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PAYROLL CAPACITACIÓN LIMITADA Flujo de Información en Payroll Recursos Humanos

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CAPITULO I

ACTUALIZACION DEL ENTORNO

OBJETIVOS DEL CAPÍTULO

El alumno será capaz de:

1. Saber el orden óptimo de creación del entorno.

2. Crear distintas Empresas

3. Crear, Modificar, Eliminar e Imprimir

tablas, y elementos de la misma.

4. Crear, Modificar y Eliminar Ítem.

5. Crear Formulas, utilizando Ítem o Variables.

6. Crear una Clase


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1.- CREACIÓN DE EMPRESAS 1.1.- Al presionar sobre el menú Mantención en la barra principal, aparece “Mantención de Empresas”. La primera pantalla de ese programa muestra el listado de empresas de la organización. 1.2.- Para crear una nueva empresa se recurre al siguiente icono. Con esto se presenta el siguiente cuadro:


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1.3.- PESTAÑA DATOS Código de la Empresa: será el número de la empresa en el listado. Razón social: la misma que se utiliza para fines de planillas a cajas de previsión y para documentos legales (certificados, contratos, finiquitos, etc.) Rut Empresa: acá se digita el Rut de la empresa Giro: al que pertenece la empresa Domicilio Legal y Domicilio Administrativo: se presenta un cuadro auxiliar que pide detalles del domicilio. Los demás datos son los habituales en una empresa. Una vez todos anotados se validan con BI (botón izquierdo) sobre OK. Teléfono: Se debe ingresar 2 teléfonos que tenga la empresa. E-mail: Se debe ingresar el correo electrónico que tiene la empresa. Representante legal: se debe ingresar el código del representante legal que debe encontrarse ingresado en la ficha de los empleados. En caso que se digite el código, el Sistema le informara que “No existe ese empleado” y quedara como ‘No Encontrado’. Luego debe ser debe ser creado en la ficha del empleado, para luego volverlo a llamar en datos de la empresa. Firma Documentos RRHH: quien firmará los documentos de Recursos Humanos Código de Actividad y Fecha de Inicio Actividades: que son datos propios de la empresa que se esta creando, en el Código de actividad económica se debe anotar el código que da el SII y en la fecha de inicio de Actividades la fecha que sale en el formulario de inicio de actividades.


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1.4.- PESTAÑA RELACIONES Código de afiliación: que puede ser ‘Solo INP, Mutual, CCAF ó Caja y Mutual’. Dependiendo de la opción elegida, se ingresara el nombre de la institución. Nombre de la Mutual: se debe ingresar el nombre de la mutual, en que la empresa esta afiliada. Nº Asociados y Cotización de la Mutual: son datos de la institución, que deben ser ingresados en los campos respectivos. En el caso de la cotización, se debe ingresar el monto total. Nombre de la CCAF: se debe ingresar el nombre de la caja en que este afiliada la empresa. Nº Asociados Junaeb: es un número que le otorga la junta nacional de ayuda escolar y becas a la empresa en caso que tuviera dicho beneficios. Mail de RRHH: Dirección de correo de Recursos Humanos, solo para el módulo de evaluación de Desempeño Mail de Registro: Es el mail de los auditores y es solo para el módulo de Evaluación de desempeño. Autoriza Solicitudes de RRHH: Quién autoriza las solicitudes de RR.HH. solo para módulo de Evaluación de desempeño.


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1.5.- PESTAÑA Licencia Médica Electrónica Tipo empresa: Se selecciona el tipo de organización ya sea, del sector público o privado Estatuto: Sólo si la empresa es del sector público Código actividad laboral: Sector laboral que involucra a la empresa, de acuerdo a su rubro. Código Calidad Trabajadores: Determina al sector que identifica a los trabajadores


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1.6.- Para eliminar alguna empresa del listado, se ilumina y se recurre al icono

Con este hecho se presenta el siguiente recuadro

Optando por Si se elimina la empresa. En el caso en que existan empleados en esa empresa, la respuesta será que la eliminación no es posible.


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2.- CREACIÓN Y LLENADO DE TABLAS DEL SISTEMA En esta versión es posible crear un número prácticamente ilimitado de tablas. Los primeros 99 códigos de tablas están reservados para Payroll. Cada tabla permite registros con códigos de hasta 9 dígitos. 2.1.- Para obtener el listado de esas tablas bastará iluminar con BI el menú de "Mantención/tablas en general". Hecho lo cual aparecerá el cuadro siguiente: 2.2.- Estando en la pantalla de “Mantención de tablas” habrá cuatro funciones activas que son: a) Crear una Tabla, indicada por el icono con el signo. Haciendo clic con BI (botón izquierdo del Mouse) en este icono aparecerá el mismo cuadro vacío pidiendo el código y nombre de la tabla que se quiere crear. Se podrán crear tablas a partir del código 100.

Debe ingresar el código de la tabla, que debe ser desde la 100 en adelante.

Nombre de la Tabla que se esta creando.


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b) Modificar, representada por el icono. Seleccionando la tabla que se desea modificar y presionando el icono Modificar con BI, aparece el cuadro indicando el código y el nombre de la tabla seleccionada. El código de la tabla no se puede modificar, si se puede modificar el título. c) La alternativa Eliminar no está operativa para las primeras 99 tablas reservadas. Las tablas con código mayor a 99 si pueden ser eliminadas siempre y cuando no tenga asociados miembros en ella.

d) Con la opción se Imprime el listado de tablas creadas en el sistema.

2.3.- Para comenzar a “Poblar las Tablas” se debe hacer lo siguiente: a) Para ingresar a una tabla, se ilumina con BI y se presiona el icono o bien, se hace doble clic sobre el nombre de la tabla, con lo cual aparece en pantalla el listado de registros de la tabla seleccionada. Habiendo ingresado a este ambiente, estará activa la función crear, modificar, eliminar o de imprimir los elementos de una tabla. b) Para crear un elemento se presiona el icono con ello aparece un cuadro de diálogo pidiendo ingresar el Código del elemento, Descripción, Valor 1, Valor 2, Valor 4 y Valor 3 (los valores son optativos).

Valor 1 y Valor 2, se llenan con valores numéricos Valor 4 y el Valor 3, con datos alfanuméricos.

c) Para modificar un elemento de la tabla, se selecciona el elemento a modificar y se presiona el icono con lo que aparece el mismo cuadro anterior pero con los datos que desea sean modificados. El código no se puede modificar. En ese caso se deberá eliminar y volver a crear el elemento.

Se ingresa el código que es correlativo


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2.4.- REAJUSTE DE UNA TABLA Para reajustar los valores de una tabla en forma masiva se debe seleccionar la tabla que se desea reajustar y se recurre al icono con lo que aparece en la siguiente pantalla: Código de la tabla que se desea reajustar, su descripción, Opción que es aplicar un Factor de reajuste ó agregar (sumar o restar) un monto fijo tanto al Valor1, como al Valor2 de cada elemento de la tabla. Redondeo (miles, cientos, decenas, entero, 1 decimal o 2 decimales) y el dato que se desea reajustar (Valor 1 o Valor 2). El factor de reajuste debe ser ingresado como Por ejemplo: el valor 1 de una tabla se reajustara en un 25%, por lo tanto siguiendo la formula de arriba, el resultado es 1.25 y este es el valor que se debe colocar en el campo llamado ‘Factor de reajuste’. Finalmente, dando OK, se hace efectivo el reajuste. Debe tener presente que cuando reajuste una tabla estará reajustando el valor1 y valor2 de la columna completa.

Porcentaje/100 + 1


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3.-CREACIÓN DE ÍTEM

Los ítem son conceptos de pagos o descuentos que puedan hacerse al trabajador, o bien, derivado de alguna condición que le afecta o le es propia. Para crear ítems debe irse al menú Mantención/Ítems con lo que aparece la siguiente pantalla: En la parte superior de la pantalla aparecen 8 pestañas dando cuenta de los tipos de ítems factibles de ser creados en el sistema, ellos son:

Haberes afectos: son imponibles y tributables. Haberes Especiales: solo afectos a impuestos, solo a Leyes Sociales o

Exentos. Descuentos Legales: Ej.: AFP, ISAPRE. Impuestos, etc. Deducciones: son los otros descuentos que no son previsionales y que se le

hace a los trabajadores. Con ó Sin tope. Se refiere al tope legal de un 15% descuento en las liquidaciones)

Asignaciones familiares: Ej.: Retroactivas, maternales. Contribuciones (patronales): Ej.: Mutual, Cajas de Compensación Provisiones: Ej.: Provisiones de vacaciones Control horario : esta opción se usa para las empresas que han adquirido el

CAS Control de Asistencia

Para crear un ítem se ocupa el botón con lo cuál aparece una pantalla pidiendo llenar los siguientes datos:


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3.1.-“DATOS BÁSICOS”. Código: Los ítem tendrán un código alfanumérico de 6 caracteres, que el usuario podrá crear. Descripción: Corresponde al nombre que aparecerá en la liquidación. Tipo: Presenta las siguientes opciones: Haberes afectos (a impuestos), Haberes Especiales, Descuentos Legales, Deducciones, Asignaciones familiares, Contribuciones (patronales), Provisiones, Control horario. Es imprescindible ubicar debidamente un ítem en el grupo que le corresponde pues el Sistema efectúa cálculos considerando las características asignadas a cada uno. Nº de Orden: Esta opción tiene por objeto indicarle al Sistema en que orden se desea que figuren los ítem de un mismo tipo en la liquidación. Fórmula más probable: La fórmula más probable, sin ser obligatoria, que tendrá el ítem. ¿Ítem informativo?: Consulta si el ítem que se quiere crear no debe aparecer en la liquidación, pero sí debe estar disponible para ser ocupado en una fórmula, o para consultarlo a través de reportes. ¿Imprime en la liquidación?: Pregunta si se quiere o no que el ítem aparezca en la liquidación. Comportamiento del ítem: En caso de que el tipo de ítem corresponda a “Haberes Especiales”, en el campo “Comportamiento del Ítem” se presentan las alternativas: Sólo Impuesto, Sólo LLSS, Exento.


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Y, si en el “tipo” se selecciona “Otros Descuentos”, en este campo se activan las opciones: “Con Tope” y “Sin Tope”. 3.2 OPCIONES Preguntas sobre Opciones: ¿Se considera en el mes?: o se prefiere que aparezca en un período. ¿Se proporciona por días trabajados?: Si la respuesta es “Si”, y el ítem tiene fórmula, se debe indicar en ella que se proporcione según días trabajados. Si el ítem corresponde a un valor, proporciona directamente según los días trabajados. Ítem inembargable: Da como opción “Si” o “No” ¿Ítem de cuenta corriente?: Pregunta si este ítem va a parar a la Cuenta Corriente. Ítem con acceso restringido: Esto tiene que ver con la seguridad, si le digo que ‘Si’, va a restringir el acceso al ítem. Se excluye del cálculo del líquido: el ítem puede ser utilizado para la fórmula de extraer el bruto a partir del líquido, si se indica que ‘Si’ será incluido en esta modalidad de cálculo. Ítem de tipo fijo o variable: indicar si el ítem es de tipo fijo o variable, esto se valida con la opción afectos. Acumuladores en los que participa: Se debe indicar los acumuladores en los que participa el ítem para poder considerarlo dentro de la fórmula AC (Nº de acumulador). ¿Agrega a descripción?: Pregunta qué quiere agregar a continuación de la descripción del ítem en la liquidación. Opciones: Nada, Valor del Ítem, Fórmula, Valor Calculado.


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¿Incluir en columna V.O.?: Si en la columna V.O de la liquidación quiere que aparezca: Nada, Valor del Ítem, Fórmula, Valor calculado. Fórmula de cálculo en V.O.?: En caso de seleccionar en el campo anterior la opción “Fórmula”, dando doble clic en este campo se permite seleccionar la fórmula referida. 3.3 RETENCIONES ¿Es un ítem de retención?: Es decir, que la empresa lo descuenta para pagos a terceros. Las opciones son “Sí” o “No”. ¿Buscar código Institución / Beneficiario?: El ítem mismo: Lea a que institución o Beneficiario está dirigido en el mismo ítem. Propio del Empleado: Lea a que institución o Beneficiario va dirigido, cuando asigne el ítem al empleado en la opción contabilidad. Código Institución/Beneficiario: Con doble clic se abre la tabla 27 de “Instituciones”. En este campo se ingresa la institución o el nombre del beneficiario según sea el caso. Tipo de retención: institución, Beneficiario, otro. Institución: Por ejemplo, el descuento de farmacia que hace por convenio la empresa con los empleados.


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Beneficiario: Ej.: Retención Judicial, donde el pago va dirigido a la señora del trabajador. 3.4 CONTABILIDAD ¿Índice?: Es un número creado por el sistema para identificar el ítem.(automático) ¿Prorratea por centro de costo?: Si quiere que el ítem se distribuya en diferentes centros de costo o no, es un paso importante ya que de no estar autorizado el ítem para prorratearse por Centros de Costo si el usuario configuró las fichas para que el sistema prorratee al empleado el sistema no tomará este ítem en esa distribución. Contabiliza si es informativo: Contabilizará al ítem si es informativo. 3.5 AFECTOS


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¿Acumula afecto 1 del resumen?: En esta opción se marcan los ítems que van a formar parte de la base de cálculo para la Indemnización por años de Servicio, solo si el ítem es de tipo fijo. ¿Acumula afecto 2 del resumen?: En esta opción se marcan los ítems que van a formar parte de la base de cálculo de las vacaciones, solo si el ítem es de tipo fijo. ¿Afecto a licencias médicas?: Se marcan los ítems que van a formar la base de cálculo de las licencias médicas. Acumula Rentas Variables: Se marca cuando los ítem que van a formar parte de la base de cálculo de la indemnización por años de servicio y las Vacaciones proporcionales son de tipo variable, en Opciones ‘ítem de tipo fijo o variable’ 3.6 OTROS Código INE: De la tabla INE de conceptos. Referencia: Usado por el CAS para referenciar los ítems que calcula con los ítems de remuneraciones. Grupo al que pertenece: Sirve para cuando se ingresa un mismo ítem dos veces, para poder sumarlos, esta opción ya no se utiliza porque existen lo acumuladores pero no se puede eliminar porque la usa el CAS. Tipo de afecto: Auto calculado / De una fórmula: No se usa Fórmula del Afecto: No se usa


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4.- CREACIÓN DE FORMULAS a).- Vaya a la opción en el menú “Mantención /Fórmulas”, con lo cuál aparece una pantalla mostrando todas las fórmulas creadas en el sistema. En la parte inferior de esta pantalla se muestran íconos ya conocidos. b).- Al presionar el icono se presenta el cuadro de diálogo que se muestra más abajo: En la barra inferior aparecen dos nuevos iconos, el primero de los cuales al ser presionado muestra el cuadro siguiente:

Presionando un ítem o una variable con el botón derecho del Mouse se le puede traer al buzón “Dato seleccionado” y presionando OK se la lleva al cuadro de creación de la fórmula Para mayor información en cuanto a variables, funciones, operadores y procedimientos que se pueden ocupar en las fórmulas, vea el Anexo 1.

Variables del Sistema que se pueden utilizar en fórmulas

Ítems definidos que se pueden utilizar en fórmulas


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5.- CLASES

Las “Clases” están constituidas por grupos de ítems que son comunes a ciertos conjuntos de trabajadores. Si un trabajador pertenece a una Clase, además de los ítems que puedan afectarle un mes, quedará afecto a todos los ítems de la Clase que le corresponde. En lo tocante a la operatoria habrá dos etapas: Creación de clases Creación de registros dentro de una clase En esta parte sólo veremos cómo crear una clase, que es lo relevante en este punto. 5.1 CREACIÓN DE CLASES a).- Vaya en el menú a la opción de Mantención/Clases b).- Estando en la pantalla inicial, el icono permite crear una clase. Al seleccionar esta opción aparece una pantalla solicitando ingresar el “Código de la clase” y su “Nombre”. c).- Una vez ingresados los datos anteriores, seleccionando OK queda grabada la base de esta nueva clase. d).- Para poblar una Clase o modificar sus registros se procede mediante un doble clic en la línea que contiene esa clase. En este caso con el doble clic se hizo aparecer una clase ya creada.

e).- Para crear (incorporar) nuevos ítems a esta clase, modificar o eliminar alguno de ellos, se utilizan los comandos de la barra inferior. Presionando en esa barra el icono Aparecerá el cuadro de dialogo en dos etapas:

- Información Básica

- Información Adicional


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5.2.- La información Básica que se solicita es la siguiente: Aplicar en: Da como alternativas: “Todos los períodos”, “Remuneración del mes”, “Honorarios” ¿En qué periodos?: Si existen habilitados periodos se debe indicar en qué periodos se aplicará. Número de Préstamo/Ítem: Se ocupa para cuando se ingresa dos veces el mismo ítem para darle prioridades de modo que aparezcan los dos en la liquidación. Código del ítem: Código del ítem que se va a ingresar. Haciendo doble clic en este campo, aparece un listado con todos los ítems creados en el sistema. Seleccionando uno con doble clic se le trae a la pantalla. Código de la fórmula: Fórmula del ítem. Haciendo doble clic en este campo, aparece un listado con todas las fórmulas creadas en el sistema. Seleccionando la correspondiente con doble clic se le trae a la pantalla. Considerar pago: Opciones: Permanente, Una sola vez, Según cuotas. Cuotas (Nº/cumplidas): Se debe ingresar la cantidad de cuotas en caso de que el ítem que se está incluyendo en la clase sea en cuotas. Valor: Monto del ítem, que también puede ser el valor de la cuota si se eligió la opción ‘Según cuotas’. 5.3.- La información Adicional del cuadro es la siguiente:


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Imprime en Liquidación: Si se quiere que el ítem aparezca impreso o no en la liquidación. ¿Se considera en el mes?: Si se va a considerar dentro del mes para, ya sea, aparecer directamente en la liquidación o para ser parte del cálculo de algún otro ítem, o simplemente para poder obtenerlo a través de algún reporte. Institución/Beneficiario: Si se quiere ingresar la institución o beneficiario como en el caso de las retenciones o si existe alguna otra retención que se haga para otras instituciones como por ejemplo: La mutual (solo en el caso de que sea una sola). Cuenta Nº: Puede alojarse aquí el número de cuenta contable o el número de la cuenta del beneficiario o de la institución, de todas formas la utilización de este campo la define el cliente. Tipo de Centro de Costo: Tiene dos opciones: ‘Igual al del Empleado’ y ‘Otro Diferente’, el primero utiliza el centro de costo que está en la ficha del empleado, el segundo usa el que se indica en el campo ‘Centro de Costo’. Centro de Costo: En el caso de haber elegido en el campo Tipo de Centro de Costo = ‘Otro Diferente’ debe ingresar el Centro de Costo haciendo doble clic y seleccionando el centro de costo correspondiente. Grupo al que pertenece: Esta opción ya no se utiliza porque cumple la misma función que los acumuladores, no se puede eliminar porque la utiliza el CAS. Condicionador: Además se ofrece un condicionador que permite presentar una serie de condiciones ya creadas, siendo posible establecer las limitaciones posibles que afectarán al ítem para incorporarse a la “Clase”. Para ver como se maneja el condicionador vaya al punto IV de Ingreso de datos-Selección-Creación de una condición.

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