c. objetivos planificacion rutas territorios

Objetivos y Planificacin de Rutas y Territorios

OBJETIVOS Y PLANIFICACIN DE RUTAS Y TERRITORIOS

Objetivos y Planificacin de Rutas y Territorios

OBJETIVOObjetivos generales Identificarlosprincipalesmtodosparaestablecerdivisionesterritorialesyzonasde venta. Sabercualessonlasprincipalescaractersticasdeunazonadeventa. Ser capaz de sealar cuales son los principales mtodos que existen para la construccinderutascomerciales. Verquformasexistenparavalorarysolucionarimprevistos.

NDICE1. Zona de Venta. 1.1. Ventajas de una Divisin Territorial. 1.2. Fundamentos y Caractersticas de los Territorios. 1.3. Establecimiento de los Territorios. 1.4. Gestin Rentable y Revisin de los Territorios. 2. Las Rutas. 2.1. Construccin de Rutas. 2.1.1.MtododePlanificacinporAgrupacindeTareas(P.A.T.) SemanaTipo. 2.1.2.PreparacindeRutasconelMtodo4x4. 2.2.OrganizacindeRutasparaSemanasamedida. 2.3.TiposdeRutasClsicos. 3.ImportanciayValoracindelosImprevistos. 3.1.LasCincoReglasdeOroNecesariasparaObtenerEficacia.


Introduccin

Para una adecuada planificacin de rutas y zonas comerciales debemos de tener en cuentaenprimerlugarelterritorioozona,yensegundolugarquesonlosclienteslosque defineneseterritorioozonaynoalcontrario. Paraellotomaremosdecisionesquedefinannuestroterritorio,suubicacinysutamao. 1. Qu vendemos?. Noeslomismovenderunamaquinaindustrialqueunatarjetabancaria. 2. A quin?. Aparticularesoempresas. 3. Dnde?. Encomunidadesautnomas,provincias,ciudades,pueblosycalles. 4. Cmo?. Hayquetenerencuentaladuracindelaentrevista,ajustandotiemposdeviaje. 5. Con quin?. Comerciales,teleoperadores,tiendas... Unaveznoshemoshechostas5preguntas,esimportantedefinirlazonadeventapara unamejorplanificacinytipoderutaaseguir.


1. ZONA DE VENTAEselconjuntodeclientesactuales,antiguosypotencialesasignadosaundeterminado vendedor,delegacin,distribuidor. Tienequeestarlocalizadaenunreaquefacilitesu rentable cobertura y fcil control Nuncanospodemosolvidaralahoradedefinirlazonadeventa,elgarantizarlaigualdad deoportunidadesparalosvendedores.

1.1. VENTAJAS DE UNA DIVISIN TERRITORIALPorquesimportantelaorganizacinterritorial?.Noporqueconstituyaunobjetivoens misma,sinoporqueeselsoportefsicodelosvendedores,loscompradoresylasventas. Yadems: Ofreceunaimagenpositivadeempresaorganizada. Aumentaefectividaddefuerzadeventas. Facilitaestablecercuotasdemercado. Mejorcoberturadelmercado. Adecuadocontrolyseguimiento. Mejordefinicinobligacionesdelvendedor.

Aunque tambin es cierto que en determinadas empresas no es necesario, como por ejemplo: A. B. C. D. Empresaspequeasquehayquellegaratodoelmercado. Empresasdondelasventajasestnmsenelvendedorqueenelproducto. Empresasdealtodesarrollotcnico. Empresasdondetrabajanagenteslibresycomisionistas.


1.2. FUNDAMENTOS Y CARACTERSTICAS DE LOS TERRITORIOSElfundamentoycaractersticasdelosterritoriossebasanen: 1. Enrelacinconeltamaoylaubicacin,losterritoriostienenquesereconmicos yasequibles. 2. En relacin con criterios de divisin, los territorios tienen que tener una cierta lgicacomercialydecomunicaciones. 3. Enrelacinconcriteriosdecargadetrabajo,ycomosehacomentadoalprincipio debemostratardeconseguirterritoriosquepermitanigualarlasenloposiblepara los distintos vendedores (lo cual es en la prctica difcil al cien por cien, pero debe intentarse una aproximacin).

1.3. ESTABLECIMIENTO DE LOS TERRITORIOSInformacin de Datos Externos. Elmercadopotencial,estoeslacapacidaddecompradeunazonarespectoal mercadototal. Elpotencialdeventas,oloqueeslomismolacantidaddeventasprevistaspara unperiodo. Ventasdelsector,vienendadasporlasventasrealesenunmercadoytiempo dado. Informacin de Datos Internos. Sondatospropiosdelaempresa Ficherosdeclientesyfichasclientespotenciales. Cargadetrabajoydistribucindeltiempo. Costesdeventa. Datosdecomunicacinytransporte. Competencia. Ubicacinvendedoresactualesyfuturos. Calidaddenuestrosproductofrentealacompetencia. Estadsticasdeventas.


Mtodo de Carga de Trabajo. a. Determinarmercado,estoesdondevamosactuarcalculando Nmerodeclientes Nmerodevisitas Tiempodecadavisita b. Anlisisdatosdisponiblessobrepotencialesdemercado c. Posibilidadparaconseguirvendedoresysudisponibilidad d. Repartiresadisponibilidaden: Tiempo de cada vendedor / Necesidades totales de nuestro mercado = Nmero vendedores Estonosdalasiguientefrmula: Clientes * Nmero de entrevistas = Vendedores * Tiempo vendedor * ndice utilidad Comentarqueelndicedeutilidadeselporcentajedevisitatil(estoeseltiemporeal propiamentedichodeentrevistadeventaseliminandopreparacin,desplazamientoetc..) enrelacinaltiempototal. Nunca olvidar Ajustes de zonaparaunrepartolomsequitativoposibleyjustopara losvendedores. Mtodo de la Descomposicin. Localculamosutilizandolasiguientefrmula: Nmero total de ventas que queremos / Media de cada vendedor = Nmero de vendedores zona Asigna slo clientes por zonasintenerencuentanadams. Mtodo del Incremento Adicional. Coste de vendedor * Incremento de ventas de cada nuevo vendedor aadido Alaumentarelnmerodevisitas,lasventasdecrecenyllegaremosaunvendedorcon rentabilidadcero. Dependiendo del tipo de producto o servicio y atendiendo a la poltica comercial que tengalaempresa,seaplicarunmtodouotro,aunqueelmscompletoyelaboradoes elprimeroquenosdaunasituacinexactadelazona.


1.4. GESTIN RENTABLE Y REVISIN DE LOS TERRITORIOSLa gestin rentable de la zona implica tener siempre presente 5 cuestiones que nos ayudarn a un mayor aprovechamiento del territorio y, dentro del mismo, de nuestros clientes,delacompetenciaydelosvendedores... Anlisis permanente del territorio. Elterritorioesalgovivoyquenuncadebemosdejardeanalizarlo. I. Porsiaparecennuevosclientesymerecenlapena. II. Porsihayclientesquenotocamosydeberamoshacerlo. III. Sihayquesuprimirclientesantiguosporquenopaganbien. Revisar cuotas de venta. Estoestenerencuentaelndicedepenetracin.

Aplicar pequeas cuentas de resultados a los clientes. Esascuentasderesultadospuedenvenirpor: Cifradeventas Nmerodeunidades Margen Nmerodepedidos Unejemplo:

Conestos3primerospasosyparaclasificaranuestrosclientesnostenemosquehacer algunaspreguntas: Culeslacifradeventasanualapartirdelacualmiempresaconsideraqueun clienteesgrande?. Culeslacifradeventasanual,paraconsiderarlopequeo?. Porexperiencialaproporcinesgeneralmentede1a10. Ejemplo:Granclienteporencimade10M.Clientepequeopordebajode1M.


Esto nos permite determinar tres tipos de clientes, si aplicamos cuentas por cifra de ventas,en: Grande Clientetipo(A) Mediano Clientetipo(B) Pequeo Clientetipo(C) Estaclasificacinenrepresentacingrfica.

DelagrficaobservamosquelosclientestipoAsupone: El20%delosclienteshacenel80%delacifradeventas. El20%delosproductoshacenel80%delacifradeventas. El20%delascausasproducenel80%delosefectos. EstoesloquesedenominaLaleydePareto(20-80) Lasiguientepreguntaquenostenemosquehaceres:Cmosesitanmisclientescon respectoalaley20-80?. Ydeaqunosplanteamoslassiguientescuestiones: Nuestraactividad,estamuyconcentradaengrandesclientes? Tenemosbastantesclientes? Cmoincidenlospequeosclientesenlaproductividaddelvendedor? Ylarentabilidaddenuestrovendedor? Realizar previsiones de venta a largo plazo. Enesasprevisionestenemosqueconsiderarelmercado,anuestroscompetidores,las posiblesmejorasquehagamosenelserviciootecnolgicasetc. Mejora en los vendedores. Lotraducimosenlassiguientesmejorasparaelvendedor: Quetengainformacin. Darleformacin. Darleresponsabilidad. Explicarleimportanciadeunbuenservicioalcliente.


Comohemosidoviendohastaahoratodoloquesebuscaeslamximarentabilidaddel territorioparaunmejoraprovechamientodenuestrosclientesydenuestrosvendedores dndoles a stos ltimos toda la informacin posible para que realicen una buena preparacindesularutaqueselevaamarcardesdelagerenciacomercialydepaso queleayudeaprepararlavisitadeventaaesosclientesenunasmejorescondiciones paraunaventaexitosa. Porellounavezanalizadoyrevisadolosterritoriosyzonasdeventapodemosempezara pensarencomoimplantartodoloquehemosvenidocomentando. Aquesdondeentranenjuegolositinerariosdelasventas,osea,las rutas.Rutasque, comohemosdicho,sonmuyimportantesseguirlasymantenerlasparaunaventadexito yunserviciodeatencinanuestrosclientesimportante,porquetanimportantecomo venderesmantenerybuscarmspotencialdeventadelosmismos.


2. LAS RUTASUnavezdefinidoslostiposdeclientesquetenemos,ahoraeselmomentodeaprovechar al mximo el tiempo de los vendedores y esto lo conseguimos con el estudio y establecimientodelosmejorescircuitosdedesplazamiento. Entendemosporrutaelconjuntodeitinerariosqueelvendedorhadeseguirparavisitar peridicamenteono,alosclientesasignados. Objetivos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Aprovecharmejoreltiempodelosviajes. Reduciralmnimoelkilometraje. Evitarenloposiblelaimprovisacin. Llegaralclienteenelmomentooportuno. Reducirlafatigadelvendedor. Evitarelolvidodeclientes. Aumentarelnmerodevisitastiles.

Tambinexistenunaslimitacionesquedependedeltipode venta. Siendoimprescindiblesenlasventasconvisitasnumerosasycuyorendimientodepende grandementedeungrannmerodecontactos. Noloestantocuandosetratadeventasestratgicasmuylargasyenlasquesejuegan grandescifras. Unavezvistolosobjetivosvamosadesarrollarcmoeslaconstruccindeunarutayen qunospuedeayudaramejorarnuestrosresultadoscomerciales.


2.1. CONSTRUCCIN DE RUTASSedesarrollaentresetapas: 1. Preparacinyproyecto. 2. Prueba. 3. Establecimiento. Preparacin y proyecto. Para una correcta preparacin y proyecto tenemos que tener en cuenta una serie de variables: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Calcularelcostedelavisita. Laduracindeloscircuitospuedeserdeunoomsdas. Elnmerodeclientesavisitarysuubicacin. Clasificacindelosclientessegnnmerodevisitas. Tiempomedioporvisita. Tiempodetransporte. Tiemposdeesperaentrevisitas. Tiemposmuertoseimprevistos. Tiempoparatrabajoscomplementarios.

Prueba y establecimiento definitivo: el rutero. Unavezrealizadalapreparacinyelproyectodelarutatenemosquetrasladarlamisma aunmapaconlositinerarioscorrespondientesparaatenderaunalistadeclientes,que hay que visitar el mismo nmero de veces, es sencillo una vez que se han localizado yregistradoperfectamente.Esteconjuntodeitinerariosorutasesloquesedenomina rutero Acontinuacinvamosaverunpardeejemplosdemtodoparaestablecerelruteroyque nosvaaayudaraentendersupreparacindesdeunpuntodevistaprctico.


2.1.1. MTODO DE PLANIFICACIN POR AGRUPACIN DE TAREAS (P.A.T.) SEMANA TIPOSilassemanassonmuyrepetitivas(porej.ventaaladistribucin,visitasaprescriptores por ejemplo farmacias, mdicos, etc.) se puede definir como semana tipo. Para ello debemos: Identificarlastareassignificativasdesutrabajo. Tareasadministrativas. Prospeccindocumental. Prospeccinportelfono. Prospeccinporvisita. Visitaclientesactuales. Visitasclientespotenciales. Concertarentrevistas Planificarporagrupacindetareas. Porsemana,mes,trimestre. Agrupandouna o dos tareas en todo el territoriootodas las tareas en partes del territorio. Comprobarquestaplanificacinofrezcavariedad. Medir realizaciones a travs de ratios de actividad, como por ej. volumen por cliente, margenporcliente,etc.REPRESENTACION GRAFICA SEMANA TIPO

Enstemodeloderutacomercialvemoscomosecoordinatrabajoencallecontrabajo comercialyadministrativo.Debemostenerencuentaquehoyendaconlosadelantos tecnolgicospodemosadaptarloparaporejemploparaunamejorpreparacindelaruta oparaunamayoragilidadenpartesonotasdegastos.


2.1.2. PREPARACIN DE RUTAS CON EL MTODO 4 X 4Etapas del mtodo 4x4. 1. Se elabora un cuadro previo, repartiendo los clientes semana por semana en funcin de su frecuencia de visita y teniendo en cuenta las limitaciones que imponenuestraorganizacinyladelospropiosclientes. 2. Seconfrontaelresultadoobtenidoconlalocalizacindelosclientessobremapa precediendoaunaredistribucinrealistaqueoptimiceeldesplazamiento. 3. Todoellorespetandoelobjetivodedividirelterritorioen4parteso4zonasque secubrenen4semanas. Ventajas del mtodo 4x4. Tiene en cuenta los factores bsicos (frecuencia, limitaciones, localizacin, desplazamiento). Esprcticocuandoelnmerodevisitasporrutaesigualomayorque5. Permiteunfcilequilibrioenelnmerodevisitasporsemana. Prctica del mtodo 4x4. Enunazonaoterritoriocomprobamosqueelciclodevisitadelaclientelaesde3meses. Posicionamos los clientes en el mapa, previamente dividido en 4 subzonas, dando un coloracadafrecuenciadevisitas. Al primer cliente le asignamos arbitrariamente las semanas que corresponden a su frecuenciatrimestral. Seprocedeacontinuacin,teniendoelmapaantelosojosarepartirlosdemsclientes: lasemana1lasubzona1,lasemana2,lasemana5lasubzona1,lasemana12la subzona4. A continuacin se vuelve a empezar buscando un equilibrio en el nmero de vistas Semana,teniendoencuentalasfiestasyoptimizandorecorridos. Puederealizarseunciertosolapedesectoresalahoradedistribuirlosclientesporrutas. Algunasciudadessernpuntosdepasoobligadoyalgunosclientespuedenserpuntos deirradiacin,apartirdeloscualesseconstruyenrutasdevisitas.


2.2. ORGANIZACIN DE RUTAS PARA SEMANAS A MEDIDAEnlossectoresdebienesdeequipo,productosindustriales,oservicios,dondelasvisitas sistemticassonmenosimportantesysuelenaparecertemas urgentes,esnecesario tambinorganizarlasrutas. Cadavisitadeprospeccinsirveparaidentificarycalificaralclientepotencial,logrando quenostengaencuenta,cuandollegueelmomento.Entretantoesnecesarionoperder elcontacto:fijandofechadeseguimiento. El fichero debe organizar el seguimiento. Laexperienciaenseaquelosvendedoressedejanarrastranporlostemas calientesy sevuelcanenellosdestrozandoaveceslaorganizacindesusemana. Cuandolostemas calientesacabanfavorableodesfavorablemente,lacarteradeofertas calientessevieneabajo,yseencuentraensituacindeprospeccintotal. Laprogramacindeofertascalientesatratar,temasdeseguimientoyprospeccinpura, obligaarepartiresfuerzosypermitealimentarla tolvadelasventas. Esunadisciplinaquehayquemantener.

CUADRO RESUMEN DE CLIENTES A VISITAR EN PRXIMO TRIMESTRE


2.3. TIPOS DE RUTAS CLSICOSLa Espiral. Consisteenbarrerlazonaencirculosconcntricospartiendodesdeunpuntobase. Ventajas: Serepasalazonadeformaregular.Pararesolverunproblemaurgentesiempre sepuedeatajar. Inconvenientes: Muchoskilometrajenormalmente. Esnecesariovivirenelcentrodelazona. Latopografadelazonapuedecrearseriosproblemas. Gastosdeestancia. La Margarita. Cadadasehaceunasubzona. Ventajas: Posibilidaddepasarporlaoficinatodoslosdas. Singastosdeestancia,elvendedorduermeencasatodoslosdas. Buenacobertura. Inconvenientes: Necesidaddeoficinasenbase. Trayectosmslargos(Kms/visitas alto).

Lneas Rectas y Peinado de Subzona. Seinicianlasvisitaspartiendodeunpuestoalejado,encuyoentornohayunaconcentracin declientelasuficiente. Ventajas: Se peina en profundidad cada concentracin de clientela, sin perder mucho tiempo. Inconvenientes: Nosiempreesposibleencontrarsubzonasdeconcentracin. Gastosdeestanciamselevados.


Aspas de Molino. Sedenominarealmenteelpropioempleodeltiempo,cuandosepuedecontrolarloque losclientesllamanurgenciasytemasmuy importantes. Sinembargoexistenbastantescasosenlosqueeltemaurgenteomuyimportanteobliga adesandarelcamino.Enestassituacioneslas aspas de molinosuelenserunasolucin razonable. Sebasanentrabajar,semanatrassemana,unadelascuatrosubzonasenquesedivide, peronogirando,sinoeligiendoparalasemanasiguientelasubzonaopuestaalaquese esttrabajandolasemanaencurso.Si surge una urgencia en el sector C mientras estamos recorriendo el A, es posible desviarse.

Tanimportanteomsquelarutaensimismoeslagestindelosimprevistos,yaqueenla gestineficazdelosmismoporpartedelvendedorvaelhacerqueelruteroseafielreflejo deloquehemosplanificado. Porquesinoesasdichaplanificacinnohabrservidoparanadayenvezdevisitarpara vendersologestionaremosimprevistosconloquenospodemosallegaraquedarsinruta yloqueespeorsinventas. Poresoincidiremosenelfinaldestetemaenlagestindeimprevistos.


3. IMPORTANCIA Y VALORACIN DE LOS IMPREVISTOSEsmuygrandelacantidaddetiempoquenosepuedeasignaraventapropiamentedicha o visita de cara al cliente, en el trabajo habitual de un vendedor (y simples visitas de relaciones pblicas para atenciones a clientes para gestiones de cobro, etc). Qu hacer cuando surgen temas urgentes que nos plantean clientes, personal de nuestrapropiaempresa,deformaimprevista? 1. Determinarurgenciaeimportancia. 2. Dareltratamientoadecuadoacadaimprevisto.Cuantasveceshacemosdeuna pequeaincidenciaunagranmontaaquenosllevaporejemplotodalatardey quenonosaportanada. 3. Decirnosinopodemosasumirelplanteamientodeuncliente.Saberresistirse ydecirno,tambinformapartedelaventa,porquesisiempredecimosquesi tendremosalclientetodoslosdasdelaollamndonosporalgunaincidencia porpequeaquesea,esonosllevaaquetenemosenlamedidadeloposiblea educaralclienteparaqueporejemplollameaunnmerodeatencinalcliente oanuestrodepartamentoadministrativoparastetipodeincidenciapequea. Gestin de Imprevistos. A. Mtodosytiempos:productividadenruta. Laautoadministracindelvendedortienecuatrodimensiones: 1. Administracindeltiempo. 2. Administracindelterritorio. 3. Administracindelosinstrumentosdecontrol. 4. Controldelatensinconautocontrolymadurez. B. Simplificacindeltrabajo. 1. Analiceeltrabajodeunajornadadeventas. 2. Pregnteseporcadadetalle. 3. Deduzcaelnuevomtodoaseguir. 4. Pongaporescritoelnuevomtodoyaplicarlo. C. Mejordelusodeltiempo. Sebasaentresaccionesconsecutivas: 1. Laprogramacindesusactividades 2. Laagendadeactuacin 3. Elcontrolderealizaciones Porltimotenemosquesaberadministrarlatensinconunaactitud,forzadasiespreciso, optimistayrealista.Hayqueasumirqueunasvecesvenderemosyotrasno.


3.1. LAS CINCO REGLAS DE ORO NECESARIAS PARA OBTENER EFICACIAParafinalizarcontarquehay5 reglas de oroparalaeficaciaquetodovendedordebe tenerencuenta. 1. Ley de Paretto, aplicada al tiempo. Conel20%denuestrotiempoobtenemosel80%delosresultadosdeseados. Losproblemasporfaltadetiemponosearreglanempleandomstiemposino, organizandomejoreltiempodisponible. 2. Ley de Parkinson. Las tareas tienden a durar tanto tiempo como tiempo disponible hay para realizarlas. 3. Ley del Alargamiento Indefinido. Eltiempoquerequiereunatareacrececuandolainterrumpimosylareanudamos. 4. Ley de la Chapuza al Perfeccionismo. Esfcilser,alavez,chapuzaenunostemasyperfeccionistaenotros.Hayque preguntarseCuleslautilidaddelatarea?. 5. Ley de la Dificultad de Aparcar Camiones. Siempresolemosdejarparams tardelastareasquenosresultanmslargas, complicadas yantipticas y nunca encontramos el momento adecuado para ellas.


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