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Capítulo 17: CATALOGACIÓN DE MATERIALESLa catalogación de materiales es un proceso de suma importancia para las empresas que utilizan variedad de artículos, materias primas, equipos, maquinarias, herramientas, piezas y partes, etc. Y se considera esencial para alcanzar sustanciales economías, mediante la eliminación de las variedades innecesarias, lo que permite la reducción de los inventarios y de sus costos, afirmando que “sin catalogación no hay organización logística”.

Esta actividad requiere el apoyo de la gerencia general y de la alta dirección de la empresa, la cual debe expresar la necesidad de disponer de un elemento organizado que desarrolle y tenga la responsabilidad de catalogar los materiales.

Cuando la alta dirección de una empresa, no conoce ni comprende las ventajas de catalogar sus materiales y, por lo tanto, no se interesa en la realización de las labor, es improbable que los niveles ejecutivos más bajos y el personal de las diferentes dependencias, estén de acuerdo con la catalogación o con prestar sus colaboración para que esta se realice. Ya que esta actividad exige que los usuarios abandonen sus preferencias por determinados materiales y puedan ponerse de acuerdo para establecer las normas que guiaran la reducción de variedades ,tanto en marcas, tipo y tamaños, etc.

El personal de logística encargado del mantenimiento del catálogo, debe tener como norma especial, no permitir el aumento de la variedad en los inventarios y exigir se utilicen materiales normalizados existentes en los almacenes de la empresa, debiendo eliminar aquellos que no se sujetan a las normas establecidas y los sin uso u obsoletos.

DEFINICIONES:

1. Catalogación: proceso por medio o del cual se identifican las existencias de una entidad, refiriéndolas a normas o estándares determinados, para clasificarlas de acuerdo a su naturaleza o uso y asignarles un símbolo código que las represente.

2. Normalización: consiste en seleccionar calidades, tamaños, dimensiones, pesos, volúmenes, marcas procedimientos, etc. que se adapten mejor a la entidad. Para constituir con ellas las normas usualmente escritas a las que deben ceñirse las existencias de los almacenes.

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3. Normas: se define como “el modelo que se ha establecido y con el cual cualquier objeto o acción puede ser comparado”.

4. Identificación: consiste en definir la denominación y precisar las características particulares de cada artículo.

5. Clasificación: sistemático ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, agrupándolas según su características comunes, su uso y naturaleza y separándolas por clases de acuerdo a sus diferencias fundamentales.

6. Codificación: llamado también simbolización, comprende la asignación de números, letras u otros símbolos acordes con el plan sistemático de distinguir cada artículo.

7. Simplificación: es el resultado de la catalogación consiste en la eliminación de las variedades de inventario, en función delos tipos, tamaños, estilos, formas, etc.

8. Símbolos: son caracteres o designaciones abreviadas de ideas o conceptos, necesarios para facilitar la expresión y hacerla más breve y precisa.

Estos pueden ser:8.1 Alfabéticos: constituido por letras o combinación de letra

8.2 Numéricos: números o combinación de números que se utilizan para representar los materiales.

a) arbitrariosb) definidos

8.3 Mnemónicos: son aquellos que por asociación de ideas ayudan o estimulan la memoria.

8.4 Signos y señales: los que utilizan la simbolización gráfica y audible.

8.5 Mixtos: los que combinan dos o más símbolos de los anteriores.

PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES

Para la realización de la catalogación de los materiales, será necesario preparar un plan que comprenda:

1. Determinación de las normas que regirán la catalogación y servirán de modelo o pauta de comparación, en la elección de artículos que utilizara la empresa en el futuro.

2. Identificación de cada material existente, en base a la obtención de una relación completa de los materiales y que servirá para constatar la veracidad de las anotaciones y para definir la denominación de cada artículo.

3. Preparación de la clasificación a efectuar, Mediante la selección de las clases, subclases y secciones.


4. Ordenamiento que seguirán los materiales una vez clasificados, determinando la forma en que los grupos de artículos serán ordenados.

5. Distribución de los materiales, conforme se vayan identificando y comparando con las normas aprobadas en las clases, subclases y sesiones establecidas.

6. Elección de un sistema de símbolos o códigos que permite identificar fácil y rápidamente los artículos en el almacén.

7. Asignación a cada artículo del símbolo que le corresponde según la clase a la que pertenece.

8. Procesamiento de los materiales identificados, clasificados, ordenados y codificados, de manera que se elabore e imprima el catálogo de materiales de la entidad.

PROGRAMA DE CATALOGACIÓN DE MATERIALES

1. Preparación:

1.1: el apoyo de la alta dirección deberá mostrarse por su actitud al relieva la importancia que la catalogación tiene para la empresa.

1.2: nombramiento del comité de normas con la especificación de las tareas a realizar.

1.3. Designación de cada uno de los elementos que forman el equipo de trabajo, al cual se le definirán sus funciones.

1.4. Preparación del programa de catalogación, definiendo las etapas a realizar, los objetivos por alcanzar en cada una de ellas y el tiempo aproximado que tomara.

2. ejecución

2.1 Guiarse por los hechos: para cumplir esto se debe obtener información sobre la cantidad que se está gastando en materiales al momento de iniciar el programa.

Materiales duplicaos existen Cuantos artículos se está adquiriendo con diferentes

especificaciones para usos similares en diferentes dependencias.

Que artículos causan más gasto ni su incidencia en la actividad de compras.

Sobre que artículos se podrá ahorrar más dinero y se evitaran confusiones al establecer las normas; etc.


2.2 Informar a la Alta Dirección: para llevar a cabo la catalogación de materiales e s necesario mantener informada, de manera que pueda estar al tanto de la labor que se realiza y de los resultados que se obtienen.

Es por lo indicado, que se debe hacer conocer los hechos que van siendo detectados en al ejecución del programa y los posibles ahorros que a través de las normas puedan lograrse.

El informe de alta dirección debe basarse en hechos reales comprobables para ello se debe establecer un control estadístico detallado de los ahorros.

2.3 Nombrar al comité de normas: este comité debe constituirse con representantes de las dependencias usuarias como producción ingeniería administración ventas finanzas y control de calidad además de los de área logística, sin embargo es conveniente que al indicar el programa se efectué una reunión con el personal de la empresa en donde la alta dirección explicaran la finalidad del comité y las tareas que llevaran a cabo.

2.4 Definir las metas: la reunión del comité de normas definirá las metas que deben alcanzar al término de su labor y son:

Duración de la etapa inicial Examen de todas las áreas de operación Iniciar la emisión de normas sobre aquellos materiales que de

acuerdo al problema se consideren como posibles de cambio o simplificación.

Listar los materiales de todas las áreas de orden de importancia, según el ahorro que pueda obtenerse.

Revisar y analizar resultados conforme se obtengas para constatar el avance.

Preparar un programa de capacitación y entrenamiento que permita dar a conocer a todo el personal, las normas establecidas.

Emitir un informe final de acuerdo al tiempo establecido y también informes mensuales hasta que los objetivos y metas se hayan alcanzado totalmente.

3 Responsabilidad

La responsabilidad de dirigir la ejecución de la catalogación se asigne a una sola persona, la cual asumirá su tare a tiempo completo y la conducirá, de manera tal, que la labor sea


consistentemente hecha, provechosa y sin que dañe o retarde el programa establecido.

4. Participación

Al iniciar la participación del personal especialista, es conveniente que conozcan lo objetivos y metas que se pretenden alcanzar, el tiempo para llevar a cabo la tarea, procedimiento que se haya establecido y los resultados que, mediante su intervención se obtendrán para la empresa.

5. Objetivos de un programa de catalogación.

5.1. Ayudar, mediante la catalogación, en la solución de situaciones que encierran ineficiencia y costos excesivos.

5.2. Obtener la colaboración del personal especialista y de los usuarios en general

5.3. Asistir a las diferentes dependencias de la empresa y tratar aspectos relacionados con la catalogación.

5.4. Producir y distribuir las normas que se establezcan en la empresa.

5.5. Ayudar a resolver las diferencias que se presenten en la preparación y ejecución del programa.

5.6. Difundir el conocimiento de las normas.

5.7 Revisar los procedimientos y prácticas relacionados con materiales, para mejorar las ventajas.

5.8. Analizar permanentemente las normas en uso especialmente las más antiguas.

5.9. Difundir los resultados de la catalogación, conforme se presenta.

5.10. Evaluar la ejecución y cumplimiento del programa en el tiempo y en el establecimiento y aplicación de las normas.

6. Evaluación.

La evaluación puede ser difícil peor es necesaria y hay que difundirla informando sobre la labor realizada y los alcances obtenidos con al catalogación de los materiales.

7. Resultados de un Programa de Catalogación.

7.1. Ingeniería

7.2. Producción


7.3. Logística

En el área logística los ahorros de costos se pueden observar en:

ABASTECIMIENTODISTRIBUCION FISICAGENERAL PARA ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCION FISICA.

ETAPAS DEL PROCESO DE CATALOGACIÓN DE MATERIALES

1. Normalización: es la primera etapa del proceso de catalogar. Tiene por finalidad disminuir las variedades existentes en almacenes.Las normas que establezca el comité, permitirán la simplificación de las variedades, lo cual facilitara la reducción del capital invertido en materiales, evitando el alto costo de posesión.

Normas.- las normas pueden considerarse registros vivos que eliminan el malgastar el esfuerzo creativo en la repetición de consideraciones para problemas idénticos. Existen dos tipos de normas: las técnicas que se refieren a tamaños, forma, color, propiedades físicas y químicas, características de ejecución; y las gerenciales, relacionadas con las reglas de operación , prácticas contables, procedimientos ,etc.

Materiales para construcciónMateriales de embalaje y para manipulaciónEquipos de manipulación y sus repuestosMateriales y equipos para mantenimiento y sus repuestosEquipo de oficina y útiles de escritorioConclusiones

2. Identificación: constituye la segunda etapa del proceso de catalogar materiales y en ella se precisan las características primarias y particulares de cada artículo, en relación con las generales, de manera de asegurar su naturaleza específica y sus diferencias con otros materiales del mismo grupo.

El planeamiento de la identificación debe realizarse cuidadosamente, así como el control de la labor realizada. Si la empresa tiene sus materiales ordenados y separados por familia, el trabajo de identificación es bastante sencillo, pero en los casos en que existen gran variedad de artículos, sin control. Ordenamiento ni coordinación, la labor de identificación se complica, haciéndola difícil y dilatada en el tiempo.


3. Clasificación: Consiste en el sistemático ordenamiento e todas las existencias similares identificadas, de acuerdo a sus características comunes, su uso y su naturaleza y su separación por clases según sus diferencias fundamentales. La clasificación es necesaria para ordenar los materiales, mostrando el significado de la información que se desea proporcionar.

VENTAJAS:

El ordenamiento en función de una de las características fundamentales facilita la detección de los duplicados o similares

Se evita la inclusión de materiales duplicados. Permite utilizar al personal de acuerdo con su experiencia y

conocimiento, de manera de hacer más segura la clasificación así como la identificación y las descripciones.

Da lugar a una colaboración más estrecha entre el personal de logística y los usuarios. que en cada clase exista un lugar para cada artículo.

Se controla la posterior inclusión de nuevos materiales. Da lugar a trabajos preliminares que faciliten la clasificación

final.

4. Codificación: la etapa final de la catalogación consiste en asignar números, letras u otros símbolos, de manera de distinguir cada artículo por las características que le pertenecen. asignar un símbolo o un código a cada material permite diferenciarlo de los demás y evita la duplicidad o el aumento de variedades.

En la codificación se presenta problemas, principalmente en la selección y disposición de los símbolos que formaran el código del material, los cuales hay que prever teniendo como objetivo que la clasificación debe facilitar el procesamiento y uso de la información contenida en el código.

Tipos de código a empleara) Símbolos numéricos y alfabéticosb) Símbolos nemónicos

Colocación u orden de los símbolos en el código

Código de secuencia Código de block Código de grupo Código decimal


Factores que afectan el plan de codificación

*Material que se codificara

*Empleo que se dará a los datos del código

*Ahorro en el trabajo del personal

*Adaptabilidad al personal

VENTAJAS DE CATALOGACIÓN DE MATERIALES

Simplifica sus inventarios reduciendo el número de artículos Disminuye las imprevisiones y los errores Emplea mejor el espacio disponible en almacenes Elimina los obsoletos o “huesos”, mejorando el índice de rotación Simplifica la contabilización y compilación de documentos Disminuye el tiempo de permanencia de los artículos Facilita la gestión y administración de almacenes Aumenta la funcionalidad de la empresa y su rendimiento.

INSTRUCIONES PARA CATALOGAR MATERIALES

I. Finalidad: Establecer una pauta o esquema general.

II. Aspectos a tener en cuentaA. La “CLASIFICACIÓN GENERAL DE MATERIALES” (C.G.M)

que se anexa, servirá de base para confeccionar las “CLASIFICACION TENTATIVA DE MATERIALES” de la empresa para ello se analizan los diferentes tipos de materiales y equipos.

B. Para los materiales o equipos típicos o propios de la empresa se emplearan 40 últimas clases.

C. La clase estará designada por sus elementos a fin de que el catalogo que se confeccione, tenga flexibilidad.

D. Al analizar los materiales o quipos que tenga al empres ante sus inventarios, hay que determinar el ordenamiento que se dará a las clases consideradas en la “C.G.M”.

E. Al preparar el catálogo de la empresa se debe indicar: finalidad del manual objetivos instrucciones para catalogar materiales


clasificación tentativa de materiales, estableciendo las clases a utilizar y si es posible las sub-clases.

F. El personal que tenga encargado la catalogación no debe ser muy numerosa.

G. Se considerara el establecimiento de nomas o estándares, como necesidad primordial.

H. Establecidas las normas y el personal, s e iniciara la identificación de artículos en stock teniendo presente que se debe comenzar por lo más fácil, dejando para el ultimo los artículos más difíciles.

I. Para establecer cuantos dígitos identificaran plenamente el artículo. Hay que analizar la máxima cantidad de artículos que corresponden.

J. El ordenamiento de artículos se puede hacer de 3 formas :

Orden alfabético Orden numérico o por dimensiones Según el catalogo del productor

K. Siempre hay que tener presente que en general el catalogador encontrara artículos fuera de uso y que hay necesidad de codificar.

L. Otro aspecto que se encontrara en la empresa es lo concerniente a materiales que se piden para entregar directa al solicitante. Este tipo de materiales, generalmente equipos, herramientas, etc. Dan lugar a problemas entre el usuario y almacén y son el origen de muchos materiales obsoletos.

M. La preocupación principal para la dependencia logística es que disponga de una biblioteca de catálogo de productos equipos, maquinaria y materiales en uso.

N. Los artículos que pueden intercambiarse en las diferentes maquinarias, equipo de la empresa como fajas, retenes, etc.se den separar en clases especiales.

O. Para evitar posibles duplicidades de artículos, es conveniente que las descripciones se hagan en un solo idioma y que en cada sub-clase no se mesclen los idiomas.

P. Se recomienda que la codificación de artículos nuevos se efectué sobre la “requisición por materiales” enviada comprar al iniciar la adquisición.

Q. Junto con la clasificación tentativa de materiales y entre los anexos de las instrucciones para catalogar debe considerarse la codificación de las unidades de


despacho, conforme se muestra en los anexos que acompañan estas instrucciones.

ANEXO No.1

CLASIFICACIÓN GENERAL DE MATERIALES

Código Descripción de la Clase

01 Material considerado fuera de uso02 Material solicitado para entregar directa al solicitante,

sin detención ni stock en el almacén.03 Material de ferretería en general.04 Herramientas de mano y Portátiles mecanizadas-

repuestos y accesorios.05 Maquinas Herramientas-Sus repuestos y accesorios06 Productos básicos de metal07 Soldaduras, Abrasivos y Metalizadores -Equipo para

soldar- Repuestos y Accesorios.08 Material para Empaquetaduras.


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