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CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala

Sistema de Cuentas por Cobrar PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional Consultoría a corto plazo – abril 2009

LIC. OSKAR ARROYO D.

CIFESAL‐BRGM • 10ª. Calle 3‐20 Zona 10 Edif. Centro Ejecutivo Of.408 • Tels. +502‐23634634/39/44 • Ciudad de Guatemala 1

1. Alcance y Control ........................................................................................................ 2 2. Políticas y Procedimientos ........................................................................................... 2 a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones .................................. 2 b) Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidación de Gastos ............................. 3 c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co‐ejecución de Proyectos ..................... 3 d) Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades ................................ 4 e) Anticipos a Instituciones Miembros del CEPREDENAC .......................................... 6 f) Políticas Generales del Sistema ............................................................................. 7

3. Glosario de Términos .................................................................................................... 8 a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones .................................. 8 b) Cuentas por Cobrar a Cooperantes contra Liquidación de Gastos ........................ 8 c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co‐ejecución de Proyectos ..................... 8 d) Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades ................................ 8 e) Anticipos a Instituciones Miembros de CEPREDENAC ........................................... 8

4. Diagramas de Flujos ...................................................................................................... 9 a) Simbología Utilizada ............................................................................................... 9 b) Cuentas por Cobrar por Aportaciones ................................................................. 10 c) Cuentas por Cobrar contra Liquidación de Gastos (Donaciones) ....................... 12 d) Cuentas por Cobrar Co‐ejecución, Concesión del Anticipo y Registro ................ 14 e) Cuentas por Cobrar Co‐ejecución, Solicitud de Liquidación y Registro Contable

de la Liquidación .................................................................................................. 16 f) Cuentas por Cobrar a Funcionarios ..................................................................... 18 g) Cuentas por Cobrar a Funcionarios – Liquidación de Anticipos .......................... 20 h) Cuentas por Cobrar a Funcionarios – Liquidación Extemporánea de Anticipos . 22 i) Cuentas por Cobrar Funcionarios / Liquidación Extemporánea Después del

Requerimiento de Pago (Descuento) ................................................................... 24 j) Cuentas por Cobrar a Instituciones ..................................................................... 26 k) Cuentas por Cobrar a Instituciones – Requerimiento de Liquidación y Registro

Contable de la Liquidación ................................................................................... 28 l) Cuentas por Cobrar a Proyectos (Préstamos entre Proyectos) ........................... 30 m) Cuentas por Cobrar a Proyectos (Préstamos entre Proyectos) ‐ Recuperación del

Anticipo ................................................................................................................ 32


1. Alcance y Control

En este Manual se describen los siguientes procedimientos: a.- Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones

1. Origen 2. Procedimientos de Cobro 3. Flujograma de Procedimientos

b.- Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidación de Gastos 1. Origen 2. Procedimientos de Cobro 3. Flujograma de Procedimientos

c.- Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidación de Gastos


d.- Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades y Viáticos


e.- Anticipos a Instituciones Relacionadas con CEPREDENAC


f.- f) Políticas Generales

2. Políticas y Procedimientos

a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones

• En los primeros 10 días hábiles del mes de enero de cada año el Contador (a) General deberá elaborar las facturas (Anexo 1) y una carta de solicitud de pago de la cuota por parte de la institución designada por el país miembro, esta carta deberá ser elaborada en papel membretado del CEPREDENAC (Anexo 2). Las cartas de solicitud de pago de la cuota deben de emitirse en original y dos copias, la original para la institución del país miembro y las copias para archivo.

• Transcurridos los 3 meses que tienen los países miembros del CEPREDENAC

para hacer efectivo el pago de la cuota ordinaria, en los primeros 5 días hábiles del mes de abril de cada año, el (la) Contador (a) General deberá elaborar un requerimiento de cobro a las instituciones de los países miembros que aún no hayan efectuado el pago de la cuota, con el objetivo de recordar a la institución designada el pago adeudado. (Anexo 3).


• La carta de requerimiento de cobro debe ser revisada por el Técnico (a) Financiero (a), autorizada por el Director (a) Financiero (a) y firmada por el Secretario (a) Ejecutivo (a) del CEPREDENAC.

• Al momento en que la entidad del país miembro realiza el pago de la cuota correspondiente, se deberá seguir el proceso indicado en el Sistema de Ingresos (Sección 4 Diagramas de Flujos, Inciso d), Ingresos Ordinarios (Cancelación de la Cuota)).

• El Contador (a) General deberá rebajar el saldo de la cuenta por cobrar en los registros contables.

• Mensualmente el personal de la Dirección Financiera Contable deberá realizar una reunión de trabajo con el objetivo de establecer y tomar las acciones necesarias que permitan la recuperación de las cuentas por cobrar. Entre las acciones se podrán considerar la elaboración de requerimientos de cobro y los mismos deberán ser enviados a la institución con atención a los funcionarios encargados de gestionar el pago de la cuota, hasta lograr el cobro de la misma.

b) Cuentas por Cobrar a Donantes contra Liquidación de Gastos

• Al momento de realizar los gastos para la ejecución del proyecto que está bajo esta modalidad, el Contador (a) General deberá preparar y trasladar los estados financieros del proyecto, a el Técnico (a) Financiero (a). El Técnico (a) Financiero (a) deberá preparar la solicitud de desembolso (de conformidad con lo estipulado en los términos del convenio), cuando se haya ejecutado por lo menos el 50% de los fondos disponibles (Anexo 4), utilizando el formato requerido por la entidad donante, juntamente con la documentación que ampara dichos gastos, para su revisión y aprobación.

• La solicitud de desembolso preparada por el Técnico (a) Financiero (a), deberá

ser revisada por el Director (a) Financiero (a) y autorizada en su orden, por las firmas de los funcionarios autorizados ante la entidad donante, y por la firma del Secretario Ejecutivo.

• La solicitud de desembolso autorizada deberá ser enviada a la entidad

donante, con el fin de realizar el trámite necesario para la obtención de los fondos.

c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co-ejecución de Proyectos

• El Contador (a) General (a) deberá verificar en el convenio firmado entre el CEPREDENAC y la Institución Co-ejecutora, la forma y el plazo de liquidación del anticipo.

• Cuando se realice un anticipo a una entidad Co-ejecutora de algún Proyecto,

se deberá registrar una cuenta por cobrar a esa institución. El traslado de fondos deberá realizarse en la moneda que utilice la entidad Co-ejecutora.


• Al realizar la liquidación de los anticipos por parte de la entidad Co-ejecutora, deberá adjuntar los documentos de soporte que amparan los desembolsos, el Contador (a) General deberá revisar esta documentación observando que la naturaleza de los gastos se encuentre contemplado en el presupuesto aprobado.

• Si todos los gastos presentados están contemplados en el presupuesto, el

Contador (a) General deberá elaborar la partida de diario registrando el gasto y regularizando la cuenta por cobrar en los registros contables.

• Se establece un plazo de 15 días hábiles posteriores al trimestre de ejecución, para que las Instituciones Co-ejecutoras realicen la liquidación de todos los gastos realizados durante el trimestre. (Anexo 6).

• Si transcurridos 15 días hábiles posteriores al trimestre de ejecución se determina que el Co-ejecutor no ha realizado las liquidaciones respectivas, el Contador (a) General deberá elaborar un requerimiento de cobro, este requerimiento deberá ser revisado por el Técnico (a) Financiero (a) y aprobado por el Director (a) Financiero (a). (Anexo 5)

• No se concederán anticipos a alguna entidad que tenga pendiente de liquidar un anticipo otorgado previamente.

d) Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades

• El CEPREDENAC otorga a sus funcionarios y empleados anticipos para la realización de las siguientes actividades: 1) Viajes y 2)Talleres

• Para que se pueda conceder un anticipo, el funcionario deberá presentar la

siguiente documentación:

a) Para Viajes • Formulario de solicitud de anticipo de viáticos • Invitación del evento o agenda • Itinerario

b) Para Talleres • Invitación al taller o plan de actividad • Suscribir el formulario de compromiso de liquidación (Anexo del

formulario) • Autorización del jefe inmediato • Presupuesto de gastos • Listado de participantes • Agenda propuesta para el taller

• Previo a entregar los fondos por medio de cheque o transferencia, se debe

identificar a un responsable del país que ejecutará el evento, para que cumpla con los requisitos de la liquidación de los gastos de acuerdo con los


procedimientos del CEPREDENAC. De lo anterior se debe dejar constancia por escrito.

• Para todos los casos se otorga hasta un máximo del 80% del presupuesto de

gastos, y posterior a la finalización del viaje o taller el funcionario debe liquidar los gastos realizados para establecer si existe saldo a favor del funcionario o del CEPREDENAC.

• Si resultare saldo a favor del funcionario o empleado por un monto igual o

menor a US$ 20.00 o su equivalente en moneda local, será cancelado con fondos de caja chica.

• Si el saldo es a favor del CEPREDENAC y el funcionario no cancela dicho

saldo en el momento de la liquidación, permanecerá la cuenta por cobrar al funcionario por el saldo adeudado.

• Las cuentas por cobrar a favor del CEPREDENAC mayores a 2 años, se

registrarán como cuentas incobrables en el período que hayan cumplido dicho plazo, esto con el visto bueno del Director (a) Financiero (a) y del Secretario Ejecutivo.

• Las solicitudes de anticipos deberán realizarse siguiendo el siguiente

procedimiento:

1) El funcionario llena el formulario de solicitud de anticipos de viáticos y la traslada a el Administrador (a), adjuntando la documentación de soporte necesaria.

2) El Administrador (a) traslada la solicitud a el Técnico (a) Financiero (a) para su

revisión y aprobación.

3) El Técnico (a) Financiero (a) traslada la solicitud a el Secretario Ejecutivo para autorización.

4) Continúa el proceso de emisión de cheque establecido en el Sistema de caja y

bancos (Sección e) Emisión, Custodia y Archivo de Cheques ). • Al momento de la emisión del cheque el Contador (a) General deberá elaborar

la póliza de diario para el registro de la cuenta por cobrar al funcionario.

• Al concluir la actividad o el viaje, el funcionario deberá realizar la liquidación del anticipo recibido en los siguientes 5 días hábiles.

• Mensualmente el departamento financiero deberá realizar una reunión de

trabajo, con el fin de verificar la recuperación de las cuentas por cobrar a funcionarios y empleados, a Instituciones miembros del CEPREDENAC y a entidades Co-ejecutoras de proyectos. Entre las acciones que se establecen para la recuperación de las cuentas por cobrar, se regula que el Contador (a) General con la aprobación del Director (a) Financiero (a), deberá elaborar un requerimiento de liquidación de anticipos y


el mismo será entregado al funcionario, así mismo se trasladará una copia al Administrador (a) para su conocimiento. (Anexo 5)

• Si transcurren 3 días desde la emisión del requerimiento de liquidación de

anticipos sin que el funcionario realice dicha liquidación, se deberá descontar el monto del anticipo en el próximo pago de honorarios del funcionario, para esto el Contador (a) General deberá emitir un memorando, el cual deberá ser aprobado por el Técnico (a) Financiero (a), y contar con el visto bueno del Director (a) Financiero (a) y la firma del Secretario Ejecutivo. El memorando será trasladado al funcionario para su conocimiento.

• Al realizar el descuento del monto del anticipo no liquidado, el Contador (a)

General deberá elaborar la partida de diario necesaria para el registro de la liquidación del anticipo.

• Cuando el funcionario presenta la liquidación de anticipos recibidos (Anexo 6),

el Contador (a) General deberá revisar la documentación que ampara dicha liquidación tomando en cuenta la naturaleza del taller o seminario en la que el funcionario participó, así mismo que cumpla con los requisitos establecidos en el Sistema de Compras (Sección g) Políticas Generales)) y deberá inicial el proceso de emisión del cheque voucher de reintegro del monto descontado, en los próximos 5 días hábiles. Si los documentos no cumplen con los requisitos deberán ser devueltos al funcionario para su corrección.

• Con la emisión del cheque, el Contador (a) General deberá elaborar la póliza

de diario correspondiente y trasladarla al Técnico (a) Financiero (a) para su revisión y aprobación.

• Se deberá establecer si existe algún saldo por cobrar al funcionario por la

liquidación realizada o si por el contrario se origina una cuenta por pagar a favor del funcionario.

• No se otorgarán anticipos a funcionarios y empleados que tengan pendiente

la liquidación de anticipos otorgados previamente.

e) Anticipos a Instituciones Miembros del CEPREDENAC

• Todo anticipo que se otorgue a instituciones relacionadas con el CEPREDENAC debe ser registrado como una cuenta por cobrar en contra de dicha Institución.

• Se debe establecer en el convenio de co-ejecución la forma y el plazo para la

liquidación de dichos anticipos. El Contador (a) General deberá establecer los plazos y las formas para la liquidación de estos anticipos.

• Se establece un plazo de 15 días hábiles posteriores al trimestre de ejecución,

para que las Instituciones miembros del CEPREDENAC realicen la liquidación de todos los gastos realizados durante el trimestre.

• La Institución que haya recibido fondos para la adquisición de bienes (activos fijos) debe enviar a las oficinas de la Secretaría Ejecutiva del CEPREDENAC


en los 15 días hábiles siguientes a la adquisición de dichos activos, un acta en la cual se haga constar que dicho activo fijo ha sido registrado en la contabilidad de la entidad. (Aplica únicamente cuando el bien pasará a propiedad de la institución miembro del CEPREDENAC)

• Si transcurrido el plazo (15 días hábiles) y la entidad no realiza ninguna

liquidación del anticipo, el Contador (a) General debe elaborar un requerimiento para la liquidación del anticipo, este requerimiento deberá ser revisado por el Técnico (a) Financiero (a) y aprobado por el Director (a) Financiero (a). (Anexo 5)

• Al momento en que la Institución miembro del CEPREDENAC realiza la

liquidación del anticipo, el Contador (a) General debe revisar la documentación de soporte presentado verificando que cumpla con los requisitos establecidos en el Sistema de Compras (Sección g), Políticas Generales). Si los documentos no cumplen con los requisitos deben ser devueltos a la institución para su corrección.

• No se otorgarán anticipos de fondos del programa regular u otros proyectos

administrados por el CEPREDENAC, a alguna institución miembro que tenga pendiente la liquidación de anticipos otorgados previamente.

f) Políticas Generales del Sistema

• Sin excepción todas las cuentas por cobrar no deben exceder de un período de antigüedad superior a los 30 días.

• Mensualmente se deben elaborar integraciones contables para todas las

cuentas por cobrar a favor del CEPREDENAC, esta integración deberá ser elaborada por el (la) Auxiliar contable y revisada por el Contador (a) General. (Anexo 7 y 8) esta integración deberá contener los siguientes campos:

Nombre del funcionario o de la institución Fecha de otorgamiento del anticipo Motivo del anticipo Monto del anticipo Días de atraso en la liquidación

• La integración de cuentas por cobrar debe servir de soporte para el saldo de

cuentas por cobrar mostrado en los estados financieros de la entidad o del proyecto al que pertenece la cuenta.

El Técnico (a) Financiero (a) mensualmente debe verificar la integración contable y compararlo con el saldo mostrado en los estados financieros. Para los saldos mayores a 30 días se deben establecer los procedimientos de cobro necesarios para la recuperación de dichos saldos. Los procedimientos a ser aplicados deben ser discutidos en reunión mensual del Departamento Financiero Contable.


3. Glosario de Términos a) Cuentas por Cobrar por Cuotas Ordinarias y Aportaciones. Estas cuentas se

originan por cuotas ordinarias y aportaciones de los países miembros del CEPREDENAC que están pendientes de cobro.

b) Cuentas por Cobrar a Cooperantes contra Liquidación de Gastos. Esta

cuenta se origina al momento de suscribir convenios con Cooperantes en que se establece que las donaciones serán otorgadas contra liquidación de gastos por parte del CEPREDENAC.

c) Cuentas por Cobrar a Instituciones por Co-ejecución de Proyectos. Esta

cuenta surge al momento en que el CEPREDENAC realiza anticipos para la ejecución a los proyectos, estos anticipos son otorgados a entidades co-ejecutoras con las que se tiene firmados convenios de ejecución. Al momento en que se otorga el anticipo se registra la cuenta por cobrar y cuando la entidad co-ejecutora liquida la totalidad o parte del anticipo se rebaja la cuenta por cobrar.

d) Anticipos a Funcionarios para la Realización de Actividades. Esta cuenta se

origina al momento en que se conceden anticipos a los funcionarios del CEPREDENAC para la realización de actividades, tales como talleres, reuniones del Consejo de Representantes, etc. Las mismas deben ser liquidadas 5 días después de que el funcionario retorne al país o de finalizada la actividad.

e) Anticipos a Instituciones Miembros de CEPREDENAC. Para la ejecución de

proyectos, el CEPREDENAC otorga anticipos a las entidades de prevención designadas por los países miembros con el fin de que se realicen las actividades necesarias para el cumplimiento de los fines del proyecto, por lo que al momento de otorgar el anticipo se debe registrar una cuenta por cobrar a la institución beneficiaria de los fondos, al momento de que dicha entidad liquida estos anticipos se rebaja de la cuenta por cobrar total o parcialmente.


4. Diagramas de Flujos a) Simbología Utilizada

Símbolo Descripción

Inicio / FinalDetermina el inicio o final de una operación.

Proceso

Almacenamiento / ArchivoAlmacenamiento en archivos especiales dedocumentos o en el sistema de cómputo.

DocumentoTodo documento preimpreso o impreso

DecisiónIndica una decisión sobre una actividado proceso.

Se utiliza para describir una actividad, unproceso o verificación realizados.


b) Cuentas por Cobrar por Aportaciones Departamento: Financiero ContableResponsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2

Responsable Flujograma Descripción

1)Contador (a) General

Contador (a) General 2)



5)Personal de Enlace

6)

Contador (a) General



NoTécnico (a) Financiero (a) 9)

Si

Se genera para el CEPREDENAC el derecho de cobro a lospaíses miembros en concepto de cuotas ordinarias, cuotasextraordinarias y otras aprtaciones.

Realiza los procesos indicados en el manual de ingresos(Sección 4 Diagramas de Flujos, inciso d) Ingresos Ordinarios,Cancelación de la Cuota).

El (la) Técnico (a) Financiero (a) revisa la partida de diario, si nocumple con los procedimientos establecidos, deberá serdevuelta al (la) Contador (a) para su corrección. Si eldocumento es correcto continúa el proceso.

El (la) Contador (a) General deberá mantener adecuadacomunicación con el personal del enlace en los diferentespaíses con el fin de determinar las fechas de pagos de lascuotas ordinarias de los países miembros del CEPREDENAC.

Si transcurridos los 3 meses que tienen los miembros delCEPREDENAC para hacer el pago de la cuota ordinaria, el (la)Contador (a) General deberá elabora requerimientos de cobro(Anexo 3) y enviarlas por lo menos una vez al mes, hastarealizar el cobro de la cuota.

El personal de enlace en los países miembros informa a lacontadora sobre la fecha de pago de las cuotas de los países.

El (la) Contador (a) General elabora factura y una carta desolicitud del pago de la cuota por parte de la institucióndesignada por el país miembro (Anexo 1 y 2).

Posteriormente, el (la) Contador (a) General deberá rebajar elsaldo de la cuenta por cobrar en los registros contables.

Se traslada la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)Financiero (a) para su revisión y aprobación.

Inicio

Factura yRequerimiento de

cobro

Se realizan operaciones indicadas en manual de Ingresos

Elaboración de Póliza de diario.

Revisión y aprobación

Comunicación con enlaces

Información de fechas de pago

Traslado para su revisión

1

Nuevo requerimiento de cobro


Departamento: Financiero ContableResponsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 2/2


Contador (a) General 10) Se contabilizan la partida de diario elaborada.

Contador (a) General 11) Se archiva la partida de diario.

12) Finaliza el proceso.

Elaborado por__DRA / AR _ Revisado por __DRA / EC__

Vo. Bo. Administrador (a)

Vo. Bo. Director (a) Financiero (a)

Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a)

Vo. Bo. Consejo de Representantes

Contabilización de pólizas de diario

Archivo

Fin

1


c) Cuentas por Cobrar contra Liquidación de Gastos (Donaciones) Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2


1)


3) Elaboración de integración de gastos (Anexo 6)Contador (a) General


NoDirector (a) Financiero (a) 5)

Si




Este proceso se inicia al momento en que se tengan losdocumentos que amparan los gastos realizados por las distintasactividades, las que serán cubiertas por la entidad donante.

El (la) Contador (a) General deberá recopilar todos losdocumentos que soportan los gastos realizados.

Se traslada la integración de los gastos a el (la) Director (a)Financiero (a) para su revisión y aprobación.

Revisa y aprueba la integración de gastos, si no cumple conciertos requisitos será devuelta a el (la) Contador (a) General parasu corrección. Si la integración es correcta, continúa el proceso.

El (la) Contador (a) General elabora la partida de diario para elregistro de la cuenta por cobrar a la entidad donante, adjuntandocomo soporte la integración elaborada.

Se envía el documento a través de correo físico a la EntidadDonante, solicitando el reintegro de los desembolsos realizados.

Elabora un requerimiento de cobro dirigido a la Entidad Donanteen donde se indica el monto de los gastos cubiertos porCEPREDENAC, las cuales deberá de cubrir la entidad donante.(Anexo 4)

Inicio

Revisión y Aprobación

Integración de gastos

Requerimiento dirigido al donante

Se envía el documento

Recopilación de documentos de

gastos

Traslado para revisión

2

Elaboración de partida de ciario


Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 2/2


Entidad Donante 9)

Entidad Donante 10)





Si

Contador (a) General15) Se contabiliza la partida de diario elaborada.








La entidad donante realiza el pago de los gastos ya sea mediantela emisión de cheque voucher o a través de transferenciabancaria.

Deberá realizar los registros de acuerdo a los procesos indicadosen el manual de Ingresos (Sección 4 Diagramas de Flujos, incisoo) Donaciones contra Liquidación de Gastos (Proceso deLiquidación y Requerimiento de Cobro)).


Revisa la partida de diario, si no cumple con los procedimientosestablecidos, deberá ser devuelta a el (la) Contador (a) Generalpara su corrección. Si el documento es correcto continúa elproceso.

El (la) Contador (a) General después de realizar los procesosanteriores, deberá registrar el cobro del saldo por cobraradeudado, en el sistema de contabilidad.

La Entidad Donante recibe el requerimiento e informa sobre lafecha y forma de pago.

El donante realiza el pago

Se realizan los procesos según

manual de ingresos

Contabilización de pólizas de diario

Archivo

Fin


Se recibe el documento

Traslado

2

Elaboración de Póliza de Diario


d) Cuentas por Cobrar Co-ejecución, Concesión del Anticipo y Registro Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2


1)

Co-ejecutor 2)



5)

Director (a) Financiero (a)

6)



Auxiliar Contable 8)

El (la) Contador (a) General deberá solicitar la emisión delcheque o transferencia según sea el caso, para lo cual deberáseguir los pasos establecidos en el manual de Caja y Bancos(Sección e), Emisión, Custodia y Archivo de Cheques Voucher,Sección f) Transferencias Bancarias).

La entidad co-ejecutora del proyecto solicita al CEPREDENACanticipos para desarrollar el proyecto, esto deberá ser medianteuna carta firmada por el funcionario responsable.

El (la) Director (a) Financiero (a) dará instrucciones a el (la)Contador (a) General para que proceda a solicitar la emisión decheque voucher y/o transferencia al Co-ejecutor del proyecto.Este aviso deberá hacerse por medio de correspondenciaelectrónica, indicando la fecha y el monto del anticipo. Lacorrespondencia elaborada deberá ser impresa como evidenciadel proceso realizado.

Este proceso surge cuando CEPREDENAC firma convenios deco-ejecución con otras instituciones a los cuales se les daanticipos por la ejecución de los proyectos.

La carta es recibida por el (la) Contador (a) General y verifica losconvenios con el objetivo de determinar los montos y plazospara la entrega de los anticipos.

Después de verificar que es procedente la realización delanticipo, se traslada a el (la) Director (a) Financiero (a) para quese proceda al trámite del anticipo.

El (la) Director (a) Financiero (a), deberá establecer lasdisponibilidades de efectivo del proyecto en las cuentasbancarias, mediante la impresión de un estado de cuentabancario a la fecha.

Se emite el cheque voucher o se realiza la transferenciacorrespondiente.

Inicio

Solicitud de anticipos

Se imprime estado de

cuenta

Emisión de cheque o

transferencia

Se verifica solicitud

Traslado

Se informa a Contadora

Solicitud de cheque

3






Técnico (a) Financiero (a) No 11)

Si

Contador (a) General 12) Se contabiliza la partida de diario elaborada.

Contador (a) General13) Se archiva la partida de diario.







Elaborar la partida de diario para el registro del desembolso y dela cuenta por cobrar al Co-ejecutor.


Revisa la partida de diario, si dicho registro no cumple con losprocedimientos establecidos, deberá ser devuelta a el (la)Contador (a) General para su corrección. Si el documento escorrecto continúa el proceso.

Contabiliza la póliza de diario

Archivo

Fin


Traslado

3

Partida de Diario


e) Cuentas por Cobrar Co-ejecución, Solicitud de Liquidación y Registro Contable de la Liquidación



1)




Si


Entidad co-ejecutora 6)

7)


Contador (a) General No 8)

Si

El (la) Contador (a) General verifica la razonabilidad de losdocumentos recibidos de acuerdo al renglón presupuestario, yque cumplan con los requisitos establecidos en el manual deCompras (Sección g) Políticas Generales). Así mismo verificaráel monto total de la documentación con el fin de determinar elmonto por liquidar.

La entidad co-ejecutora envía la documentación que soporta losgastos realizados por la co-ejecución del proyecto.

En el convenio de co-ejecución se establece los plazos para quela entidad co-ejecutora del proyecto liquide los anticiposrecibidos.

Transcurrido el plazo indicado en el convenio de co-ejecución, el(la) Contador (a) General procederá a elaborar un requerimientode liquidación de anticipos (Anexo 5).

Se traslada el requerimiento de liquidación de anticipos a el (la)Técnico (a) Financiero (a) para su revisión y aprobación.

Si los documentos no cumplen con los requisitos anteriores, el(la) Contador (a) General devolverá dicha documentación al co-ejecutor para que complete la documentación pendiente. Si ladocumentación que recibió cumple con los requisitos, el procesocontinúa.

Revisa y aprueba el requerimiento, si no cumple con ciertosrequisitos será devuelto a el (la) Contador (a) General para sucorrección. Si el requerimiento es correcto, continúa el proceso.

Se envía el documento a la entidad co-ejecutora solicitando elreintegro de los desembolsos realizados, el envió deberá ser porcorreo electrónico (deberá ser impreso para dejar constancia delprocedimiento realizado).

Inicio

Requerimiento de liquidación

Envió a entidad co-ejecutora

Envía documentación

Verificación


Cumplen con requisitos

Traslado

4




9)



Técnico (a) Financiero (a) 11)No

Si


Contador (a) General 13) Se archiva la partida contable.







El (la) Contador (a) General deberá de elaborar la partida dediario registrando los gastos amparados con la documentaciónrecibida del co-ejecutor, tomando en cuenta la naturaleza de losgastos. Así mismo deberá rebajar la cuenta por cobrar por elmonto de la documentación recibida.

El (la) Técnico (a) Financiero (a) verificará la partida de diario,así como la documentación de soporte de la misma. Sipresenta deficiencias será devuelta a el (la) Contador (a)General para su corrección. Si la partida de diario es correcta,continúa el proceso.

Trasladará la partida de diario elaborada a el (la) Técnico (a)Financiero (a) para su revisión y aprobación.

Elaboración póliza de diario

Contabilización de partida de diario

Archivo

Fin


Traslado

4


f) Cuentas por Cobrar a Funcionarios Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2


Funcionario CEPREDENAC 1)

Funcionario CEPREDENAC2)

Funcionario CEPREDENAC 3) Traslada la solicitud de anticipo a el (la) Administrador (a).

Administrador (a) 4)No

SiAdministrador (a) 5)

Técnico (a) Financiero (a) 6)

Contador (a) General 7) Se emite el cheque voucher.Asistente Contable

Se recibe el documente revisado y aprobado por elDepartamento de Administración y se procede a la emisión delcheque voucher, tomando en cuenta los lineamientos indicadosen el manual de Caja y Bancos (Sección e) Emisión, Custodia yArchivo de Cheques Voucher).

El funcionario del CEPREDENAC solicita anticipo de viáticospara el cumplimiento de sus funciones.

Traslada el documento a la Dirección Financiera Contable parael trámite del cheque voucher.

El (la) Administrador (a) revisa y aprueba (Se deberá tomar encuenta el manual de Viáticos), si la solicitud es incorrecta deberáser devuelta para su corrección. Si la solicitud fue correctamenteelaborada, continúa el proceso.

El Funcionario deberá llenar una solicitud de anticipos indicandomonto y motivo del anticipo.

Inicio

Solicitud

Revisión

Solicitud de emisión de

cheque

Traslado

Traslado

Emisión de cheque

5






10)Técnico (a) Financiero (a) No

Si


12) Se archiva la partida de diario.Contador (a) General







Deberá elaborar la partida de diario para el registro deldesembolso y de la cuenta por cobrar al Funcionario.

Se traslada la partida de diario a el (la) Técnico (a) Financiero (a)para su revisión y aprobación.

Revisa la partida de diario, si no cumple con los procedimientosestablecidos, deberá ser devuelta a el (la) Contador (a) Generalpara su corrección. Si el documento es correcto continúa elproceso.

Revisión

Contabilización

Archivo

Fin

Emisión de cheque

5

Partida de Diario


g) Cuentas por Cobrar a Funcionarios – Liquidación de Anticipos Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2


Funcionario 1)

Funcionario 2)

3)


NoContador (a) General 4)

Si




Si

El (la) Contador (a) General verifica que los documentosrecibidos y la naturaleza de los gastos sean acordes al renglónpresupuestario, y cumplan con los requisitos establecidos en elmanual de Compras (Sección g), Políticas Generales). Asímismo verificará el monto total de la documentación con el fin dedeterminar el monto por liquidar.

Cuando el funcionario regrese del viaje o culmine la actividadtiene 5 días hábiles para la liquidación de los anticipos.

El Funcionario entrega la liquidación y los documentos queamparan los desembolsos realizados (Anexo 6).

Si los documentos no cumplen con los requisitos anteriores, el(la) Contador (a) General devolverá dicha documentación alfuncionario para que complete la documentación pendiente. Si ladocumentación cumple con los requisitos, el proceso continúa.

El (la) Contador (a) General deberá de elaborar la partida dediario registrando los gastos amparados con la documentaciónrecibida del funcionario, tomando en cuenta la naturaleza de losmismos. Así mismo deberá rebajar la cuenta por cobrar por elmonto de la documentación recibida.


El (la) Técnico (a) Financiero (a) verificará la partida de diario asicomo la documentación de soporte de la misma. Si tienedeficiencia será devuelta a el (la) Contador (a) General para sucorrección. Si la partida de diario es correcta, continúa elproceso.

Inicio

Verificación de documentación

Cumplen con

requisitos

Verificación

Documentos

Traslado

6

Partida de Diario












Contabilización

Archivo

Fin

6


h) Cuentas por Cobrar a Funcionarios – Liquidación Extemporánea de Anticipos






Administrador (a) / Asistente 4)

Funcionario 5) El funcionario liquida los anticipos recibidos .



Si

Al transcurrir el plazo de 5 días hábiles que tienen losFuncionarios para presentar la luidación de los anticiposconcedidos sin que esto ocurra, se inicia este proceso.

El (la) Contador (a) General elabora un requerimiento deliquidación de viáticos y la traslada al Funcionario que no harealizado la liquidación (Anexo 5).

Se archiva el documento en el expediente del funcionario paradejar un registro de los atrasos en la liquidación de los anticipos.

Traslada una copia de dicho requerimiento al departamento deAdministración para que sea archivado en el expediente delFuncionario.

Si los documentos no cumplen con los requisitos anteriores, el(la) Contador (a) General devolverá dicha documentación alfuncionario para que complete la documentación pendiente. Si ladocumentación recibida cumple con los requisitos, continúa elproceso.

El (la) Contador (a) General verifica que los documentosrecibidos así como la naturaleza de los gastos sean acorde alrenglón presupuestario y cumplan con los requisitos establecidosen el manual Compras (Sección g), Políticas Generales). Asímismo verificará el monto total de la documentación con el fin dedeterminar el monto por liquidar.

Inicio


Archivo

Verificación de documentos

Cumplen con

requisitos

Traslado

Liquidación

7






No 10)Técnico (a) Financiero (a)

Si









El (la) Contador (a) General deberá de elaborar la partida dediario registrando los gastos amparados con la documentaciónrecibida del funcionario, tomando en cuenta la naturaleza de losmismos. Así mismo deberá rebajar la cuenta por cobrar por elmonto de la documentación recibida.


El (la) Técnico (a) Financiero (a) verificará la partida de diario,así como la documentación de soporte de la misma. Si tienedeficiencias será devuelta a el (la) Contador (a) General para sucorrección. Si la partida de diario es correcta, continúa elproceso.

Revisión

Contabilización

Archivo

Fin

Traslado

7

Partida de Diario


i) Cuentas por Cobrar Funcionarios / Liquidación Extemporánea Después del Requerimiento de Pago (Descuento)







Si

Contador (a) General 5) Imprime 3 copias del documento, las cuales se distribuyen así:1 Funcionario 2 Administración3 Contabilidad


Contador (a) General / Asistente 7)

Revisa y aprueba dicho documento, si no cumple con losrequisitos establecidos deberá ser devuelta a el (la) Contador (a)General para su corrección. Si cumple con los requisitosestablecidos, el proceso continúa.

Transcurridos 3 días después de que se envió la solicitud deliquidación de anticipos al Funcionario y no realiza la liquidación,se inicia con este proceso.

Se elabora un Memorando en el cual se hace constar que elFuncionario no liquidó oportunamente los anticipos que le fueronconcedidos, por lo que para el monto parcial o total no liquidadoserá descontado de su próximo pago de honorarios.

Traslada dicho documento a el (la) Técnico (a) Financiero (a)para su revisión y aprobación.

Llegada la fecha del pago de los honorarios del funcionario, sedeberá descontar de dicho pago el monto no liquidado en suoportunidad.

Se elabora el cheque voucher respectivo por el pago dehonorarios, al que se deberá adjuntar una copia del Memorandopara respaldar el descuento.

Inicio

Memorando

Revisión

Elaboración de cheque

Traslado

Descuento

8

Impresión





8)











Trasladará la partida de diario a el (la) Técnico (a) Financiero (a)para su revisión y aprobación.

El (la) Técnico (a) Financiero (a) verificará la partida de diario,así como la documentación de soporte de la misma. Si la partidade diario tiene deficiencias será devuelta a el (la) Contador (a)General para su corrección. Si la partida de diario es correcta,continúa el proceso.

El (la) Contador (a) General deberá de elaborar la partida dediario cancelando el anticipo al Funcionario.Elaboración de

póliza de diario

Revisión

Contabilización

Archivo

Fin

Traslado

8


j) Cuentas por Cobrar a Instituciones Departamento: Departamento financiero Contable / Departamento Administrativo Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2


1)

Institución Ejecutora 2)

Administración 3)

Administración 4)

5)


6)

Director (a) Financiero (a) Contable


Asistente Contable / Contador (a) General 8) Se emite el cheque o se realiza la transferencia correspondiente(tomando en cuenta procesos de emisión de cheques /transferencias

Este proceso surge cuando CEPREDENAC otorgafinanciamiento a instituciones de países miembros para laejecución de proyectos.

La institución del proyecto solicita al CEPREDENAC anticipospara desarrollar el proyecto, esto deberá ser mediante una cartafirmada por el funcionario responsable.

La carta es recibida por la administración del CEPREDENAC yse verificarán los convenios con el objetivo de determinar losmontos y plazos para la entrega de los anticipos.

Después de verificar que es procedente la realización delanticipo, se traslada a la Dirección Financiera Contable para quese proceda al trámite del anticipo.

El (la) Director (a) Financiero (a), deberá establecer lasdisponibilidades de efectivo del proyecto en las cuentasbancarias, mediante la impresión de un estado de cuentabancario a la fecha.

El (la) Contador (a) General deberá solicitar la emisión delcheque o transferencia según sea el caso, para lo cual deberáseguir los pasos establecidos en el manual de Caja y Bancos(Sección e), Emisión, Custodia y Archivo de Cheques Voucher,Sección f), Transferencias Bancarias).

El (la) Director (a) Financiero (a) Contable dará instrucciones ael (la) Contador (a) General para que proceda a solicitar laemisión de cheque voucher y/o transferencia a la Instituciónejecutora del proyecto, este aviso deberá ser por medio decorrespondencia electrónicá (la correspondencia elaboradadeberá ser impresa como evidencia del proceso realizado),indicando las condiciones del desembolso.

Inicio

Solicitud de anticipos

Se imprime estado de

cuenta


transferencia

Se verifica convenio

Se verifica solicitud



cheque

9


Departamento: Dirección Financiera Contable / Departamento Administrativo Responsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 2/2













Deberá elaborar la partida de diario para el registro deldesembolso y el registro de la cuenta por cobrar a la Institución.




Archivo

Fin



9

Partida de diario


k) Cuentas por Cobrar a Instituciones – Requerimiento de Liquidación y Registro Contable de la Liquidación



1)



No

Director (a) Financiero (a) 4)

Si


Institución Ejecutora 6)



Si

Se traslada el requerimiento de liquidación de anticipos a el (la)Director (a) Financiero (a) para su revisión y aprobación.

La Institución ejecutora envía la documentación que ampara losgastos realizados por la ejecución del proyecto.

Si se establece que los documentos no cumplen con losrequisitos anteriores, el (la) Contador (a) General devolverádicha documentación al co-ejecutor para que complete ladocumentación pendiente, si por el contrario la documentaciónque se recibió cumple con los requisitos el proceso continúa.

El (la) Contador (a) General verifica que los documentosrecibidos así como la naturaleza de los gastos sea acorde alrenglón presupuestario y cumplan con los requisitosestablecidos en el manual de Compras (Sección g), PolíticasGenerales). Así mismo verificará el monto total de ladocumentación con el fin de determinar el monto por liquidar.

Transcurrido el plazo indicado en el Convenio de Ejecución, laContador (a) General procederá a elaborar un requerimiento deliquidación de anticipos (Anexo 5).

Revisa y aprueba el requerimiento, si no cumple con losrequisitos será devuelto a el (la) Contador (a) General para sucorrección. Si el requerimiento es correcto, continua el proceso.

Se envía el documento a la institución co-ejecutora solicitando elreintegro de los desembolsos realizados, el envió deberá ser porcorrespondencia electrónica (deberá ser impreso para dejarconstancia del procedimiento realizado).

En el convenio de ejecución se establece los plazos en que laentidad co-ejecutora del proyecto deberá liquidar los anticiposrecibidos.

Fin


Envió a entidad ejecutora

Envía documentación

Verificación


Cumplen con

requisitos

Traslado

10




Si9)



11)Técnico (a) Financiero (a)










El (la) Técnico (a) Financiero (a), verificará la partida de diarioasí como la documentación de soporte de la misma. Si tienedeficiencias será devuelta a el (la) Contador (a) General para sucorrección. Si la partida de diario es correcta, continúa elproceso.

El (la) Contador (a) General deberá de elaborar la partida dediario registrando los gastos amparados con la documentaciónrecibida de la institución ejecutora, tomando en cuenta lanaturaleza de los mismos. Así mismo deberá rebajar la cuentapor cobrar por el monto de la documentación recibida.

Contabilización de póliza de diario

Archivo

Fin


Traslado

10

Partida de diario


l) Cuentas por Cobrar a Proyectos (Préstamos entre Proyectos) Departamento: ContabilidadResponsable: Director (a) Financiero (a), Técnico (a) Financiero (a), Contador (a) General, Auxiliar ContableJefe Inmediato: Secretario Ejecutivo Página 1/2


1)

Coordinador del Proyecto 2)

NoAdministrador (a) 3)

Si

4)

Administrador (a)

5)


6)



Auxiliar Contable / Contador (a) General 8)

El (la) Director (a) Financiero (a), deberá establecer lasdisponibilidades de efectivo de cada uno de los proyecto en lascuentas bancarias, mediante la impresión de un estado decuenta bancario a la fecha. Se concederá el anticipo por mediode las cuentas bancarias del proyecto que tenga mayoresdisponibilidades.

Este proceso se inicia al momento en que la administracióndebe de realizar pagos o desembolsos, sin embargo aún no harecibido los fondos para la realización de los gastos por parte dela entidad donante.

El Coordinador del proyecto deberá elaborar una carta dirigida ala administración del CEPREDENAC para solicitar un préstamotemporal para cubrir sus compromisos.

El (la) Administrador (a) verificará las razones expuestas por el(la) Coordinador (a) del proyecto para la solicitud del préstamo,después de este análisis dará tramite o no a la solicitud.

Después de verificar que es procedente la realización delanticipo, se traslada a la Dirección Financiera Contable para quese proceda al trámite del anticipo.

El (la) Director (a) Financiero (a) dará instrucciones a el (la)Contador (a) General para que proceda a solicitar la emisión decheque y/o transferencia al proyecto solicitante, este avisodeberá ser por medio de correspondencia electrónica, indicandolas condiciones. La correspondencia deberá ser impresa comoevidencia del trbajo realizado.

El (la) Contador (a) General deberá solicitar la emisión delcheque o realizar transferencia según sea el caso, para lo cualdeberá seguir los pasos establecidos en el manual de Caja yBancos (Sección e), Emisión, Custodia y Archivo de ChequesVoucher, Sección f), Transferencias Bancarias).

Se emite el cheque o se realiza la transferencia correspondiente.

Inicio

Solicitud

Verificación

Impresión estados de cuenta de

proyectos


cheque


realización de Transferencia

Traslado

Traslado

11






Técnico (a) Financiero (a) No 11)

Si











Deberá elaborar la partida de diario para el registro deldesembolso y el registro de la cuenta por cobrar al proyecto.

Revisión

Contabilización

Archivo

Fin

Traslado

11

Elaboración de partida de diario


m) Cuentas por Cobrar a Proyectos (Préstamos entre Proyectos) - Recuperación del Anticipo



1)

Director (a) Financiero (a) 2)


No 4)Director (a) Financiero (a)

Si





Si

Al momento en que ingresan a las cuentas del proyectosolicitante los fondos por parte de la entidad donante,inmediatamente se deberá de cancelar el préstamo otorgado.

El (la) Técnico (a) Financiero (a) verificará la partida de diario,así como los montos consignados. Si la póliza tiene deficienciasserá devuelta a el (la) Contador (a) General para su corrección ysi por el contrario la partida de diario es correcta, continúa elproceso.

El (la) Director (a) Financiero (a) deberá de informar a el (la)Contador (a) General para que se proceda a emitir el cheque alproyecto que anteriormente había concedido el préstamo.

Al momento en que la entidad donante informe sobre el envió oaporte al proyecto, se deberá de seguir el procedimientoestablecido en el manual de ingresos.

Se deberá de imprimir un estado de cuenta bancario paradeterminar el monto recibido de la entidad donante.


El (la) Contador (a) General deberá elaborar la partida de diariocancelando el préstamo otorgado y registrando el ingreso en elotro proyecto.

El (la) Contador (a) General deberá de solicitar la emisión delcheque para el pago del préstamo, tomando de base el manualCaja y Bancos.

Fin



Partida de diario


Traslado


cheque

Traslado

12




Si










Archivo

Fin

12

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