:

Tiempo Estimado para Corrección de Documentos:

Tiempo promedio registrado:

Tiempo Estimado para Corrección de Planos

Tiempo promedio Registrado:

Indique el impacto de las Variaciones Registradas en el proceso de elaboración de la Ingeniería de Detalle:

a. Consideraciones del Diseño de la subestación o línea de transmisión. Tipo de Subestación o línea:

Configuración: Niveles de Tensión:

Cargabilidad :

Niveles de Transformación: Cantidad de Circuitos:

Indique brevemente las consideraciones de Diseño de las Obras Civiles: Indique brevemente las consideraciones de Diseño de las Obras Electromecánicas: Ventajas de las consideraciones planteadas: Indique los puntos de mejora observados en el producto fina de ingeniera de detalle:

b. Ingeniería de Protección y Control Tipo de protección utilizada:

Funciones de Protección principal por bahía utilizadas:

Funciones de protección Secundarias por bahía utilizadas:

Tipo de Rectificador Seleccionado:

Tipo de Control Implementado:

Protocolo Comunicación entre IED’s:

Topología de Red Utilizada: Niveles de Control:

Indique brevemente las consideraciones planteadas para el diseño del sistema de protección y control implementado: Ventajas de las consideraciones planteadas: Indique los puntos de mejora observados en el producto final de ingeniera de control y Protecciones:


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6. Proceso de Procura de Equipos Mayores. Fecha de Inicio del Proceso:

Fecha Final del Proceso: Fecha Requerida: Variación:

a. Proceso de Selección de Equipos Mayores. Descripción del

Equipo Modelos Evaluados

Modelo Seleccionado

Consideraciones de selección

Desviaciones Observadas en Equinos no seleccionados

b. Resumen general del proceso de procura de equipos mayores Indique las desviaciones encontradas en el proceso de procura de Equipos Mayores.

Indique los puntos de mejora observados en el proceso de procura de Equipos Mayores. 7. Construcción.

a. Obras Civiles. Empresa encargada de la construcción de Obras Civiles ¿Se Realizaron Reuniones de Arranque de Obra con el Contratista? : Puntos de Atención consideradores para la reunión de arranque: ¿Se realizaron Reuniones de Arranque Con las comunidades?: Temas tratados con las comunidades: Atención de las solicitudes planteadas por las

comunidades:

¿Se realizaron Reuniones de Arranque Con los Sindicatos de la zona?: Temas tratados con los Sindicatos: Atención de las solicitudes planteadas por l os

Sindicatos :

Cantidad de Trabajadores Utilizados: Considera suficiente la cantidad d trabajadores utilizados. Explique:

Contratista: Sindicato: Comunidad:

Describa las situaciones que pudieron haber afectado el desarrollo de las Obras Civiles: Describas las acciones Correctivas utilizadas para evitar retrasos en la obra: Indique los puntos de mejora observados del proceso de construcción de Obras civiles:


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a. Obras Electromecánicas Empresa encargada de la construcción de Obras Electromecánicas: ¿Se Realizaron Reuniones de Arranque de Obra con el Contratista? : Puntos de Atención consideradores para la reunión de arranque: Cantidad de Trabajadores Utilizados: ¿Considera suficiente la cantidad d trabajadores

utilizados?. Explique:

Contratista: Sindicato: Comunidad:

Describa las situaciones que pudieron haber afectado el desarrollo de las Obras Electromecánicas: Describas las acciones Correctivas utilizadas para evitar retrasos en la obra: Indique los puntos de mejora observados del proceso de construcción de Obras Electromecánicas: 8. Pruebas Funcionales.

a. Equipos de Potencia Empresa Encargada de la ejecución de las pruebas de potencia: Fecha de Inicio :


Fecha Requerida del Personal de Potencia:

Fecha de Solicitud del personal de Potencia:

Fecha de Atención de Solicitud de Potencia:

Cantidad de Personal Asignado:

Explique las desviaciones Registradas: Equipos Probados Pruebas

Realizadas Resultados Obtenidos

Cambios Realizados

Observaciones

b. Equipos de Protecciones. Empresa Encargada de la ejecución de las pruebas de Protecciones: Fecha de Inicio :


Fecha Requerida Personal de Protecciones:

Fecha de Solicitud del personal de Protecciones:

Fecha de Atención de Solicitud de Protecciones:




Cambios Realizados

Observaciones


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Fecha de Solicitud de Ajuste de Protecciones

Fecha de Recepción de Ajuste de Protecciones:

Variación:

a. Equipos de Control y Sistema SCADA Empresa Encargada de la ejecución de las pruebas de Control: Fecha de Inicio :


Fecha Requerida Personal de Automatización:

Fecha de Solicitud del personal de Automatización:

Fecha de Atención de Solicitud de Automatización:




Cambios Realizados

Observaciones

Fecha de Solicitud de Configuración de puntos en Sistema SCADA:

Fecha de Inicio de Configuración de Puntos en Sistema SCADA

Fecha de Finalización:

Describa las situaciones que pudieron haber afectado el desarrollo de las Pruebas: Describas las acciones Correctivas utilizadas para evitar retrasos en las Pruebas: Indique los puntos de mejora observados del proceso de construcción de las Pruebas: 9. Puesta en Servicio. Fecha de Inicio :


Actividades Requeridas para la puesta en servicio de la Obra: Describa las situaciones que pudieron haber afectado el desarrollo de la puesta en servicio: Describas las acciones Correctivas utilizadas para evitar retrasos en la puesta en servicio: Indique los puntos de mejora observados del proceso de construcción de la puesta en servicio:


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c. Lecciones aprendidas

Las lecciones aprendidas constituyen la documentación de la

experiencia ganada durante la ejecución de un proyecto. En el documento de

lecciones aprendidas se identifican los tipos de problemas que fueron

generados durante la ejecución del proyecto y las soluciones implementadas

para su mitigación. Por tal motivo, a través de las lecciones aprendidas se

ayuda a controlar la ocurrencia de los mismos problemas en próximos

desarrollos.

Cada uno de los integrantes del proyecto debe consignar las lecciones

aprendidas de acuerdo al área o proceso al cual represente. Estas

experiencias son recolectadas por el líder del proyecto quien es responsable

por velar su respectiva, clasificación y registro, con la finalidad de ser

incluidas dentro del archivo general del proyecto.

Los documentos de lecciones aprendidas a ser desarrollados por los

integrantes del equipo del proyecto, son unos de los documentos de cierre

considerados por esta metodología y contienen la siguiente información:

Datos generales del proyecto, con la finalidad de poder facilitar su

clasificación de acuerdo al tipo desarrollo al cual este asociado, lo cual

consta del nombre del proyecto, número del contrato, número de archivo,

gerencia a la cual pertenece el proyecto, nombre y número de identificación

del trabajador que está realizando la declaración de lección aprendida y

cargo dentro del proyecto

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Declaración del problema, en el cual el trabajador debe describir la

situación acontecida, con la finalidad de dar una idea clara de los hechos que

pudieron haber afectado el normal desarrollo del proyecto .

Descripción detallada de las causas que originaron el problema

durante la ejecución del proyecto.

Descripción del impacto originado por la ocurrencia del problema

dentro del proyecto.

Referencias utilizadas o fuentes de información consultadas que sirvió

de base para analizar y corregir el problema.

Las acciones correctivas implementadas y los resultados obtenidos, al

igual que cualquier otro tipo de acción que se haya implementado aun

cuando no haya sido efectiva.

A continuación se muestra el formato de lecciones aprendidas a ser

utilizado por cada uno de los integrantes del proyecto, y considerado como

parte de los documentos de cierre administrativo.

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LOGO

DOCUMENTOS DE CIERRE DE PROYECTOS FORMATO DE LECCIONES APRENDIDAS

Nombre del Proyecto: Número de Contrato: Número de Archivo: Gerencia: Nombre del Trabajador: I.D.: Cargo:

Declaración del Problema:

Causas del Problema:

Impacto del Problema:

Referencias Consultadas:

Acciones Correctivas:

Resultados Obtenidos:

Formato de lecciones aprendidas. Fuente. Gómez (2011)

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PASO III. REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS RECOLECTADOS.

Una vez sea recolectada la totalidad de la información y de los

documentos requeridos asociados al proyecto que se desea cerrar, el líder

del proyecto procederá a realizar el proceso de revisión y validación de la

información suministrada. En tal sentido, el líder del proyecto completa el

formato de verificación de documentos, a objeto de poder certificar que los

mismos cumplen con lo requerido con la finalidad de poder avanzar al

siguiente paso del proceso de cierre.

En caso de existir alguna inconformidad con alguno de los

documentos o información suministrada, el líder del proyecto acudirá a la

persona responsable del mismo para efectuar las correcciones respectivas

cumpliendo con lo indicado en el paso anterior, a fin de poder continuar con

el proceso de cierre.

A continuación se muestra el formato de verificación de documentos a

ser llenado por el líder del proyecto durante el proceso de cierre

administrativo, en esta se muestra la información general del proyecto, la

descripción de los indicadores a ser analizados junto con los documentos

recolectados y por último el cuadro de aprobación de la información

suministrada, el cual debe ser elaborado por el líder del proyecto y firmado

por el gerente del proyecto en señal del conformidad con los documentos a

ser evaluados en el proceso de cierre administrativo .

110

LOGO

DOCUMENTOS DE CIERRE DE PROYECTOS FORMATO DE VALIDACION DE DOCUMENTOS

Nombre del Proyecto: Número de Contrato: Número de Archivo: Gerencia: Indicar en el siguiente cuadro los documentos que han sido consignados por cada una de las áreas asociadas al proyecto. Indique con una X en el recuadro indicando si el mismo cumple o no con la información requerida para su respectivo análisis de cierre.

DOCUMENTOS RESPONSABLE CUMPLE NO CUMPLE

Observaciones: Elaborado por: Aprobado por:

Cargo: Cargo: I.D. I.D. Fecha Fecha Firma Firma

Formato de Verificación de Documentos. Fuente: Gómez (2011)

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PASO IV. ANÁLISIS DE RESULTADOS.

Una vez definidas las premisas a ser evaluadas para el cierre del

proyecto, el líder del proyecto procederá a su respectivo análisis por parte de

un personal calificado y encargado del mismo. Entre las mejores prácticas

encontradas, se encuentra el uso de un juicio de expertos los cuales son los

responsables de esta actividad y se aseguran que el cierre del proyecto o

fase se realice de acuerdo con las normas apropiadas. En tal sentido, en

este paso debe define en primer lugar el equipo encargado de realizar el

análisis de los resultados obtenidos en el proyecto producto del cierre.

Con la finalidad de obtener un análisis objetivo de los resultados, el

proceso de revisión y evaluación del proyecto será delegado a personas

ajenas al mismo. En tal sentido, para este paso se creará un equipo de

trabajo el cual estará encargado del análisis y evaluación de los resultados

del proyecto. A continuación se describen los integrantes que conformarán el

equipo de análisis de resultado:

Líderes de proyectos de la gerencia a la cual pertenece el proyecto,

con la finalidad de evaluar de manera objetiva, la información y documentos

generados durante la ejecución del proyecto, los cuales fueron recolectados

en el primer paso de esta metodología, en relación a los indicadores de

control y seguimiento .

Gerentes asociados a la vicepresidencia a la cual pertenece el

proyecto, de manera que se pueda evaluar la gestión utilizada durante el

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desarrollo del proyecto y poder realizar un análisis objetivo, en el que se

pueda identificar las mejoras en los procesos gerenciales de los proyectos en

la vicepresidencia.

Líder del Proyecto, como el responsable directo en este proceso de

cierre, será encargado de presentar de manera estructurada los documentos

y resultados generados durante la ejecución del mismo.

Gerente del Proyecto, quien soportará la información presentada por

el líder del proyecto, al igual que expondrá las herramientas gerenciales

utilizadas en cada uno de las etapas del mismo.

En segundo lugar, una vez se haya definido el equipo de trabajo, se

procederá a realizar el análisis de los resultados obtenidos, el cual se

centrará en el cumplimiento de las consideraciones planteadas al inicio de

cada proyecto, así como el debido registro de las desviaciones originadas

durante su ejecución hasta el momento de cierre.

El proceso de evaluación se refiere al análisis del comportamiento de

los indicadores del proyecto, debidamente documentado en el primer paso

del Instrumento. En tal sentido, para este paso se requiere haber cumplido

con el proceso de validación de la información suministrada, el cual forma

parte del paso anterior, con la finalidad de poder obtener los resultados de

cada uno de los indicadores considerados para el proyecto que se desea

cerrar.

A continuación se muestra en la Tabla 11, los indicadores a ser

evaluados en función de las variables del proyecto.

113

Tabla 11 Evaluación de Resultados

Ind icador a Eva luar

Documento a u t i l i za r para eva luac ión Sopor te pa ra la evaluac ión

Documentos de los requ is i tos de los in teresados de l proyecto

Cump l im ien to de las neces idades y ob je t ivos p lanteados a l in ic io de l p royecto A lcance

Es t ruc tu ra desagregada de Traba jo E va luac ión de la EDT p ropues ta

Documen tos de es t imac ión de los recurso de las act iv idades

D esv iac iones en cuan to a l a can t idad de recu rsos p rev i s tos para las ac t i v idades de l p royec to

Cronograma de l P royec to

Eva luac ión de l as es t imac iones de du rac ión de ac t i v idades p lanteadas a l in ic io de l proyecto , ve rsus l as ob ten idas a l momen to de cierre.

T iempo

Repo r tes mensua les de A v a n c e Efec t iv idad de las acc iones de con t ro l y cumpl im ien to de los repor tes mensua les

Presupuesto genera l de l proyecto

Ident i f icac ión de las desv iac iones de l presupuesto or ig ina l de l p royec to versus e l p resupues to to ta l de la obra a l momento de cierre C o s t o

Repo r tes mensua les de desem b o l s o

Cumpl im ien to de los repor tes de avance de p resupues to y observac iones e fec tuadas .

Cal idad Documentos de Aud i to r ia de la Ca l i dad

Cump l im ien to de los p lanes de con t ro l de la ca l idad en func ió n d e los resu l tados ob ten idos en cada producto.

P la n de R ecu rsos Hu ma n os

E valu ac ión d e la es t im a ció n d e re cu rsos en cua n to a la a s ig na c ió n d e roles y a su co mp ort am ien to e n el p roye c to R e c u r s o H um a no

P lan d e De sarro llo d el e qu ip o de l P ro ye c to

V a lida c ió n de l cu m pl im ien to de l p la n de de sa rro l lo p rev is to pa ra e l equ ipo de l p royec to

Comun i cac iones P lan de Comun icac iones de l

Proyecto

Val idac ión de l cumpl imiento de las comun icac iones es t ipu ladas du ran te e l desar ro l lo de l p royecto

R i e s g o P lan de Ges t ión de l R iesgo

Efect iv idad del p lan de gest i ó n d e r iesgos as í c o m o d o c u m e n t a c ió n de los nuevos r iesgos ident i f icados

Adqu is ic io n e s P lan i f icac ión de las Adqu is i c iones

Cumpl im ien to de las adqu is ic iones previstas al in ic io así como l as desv iac iones en cuanto a d isminuc iones o ad ic iona les .

P lan de d i recc ión de l Proyec to Cump l im ien to genera l de l p lan de d i recc ión de l p royec to p rev is to a l in ic io.

D oc u m e n t o s d e Cont ro l de C a m b i o s

Cump l im ien to de l a deb ida documentac i ón de l os camb ios generados en e l p royec to

Integració n

Repor tes de mon i to reo y con t ro l de l p royec to

Cumpl im ien to de los repor tes mensua les de rev is ión y mon i to reo de las observac iones e fec tuadas duran te e l p royec to .

Fuente: Gómez (2011)

En función de los indicadores descritos en la tabla anterior, el equipo

de trabajo realizará el análisis y evaluación de los resultados obtenidos, para

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ello se utilizará el formato de evaluación de resultados el cual se muestra a

continuación, el cual se puede desglosar en dos partes:

En la primera parte de documento se realizará la descripción general

del proyecto, indicando nombre, numero de contrato, numero de archivo y

vicepresidencia a la cual pertenece el proyecto. De igual manera se debe

registrar los datos de los integrantes del equipo evaluador, al igual que los

indicadores a ser evaluados en función de los documentos consignados por

el líder del proyecto.

En la segunda parte del documento se presentarán los resultados

obtenidos por cada uno de los indicadores evaluados, en tal sentido se

consignará este formato de manera independiente por cada indicador. De

acuerdo con los resultados obtenidos, el grupo de evaluación procederá a

realizar el proceso de análisis de los mismos, para ello se tomara como base

el cumplimiento de los planes iniciales a través de los soportes de evaluación

destritos en la tabla 11. En caso de encontrarse desviaciones en cuanto a las

consideraciones planteadas al inicio de proyecto, se indicarán las causas y

medidas tomadas por el equipo de trabajo, registrándose su nivel de

efectividad.

Por último se realizan las recomendaciones sugeridas por el equipo de

evaluación, en cuanto a los puntos de mejora visualizados.

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LOGO

DOCUMENTOS DE CIERRE DE PROYECTOS FORMATO DE EVALUACION Y ANALISIS DE RESULTADOS DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto: Número de Contrato: Número de Archivo: Vicepresidencia:

Integrantes del Equipo de Evaluación: Nombre I.D. Cargo Firma

INDICADOR DOCUMENTOS CONSIGNADOS

Alcance

Tiempo

Costo

Calidad

Recurso Humano

Comunicaciones

Riesgo

Adquisiciones

Integración

Página 1 de 2

Formato de validación de documentos. Parte i. Fuente. Gomez (2011)

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LOGO

RESULTADOS DE LA EVALUACION Y ANALISIS DEL PROYECTO

1. Indicador a ser evaluado:

2. Documentos Utilizados para su Evaluación:

3. Describa los resultados Obtenidos:

4. Análisis de los Resultados:

5. Recomendaciones:

Página 2 de 2

Formato de validación de documentos. Parte II. Fuente. Gomez (2011)

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PASO V. ELABORACIÓN DE INFORME FINAL.

Como resultado del proceso de Cierre Administrativo se considerará la

elaboración del informe final. En este paso se realizará un resumen general

de la ejecución del proyecto, para lo cual se llenará el formato de Informe

final de cierre, en el cual se indicará la información resultante de la ejecución

del proyecto.

El informe final será elaborado por el líder del proyecto en conjunto

con el gerente del proyecto, quienes suministrarán de manera resumida los

datos requeridos y realizarán un resumen del análisis de resultados

indicados por el juicio de expertos.

El formato consta de cuatro (04) hojas en las cuales se describen cada

uno de los datos e información solicitada, de igual manera, en cada sección

del documento se muestra una breve explicación que sirve de guía para

facilitar el llenado del formato de manera adecuada.

En la primera hoja del formato de Informe final de cierre se debe

indicar los datos generales del proyecto y tiene como propósito de dar una

descripción general del tipo de proyecto ejecutado. En tal sentido, se debe

suministrar los datos de identificación del proyecto , incluyendo el tipo de

contratación implementada, el tipo de proyecto a ser desarrollado y el tipo de

inversión planteada para el proyecto, las fechas de inicio y fin de la obra al

igual que el monto total de inversión, al igual que se listan los integrantes del

proyecto al igual que las contratistas utilizadas.

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Adicionalmente, se debe indicar los datos de identificación y contacto

del personal que conformó el equipo del proyecto, así como también las

contratistas que participaron en la ejecución de los trabajos, para finalmente

dar una breve descripción del alcance del proyecto desarrollado.

En la segunda hoja del formato, serán descritos los productos

generados durante la ejecución del proyecto, al igual que dar constancia de

la fecha de aceptación de los mismos y las condiciones de entrega de cada

uno de estos. Asimismo, se debe indicar los costos asociados a cada una de

las disciplinas que conformaron el proyecto, con la finalidad de ofrecer una

óptica resumida de los costos totales por disciplinas que sirvan de referencia

para futuros estimados, en proyectos de índole similar.

En la tercera hoja se indicará la información asociada al control y

seguimiento del proyecto, al igual que la gestión del alcance durante la

ejecución del mismo, en tal sentido se debe llenar los cuadros

correspondientes con las información obtenida del cronograma de

actividades del proyecto explicando las variaciones obtenidas, al igual que se

debe registrar los cambios de alcance efectuados registrando su impacto.

Por último en la cuarta hoja del formato serán indicados los resultados

de las actividades del proceso de cierre administrativo. En tal sentido, se

deben describir las conclusiones del proceso de análisis de resultados

efectuadas por el equipo de evaluación, para cada indicador del proyecto y

por ultimo serán consolidadas las lecciones aprendidas documentas por cada

uno de los integrantes del proyecto.

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A continuación se muestran los formatos que conforman el informe

final de cierre.

LOGO

DOCUMENTOS DE CIERRE DE PROYECTOS FORMATO DE INFORME FINAL DE CIERRE

1. Datos de Identificación del Proyecto

Nombre del Proyecto: Número de Contrato: Número de Archivo: Vicepresidencia: Gerencia: Tipo de Inversión: Productos Generados: Tipo de Contratación : Fecha Inicio Contrato: Fecha Fin: Monto total del proyecto: 2. Datos del Equipo del Proyecto.

Integrantes del Equipo de l Proyecto Nombre I.D. Cargo Numero de Contacto

3. Datos de las Contratistas del Proyecto

Empresa Alcance Persona Contacto Numero de Contacto

4. Alcance del Proyecto

Formato de informe final de cierre. Hoja 1 Fuente. Gómez (2011)

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5. Entregables del Proyecto

En el siguiente cuadro indicar la lista de los entregables desarrollados como parte del alcance del proyecto.

Descripción del Entregable Fecha de Aceptación Condiciones de Entrega

6. Costos del Proyecto

Describa en el siguiente cuadro los costos relacionados a cada una de las disciplinas asociadas al proyecto:

Disciplina Costo planificado Costo Real Resultado


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7. Línea base del Proyecto.

En el siguiente cuadro realice una comparación de las fechas plan del proyecto y las fechas reales de finalización. En caso de encontr ar alguna variación indique la causa que lo originó. Realice la comparación en función de las actividades macro del cronograma del proyecto aprobado.

Descripción de la Actividades

Fecha Inicio Plan

Fecha Inicio Real

Fecha Fin

Plan

Fecha Fin Real Variación Explicación de la Variación

8. Cambios de Alcance del Proyecto.

En caso de haber existido un cambio de alcance del proyecto, indique en el siguiente cuadro las causas que originaron el mismo, al igual que el impacto que tuvo en la ejecución de proyecto.

Cambio de Alcance Impacto


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9. Resultados del Análisis y Evaluación del Proyecto.

Indique en el siguiente cuadro los resultados del análisis y la evaluación realizada por el equipo de evaluación, a cada uno de los indicadores del proyecto.

Análisis de los Resultados.

10. Lecciones Aprendidas.

En el siguiente cuadro indique las lecciones aprendías registradas por el equipo de ejecución del proyecto.

Declaración del Problema

Impacto del Problema Referencias consultadas

Acciones Correctivas

11. Aprobación Del Informe Final De Cierre

Gerente Del Proyecto: Líder del Proyecto I.D. I.D. Fecha Fecha Firma Firma


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FASE V. ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Como último paso del instrumento el líder del proyecto realizará el

proceso de archivo de documentos, con la finalidad de asegurar el

almacenamiento de la información obtenida en el proceso de cierre, así como

también los documentos generados durante el desarrollo del proyecto.

En tal sentido, el líder del proyecto, bajo supervisión del gerente del

proyecto, preparará un folio que contenga los documentos utilizados para la

ejecución del cierre administrativo, estará compuesto por los documentos

recolectados al momento del cierre al igual, los formatos de cierre

elaborados en cada uno de los pasos anteriores.

Para un debido archivo de la documentación del proyecto, se

dispondrá de un centro de información técnica, el cual concentrará los

documentos antes citados, generados al final del proceso de cierre de cada

uno de los proyectos de desarrollo de transmisión a ser ejecutados por las

empresas del sector eléctrico en el estado Zulia.

De igual manera, el archivo de los documentos de cierre

administrativo, permitirá el proceso de consulta o revisión general de

información resultante de proyectos, servirá de base para el planteamiento

de nuevas propuestas de inversión, con base a las experiencias y resultados

debidamente documentados en proyectos ejecutados anteriormente.

Con base a los pasos anteriormente expuestos, se muestra en la

figura 3, el diagrama de flujo asociado la metodología de cierre administrativo

124

de los proyectos de desarrollo de transmisión de las empresas del sector

eléctrico del estado Zulia.

Figura 3. Flujograma de la metodología de cierre administrativo de proyectos Fuente. Gómez (2011)

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5. FACTIBILIDAD DE LA PROPUESTA

En cuanto a la propuesta de la metodología cierre administrativo para los

proyectos de desarrollo de transmisión en las empresas del sector eléctrico

del Estado Zulia, se puede deducir que es claramente viable, considerando los

siguientes aspectos:

Asegurar el establecimiento de un Juicio de Expertos, compuesto por

un equipo de trabajo técnico-gerencial, permanente responsable de la

medición, análisis y evaluación de los resultados obtenidos en la fase de

cierre administrativo, de cada uno de los indicadores implementados en el

proyecto.

Garantizar la elaboración de un plan anual para la revisión y el

establecimiento de métricas relacionadas con el cierre administrativo de los

proyectos de desarrollo de transmisión de las empresas eléctricas del Estado

Zulia.

Potenciar los aspectos con oportunidades de mejoras, identificadas en

la etapa de resultados de esta investigación.

Llevar un registro continuo de los indicadores establecidos en esta

metodología y en función de las necesidades particulares de cada proyecto,

todo esto con la finalidad de asegurar que los indicadores a ser evaluados

aporten información importante a la hora de realizar su evaluación.

capitulo v metodologÍa para cie rre administrativo de …

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