BLOQUE 1.- GESTIÓN DE COMPRAS 2013

Emisión y seguimiento del pedidoEl pedido u orden de compra es un documento por el cual el Departamento de Compras solicita en firme a los proveedores los productos o servicios que la empresa necesita para su funcionamiento.

Una vez que se han negociado las condiciones de compraventa y que se han plasmado en el correspondiente contrato, se procede a solicitar en firme la cantidad de producto o servicio necesaria.

El pedido puede hacerse por escrito o verbalmente:

• Verbalmente: por teléfono o personalmente. En este caso, es conveniente que además de esta comunicación verbal se haga también por escrito, ya que de otra manera no existe nada en base a lo que poder reclamar por parte del Departamento de Compras si el producto o servicio recibido no se ajusta a lo solicitado en el pedido, ni tampoco el proveedor tendrá nada en base a lo que poder rebatir una posible reclamación.• Por escrito: fax, correo electrónico, papel. El pedido debe contener todos los datos necesarios para evitar errores o desviaciones entre lo que el departamento de compras quiere y lo que el proveedor le envíe posteriormente.

SOLICITUD DEL PEDIDO Página 1

BLOQUE 1.- GESTIÓN DE COMPRAS 2013

SOLICITUD DEL PEDIDO Página 2

BLOQUE 1.- GESTIÓN DE COMPRAS 2013

Confirmación del pedidoEs conveniente, sobre todo en los pedidos realizados verbalmente si no se acompañan de un documento escrito, que el proveedor confirme la cantidad, precio y condiciones solicitadas, identificando el pedido a que se refiera, para lo que se utilizará un documento escrito (modelo predefinido o carta).

La comunicación del documento de confirmación se recibe normalmente por fax, aunque también puede recibirse por correo ordinario, por correo electrónico o personalmente.

Seguimiento o control de pedidosAl Departamento de Compras también le corresponde realizar el seguimiento del pedido, es decir, una vez realizado y confirmado el pedido, debe mantener la comunicación con el proveedor para asegurarse de que el producto o servicio adquirido se reciba en la fecha y condiciones pactadas.Con el fin de facilitar esta labor, se suele llevar un libro de seguimiento de pedidos.

SOLICITUD DEL PEDIDO Página 3

BLOQUE 1.- GESTIÓN DE COMPRAS 2013

SOLICITUD DEL PEDIDO Página 4