CONCEPTOS CONTABLES BÁSICOSRevisión para 3.º 2.ª y 3.º 4.ª CB-ETP I y II trimestres

EET n.º 2 «Canónigo Narciso Goiburu»

S. T. E. en «Práctica Contable»

LA CONTABILIDAD¿Qué es y por qué la estudiamos?

¿QUÉ ES LA CONTABILIDAD?

Es una disciplina o rama del conocimiento que, sobre la base del procesamiento de datos referidos a operaciones y otros hechos económicos, brinda información útil para la toma de decisiones acerca de la situación patrimonial, económica y financiera de un ente, permitiendo, además, el control de este y el cumplimiento de determinadas exigencias legales. Patrimonial: Bienes, derechos y deudas. Económica: Ganancias y pérdidas, ingresos y

gastos. Financiera: Fondos y capacidad para hacer frente

a deudas o compromisos.

La contabilidad forma parte del sistema de información de las organizaciones (con o sin fines de lucro). Por eso también puede ser definida como un sistema o subsistema de información sobre la situación patrimonial, económica y financiera de las organizaciones. ¿De dónde provienen los datos que se

procesan?... De los documentos o comprobantes respaldatorios.

¿En dónde se procesan?... En los libros y demás registros contables, mediante la técnica de la teneduría de libros; hoy día, con ayuda de la informática.

¿Cuál es el producto de este proceso?... Diferentes informes contables.

¿POR QUÉ ESTUDIAMOS CONTABILIDAD?

Porque nos recibiremos de Técnicos en Administración de Empresas… Es decir que, al egresar, contaremos con

conocimientos y habilidades ligados al desarrollo de las funciones operativas básicas de las empresas como organizaciones: Compras, Comercialización, Contabilidad, Finanzas, y Recursos humanos.

Desde Contabilidad, generaremos información útil sobre la empresa y facilitaremos tanto el seguimiento y control de las operaciones de esta como el cumplimiento de ciertas obligaciones legales.

LA COMPRAVENTARecordamos lo visto en 1.º…

TIPOS DE COMPRAVENTASegún la forma de pago, existen dos grandes tipos:

1. Al contado: El pago se efectúa en el acto con: dinero en efectivo, tarjeta de débito, o cheque al día.

2. A crédito o a plazos: El pago se pacta después de transcurrido un tiempo más o menos largo (por ejemplo, 30, 60, 90 días); puede ser:I. A crédito documentada: El comprador entrega

al vendedor un pagaré. Se ubicaría también aquí la compraventa con

cheque de pago diferido (pues es un instrumento de crédito, asimilable al pagaré).

II. A crédito en cuenta corriente: No se documenta con pagaré, sino que se establece de palabra.

DESCUENTO, BONIFICACIÓN E INTERÉS

Rebaja: Se resta del precio. Puede ser: Descuento (o descuento financiero): Es una

rebaja relacionada con la forma de pago; se puede presentar en la compraventa al contado.

Bonificación (o descuento comercial): Es una rebaja no relacionada con la forma de pago, sino con la cantidad comprada, atenciones a clientes conocidos, fallas en los productos, productos fuera de moda o de estación, u otros motivos.

Recargo: Se suma al precio. Interés: Es un recargo por pago a plazos; se puede

presentar solamente en la compraventa a crédito, sea esta en cuenta corriente o documentada.

DOCUMENTOS COMERCIALESLa importancia de los «papeles»

CONCEPTO Y FUNCIONES ¿Qué son?... Son los comprobantes o

constancias escritas de las operaciones mercantiles efectuadas por el ente.

¿Qué funciones cumplen?...1. Base para la registración contable; elemento de

respaldo y de almacenamiento de datos (función contable).

2. Medio de prueba escrito de los hechos económicos respaldados (función jurídica).

3. Elemento de control, individualizando las partes intervinientes y estableciendo responsabilidades (función de control).

4. Cumplimiento de exigencias tributarias, laborales y previsionales (función fiscal –relacionada con la función jurídica–).

CONSERVACIÓN. FORMA DE EMISIÓN

¿Cómo se emiten?... Se emiten mínimamente por duplicado (dos ejemplares: original y duplicado).

¿Qué ejemplar es para cada parte?... Quien los emite conserva el duplicado y entrega a la otra persona interviniente el original.

¿Hay que guardarlos?... Sí, se deben conservar por el término de diez años desde su emisión.

EJEMPLARES: ORIGINAL Y DUPLICADO

Duplicado (color) para el emisor

Original (blanco) para el receptor

DOCUMENTACIÓN UTILIZADA EN LA COMPRAVENTA

DOCUMENTACIÓN UTILIZADA PARA LOS PAGOS Y COBROS

DOCUMENTACIÓN UTILIZADA EN LAS OPERACIONES BANCARIAS

LIBROS DE COMERCIOLos registros contables

CONCEPTO Y FUNCIONES

¿Qué son?... Son aquellos en los cuales se llevan a cabo las diversas registraciones contables.

¿Qué funciones cumplen?...1. Constancia escrita de los actos de la empresa.2. Registro de la composición y variación del

patrimonio.3. Transcripción de los inventarios y de los

estados contables (informes sintéticos que prepara la contabilidad).

4. Cumplimiento de determinadas exigencias legales (comerciales, tributarias, etc.).

CONSERVACIÓN. CLASIFICACIÓN. En caso de cese del ente, ¿qué debe

hacerse con ellos?... Según el Código de Comercio, deben conservarse por diez años desde el cese del negocio, junto con la documentación respaldatoria.

¿Cómo se clasifican?...1. Los libros principales, dado su contenido

global y sintético, son (1) el Diario, (2) el Mayor y (3) el de Inventarios y balances. Pueden considerarse auxiliares los demás (con contenido parcial y detallado).

2. Los libros obligatorios según el Código de Comercio son (1) el Diario y (2) el de Inventarios y balances. Los demás, desde este punto de vista, son no obligatorios.

LIBROS OBLIGATORIOS O INDISPENSABLES (SEGÚN EL CÓD.

COM.)

Diario: En él se registran las operaciones mediante asientos –que emplean cuentas–, en forma cronológica y en el orden en que van ocurriendo (día a día y, en ciertos casos, mensualmente –mediante asientos resúmenes–).

Inventarios y balances: Se inicia con la composición y valoración detallada del patrimonio de la empresa (inventario inicial). Posteriormente básicamente se anotan los inventarios de cierre (composición y valoración detallada del patrimonio al cabo de un período) y se transcriben los estados contables.

FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS OBLIGATORIOS

Modo de llevar los libros contables - Formalidades:(a) Encuadernados: Con las hojas fijas, no sueltas.(b) Foliados: Cada hoja numerada consecutivamente.(c) Rubricados: Habilitados por el Tribunal de

Comercio, con nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aquel a quien pertenezca y del número de hojas que contenga.

Modo de llevar los libros contables - Prohibiciones: Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones; dejar blancos o huecos; hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas (los errores y las omisiones se salvan por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que aquellos se advierten); tachar asientos; mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernación y foliación.

Asimismo, los libros deben estar en idioma nacional o ser traducidos.

FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS OBLIGATORIOS

Ventaja de llevarlos adecuadamente: De no respetarse lo anterior, los libros pierden valor en juicio en favor del comerciante a quien pertenecen, siendo ese valor la principal ventaja de llevarlos correctamente.

DATO: Para que las sociedades comerciales puedan llevarlos por medios mecánicos, electrónicos u otros e imprimirlos en hojas móviles (luego encarpetadas –cosidas o pegadas– y foliadas) o incluso almacenarlos en medios como discos ópticos o cedés no regrabables sin imprimirlos, se requiere dictamen o informe de contador público y autorización de la autoridad de contralor (Dirección de Inspección de Personas Jurídicas / Registro Público de Comercio). (Art. 61, Ley 19 550). Esto no rige para el libro de Inventarios y balances, que debe estar encuadernado, foliado y rubricado.

LIBROS NO OBLIGATORIOS El sistema contable los emplea para funcionar mejor. Así,

el ente puede tener tantos como desee y le sean convenientes o como sean necesarios para determinadas actividades.

Si bien el Cód. Com. prevé las formalidades de encuadernación, foliación y rúbrica para los libros indispensables, extiende las prohibiciones detalladas a los libros auxiliares.

Mayor: Registro sistemático que tiene habilitada una hoja o una ficha para cada cuenta, donde figuran los elementos de la misma (nombre, fecha, detalle, debe, haber y saldo) y que se realiza a partir de las registraciones (asientos) del libro Diario. Tiene por finalidad mostrar los movimientos y el saldo de cada una de las cuentas utilizadas en el libro Diario.

DATO: Los aplicativos contables han automatizado los «pases» al mayor y la posterior preparación del balance de comprobación de sumas y saldos.

LOS LIBROS PRINCIPALES EN EL CICLO CONTABLE

PATRIMONIO Y RESULTADOSLo que tengo y lo que debo; lo que gano y lo que pierdo…

EL PATRIMONIO Y SUS ELEMENTOS

Patrimonio: Es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones de un ente, expresados todos en una unidad de medida (en dinero).

Elementos del patrimonio: Activo (A): Conjunto de bienes y derechos

del ente. Pasivo (P): Conjunto de deudas del ente para

con terceros. Patrimonio neto (PN): Es la diferencia ente el

activo y el pasivo (PN = A – P), es decir, lo que queda del activo luego de sustraer los importes adeudados a terceros, o la parte del activo que pertenece a los propietarios.

EL PATRIMONIO Y SUS ELEMENTOS

RESULTADOS

Resultados: Son los aumentos o disminuciones del patrimonio neto al cabo de una operación (u otro hecho económico), un grupo de operaciones (u otros hechos económicos) o un período de tiempo, no imputables a (es decir, no derivadas de) operaciones del ente con los propietarios (aportes y retiros).

Tipos de resultados: Resultados positivos (RP): Son aumentos del

patrimonio neto; comprenden ingresos y ganancias. Resultados negativos (RN): Son disminuciones

del patrimonio neto; comprenden gastos y pérdidas.

Al inicio del ente (creación, nacimiento o constitución):PATRIMONIO NETO = CAPITAL

A partir del inicio (un momento cualquiera al cabo del cual se haga una medición del PN):

PATRIMONIO NETO = CAPITAL + RESULTADOS ACUMULADOS

ECUACIONES PATRIMONIALES

ECUACIONES PATRIMONIALES

CUENTASLas herramientas básicas de la Contabilidad…

CUENTAS Concepto de cuenta: Es la herramienta que

emplea la contabilidad para representar el patrimonio y sus variaciones, permitiendo agrupar elementos homogéneos o con la misma función y hechos del mismo tipo. Plan de cuentas: Es el listado

sistemáticamente organizado de todas las cuentas que se emplean en la contabilidad de la empresa.

Manual de cuentas: Es el instrumento que explica detalladamente el concepto y significado de cada cuenta, los motivos de sus débitos y créditos, qué representa su saldo, y otros datos que sirven para el funcionamiento del sistema de información contable del ente.

ELEMENTOS DE LA CUENTA Nombre. Fecha de la operación o hecho. Detalle de dicha operación o hecho. Parte numérica: Importes.

Debe: Columna de la izquierda. Debitar: Hacer una anotación en el debe.

Haber: Columna de la derecha. Acreditar: Hacer una anotación en el haber.

Saldo: Diferencia entre el debe y el haber. Puede ser:o Saldo deudor: El total del debe es mayor que el

del haber.o Saldo acreedor: El total del debe es menor que el

del haber.o Saldo nulo (cuenta saldada): El total del debe

es igual al del haber; el saldo es cero.

REPRESENTACIÓN DE LA CUENTA

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS SEGÚN SU NATURALEZA

Patrimoniales: De activo (bienes y derechos de la

empresa). De pasivo (deudas contraídas por la

empresa). De patrimonio neto (capital y

resultados acumulados).

De resultados: De resultado positivo (ingresos y

ganancias). De resultado negativo (gastos y

pérdidas).

LAS CLASES DE CUENTAS, SUS MOVIMIENTOS Y SUS SALDOS

REGISTRACIÓN CONTABLEAsientos, mayores y balances de comprobación…

PRINCIPIOS DE LA PARTIDA DOBLE

REGISTRACIÓN EN EL LIBRO DIARIO

ASIENTO DE INICIO

Documento: Minuta contable del inventario inicial

Debe: Activos de la empresa al inicio: Caja (A) Mercaderías (A) Terrenos (A) Etc.

Haber: Pasivos y capital de la empresa al inicio:

Proveedores (P) Obligaciones a pagar (P) Etc. Capital inicial (diferencia entre el

total de activo y el de pasivo) (PN)

ASIENTO DE COMPRA Documento: Factura original. Según el caso, talón de

pagaré.

Debe: Bienes comprados: Mercaderías (A+) Muebles y útiles // Instalaciones // Rodados // Etc.

(A+)

Haber: Forma de pago (condiciones de compra): Efectivo: Caja (A-) Cheques de terceros:

Al día: Valores a depositar (A-) Diferidos: Valores diferidos a depositar (A-)

Cheques propios: Al día: Banco XX C/C (A-) Diferidos: Valores diferidos a pagar (P+)

A crédito en cuenta corriente: Si se compran mercaderías: Proveedores (P+) Si se compran otros bienes: Acreedores varios (P+)

A crédito documentada (pagaré): Obligaciones a pagar (P+)

ASIENTO DE VENTA

Documento: Factura duplicado. Según el caso, cuerpo de cheque o de pagaré.

Debe: Forma de cobro (condiciones de venta):Efectivo: Caja (A+)Cheques de terceros:

Al día: Valores a depositar (A+) Diferidos: Valores diferidos a depositar (A+)

A crédito en cuenta corriente: Si se venden mercaderías: Deudores por

ventas (A+)A crédito documentada (pagaré): Documentos

a cobrar (A+)

Haber: Ingreso por la venta: Ventas (RP)

ASIENTO DE CMV

Documento: Ficha de stock o minuta contable.

Debe: Costo de la venta (principal gasto de la empresa): CMV (RN)

Haber: Salida de mercaderías entregadas al cliente: Mercaderías (A-)

ASIENTO DE RECONOCIMIENTO DE GASTOS

Documento: Factura, tique o recibo originales, boleta de impuesto, etc. Según el caso, talón de pagaré.

Debe: Gasto en que se incurrió: Gastos de publicidad (RN) Gastos de franqueo (RN) Luz y gas (RN) Teléfono e Internet (RN) Gastos bancarios (RN) Gastos generales (RN) Gastos de administración (RN) Fletes y acarreos (RN) Alquileres negativos (RN) Seguros (RN) Combustibles y lubricantes (RN) Sueldos y jornales (RN) Impuestos, tasas y contribuciones (RN) Honorarios negativos (RN) Comisiones negativas (RN)

Haber: Forma de pago: Efectivo: Caja (A-) Cheques de terceros:

Al día: Valores a depositar (A-) Diferidos: Valores diferidos a depositar (A-)

Cheques propios: Al día: Banco XX C/C (A-) Diferidos: Valores diferidos a pagar (P+)

Pendiente de pago: … (nombre del gasto) a pagar (P+) Con pagaré: Obligaciones a pagar (P+)

ASIENTO DE RECONOCIMIENTO DE INGRESOS

Documento: Recibo duplicado. Según el caso, cuerpo de cheque o de pagaré.

Debe: Forma de cobro: Efectivo: Caja (A+) Cheques de terceros:

Al día: Valores a depositar (A+)Diferidos: Valores diferidos a depositar (A+)

Pendiente de cobro: ... (nombre del ingreso) a cobrar (A+)

Con pagaré: Documentos a cobrar (A+)

Haber: Ingreso obtenido: Alquileres ganados: Alquileres positivos (RP) Fletes ganados: Fletes positivos (RP) Comisiones ganadas: Comisiones positivas (RP)

ASIENTO DE COBRO Documento: Recibo duplicado. Según el caso,

cuerpo de cheque.

Debe: Efectivo o valores recibidos (forma de cobro):Efectivo: Caja (A+)Cheques de terceros:

Al día: Valores a depositar (A+) Diferidos: Valores diferidos a depositar (A+)

Haber: Cancelación de la cuenta a cobrar o derecho de cobro:Cuentas a cobrar por ventas de mercaderías

en cuenta corriente: Deudores por ventas (A-)Cuentas a cobrar por ventas de otros bienes

en cuenta corriente: Deudores varios (A-)Pagarés a cobrar: Documentos a cobrar (A-)

ASIENTO DE PAGO Documento: Recibo original.

Debe: Cancelación de la cuenta a pagar o deuda: Cuentas a pagar por compras de mercaderías en

cuenta corriente: Proveedores (P-) Cuentas a pagar por compras de otros bienes en

cuenta corriente: Acreedores varios (P-) Pagarés a abonar: Obligaciones a pagar (P-)

Haber: Efectivo o valores entregados: Efectivo: Caja (A-) Cheques de terceros:

Al día: Valores a depositar (A-)Diferidos: Valores diferidos a depositar (A-)

Cheques propios:Al día: Banco XX C/C (A-)Diferidos: Valores diferidos a pagar (P+)

ASIENTO DE DOCUMENTACIÓN DE CUENTAS A COBRAR O DE REEMPLAZO DE DOCUMENTOS A COBRAR

Documento: Cuerpo de pagaré. Recibo duplicado, según el caso.

Debe: Nuevo pagaré a cobrar: Cuenta a cobrar documentada: Documentos a

cobrar (A+)

Haber: Cuenta a cobrar reemplazada: Cuentas a cobrar por ventas de mercaderías en

cuenta corriente: Deudores por ventas (A-) Cuentas a cobrar por ventas de otros bienes en

cuenta corriente: Deudores varios (A-) Pagarés a reemplazar: Documentos a cobrar (A-) Es común que la nueva cuenta a cobrar incluya

cierto interés, en cuyo caso se suma el importe de este a la nueva cuenta y se acredita la cuenta Intereses positivos (a devengar).

ASIENTO DE DOCUMENTACIÓN DE DEUDAS O DE REEMPLAZO DE OBLIGACIONES A PAGAR

Documento: Talón de pagaré. Recibo original, según el caso.

Debe: Cuenta a pagar o deuda documentada, o pagaré reemplazado: Cuentas a pagar por compras de mercaderías en

cuenta corriente: Proveedores (P-) Cuentas a pagar por compras de otros bienes en

cuenta corriente: Acreedores varios (P-) Pagarés a reemplazar: Obligaciones a pagar (P-)

Haber: Nuevo pagaré a abonar: Obligaciones a pagar (P+) Es común que la nueva obligación incluya cierto

interés, en cuyo caso se suma el importe de este a la nueva cuenta y se debita la cuenta Intereses negativos (a devengar).

ASIENTO DE DEPÓSITO EN UNA CUENTA BANCARIA

Documento: Duplicado o talón de boleta de depósito; nota de crédito bancaria; tique de cajero automático; certificado de depósito (plazo fijo).

Debe: Cuenta bancaria en la que se hizo el depósito: Cuenta corriente bancaria: Banco XX cuenta

corriente (A+) Caja de ahorro: Banco XX caja de ahorro (A+) Plazo fijo: Banco XX plazo fijo (A+)

Haber: Efectivo o valores depositados: Efectivo : Caja (A-) Cheques de terceros:

Al día: Valores a depositar (A-) Diferidos: Valores diferidos a depositar (A-)

Transferencia desde la cuenta corriente bancaria: Banco XX cuenta corriente (A-)

DESCUENTOS Son rebajas en el precio por pago en efectivo o

con cheque. Compras: Descuentos obtenidos (RP): Se anota

en el haber y su valor resta del importe acreditado de Caja o Banco XX C/C.

Ventas: Descuentos otorgados (RN): Se anota en el debe y su valor resta del importe debitado de Caja o Valores a depositar.

La técnica contable no registra actualmente los descuentos de ese modo, sino que disminuye directamente el valor del bien comprado y la suma a pagar, o la suma a cobrar y el importe de la venta, es decir, como si se hubiera comprado o vendido, respectivamente, a un precio menor (reflejando el valor neto de contadovalor neto de contado). Con la bonificación se procede análogamente.

INTERESES Son recargos en el precio por pago a plazos. Compras: Intereses negativos (RN): Se anota en

el debe y su valor se suma al importe de Proveedores, Acreedores varios u Obligaciones a pagar (P+).

Ventas: Intereses positivos (RP): Se anota en el haber y su valor se suma al importe de Deudores por ventas, Deudores varios o Documentos a cobrar (A+).

En realidad, sería mejormejor utilizar las cuentas regularizadoras Intereses negativos Intereses negativos a devengara devengar (cuenta regularizadora de pasivo) e Intereses Intereses positivos positivos a devengara devengar (cuenta regularizadora de activo), pues aún no ha transcurrido el tiempo para el cual los intereses están calculados.

VARIACIONES PATRIMONIALES Son los cambios que se producen en el patrimonio del ente

por causas transaccionales (operaciones) y no transaccionales (otros hechos económicos: deterioro que sufren ciertos bienes, cambio de valor de los bienes por la moda, pérdida por siniestros…).

Hay diferentes tipos:1. Permutativas o cualitativas: Son aquellas que no

provocan modificaciones en el monto del patrimonio neto del ente, pero sí en la composición de los elementos del patrimonio; se trata de un cambio cualitativo y no cuantitativo. No se genera ningún resultado.

2. Modificativas o cuantitativas: Son aquellas que provocan cambios en el monto del patrimonio neto del ente, en más o en menos. Se presenta un resultado positivo o negativo.

3. Mixtas: Son aquellas en las que cambia la composición de los elementos patrimoniales y el patrimonio neto aumenta o disminuye (se produce un cambio cualitativo y cuantitativo). Intervienen elementos del activo o del pasivo y se genera un resultado. No todos los autores reconocen este tipo de variación.

REGISTRACIÓN EN EL LIBRO MAYOR

BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS

Es un listado de la totalidad de cuentas que figuran en el libro Mayor de la empresa, con el objetivo de efectuar un control y tomarlo como base de análisis conceptual de los saldos para la preparación de informes.

Finalidades: Comprobar si los pases del libro Diario al libro Mayor

fueron realizados en su totalidad. Verificar que se cumpla el equilibrio debe = haber. Controlar la obtención de los saldos de cada una de

las cuentas del Mayor.

CICLO CONTABLE (PRIMERA PARTE)

FIN DEL REPASO…Nos vemos.