butlletí itgd. núm. 117. juny 2016
DESCRIPTION
Butlletí d'Innovació Tecnològica i Gestió DocumentalTRANSCRIPT
Innovació tecnològica i gestió documental
JUNY 2016 I Nº 117
1
06 Notícies
04 Editorial
09 Jornades
2
11 Publicacions
SUMARI
13 Estàndards
14 Normativa
18 Licitacions
20 http://
3
EDITORIAL
Desplegament de l'Administració electrònica
El Govern de l'Estat, des de l'entrada en vigor de la Llei 11/2007, d'accés
electrònic als serveis públics, ha estat impulsant de forma constant un
model d'administració electrònica destinat tant a la transformació de
l'Administració -i ens que directament gestiona-, com també a influir en
la resta d'administracions de l'Estat (especialment en les comunitats
autònomes).
La Llei 11/2007 va deixar un marge molt ampli per la seva
implementació i és probablement un dels fets més ressenyats que
aquesta manca d'obligació hagi tingut com a resultat el baix grau de
desenvolupament de l'e-administració en el conjunt de les
administracions públiques espanyoles. Tot i així, també cal tenir en
compte que va establir l'obligatorietat d'un seguit d'instruments tècnics:
són les conegudes Normes Tècniques d'Interoperabilitat (NTI) i Normes
Tècniques de Seguretat (NTS).
Des de l'any 2007 l'Administració de l'Estat ha anat desplegant
progressivament les NTI de forma que ha anat creant un corpus tècnic
molt ampli que, de facto, han de seguir totes les administracions
públiques. De fet, aquestes NTI regulen un seguit d'aspectes molt
concrets i amb molt de detall (política de gestió documental, esquema
de metadades, digitalització, etc.) que, en alguns casos, podríem
considerar que depassen la seva finalitat: la interoperabilitat, i que
podrien condicionar la potestat d'autoorganització de cada
administració.
4
Tot aquesta normativa s'ha anat elaborant sota l'impuls de la
Conferència Sectorial de l'Administració Pública, un ens de cooperació
entre l'Administració de l'Estat i les de les comunitats autònomes en
matèria d'administració electrònica. D'aquesta Conferència hi depèn el
Comitè Sectorial d'Administració Electrònica, encarregat de dur a terme
els acords adoptats per la Conferència. Aquest Comitè està adscrit al
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (MINHAP).
Actualment, a través de l'aprovació de les Lleis 39/2015 de procediment
administratiu comú de les administracions públiques i 40/2015 de règim
jurídic del sector públic -que estableixen unes disposicions i calendaris
per l'execució i entrada en vigor de les lleis molt més ben definits que
amb l'anterior legislació-, el MINHAP ha renovat l'impuls de la seva tasca
normativa.
Així, s’estableix que del Comitè Sectorial d'Administració Electrònica hi
depenen uns grups de treball per treballar diverses especialitats
(Identitat digital, Telecomunicacions integrades, Interoperabilitat,
Intermediació i serveis, Seguretat, Reutilització i RISP, Planificació i
Governança, etc.). Un d'aquests grups és el corresponent al ‘Document,
expedient i arxiu electrònic’, un grup que al seu torn està compost per
un seguit de subgrups que en breu termini iniciaran les seves tasques en
matèries com és l’Arxiu electrònic únic, Línies estratègiques del
document electrònic, Protocols de conservació, validesa i disponibilitat,
Política de gestió documental per ens locals, Sistema d'Informació
Administrativa local, Esquema d’estructures d'informació (metadades
d'ingrés i transferència) i Manifest pel patrimoni del document electrònic.
En aquest punt, i tenint en compte que aquesta normativa pot tenir un
impacte directe en els centres del Sistema d'Arxius de Catalunya, la
Direcció General d'Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni s'integrarà en
les tasques de diversos subgrups i informarà al conjunt d'arxius del SAC.
5
NOTÍCIES
Pla d’acció d’administració electrònica 2016-2020 La Comissió europea anuncia el Pla d’acció d’administració electrònica
per als anys 2016-2020 el qual s’estructura en 7 principis bàsics,
destaquen els següents: els serveis oferts per les administracions
públiques han de ser preferentment digitals i s’han de prestar a través
de la finestreta única; l’administració ha de garantir la reutilització
interna de documents aportats pels ciutadans i empreses, així com
permetre que puguin accedir a la documentació d’aquells processos
administratius que els afecti i controlar, accedir i rectificar les seves
dades personals; també ha d’ assegurar la protecció d’aquestes dades i
la seva privacitat, per tal d’augmentar la confiança en els serveis
electrònics que ofereix. Per a conèixer en més detall el pla d’actuació:
https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/european-egovernment-
action-plan-2016-2020
Accés i ús digitals del patrimoni cultural europeu El Consell europeu de la Unió
Europea publica les conclusions
adoptades durant la seva sessió
núm. 3471 (el 30 i 31 de maig) en
relació a l’accés, la visibilitat i l’ús
digital del patrimoni cultural europeu. Es fa especial èmfasi en la
digitalització del patrimoni i la seva conservació i també en el paper
que desenvolupa, en aquest sentit, el projecte Europeana.
Per accedir a les conclusions:
http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-9643-2016-
INIT/es/pdf
6
Codi de conducta dels alts càrrecs i personal
directiu El Govern de la Generalitat ha aprovat el ‘Codi
de conducta dels alts càrrecs i personal
directiu de l'Administració de la Generalitat i de
les entitats del seu sector públic, i altres mesures
en matèria de transparència, grups d'interès i ètica pública’. Destaquem
d’aquest codi que conté uns principis i regles de conductes específics
en matèria de gestió de documents públics, introduïdes a proposta del
Departament de Cultura i que tenen la següent redacció:
- (5.23) Complir la normativa en matèria de gestió de documents
públics, especialment la relacionada amb la no destrucció de
documents o informació pública en suport paper o en mitjà
electrònic sense seguir els procediments i controls establerts
normativament.
- (5.24) No endur-se'n còpia de la informació i de la
documentació un cop hagi finalitzat el seu mandat.
Podeu consultar el codi a:
http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/7148/1508607.pdf
Gestión documental en el Yucatán Per tal d’adequar-se a la Llei de Transparència i Accés a la Informació
pública de l’Estat de Yucatán, el Consell General de l’Institut Electoral i
de Participació Ciutadana (IEPAC) ha aprovat recentment el seu
Quadre General de Classificació Arxivística. El document, elaborat per
la Secretaria Executiva, obeeix a allò estipulat per la Llei Estatal
publicada el passat maig de 2016. La seva funció principal és esdevenir
una eina bàsica que permeti gestionar i conèixer els expedients
agrupats en sèries i subsèries documentals mitjançant una referència
7
estructural que segueix l’establert per l’Arxiu General de l’Estat de
Yucatán. Per consultar el nou Quadre de Classificació General i el
Catàleg de Disposició Documental:
http://www.yucatan.gob.mx/transparencia/ipo.php?id=13544
Norma Foral de transparencia de la Diputación
de Bizkaia La diputació de Bizkaia ofereix una
versió de la Norma foral de
transparència que té com a finalitat
explicar de forma didàctica, senzilla i
amena la regulació vigent, aprovada
per les Juntes generals de Bizkaia, en
matèria de transparència.
Concretament, destaquem l’apartat dedicat a l’accés a la informació
(Solicitar información pública), on s’especifica -entre altres qüestions- en
quins casos hi ha accés lliure i en quins és restringit o quin és el
procediment a seguir. Per accedir-hi:
http://www.bizkaia.eus/gardentasuna/NormaForaldeTransparenciadeBiz
kaia_CA/index.html#/20/
8
JORNADES
VII Congreso de Archivos de Castilla y León.
Innovación, participación y diversidad Ja es troben disponibles les actes del congrés realitzat el passat mes de
maig a Segovia. Per accedir-hi:
http://www.acal.es/index.php/actualidad/item/2033-publicadas-las-
actas-de-cacyl
22nd Americas Conference on Information
Systems Dates: De 11 a 13 d’agost de 2016
Lloc: San Diego (EEUU)
Més informació: http://amcis2016.aisnet.org/index.php
Archives and Records Association, UK and
Ireland Annual Conference: "Global Futures" Dates: De 31 d’agost a 2 de setembre de 2016
Lloc: Londres (Regne Unit)
Més informació:
http://www.archives.org.uk/ara-in-action/the-ara-conference.html
9
International Association
of Sound and
Audiovisual Archives
(2016 IASA) Dates: De 24 de setembre a 1 d’octubre de 2016
Lloc: Washington, D.C. (EEUU)
Més informació: http://www.iasa-web.org/notice_board/2016-iasa-
conference-registration-
open?utm_medium=twitter&utm_source=twitterfeed
10
PUBLICACIONS
Dades personals i transparència en
determinades actuacions dels ens locals El grup de treball de documents normalitzats -constituïts amb l'objectiu
de col·laborar en matèria de transparència, accés a la informació
pública i bon govern en el marc del món local - analitza en aquest
document dictàmens, informes i/o resolucions emeses per l'Autoritat
catalana de protecció de dades i la Comissió de garantia per a l'accés
a la informació pública, entre d'altres. La finalitat és conèixer la seva
interpretació, especialment, respecte a la difusió de les actuacions i de
les actes, dels òrgans de govern. Per consultar el document:
https://web.aoc.cat/suport/wp-content/uploads/
Libros del Consejo de Transparencia y Buen
Gobierno El Consejo de Transparencia y Buen
Gobierno, en col·laboració amb
l’Instituto Nacional de Administración
Pública, ofereix a la seva pàgina web
dos llibres electrònics centrats en el dret
d’accés a la informació pública. Aquestes publicacions són: Estudio
comparado sobre normativa internacional en materia de derecho de
acceso a la información pública i La normativa autónomica en materia
de derecho de acceso a la información pública. Per consultar-los:
http://consejodetransparencia.es/ct_Home/consejo/criterios_informes_c
onsultas_documentacion/documentacion.html
11
Dos informes sobre els reptes de la gestió dels
documents electrònics Els Arxius Nacionals d’Anglaterra potencien estratègies i iniciatives
d’innovació tecnològica per tal de fer accessibles a llarg termini els
documents nascuts digitals. En aquest marc d’investigació publiquen
dos informes tècnics que tracten de donar més llum a una sèrie de
desafiaments que la gestió i la preservació dels documents electrònics
suposa per als professionals. El primer informe, titulat The digital
landscape in government 2014-2015: business intelligence review, mostra
la situació actual al Regne Unit, presentant un conjunt de reptes que cal
resoldre a curt o mig termini pel que fa a la gestió de documents
electrònics. El segon, The application of technology-assisted review to
born-digital records transfer, Inquiries and beyond: research report,
indica de quina manera la tecnologia pot contribuir a donar resposta a
cadascun dels punts anteriors basant-se en investigacions actuals, en
entrevistes a experts i posant a prova el software actual. Per accedir-hi:
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-
management/manage-information/policy-process/reviewing-digital-
records-management-government/research/
12
ESTÀNDARDS
Criteria for Managing Email Records in
Compliance with the Managing Government
Records Directive Al mes d’abril els NARA van publicar i enviar a tots les agències
governamentals un memoràndum pel tractament del correus
electrònics en concordança amb la directiva Managing Government
Records Directive (M-12-18) que obliga a totes les agències el 31 de
desembre de 2016 han de tractar tots els correus electrònics de manera
electrònica i per tant hauran d’estar arxivats en un sistema electrònic
adequat. Aquest memoràndum amb els seus apèndixs ajuda a les
diferents agències dels Estats Units a implementar un sistema eficient pel
tractament dels correus electrònics, tant en els seu accés, tractament i
avaluació. El que esta clar és que el tractament dels correus electrònics
és un procés que anirà més enllà den guany i amb aquesta guia els
NARA volen ajudar a les diferents agències en aquesta tasca.
Per accedir al document:
http://www.archives.gov/records-mgmt/email-management/2016-
email-mgmt-success-criteria.pdf
13
NORMATIVA
Accés Al DOUE de 15 de juny de 2016 es publica la Directiva (UE) 2016/943 del
parlament europeu i del consell de 8 de juny de 2016 relativa a la
protecció dels coneixements tècnics i la informació empresarial no
divulgada (secrets comercials) contra la seva obtenció, utilització i
revelacions il·lícites.
http://eur-lex.europa.eu/legal-
content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.157.01.0001.01.SPA&toc=OJ:L:2016
:157:TOC
Al DOUE de 30 de juny de 2016 es publica el Reglament d’execució (UE)
2016/1055 de la Comissió de 29 de juny de 2016 pel qual s’estableixen
normes tècniques d’execució en relació amb les modalitats tècniques
de la difusió pública adequada d’informació privilegiada i del retard de
la difusió pública d’informació privilegiada de conformitat amb el
Reglament (UE) núm. 596/2014 del Parlament europeu i del Consell.
http://eur-lex.europa.eu/legal-
content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.173.01.0047.01.SPA&toc=OJ:L:2016
:173:TOC
Administració electrònica Al DOGC núm. 7133 de 2 de juny de 2016 es
publica l’edicte de l’Ajuntament de Teià sobre
l’aprovació definitiva de l'Ordenança municipal
reguladora de l'administració electrònica.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/
pdogc_resultats_fitxa/?action=fitxa&documentId=
14
730629&language=ca_ES
Al BOP de Barcelona de 3 de juny de 2016 es publica l’anunci
d’aprovació inicial del Reglament de creació i funcionament de la seu
electrònica de l’Ajuntament d’Orpí.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&06/02201600922
8.pdf&1
Al DOGC núm. 7135 de 6 de juny de 2016 es publica l’edicte de
l’Ajuntament de Sant Celoni sobre aprovació inicial de l’Ordenança
d’administració electrònica.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=732513&language=ca_ES
Al DOGC núm. 7139 de 10 de juny de 2016 es publica l’anunci de
l’Ajuntament de Malla sobre informació pública de l'aprovació inicial de
l'Ordenança reguladora de l'administració electrònica.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=733405&language=ca_ES
Al BOE núm. 144 de 15 de juny de 2016 es publica la Resolució de 24 de
maig de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas,
per la qual es publica el Conveni de col·laboració amb la Comunidad
de Castilla y León, per a la prestació mútua de solucions bàsiques
d’administració electrònica.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-5842
Al BOP de Lleida núm.116 de 17 de juny de 2016 es publica l’edicte
d’aprovació definitiva de l’Ordenança reguladora de l’administració
electrònica de l’Ajuntament de l’Alt Àneu.
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i
d=2016_116_4226
15
Al BOP de Lleida núm.116 de 17 de juny de 2016 es publica l’edicte
d’aprovació definitiva de l’Ordenança reguladora de l’administració
electrònica de l’Ajuntament de Torrefarrera.
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i
d=2016_116_4312
Avaluació Al DOGC núm. 7133 de 2 de juny de 2016 es publica l’Ordre
CLT/132/2016, de 24 de maig, per la qual s'aproven, es modifiquen i es
deroguen taules d'accés i avaluació documental.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=730713&language=ca_ES
Al DOGC núm. 7150 de 28 de juny de 2016 es publica la correcció
d’errades a l'Ordre CLT/132/2016, de 24 de maig, per la qual s'aproven,
es modifiquen i es deroguen taules d'accés i avaluació documental
(DOGC núm. 7133, de 2.6.2016).
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=744240&language=ca_ES
Digitalització
Al DOUE de 14 de juny de 2016 es publiquen les Conclusions del Consell
sobre la funció d’Europeana en l’accés, la visibilitat i l’ús digital del
patrimoni cultural europeu.
http://eur-lex.europa.eu/legal-
content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.C_.2016.212.01.0009.01.SPA&toc=OJ:C:201
6:212:TOC
16
Patrimoni documental Al BOE núm. 147 de 18 de juny de 2016 es publica la Llei 5/2016, de
patrimoni cultural de Galícia.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-5942
Reglament d’arxiu i SGD Al BOP de Girona núm. 112 de 13 de juny de 2016 es publica l’edicte
d’aprovació del Reglament de l’Arxiu històric de Besalú.
https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/112/201611204868.pdf
Transparència Al DOGC núm. 7143 de 16 de juny de 2016 es publica la Resolució
EXI/1471/2016, de 13 de juny, per la qual es designa l'òrgan
departamental al qual s'atribueix la condició d'unitat d'informació en
matèria de transparència i informació pública del Departament d'Afers i
Relacions Institucionals i Exteriors i Transparència.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=743353&language=ca_ES
Al BOP de Lleida núm. 122 de 28 de juny de 2016 es publica l’anunci
d’aprovació definitiva del Reglament de Transparència i administració
electrònica de l’Ajuntament de Sudanell.
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i
d=2016_122_4485
17
LICITACIONS
Administració electrònica Al BOP de Barcelona de 23 de juny de 2016 es publica l’anunci de
contractació del servei d'implantació, manteniment i assistència tècnica
i jurídica d'una plataforma integral d'administració electrònica de gestió
dels expedients administratius de l’Ajuntament de Parets del Vallès.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&06/02201601088
3.pdf&1
Custòdia de documentació Al BOE núm. 152 de 24 de juny es publica l’anunci de licitació de la
Junta de Contratación del Ministerio de Justicia, l’objecte del qual és el
servei de custòdia, arxiu i gestió administrativa dels fons documentals
generats pels òrgans judicials adscrits a la Gerencia Territorial de
Órganos Centrales. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-
2016-29397
Digitalització Al DOGC núm. 7140 de 13 de juny de 2016 es publica l’anunci pel qual
es fa pública la licitació d'un contracte de digitalització de proves finals
de l'Institut Obert de Catalunya.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa
/?action=fitxa&documentId=743049&language=ca_ES
18
Tractament de la documentació Al BOE núm. 141 de 11 de juny de 2016 es publica l’anunci de la
Tesorería General de la Seguridad Social
pel qual es publica la convocatòria de la
licitació de l’expedient 2016/ADGT per a
la contractació del servei de tractament,
conversió i destrucció d’expedients
d’arxiu de les Direccions Provincials de la Tesorería General.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-26695
19
http://
Projecte EURECA
Aquest mes volem destacar el projecte EURECA i la seva web. El seu
objectiu és permetre reutilitzar la informació sanitària mitjançant la
vinculació dels sistemes d’informació de la recerca clínica (com són els
assajos clínics) amb els sistemes d’historials clínics que es genera amb
l’atenció mèdica diària. El nucli del projecte és, doncs, aconseguir la
interoperabilitat semàntica entre aquests sistemes, gràcies a la qual es
podran crear eines i programaris que milloraran l’àmbit sanitari.
En el lloc web l’usuari pot trobar informació més detallada sobre
EURECA, des de vídeos i notícies relacionades amb determinats
aspectes del projecte -passant pels patrocinadors o partners-, fins el
Resource Centre, on es recullen tots aquells recursos que es creen en
aquest marc, informes o newsletters.
http://eurecaproject.eu/
20
BUTLLETÍ ITGD
El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una
publicació de caràcter mensual, editada per la Subdirecció General
d’arxius i Museus. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió
documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de
continguts relatius a:
- La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i
preservació
- L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i
aplicacions informàtiques que la fan possible
- Els diferents processos associats a la gestió de documents
- L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat
d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva,
etc.
Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu
sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats,
adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i
comentar aspectes rellevants per als professionals del sector.
El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de
forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es
pot consultar via web.
21
QUI SOM?
La Subdirecció General d’Arxius i Museus, pel que fa al Sistema
d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents
competències:
- Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de
la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en
l’àmbit d’arxiu i gestió documental
- Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius
Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de
Catalunya
- Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats
amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la
comunicació.
22
SUBSCRIPTORS
Si estàs interessat en rebre aquest butlletí,
omple el breu formulari que trobaràs al
següent enllaç:
https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU
tAYhycfEoqiF2geK8sutEWC-
gnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1
Per a qualsevol modificació de les teves
dades o per donar-te de baixa, pots
adreçar-te a la bústia del Butlletí:
DADES I PRIVACITAT
Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són
en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat
de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999,
de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots
exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçant-
te a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm.
1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu
electrònic: [email protected]
23
24