c) aceptación y continuidad de clientes

ACEPTACION Y CONTINUIDAD DE CLIENTES

AUDINFOR S.L.

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Firma:

Manual: Sistema de Gestión y Control de Calidad

Aceptación y continuidad de clientes

C)01

Tipo: Procedimientos

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C ACEPTACIÓN Y CONTINUIDAD DE CLIENTES

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31/10/2011

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file:01 M Procedimientos\C ACEPTACION Y CONTINUIDAD DE CLIENTES\flujo C)01.htm

DescripciónDesg.Pto.

OBJETIVO1Describir las políticas y procedimientos a seguir por la firma para la aceptación de nuevos clientes y continuidad de los ya existentes.

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POLÍTICA2La firma únicamente iniciará nuevos encargos de auditoría o continuará con ellos cuando se disponga de la capacidad técnica, incluidas las horas y los recursos necesarios, y se cumpla con los principios éticos aplicables descritos en la sección D de este manual.

Todos los encargos de auditoría asumidos por la firma y previo a su inicio o continuación, se formalizarán en carta propuesta, contrato de auditoría o revisión de honorarios, donde constarán el alcance y demás condiciones del encargo.

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ALCANCE3El presente procedimiento será de obligado cumplimiento para todos los encargos de auditoría de cuentas en los términos establecidos en Texto Refundido de la Ley de Auditoría de Cuentas publicado por el Real Decreto Legislativo 1/2011, de 1 de julio, en su artículo 1.2 y, en concreto, para los trabajos consistentes en la revisión y verificación de las cuentas anuales, así como de otros estados financieros o documentos contables, elaborados con arreglo al marco normativo de información financiera que resulte de aplicación, siempre que aquélla tenga por objeto la emisión de un informe sobre la fiabilidad de dichos documentos que pueda tener efecto frente a terceros.

1

INDICADORES4Fidelización: El porcentaje de renovación de clientes, clientes nuevos por año.1

RESPONSABILIDADES5La responsabilidad última de la correcta ejecución de este procedimiento recae en el Socio Director de la firma, no obstante y para cada una de las fases serán responsables los siguientes departamentos:

1. COMERCIAL

- Implantación de la estrategia comercial implantada por la Dirección para la captación de nuevos clientes.- Recepción y tramitación de las solicitudes de propuestas de nuevo encargos.- Relación inicial con el posible cliente.- Solicitud de información previa.- Cálculo de horas a incurrir y presupuesto estimado de honorarios.

2. ADMINISTRACIÓN

- Preparación informe facturación.- Preparación cartas propuesta o contratos de auditoría para nuevos encargos.- Preparación cartas revisiones de honorarios.- Seguimiento de los aspectos formales de la aprobación de las cartas propuesta.- Tramitación aceptaciones de designaciones como auditores, si procede.- Alta del cliente en el sistema de gestión.- Facturación de los trabajos.- Cumplimiento de las comunicaciones al ICAC obligatorias.

3. AUDITORÍA

- Evaluación de los riesgos de los trabajos a asumir, tanto nuevos como recurrentes.- Evaluación respecto a la capacidad y conocimientos que dispone la firma para su ejecución con la calidad

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debida y en los plazos solicitados.- Comprobación de la independencia e incompatibilidades como auditores.- Evaluación de la información recogida del posible cliente, e investigación respecto a la integridad de su órgano de administración y equipo directivo.

4. DIRECCIÓN DE LA FIRMA

En virtud de los poderes que la firma le haya otorgado, será responsable de:

- Validación y firma de las cartas propuesta, contratos de auditoría o revisiones de honorarios.- Asignación de personal cualificado al encargo.

FLUJOGRAMA DE PROCESO6

DESARROLLO7CAPTACIÓN Y MANTENIMIENTO DE CLIENTES

La estrategia comercial de la firma consiste en el mantenimiento de la página web corporativa, su presencia en las listas del Registro Mercantil y Judicaturas, así como en aquellas otras de carácter corporativo relacionadas con turnos de actuación profesional.

Anualmente, como parte del presupuesto de gestión de la firma, la Dirección establecerá la estrategia comercial a seguir para captar nuevos clientes.

En cuanto a la política de mantenimiento y fidelización de los clientes ya existentes, la política será la de alcanzar la máxima permanencia de la cartera de clientes mediante la prestación de servicios de calidad y valor añadido.

1

ESTUDIO PREVIO

Con carácter previo a la aceptación de un nuevo encargo de auditoría y una vez recopilada la información de carácter general del posible cliente y de los datos concretos sobre el trabajo a realizar, recogidos en C)AQ/01 Datos para la elaboración del presupuesto de auditoría. Posteriormente se cumplimentará el cuestionario AG)00/01.01 Investigación previa de nuevo cliente y se efectuarán las investigaciones que sean precisas para valorar los aspectos cualitativos del trabajo.

Para mayor información se pueden consultar, además, las siguientes fuentes:

- Servicios de bases de datos de empresas.- Información publicada en el Registro Mercantil.- Consulta en buscadores de internet.- Consulta a auditores anteriores.

En el caso de clientes existentes, se valorará, acorde con la experiencia general del trabajo realizado con anterioridad, la conveniencia o no de la continuidad del mismo, cumplimentando el cuestionario AG)00/01.02 Análisis cuestionario continuidad.

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COMPETENCIA Y CAPACIDAD NECESARIA

De acuerdo con la información obtenida tanto para nuevos encargos como para recurrentes, se revisará la disponibilidad en cuanto a conocimientos, experiencia y medios necesarios para la ejecución del trabajo. También, y mediante el procedimiento específico descrito en E)01/01 Planificación del encargo, se

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También, y mediante el procedimiento específico descrito en E)01/01 Planificación del encargo, se asignará al personal más cualificado y adecuado para su desarrollo, de modo que se pueda cumplir en tiempo, calidad y forma con el encargo solicitado.

Se determinará si existen problemas respecto a los medios, conocimientos y recursos necesarios para la realización del trabajo. En caso afirmativo señalarlos en el cuestionario AG)00/01.01 Investigación previa de nuevo cliente y explicar las medidas adoptadas para suplir las posibles carencias.

COMPROBACIÓN INDEPENDENCIA E INCOMPATIBILIDADES

De acuerdo con las informaciones obtenidas sobre el trabajo a realizar y en relación con nuestro compromiso de independencia, se verificará para todos los encargos:

- Que no existen incompatibilidad desde los socios o del personal profesional.- Que el trabajo no supone un porcentaje superior al 20% de la cifra de negocio del despacho.

De acuerdo con las normas éticas y para la salvaguarda de nuestra independencia como auditores no se aceptarán encargos en los que los honorarios derivados de la prestación de servicios de auditoría y distintos de los de auditoría de cuentas a la entidad a auditar, representen un 20% del total de los ingresos anuales del despacho, considerando la media de los últimos tres años.

El resultado de dicha verificación constará en el formulario AG)00/02.01 Cuestionario de verificación de la independencia.

A tal efecto, y con carácter previo a la aceptación del encargo, se verificará el cumplimiento de este requisito, tomando como base el informe C)AQ/02 Cálculo ingresos totales de la firma en el que consten, por líneas de actividad, los importes facturados durante los tres últimos años y el promedio resultante.

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IDENTIFICACIÓN DE AMENAZAS Y ADOPCIÓN DE SALVAGUARDAS

Cuando en un trabajo, nuevo o recurrente, concurran circunstancias propias del encargo o sobrevenidas durante su ejecución que puedan amenazar significativamente nuestra independencia y objetividad, solamente podrá asumido el encargo si se adoptan la medidas de salvaguarda apropiadas que permitan mitigar o eliminar los riesgos derivados de dichas amenazas.

La decisión relativa a la adopción de las citadas medidas de salvaguarda, así como la verificación del cumplimiento de éstas es responsabilidad del socio responsable del encargo, quien deberá comunicarlo al personal que participe en el trabajo.

La descripción de las amenazas a la independencia que afecten al trabajo así como la relación de las medidas a adoptar constará en AG)00/02.02 Documentación amenazas y salvaguardas independencia.

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COMPROBACIÓN INTEGRIDAD DEL CLIENTE

Para determinar la integridad de un nuevo cliente o la no existencia de información que nos lleve a concluir que el cliente carece de integridad, se consultará el cuestionario AG)00/01.01 Investigación previa de nuevo cliente.

En el caso de clientes existentes, se actualizará este cuestionario AG)00/01.01 Investigación previa de nuevo cliente, a fin de verificar que no concurren nuevas circunstancias que pudieran impedir continuar

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con el cliente.

CONFECCIÓN PRESUPUESTO

Los honorarios profesionales a percibir, se estimarán en base a las horas previstas para su ejecución valoradas de acuerdo a las tarifas horarias que le sean de aplicación.

El estimado de horas y el cálculo del presupuesto se confeccionará en base a la información e investigaciones anteriormente recopiladas, y que figurarán en el formulario C)AQ/3 Presupuesto auditoría.

Las tarifas horarias serán fijadas anualmente por la Dirección de la firma auditora y se establecerán, bien de acuerdo a la categoría profesional, por persona o por ambos criterios. Además,

- no se admitirán propuestas en trabajos de auditoría a tanto alzado o, por ejemplo, de acuerdo a un porcentaje de lo que hubiera facturado el auditor anterior,- no se admitirán trabajos no remunerados salvo situaciones excepcionales que deberán ser aprobados por la Dirección, ni tampoco aquellos con honorarios contingentes en los que su cuantía esté condicionada a la resolución de una operación por parte del cliente, o de acuerdo al tipo de informe que resulte del trabajo de auditoría.

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EVALUACIÓN DE LA VIABILIDAD DEL CLIENTE

La Dirección tomará en cuenta todas las consideraciones de las fases anteriores, (estudio previo, competencia y capacidad necesarias y análisis de independencia e incompatibilidades, viabilidad económica, etc.), y decidirá si se acepta el cliente.

Cuando se produzcan discrepancias o dudas respecto a la consideración de viabilidad de un cliente, se emitirá la correspondiente consulta técnica de acuerdo al procedimiento específico E)01/01 Emisión y resolución de consultas técnicas.

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DENEGACIÓN DEL SERVICIO Y COMUNICACIÓN (NUEVOS CLIENTES)

Evaluadas todas las consideraciones anteriores, si el socio responsable del encargo decide que el trabajo no debe ser realizado, deberá elaborar un informe de no conformidad en el que consten los motivos que concurren para la denegación del servicio de acuerdo con el procedimiento F)03 Control de las no conformidades.

Asimismo, también deberá ser comunicado al cliente que solicitó el presupuesto.

En el caso de que la normativa vigente obligue a ello, se informará al regulador de la circunstancia o circunstancias que han llevado a la firma a tomar la decisión de renunciar al encargo (Ej. Nombramientos del Registro Mercantil).

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RENUNCIA ENCARGO Y COMUNICACIÓN (CLIENTES EXISTENTES)

Como política general, la firma no continuará en aquellos trabajos que puedan comprometer su independencia, integridad y objetividad o sobre los que se carezca de competencia y capacidad necesarias.

La renuncia se deberá asumir cuando exista causa justa y en el supuesto de imposibilidad absoluta de realizar el trabajo encomendado al auditor o sociedad de auditoría por circunstancias no imputables a éstos.

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La firma deberá renunciar a continuar con los encargos cuando concurra cualquiera de las siguientes circunstancias:

- Cualquier causa de incompatibilidad o incapacidad (conocimientos, medios, experiencia, etc.) que impida realizar el trabajo conforme a las normas técnicas y éticas asumidas por la firma.- Cuando el cliente se encuentre incurso en irregularidades de carácter relevante que nos impida nuestra continuidad.- Por renuncia unilateral por parte del cliente.Una vez aceptado el encargo y durante su ejecución, únicamente se podrá renunciar a continuar con el contrato de auditoría, por la existencia de justa causa y en aquellos supuestos en los que concurra alguna de las siguientes circunstancias:

a. Existencia de amenazas que pudieran comprometer de forma grave nuestra independencia u objetividad.b. Imposibilidad absoluta de realizar el trabajo que se nos ha sido encomendado.

Adicionalmente también se deberá renunciar al encargo en el caso de que la firma de auditoría obtuviera información que, de haber estado disponible al inicio de los trabajos, le hubiera llevado a rechazar el encargo.

No obstante y con carácter previo a la adopción de la renuncia, se evaluarán las responsabilidades profesionales y legales que fueran aplicables en cada circunstancia, así como la necesidad de informar a terceros reguladores o solicitantes del encargo.

1) ComunicaciónSe deberá elaborar un informe de no conformidad en el que consten los motivos que concurren para la no continuidad del encargo y la Dirección o el socio responsable del encargo comunicará la renuncia:- Al Órgano de Administración de la entidad, si procede.- Al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas .- Al Registro Mercantil del domicilio de la sociedad auditada en el caso de estar registrado el nombramiento como auditores de cuentas.En dichas comunicaciones ha de hacerse mención a las circunstancias determinantes de la renuncia a continuar con el contrato de auditoría.

PREPARACIÓN CARTAS PROPUESTA (NUEVOS CLIENTES)

Con la información y datos obtenidos en los pasos anteriores y previa autorización del socio encargado, se preparará la carta propuesta siguiendo el modelo C)AQ/04 Carta propuesta, conteniendo toda la información relevante respecto al alcance del trabajo, obligaciones asumidas y demás aspectos que, en función del trabajo, sea necesario reseñar.

La carta propuesta deberá ser validada y firmada por un socio con poderes suficientes para ello y será remitida al cliente en original y copia, con la indicación expresa que se devuelva ésta última debidamente firmada, en caso de aceptación por su parte.

Cuando se considere necesario, el socio encargado podrá optar por utilizar el modelo de contrato de auditoría en lugar de la carta propuesta. Este modelo está recogido en el formato C)AQ/05 Contrato de auditoría.

Las horas estimadas para la ejecución del encargo deberán constar en la carta propuesta a remitir al

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eventual cliente y en el caso de ser nombrados por el Registro Mercantil, se detallará dichas horas por áreas.

DURACIÓN DE LOS ENCARGOS

Los encargos de auditoría obligatorios se contratarán por un período de tiempo determinado inicialmente, que no podrá ser inferior a tres años ni superior a nueve a contar desde la fecha en que se inicie el primer ejercicio a auditar, pudiendo ser contratados por periodos máximos sucesivos de tres años una vez que haya finalizado el periodo inicial.

Cuando se contraten encargos de auditoría no sujetos a obligatoriedad, no serán de aplicación las limitaciones citadas en el anterior párrafo, siendo posible su contratación por un solo año.

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ROTACIÓN DE LOS ENCARGOS

Cuando los encargos de auditoría correspondan a entidades de interés público, o de sociedades cuyo importe neto de la cifra de negocios sea superior a 50.000.000 de euros, una vez transcurridos siete años desde el contrato inicial, será obligatoria la rotación del auditor de cuentas firmante del informe de auditoría, debiendo transcurrir en todo caso un plazo de dos años para que dicha persona pueda volver a auditar a la entidad correspondiente.Será obligatoria dicha rotación cuando en el séptimo año o, en su defecto, en los años siguientes, la entidad auditada tenga la condición de entidad de interés público o su importe neto de la cifra de negocios fuese superior a 50.000.000 de euros con independencia de que, durante el transcurso del referido plazo, la citada entidad no hubiese cumplido durante algún período de tiempo alguna de las circunstancias mencionadas en este párrafo.

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REVISIONES DE HONORARIOS (CLIENTES EXISTENTES)

En el caso de clientes existentes, con la información y datos obtenidos, se preparará la carta de revisión de honorarios en base al formato C)AQ/06 Revisión de honorarios, con indicación de los nuevos honorarios, % de IPC establecido y número de horas a incurrir.

En este caso, junto a la carta de revisión de honorarios deberá enviarse una copia de la carta de encargo aceptada en el periodo de contratación inicial.

Todas las revisiones de honorarios deberán ser expresamente autorizadas, validadas y firmadas por la Dirección de la Sociedad.

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ENVÍO BORRADOR CARTA PROPUESTA (NUEVOS CLIENTES)

Si el socio lo considera necesario o el cliente así lo solicita, previo al envío físico de la carta propuesta originales, se podrá enviar un borrador al nuevo cliente, siempre con la indicación expresa de su condición de borrador, para que éste nos de su conformidad.

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ACEPTACIÓN DE LA CARTA PROPUESTA (NUEVOS CLIENTES)

Se considerará que la propuesta está aceptada cuando el cliente nos haya remitido una copia debidamente firmada.

En principio, las cartas propuesta no serán objeto de revisión salvo por las siguientes causas:

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En principio, las cartas propuesta no serán objeto de revisión salvo por las siguientes causas:

- Ampliación del alcance de los trabajos a petición del cliente. - Hechos o circunstancias sobrevenidas a lo largo del trabajo y no contempladas en el presupuesto inicial. - Necesidad de recurrir a expertos independientes. - Gastos no previstos no contemplados en el presupuesto.

Las modificaciones, debidamente comunicadas y aceptadas por el cliente, supondrán un anexo a la carta de encargo y, caso de ser significativas, se deberá preparar una nueva propuesta recogiendo dichas modificaciones.

NOMBRAMIENTO Y REELECCIÓN COMO AUDITORES

La designación como auditores tanto por Junta General, Consejo de Administración, Registro Mercantil o Judicatura, se archivará junto a la carta propuesta o contrato de auditoría, tal y como se describe en el apartado siguiente de Archivo Documentación.

Una vez terminado el primer período de contratación por el que fuimos nombrados inicialmente, éste podrá ser prorrogado por periodos máximos sucesivos de tres años.

En los casos de designaciones iniciales como auditores formalizaremos el documento C)AQ/07 Aceptación nombramiento auditores y, en los casos de reelecciones, el registro C)AQ/08 Aceptación reelección auditores.

Tanto las designaciones iniciales como las reelecciones deberán ser firmadas por personas con facultades para ello y legitimada su firma en notaría.

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ARCHIVO DOCUMENTACIÓN

Se archivará toda la documentación relativa a la investigación previa, cuestionarios de independencia, cálculo del presupuesto, así como la carta propuesta firmada por ambas partes y las revisiones de honorarios. Archivo al que tendrá acceso permanente el responsable de calidad del despacho.

Para el caso de cartas propuesta no aceptadas se habilitará un archivo especial para recoger toda la documentación relacionada.

Caso de una propuesta no aceptada en una fecha, pero aceptada en otra posterior, requerirá la confección de una nueva propuesta basada en los datos actualizados del cliente.

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REVISIÓN DE LA ACEPTACIÓN Y CONTINUIDAD8Todos los trabajos de auditoría de cuentas, con independencia de su tamaño, deberán disponer del AG)00/REV Revisión aceptación y continuidad de clientes debidamente cumplimentado mediante el cual se verificará que los requerimientos y normativas establecidas en este procedimiento específico han sido observadas y que los incumplimientos, caso de haberlos, han sido debidamente informados y se han adoptado las medidas pertinentes para su solución.

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