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Documento Controlado Prohibida su Reproducción Parcial o Total No Autorizada Centro Hospitalario Universidad, S.A de C.V., Mayorazgo N° 130, Col. Xoco. Benito Juárez, 03339 México D.F Tel (55) 5623 6363, Lic. Sanitaria 13-AM-09-014-0006 Manual de Control de Documentos Calidad y Mejora Continua

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Cent ro Hosp i ta lar io Uni ve rs idad, S .A de C.V. , Mayorazgo N° 130, Co l . Xoco. Ben i to Juá rez, 03339 Mé xico D.F Te l

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Elaboró Revisó Autorizó

Lic. Erenia Sánchez Medina

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Lic. Erenia Sánchez Medina

Calidad y Mejora Continua

Ing. Roberto F. Bonilla de la Garza

Director General

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Contenido

1. Modelo de Control de Documentos. 2. Clasificación de Documentos. 3. Identificación. 4. Uso de Logotipo. 5. Uso de Logotipo. 6. Uso no Correcto de Logotipo. 7. Colores Institucionales. 8. Diseño Interno de Documentos. 9. Estructura de los Documentos.

9.1 Manual Operativo. 9.2 Guías Clínicas 9.3 Registros.

10. Procedimientos. 9.1 Control Documental. 9.2 Control de Documentación Externa.

11. Glosario. 12. Bitácora de Copias Controladas. 13. Registro de Cambios

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1. Modelo de control de documentos

Para controlar la Información Organizacional y del Paciente, Hospital San Ángel Inn Universidad, implementa el Proceso de Control de Documentos y Registros.

1.1. Requisitos para el control de documentación 1.2. Objetivo:

Establecer los medios para la revisión, aprobación, actualización, distribución, legibilidad, identificación y control de documentos del Hospital San Ángel Inn Universidad.

1.3. Alcance:

Toda documentación requerida por el Hospital San Ángel Inn Universidad para gestionar sus procesos y realizarlos en forma eficaz, como los manuales operativos, formatos, leyes, normas oficiales mexicanas, manuales de operación de equipo, documentos de origen externo, etc.

1.4. Medidas de Control:

Las medidas de control para mantener la documentación actualizada y de fácil manejo para todos, son:

a) Revisión y Aprobación previa a su emisión.

b) Revisión, Actualización y reedición cuando esto se requiera.

c) Disponibilidad de las versiones vigentes en los puntos en uso.

d) Legibilidad y fácil identificación.

e) Identificación y distribución adecuada de documentos de origen externo.

f) Identificación y retiro oportuno de documentos obsoletos.

Otra medida de control para la documentación es la Lista Maestra de Documentos Controlados, donde se muestra la información vigente sobre: Nombre del documento, Código, Fecha de emisión, Versión, Medio.

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2. Clasificación de Documentos La clasificación de documentos utilizada en el Hospital San Ángel Inn Universidad, es la siguiente:

Manuales de Operación*: Documentos que proporcionan información coherente sobre la operación del

Hospital San Ángel Inn Universidad.

Políticas*: Lineamientos que guían conductas, formas, direcciones y/o acciones en la organización. Marco de referencia para el establecimiento de los objetivos.

Instrucciones Técnicas o de Trabajo*: Documentos que proporcionan información y describen cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente.

Planes y Programas*: Documentos que describen un producto o proyecto y brindan coherencia a las decisiones que dan rumbo y destino a la organización.

Procedimientos Normalizados de Operación: “son documentos que contienen las instrucciones mínimas necesarias para llevar a cabo una operación de manera reproducible

1”.

Guías Clínicas: “conjunto de recomendaciones basadas en una revisión sistemática de la evidencia y en la evaluación de los riesgos y beneficios de las diferentes alternativas con el objetivo de optimizar la atención sanitaria a los pacientes

2”

Documentos Externos: Documentos que han sido elaborados fuera del hospital, pero que ayudan a la operación del mismo.

3. Identificación

Para la identificación de los documentos, el área de Calidad y Mejora Continua, ha establecido códigos compuestos por dos tipos de elementos, un elemento alfabético y un elemento numérico.

3.1 Código Se Compone o integra por las Siglas del HOSPITAL, el tipo de documento, la Dirección o Gerencia a la que pertenece, el departamento usuario y el consecutivo numérico.

3.2 Clave por Documento Cada documento dentro del Hospital San Ángel Inn Universidad tiene asignado su clave de identificación. Ver Tabla de Claves por Documento.

3.3 Clave por Departamento

* Definiciones relacionadas a la Norma ISO 9001:2008. 1

Guía de manejo y asistencia en la dispensación de medicamentos e insumos para la salud en farmacias. 2 Programa de GPC en el Sistema Nacional de Salud (SNS), España.

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Cada departamento dentro del Hospital San Ángel Inn Universidad tiene asignado su clave de identificación. Ver Tabla de Claves por Departamento.

Tabla de Claves por Documento

Documento Clave de Identificación

Manual de Operación MO

Políticas Generales PG

Políticas PO

Instrucciones Técnicas o de Trabajo IT

Planes PLN

Programas PRG

Procedimiento Normalizados de Operación PNO

Guías Clínicas GL

Tabla de Claves por Departamento

Departamento Clave de

Identificación Departamento Clave de

Identificación

Admisión ADM Almacén ALM

Anestesia ANE Archivo Clínico y

Bioestadística ARC

Atención a Médicos ATM Biomédica BIO Caja CAJ Calidad y Mejora Continua CC Capital Humano CH CEYE CEY Check Up CUP Compras COM

Contabilidad CNT Cuentas por Cobrar CXC

Cuentas por Pagar CXP Dirección Administrativa DA

Dirección General DG Dirección Médica DM

Endoscopía END Enfermería ENF

Archivo Clínico ACR Farmacia FAR

Ginecobstetricia GO Hemodinamia HEM

Hospitalización HOS Imagenología IMA

Laboratorio LAB Mantenimiento MTO

Medicina Nuclear MNL Medicina Respiratoria MR

Mesa de Control MCO Neonatología NEO

Nutrición NUT Patología PAT

Pediatría PED Prevención y Control de Infecciones PCI

Quirófano QX Relaciones Públicas RP

Ropería ROP Servicios Generales SG

Servicios de Alimentos SEA Tecnología de la Información TI

Unidad de Cuidados Intermedios

UCI o UTM Unidad de Terapia Intensiva UTI

Unidad de Terapia Pediátrica UTIP Unidad de Terapia Neonatal UTIN

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Tococirugía TOCO Urgencias URG

Vigilancia VIG

* Si corresponde, agregar otros servicios o departamentos.

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4. Uso de Logotipo

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5. Uso Correcto de Color

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6. Uso NO Correcto de Logotipo

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7. Colores Institucionales

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8. Diseño Interno de Documentos (plantillas para Manuales, Planes, Programas, etc.) 8.1 Tipografía

Para el diseño Interno de formas (registros, plantillas), la tipografía utilizada será Arial color Azul Oscuro (rojo-0,

Verde-36, Azul-96). El tamaño utilizado para el título o será Arial número 12, Subtítulos Arial 10 y Contenido Arial número 9.

8.2.2 Logotipo El logotipo será colocado del lado superior izquierdo.

9. Estructura de los Documentos

En el apartado de estructura de los documentos describimos los elementos que conforman a cada tipo de documento. 9.1 Manual Operativos / Planes y Programas. Los manuales operativos son documentos que describen el propósito y las actividades a realizar de cada servicio del hospital, sirven de medio de consulta y guía a los integrantes de cada servicio para así poder realizar sus actividades. Los elementos (mínimos) que componen al manual operativo son:

Portada.

Encabezado y Pie de Página

Hoja de Validación.

Contenido: 1. Introducción 2. Filosofía Empresarial 3. Propósito 4. Alcance 5. Objetivos 6. Marco Legal 7. Glosario 8. Organigramas 9. Relación Interdepartamental 10. Políticas Generales 11. Procedimientos

a. Propósito b. Alcance c. Políticas

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d. Descripción del Procedimiento e. Diagrama de flujo f. Formatos

12. Formatos

Bitácora de Copias Controladas

Registros de Cambios

9.1.1 Portada de los manuales operativos

La portada es elemento que permite identificar a primera vista a los manuales operativos. Las portadas cuenta con:

1. Logo (Solo Ala, con alineación al Centro) 2. Leyenda del Tipo de Documento (entre dos líneas Azules) 3. Nombre del servicio al que pertenecen.

1

2

3

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9.1.2 Encabezado y Pie de Página. El encabezado para los manuales se conforma de los siguientes elementos:

1. Logotipo: Siempre en el lado superior izquierdo. 2. Tipo de Documento: Manual / Plan / Programa. 3. Dirección o Gerencia a la que pertenece. 4. Nombre del Manual. 5. Código: Código con alfanumérico compuesto por:

a. Abreviatura del Hospital. b. Abreviatura del tipo de documento. c. Abreviatura Dirección o Gerencia de pertenencia. d. Abreviatura Área Emisora. e. Número consecutivo.

6. Emisor: Área encargada de elaborar el documento. 7. Inicio de Implantación: Fecha de elaboración. 8. Fecha de Modificación: Fecha cuando se realizan cambios. 9. Versión: Permite diferencia los manuales vigentes de obsoletos. 10. Referencia: Si la información contenida en el manual se relaciona con alguna Norma o Estándar. 11. Página: número de la página para agilizar búsqueda de información.

El pie de página consta de:

1. Leyenda de documento controlado (la cual solo puede ser colocada por el área de calidad, después de ser aprobado el documento)

2. Datos Generales del Hospital, como lo son: Razón Social, Dirección, Código Postal, Teléfono del Hospital y Licencia Sanitaria.

1 2

3

4 5

6

7 8 9 10 11

1

2

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9.1.3 Hoja de Validación Son las firmas que validan la veracidad del documento. Las firmas que deben de aparecen son:

1. Firma de Elaboración (Jefe de área o personas encargadas de su elaboración) 2. Firma de Revisión (Director o Gerente) 3. Firma de Visto Bueno (Jefe de Calidad) 4. Firma de Autorización (Director General)

1 2 3 4

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9.1.4 Contenido

1. Introducción: Explicación general del contenido del manual, la cual se recomienda se redacte siempre al finalizar la elaboración del documento.

2. Filosofía Empresarial: es la Misión, Visión Valores y Normas de Servicios establecidas en el Hospital San Ángel Inn Universidad, que dan sentido de Dirección (hacia dónde vamos) e Identidad (quienes somos y que valoramos)

3. Propósito: Descripción donde se explica el motivo del manual. 4. Alcance: Se definen a los involucrados y procesos que están sujetos al manual. 5. Objetivos: Descripción de los que se pretende conseguir, su redacción debe de ser concreta y con verbos en

infinitivo 6. Marco Legal: Apartado donde se plasman las Leyes, Reglamentos y Normas que rigen al manual. 7. Glosario: En esta sección se encuentran conceptos claves (para entender la operación del servicio) junto con

sus definiciones, a fin de homologar conceptos y todos entiendan lo mismo, al hablar o referirse al mismo concepto.

8. Organigramas: El organigrama es la representación gráfica de la estructura de una organización, a través de ellos podemos entender las relaciones de Mando y subordinación entre las áreas, y sus líneas de comunicación.

9. Relación Interdepartamental: Es tanto una representación gráfica de las áreas con las que se tiene una mayor vinculo y la explicación de este vínculo.

10. Políticas Generales: Son los lineamientos establecidos para poder regular la operación y las acciones de las personas.

11. Procedimientos: Conjunto de actividades relacionadas entre sí y ordenadas que muestran la forma establecida para que se realice un trabajo determinado. Dentro del Hospital San Ángel Inn Universidad se ha establecido que nuestros Procedimientos deben de cumplir como mínimo con los siguientes elementos.

a. Propósito del procedimiento: Motivo por el cuál es importante el procedimiento. b. Alcance: Involucrados en el procedimiento. c. Políticas del Procedimientos: Lineamientos que faciliten la ejecución y el control del procedimiento,

así como las acciones del personal involucrado. d. Descripción del Procedimiento: Son las actividades ordenadas de forma secuencial indicado quien

será el responsable de ejecutarlas, así como las posibles decisiones que se presentarán y las alternativas a realizar para quien ejecute el procedimiento. (ver ejemplo 1)

e. Diagrama de Flujo: Representación gráfica y simplificada de los procedimientos. (ver ejemplo 2) f. Formatos: Medios para registrar información originada por el procedimiento.

12. Formatos: Son medios para llevar el registro de información originada de actividades y sucesos de la organización.

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Ejemplo 1

Ejemplo 2

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9.1.5 Bitácora de Copias Controladas Sección del manual Conformada por:

1. Área donde se localiza el manual. 2. Número de Copias autorizadas por área. 3. Medio de Almacenamiento (Impreso o Electrónico) 4. Firma del Responsable del área (Director o Gerente)

Desde otro punto de vista es un inventario de los manuales.

9.1.6 Registros de Cambios

Sección del manual conformada por: 1. Sección de Cambios: es el apartado o capitulo donde se agrega, modifica o elimina información. 2. Fecha: Fecha en la que se realiza el cambio. 3. Revisión: Número de revisiones que lleva el manual, la Emisión inicial siempre se registra con 0. 4. Resumen del Cambio: Explicación concreta del cambio realizado.

1 2 3 4

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9.2 Guías de Práctica Clínica. Las Guías de Práctica Clínica son documentos que permiten basar la atención de los Pacientes en principios científicos y normativos. Estas guías pueden ser externas como las del CENETEC o internas como la que se han elaborado en el Hospital San Ángel Inn Universidad, dichas guías internas aparte de contener principios científicos y normativos se adaptan a las necesidades de la población atendida y a los insumos utilizados en el Hospital San Ángel Inn Universidad. Los elementos que componen las Guías de Práctica Clínica son:

Portada

Encabezado y Pie de Página.

Hoja de Validación.

Contenido (mínimo): 1. Definición: 2. Factores de Riesgo: 3. Diagnóstico: 4. Tratamiento: 5. Bibliografía

Bitácora de Copias Controladas.

Registros de Cambios.

1 1 2 3 4

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9.2.1 Portada de los manuales operativos La portada es elemento que permite identificar a primera vista a los manuales operativos. Las portadas cuenta con:

1. Logo (Solo Ala, con alineación al Centro) 2. Leyenda de Guía Clínica (entre dos líneas Azules) 3. Nombre del servicio al que pertenecen.

1

2

3

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9.2.2 Encabezado y Pie de Página. El encabezado para los manuales se conforma de los siguientes elementos:

1. Logotipo: Siempre en el lado superior izquierdo. 2. Tipo de Documento: Manual / Plan / Programa. 3. Dirección o Gerencia a la que pertenece. 4. Nombre del Manual. 5. Código: Código con alfanumérico compuesto por:

a. Abreviatura del Hospital. b. Abreviatura del tipo de documento. c. Abreviatura Dirección o Gerencia de pertenencia. d. Abreviatura Área Emisora. e. Número consecutivo.

6. Emisor: Área(s) involucrada(s) en su realización. 7. Inicio de Implantación: Fecha de elaboración. 8. Fecha de Modificación: Fecha cuando se realizan cambios. 9. Versión: Permite diferencia los manuales vigentes de obsoletos. 10. Referencia: Si la información contenida en la guía Clínica se relaciona con alguna Norma o Estándar. 11. Página: número de la página para agilizar búsqueda de información.

El pie de página consta de:

1. Leyenda de documento controlado (la cual solo puede ser colocada por el área de calidad, después de ser aprobado el documento)

2. Datos Generales del Hospital, como lo son: Razón Social, Dirección, Código Postal, Teléfono del Hospital y Licencia Sanitaria.

1

4

6

7 8 9 10 11

2

3

5

1

2

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9.2.3 Hoja de Validación

Son las firmas que validan la veracidad del documento. Las firmas que deben de aparecen son: 1. Firma de Elaboración (Jefe de área o personas encargadas de su elaboración) 2. Firma de Revisión (Jefe de Calidad) 3. Firma de Autorización (Director Médico)

1 2 3

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9.2.4 Contenido 1. Definición: Explicación conceptual de la enfermedad a tratar en la Guía de Práctica clínica 2. Factores de Riesgo: Aquellos factores que pueden causar una probabilidad de daño al paciente. 3. Diagnóstico: criterios para identificar a la enfermedad y poder establecer un plan de atención. 4. Tratamiento: Acciones encaminadas a mejorar o aliviar las enfermedades. 5. Bibliografía: Referencias documentales que sirve de soporte científico y normativo.

9.1.5 Bitácora de Copias Controladas Sección del manual Conformada por:

1. Área donde se localiza el manual. 2. Número de Copias autorizadas por área. 3. Medio de Almacenamiento (Impreso o Electrónico) 4. Firma del Responsable del área (Director o Gerente)

Desde otro punto de vista es un inventario de los manuales.

1 2 3 4

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9.1.6 Registros de Cambios Sección del manual conformada por:

1. Sección de Cambios: es el apartado o capitulo donde se agrega, modifica o elimina información. 2. Fecha: Fecha en la que se realiza el cambio. 3. Revisión: Número de revisiones que lleva el manual, la Emisión inicial siempre se registra con 0. 4. Resumen del Cambio: Explicación concreta del cambio realizado.

1 1 2 3 4

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10. Procedimientos 10.1 Control Documental

10.1.1 Propósito

Establecer los medios para la aprobación, revisión, actualización, distribución, identificación y control de documentos del Hospital San Ángel Inn Universidad.

10.1.2 Alcance

Este procedimiento involucra a todos los departamentos del hospital.

10.1.3 Políticas

Documentación Originada por Área.

1. Se entenderá por Documento al conjunto de información y su medio de almacenamiento. 2. Los tipos de documentos manejados en el Hospital son: Manuales, Políticas, Procedimientos,

Instrucciones de Trabajo, Planes, Programas y Guías. 3. Es responsabilidad de los Gerentes/Jefes/Coordinadores la creación, revisión, actualización,

distribución y almacenamiento de los siguientes documentos: a. Manuales de Operación y Otros Manuales. b. Políticas del Área. c. Guías Clínicas. d. Instrucciones de Trabajo. e. Procedimientos de Operación Normalizado.

4. La primera Versión de todo documento comenzara en 00, conforme se actualice se asignara el consecutivo.

5. Los Datos Identificadores de todo documento son el Título, Código, Emisor, Fecha de Aplicación, Fecha de Modificación, Versión, Referencias y las Firmas de Autorización.

6. Todos los documentos emitidos deben contener los datos identificadores mencionados en la política anterior.

7. Dependiendo del tipo de Documento se realizará un periodo de revisión. 8. Se registrarán los cambios realizados en los Documentos en el Control de Cambios. 9. Todo Documento para que pueda ser validado necesita la revisión de Calidad y Mejora Continua

y la Autorización de la Dirección a la que se pertenece. 10. Todo Documentos tendrá su Bitácora de Copias Controladas, que estará a Cargo de Calidad y

Mejora Continua y el Área responsable del Documento. 11. Calidad y Mejora Continua dispondrá siempre de una copia digital de todos Documentos. 12. Cada área dispondrá de 2 copias de los Documentos, una copia será en digital y otra impresa. 13. La copia en digital de los Documentos en específico Manuales, Políticas, Procedimientos y

Guías serán resguardadas por el Jefe de Área. 14. La copia impresa será para consultar del personal del área.

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Calidad y Mejora Continua

Inicio de Implantación

15/12/2016

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15/12/2016

Versión:

00

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15. La copia impresa tendrá que estar en una carpeta de fácil identificación y acceso para el personal.

16. Los Planes y Programas estarán bajo el resguardo de los Jefes de Área y/o Director del Área. 17. Cada Jefe de Área analizará y definirá el tiempo de almacenamiento por cada tipo de

Documento, tomando en consideración los aspectos legales que rigen a cada tipo de registro. 18. Calidad tendrá que asegurar que todas las Áreas usen la versión vigente del documento

cotejando fecha del documento y registro en la Lista Maestra de Documentos y Registros. 19. Los Documentos que sean versiones pasadas, se controlarán bajo la denominación de

Documento Obsoleto. 20. Los Documentos Obsoletos serán retirados del alcance del personal, se conservara solo una

copia de los Documentos Obsoletos como material de consulta. 21. Cada Jefe de Área definirá el tiempo de retención o almacenamiento de los Documentos

Obsoletos en base a la normatividad aplicable. 22. La documentación controlada interna del Hospital puede modificarse por cualquiera de las

siguientes razones: mejora continua a través del empleo de la política de calidad, objetivos, rotación de personal, resultados de auditorías, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas y la revisión de la dirección.

10.1.4 Descripción del Procedimiento

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Calidad y Mejora Continua

Inicio de Implantación

15/12/2016

F. Modificación

15/12/2016

Versión:

00

Ref:

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N° Actividad Responsable

1 Realizan recomendaciones o participan en la elaboración de documentos o su actualización.

Usuario

2 Realiza la revisión del documento modificado y emite de ser necesario, correcciones, cambios o sugerencias.

Jefe del Servicio

3 Registra cambios en la sección correspondiente de “Registro de Cambios” en cada documento actualizado, cuando esto aplique.

Jefe del Servicio

4 Aprueba el documento, una vez realizadas las correcciones pertinentes. Jefe del Servicio

5 Envía documento al Jefe de Calidad y Mejora Continua para su revisión. Jefe del Servicio

6

Revisa el documento.

¿El documento cumple con los criterios necesarios?

Si: Prosigue al paso 7.

No: regresa el manual al jefe de servicio, para su corrección y reenvié el documento corregido.

Calidad y Mejora Continua

6 a) Modifica manual y reenvía con correcciones. Jefe del Servicio

7 Asigna codificación e identifica como documento controlado. Calidad y Mejora

Continua

8 Da de alta nueva versión o emisión de documento controlado en la lista maestra de documentos.

Calidad y Mejora Continua

9 Distribuye los nuevos documentos en las áreas definidas, y registrar esta entrega en el Formato “Entrega-Recepción de Documentos”.

Calidad y Mejora Continua

10

Retira de los puntos de distribución la versión obsoleta, conservando solo una copia para revisión y/o consulta futura, dicha copia será Identificada con la leyenda “Documento Obsoleto”

Calidad y Mejora Continua

Fin

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M a n u a l d e P o l í t i c a s G e n e r a l e s

Dirección General

Manual de Documentos Código:

SAIU-MDO-DG-CC-0 Emisor

Gestión Organizacional/Calidad

Inicio de Implantación

01/06/2014

F. Modificación

0

Versión:

00

Ref:

MCI/ ISO9001:2008

Página:

28 de 35

Documento Controlado Prohibida su Reproducción Parcial o Total No Autorizada

Cent ro Hosp i ta lar io Uni ve rs idad, S .A de C.V. , Mayorazgo N° 130, Co l . Xoco. Ben i to Juá rez, 03339 Mé xico D.F Te l

(55 ) 5623 6363 , L ic . San i t ar i a 13 -AM-09-014-0006

9.1.5 Diagrama de Flujo

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Dirección General

Manual de Control de Documentos Código:

SAIU-PO-DG-CC-01 Emisor

Calidad y Mejora Continua

Inicio de Implantación

15/12/2016

F. Modificación

15/12/2016

Versión:

00

Ref:

MCI.10

Página:

29 de 35

Documento Controlado Prohibida su Reproducción Parcial o Total No Autorizada

Centro Hospita lar io Univers idad, S.A de C.V., Mayorazgo N° 130, Col. Xoco. Beni to Juárez, 03339 , Ciudad de México

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9.1.6 Formatos 12.1 Lista Maestra de Documentos y Registros 12.2 Entrega-Recepción de Documentos.

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Dirección General

Manual de Control de Documentos Código:

SAIU-PO-DG-CC-01 Emisor

Calidad y Mejora Continua

Inicio de Implantación

15/12/2016

F. Modificación

15/12/2016

Versión:

00

Ref:

MCI.10

Página:

30 de 35

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9.2. Control de Documentación Externa.

9.2.1 Propósito Establecer los medios para el control de documentos externos, utilizados en la operación del hospital.

9.2.2 Alcance Este procedimiento involucra a todos los departamentos del hospital, que requieran para su operación de consultar la información de documentos externos.

9.2.3 Políticas

1. Los Documentos que procedan de otras organizaciones o instituciones, que sirvan de guía, referencia o faciliten la ejecución de actividades dentro del Hospital, se controlarán bajo la denominación (sello) de Documentos Externos.

2. Los Jefes de Área y Supervisores identificarán y resguardarán los Documentos Externos que necesite su área.

3. Se notificara al área de Calidad y Mejora Continua el uso de Documentos Externos. 4. Calidad y Mejora Continua registrará el Documento Externo en Lista Maestra de Documentos. 5. Los Documentos Externos que se encuentren en formato Digital solo se registrarán en la Lista

Maestra de Documentos. 6. Documentos Externos, tales como, Leyes, Reglamentos, Normas Oficiales y otras Disposiciones

Oficiales, en forma impresa serán resguardadas en el área de Calidad y de forma digital en los servicios que apliquen.

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Inicio de Implantación

15/12/2016

F. Modificación

15/12/2016

Versión:

00

Ref:

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9.2.4 Descripción del Procedimiento

N° Actividad Responsable

1 Selecciona los Documentos Externos utilizados dentro del área. Jefe del Servicio

2 Informa al área de Calidad sobre los Documentos Externos que utiliza dentro del área.

Jefe del Servicio

3 Identifica los documentos impresos de origen externo con la leyenda “DOCUMENTO CONTROLADO DE ORIGEN EXTERNO”.

Calidad y Mejora Continua

4 Realiza registro en la Lista Maestra de Documentos. Calidad y Mejora

Continua

5 Verifica la vigencia de las Leyes, Reglamentos, Normas y otras Disposiciones Oficiales, revisando su versión.

Calidad y Mejora Continua

6 Retira las Leyes, Reglamentos, Normas y otras Disposiciones Oficiales, que ya estén obsoletas.

Calidad y Mejora Continua

7 Entrega al Jefe de Servicio la versión actualizada de Leyes, Reglamentos, Normas y otras Disposiciones Oficiales, de forma digital.

Calidad y Mejora Continua

Fin

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Manual de Control de Documentos Código:

SAIU-PO-DG-CC-01 Emisor

Calidad y Mejora Continua

Inicio de Implantación

15/12/2016

F. Modificación

15/12/2016

Versión:

00

Ref:

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Página:

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9.2.5 Diagrama de Flujo

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Inicio de Implantación

15/12/2016

F. Modificación

15/12/2016

Versión:

00

Ref:

MCI.10

Página:

33 de 35

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9.2.6 Formatos

Lista Maestra de Registros. Entrega-Recepción de Documentos y Registros.

10. Glosario Lista Maestra de Registro: Documento que indica o describe el total de registro, su nivel de revisión

de cada uno, y todas las variables que se requieran para controlar los documentos.

Documentos Externos: Documentos no elaborados dentro de la organización pero son necesarios

para su operación, puede ser:

Guías / Guías de Práctica Clínica del CENETEC.

Fichas Técnicas.

Leyes y Normas.

Estándares.

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15/12/2016

F. Modificación

15/12/2016

Versión:

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Ref:

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11. Bitácora de Copias Controladas

Área donde se localiza Número de Copias Medio de Almacenamiento Firma

Dirección General 2 Impreso/Electrónico

Dirección Médica 1 Electrónico

Dirección de Capital Humano

1 Electrónico

Gerencia de Enfermería 1 Electrónico

Calidad y Mejora Continua

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Manual de Control de Documentos Código:

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