Asiste Administrativo Of Centrales

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DESCRIPCIN DE PUESTO

1.IDENTIFICACIN Y ASIGNACIN:

Ttulo del puesto:Localizacin:

Encargado de BodegaOficina central FORMCHECKBOX Oficina regional FORMCHECKBOX Subsede FORMCHECKBOX

Asignado al

reaFinanciera-Administrativa

2.UBICACIN ESTRUCTURAL:

3.SUPERVISA DIRECTAMENTE A:

A ninguno4.NATURALEZA DEL PUESTO:

Trabajo profesional que consiste en asistir a la Coordinacin Administrativa Regional en atender los requerimientos de los diferentes programas, proyectos y departamentos de la Organizacin, en cuanto al suministro de materiales, repuestos, equipos y otros rubros de la bodega, recibindolos, clasificndolos, codificndolos, despachndolos e inventarindolos para satisfacer las necesidades de dichas unidades. Es responsable de la aplicacin de principios administrativos que soporten la implementacin, ejecucin y correcta utilizacin de los recursos a su cargo. Su trabajo es revisado en forma directa por la coordinacin administrativa en el rea de accin, en reuniones evaluativas peridicas y/o mediante el correcto desenvolvimiento de los procesos propios de la posicin.5. FUNCIONES Y ACTIVIDADES BSICAS:

Funcin nmero:1Administrar la bodega de suministros de materiales y de oficina, con el propsito de asegurar el buen resguardo y control de movimiento de los suministros de la Organizacin en asistencia directa a las requisiciones de los diversos Programas y Proyectos.

No.Per*Actividad

1DRecibe y revisa materiales, repuestos, equipos, y otros suministros que ingresan a la bodega.

Funcin nmero:1Administrar la bodega de suministros de materiales y de oficina, con el propsito de asegurar el buen resguardo y control de movimiento de los suministros de la Organizacin en asistencia directa a las requisiciones de los diversos Programas y Proyectos.

No.Per*Actividad

2DVerifica que las caractersticas de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al almacn se correspondan con la requisicin realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor.

3DCodifica la mercanca que ingresa al almacn y la registra en el kardex computarizado de acuerdo con el Programa o Proyecto que indica la correspondiente solicitud de compra.

4DClasifica y organiza el material en el almacn a fin de garantizar su rpida localizacin.

5DRecibe y revisa las requisiciones internas de materiales, repuestos y/o equipos, verificando que estn apropiadamente autorizadas.

6DElabora guas de despacho y rdenes de entrega y despacha la mercanca solicitada al almacn.

7DLleva el control de las salidas de mercanca en el almacn registrndolo en el kardex computarizado de acuerdo con el Programa o Proyecto que indica las requisiciones internas de materiales.

8MACoordina y levanta los inventarios fsicos mensuales y anuales de las bodegas de suministros y compara contra kardex para obtener diferencias, las cuales debe investigar y trasladar a Jefatura Superior para autorizaciones. Informa de existencias a programas.

9MElabora saldos de los suministros que quedan en existencia e informa a su superior inmediato en los reportes diseados para el efecto.

10CGuarda y custodia los bienes, materiales y suministros existentes en la bodega. Cuida de la limpieza y orden de las instalaciones, se mantiene vigilante de la seguridad de los accesos a la misma y vela porque las medidas de seguridad funciones apropiadamente (Llaves, candados, extinguidotes y otros)

11CCoordina con Asistente Administrativo y con Pilotos el transporte a fin de conseguir la asignacin de vehculos para el traslado de los suministros hasta su destino final.

12DMantiene archivo actualizado de todos las formas que generan movimiento en la bodega (Notas de Ingreso, Guas de Transporte, Inventarios anuales y peridicos, Ajustes debidamente autorizados, y de otras formas que soportan los anteriores como: Solicitudes de compra, Ordenes de Compra y envos de proveedores) y mantenerla a disposicin del personal autorizado.

Funcin nmero:2Apoya a que las funciones administrativas se coordinen correctamente y que respondan a las polticas, normas y procedimientos administrativos establecidos.

No.Per*Actividad

1CCumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la Organizacin.

2EParticipa activamente en los programas de capacitacin relacionado con tcnicas de administracin de bodegas para las distintas Subsedes que lo requieran en coordinacin con la Coordinacin Administrativa

3AAsistir a los programas de capacitacin que se acuerden para el personal y que tenga relacin con su responsabilidad, segn indicacin de la Jefatura Superior.

4ESustituir temporalmente a otros empleados de igual nivel jerrquico que ocupen puestos dentro del nivel jerrquico asignado, en casos de licencias, vacaciones, enfermedades, permisos y otras circunstancias similares, principalmente al rea de Mensajera.

5SEParticipar en el proceso de evaluacin de desempeo del personal de la Organizacin siguiendo los lineamientos establecidos por Jefatura Inmediata Superior

6MReportar ficha de control de horas trabajadas a Jefatura Inmediata Superior.

7CRealizar otras tareas afines que se requiera a solicitud de Jefatura Inmediata Superior.

Funcin nmero:3Asegura el manejo y registro adecuado de los activos y materiales en tarjetas de responsabilidad del personal.

No.Per*Actividad

1CLleva el registro de los activos asignados al personal

2EActualiza las tarjetas de responsabilidad del personal de los proyectos

3AInforma a jefatura superior sobre el estado de los activos de la institucin

4ERealiza inventarios fsicos de los bienes de la institucin

*Periodicidad de las actividades: diarias (D), semanales (Sa), quincenales (Q), mensuales (M), trimestrales (T), semestrales (Se), anuales (A), eventuales (E), cclicas (C):

6. DOCUMENTOS

Documento que Recibe:De:Uso:

Programaciones de Trabajo Tcnicos de los Distintos Programas y ProyectosVerificacin de autorizaciones de salida de suministros

Notas de EnvoAsistente de Compras y Contrataciones por suministros recibidos directamente en Oficinas Centrales.

ProveedoresVerificacin del producto y emisin de la Nota de Ingreso a Bodega

Requisiciones Internas de repuestos, papelera y tilesAsistente Administrativo, Gerencias, Subgerencias y CoordinacionesPara despacho y descargo de Kardex.

Documento que Procesa:Para:

Notas de Ingreso a BodegaSoporte del proceso de compras, alimentacin de kardex de suministros y control de movimientos de bodega

Guas de Transporte Alimentacin de kardex de suministros y control de movimientos de bodega

Reportes de inventario en bodegaPara reportar las existencias de las bodegas de suministros

Reportes de levantamiento de inventarios fsicosPara documentar el proceso de inventario fsico, deteccin de diferencias y aplicacin de ajustes

Tarjetas de responsabilidad de activos fijosPara controlar ubicacin y responsabilidad de los activos fijos

Reporte de Horas TrabajadasTraslado a Jefatura Superior y Gerencia de RRHH

7. AUTORIDAD:

1Para ejercer funciones de control y revisin sobre los diferentes procesos de gestin de procesos de control interno en el rea asignada.

2Para proponer en sesiones de trabajo y exponer criterios que modifiquen las acciones o estrategias que logren la efectividad de los planes de trabajo.

3Para ejecutar las instrucciones de la Asistencia Administrativa relacionadas con la efectividad de la administracin de la bodega.

8. RESPONSABILIDAD:

1Acatar las instrucciones, disposiciones, polticas y lineamentos establecidos por la administracin de Save the Children en funcin del correcto desarrollo del trabajo asignado.

2Hacer eficientes y efectivos los procesos administrativos y de control interno del rea a cargo, a manera de potencializar la actuacin de Save the Children manteniendo su imagen Organizacional.

3De administrar adecuadamente la bodega suministros garantizando limpieza, custodia y total control sobre los movimientos de ingreso, despacho y existencias.

4De llevar actualizados los registros auxiliares de suministros (kardex) con el propsito de establecer las existencias de producto y poder determinar los niveles mnimos de inventario.

5Proveer a Jefatura superior del apoyo y respaldo en las acciones administrativas asignadas al rea.

6Ante la Asistencia Administrativa por la eficiente labor de las funciones del puesto y para el logro efectivo de los objetivos y metas de trabajo.

7Del uso correcto de los instrumentos y materiales de trabajo para el desarrollo de sus responsabilidades.

8De participar en los programas de evaluacin o adiestramiento establecidos por Save the Children.

9De participar en la Evaluacin del Desempeo anual.

10De Mantener un correcto trato y cordura de comportamiento hacia el personal, representantes nacionales e internacionales y consultores que transporta, proveedores, jefaturas y compaeros de trabajo en general.

9. PERFIL REQUERIDO:9.1 Caractersticas Personales:

Edad:Mnima:21Mxima:

Sexo:Indistinto:Masculino:XFemenino:

Estado civil:Indistinto:XCasado:Soltero:

Otras:Con muy buena presentacin, impecable, de buen aspecto y consistencia fsica

Con personalidad que garantice imagen y presencia principalmente en procesos de logstica de bodegas.

9.2Conocimientos Especficos (Especialidad acadmica o prctica):

Escolaridad mnima:Bachiller y/o Perito Contador,

Escolaridad ideal:Estudios universitarios.

Herramientas informticas:Manejo de ambiente Windows, dominio en el uso de paquetes de Office, base de datos, navegacin en Internet y manejo de correo electrnico.

Otro idioma (%):Ingls bsico

Otros:Tcnicas de almacenamiento de productos

9.3Experiencia Laboral Necesaria para el Buen Desempeo del Puesto:

reas, Funciones o Puestos:Aos Mnimo:

1Trabajo donde se halla requerido habilidad para llevar control de salidas y entradas. 2

9.4Habilidades Personales:

Conocimientos, Habilidades y Destrezas:

Conocimiento sobre aplicacin de estrategias administrativas en funcin de la eficiencia organizacional.X

Habilidad para organizar, dirigir, coordinar y controlar actividades relacionadas con la responsabilidad de la posicin.X

Amplio conocimiento sobre uso apropiado de equipo de oficina y computacin actualizada (Windows, Office, Base de datos, navegacin en Internet, Administracin de Correo Electrnico).X

Habilidad para expresarse verbalmente y por escrito, en forma clara y concisa.X

Para la comunicacin escrita y verbal para el contacto con proveedores.X

Habilidad para participar, analizar y plantear estrategias y acciones concretas.X

Habilidad para establecer y mantener relaciones efectivas de trabajo.X

Caractersticas de la Personalidad:

ProactivoX

LiderazgoX

EntusiastaX

AudazX

Caractersticas de la Personalidad:

HonestoX

ObjetivoX

Actitud PositivaX

Tenaz, audaz y suspicaz para el desempeo de sus funciones. X

Hbil en la aplicacin de la razn, anlisis y la lgica.X

Con definicin apropiada de valores sociales, polticos y econmicos.X

Ordenado, responsable, puntual.X

Con desarrollo de caractersticas de profesional con xito en el desempeo de sus funciones. Con aptitudes y conocimientos estratgicos y aptitudes directivas: Creativo, lder y con calidad profesional.X

Con capacidad para la delegacin, orientacin, formacin de equipos, resolucin de problemas y manejo al cambio.X

10. RELACIONES:10.1 Relaciones Internas:

Con quin?Para qu?

Gerente de operacionesSeguimiento a acciones en apoyo a Jefatura Superior

Coordinadores y dems personal tcnicoPor atencin a los despachos de acuerdo con la programacin realizada.

Coordinador Administrativo / Asistente AdministrativoRecibir instrucciones, consultas y reporte de resultados, abastecimiento de papelera y tiles.

Supervisor financieroCoordinacin de inventarios fsicos y reportes de existencias.

Secretaria recepcionistaRecepcin de bienes y suministros y emisin de notas de ingreso para documentar el proceso de compra.

PilotosCoordinacin para entrega de suministros hacia su destino final.

10.2 Relaciones Externas:

Con quin?Para qu?

ProveedoresRecepcin de envos, conteo de suministros y materiales y emisin de notas de ingreso a bodega.

11. CONDICIONES LABORALES:

Salario InicialQ

HorarioDe 8:00 a 17:00 horas

Tipo de contratacinContrato temporal FORMCHECKBOX

Indefinido FORMCHECKBOX

Plaza nueva FORMCHECKBOX

Sustitucin FORMCHECKBOX

12. AUTORIZACIONES Y FECHA:

Jorge Giovani Gmez PalaciosCoordinador Administrativo y FinancieroCarmen de Briz

Gerencia de Recursos Humanos

Encargado de Bodega

Coordinador Administrativo y Financiero

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