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CAPÍTULO II FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
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CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN Con la finalidad de afianzar el sustento teórico de la investigación se llevó
a cabo la revisión y análisis de un diverso número de antecedentes que
orientarán el desarrollo de la variable objeto de estudio.
Entre la más reciente se encuentra la presentada por Ferrer, Núñez y
Romero (2010), la cual lleva por título “Diseño de un sistema de contabilidad
por áreas de responsabilidad para SMA Ingenieros y Consultores, C.A”, la
misma tuvo como propósito diseñar un sistema de contabilidad por áreas de
responsabilidad para SMA Ingenieros y Consultores, C.A., para ello se
sustentó en los planteamientos teóricos expresados por Ramírez (2006),
Horngren y otros (2006), Hansen y Mowen (2003) y Polimeni y otros (2001).
En cuanto a la investigación, ésta fue de tipo descriptivo, de campo y
documental con un diseño no experimental transaccional, la misma presentó
una población comprendida por tres (3) empleados del departamento de
administración de la organización y a su vez la recolección de datos se hizo
mediante la técnica de la encuesta, utilizando como instrumento un
cuestionario conformado por veinticuatro (24) ítems, de los cuales trece (13)
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contienen respuesta dicotómicas con final abierto, nueve (9) de selección
simple y dos (2) de selección múltiple; cabe señalar que la validez del
instrumento se realizó a través de la evaluación de los expertos del comité
académico de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad
Rafael Belloso Chacín.
Los resultados obtenidos se analizaron utilizando la estadística descriptiva
mediante tablas de frecuencia absolutas, indicando que el actual proceso
contable de la empresa no divide la organización en áreas o centros de
responsabilidad de modo que no pueden ser planificados ni controlados los
costos, lo que dificulta la toma de decisiones.
La utilidad del antecedente anteriormente descrito está en función del
instrumento aplicado puesto que la organización objeto de estudio tampoco
divide su proceso contable en áreas o centros de responsabilidad; y para
ratificar esto, la técnica de recolección de datos a emplear será la encuesta a
través de un cuestionario; pudiendo así analizar los resultados obtenidos
mediante la estadística descriptiva.
Por otra parte se encuentra la investigación elaborada por Borjas, García,
González y Latosefsky (2009), la cual lleva por título “Diseño de un sistema
de contabilidad por áreas de responsabilidad para la empresa Policlínica San
Francisco, C.A”, la misma tuvo como propósito fundamental diseñar un
sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad para la empresa
anteriormente mencionada. La misma estuvo sustentada por los autores
McLeod (2000), Bernal (2004), Hansen y Mowen (2003), Polimeni y otros
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(1999), Cantu (1999) y Catacora (1998).
La investigación fue considerada de tipo descriptivo, con un diseño de
campo, no experimental y a su vez presentó una población constituida por 14
(catorce) empleados y un (1) directivo de la Policlínica San Francisco, C.A,
específicamente un gerente administrativo, un empleado encargado del
departamento de contabilidad, dos asistentes administrativos, dos asistentes
contables, tres asistentes de cuentas por pagar, tres asistentes de cuentas
por cobrar y tres asistentes de cobranzas.
Por otra parte fue necesario utilizar como técnica de recolección de datos
la encuesta y para el desarrollo de la misma se aplicó un cuestionario dirigido
a la población objeto de estudio, conformado por sesenta y cuatro (64) ítems
en los que se encontraron entre 2 y 3 alternativas de respuesta, cuyo
contenido fue validado por los expertos del comité académico de la Facultad
de Ciencias Administrativas de la Universidad Rafael Belloso Chacín.
Posteriormente los resultados fueron analizados mediante la estadística
descriptiva indicando que el sistema actual de la empresa carece de control y
coordinación, no existe una clara identificación de las unidades de mando,
todos los departamentos emergen de un solo nivel gerencial, lo cual dificulta
la asignación de responsabilidades y control sobre los insumos de la
empresa.
El antecedente mencionado servirá de guía en la estructuración de las
bases teóricas al señalar diversos tópicos de gran importancia para el
sustento teórico de la presente investigación y al mismo tiempo como un
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modelo para la propuesta del diseño del sistema de contabilidad por áreas de
responsabilidad que será planteado.
Otra de las investigaciones consultadas es la desarrollada por Acosta,
Albornoz y Nobilio (2009), la cual lleva por título “Diseño de un sistema de
contabilidad por áreas de responsabilidad para la empresa Arci, C.A”, la
misma tuvo como propósito fundamental diseñar un sistema de contabilidad
por áreas de responsabilidad para la empresa Arci, C.A. Dicha investigación
se sustentó en los planteamientos expresados por Álvarez y otros (2003),
Polimeni y otros (2001), Balestrini y otros (2002), entre otros.
La investigación se clasifica como un proyecto factible, descriptivo, de
campo y documental, cuya población estuvo comprendida por siete personas
trabajadores del departamento de finanzas de la ferretería Arci, C.A,
específicamente un contador, un asistente administrativo y cinco auxiliares
contables. Además se empleó la encuesta como técnica de recolección de
datos y se utilizó como instrumento un cuestionario conformado por doce (12)
preguntas, de las cuales seis (6) son dicotómicas con final abierto y seis (6)
son de selección forzada. La validez del mismo se realizó a través de la
evaluación de los expertos del comité académico de la Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad Rafael Belloso Chacín.
En cuanto a los resultados obtenidos, éstos se analizaron a través de la
estadística descriptiva mediante tablas de frecuencia absolutas indicando
que el actual proceso contable de la empresa no se lleva a cabo por áreas o
centros de responsabilidad, sino que se procesa de forma general,
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evidenciándose así que es manejado únicamente por el departamento de
contabilidad, motivo por el cual, no se puede determinar los costos e
ingresos que se generan en cada uno de los departamentos de la
organización por separado.
El estudio apoyará a la presente investigación desde el punto de vista de
los planteamientos teóricos, consultando algunos de las autores empleados
en el antecedente, los cuales serán tomados en cuenta ya que ellos
fundamentan en gran parte la variable objeto de estudio.
A su vez se encuentra la investigación presentada por Gómez, Sarcos y
Tarre, (2009) que lleva por título “Diseño de un Sistema de Contabilidad por
Áreas de Responsabilidad para la Empresa Sudica C. A.”, la misma tuvo
como finalidad el diseño de un sistema de contabilidad por áreas de
responsabilidad para la empresa SUDICA, para ello se apoyo en los aportes
de Reyes (2005), Ramirez (2002), Benavides (2004), Anthony y
Govindarajan (2003) y Polimeni, Fabozzy y Adelberg (2001).
La investigación se clasificó como un proyecto factible, descriptivo y de
campo, contando con una población conformada por cinco (5) sujetos
pertenecientes a la coordinación de la contabilidad de la empresa,
específicamente el gerente general, el gerente de administración y finanzas,
el coordinador de contabilidad, el contador público externo y un analista
contable. Por otra parte la técnica de recolección de datos empleada fue la
encuesta, a través del cuestionario como instrumento, el cual contó con
catorce (14) items sometidos a estudios técnicos para determinar su validez.
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Los resultados obtenidos se analizaron utilizando la estadística descriptiva
mediante tablas de frecuencia absoluta, obteniendo como resultado de la
investigación la sistematización del proceso contable, la valuación del
proceso contable, el procesamiento de la información financiera, la
comunicación de la información contable. Asimismo, al evaluar el sistema
contable de la empresa Sudica, C.A, se obtuvo que la población objeto de
estudio expresó la situación de dicho sistema arrojando una serie de
resultados. En relación al objetivo de evaluar el proceso contable se
evidencia que no existe en la organización procedimientos claramente
definidos para el procesamiento de información en el sistema contable.
El aporte de esta investigación se enmarca en la creación de ciertos
elementos como son los centros de responsabilidad, manual de cuentas,
estructura organizacional, entre otros que ayudan a fundamentar el diseño
que se pretende elaborar en el presente estudio de investigación.
Por último se encuentra la investigación presentada por Alvarado, Brito y
Minguett (2008) que lleva por título “Diseño de un sistema de contabilidad
por áreas de responsabilidad para la empresa CEICA”, la cual tuvo como
propósito diseñar un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad
para la empresa CEICA, fundamentándose en diferentes criterios de autores
expertos en el área tales como Barfield, Raiborn & Kinney (2005), Gallifa
(1999), Hansen y Mowen (2004), Mina (2002), Kohler (2005) y Ramírez
(2005).
La investigación fue catalogada como un proyecto factible, de tipo
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descriptivo y de campo, tomando como base una población conformada por
nueve (9) sujetos de la empresa CEICA, específicamente el contador de
inventario, el contador de filiales, el contador general, el contador de activos
fijos, un licenciado del departamento fiscal, un asistente fiscal, el líder de
nomina, el líder de contabilidad, un gerente de administración y finanzas; y
por ser una población de estudio finita y accesible, se abordó utilizando la
técnica del censo poblacional.
La técnica de recolección de datos utilizada fue la encuesta, empleando
como instrumento un cuestionario conformado por treinta y seis (36)
preguntas, de las cuales treinta y cinco (35) fueron dicotómicas con final
abierto y una de selección simple, el mismo fue validado por el comité
académico de la Universidad Rafael Belloso Chacín.
Por otra parte, la interpretación de la información se hizo en forma
descriptiva y por frecuencia absoluta, en consecuencia los datos obtenidos
mediante la técnica mencionada, determinaron la carencia de un sistema de
contabilidad por áreas de responsabilidad que permita conocer de manera
oportuna los costos y gastos incurridos, y el área responsable en la cual se
originan, situación que mejoraría con la utilización del diseño propuesto
logrando mejorar el rendimiento económico de la empresa.
El antecedente anteriormente descrito sirve como referencia para el
presente estudio ya que proporciona un aporte importante, el cual radica en
la forma de demostrar como los informes de un sistema de contabilidad por
áreas de responsabilidad ayudan a mejorar el control y la eficiencia de la
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persona encarga de determinadas actividades, puesto que a través de estos
se puede identificar la persona encargada del centro de responsabilidad y las
fallas de la misma, para así mejorar esas debilidades encontradas y para que
la empresa pueda alcanzar sus objetivos.
2. BASES TEÓRICAS 2.1. SISTEMA 2.1.1 DEFINICIÓN Un sistema se define como un conjunto integrado de partes relacionadas
de manera estrecha y dinámica, tal como lo afirma Chiavenato (2002, p. 74)
quien a su vez señala que lleva a cabo una actividad o función y está
destinado a alcanzar un objetivo específico.
De igual forma un sistema es un conjunto de partes interrelacionadas
según el criterio de Bernal (2004, p. 13), que posee alguna singularidad
dentro de su medio. Los sistemas extraen materia prima del medio, la
transforman y una vez procesada la introducen de nuevo al ambiente .
Partiendo de los supuestos anteriores se observa que ambos autores
señalan que un sistema es un conjunto de partes que se encuentran
relacionadas, sin embargo Chiavenato (2002) indica que todo sistema tendrá
un propósito definido mientras que Bernal (2004) explica que dicho sistema
involucra un proceso en el medio donde se desenvuelve.
De lo anteriormente planteado para el presente estudio se considera más
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adecuada la definición propuesta por Bernal (2004), ya que ésta identifica el
sistema como un ciclo referido a la extracción, transformación y proceso de
materia, punto que Chiavenato (2002) no trata dentro de su explicación.
En consideración de lo anteriormente expuesto, un sistema es un
conjunto de partes relacionadas entre sí que llevan a cabo una serie de
procesos para lograr los objetivos del mismo.
2.1.2. CARACTERÍSTICAS En cuanto a las características de los sistemas existen cinco, de
conformidad con lo establecido por Bernal (2004, p. 16) entre las que se
encuentran: la codificación, tendencia a la estabilidad (homeostasis
dinámica), tendencia a la desorganización (entropía negativa), varias
maneras de hacer las cosas (equifinalidad) y especialización.
En cuanto a la codificación se describe como el límite del sistema que
esta codificado para permitir la entrada de algunos elementos y bloquear la
de otros. La clave es que se seleccionen los elementos verdaderamente
importantes para el funcionamiento del sistema.
De la misma forma la homeostasis teóricamente, indica que el sistema
debe comportarse lo más apegado posible a sus metas y objetivos. Cuando
recibe señales (realimentación) de una desviación que conduce a un
desequilibrio, realiza acciones que tienden a lograr nuevamente la
estabilidad.
Asimismo la entropía de acuerdo a lo explicado por Hanna (1990, citado
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por Bernal, 2004, p. 17) “es un principio que describe el movimiento de todos
los sistemas hacia la desorganización y la muerte”. Así como los organismos
biológicos, la organización estaría sujeta a la descomposición y la muerte, a
menos que logre obtener del medio, además de la energía que necesita para
mantenerse, un remanente que le permita crecer y mejorar.
La equifinalidad establece que los sistemas pueden llegar al mismo
objetivo, siguiendo diferentes caminos a partir de diferentes condiciones
iníciales. Esta flexibilidad se puede observar en los organismos vivos.
Expresa igualmente que la especialización se va observando a medida
que crecen los sistemas estos se vuelven más complejos. Asimismo, las
organizaciones crecen creando nuevos departamentos, que realizan
funciones especializadas o nuevas organizaciones subordinadas a la original.
Partiendo de lo anteriormente planteado en la administración, es tan
común hablar sistemáticamente, que con frecuencia se hace
inconscientemente.
Es así como según las ideas expuestas y para efectos de esta
investigación, al conocer las distintas formas o características en la que se
muestran los sistemas y el adecuado manejo de estos permiten que las
organizaciones cuenten con instalaciones apropiada que garanticen
efectividad y destreza en cuanto a tomar decisiones oportunas para resolver
los retos que se presentan, en ocasiones, inesperadamente y la complejidad
de los negocios que incita la necesidad de integrar funciones dentro de la
empresa y su entorno, así como también el correcto manejo y distribución de
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los costos por cada área de la organización.
2.1.3. CLASIFICACIÓN En cuanto a su constitución los sistemas se pueden clasificar en físicos y
abstractos, tal como lo plantea Chiavenato (2002, p. 76).
Los sistemas físicos o concretos; compuestos de equipos, instalaciones,
objetos y elementos reales. Reciben el nombre de hardware y se pueden
describir en términos cuantitativos de desempeño.
Los sistemas abstractos o conceptuales; compuestos de conceptos,
abstracciones, hipótesis e ideas. Reciben el nombre de software y están
constituidos por aspectos no físicos.
Asimismo, según lo planteo dicho autor los sistemas pueden clasificarse
en cuanto a su naturaleza en cerrados y abiertos.
Los sistemas cerrados, son aquellos cuyo intercambio en el ambiente
(entradas y salidas) es poco conocido y, por lo tanto, están programados por
completo y son determinísticos: determinada entrada corresponde a una
salida única y determinada.
Por otro lado, los sistemas abiertos representan intensas relaciones de
intercambio con el ambiente a través de múltiples entradas y salidas. Por
esta razón son probabilísticos y flexibles, pues no es posible representar ni
conocer todas sus entradas y salidas.
Cabe destacar que los sistemas no escapan al deseo del hombre de
clasificar todas las cosas, en función de lo planteado Bernal (2004, p. 14);
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existen varias clasificaciones, pero a los efectos de esta investigación
interesa aquella que se relaciona con las organizaciones. Los sistemas se
clasifican en abiertos y cerrados, según la relación que mantengan con su
ambiente.
Los sistemas abiertos son aquellos cuyos límites le permiten interactuar
con el medio donde se desenvuelven: son afectados por lo que ocurre en el
medio y, al mismo tiempo, pueden afectar al medio, mientras que los
sistemas cerrados constan de partes que se interrelacionan para lograr un
fin; pero le falta una característica muy importante de los sistemas abiertos,
como es el de tomar del ambiente los elementos requieren para su
subsistencia y, de acuerdo con la realimentación, ajustar sus procesos para
evitar la expiración.
Vinculado a lo anteriormente planteado se observa que Bernal (2004)
hace referencia a dos tipos de sistemas, los abiertos y cerrados los cuales
constituyen una serie de partes vinculadas para lograr un fin, con la
diferencia de que los sistemas abiertos obtienen de su entorno lo que
necesitan para su subsistencia, particularidad que los sistemas cerrados no
poseen.
Por su parte Chiavenato (2002) distingue cuatro tipos de sistemas los
físicos, abstractos, abiertos y cerrados e indica que los sistemas físicos son
aquellos que pueden ser palpables, y a su vez resalta que los abstractos
están representados por partes no palpables tales como ideas, programas e
hipótesis. Igualmente señala que los sistemas abiertos presentan relaciones
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de intercambio con su entorno, a través de diferentes entradas y salidas,
destacando que los sistemas cerrados presentan poca interacción con el
ambiente que los rodea, pues estos poseen una única entrada
correspondiente a una única salida.
Según los criterios planteados se considera que la explicación de Bernal
(2004) es de mayor utilidad para los fines de esta investigación, ya que se
encuentra más relacionada a las organizaciones y a su medio, es más
interpretativa y aclaratoria en cuanto a la función de cada sistema.
Entorno a lo tratado se define a los sistemas abiertos como una serie de
partes relacionas con un objetivo específico, los cuales utilizan del entorno
todo lo necesario para su sostenimiento, por su parte los sistemas cerrados
cumplen con la misma función, solo que estos no recurren a su entorno para
subsistir.
2.2 CONTABILIDAD 2.2.1 DEFINICIÓN
A continuación se presentará la definición de uno de los términos más
importantes para el desarrollo de la variable objeto de estudio, se trata de la
contabilidad, la cual es el sistema que mide las actividades del negocio, y
según Horngren, Harrison y Bamber (2003, p. 5) ésta procesa dicha medición
en informes y comunica los resultados a los que toman decisiones. Por esto
se le conoce como el lenguaje de los negocios.
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Por otra parte se tiene que la contabilidad se refiere a generar y
comunicar información útil para la oportuna y adecuada toma de decisiones
de los acreedores y accionistas de un negocio, tal como lo expresa Guajardo
(2004, p. 8), así como de otros públicos interesados en la situación financiera
de una organización.
De acuerdo a lo anteriormente descrito se tiene que tanto Horngren y
otros (2003) como Guajardo (2004) establecen que la contabilidad facilita el
proceso de toma de decisiones dentro de una organización.
Tomando en cuenta las ideas anteriores, se considera que la definición
propuesta por Horngren y otros (2003) es más completa y adecuada; ya que
estos ven la contabilidad desde el punto de vista de un sistema de
información; y también especifican que esta información es transmitida a
través de la elaboración de informes.
De esta manera se puede decir que la contabilidad es una herramienta
que a través de la medición de la información financiera ayuda a tomar
decisiones en la organización.
2.2.2 SISTEMA CONTABLE Como se indicó anteriormente la contabilidad es considerada un sistema
según lo explica Guajardo (2004, p. 12) que mide las actividades de un
negocio, teniendo como propósito proveer información útil acerca de una
entidad económica y su finalidad es facilitar la toma de decisiones de sus
diferentes usuarios ya sean estos accionistas, acreedores, inversionistas,
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administradores o las mismas autoridades gubernamentales; bajo esta
perspectiva, el término contabilidad se corresponde con el denominado
sistema contable.
Considerando lo planteado por otro autor se dice que el propósito del
sistema contable es producir información cuantitativa de las transacciones y
eventos económicos que afectan a la organización, así lo indica Bernal
(2004, p. 32), esto con el objeto de facilitar los procesos de decisión y
transmitir de manera permanente y oportuna señales acerca del
funcionamiento de la organización.
Se puede decir que ambos tienen marcadas similitudes al momento de
definir lo que es un sistema contable, enfocándose en que su objetivo es el
facilitar la toma de decisiones y el seguimiento del funcionamiento de la
organización, sin embargo se tomará como referencia lo planteado por
Bernal (2004) ya que describe de forma más precisa los propósitos de un
sistema contable.
En función del análisis previo, es pertinente afirmar que el sistema
contable facilita información cuantitativa de una entidad económica de modo
que se pueda controlar y mantener su buen funcionamiento y a la vez facilitar
la toma de decisiones por parte de los integrantes de dicha entidad.
Asimismo como aporte a la presente investigación, se desarrollarán los
elementos que conforman un sistema contable, los cuales son: los registros
contables, asientos de ajuste, asientos de cierre, principios contables y el
catalogo de cuentas, todos estos se explicaran a continuación.
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2.2.2.1. REGISTROS CONTABLES Primeramente se debe tener presente que los registros contables son un
elemento del sistema contable, pudiendo así definir este término de
conformidad por lo planteado por Díaz (2001, p. 45) como un registro
monetario escrito de una transacción u operación comercial realizada por el
ente económico quien además especifica que el mismo debe identificar: la
fecha, el nombre de la cuenta que afecta y el valor que se va a registrar en el
debe y en el haber.
Por lo tanto conocer la definición de registro contable es fundamental para
el desarrollo de esta investigación ya que con el registro de las operaciones
que se llevan a cabo en la organización se obtiene parte de los datos
necesarios que procesa el sistema contable para arrojar la información
necesaria para la toma de decisiones.
2.2.2.2. ASIENTOS DE AJUSTE Un asiento de ajuste puede definirse como aquel que se realiza al finalizar
cada periodo contable para así tener actualizadas las cuentas que afectan a
los estados financieros, tal como lo indica Guajardo (2004, p. 104), quien
también señala que estos asientos son esenciales para lograr el correcto
enfrentamiento de ingresos versus gastos, para de esta forma determinar la
utilidad obtenida en el periodo actual y realizar una presentación más precisa
de los conceptos que integran a los estados financieros existentes al finalizar
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el periodo contable.
Por otra parte se tiene que un asiento de ajuste es aquel asiento
preparado a final de mes y que tiene como fin: registrar las transacciones o
los hechos económicos que no se hayan reconocido y corregir los errores
cometidos en asientos contables. Asimismo un asiento de ajuste permite
registrar en los libros de contabilidad, entre otros, al final del periodo
contable, los ingresos realizados pendientes de cobro, los gastos causados
sin pagar, las asignaciones de gastos pagados por anticipado que afecten el
periodo corriente, los gastos por depreciación, entre otras situaciones
delimitadas, esto en función de lo expresado por Díaz (2001, p. 58). El
mismo indica las situaciones que requieren ajustes contables. Estás son:
- Los hechos económicos que no solamente afectan el periodo en el cual
tienen lugar si no periodos posteriores, como las depreciaciones de activos.
- Los gastos incurridos en el periodo que no hayan sido pagados.
- Las transacciones que a la fecha de corte no hayan sido registradas.
- Correcciones de errores y omisiones.
- Reconocimiento de gastos financieros como diferencia en cambio,
pérdida del poder adquisitivo de la moneda, entre otros.
Comparando las definiciones establecidas por ambos autores que si bien
coinciden en que un asiento de ajuste se realiza al finalizar un periodo
contable, Díaz (2001) es más específico al indicar qué tipo de situaciones
requieren un ajuste contable.
Atendiendo a lo expuesto anteriormente, se considera la definición de
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Díaz (2001) de mayor utilidad, ya que como se expresó con anterioridad
dicho autor describe las situaciones necesarias en la que debe aplicarse un
asiento de ajuste.
Como complemento a lo desarrollado se puede decir que un asiento de
ajuste es aquel asiento que se realiza al final de cada periodo con la finalidad
de corregir datos omitidos o errores, o simplemente reflejar transacciones
económicas o gastos que así lo requieran.
2.2.2.3. ASIENTOS DE CIERRE Un asiento de cierre es aquel que se lleva a cabo una vez que han sido
elaborados los estados financieros de una empresa, así lo indica Guajardo
(2004, p. 105) y el mismo expone que en el cierre contable se preparan las
cuentas de ingresos, gastos y dividendos para el registro de las
transacciones del próximo periodo.
De otra forma, un asiento de cierre puede definirse como aquel asiento
que se realiza al finalizar el periodo contable, en esta finalización las
empresas ajustan sus cuentas y cierran los libros de contabilidad, esto con
respecto a lo planteado por Díaz (2001, p. 70). Los asientos de cierre se
realizan con la finalidad de conocer los resultados de las operaciones, la
situación financiera de la empresa y preparar los estados financieros.
Al estudiar las ideas expuestas por dichos autores puede observase que
ambos coinciden en que un asiento de cierre es utilizado al finalizar el
periodo contable para la posterior elaboración de los estados financieros de
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la organización.
En función de las ideas previas se considera la definición de Díaz (2001)
es la más adecuada, ya que éste da a conocer cuál es la finalidad de realizar
un asiento de cierre.
Por último puede decirse que un asiento de cierre es la operación a
través de la cual, se detiene momentáneamente el registro de operaciones,
para ofrecer una visión de la situación financiera de la empresa y los
resultados de la misma.
2.2.2.4. PRINCIPIOS CONTABLES Las organizaciones llevan a cabo operaciones y en su mayoría deben
llevar un registro de las mismas, en ocasiones cuenta para ello con un
departamento contable que mantenga al día dichos registros y en efecto
existen principios que rigen los registros y a la contabilidad en general.
Los principios de contabilidad no son más que un conjunto de normas y
postulados, conceptos y limitaciones que deben tenerse en cuenta para
efectuar los registros contables de todas las actividades desarrolladas por las
empresas o personas; así lo describe Díaz (2001, p. 7) y también indica que
los principios serán necesarios para que la contabilidad cumpla sus fines u
objetivos.
Este autor establece que los principios contables más importantes son:
- Entidad o ente económico
- Equidad
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- Negocio en marcha
- Periodo contable
- Unidad de medida
- Valuación o medición
- Importancia relativa
Por su parte Guajardo (2004, p. 34) indica que los principios contables
son un conjunto de postulados, reglas y criterios para lograr que la
información financiera sea veraz. Los encargados de preparar dicha
información deben tener como marco de referencia una serie de normas o
estándares contables aplicables a conceptos específicos y unos lineamientos
para aplicar el criterio
En esta definición se destacan los principios de:
- Entidad
- Realización
- Periodo contable
- Valor histórico original
- Negocio en marcha
- Dualidad económica
- Revelación suficiente
- Importancia relativa
- Consistencia
Como se puede observar ambos autores coinciden que los principios
contables son un conjunto de reglas, lineamientos y criterios de gran
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importancia para que se logre el objetivo de la información brindada por el
sistema contable, sin embargo se observa que Guajardo (2004) menciona
nueve (9) principios contables mientras que Díaz (2001) solo destaca siete
(7) principios, coincidiendo en el principio de negocio en marcha, entidad,
importancia relativa y periodo contable.
Para fines de esta investigación se considera la definición de Guajardo
más completa y adecuada (2004), ya que éste recalca la importancia de la
aplicación de estos principios por las personas encargadas de preparar la
información financiera.
En base a lo anterior es necesario destacar la importancia de los
principios en el trabajo desarrollado dentro del área contable siendo su
cumplimiento indispensable puesto que sin ellos no se garantiza veracidad o
confiabilidad en la información presentada.
2.2.2.5. MANUAL DE CUENTAS El manual de cuentas agiliza el trabajo realizado por una organización, en
referencia al aspecto contable de la misma, a continuación se plantearán
definiciones tomando en cuenta diferentes autores.
En primer lugar para definir claramente un manual de cuentas es
necesario conocer que el mayor, de acuerdo a lo planteado por Horngren y
otros (2003, p. 64) tiene las cuentas del negocio agrupadas bajo los
siguientes encabezados:
- Cuentas de balance general: activo, pasivo y capital.
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- Cuentas del estado de resultados: ingresos y egresos.
Para identificar sus cuentas la organización tiene un manual, el cual
presenta todas las cuentas y su número correspondiente, estos números se
utilizan como referencia de pase; es más fácil anotar el número de cuenta en
la columna de referencia de pase al diario que anotar el título de la cuenta .
Este sistema numérico facilita también la localización de las cuentas
individuales en el mayor.
Por otra parte se tiene que el manual de cuentas, también llamado guía
de contabilización, representa la estructura del sistema de contabilidad de
una entidad económica, de acuerdo a lo expresado por Guajardo (2004, p.
98), quien a su vez indica que este registro es un documento independiente
donde, además de los números y títulos de las cuentas, se describe en forma
detallada lo que se debe registrar en cada una de ellas, junto con los
documentos que dan soporte a la transacción así como lo que representa su
saldo.
Esta guía de contabilización sirve de referencia al registrar las
transacciones contables. Mediante el catálogo de cuentas (que por lo general
aparece en las primeras páginas del manual contable) y el manual, puede
lograrse una excelente visión del sistema contable y determinar cómo deben
registrarse las transacciones.
Con referencia a lo expuesto por ambos autores se tiene que estos
coinciden en que un manual de cuentas facilita el registro de operaciones
contables. Sin embargo, Horngren y otros (2003) indican cómo están
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agrupadas las cuentas dentro del mayor mientras que Guajardo (2004)
establece que dentro del manual existe un catálogo de cuentas para ayudar
a la comprensión del sistema contable de la organización.
Analizando lo señalado con anterioridad la definición de Guajardo (2004)
será de mayor utilidad, ya que este profundiza más el término permitiendo
conocer como se implementa este manual.
En base a ello se puede decir que un manual de cuentas es una
herramienta básica dentro de cualquier empresa; puesto que a través de este
sistema se logra un mayor entendimiento de los registros realizados en la
empresa y también se facilita la labor del contador.
2.2.2.6. CÓDIGO O PLAN DE CUENTAS Las operaciones en los libros contables de la empresa se registran
utilizando cuentas que sirven para codificar las operaciones realizadas por
una organización.
Según Catacora (2009, p. 45) un código de cuentas constituye una
herramienta muy útil para el registro de operaciones, debido a que los
registros se realizan a través de sistemas mecanizados los cuales sustituyen
los libros manuales. El primer paso a seguir para poseer un sistema contable
organizado consiste en elaborar un código de cuentas, plan de cuentas o
catálogo de cuentas, el cual servirá como base para el registro de las
operaciones.
Para la presente investigación es de gran importancia conocer sobre el
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código de cuentas ya que en la misma se evaluará el correspondiente
utilizado en la empresa objeto de estudio.
En base a lo anteriormente planteado se puede decir que un código de
cuentas es un instrumento que facilita el registro de operaciones contables,
donde se clasifica cada partida dentro un grupo, y a las mismas se les asigna
una numeración específica, el mismo debe ser sencillo y práctico.
(A) CARACTERÍSTICAS DE UN CÓDIGO O PLAN DE CUENTAS Todo código contable debe ser diseñado bajo cierto parámetros que
permitan cumplir los requerimientos básicos de información que solicitan los
usuarios, esto de acuerdo a lo planteado por Catacora (2009, p. 45), quien a
su vez señala que el mismo debe estar diseñado de tal forma que cumpla
con los distintos objetivos de la contabilidad y se ajuste siempre a las
necesidades específicas de la empresa.
De tal forma que el código contable es la estructura principal de un
sistema contable que permitirá generar información oportuna y relevante, por
lo tanto un principio que debe tenerse en cuenta para su diseño, es la
sencillez y practicidad del mismo, sin perder de vista el sentido común.
Entre las características que debe poseer un código contable se
encuentran las siguientes:
- Flexibilidad: significa que debe estar diseñado de tal forma que permita
posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran
bajo las condiciones existentes. Esta característica es de suma importancia
37
cuando surgen nuevos requerimientos de información aplicables a los
negocios.
- Adecuada clasificación: indica que un código contable debe estar
clasificado de acuerdo con las normas que establece la teoría contable
- Jerarquizado: esto significa que el mismo debe establecer subdivisiones
para cada uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los
estados financieros, a fin de presentar la información hasta el nivel de detalle
que sea requerido.
- Claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas
contables, con el objetivo de asociar y establecer una relación directa entre la
descripción de la cuenta y su naturaleza. Generalmente los sistemas de
contabilidad mecanizados proveen el suficiente espacio de posiciones para
las descripciones o denominaciones de las cuentas.
Lo mencionado anteriormente constituye un punto de referencia para la
evaluación de las características del código contable que posea la empresa
actualmente.
2.2.2.7. CICLO CONTABLE Un ciclo contable se define como el proceso mediante el cual las
compañías producen sus estados financieros para un periodo específico,
esto en función de lo planteado por Horngren y otros (2003, p. 142 ), quienes
también señalan que para un negocio nuevo el ciclo comienza con el
establecimiento de la apertura de las cuentas del mayor; después que el
38
negocio ha operado por un periodo los saldos de las cuentas pasan de un
periodo a otro, por lo tanto el ciclo contable inicia usualmente con los saldos
de las cuentas al inicio del periodo.
Por otro lado Gua jardo (2004, p. 104) indica que un ciclo contable se
refiere al registro de las operaciones que realiza una organización económica
con la intención de integrar una base de datos que permita su utilización
posterior para generar información útil en el proceso de toma de decisiones
de los usuarios externos; también se muestra que normalmente, las
actividades necesarias para elaborar estados financieros a partir de las
transacciones realizadas por una organización económica se agrupan en el
ciclo contable.
Realizando un análisis entre las definiciones descritas se observa que
ambas establecen que el ciclo contable de una organización se realiza con el
fin de obtener datos precisos para la elaboración de los estados financieros,
sin embargo Horngren y otros (2003) especifican como deben manejarse los
saldos de un periodo contable a otro.
En relación a lo expresado anteriormente se tomará en consideración lo
planteado por Guajardo (2004), quien especifica que a través del ciclo
contable y la elaboración de los estados financieros se facilita el proceso de
toma de decisiones a usuarios externos.
Como se puede inferir un ciclo contable no es más que la obtención de
datos y cifras para la posterior elaboración de los estados financieros en
cada periodo contable.
39
2.3. COSTOS Los costos son egresos en que se incurren en forma directa o indirecta
por la adquisición de un bien o en su producción, esto de acuerdo a lo
expresado por Torres (2002, p. 5) quien también agrega que los costos son
egresos necesarios para adquirir o producir bienes y los gastos son egresos
necesarios para financiar las actividades de apoyo.
Por otra parte Polimeni, Fabozzi y Alderberg (2005, p. 28) definen el costo
como el valor sacrificado para adquirir bienes o servicios.
Al analizar las ideas expuestas por ambos autores es notorio que
coinciden en el hecho de que el costo es el resultado de la adquisición de un
bien, sin embargo Torres (2002) indica que también es el egreso incurrido en
la producción.
En función a lo señalado anteriormente la definición planteada por Torres
(2002) es más completa al abarcar tanto la adquisición de bienes como la
producción de los mismos.
Lo anterior permite definir el costo como las diferentes erogaciones en las
que se incurre para la adquisición de bienes bien sea para su posterior
procesamiento o para la venta.
Para fines de esta investigación es preciso analizar los tipos de costo de
acuerdo a la autoridad que se tenga sobre la ocurrencia del mismo, teniendo
así costos controlables y no controlables.
40
2.3.1. CONTROLABLES Los costos controlables son aquellos que pueden estar directamente
influenciados por los gerentes de unidad en determinado periodo, de acuerdo
a lo planteado por Polimeni y otros (2005, p. 725), quienes al mismo tiempo
indican que un gerente al ejercer su autoridad para adquirir y/o utilizar un
ítem, su costo puede considerarse controlable por parte de él. El control por
lo general no es responsabilidad tota l de una sola persona; en varias
compañías existen diferentes grados de influencia de otras personas, sin
embargo puede afirmarse que todos los costos son controlables a
determinado nivel y en algún momento.
De igual forma los costos controlables son aquellos sobre los cuales una
persona, de determinado nivel, tiene autoridad para ejecutarlos o no, tal
como lo expresa Ramírez (2005, p. 37), quien a su vez indica que todos los
costos son controlables en uno u otro nivel de la organización y a tal efecto a
medida que se asciende a niveles altos de la organización, los costos son
mas controlables.
Las afirmaciones anteriores permiten determinar que ambos autores
coinciden en que los costos controlables estarán sujetos a la influencia de un
administrador o gerente de un determinado nivel y que todos los costos
serán controlables en uno u otro nivel, sin embargo Polimeni y otros (2005)
agregan que por lo general los costos no son responsabilidad total de una
sola persona.
41
En base a las evidencias anteriores se considera la definición propuesta
por Polimeni y otros (2005) más completa ya que considera que en las
organizaciones los administradores son responsables de partidas
individuales que no pueden controlar totalmente.
En función a lo anterior se puede comprender un costo controlable como
aquel costo incurrido por los gerentes con autoridad y responsabilidad sobre
los mismos y que en ocasiones su responsabilidad en la ocurrencia del
mismo no estará bajo la influencia de un único administrador.
2.3.2. NO CONTROLABLES Los costos no controlables según Polimeni y otros (2005, p. 29) “son
aquellos que no se encuentran directamente regulados por un determinado
nivel de autoridad gerencial”.
Por otra parte los costos no controlables, en función de lo planteado por
Ramírez (2005, p. 37), son aquellos en los que existen ocasiones donde no
se tiene autoridad sobre los costos incurridos, tal es el caso de la
depreciación del equipo para el supervisor, ya que dicho gasto fue una
decisión tomada por la alta gerencia.
Tomando en cuenta las definiciones descritas se observa que ambas
establecen que los costos no controlables estarán relacionados con la
ausencia de autoridad para influir en los mismos.
En base a ello se puede definir los costos no controlables como aquellos
costos donde los gerentes no tienen autoridad para su control.
42
Para la el sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad es de
gran importancia determinar las partidas de costos controlables y no
controlables, ya que las mismas constituirán un factor clave para medir el
desempeño de los gerentes de los diferentes centros de responsabilidad
2.4. CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD 2.4.1. DEFINICIÓN La contabilidad por niveles de responsabilidad, nombre utilizado por
Polimeni y otros (2005, p. 720) es un sistema diseñado para acumular y
presentar los costos por niveles individuales de responsabilidad. Cada área
de supervisión se encarga solo del costo por el cual es responsable y sobre
el cual tiene control.
De otro modo la contabilidad por áreas de responsabilidad de acuerdo a
Hansen y Mowen (2003, p. 356) se define como “un sistema que mide los
resultados de cada centro de responsabilidad y los compara con alguna
medida de resultados esperados o planeados”.
En base a las ideas anteriores se observa que ambos autores la definen
como un sistema especificando que cada centro tiene el control sobre sus
propios costos, sin embargo Hansen y Mowen (2003) agregan que los
resultados de cada centro deben ser comparados con alguna medida
esperada.
Para fines de esta investigación se fijara criterio con lo planteado por
43
Polimeni y otros (2005) ya que son más concretos al especificar que cada
área solo asumirá los costos por los cuales son responsables permitiendo así
un mayor control.
Se puede decir entonces que la contabilidad por áreas de responsabilidad
es aquella que a través de la descentralización asigna a cada centro de
responsabilidad el control sobre los costos, generando así un sistema que
permite medir el desempeño tanto de los gerentes como de sus
departamentos al comprar los planes con los resultados reales.
2.4.2. CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD POR ÁREAS DE
RESPONSABILIDAD
La contabilidad por áreas de responsabilidad presenta una serie de
características, las mismas estarán presentadas en función de lo planteado
por diferentes autores. En primer lugar Polimeni y otros (2005, p. 720) indican
que:
- La contabilidad por áreas de responsabilidad hace énfasis en la
evaluación del desempeño.
- Cada área de supervisión se encarga solo del costo por el cual es
responsable y sobre el cual tiene control.
- Es una técnica tanto de planeación como de control.
Por su parte Ramírez (2005, p. 478) señala que:
- La contabilidad por áreas de responsabilidad sustituye la presentación
tradicional de los resultados, favoreciendo una mejor delimitación de
44
responsabilidades.
- Se basa en la existencia de una persona responsable de lo que ocurra
dentro de cada área.
- Permite a cada administrador comparar entre su presupuesto y lo
realmente obtenido y así atender las variaciones significativas.
- Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la
empresa.
En función de lo planteado anteriormente los dos autores señalan
diferentes características, coincidiendo en que la contabilidad por áreas de
responsabilidad es una herramienta de control, que permite comparar lo
planificado con lo obtenido por cada administrador o gerente responsable de
los centros.
Sin embargo las características señaladas por Ramírez (2005) se
consideran más completas y adecuadas puesto que abarcan diferentes
aspectos de la contabilidad por áreas de responsabilidad.
Integrando las ideas de los autores, se puede afirmar que la contabilidad
por áreas de responsabilidad permitirá evaluar el desempeño al establecer
de manera específica la responsabilidad del administrador de cada centro y
permitir así llevar un control sobre los mismos, constituyendo una
herramienta de gran utilidad para las empresas, ya que a partir de las
evaluaciones podrá preparar informes a la gerencia para la toma de
decisiones asertivas, en relación al manejo de los recursos de la empresa.
45
2.5. SISTEMA DE CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD 2.5.1. DEFINICIÓN El sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad en función de lo
planteado Horngren, Foster y Datar (2002, p. 194) “es un sistema que mide
los planes (mediante presupuestos) y las acciones (por resultados reales) de
cada centro de responsabilidad”.
Por su parte Ramírez (2005, p. 375) lo define como un sistema de
información orientado, no, a evaluar funciones, sino a informar sobre la
actuación de las diferentes áreas o unidades de la organización, a través de
un análisis de sus procesos y actividades. Al frente de éstas está un
responsable sobre los gastos e ingresos en que se incurran, con este
sistema los superiores estén informados sobre los resultados de la gestión y
podrán aplicar las medidas que consideren convenientes.
De las evidencias anteriores se puede observar que Horngren y otros
(2002) lo definen como un sistema de planificación y control mientras que
Ramírez (2005) indica que dicho sistema está orientado al análisis de lo
obtenido por las diferentes áreas de la organización.
En relación a lo expresado se tomará en consideración lo planteado por
Horngren y otros (2002) ya que su definición es más concreta al hacer
mención de los presupuestos, debido a que el sistema de contabilidad por
áreas de responsabilidad guarda una estrecha relación con los mismos al
servirle de base para la comparación de los resultados obtenidos por cada
46
centro en función de lo planificado.
Las ideas expuestas permiten comprender el sistema de contabilidad por
áreas de responsabilidad como un sistema de información que sirve como
herramienta en el control administrativo , al establecer responsabilidades
específicas a los diferentes gerentes de cada centro, permitiendo el posterior
control de los resultados obtenidos.
2.5.2. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD POR ÁREAS DE
RESPONSABILIDAD
2.5.2.1. BASES DE CONTROL Sin importar qué tan bien diseñado este un sistema, éste no tendrá éxito
si no tiene como soporte a las personas que operan el mismo. Con referencia
a lo expresado por Polimeni y otros (2005, p. 721) el sistema debe basarse
en la “responsabilidad de las personas”, puesto que ellas son quienes
incurren los costos y deben responsabilizarse de cada gasto. Los controles
principales en el incurrimiento de los costos son:
- Un plan organizacional que establezca los objetivos y las metas por
lograr.
- La delegación de autoridad y de responsabilidad por el incurrimiento de
costos mediante un sistema de políticas y procedimientos.
- La motivación de los individuos mediante el desarrollo de estándares de
desempeño en conjunto con los incentivos.
47
- La presentación oportuna de informes de análisis de excepciones entre
las metas y el desempeño a través de un sistema de reporte de las
variaciones.
- Un sistema de evaluación o auditoría interna para asegurar que las
variaciones desfavorables se indiquen con claridad y que se apliquen la
acción correctiva y el seguimiento.
En relación con la idea señalada, para que un sistema de contabilidad por
áreas de responsabilidad sea eficiente deberá fijar objetivos claros, asignar la
responsabilidad y autoridad a los diferentes administradores de los centros
de responsabilidad para lograr el cumplimiento de los mismos y además
deberá llevar un control de los resultados obtenidos, fijar medidas correctivas
de ser necesario y disponer de medios que incentiven a los gerentes al logro
de éstos.
Para la presente investigación, es necesario conocer cuáles son las bases
de control que permitirán que el diseño del sistema que se va realizar para la
empresa Shaw South American sea eficiente por lo tanto lo planteado por
Polimeni y otros (2005) constituye un aporte a esta investigación.
2.5.2.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura organizacional es la manera de dividir, organizar y
coordinar las actividades de la organización, según lo expresado por
Chiavenato (2002, p. 367), quien agrega que esta constituye la arquitectura
48
o formato organizacional que asegura la división y coordinación de las
actividades de los miembros de la organización.
El mismo autor señala que la estructura organizacional es la espina dorsal
de la organización, el esqueleto que sustenta y articula todas sus partes
integrantes.
Atendiendo a estas consideraciones antes del diseño de un sistema de
contabilidad por niveles de responsabilidad debe realizarse un estudio
minucioso de la organización. Las líneas de autoridad deben aclararse antes
de completar el sistema de responsabilidad. En relación a ello Polimeni y
otros (2005, p. 721) indican que si han sido adecuadamente establecidas la
autoridad y las responsabilidades, habrá una estructura de niveles
gerenciales y cada uno tendrá un centro o esfera de responsabilidad y la
autoridad para la toma de decisiones dentro del círculo establecido.
Asimismo el autor continúa señalando que la contabilidad por niveles de
responsabilidad, suministrará los medios para identificar los costos con los
gerentes individuales principalmente responsables del incurrimiento de
determinados costos. Por lo general, el sistema deberá establecerse de
manera que los costos puedan asociarse automáticamente con la persona en
el nivel más bajo de la organización responsable por éste. Los gerentes no
están sujetos a un seguimiento diario de sus decisiones, pero se consideran
responsables de su desempeño general por medio de esta técnica.
Por otra parte Ramírez (2005, p. 276) también aporta que el sistema de
contabilidad por áreas de responsabilidad no podrá implementarse en una
49
empresa donde no esté claramente definido el papel que juega cada uno de
los miembros de la organización, en consecuencia será necesario que esté
perfectamente delimitada la autoridad y responsabilidad de cada uno, de
manera que nunca ocurra una situación de la cual nadie es responsable, ya
que precisamente este sistema se basa en la existencia de una persona
responsable de lo que ocurra dentro de cada áreas, de tal forma que en un
momento dado pueda explicar las razones que provocaron ciertos hechos en
los cuales el sistema de control administrativo está interesado.
En este caso, si bien es cierto que la estructura organizacional es la
manera más efectiva de dividir y coordinar las actividades relacionadas al
trabajo dentro de una organización expresado así por Chiavenato (2002), no
pasa de ser menos importante para fines de este estudio la acotación
expuesta por Polimeni y otros (2005) y Ramírez (2005), los cuales
establecen que es de carácter esencial el conocer a la organización y tener
claro los niveles de autoridad en ésta, de tal forma que al momento de
implementar el sistema exista una estructura de responsabilidad organizada
para todos los niveles gerenciales dentro de la misma.
Aunado a esto se observa que Polimeni y otros (2005) profundizan un
poco más en relación a la estructura organizacional y el sistema de
contabilidad por niveles de responsabilidad, vinculado así al objeto estudio
de esta investigación.
Atendiendo a estas consideraciones se puede definir la estructura
organizacional como el modo de asignar trabajo, agrupar y coordinar las
50
tareas dentro de las organizaciones, de tal modo que se logre una estructura
concreta y clara de cada del nivel de responsabilidad existente, y en
consecuencia alcanzar los objetivos organizacionales.
(A) ORGANIGRAMA FUNCIONAL De acuerdo a su estructura una organización podrá estar ordenada de
diferentes formas dependiendo de los criterios de la misma, una de ellas es
por sus funciones, a tal efecto Benavides (2004, p. 168) expresa que el
organigrama de tipo funcional “incluyen en el diagrama de organización,
además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que
tienen asignadas las unidades incluidas en el grafico”.
Por otra parte Munch y Garcia (2005, p. 139) dentro de la clasificación de
organigramas define el organigrama funcional como aquel que indica en el
cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las
principales funciones de los departamentos.
De las evidencias anteriores se puede observar que ambos autores
coinciden en que este organigrama indica las principales funciones de los
diferentes departamentos señalados en el mismo.
En base a ello se considera más pertinente lo expresado por Benavides
(2004) ya que su definición es más sencilla y concreta.
De acuerdo a lo anterior se puede inferir entonces que un organigrama
funcional es aquel que incluye las principales funciones y las relaciones de
éstas con los demás departamentos.
51
(B) DEPARTAMENTALIZACIÓN La departamentalización constituye una característica fundamental de la
estructura organizacional. En este sentido Chiavenato (2002, p. 397) hace
referencia a la departamentalización como la agrupación de actividades en
unidades organizacionales y la agrupación de estas unidades en una
organización total; partiendo de este marco tan pronto como dos o más
personas encaminan sus esfuerzos hacia un objetivo común, se impone la
división del trabajo.
Aunado a esto todas las actividades que se realizan en una empresa se
tienen que dividir en unidades pequeñas hasta que finalmente cada
operación se asigna a un puesto. En suma a esto, Benavides (2004, p. 127)
señala que en toda empresa el trabajo se debe dividir en departamentos
principales, en cada departamento se asignan las tareas por áreas o
secciones, y así el proceso continua hasta que todas las operaciones han
sido fraccionadas en tareas que puedan desempeñar la persona que ocupe
un puesto específico. A este proceso se le denomina departamentalización.
Sobre la base de las consideraciones anteriores ambos autores señalan
como un aspecto de la actividad de organizar, es el establecimiento de
departamentos; ya que por medio de esto se pueden clarificar las relaciones
de autoridad, responsabilidad, y obligaciones entre funciones y los puestos
dentro de la organización.
Lo planteado por Chiavenato (2002) al ser una definición general de
52
departamentalización, será útil para el presente estudio debido a que para el
diseño del sistema de contabilidad es necesario que dentro de la estructura
organizacional estén correctamente departamentalizadas las funciones.
Las ideas expuestas permiten señalar la departamentalización como la
agrupación de funciones y responsabilidades sobre unidades o áreas
específicas de una empresa.
(C) DESCENTRALIZACIÓN La descentralización de las responsabilidades y el grado de autoridad es
un problema común a todos los enfoques de agrupación de actividades. Por
lo general el grado de descentralización será mayor bajo el enfoque de
producto y, en muchos casos, será una exigencia práctica como en los casos
de instalaciones en el exterior, así lo plantean Polimeni y otros (2005, p.
719), quienes también señalan que el grado de descentrali zación dependerá
en gran parte de la capacidad de las personas para responsabilizarse de las
decisiones de nivel más bajo, de la factibilidad de coordinar las diversas
operaciones y del impacto de las decisiones descentralizadas sobre otras
unidades de la compañía.
Analizándolo desde otro punto de vista la descentralización en atención a
lo establecido por Benavides (2004, p. 148), consiste en la transferencia de
la autoridad en la toma de decisiones a niveles más bajos dentro de una
organización.
En función de las ideas anteriores puede determinarse que ambos
53
autores definen la descentralización como la libertad que se le otorgan a
niveles bajos de una organización para tomar decisiones, sin embargo para
efectos de la investigación se utilizara el aporte brindado por Benavides
(2004) por presentar la información de manera más clara y concreta.
Se puede concluir que la descentralización es la libertad otorgada a
niveles inferiores de cualquier organización para tomar decisiones que le
permiten a este conocer a fondo los aspectos que influyen directamente en
el desempeño de su labor.
2.5.2.3 CENTROS DE RESPONSABILIDAD A continuación se describirá uno de los términos fundamentales para
implementar un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad.
Un centro de responsabilidad segun Hansen y Mowen (2003, p. 356), es
“un segmento del negocio cuyo administrador tiene que rendir cuentas de un
conjunto específico de actividades”.
Por otra parte Polimeni y otros (2005, p. 721) indica que “cuando una
organización se divide en segmentos con gerentes que tienen
responsabilidad sobre áreas (actividades) especificas, estas áreas
(actividades) segmentadas se conocen como centros de responsabilidad”.
De acuerdo con lo planteado se tiene que tanto Hansen y Mowen (2003)
como Polimeni y otros (2005) distinguen que cada segmento de la empresa
constituye un centro de responsabilidad y ambos identifican al administrador
como el encargado de ellos.
54
A través del análisis realizado, para esta investigación se considera
pertinente lo descrito por Polimeni y otros (2005) al poseer una definición
más amplia y explicita facilitando la comprensión del término.
Finalmente se puede decir que un centro de responsabilidad es un
segmento de la organización dirigido por un administrador.
(A) CENTRO DE COSTOS El centro de costos según Hansen y Mowen (2003, p. 356) es un centro
de responsabilidad en el que un administrador o gerente tiene la
responsabilidad solo de los costos.
De igual forma tomando como referencia lo planteado por Polimeni y
otros (2005, p. 721) el centro de costos es un segmento de una organización
al cual se le asignan o delega el control solo sobre el incurrimiento de costos.
Ambos autores seña lan que un centro de costos es aquel donde el
Administrador es responsable únicamente de los costos del centro el cual
tiene a su cargo, sin embargo Polimeni y otros (2005) es más específico al
señalar que en consecuencia no tendrá control sobre actividades de otros
centros.
De lo indicado anteriormente se considera que la definición de Polimeni y
otros (2005) es más precisa y afines de esta investigación se puede decir
que un centro de costos es aquel segmento de la empresa en el que el
gerente o delegado tiene control sobre los costos que genere su centro y en
consecuencia su desempeño se evaluará por la forma en la que controla
55
dichos costos.
(B) CENTRO DE UTILIDAD Un centro de utilidad es un elemento importante dentro del sistema de
contabilidad por áreas de responsabilidad, ya que servirá para las delegar
funciones relacionadas al mismo y posteriormente evaluar el desempeño.
Un centro de utilidad es un centro de responsabilidad de acuerdo a lo
señalado por Hansen y Mowen (2003, p. 356) en el que un administrador es
responsable tanto de los ingresos como de los costos.
Dentro de este marco, Polimeni y otros (2005, p. 721) lo define como “un
segmento de la organización al cual se le asignan (delegan) control tanto de
la generación de ingresos como en el incurrimiento de costos”.
En relación a los planteamientos, ambos autores coinciden que el
administrador de este centro será el responsable de generar utilidades al
tener bajo su mando el control de los costos y de los ingresos, sin embargo
se comparte criterio con Polimeni y otros (2005) dado que estos son más
explícitos al indicar que el control del centro de utilidad es producto de la
delegación de funciones.
Sobre la base de las ideas expuestas se entiende que un centro de
utilidad es aquel donde el administrador o gerente tiene la responsabilidad
sobre la generación de ingresos y sobre el manejo de los costos, por lo tanto
el ingreso operativo será la medida que se tome para medir el desempeño
del mismo.
56
(C) CENTRO DE INVERSIÓN Un centro de inversión es un centro de responsabilidad en el que el
administrador es responsable de los ingresos, costos e inversiones. Además
de tener el control sobre las decisiones de precios, los gerentes divisionales
tienen facultades para tomar decisiones de inversión, como cierres y
aperturas de plantas, y decisiones de conservar o abandonar la manufactura
de alguna línea de productos, todo esto en referencia a lo indicado por
Hansen y Mowen (2003, p. 356).
Planteando otra definición, un centro de inversión es aquel que tiene
control, según Polimeni y otros (2005, p. 722), no solo sobre la generación de
ingresos y el incurrimiento de costos, sino también en la adquisición de
activos del centro de inversión.
Se puede observar que ambos autores aceptan el hecho de que un centro
de inversión es un segmento sobre el cual se tiene control sobre los
ingresos, costos y decisiones de inversión. A fines de esta investigación se
considera la definición de Hansen y Mowen (2003) de mayor utilidad al
detallar ciertos aspectos de la toma de decisiones de inversión.
En efecto un centro de utilidad es responsable sobre los ingresos, costos
y las inversiones necesarias en activos, con lo cual podría decirse que su
control es más amplio en comparación con los otros centros de
responsabilidad.
57
2.6. INFORMES DE CONTABILIDAD POR ÁREAS DE
RESPONSABILIDAD
Los informes de responsabilidad son informes de desempeño que indican
el rendimiento de los gerentes responsables por unidades específicas de
responsabilidad, tal como lo plantea Polimeni y otros (2005, p. 733), quien a
su vez señala que los informes de contabilidad por niveles de
responsabilidad se preparan según los respectivos niveles que se indican en
el organigrama. En cada nivel se enumeran los costos directos incurridos por
el gerente de unidad y luego los costos incurridos por cada uno de los
gerentes asistentes de la unidad.
En el mismo orden de ideas Polimeni y otros (2005, p. 725) aportan que
es recomendable presentar dichos informes bajo la premisa de que los
gerentes no deben tener bajo su cargo costos sobre los cuales no tienen
control, de lo contrario se anularán los beneficios de la planeación, el control
y la toma de decisiones de un sistema de contabilidad por niveles de
responsabilidad
Sobre la base de los criterios expuestos se puede observar que la
contabilidad por áreas de responsabilidad implica la elaboración de informes
en función de las áreas en las que está se divida, lo cual permitirá evaluar el
desempeño de los gerentes en función de los resultados obtenidos. Además
hay que considerar que en la mayoría de los informes se reflejan solo
aquellos costos que pueden controlar los gerentes del centro de
58
responsabilidad sin embargo quedará a juicio de la empresa presentar los
costos controlables y no controlables para así poder observar el costo total
del centro.
Lo anteriormente expuesto es de gran importancia para la investigación,
en lo relacionado al diseño del sistema de contabilidad puesto que será
necesario disponer del organigrama y tener conocimiento de las partidas de
costos controlables para cada centro, para que los informes sean una
herramienta efectiva en la medición del comportamiento de los costos
conforme a las responsabilidades asignadas.
2.6.1. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Primeramente para poder elaborar buenos informes de un sistema de
contabilidad por área de responsabilidad se debe evaluar el desempeño de
cada encargado de un centro de responsabilidad.
De acuerdo con Polimeni y otros (2005, p. 780) la evaluación del
desempeño “es un proceso de revisión realizado por la alta gerencia sobre el
desempeño del gerente de un centro de costos, de utilidades o de inversión”.
Por su parte Chiavenato (2002, p. 647) establece que la evaluación del
desempeño es la “segunda etapa del proceso de control que busca medir el
desempeño o el resultado de alguna actividad”.
En base a lo señalado se tiene que Polimeni y otros (2005) especifican
que la evaluación del desempeño se realiza al encargado de un centro de
responsabilidad mientras que Chiavenato (2002) solo menciona que es una
59
etapa que mide el desempeño sobre alguna actividad en general.
Por lo tanto, partiendo de los supuestos anteriores se empleará la
definición propuesta por Polimeni y otros (2005), ya que lo que se busca es
evaluar a los administradores o gerentes dirigentes de centros de
responsabilidad de la organización.
Finalmente se puede concluir diciendo que la evaluación del desempeño
es una herramienta a través de la cual la organización puede conocer el
rendimiento que poseen sus empleados o departamentos para así corregir
fallas y mejorar sus procesos.
2.6.2 MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO Como parte de la evaluación del desempeño es necesario la medición del
mismo, para ello debe conocerse su definición, por su parte Horngren y otros
(2002, p. 822) establecen que las medidas de desempeño son componentes
centrales de un sistema de control administrativo. Asimismo se destaca que
para tomar buenas decisiones en la planeación y control se requiere poseer
información acerca de cómo las diferentes subunidades de la organización
se han desempeñado.
El mismo autor también expresa que existen diversos tipos de medidas
dentro de una organización tales como:
- Medidas de rentabilidad
- Medidas de satisfacción del cliente
- Medidas internas de eficiencia, calidad y tiempo
60
- Medidas de innovación
Por otra parte Chiavenato (2002, p. 647) establece que “el sistema de
medición de debe actuar más como refuerzo del buen desempeño, y no
simplemente como amenaza a las personas”.
Siguiendo el mismo orden de ideas Chiavenato (2002) destaca que las
organizaciones se enfocan hacia la medición de tres aspectos principales:
- Resultados: resultados específicos y definitivos que pretenden
alcanzarse en cierto periodo.
- Desempeño: comportamiento o medios instrumentales que se pondrán
en práctica.
- Factores críticos de éxito: aquellos aspectos necesarios para que la
organización sea exitosa en sus resultados.
Comparando lo definido por ambos autores se observa que Horngren y
otros (2002) indican que la medición del desempeño es un componente
central de un sistema administrativo mientas que Chiavenato (2002) se
enfoca en que el sistema de medición debe actuar como refuerzo del
desempeño de las personas.
Para fines de esta investigación la definición y los factores de medición
descritos por Horngren y otros (2002) generan un mayor aporte ya que posee
una explicación amplia de los términos.
Finalmente se puede decir que la medición del desempeño no es más que
un procedimiento a través del cual la organización conoce el comportamiento
de sus empleados, así como también los resultados alcanzados por los
61
mismos.
2.6.3. BASES PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES DE
DESEMPEÑO
Todo empresario sabe que no basta con un buen proceso de selección
para contratar al profesional idóneo. Para empezar, con el paso del tiempo
salen los defectos que el candidato logró encubrir durante su contratación y
en las primeras semanas de trabajo. Y para terminar, puede que las labores
a desarrollar en la empresa, cambien o evolucionen con el tiempo.
En una empresa pequeña esto no es un gran problema, puesto que el jefe
trabaja mano a mano con el empleado y hay una comunicación constante
entre ambos. Sin embargo, en una compañía algo más grande se hace más
difícil mantener el control, así como motivar al personal.
Los informes de desempeño satisfacen un gran número de necesidades,
y son tan diversos como las aspiraciones y prioridades de los diferentes
gerentes. Sin embargo, ciertas bases deben regular el diseño y la
distribución de estos reportes.
En este sentido, los informes de desempeño serán variados y estarán en
función de lo que la empresa desee indicar. Sin embargo de acuerdo a
Polimeni y otros (2005, p. 724) existen ciertas bases para su presentación,
entre ellas:
- Adaptar el informe al destinatario: consiste en investigar qué desean y qué
pueden utilizar los gerentes. Suministrar más detalles para los niveles más
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bajos, y datos más resumidos para los niveles más altos.
- Adaptar el informe al organigrama: contar con reportes individuales para
cada nivel organizacional.
- Mantener la cantidad de informes a un mínimo: tener seguridad de que
cada reporte se utiliza y cumple un propósito específico, esto con la finalidad
de emitir informes innecesarios.
- Elaborar informes oportunos: determinar si ésta debe elaborarse diaria,
semanal o mensualmente.
- Utilizar informes de acción: utilizar las técnicas de acción que motiven a
la gerencia a emprender una acción correctiva, esto con el propósito de que
se tomen las medidas necesarias a partir de lo indicado en el informe.
- Incluir sólo datos esenciales: dar énfasis a los elementos importantes;
agrupar los ítems menos importantes en totales significativos.
- Emitir informes con anticipación: Elaborar reportes resumidos cuando
sea práctico, organizar el sistema contable para acelerarlos, realizar cortes a
tiempo.
- Indicar comparaciones, proporciones, tendencias, etc.: comparar los
datos corrientes y acumulados con los datos presupuestados y del último
año, emplear el principio de excepción, indicar las variaciones favorables o
desfavorables.
- Hacer el sistema flexible: revisar los informes en cuanto a garantía de
condiciones, cambiar el énfasis cuando sea necesario, emitir informes
especiales, si se requieren.
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- Considerar el costo: evitar la duplicación de datos, obtener datos del
proceso contable regular, investigar métodos alternativos de presentación,
reproducción, etc., para reducir costos.
- Utilizar ayudas visuales: la presentación visual ahorra tiempo a la
gerencia; las relaciones y tendencias son más claras que la presentación
estadística; considerar las ventajas de cada tipo de diagrama; emplear
indicadores de tendencia en forma diaria semanal, etc.
- Controlar la distribución: asegurarse de que la persona responsable
obtenga su reporte; fijar la responsabilidad de la distribución de informes;
mantener al día la lista de distribución.
Los informes de desempeño son de gran importancia para las
organizaciones al permitir tener un mayor control sobre los resultados
obtenidos. Asimismo las características anteriormente mencionadas permiten
la elaboración y presentación de mejores informes de desempeño; al indagar
las necesidades de los gerentes, al utilizar gráficos y barras para una mejor
comprensión, al hacer énfasis en la responsabilidad independientemente de
que los resultados hayan sido buenos o malos, al proporcionar información
relevante, clara y oportuna, para que sean emitidos a tiempo logrando
aplicar las medidas correctivas que sean necesarias, entre otras.
Esta información genera un aporte a la presente investigación puesto que
precisamente la emisión de dichos informes constituye una de las ventajas
principales de la contabilidad por áreas de responsabilidad, siendo
importante conocer las características y bases porque de ellas dependerá la
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confiabilidad de los mismos.
3. SISTEMA DE VARIABLES 3.1. DEFINICIÓN NOMINAL Sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad 3.2. DEFINICIÓN CONCEPTUAL De acuerdo con Horngren, Foster y Datar (2002, p. 194) un sistema de
contabilidad por áreas de responsabilidad “es un sistema que mide los
planes (mediante presupuestos) y las acciones (por resultados reales) de
cada centro de responsabilidad”.
3.3. DEFINICIÓN OPERACIONAL Un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad es un sistema
que mide los planes (mediante presupuestos) y las acciones (por resultados
reales) de cada centro de responsabilidad en la empresa Shaw South
American, C.A.
Esta variable será medida a través de un instrumento construido por
Araujo, De Florio, García y Nuñez (2011) mediante las dimensiones e
indicadores, tal como se muestra en el cuadro de operacionalización de la
variable.
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Cuadro 1 Operacionalización de la variable
Objetivo General: Diseñar un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad para la empresa Shaw South American, C.A
Objetivos específicos Variable Dimensión Indicadores
Evaluar la estructura organizacional de la empresa Shaw South American, C.A
Sistema de Contabilidad por
Áreas de Responsabilidad
Estructura Organizacional
Organigrama Funcional Departamentalización Descentralización
Evaluar el sistema contable de la empresa Shaw South American, C.A
Sistema contable
Registros contables Asientos de ajuste Asientos de cierre Principios contables Código de cuentas
Establecer los centros de responsabilidad para la empresa Shaw South American, C.A
Objetivo de Diseño
Determinar las partidas de costos controlables y no controlables para la empresa Shaw South American, C.A
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Cuadro 1 (Cont…)
Objetivo General: Diseñar un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad para la empresa Shaw South American, C.A
Objetivos específicos Variable Dimensión Indicadores
Diseñar un manual de cuentas para la empresa Shaw South American, C,A
Sistema de Contabilidad por Áreas de Responsabilidad
Objetivo de Diseño
Fuente: Araujo, De Florio, García, Nuñez (2011)