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INFORME AUDITORIA ACTIVOS FIJOS – INVENTARIOS -
BOGOTÁ, OCTUBRE DE 2018
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I.- ASPECTOS PRELIMINARES DE LA AUDITORÍA. Objetivo General: Examinar y evaluar la efectividad del sistema de control interno, en relación con el cumplimiento de procesos y procedimientos, manejo adecuado de los riesgos que puedan afectar al proceso auditado y su mitigación a través de los controles, con el fin de determinar su cumplimiento así como el grado de contribución de la gestión con los objetivos institucionales. Objetivos específicos.
Verificar el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos para el manejo de los activos fijos.
Verificar los controles que se tienen establecidos para minimizar los riesgos que se tienen identificados en el manejo de estos recursos.
Verificar el cumplimiento de funciones y responsabilidades de quienes tienen la administración y manejo de los diferentes bienes.
Verificar el cumplimiento de las acciones de mejora propuestas en los planes de mejoramiento vigentes.
Verificar el esquema de seguros que amparan los activos fijos.
Comprobar el cálculo de la depreciación de los diferentes activos.
Comprobar el registro correcto de los traslados que se realizan de los activos fijos dentro de la Institución.
Verificar si existen bienes hurtados o perdidos y acciones realizadas.
Verificar el estado de los bienes de la Subred, su ubicación, responsable, datos de placa denominación del mismo, por medio de la toma de una muestra selectiva.
Alcance. Valoración del desempeño del proceso objeto de auditoría durante el periodo comprendido entre el 1 de Enero de 2017 a junio 2018. Se auditará el proceso de Activos Fijos de la Subred Norte, en lo referente a verificar los seguros de los activos de la Subred, el sistema información de activos fijos, conciliación con contabilidad, movimientos y actualización de inventarios, comprobación del físico y el sistema según muestra, Directiva 003 de 2013 verificación de los siniestros y pérdidas entre otras actividades.
La auditoría se desarrollará mediante la utilización de herramientas tales como, entrevistas, observaciones, pruebas selectivas, recopilación documental, políticas, procedimientos establecidos en nuestro programa de trabajo y en general todas las actividades que se estimen apropiadas para obtener la evidencia necesaria para respaldar las conclusiones y observaciones de esta auditoría.
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Criterios: Ley 1474 de 2011, Directiva 003 de 2013, Resolución 001 de 2001 de la
Secretaria de Hacienda Distrital, Decreto 2649 de 1993, Ley 734 de 2002, Ley 594 de
2000.
II.- RESULTADOS DE LA AUDITORIA.
En la realización de la presente auditoria, se pudo comprobar que el método de
depreciación aplicada a los activos fijos es la de línea recta y la vida útil de estos es la
sugerida en el Régimen de Contabilidad Pública, y el Manual de Políticas Contables de la
Subred Norte.
A efectos de verificar los registros contables y consolidar los inventarios en cada una de
las cuentas del balance, en todas sus fases, y establecer la evidencia de los resultados
patrimoniales de la entidad, el profesional de Activos Fijos lleva el inventario valorizado de
los bienes de propiedad de la Subred discriminando individualmente por dependencias.
El Grupo de Activos Fijos depuró y consolidó la información a través del proceso de
inventario físico realizado en la vigencia 2017, el cual se convirtió en la base de los saldos
iniciales que a través de las políticas NIIF adoptadas por la Resolución 848 del
15/12/2016, Manual de políticas Contables Subred Norte, establecen la clasificación de
los inventarios y el procedimiento financiero a realizar sobre los mismos.
El Acuerdo 641 de 2016, por medio del cual se efectúa la reorganización del Sector Salud
en el Distrito Capital, determinó la fusión de las Empresas Sociales del estado que
conforman actualmente la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., lo que
implicó la unificación de sus inventarios. Estas políticas generan un proceso de
actualización y levantamiento físico de inventarios, clasificación y reclasificación de los
bienes reportados en desarrollo a la parametrización del nuevo aplicativo en sistemas de
información (Clinical Suit), controlando mensualmente sus movimientos y saldos entre
control de activos y los estados financieros
Conciliaciones con Contabilidad.
De acuerdo a lo comunicado por el líder del proceso de activos fijos, Gabriel Henao, una
vez puesto en marcha el módulo de activos fijos en el sistema de información Clinical Suit,
se grabaron los saldos iniciales el 27/03/2018 correspondientes a los registros del mes de
septiembre de 2017 y se dio inicio a los movimientos de ingresos para los meses de
octubre, noviembre y diciembre de 2017 con el fin de grabar movimientos, generar
reportes y analizar los saldos y el comportamiento en la distribución de las cuentas de
depreciación. (Acta Arranque Módulo)
Al cierre de la vigencia 2017 el módulo de activos fijos muestra para las cuentas del activo
unos saldos conciliados en estados financieros, no obstante, presentó un mayor valor
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reflejado en las cuentas de depreciación por valor de $ 430.643.668, frente a lo registrado
contablemente, tal como consta en el Acta Saldos Activos fijos a Contabilidad, una vez
revisa la información contenida en el módulo de activos fijos, en cuanto a la fecha de
registro, vida útil generada, saldos por grupo, subgrupo, cuenta y subcuenta, fechas de
adquisición y fechas iniciales de depreciación de los activos, resultado informado a
Contabilidad. (Acta Reclasificación Contabilidad).
Por lo anterior, se concluyó que la depreciación acumulada presentó diferencias entre
grupos y en el valor total, esto obedeció a las variaciones en las fechas de adquisición, las
cuales fueron revisadas para la implementación de módulo de activos fijos.
En el siguiente cuadro se observan las diferencias presentadas en las cuentas
depreciación de activos fijos y contabilidad:
Fuente: Activos Fijos
GRUPO DESCRIPCIÓN Saldo InicialesDepreciacion
Act. Fijos 2017
Depreciacion
Contabilidad
Saldo final
201710 EDIFICACIONES 103.400.273.000 30.193.708.148 30.204.939.487 -11.231.339
12 TERRENOS 183.527.831.000 0
10 HERRAMIENTAS Y ACCESOSRIOS 981.768.917 583.141.227 593.087.827 -9.946.600
10 EQUIPOS DE CONSTRUCCION 2.705.420.032 2.136.911.718 2.136.911.718 0
16 EQUIPOS DE INVESTIGACIÓN 663.998.034 875.020.283 539.098.237 335.922.046
18 EQUIPO DE LABORATORIO 932.405.205 0
20 EQUIPO MQ DE URGENCIAS 4.553.853.819 2.449.304.837 2.857.565.684 -408.260.847
22 EQUIPO DE HOSPITALIZACION 10.833.644.119 6.645.403.264 7.200.865.928 -555.462.664
23 OTROS EQUIPOS DE HOSPITALIZACIÓN 55.220.327 0
24 EQUI QUIROFANOS Y SALAS DE PARTO 17.595.459.972 10.807.793.905 9.645.927.276 1.161.866.629
25 OTROS EQ. QUIROFANOS Y SALAS DE PARTO 774.636.689 0
26 EQUIPO DE APOYO DIAGNOSTICO 7.071.847.877 4.891.187.164 4.385.957.407 505.229.757
28 EQUIPO DE APOYO TERAPEUTICO 1.516.649.285 1.272.899.071 1.527.683.261 -254.784.190
30 EQUIPO DE SERVICIO AMBULATORIO 4.137.444.898 2.562.163.658 2.555.873.555 6.290.103
33 EQUIPO ODONTOLOGICO 125.918.731 80.669.056 1.095.251.298 -1.014.582.242
31 MUEBLES Y ENSERES 4.300.843.078 2.719.033.661 2.904.767.386 -185.733.725
32 OTROS EQU. DE SERVICIO AMBULATORIO 5.807.958 0
34 EQUIPOS Y MAQUINAS DE OFICINA 130.889.630 190.963.324 33.992.972 156.970.352
35 OTROS MUEBLES Y EQUIPOS DE OFICINA 193.973.857 0
36 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN 812.602.980 646.407.551 705.563.874 -59.156.323
37 OTROS EQUIPOS DE COMUNICACIÓN 16.608.053 0
38 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 6.422.187.815 6.218.821.819 6.258.142.804 -39.320.985
39 OTROS EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 980.130.219 0
40 EQUIPOS DE TRANSPORTE 4.059.846.978 2.590.931.158 2.622.266.599 -31.335.441
42 EQUIPO DE HOTELERIA 2.681.596.206 1.244.664.249 518.103.073 726.561.176
44 EQUIPO RESTAURANTE Y CAFETERIA 177.198.771 96.981.143 775.429.804 -678.448.661
46 EQUIPO LAVANDERIA 135.237.836 89.384.868 164.605.583 -75.220.715
358.793.295.286 76.295.390.104 76.726.033.773 -430.643.669
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Analizados los movimientos reflejados por el módulo de activos, se procede a certificar los
saldos correspondientes al mes de junio de 2018 con la finalidad de conciliar y generar
una información homogénea con saldos contables, reflejando un reporte veraz y oportuno
en los estados financieros (Acta Certificación de saldos junio 2018). Una vez presentados
los saldos en el módulo de activos fijos, la oficina de contabilidad procede a hacer los
movimientos y posibles ajustes de los registros, en aras de dar cumplimiento a la
conciliación y reclasifica entre las cuentas de la depreciación acumulada de acuerdo a los
informes entregados por el área de activos fijos, resultando el Acta de Conciliación de
Contabilidad y Activos fijos, a 30 de junio de 2018.
Para la presente vigencia, activos fijos ejecutó los procesos de ingreso, traslados,
depreciaciones, bajas y demás, a través del sistema de información con interfaces de
corte mensual, presentando las posibles diferencias a depurar y conciliar entre los
módulos.
A la fecha el módulo de activos fijos no presenta diferencias de saldos en el costo
histórico ni en el valor de la depreciación acumulada con el módulo de contabilidad en
sus los libros auxiliares, como se observó anteriormente se realizaron actas de
conciliaciones entre las dos áreas.
En los siguientes cuadros se muestran los valores conciliados entre inventarios y
contabilidad – estados financieros:
SALDOS POR GRUPOS DE INVENTARIO, CONCILIADOS CON ESTADOS FINANCIEROS
A JUNIO 30 DE 2018.
GRUPO DESCRIPCIÓN SALDO DEPRECIACIÓN TOTAL
0 Bienes En Bodega 741.960.299 0 741.960.299
0 Bienes No Explotados 72.667.751 0 72.667.751
12 Terrenos 182.825.886.000 0 182.825.886.000
10 Edificaciones 102.054.045.032 30.787.245.166 71.266.799.866
14 Redes Líneas y Cables 981.768.917 605.254.297 376.514.620
15 Maquinaria Y Equipo 2.878.061.711 2.169.218.895 708.842.816
16 Equipos De Investigación 667.449.034 421.800.652 245.648.382
18 Equipo De Laboratorio 966.799.205 494.619.700 472.179.505
20 Equipo Maq. de Urgencias 4.625.266.789 2.567.722.593 2.057.544.196
22 Equipo De Hospitalización 12.683.463.823 6.933.831.437 6.254.767.625
23 Otros Equipos De Hospitalización 505.135.239
24 Equipo de Quirófanos y Salas de Parto 18.144.480.638 11.236.084.991 7.683.032.336
25 Otros Equ. de Quirófanos Salas de Parto 774.636.689
26 Equipo De Apoyo Diagnostico 7.071.847.877 5.011.844.230 2.060.003.647
28 Equipo De Apoyo Terapéutico 1.532.354.285 1.286.790.954 245.563.331
30 Equipo De Servicio Ambulatorio 4.137.444.898 2.649.451.716 1.493.801.140
33 Otros Equipos De Servicio Ambulatorio 5.807.958
31 Equipo Odontológico 125.918.731 83.182.939 42.735.792
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32 Muebles Y Enseres 4.596.999.781 2.814.487.777 1.782.512.004
34 Equipos Y Máquinas de Oficina 130.889.630 198.343.058 127.520.429
35 Otros Muebles Y Equipos De Oficina 194.973.857
36 Equipos De Comunicación 842.205.056 657.767.138 201.045.971
37 Otros Equipos De Comunicación 16.608.053
38 Equipos De Computación 6.651.600.451 6.355.665.899 1.276.064.771
39 Otros Equipos De Computación 980.130.219
40 Equipos De Transporte 5.979.867.418 2.674.261.764 3.305.605.654
42 Equipo De Hotelería 2.688.974.206 1.346.519.694 1.342.454.512
44 Equipo Restaurante Y Cafetería 177.198.771 101.846.069 75.352.702
46 Equipo Lavandería 135.237.836 91.022.472 44.215.364
TOTAL 363.189.680.154 78.486.961.441 284.702.718.713 Informe de Activos fijos a 30 de junio de 2018.
Movimiento de Traslado de Bienes.
Los referentes de activos fijos de las diferentes Unidades de Servicios de Salud como son
Usaquén, Suba, Chapinero, Simón Bolívar y Engativá, vienen realizando traslados entre
funcionarios y dependencias con el fin de actualizar la información únicamente en los
registros de inventarios, a través del formato traslado de elementos devolutivos e
inventarios CODIGO: AP-AT-F-01-02 con la finalidad de tener soporte y poder legalizar el
movimiento de bienes en servicio, además son los encargados de actualizar las
novedades de traslado en los sistemas de información y efectuar periódica y
sistemáticamente las pruebas y seguimientos necesarios para el debido control del
inventario de los bienes en servicio y su verificación de estado de conservación.
Para corroborar si el sistema de información en el módulo de inventarios se viene
actualizando con los respectivos traslados, tanto internos y externos de la Subred Norte,
esta oficina realizó toma física de inventarios a 429 elementos aleatoriamente a las
SALDO ACTIVOS EN PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO - CONTABILIDAD 363.189.680.153
BIENES EN BODEGA 741.960.299
BIENES NO EXPLOTADOS 72.667.751
TERRENOS 182.825.886.000
EDIFICACIONES 102.054.045.032
REDES DE AIRE 981.768.917
MAQUINARIA Y EQUIPO 2.878.061.711
EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO 51.240.605.165
MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 4.922.863.268
EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 8.490.543.779
EQUIPO DE TRANSPORTE 5.979.867.418
EQUIPO DE HOTELERIA 3.001.410.813
DEPRECIACIÓN ACUMULADA 78.486.961.441
TOTAL ACTIVOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 284.702.718.712
Fuente: Resumen - Estados Financieros a 30 de junio de 2018.
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diferentes Unidades de Servicios de Salud – (Simón Bolívar, Chapinero, Usaquén,
Engativá y Suba), para analizar y comparar contra el listado del sistema de información de
modulo tomando los saldos iniciales - septiembre 2017. Como resultado de esta actividad
es posible concluir que los inventarios individuales de los funcionarios no coinciden con
los inventarios verificados por esta oficina.
Por lo anterior, la OCI visitó a los referentes de activos fijos de las Unidades de Servicios
de Salud y verificó que se vienen efectuando los movimientos de traslados manualmente
en el formato de traslado sin ser causados en el respectivo módulo del sistema de cada
uno de los referentes de activos fijos hasta que no se realice la toma física de inventarios
de la Subred Norte. La anterior situación presenta un riesgo de pérdida de los elementos
que han sido traslados entre oficinas y sedes al no contar con un registro unificado del
movimiento de dichos bienes.
El líder del proceso de Activos fijos explica que el sistema de información en el módulo de
activos fijos, se viene actualizando por cada uno de los referentes las USS de acuerdo a
la circular 016 del 3 de mayo de 2018 en la que menciona que se realizará la toma física
de inventarios a partir del 1 de junio hasta diciembre 31 de 2018.
Sin embargo, cuando se tenga la toma física por cada una de las unidades de servicios de
salud de la Subred Norte E.S.E. a 31 de diciembre de 2018, se deben establecer los
bienes sobrantes y faltantes de acuerdo a lo registrado en las novedades de los traslados
y así poder conciliar esta información con los registros contables, para generar posibles
ajustes financieros.
Debido a la no actualización del sistema de información módulo de activos fijos se
presentan los siguientes inconvenientes:
a) El sistema de información módulo de activos fijos verificados por la OCI encontró
que funcionarios de contrato retirados de la Subred Norte, tenían cantidad de elementos a
cargo con su respectiva valorización como se ve en el siguiente cuadro:
Retirados con activos fijos
Responsable Cantidad Valor
QUINTERO MENDEZ JHON FREDY 112 $ 1.165.680.053
CARLOS EDUARDO LUNA ZAPATA 188 $ 345.166.671
MELO VARGAS JORGE ENRIQUE 31 $ 183.884.233
CORVA PEREZ RICHARD ALFONSO 24 $ 147.523.670
MARTELO DOMINGO GELIZ 66 $ 55.630.856
GARZON SALAMANCA JENNIFER 66 $ 27.598.027
AGON LLANOS CARLOS HUMBERTO 92 $ 19.806.853
QUINTERO MARTINEZ ALBA LILIANA 29 $ 7.865.855
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AMAYA SANTANA CLAUDIA PATRICIA 6 $ 6.412.796
ANGEL DEVIA KELLY JOHANNA 8 $ 4.994.989
MAYORGA QUINTERO MARI LUZ 13 $ 4.668.576
TERESA DE JESUS PLAZAS PERALTA 3 $ 3.265.440
VELANDIA PATINO CAROL ADRIANA 9 $ 3.235.132
ALVARO IGNACIO GUERRERO DEVIA 1 $ 2.995.000
VALVUENA MOJICA YEIMY JULIETH 3 $ 1.672.178
Total general 651 $ 1.980.400.329 Fuente: Informe del módulo de activos fijos.
Al no contar con un registro único de traslados e inventario unificado en el sistema, se está incurriendo en un riesgo de gran magnitud ya que es posible que no se encuentren dichos elementos y/o que el responsable retirado no haya hecho entrega de dichos bienes. Adicionalmente, se evidencia incumplimiento del objetivo del procedimiento Manejo y control de entrega y traslado de bienes de funcionarios y/o contratistas. b) Igualmente se observa en el siguiente cuadro de funcionarios con concentración
de activos fijos
Responsable Cantidad Valor
ESCOBAR CARLOS FERNANDO 246 3.084.581.153
GAVIRIA CASTELLANOS JORGE LUIS 836 2.181.211.804
CALLEGOMEZ SANDRA 1133 2.041.327.675
MUÑOZ CUERVO JENNY MARCELA 1025 1.907.417.053
CELIS CASTAÑEDA LUZ ASTRID 279 1.797.260.665
SANCHEZ DIAZ JULIA HAYDEE 5 1.580.670.392
URREGO VARGAS DAHYANA CAROLINA 4531 1.488.281.658
SOLUCIONES DE GTH SAS 2382 1.314.884.493
ROJAS CAMELO FLOR ALBA 557 1.279.926.785
ZAMUDIO PARRA CARLOS ALBERTO 48 1.219.102.289
QUINTERO MENDEZ JHON FREDY 112 1.165.680.053
PRADODE LA GUARDIA RONAL 884 1.159.315.689
ALMANZA BARRAGAN LIBIA ANGELIC 370 1.103.247.258
CORREA JARAMILLO OSCAR IVAN 172 1.088.250.661
HERNANDEZ RODRIGUEZ MACEDONIO 485 1.077.207.658
QUINTERO QUINTERO OLGA YOLIMA 181 1.056.473.684
GERMAN BECERRA OSCAR ALFONSO 711 1.048.528.479
TOTAL 25.593.367.449 Fuente: Informe del módulo de activos fijos
En el anterior cuadro se puede evidenciar que existen funcionarios y/o contratistas que son responsables de una alta concentración elementos, situación que pone en riesgo la custodia de dichos elementos y por consiguiente se presenta el peligro de pérdida dado
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que dichos elementos que son usados por múltiples funcionarios los cuales no se responsabilizan de manera adecuada. Verificación de placas.
a) Plaquetas en mal estado.
En la toma aleatoria de inventario realizada, se evidenciaron elementos de placas en mal
estado (rotas y borradas) lo que dificultó la identificación de elementos en la Unidad de
Servicios de Salud Chapinero, que se relacionan a continuación.
TOMA ALEATORIA DE INVENTARIO
OFICINA DE CONTROL INTERNO
ID PLACA(S) DESCRIPCION / NOMBRE UBICACIÓN SEDE NOMBRE
1 Sin Placa - arrancada Silla Interlocutora Jurídica USS Chapinero
Carlos Agon / Roció Baro
2
Placa Dañada / v109962 Chap.
Puesto de trabajo sin Cajonera
Jurídica USS Chapinero Carlos Agon / Roció Baro
3
Sin Placa de la Subred - arrancada/ V109941 Chp.
Archivador con cajonera
Jurídica USS Chapinero Carlos Agon / Roció Baro
4
Sin Placa de la Subred - /01240120 S. Bolívar
Silla Giratoria Jurídica USS Chapinero Carlos Agon / Roció Baro
5
Sin Placa de la Subred - /HI2394 Eng.
Silla Giratoria Jurídica USS Chapinero Carlos Agon / Roció Baro
6
Sin Placa de la Subred -Rota /V109909 Chap.
Archivador con cajonera
Contabilidad USS Chapinero Gilberto Rodríguez Lee
7
Sin Placa de la Subred -Se borró /V109912 Chap.
Archivador con cajonera
Contabilidad USS Chapinero Linlleni González
8
Sin Placa de la Subred -dañada /V109918 Chap.
Puesto de trabajo Biomédica USS Chapinero Roger Sutaneme / Yenny Ortega
9
Sin Placa de la Subred -Arrancada /H08022 Eng.
Silla Giratoria Recursos Físicos- Mtto Automotriz
USS Chapinero Leonardo Rendón
Lo anterior implica la necesidad de hacer mantenimiento y verificar el estado de las placas
para cambiar las defectuosas a fin de que cuando se realice la toma física de inventarios
no se tenga inconvenientes en su verificación.
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b) Duplicidad de plaquetas
Tabla de placas duplicadas.
NOMBRE ELEMENTO PLACA VALOR NOMBRE UBICACIÓN NIT/CEDULA RESPONSABLE
SUBA SEGUNDO NIVEL 6900 9.584.457.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006
SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
CAMILLA TRAUMA MARCA 6900 8.198.873
ACTIVOS BODEGAS SIMON 79578146
HENAO CORTES GABRIEL HIGINIO
CAMILLA TRAUMA EN ACER0 6900 8.052.717
ACTIVOS BODEGAS SIMON 79578146
HENAO CORTES GABRIEL HIGINIO
CPU COMPUMAX 6900 1.218.084 ADMISIONES SIMON 52869716 LOPEZ MUÑOZ IVETTE
MONITOR MULTIPARAMETRO 33905 5.582.371
UCI INT ADULTOS SIMON 900971006
SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
MONITOR MULTIPARAMETRO 33905 3.451.000
U QUEMADOS PED SIMON 900971006
SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
MONITOR MULTIPARAMETRO 33905 5.582.371
UCI INT ADULTOS SIMON 900971006
SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
MONITOR MULTIPARAMETRO 33905 3.451.000
U QUEMADOS PED SIMON 900971006
SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
RIÑONERA EN ACERO INOXIDABLE 33905 16.588
OBSERVACIÓN CAMI CHAPINERO 900127659
SOLUCIONES DE GTH SAS
MONITOR MULTIPARAMETRO 33913 5.582.371
UCI INT ADULTOS SIMON 900971006
SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
MONITOR MULTIPARAMETRO 33913 5.582.371
UCI INT ADULTOS SIMON 900971006
SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
MONITOR MULTIPARAMETRO 33913 5.582.371
UCI INT ADULTOS SIMON 900971006
SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
RIÑONERA EN ACERO INOXIDABLE 33913 16.588
MED INTERNA CAMI CHAPINERO 79433757
GERMAN BECERRA OSCAR ALFONSO
USAQUEN ARCHIVO 7900 438.437.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006
SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
SIMON BOLIVAR ARCHIVO 7900 438.437.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006
SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
MESA PUENTE 7900 345.680 OBSERVACIÓNSIMON 11795403 PRADODE LA GUARDIA RONAL
MONIOR MULTIPARAMETRO 65234 3.451.000
MED INTERNA SIMON 900971006
SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
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MONITOR MULTIPARAMETRO 65234 3.451.000
MED INTERNA SIMON 900971006
SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
MONITOR MULTIPARAMETRO 65234 3.451.000
MED INTERNA SIMON 900971006
SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
GRANJA 900 198.359.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006 SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
NUEVA ZELANDIA 900 409.049.000 ACTIVOS F USAQUEN 900971006 SUBRED INTEGR DE SERV SALUD NO
CPU COMPUMAX 900 993.961 FISIOT Y REHAB CAMI SUBA 53041617
SIERRA BELTRAN CLAUDIA LILIANA
Fuente: Módulo de activos fijos.
Se evidenció doble placado en algunos de los activos, lo cual puede generar inconvenientes a la hora de la toma de inventarios. Procedimientos – manuales – Instructivos.
La Subred Integrada de servicios de Salud Norte E.S.E. tiene establecidos y actualizados el manual de procesos y procedimientos, instructivos y formatos para el manejo de activos fijos, los cuales se detallan a continuación: AP-AT-F-01-02-TRASLADOS
AP-AT-F-02-02-SALIDA TEMPORAL
AP-AT-F-03-02-CONCEPTO DE BAJA
AP-AT-F-04-03-TOMA FISICA
AP-AT-F-05-02-INGRESO O SALIDA BINES PERSONALES
AP-AT-I-01-01-INSTRUCTIVO DE TRASLADOS
AP-AT-I-02-01-INSTRUCTIVO DE INGRESO
AP-AT-I-03-01-INSTRUCTIVO DE INVENTARIO
AP-AT-I-04-01-INSTRUCTIVO DE BAJAS
AP-AT-M-01-01-MANUAL MANEJO Y CONTROL DE BIENES
AP-AT-PC-01-01-FOLLETO CONTROL DE BIENES
MANUAL DE REPORTES
MANUAL DEL USUARIO ACTIVOS FIJOS
MANUAL DEL USUARIO ACTIVOS FIJOS-ACTUALIZACIÓN
Esta documentación se encuentra actualizada y socializada en la Intranet. Avalúos a los Bienes Inmuebles. Se realizó la actualización de avalúos de los bienes inmuebles (Edificaciones y terrenos)
por un costo de $133.757.756 Pesos Mcte. en desarrollo del contrato de prestación de
servicios 073 del 2018 - Gesvalt Latam S.A.S., empresa que entrega en magnético y físico
los cuadernillos de avalúos por inmueble, especificando lo siguiente: en medio magnético
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se encuentra el RDA – Registro Nacional de Avaluador en la categoría de urbanos y
especiales bajo el No 1971, así mismo el RAA – Registro Abierto de Avaluadores en la
categoría de Urbanos, rurales y especiales bajo el No Aval – 71756211; de igual manera,
se encuentra carpeta de certificados de tradición y libertad por inmueble, copias de los
certificados de impuesto predial 2018, carpeta por localidad con los inmuebles objeto
avaluó y subcarpeta por cada uno con los reportes respectivos e informe digital.
El líder del proceso de Activos Fijos, Gabriel Henao mediante Acta 04 del 20 de Junio de
2018; verifica el cumplimiento de la obligaciones técnicas específicas de la finalización del
contrato de prestación de servicios 073 de 2018 y recibe los cuadernillos de los avalúos
de los bienes inmuebles e informe final de la subred Norte E.S.E.
Adicionalmente, con lo anterior se soporta el cumplimiento del hallazgo del plan de mejoramiento de la Revisoría Fiscal en el 100% en lo referente a que la “Subred Norte E.S.E. no ha realizado el avalúo de la propiedad planta y equipo a 31 de diciembre de 2017 con base en lo establecido en las normas de la Contaduría General de la Nación.”. Pólizas de seguros para activos fijos. La Subred cuenta con el contrato No.143 de 2017 suscrito con La Previsora S.A
(Compañía de Seguros) que se encuentra vigente hasta el 27 de julio de 2018, cuyo
objeto es el aseguramiento de todos los bienes inmuebles y muebles de la propiedad de
la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte ESE o aquellos que se encuentran bajo
su control, tenencia, responsabilidad o custodia, ubicados en el territorio nacional contra
los daños o pérdidas Materiales a consecuencia de cualquier riesgo, tanto por eventos
internos como externos, tal como reza el condicionado de la póliza.
A continuación se muestra el valor total del contrato con sus respectivas prorrogas y
adiciones con el fin de ampliar las coberturas en tiempo y valor de las pólizas.
CONTRATO No. 143 de 2017 - La Previsora S.A VALOR
Vigencia: 01/07/2017 al 01/02/2018 VALOR INICIAL 999.831.927
Vigencia : 01/02/2018 al 18/03/2018 PRORROGA No. 1 128.199.976
Valor Inicial:18/03/2018 al 27/07/2018 PRORROGA No. 2 326.934.563
ADICION NO. 1 14.264.291
TOTAL 1.469.230.757
La subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E. tiene asegurados todos los
bienes de la Entidad, de conformidad a las pólizas expedidas por la compañía
aseguradora la Previsora S.A., tal como se detallada en el siguiente esquema:
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POLIZA DE SEGUROS SEGUROS LA PREVISORA S.A.
No POLIZA VIGENCIA DESDE VIGENCIA HASTA
Póliza daños materiales combinados 1002771 14/03/2018 27/07/2018
Responsabilidad civil clínicas y hospitales 1007138 14/03/2018 27/07/2018
Automóviles colectiva 1010569 14/03/2018 27/07/2018
Transporte de mercancías / todo riesgo valores 1003860 14/03/2018 27/07/2018
Manejo póliza global sector oficial 1005316 14/03/2018 27/07/2018
Responsabilidad Civil 1007149 14/03/2018 27/07/2018
Responsabilidad civil servidores públicos 1007139 14/03/2018 27/07/2018
Fuente: Dirección Administrativa.
De acuerdo con las condiciones técnicas expuestas en la oferta de cotización del contrato
No. 143 de 2017, se expidieron las pólizas de seguros No. 1002771, 1007138, 1010569,
1003860, 1005316, 1007149 y 1007139 vigentes hasta el 27 de julio de 2018, las cuales
amparan los riesgos de labores y operaciones, incendios, sustracción, terremoto,
automóviles, y responsabilidad civil de los servidores públicos que amparan los activos
de la Institución.
Activos en proceso de reclamación por pérdida o Hurto a la compañía
Aseguradora.
En la siguiente matriz de siniestros y hurtos, se relacionan el estado, trámites y pagos de
elementos relacionados con reclamación, liquidación y/o reposición de bienes de la
Subred:
NÚMERO DE SINIESTRO
FECHA DE SINIESTRO
ELEMENTO RECLAMADO VALOR
RESERVA
VALOR INDEMNIZADO / LIQUIDADO
OBSERVACIONES
20316-17-70 CASO 51202
04/11/2016 Portátil Toshiba
2.000.000
OK DOCUMENTACION SE ENVIA 04/10/2017
20284-16-70 CASO 42488
13/01/2016 Monitor De Signos Vitales Ref 16771
1.500.000
SE ENVIA COTIZACION SOLICITADA 09/08/2017
20272-16-70 CASO 40623
28/10/2015 Cabezote Otoscopio Equipo De Órganos Wench Allyn
2.500.000
OK SE ENVIAN DOCUMENTOS SOLICITADOS 04/10/2017
20275-16-70 CASO 40617
26/09/2015 Fonendoscopio Tensiómetro Anaeroide
5.000.000
OK YA SE ENVIO LA DOCUMENTACION REQUERIDA
20280-16-70 CASO 42148
25/12/2015 Monitor Marca Mindray
400.000
COTIZACION OK / SE ENVIA A PUIZANO - SINIESTROS
20296-16-70 CASO 46000
08/07/2016 Desfibrilador Welch Allyn #6996 - Serie 91009 - Modelo Pci 30
1.500.000
OK SE ENVIA DOCUMENTACION SOLICITADA 05/10/2017
20289-16-70 CASO 44332
15/04/2016 Fonendoscopio Tensiómetro
115.600
OK SE ENVIA DOCUMENTACION SOLICITADA
20271-16-70 CASO 40624
21/11/2015 Pulsoximetro Marca Edan
3.000.000
OK SE ENVIA DOCUMENTACION SOLICITADA 04/10/2017
26721-16-70-13 CASO 39599
Proceso Penal 110016000049201509661 Investigada Dra. Ruth Stella Roa
5.000.000
EN ESPERA NOTIFICACION SENTENCIA
20274-16-70 CASO 40619
20/11/2015 Antena Y Radiotransmisor
2.500.000
POR DEFINIR RECURSOS FISICOS SI SE ARREGLO
20241-14-70 29/10/2014 Daños En La Infraestructura
7.650.000 PENDIENTE POR DEFINIR POR ASEGURADORA - DESISTIDO
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69003-15-70 CASO 57779
03/10/2015 Daños Causados Por El Vehículo De Placas Ock370
500.000
-
SE ESTAN RECOLECTANDO LOS DOCUMENTOS YA QUE POR LA ANTIGÜEDAD SE HA PERDIDO CONTINUIDAD EN LA CONSECUCION DE DOCUMENTOS
20299-16-70 CASO 46392
27/07/2016 Puerta De Vidrio
990.000 INDEMNIZADO
20294-16-70 CASO 45850
26/05/2016 Vidrio Aulas Educativas
380.000 INDEMNIZADO
20309-17-70 CASO 49595
22/05/2016 Vidrio Garita
234.000 INDEMNIZADO
20273-15-70 CASO 40621
01/12/2015 Daño Vidrio Garita De Vigilancia
738.000 INDEMNIZADO
20288-16-70 CASO 44508
27/03/2016 Rampa De Acceso Y Piso
55.887.234 INDEMNIZADO
69736-16-70 28/03/2016 Daños Obi547
1.013.840 INDEMNIZADO AL TALLER
20246-15-70 CASO 31280
05/01/2015 Portátil Placas 13923
1.266.825 INDEMNIZADO EN JUNIO 2016
69611-16-70 23/02/2016 Daños A Motocicleta Placas Awt-31e
918.836 INDEMNIZADO EN JUNIO 2016
70851-16-70 22/06/2016 Placas Ojx932
500.000 PAGADO REPARADO
72255-16-70 23/12/2016 Placa OJY015
39.769.584 VEHICULO YA ENTREGADO Y EN FUNCIONAMIENTO ACTUALMENTE
Fuente: Dirección Administrativa – Pólizas de seguros.
Una vez verificada la matriz de siniestro y hurtos de la subred Integrada de Servicios de
Salud Norte E.S.E. se obtuvo lo siguiente:
SINIESTROS / HURTOS CANTIDAD
SE ENVIAN DOCUMENTOS (COTIZACIONES) 8
EN ESPERA NOTIFICACION SENTENCIA 1
POR DEFINIR RECURSOS FISICOS Y ASEGURADORA 2
PENDIENTE DE DOCUMENTACION 1
INDEMNIZADOS 8
PAGADO REPARADO 1
VEHICULO YA ENTREGADO Y EN FUNCIONAMIENTO ACTUALMENTE 1
TOTAL 22
De los 22 siniestros se observa que 8 se encuentran en entrega de documentación
(cotizaciones), 1 por notificación de sentencia, 2 por definir por la aseguradora y el otro
por Recursos Físicos, 1 por pendiente de documentación, las demás se realizaron las
respectivas indemnizaciones 8, reparación 1 y arreglo 1 a los diferentes sinestros y
hurtos, sin embargo se observa que las enviadas por cotizaciones, por definir y pendiente
por documentación tienen fechas de siniestros de vigencias de 2014, 2015 y 2016 y que
fueron actualizadas para la vigencia 2017 debido a la fusión de los hospitales, se observa
que estos siniestros se vienen tramitando tardíamente debido a que se está buscando los
respectivos soportes.
Aunque se tiene actualizada la matriz de siniestros y hurtos para control y seguimiento de
los bienes y así tener conocimiento del estado en que se encuentran, se evidenció gestion
y decisiones de aquellos siniestros que se encuentran de vigencias anteriores para su
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trámite de reclamación y posterior liquidación, la cual puede suceder inconvenientes de
desistimiento y objeción por la aseguradora.
Certificación de entrega de los bienes.
Todo servidor público o contratista al momento de su retiro de la subred deberá entregar
los bienes al supervisor de contrato o al jefe inmediato, para legalizar la entrega del bien
y deberá obtener certificación de recibido a satisfacción o la refrendación del formato
traslado de elementos devolutivos e inventarios expedido por la Oficina de Activos Fijos.
Teniendo en cuenta lo anterior:
a) La OCI solicitó a Talento Humano una relación de los funcionarios de planta que
se hayan retirado en el primer semestre de 2018 con el fin de verificar certificaciones de
legalización de inventarios de bienes en servicio.
A continuación se muestra en el siguiente cuadro la relación de funcionarios retirados:
NOMBRE CARGO
ANA BAQUERO PARRADO AUXILIAR DE ENFERMERIA
CLEMENCIA PINZON MEDINA MEDICO
FANNY GARZON SERRATO SECRETARIA
INES PATRICIA MARTINEZ MIRANDA DIRECTOR TECNICO
ISABEL SIERRA CARDENAS ENFERMERA
JANETH PATRICIA BUITRAGO -
MARIA VELOZA BERNAL AUXILIAR AREA DE SALUD
MARIO A. CONTRERAS CORTES TECNICO OPERATIVO
MARTHA FONSECA NOVOA -
MERCEDES CUERVO SANCHEZ AUXILIAR ADMINISTRATIVO
NYDIA PRIETO VEGA INSTRUMENTADORA QUIRURGICA Fuente: Talento Humano
Una vez analizados los soportes de este listado, se comprobó que la Oficina de Activos
Fijos verificó la legalización del formato de inventario de bienes en servicios (Cod.AP-AT-
F-16-1) y el formato de traslado de elementos devolutivos e inventarios (Cod. FR-F-18-1)
con sus respetivas firmas para dar el respectivo paz y salvo a los funcionarios retirados.
En cuanto a los funcionarios de planta, se da cumplimiento de la entrega del cargo, de
igual manera, se tiene conocimiento del formato de solicitud movimiento de elementos por
parte del proceso de Talento Humano, el cual permite controlar la entrega de los bienes
devolutivos por parte de los funcionarios que se retiran de la institución.
b) En lo referente a los contratos de OPS: Se verificaron contratos de prestación de
servicios a fin de conocer si los interventores o supervisores formalizaron la legalización y
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devolución de los bienes entregados a los contratistas que se retiraron en la vigencia
2017, mediante acta de entrega o en el formato traslado de elementos devolutivos e
inventarios.
En el siguiente cuadro a continuación se toma una muestra de 34 contratos de OPS -12
contratos del 2017 y 22 de 2018.
.No. Cto
VIG. NOMBRE CONTRATISTA PERFIL OBSERVACIONES
4277 2017 David Alexander Arango Román
Médico Internista e Intensivista
No existe certificación de entrega
4291 2017 Juan Carlos Rodríguez Mora Enfermero (A) No existe certificación de entrega
4466 2017 Juan David Caicedo Mosquera Autorizador Urgencias, Cirugía y Hospitalización
No existe certificación de entrega
4631 2017 Carlos Mario Palacio Benavides Médico Cirujano De Tórax No existe certificación de entrega
4742 2017 Oscar David Pineda Cárdenas Facturador Consulta Externa
No existe certificación de entrega
4756 2017 Jian Sebastián Lara Acosta Auxiliar Cartera Y Glosas No existe certificación de entrega
4761 2017 Sandra Patricia Sánchez Patiño Médico General – Aph No existe certificación de entrega
4774 2017 Carlos Eduardo Cardona H. Médico Veterinario No existe certificación de entrega
4786 2017 Blanca Paola Peñafiel Martínez Médico Veterinario No existe certificación de entrega
4949 2017 Alexander Ramírez Lubin Auxiliar De Enfermería Aph No existe certificación de entrega
4970 2017 Carolina Guzmán Barrero Auxiliar De Laboratorio No existe certificación de entrega
5013 2017 Victoria De Jesús Ruiz Delarans
Médico General No existe certificación de entrega
218 2018 Oscar Javier Hermosa Rodríguez
Conductor de ambulancias Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
372 2018 Mirta Liliana Quiñones Olaya Enfermero Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
391 2018 Diana Giovanna Romero Ríos Auxiliar de enfermería Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
656 2018 Damaris Rocha Marulanda Médico general - pediatría Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
827 2018 Leidy Jahana Larrota Alarcon Enfermero (a) Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
1208 2018 María Elena Vasquez Infante Auxiliar de farmacia Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
1245 2018 Johana Leyton Chaguala Auxiliar de enfermería Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
1628 2018 Jenniffer Celis Acero Aux. de atención al usuario Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
1714 2018 Claudia Milena Buitrago Buitrago
Auxiliar de enfermera Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
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1747 2018 Lorena Julieth Torres Gómez Enfermero (a) Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
2175 2018 Laura Ximena Torres Castro Facturador urgencias, cirugía
Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
2187 2018 Daniel R.Santiago Velandia H. Facturador urgencias, cirugía
Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
2545 2018 Miguel Ángel Espinel Muñoz Técnico en sistemas Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
3428 2018 Betsy Liliana Forero Domínguez
Auxiliar de enfermería Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
3699 2018 Camilo Andrés Limas Larrarte Auxiliar de enfermería Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
3824 2018 Ana Milena Beltrán Vanegas Auxiliar de enfermería - APH
Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
3947 2018 Yeisson Orlando Perilla Arias Enfermero (a) Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
4077 2018 Iván Felipe Cruz Rojas Técnico en electro medicina Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
4160 2018 Gisell Brigith Buesaquillo Muñoz
Auxiliar de farmacia Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
4164 2018 Andrés Felipe Ortegón Bernal Enfermero (a) Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
4405 2018 Sandy Yamile Jamioy Velasco Terapeuta física Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
4409 2018 Briyi Yulie Henao Bolaños Auxiliar de enfermería Sin cláusula de responsabilidad – inventario.
Fuente: Contratación
En la verificación de las carpetas de los contratos del 2017, se evidenció que no existe
soporte alguno de actas de entrega o formato la devolución ni legalización de inventarios
de bienes en servicio por los contratistas.
Además de la verificación anterior, se analizó si existía alguna cláusula dentro de los
contratos de las vigencias 2017 y 2018 relacionada con obligaciones de responder por el
deterioro o perdida de elementos públicos, conservación y uso adecuado de los
elementos y se pudo constatar que no existe clausula alguna dentro de estos contratos.
Por lo anterior, se recomienda incluir en los contratos de OPS una cláusula que haga
relación con la entrega, conservación y uso adecuado de los elementos públicos y
obligaciones de responder por su deterioro o perdida. En el evento en que cualquier
funcionario, contratista o personal de comisión deba hacer entrega formal de los
elementos devolutivos, se hará por medio del formato “traslado de elementos devolutivos
e inventarios.
En caso de que el contratista o servidor público no haya efectuado la devolución de los
bienes entregados para el desarrollo del contrato o haga un uso inadecuado de los
mismos, el interventor, supervisor o jefe inmediato dejará constancia para efectos de
tomar las medidas administrativas y jurídicas a que haya lugar de acuerdo con lo
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establecido por la Ley 610 de 2000, Ley 80 de 1993, articulo 52 y Ley 734 de 2002, y
demás normas aplicables.
Los directores, jefes y coordinadores, deben informar al grupo de activos fijos, la fecha de
terminación del contrato, para que se efectúen los trámites de entrega de bienes. Si el
contratista no hace entrega formal de sus bienes es responsabilidad del jefe de la
dependencia donde prestaba los servicios.
Administración Documental. La oficina de Gestión Documental viene adelantado capacitaciones y validando los instrumentos de información pública con cada responsable de las oficinas productoras. Además, esta oficina adelanta lineamientos, acompañamiento y seguimiento a los avances en la implementación de tablas de retención documental y organización de archivos de gestión, tal como consta en acta de Reunión 07/06/2018 Capacitación Tablas de Retención. Por lo anterior, la OCI verificó que el área de activos fijos conoce, identifica y organiza el archivo con las denominaciones de series y subseries establecidas en la TRD, con su respectiva codificación en documentos físicos en respectivo inventario. De acuerdo a lo verificado, se tienen identificadas las carpetas de archivo según la descripción de la TRD. Se cuenta con un registro completo de las comunicaciones oficiales llegadas y enviadas por la oficina – Activos Fijos incluyendo el correo electrónico. Se encuentra ordenado en carpetas y cajas el archivo de apoyo, con su respectivo inventario de correspondencia. Administración del Riesgo. De conformidad con los lineamientos establecidos en la Ley 1474 de 2011 y el Acuerdo de Junta Directiva 022 de 2016 de la Subred Norte, mediante el cual se adoptó la política de Gestión de Riesgos de la Subred Integrada de Servicios de Salud del Norte, el Procedimiento de Administración del Riesgo código: PL-P-07-01 y la Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción 2015 del DAFP, la Oficina de Control Interno verificó seguimiento y evaluación de riesgos del proceso gestión del ambiente físico y tecnológico en la que se constató que cuenta con la formulación de riesgo de gestión; en estos hace referencia a los relacionados con el manejo de los inventarios institucionales. Adicionalmente, dentro de este proceso, se registran riesgos de corrupción asociados a los inventarios. Por lo anterior, el área de Activos fijos informa que se tienen los formatos correspondientes al análisis del riesgo con fecha del 01/02/2018, el mapa de riesgos proceso gestión del ambiente físico y tecnológico - control de activos fijos, con seguimiento y monitoreo en el 2° Trimestre del 2018, al igual que el mapa de riesgos anticorrupción con seguimiento y monitoreo en el 2° Trimestre del 2018.
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En el siguiente cuadro se muestra el seguimiento a los riesgos de gestión y corrupción
asociados a los inventarios.
MAPA DE RIESGOS DE GESTION
No. RIESGO
NOMBRE DEL RIESGO CRITICIDAD DEL RIESGO
ACCION DE CONTROL/DEFINICIÓN DE LA ACCIÓN PREVENTIVA
ANÁLISIS DE RESULTADOS
R1 No ingreso de activos a los inventarios
RIESGO MENOR
Aplicación a controles a la entrega oportuna de reportes de almacén. Retroalimentación continúa de los resultados del proceso entre almacén, planeación, caja menor, recursos físicos y Administrativa para la toma de correctivos. Conformación de equipo de colaboradores altamente comprometido.
El área de Control de Activos hace mensualmente la interface de movimientos al área de contabilidad, de acuerdo con los ingresos radicadas en el sistema de información lo que ha permitido llevar control exacto por grupo y cuenta de activos. Soporte de ello se puede evidenciar en el acta contable a junio 30 de 2018. Se adjuntan actas de conciliación entre activos fijos y contabilidad con movimientos, correspondiente al mes de junio de 2018.
R2 Incumplimiento en las metas de verificación de activos fijos
RIESGO MENOR
Actualización del manual de bienes en propiedad planta y equipo de la ESE, como guía básica para el ejercicio del control de activos. Generación del aplicativo de activos fijos en el sistema de información Retroalimentación continúa del proceso para la toma de correctivos. Conformación de equipo de trabajo con recurso humano competente, comprometido y con experiencia en el sector. Seguimiento del cumplimiento de metas de inventario.
Para el 1er semestre de la vigencia 2018 se registra el 66.66% de la toma física de inventarios de la Meta Anual establecida, teniendo en cuenta que se ve afectada por el volumen en el traslado y creación de ubicaciones, la puesta en marcha en el mes de Mayo de 2018 del módulo de activos en el sistema de información y su programación de manejo y capacitación.
Se le da aplicación al manual de manejo y control de los bienes en propiedad planta y equipo, generado el 08 de septiembre de 2017, aprobado por la Subred Norte, este manual incluye lo contemplado en los instructivos de ingresos, traslados, inventarios y bajas.
En cuanto a los controles adelantados a los saldos generados por la Subred, se implementó y desarrolló el proceso de seguimiento y Conciliación con el área de contabilidad, proceso mediante el cual se busca individualizar las cuentas por grupos y subgrupos de inventario de los diferentes periodos para que desde contabilidad se consolide la información en cuenta de balance.
El área de control de activos cuenta con un equipo de trabajo idóneo para el desarrollo de las actividades, competente y con experiencia en el sector.
R3 Información de activos no confiable
RIESGO MENOR
Continuar ejecutando las actividades de depuración de Inventarios y establecer
El área de control de activos viene realizando los cruces de información mensual tanto para la información de saldos de activos como de
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un plan de depuración que permita realizar seguimiento estricto de los registros. Toma de decisiones en Comité de Activos y Comité de Sostenibilidad Contable.
depreciación, proceso que continuará con el fin de realizar las revisiones y ajustes de posibles diferencias en el mismo periodo que se presenten.
Para el 1er semestre de la vigencia 2018 NO se presenta diferencias con el área de Contabilidad.
El área de control de activos consolida su información de gestión de forma mensual mediante reportes y archivos definidos para tal fin.
MAPA DE RIESGOS DE ANTOCORRUPCION
R1 Cohecho (Manipulación indebida de información): Omitir, negar, retardar, falsear o entrabar la orientación o suministro de información a los usuarios o organismos de control que la requieran a cambio de dadivas, prebendas, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios.
RIESGO MENOR
*Fortalecer las capacitaciones del personal de control de activos fijos *Fomentar la cultura de autocontrol y la revisión periódica de novedades
Para el segundo trimestre de 2017 se hizo capacitación del personal de control de activos fijos en el manejo, desarrollo y actualización de los registros en el nuevo módulo en el sistema de información clínica suite
No se reciben novedades.
Soporte: Acta de Capacitación.
R2 Cohecho (Diligenciamiento indebido de formularios): Generar obstáculos o entrabamiento de trámites abusando de su cargo o de sus funciones con el fin de obtener dadivas, prebendas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios a cambio de realizar o obstaculizar los trámites para la asignación de inventarios y demás servicios a funcionarios o usuarios vinculados o adscritos a la SUBRED NORTE ESE
RIESGO MENOR
*Revisión y posible actualización del Manual de procedimientos *Asignación clara de responsabilidades en el procedimiento *Fortalecer la corresponsabilidad frente al manejo y custodia de los activos de la entidad
Durante el segundo trimestre se reciben observaciones por no contar con el módulo de activos fijos en el sistema de información clínica suite. Durante el trimestre se desarrolla y se pone en producción el módulo de activos fijos, realizando acciones de Fortalecimiento de las Competencia del Talento Humano y reuniones de equipo, con el fin de mitigar o evitar la aparición del riesgo. Soporte: Actas puesta en marcha modulo y seguimiento.
R3 Solicitar dádivas o acceder a soborno: Tolerar por parte del supervisor de los contratos, el incumplimiento en la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la SUBRED NORTE ESE, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra, suministro o servicio que no ha sido ejecutado a cabalidad a cambio de un beneficio particular
RIESGO MENOR
*Articular todos los procesos de activos fijos desde el ingreso al almacén hasta el registro en inventarios y libros contables *Evaluar la gestión de la conciliación de saldos * Capacitar permanentemente a los gestores del proceso de inventario en sus obligaciones
Se asignan nuevos usuarios al módulo de producción y puntos de sistema de información en cada una de las unidades grandes de servicio, como son Suba, Engativá, Simón, Chapinero y Usaquén para disminuir dificultades en el acceso por la implantación del sistema de información unificado como Subred, lo que genera demora en la toma física de inventario y actualización del módulo en cuanto a ubicaciones y personas responsables de los bienes, no siendo esto un riesgo para la correcta parametrización y saldos contables.
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R7 Peculado Por Apropiación: Utilización impropia de la infraestructura, insumos, dispositivos y equipos de la SUBRED NORTE E.S.E. buscando provecho particular, usufructo y/o apropiamiento de los mismos en detrimento de la institución
RIESGO MENOR
* Desarrollar el módulo de control de activos fijos * Sensibilización en el uso y cuidados de los elementos entregados a los colaboradores para la ejecución de funciones
Durante el segundo trimestre del año, se genera el Manual de manejo y control de los bienes en propiedad planta y equipo de la Subred Norte, junto con 4 Instructivos aprobados por Gestión de Calidad, que regulan y controlan su proceso, así mismo se circulariza el inicio de la toma física de inventario 2018.
Se controla el manejo de las pólizas globales que amparan los riesgos de los bienes y la prestación de los servicios en la Subred Norte.
Se controla el diligenciamiento y presentación de los formatos de movimiento de bienes e inventarios y el registro de las minutas, relacionando las entradas y salidas de Activos.
Se consolida el seguimiento a proveedores de mantenimiento de Activos, mediante formatos y las Hojas de vida de los equipos.
R8 Tráfico De Influencias: Ejercer cualquier clase de coacción sobre servidores públicos o sobre particulares que ejerzan funciones públicas invocando influencias reales o simuladas, para obtener provecho personal o para terceros, o para que procedan en determinado sentido (nombramientos irregulares, nepotismo).
RIESGO MENOR
*Actualizar los procedimientos en cuanto a la gestión de talento humano * Realizar auditorías del proceso * Verificación interna de la adherencia de los procedimientos *Fortalecer los mecanismo de comunicación e información de requerimientos de control de activos
Se pone en marcha el módulo de activos fijos, con saldos e información de inventarios con corte a septiembre de 2017, realizando movimiento de ingreso y depreciación de los meses octubre, noviembre y diciembre de 2017, cerrando e interfaz a través de archivos planos la vigencia 2017.
Puesto en marcha y en producción el módulo de activos fijos en el mes de Mayo de 2018, se procede a actualizar los movimientos respectivos de enero a mayo, saldando y reportando por el modulo interfaces con contabilidad.
Se desarrolla análisis contable, conciliación de cuentas del activo y depreciación con saldos iguales a Junio 30 de 2018.
Se entregan manuales, instructivos y cuentas de usuario a los referentes de activos fijos, por parte de sistemas y el usuario líder del módulo.
R9 Incumplimiento de funciones: Permitir y / o tolerar el incumplimiento de las normas y obligaciones establecidas para los funcionarios públicos de la SUBRED NORTE ESE y la aplicación de los Manuales de Procesos y Procedimientos y los Manuales de Funciones y Competencias a cambio de dineros, dádivas o beneficios particulares.
RIESGO MENOR
* Verificar y actualizar manual de funciones *Realizar capacitación al interior del grupo en relación al manual de funciones y reglamento interno *Crear puntos de control en el seguimiento e implementación del manual de funciones
Existencia de manual, instructivos y formatos de trabajo al proceso de control de activos, aprobado por la oficina de calidad y la gerencia de la Subred.
Se circulariza la realización del inventario físico vigencia 2018
R10 Conflicto de Intereses: Cuando un colaborador, funcionario, o miembro de junta directiva no
RIESGO MODERADO
*Actualizar los procedimientos en cuanto a la gestión de talento
Se realiza periódicamente comité de inventarios formalizando actas de reunión.
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se declarare impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho
humano * Realizar auditorías del proceso * Verificación interna de la adherencia de los procedimientos *Fortalecer los mecanismo de comunicación e información de requerimientos de control de activos
Se realizan reuniones del grupo de trabajo del área de Control de activos formalizando actas de reunión.
R11 Concusión: Cuando un colaborador y/o funcionario exija descaradamente o solapadamente a otros colaboradores o particular el pago de dadivas o contribuciones para aceptar documentación o soportes falsos de la hoja de vida o de un documento privado o público
RIESGO MENOR
* Formalizar y socializarlo el instructivo de manejo de bienes en propiedad planta y equipo *Realizar auditorías del proceso * Verificación interna de la adherencia de los procedimientos
Se publica a través de la intranet, el manual de procedimientos, instructivos y formatos de trabajo, al igual que un folleto informativo.
Por lo anterior se observa gestión de seguimiento y evaluación de los mismos, sin que
exista materialización de riesgo de cargue de información en el sistema, evaluación en el
proceso interno y adecuada actualización de inventarios.
Directiva 003 de 2013 de la Secretaria de la General Alcaldía Mayor de Bogotá.
De acuerdo a la Directiva 003 de junio 25 de 2013 emanada la Secretaria General de la
de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en lo referente a la perdida de elementos y documentos,
se tiene establecido en el folleto Control de Bienes y manual Manejo y Control de los
Bienes en Propiedad Planta y Equipo el procedimiento para la perdida de bienes de la
entidad, mediante pólizas que aseguran los bienes de la institución y se renuevan cada
año.
Además para minimizar los riesgos de pérdida se cuenta con el Mapa de Riesgos para el
proceso de Gestión del Ambiente Físico y Tecnológico (activos fijos) de la Subred
Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E., en el cual se identifica y define los posibles
riesgos para los activos de la entidad. Verificación del seguimiento que se realiza con la
oficina de Desarrollo Institucional, que hace los seguimientos cada trimestre.
En la verificación del contrato de vigilancia No 09 de 2018 - Empresa Unión Temporal
SYO que se suscriben queda claramente detalladas las obligaciones relacionadas con la
custodia de bienes y las responsabilidades del contratista estableciendo rigorosa
aplicación en caso de pérdida de elementos.
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En los Contratos verificados de Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
Gestión Administrativa y Asistencial y se verifico que no existe dentro de ninguna cláusula
que hagan relación con la entrega, conservación y uso adecuado de los elementos
públicos y obligaciones de responder por su deterioro o perdida.
Seguimiento del Plan de Mejoramiento Revisoría Fiscal.
De acuerdo al seguimiento al Plan de Mejoramiento a las observaciones de la auditoria de
la Revisoría Fiscal se dio cumplimiento al 100% de los compromisos adquiridos,
observándose el cierre de los ciclos de mejora de dicho plan. Anexo Plan
mejoramiento.
PLAN DE MEJORAMIENTO REVISORIA FISCAL
HALLAZGO / OPORTUNIDAD DE
MEJORA
CAUSA PRINCIPAL
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
ESTADO INDICADOR
%
La |subred Norte E.S.E. no ha realizado el avalúo de la propiedad planta y equipo a 31 de diciembre de 2017 con base en lo establecido en las normas de la Contaduría General de la Nación.
Realización del avalúo
1. Realizar el avalúo de la propiedad,
planta y equipo de la Subred Norte
E.S.E.
De acuerdo al Acta 04 del 20 de Junio de 2018; Finalización Contrato de prestación de servicios 073 de 2018, se reciben los cuadernillos de los avalúos de los bienes inmuebles.
100%
Cálculo de adiciones, retiros y depreciación se realiza en hoja de cálculo Excel
Riesgo sobre la información manejada por activos fijos
1. Implementación y puesta en marcha
del módulo de activos fijos
Se Suscriben actas de: Acta de arranque módulo de activos fijos el 27/03/2018 Oficio de presentación saldos a contabilidad 09 a 12/2017 el 11/04/2018 Acta de saldos a 31/12/2017 con contabilidad el 11/05/2018 Acta de reclasificación de saldos contabilidad el 15/05/2018 Acta seguimiento casos de uso aplicativo el 13/06/2018 Acta seguimiento funcionalidades aplicativo el 18/07/2018 Acta de conciliación saldos contabilidad activos fijos junio 2018
100%
Fuente: Activos Fijos
No Conformidades. En desarrollo del análisis efectuado al proceso auditado, se evidenciaron las siguientes no conformidades:
1.- Al auditar el proceso del sistema del módulo de Activos Fijos se detectaron doble placado en algunos de los activos, como se observa en la tabla de placas duplicadas.
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2.- En la verificación de la matriz de siniestros y hurtos de la Subred Integrada de
Servicios de Salud Norte E.S.E se evidencio que se debe dar prioridad en las gestiones y
decisiones de aquellos siniestros que se encuentran de vigencias anteriores (2014 y
2015) para su trámite de reclamación y posterior liquidación, la cual puede suceder
inconvenientes de desistimiento y objeción por la aseguradora.
3.- En la verificación de las 12 carpetas de los contratos OPS del 2017, se evidenció que
no existe soporte alguno de actas de entrega Activos Fijos o legalización del formato de
inventario de bienes en servicios (Cod.AP-AT-F-16-1) ni el formato de traslado de
elementos devolutivos e inventarios (Cod. FR-F-18-1) por los contratistas.
4.- En la revisión de los 34 contratos de OPS de 2017 y 2018 no se incluye cláusula que haga relación con la entrega, conservación y uso adecuado de los elementos públicos y obligaciones de responder por su deterioro o perdida. 5.- De los 62 elementos de la toma aleatoria de inventario realizada en la Unidad de Servicios de Salud Chapinero se evidencio que 9 elementos se encuentran con placas en mal estado (rotas y borradas), e igualmente verificar las placas en general de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E. 6.- Al no tenerse actualizado el sistema de información módulo de activos fijos por cada una de las unidades de servicios de salud, se observó en la verificación de dicho sistema existe responsables que se encuentran retirados o activos y que tienen una alta concentración de elementos a su cargo la cual no han hecho el respectivo procedimiento de traslado o entrega de estos elementos.
CONCLUSIONES
Las cuentas de activos fijos, presenta razonablemente aspectos importantes de la situación financiera de la entidad, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptada. La puesta en marcha del módulo de Activos Fijos en el sistema de información Clínical Suite, generó interface con módulos financieros, mediante actas de conciliación de saldos y actas de seguimiento del estado actual de la operación, la cual se vienen elaborando movimientos y reportes de saldos, conciliados con los Estados Financieros.
Se observó que las depreciaciones de los activos fijos, se realizó mediante el método de línea recta y se verificó que el valor de los activos en libros es razonable. Se evidencia que la Subred tiene documentadas las políticas y demás prácticas contables relativas a los activos, lo mismo que los manuales donde se describen las diferentes formas de desarrollar las actividades, en procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible.
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Se efectúan las actualizaciones de los avalúos a los bienes inmuebles (Edificaciones y terrenos), a través del contrato de servicios 073 del 2018 por un costo de $133.757.756. Se encuentra en proceso de depuración y actualización los inventarios a través de la Circular 016 de 2018, proceso que generará nuevos movimientos y reportes de novedades en cuanto a Bienes obsoletos e inservibles a dar de baja. RECOMENDACIONES Dar cumplimiento a la toma física de inventarios a 31 de diciembre de 2018 y actualizar el aplicativo del módulo de inventarios por cada uno de los referentes de activos fijos de las diferentes Unidades de Servicios de Salud. Cuando se termine la toma física por cada Unidades de Servicios de Salud se deben establecer los bienes sobrantes y faltantes de acuerdo a lo registrado en las novedades de los traslados y realizar las respectivas compensaciones de faltantes y sobrantes con el fin de conciliar dicha información con los registros contables, para generar los posibles ajustes en los estados financieros.
Se evidenció doble placado en algunos de los activos, lo cual generaría inconvenientes a la hora de la toma de inventarios. La Dirección Administrativa debe dar prioridad en adelantar las acciones de oportunidad ante los siniestros/hurtos que se encuentran en proceso de reclamación de vigencias anteriores con el fin de tener el trámite de reclamación y posterior liquidación y no tener inconvenientes de desistimiento y objeción. A los supervisores de los contratos se les debe socializar el instructivo y formato para dar cumplimiento de la entrega del cargo y recordarles las implicaciones disciplinarias por no realizar la entrega del cargo. Los contratos de OPS deben incluir una cláusula que haga relación con la entrega, conservación y uso adecuado de los elementos públicos y obligaciones de responder por su deterioro o perdida. En el evento en que cualquier funcionario, contratista o personal de comisión debe hacer entrega formal de los elementos devolutivos, se hará por medio del formato “traslado de elementos devolutivos e inventarios o acta de entrega.
Se deben realizar actas de paz y salvo de los activos fijos cuando cesa el vínculo laboral o termina un contrato.
Hacer mantenimiento y reemplazar las placas de los bienes de la Unidad de Servicios de Salud Chapinero y verificar en general las placas de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E. con el fin que cuando se realice la toma física de inventarios no se tenga inconvenientes en su verificación.
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Se recomienda que una vez realizado el inventario de los activos fijos, se actualice el sistema de información módulo de inventarios por cada una de las unidades de servicios de salud se confirme que los responsables que encuentran retirados o activos y que tienen una alta concentración de elementos a su cargo hayan hecho el respectivo procedimiento de traslado o entrega para que no tengan inconvenientes que estos elementos que tenían a cargo no se hayan perdido. Se recomienda en lo posible evitar asignar a un solo responsable un número excesivo de activos que dificulte su adecuado seguimiento y custodia.
Atentamente, (ORIGINAL FIRMADO) CARLOS FERNANDO REY RIVEROS Jefe Oficina de Control Interno Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E.
Nombre Cargo Firma
Elaborado por: William Morales López Profesional Especializado
Proyectado por
Revisado por Carlos Fernando Rey Riveros Jefe de Control Interno
Aprobado por:
Declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales y por lo tanto lo presentamos para la firma