capítulo 23 - empleo, cursos online y formación · a estos formularios también se le podrán...
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Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación
total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus
capítulo 23
Formularios
Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación
total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus
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Formularios
Los formularios es la forma más cómoda para insertar, visualizar y editar registros. Se alimentan de la tabla de datos y cada registro que se agregue o modifique lo hará en la tabla.
Los formularios son de vital importancia, ya que manejar todos los datos a través de tablas resulta muy incómodo pues se visualizan todos los datos de una vez; en cambio, el formulario muestra los datos registro a registro, resultando muchísimo más claro para realizar cualquier función y por supuesto más bonito ya que se puede editar su entorno.
A estos formularios también se le podrán agregar subformularios, a modo de tablas relacionadas, para poder visualizar, por ejemplo, de un cliente la información que se precise y que se encuentre en otra tabla como las compras realizadas.
Dispone de todas las opciones para crear formularios en el grupo Formularios del grupo Crear.
23.1. Formularios rápidos
En Access 2007 puede crear formularios con un solo clic. Por supuesto, las opciones de edición a la hora de crearlos son prácticamente nulas, aunque luego puede editar su formato visual.
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Para ello deberá abrir la tabla o clicar sobre ella.
Acto seguido, se clicará sobre el formulario deseado.- Si pulsa el botón Formulario, aparecerá un formulario como éste.
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Ha creado un formulario de la tabla clientes con la tabla Compras como subformulario. De esta forma se pueden observar las compras que ha realizado cada cliente.
Si pulsa el botón Formulario dividido, se creará el siguiente formulario:
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Crea un formulario con la tabla en la parte inferior; de esta manera, puede observar la tabla y el formulario.
Si pulsa el botón Varios elementos, se creará el siguiente formulario:
En este caso es un formulario parecido a una tabla.
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ularios23.2. Creación de formularios mediante el asistente
Para crear un formulario con el asistente, diríjase al menú Más formularios donde encontrará la opción Asistente para formularios.
El asistente de formularios le guiará para la creación de un formulario básico pudiendo elegir su organización y entorno visual.Seleccione los campos de la tabla o tablas :
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Escoja la organización de datos entre las opciones proporcionadas.
En columnas:
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ulariosTabular:
Hoja de datos:
Justificado:
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Seleccione el deseado y pulse Siguiente para continuar.En el siguiente paso indique el estilo; dispone de multitud de estilos a elegir.
Para acabar escriba el nombre y elija entre Abrir el formulario o Modificar su diseño.
Haga clic en el botón Finalizar para dar por acabado el formulario.
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ularios23.3. Formulario en blanco
Esta opción nueva de esta versión es una mezcla entre el diseño de formulario y un asistente. Permite crear un formulario desde uno en blanco seleccionando los datos deseados situándolos de forma gráfica.
Clique en la opción que encontrará en el grupo Formularios de la ficha Crear.
Se abrirá una página en blanco:
En la parte derecha encontrará una lista con las tablas disponibles. Al pulsar sobre el botón + que tiene a la izquierda de cada tabla, se abrirán y mostrarán los campos de dicha tabla.
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Seleccione el campo deseado y arrástrelo hasta la página de formulario.
Clique en el botón donde encuentra dibujado un rayo para indicar si quiere organizar este campo en formato de tabla.
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ulariosVuelva a clicar para poder escoger el modo apilado.
Para mover el campo, puede hacerlo haciendo clic en el botón con cuatro flechas situado en la parte izquierda superior.
Cuando inserta el primer campo, en la barra de la derecha se separarán las tablas relacionadas con la principal y el resto.
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ulariosCuando inserte un campo relacionado con el de la tabla, deberá especificar la relación para que se tenga en cuenta en el formulario.
Agregue los campos que necesite para crear el formulario final.
23.4. Creación de formularios en vista diseño
Para crear un formulario en vista diseño deberá acceder al grupo Formularios de la ficha Crear. Allí encontrará el botón Diseño de formularios.
Arrastre los campos requeridos a la zona de trabajo cuadriculada.
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Si la zona de trabajo se le hace pequeñ,a puede ampliarla situando el cursor en los laterales, para ampliar o reducir la tabla vertical u horizontalmente, o en la esquina inferior derecha, en la que podrá modificar a la vez su verticalidad y horizontalidad.
Cuando agregue un campo, éste insertará su etiqueta donde indicará el nombre del campo y el cuadro de texto donde se mostrará el registro.
Éstos se pueden mover por la zona de trabajo de forma individual o conjunta. De forma individual (por cada campo) también puede mover uno de los dos objetos. Para mover los dos, pulse el ratón en cualquier zona, excepto la zona marcada con un recuadro situada en la esquina superior izquierda.
Al soltar el ratón, aunque a simple vista parece que se vaya a mover solo una de las dos partes, serán las dos las que lo harán.
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ulariosPara mover cada una de forma individual, deberá pinchar el ratón en el recuadro anteriormente mencionado.
Esto le proporciona ventajas para poder situar los elementos de la forma que desee, como por ejemplo uno encima de otro.
También puede modificar su tamaño en cualquiera de sus esquinas, excepto la del recuadro y en los laterales y zona inferior y superior.
Para mover un bloque de varios elementos, deberá seleccionarlos como si eligiera varios archivos en el escritorio de Windows. Pinche el botón izquierdo del ratón y dibuje un cuadrado situando todos los elementos que desea seleccionar en su interior, ya sea un mismo campo o varios.
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Para mover un bloque es suficiente con situar el ratón en cualquier zona de los objetos seleccionados.
Por supuesto la vista diseño le proporciona muchos elementos de personalización que observará en el siguiente apartado.
23.5. Edición y personalización de formularios mediante vista presentación y vista diseño
Puede cambiar la vista de formulario para acceder a la edición y personalización del mismo o a la visualización de datos.
Cuando tenga un formulario abierto, en el grupo Vistas de la ficha Inicio puede escoger entre tres vistas:
La Vista formulario es en la que se muestran los datos y no puede realizar ninguna opción de edición ni personalización de la organización del formulario. En esta vista solo puede observar, editar e insertar registros.
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La Vista diseño no muestra registros y permite modificar toda la organización del formulario pudiendo cambiar el formato, el lugar de los elementos y su tamaño, etc.
La Vista presentación es un híbrido de las dos mencionadas. Muestra los registros pero no puede editarlos ni insertar, solo visualizarlos. Sin embargo, puede realizar modificaciones, aunque mas básicas que en la Vista diseño, en el formulario.
Con esta Vista presentación aparecen dos fichas nuevas en Access: Formato y Organizar.
Ficha formato
- Grupo vistas: cambia entre las tres vistas disponibles.
- Grupo fuente: puede editar el formato de la fuente de los elementos que tenga seleccionados pudiendo modificar el tipo, el color, el tamaño, etc.
También puede agregar formato condicional. Para ello seleccione el registro deseado y haga clic en el botón.
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Puede agregar un máximo de tres formatos condicionales más el formato que indique para los registros que no cumplan las condiciones indicadas. Puede utilizarlo tanto para texto, pudiendo señalar si es igual a un registro, o para números, donde especifique si es superior a 100 de un color, superior a 1000 de otro, etc.
- Formato: para campos numéricos o moneda donde puede indicar posiciones decimales, moneda, etc.
- Líneas de división: puede agregar líneas entre los campos pudiendo elegir situarlas en contorno, en interior de diferentes formas o no incluirlas. También su anchura, estilo y color.
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- Controles: donde indicará si quiere incluir su logotipo de empresa buscando la imagen en el ordenador, incluir o modificar el título del formulario, incluir fecha, editar grosores, tipos y colores de líneas y ocultar o mostrar la barra de tablas.
- Autoformato: formato bonito y de forma rápida. Aquí podrá elegir entre varios formatos predeterminados o utilizar el asistente de autoformato, donde podrá elegir qué quiere de cada autoformato (fuente, color o borde).
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Ficha organizar
- Diseño de controles: escoja entre cómo organizar el elemento o los elementos seleccionados, tabular o apilados. Indique los márgenes entre los objetos y el orden de tabulación.
Con el orden de tabulación, indica el orden que seguirá el formulario a la hora de insertar datos. Mueva los campos y señale el orden óptimo para la inserción de datos.
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ularios- Alineación de controles: indique cómo se alinearán los controles.
- Posición: indique el tipo de campo seleccionando su delimitación, ajustando el tamaño al óptimo para el tipo de datos o ayudándose a organizarlos pudiendo poner unos delante de otros.
- Herramientas: abre la hoja de propiedades del elemento seleccionado.
Ha podido ver las opciones de edición y personalización de un formulario en la vista presentación. A continuación podrá ver que podrá trabajar en la Vista diseño. Encontrará cosas parecidas a las vistas hasta ahora.
En la Vista diseño también aparecerán las fichas Diseño y Organizar.
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Ficha diseño
- Vistas, Fuente y Líneas de división: realizan las mismas funcionas que en la Vista presentación.
- Controles: aparecen algunas opciones como logotipo, titulo, números de página y fecha y hora y formato de líneas, que son iguales a las de la Vista presentación.
Las demás opciones de controles son elementos que podrá incluir en el formulario. Algunos de estos elementos no tendrán función alguna si no se guarda la información en una tabla. En este caso permanecerá el texto escrito en todos los registros por igual.
Cuadro de texto: dibuja un cuadro de texto con etiqueta en el formulario.
Dibuje el cuadro de texto o haga clic en cualquier parte del formulario.
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Etiqueta: podrá escribir lo que desee. Permanecerá escrito como un apartado de texto. Interesante para indicar el funcionamiento de inserción de datos de un campo o demás mensajes de importancia.
Dibuje la etiqueta o haga clic en cualquier parte del formulario.
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Botón: permite crear un botón de acción.
Dibuje el botón o haga clic en cualquier parte del formulario.
Esto abrirá un asistente en el que deberá indicar la función del botón.
Seleccione si quiere que en el botón aparezca la imagen por defecto (en algunas acciones hay dos o más predeterminadas), elegir una imagen en formato .bmp o .ico o que aparezca un texto.
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Indique el nombre del comando a continuación y haga clic en Finalizar para acabar el asistente.
Aparecerá el botón que podrá cambiar de tamaño y de lugar para situarlo allí donde le sea de utilidad.
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Cuadro combinado y Cuadro de lista: Un Cuadro combinado y Cuadro de lista son una lista de elementos que podrá elegir de una tabla ya creada o podrá escribirlos usted mismo. Es parecido al asistente de búsqueda que estudiamos en las tablas.
Dibuje el cuadro combinado y el cuadro de lista o haga clic en cualquier parte del formulario.
Se abrirá el asistente indicado de Cuadro combinado o de Cuadro de lista.Elija si desea escribir los registros o seleccionarlos de una tabla o consulta existente. En la imagen se seleccionará de una tabla o consulta existente.
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ulariosSeleccione la tabla deseada.
Seleccione el campo o campos deseados.
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Indique cómo quiere ordenar el campo.
Se le mostrarán los datos que aparecerán en la lista.
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ulariosAquí es donde indicará si quiere que el valor se guarde en un campo o no. Si escoge la primera opción, en todos los registros aparecerá igual; si elige almacenarlo, asegúrese de que no dañará los datos ya existentes.
Indicarle que si escoge almacenarlo, el campo también actuará como valor de registro mostrando el contenido del campo en cada registro.
Haga clic en Finalizar para acabar.
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Subformulario: con esta opción podrá crear subformularios del formulario principal.
Dibuje el subformulario o haga clic en cualquier parte del formulario.
Se abrirá el asistente para subformularios:
Seleccione los campos de tabla, tablas o consultas que desee.
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Indique las relaciones existentes, normalmente si las tablas están correctamente relacionadas y los campos del formulario son correctos aparecerá la relación en la lista.
Clique en Finalizar para acabar.
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Línea: dibuja una línea en el formulario.
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ulariosRectángulo: dibuja un cuadrado o rectángulo en el formulario.
Marco de objeto independiente: para insertar un Objeto OLE.
Grupo de opciones: crea una lista de opciones.
Dibuje el recuadro que incluirá las opciones.
Se abrirá el asistente.
Indique las opciones necesarias.
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Asigne, si lo cree conveniente, una de las opciones como predeterminadas.
Indique los valores de cada opción.
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Indique dónde guardar los datos si es que así se desea. Recuerde que si no asigna un lugar donde guardar los datos, el control en sí no será útil.
Especifique el formato del cuadro y si desea botones de opción, casillas de verificación o botones de alternar.
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ulariosHaga clic en Finalizar para acabar.
Casilla de verificación, botón de opción y botón de alternar: dibuja uno de estos tres elementos.
Control de ficha: crea un elemento de alternación entre dos o más hojas donde puede albergar elementos distintos en cada una de ellas.
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Mediante el botón podrá insertar páginas nuevas.
Insertar gráfico: abre el asistente para gráficos.
Seleccione la tabla o consulta a tomar como base para realizar el gráfico.
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ulariosIndique los campos que va a necesitar para crear el gráfico. Deberá seleccionar el eje X, eje Y y los valores.
Seleccione el tipo de gráfico que va a insertar.
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Los datos aparecerán por defecto pero puede modificarlos si lo cree necesario.
Si hace clic en el campo de Valores (SumaDePoblación, en este caso) aparecerá una ventana donde podrá elegir el resumen entre varias funciones o ninguna.
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ulariosSi presiona sobre el botón de la parte superior izquierda, podrá ver el gráfico en miniatura para ver cómo quedaría.
Haga clic en Finalizar para acabar.
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Marco de objeto independiente: donde podrá insertar un objeto OLE.
Imagen: donde podrá insertar una imagen.
Salto de línea: inserta un salto de línea.
Hipervínculo: inserta un hipervínculo o enlace.
Datos adjuntos: inserta un campo de datos adjuntos.
- Herramientas: muestra u oculta la hoja de propiedades del elemento seleccionado y muestra la barra para agregar campos.
Ficha Organizar
Las opciones aquí mostradas son muy parecidas a las de la Vista presentación con alguna opción para ajustar de forma más concreta el tamaño de los campos y la separación entre los mismos.
Las opciones diferentes e interesantes respecto a la Vista presentación son las que aparecen en el grupo Mostrar u ocultar.
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23.6. Introducción de datos y navegación
Recuerde que puede utilizar los botones estudiados en esta misma unidad para realizar opciones que se detallarán a continuación.
En la parte inferior de todos los formularios tiene los botones de navegación en los que podrá dirigirse a los registros de varias maneras:
Acceso al primero y al último
Acceso al anterior y al posterior
Acceso directo a un registro indicando el número de registro
Acceso directo a un registro buscando un campo . Al escribirlo pulsará Intro para buscar todos los registros; cada vez que pulse Intro buscará el siguiente que cumple el criterio.
Nuevo registro
Cuando pulsa Nuevo registro le aparece la opción de escribir uno nuevo. Podrá empezar a escribir directamente sin necesidad de hacer clic sobre el campo.
Escriba y acto seguido pulse la tecla tabulador (situada sobre Bloq. Mayús, a la izquierda del teclado) para que el cursor baje al siguiente campo.
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Recordatorio
lección 23
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- Los formularios son una forma bonita y sencilla de mostrar los registros de una tabla.Esta forma además es más práctica y cómoda.
- Si no desea perder tiempo y el formato le da igual, tiene a su disposición opciones para crear formularios con un solo clic.
- Valore qué tipo de formulario desea. Si lo quiere elaborado y desea hacerlo con Vista diseño, haga un diseño antes de ponerse a trabajar.
- Los botones son interesantes, sobre todo para hacer más visuales algunas opciones de la base de datos.
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