Capacitación Descentralización Modelo en Línea

Vicerrectoría de Educación a DistanciaDirección Administrativa

ORGANIGRAMA María E. Gracia

Directora Administrativa

Luisa AlmaguerCoordinadora de

Cobranza e Ingresos

Xabeyra Eligio Coordinadora deNóminas y RH

Nora ContrerasAsesora Administrativa

Facturación

Elisa Hernández Asesora Administrativa

Becas y Saldos

Diego CerdaAuxiliar Administrativo

Coord. De RelacionesCon los Campus

MAPAS MENTALES DE LA DIRECCIÓN Y EL EQUIPO INVOLUCRADO

DirecciónAdministrativa

Administración de nóminas:-Nómina de empleados-Nómina de tutores-Constancias-Contratos

Administración de cuentas por cobrar:-Cobranza a convenios y alumnos externos-Facturación, reembolsos y bonificaciones-Administración de becas y patrocinios-Aclaraciones de saldos

Descentralización de alumnos en línea:-Reportes administrativos-Desarrollo de políticas

Planeación presupuestaria:-Elaboración del presupuesto-Ajustes al presupuesto-Administración del presupuesto

Compras:-Autorización de órdenes de compra-Autorización de viáticos-Entradas de mercancías-Trámites de pago a proveedores

Requerimientos de personal para las Vicerrectorías

• Directorio de responsables administrativos–Coordinadores Administrativo de Zonas

» VZM Edgar Rivera erivera@tecmilenio.edu.mx

» VZN Ana Elisa Pumarejo aepumare@tecmilenio.edu.mx

» VZC Víctor Haro vharo@tecmilenio.edu.mx

» VZO Yusinia Verdugo yverdugo@tecmilenio.edu.mx

» VZS Daniel Cantú jdcantu@itesm.mx» VED Mary Gracia

megracia@tecmilenio.edu.mx

Procesos Administrativos

• Relacionados con los alumnos

• Relacionados con los campus

Procesos AdministrativosRelacionados con los alumnos

• Proceso de solicitudes de los alumnos:– Para trámites administrativos es a través de la cuenta

tesoreriacel@tecmilenio.edu.mx • Proceso de envío de facturas

– Directamente al alumno• La factura se envía del CEL al alumno directamente, el alumno

paga el envío.– A los campus

• La factura se envía del CEL al campus y el campus entrega al alumno, el costo del envío es compartido entre el campus y el CEL.

Procesos AdministrativosRelacionados con los alumnos

• Proceso de reembolso– El alumno solicita a

tesoreriacel@tecmilenio.edu.mx– Administrativo CEL notifica al campus

correspondiente, sobre la solicitud, para su autorización.

– Si no se autoriza, el campus informará al alumno sobre la razón.

– Administrativo CEL procede con el trámite si el campus lo autorizó.

Procesos AdministrativosRelacionados con los alumnos Asignación de becas

Alumno Promotor (Campus) Administrativo CEL

1.- Solicita beca Solicita documentación al alumno para trámite de beca

2.- Entrega solicitud y documenta-ción

Recibe papelería, Obtiene autorización

del campus Solicita beca por medio

de SSINI Entrega

documentación al coordinador de zona correspondiente. Administrativa correspondiente.

Recibe documentación Revisa que esté

completa y autorizada Captura en sistema Confirma por medio de

SSINI

Procesos AdministrativosRelacionados con los alumnos Refrendo de Becas

Administrativo CELreasigna solicitud

al campuscorrespondiente

Campus asignanuevo estatus de

beca y notificaal alumno

Alumno solicita refrendo a

tesoreriacel@tecmilenio.edu.mx

Procesos que no cambian

1. Pagos de colegiaturas

2. Pagos de servicios

Forma de Inscripciones

Inscripción Semestral

Inscripción Tetramestral

Inscripción Mensual

NI Profesional NI Preparatoria NI Maestría

  RI Preparatoria RI Maestría

    RI Profesional

Pagos de colegiaturas a crédito

Crédito: Fecha Inscripción 28 ago 09 1er. Pago 30 sep 09 2do.Pago 30 oct 09 3er. Pago 30 nov 09

PreparatoriaTetramestral

Crédito: FechaInscripción 31 jul 091er. Pago 31 ago 092do.Pago 30 sep 093er. Pago 30 oct 094to. Pago 30 nov 09

5to. Pago 15 dic 09

ProfesionalSemestral

Pagos de colegiaturas de contado

Contado: Fecha Mes 1 28 ago 09Mes 2 02 oct 09Mes 3 04 nov 09

ProfesionalTetramensual

Contado: Fecha Mes 1 28 ago 09Mes 2 02 oct 09Mes 3 04 nov 09

MaestríaTetramensual

Pago de servicios

• Pagos de servicios (constancias, facturas, envíos, etc)– El alumno obtiene su ficha de depósito de

servicios en línea– El alumno paga en Bancomer, al convenio y a la

referencia incluidos en la ficha de depósito– El alumno envía el comprobante de pago a la

cuenta de escolarcel@tecmilenio.edu.mx o a la de tesoreriacel@tecmilenio.edu.mx según sea el trámite a realizar

Procesos AdministrativosRelacionados con los campus

• Contratación y pago a promotores en los campus.• Comunicación con los campus:

– Políticas y calendarios– Reportes– Transferencias de ingresos

• Ingresos para los campus• Cuota fija para el CEL

– Cartera vencida– Afectaciones presupuestales– Procesos de becas

• Asignación de becas (autorización y aplicación)• Refrendos de becas (solicitud, revisión, autorización y aplicación)

Contratación y pagos de promotores por Vicerrectoría

Se han realizado las transferencias correspondientes a cada campus (Febrero -Junio - 09), solo está pendiente la transferencia del mes de Julio.

A partir de agosto de 2009, el promotor pasará a formar parte de la nómina de su campus.

Operatividad de los Servicios Administrativos Campus

I. Proceso de transferencias de ingresos y cuota fija

II. Afectaciones presupuestales I. IngresosII. Cuota Fija al CELIII. Gastos

Reportes

• Calendarios administrativos• Relación de alumnos por campus incluyendo saldo,

beca y estatus de beca al mes de julio de 2009• Reporte de ingresos contables contra ingresos

cobrados• Reporte de ingresos transferidos contra ingresos por

transferir a los campus• Reporte de cargos por cuota fija de alumnos en línea• Reporte de cargos por alumnos mixtos

Tiempos de respuesta

– Registro de becas en sistema, 1 hora hábil, después de recibir solicitud y documentación completa del alumno.

– Facturas, las facturas se entregarán 5 días hábiles después de haber sido solicitadas

Datos para contacto

C.P. María Eufemia Gracia VillarrealDirectora Administrativa

Campus en LíneaTel. (81) 1551 4500 ext. 4536

megracia@tecmilenio.edu.mx

¡Gracias!