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BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E.

CONVOCATORIA PÚBLICA No.004 DE 2014

CONDICIONES DE CONTRATACION PARA EL SERVICIO DE IMPRESIÓN, SUMINISTRO,DISTRIBUCION DE BILLETES DE LOTERIA DEL VALLE Y RECOLECCION DE LADEVOLUCION Y BILLETES PREMIADOS DE LA LOTERIA DEL VALLE AÑO 2014

CAPITULO I.

1. DISPOSICIONES GENERALES

1. 1. OBJETO DEL CONTRATO

La presente convocatoria tiene por objeto la adjudicación del contrato para la prestación delservicio de Impresión, Suministro, Distribución y Recolección de la devolución y billetes premiadosde la billetería de la Lotería del Valle, para treinta (30) sorteos, uno por semana, iniciando con elsorteo No. 4228 del siete (7) de mayo de 2014, hasta el sorteo No. 4257 del día 26 de noviembredel año 2014

La cantidad de billetes a contratar será de (7.950.000) SIETE MILLONES NOVECIENTOSCINCUENTA MIL BILLETES para los 30 sorteos, con una impresión promedio de DOSCIENTOSSESENTA Y CINCO MIL (265.000) billetes por sorteo.

La cantidad total puede variar durante el desarrollo del contrato por cambio en el plan de premios,composición del billete, cantidad de series, necesidades del mercado o por cualquier razón deorden legal que obligue cambios en la expedición total o parcial de billetería pero siemprebuscando respetar objeto y valor del contrato.

Es de aclarar que el valor presupuestado hace referencia a los sorteos ordinarios, ya que lospromocionales “raspa“se cotizarán, para tener en cuenta en el transcurso del contrato si serequieren en un momento dado, para lo cual se adicionaría el valor del contrato o se modificaría lacantidad de billetes a entregar en determinado sorteo, como medio para combatir la ilegalidad yescaneo de Lotería.

1.2 REGIMEN JURÍDICO APLICABLE

La Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. adoptará el proceso de selección contemplado en elartículo 18, CONVOCATORIA PUBLICA, del Reglamento de Contratación contenido en el Acuerdode Junta Directiva N° 004 de agosto 13 de 2008, en razón a la cuantía estimada para el presentecontrato, la cual supera los 300 SMLMV, en concordancia con el artículo 93 de la Ley 1474 de2011 y el Artículo 63 del Decreto 1510 de 2013.

1.3. CONTROL SOCIAL

En cumplimiento de los principios que rigen la función administrativa contenidos en el artículo 209de la Constitución Política, el artículo 66 de la ley 80 de 1993, el artículo 24 del Decreto 1510 de2013, se convoca a las Veedurías ciudadanas interesadas en ejercer el control social, para lo cualpodrán presentar recomendaciones escritas y oportunas ante la Entidad. El costo de las copias querequieran serán a cargo de los interesados y las peticiones se resolverán de acuerdo a lostérminos consagrados en el Código Contencioso Administrativo para el Derecho de Petición.




1.4 PROGRAMA PRESIDENCIAL “LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN”.

En el evento que conozca casos de corrupción en las Entidades del Estado, debe reportar el hechoal Programa Presidencial “Lucha contra la Corrupción” a través de: los números telefónicos:(01)5601095, (01)5657649, (01)5624128; vía fax al número telefónico (01)5658671; la líneatransparente del programa a los números telefónicos: 9800 – 913040 o (1)5607556; correoelectrónico, en la dirección: webmaster@anticorrupción.gov.co; al sitio de denuncias del programa,en la página de Internet: www.anticorrupción.gov.co; correspondencia o personalmente, en ladirección Carrera 8 N° 7–27, Bogotá, D.C. También podrá presentar sus quejas o reclamos a laGobernación del Valle del Cauca.

1.5 PACTO DE TRANSPARENCIA.

Compromisos asumidos por el proponente

El Proponente apoyará la acción del Estado Colombiano y de la BENEFICENCIA DEL VALLE DELCAUCA EICE., con el fin de fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas y eneste contexto deberá asumir explícitamente los siguientes compromisos, sin perjuicio de suobligación de cumplir la Ley Colombiana:

1. El Proponente se compromete a no ofrecer ni dar sobornos, ni ningún otro tipo de halago odádiva a ningún funcionario público, miembro o trabajador de la BENEFICENCIA DELVALLE DEL CAUCA EICE., en relación con su propuesta, con el proceso de convocatoriapública, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado del procesode selección. Igualmente, el proponente se compromete a no permitir que nadie, bien seafuncionario suyo o cualquiera de los miembros del proponente plural o un agentecomisionista independiente, lo haga en su nombre.

2. El proponente se compromete formalmente a exigirle, contractualmente o por cualquierotro medio a su alcance, a todos sus empleados, asesores, agentes y a cualesquiera otrosrepresentantes suyos, el cumplimiento en todo momento de las leyes de la República yespecialmente de aquellas que rigen la presente convocatoria pública y la relacióncontractual que podría derivarse de ella y les impondrá la obligación de no ofrecer o pagarsobornos o cualquier halago a los funcionarios de la BENEFICENCIA DEL VALLE DELCAUCA EICE., ni a cualquier otro funcionario público que pueda influir en la adjudicación,bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia sobrefuncionarios públicos, puedan influir sobre la adjudicación, ni de ofrecer pagos o halagos alos funcionarios de la BENEFICENCIA DE DEL VALLE DEL CAUCA EICE., durante eldesarrollo del presente contrato que se suscribiría de ser elegida su propuesta.




3. El Proponente se compromete formalmente a no efectuar acuerdos o realizar actos oconductas que tengan por objeto la colusión en la convocatoria pública, o como efecto ladistribución de la adjudicación de contratos entre los cuales se encuentre el de impresión,suministro y custodia que es materia de las presentes condiciones de contratación, o lafijación de los términos de la propuesta. Los compromisos que según el presente numeraldebe contraer el proponente, se contraen bajo la gravedad de juramento, el que seentiende prestado por la sola presentación de la propuesta.

1.6. PRESUPUESTO OFICIAL

El presupuesto oficial para la presente contratación asciende a la suma de SEISCIENTOSNOVENTA Y CINCO MILLONES SEISCIENTOS VEINTICINCO MIL PESOS ($695.625.000)incluido IVA.

El precio máximo de cada billete para el año 2014 no podrá exceder de OCHENTA Y SIETEPESOS CON CINCUENTA CENTAVOS ($87,50) IVA incluido y el precio mínimo de SETENTA YOCHO PESOS CON CINCUENTA CENTAVOS ($78.50) IVA incluido. Las propuestas quesobrepasen este precio máximo o estén por debajo del precio mínimo serán excluidas del procesode selección

1.7. CALIDADES DEL PROPONENTE Y REQUISITOS PARA OFERTAR

Podrán participar en el presente proceso de contratación las personas naturales y jurídicaslegalmente constituidas y domiciliadas en Colombia, así como aquellas que conformen consorcioso uniones temporales, que cumplan los siguientes requisitos:

1.7.1. - Acreditar experiencia en Impresión, suministro, distribución y recolección de billetes deLotería, documentos de seguridad y valores, formularios de apuestas permanentes. Para el casode los integrantes de consorcios y uniones temporales la experiencia deberá acreditarse en formaindividual. Para efectos de la evaluación de este factor se sumarán las experiencias de cada unode los integrantes.

1.7.2. - No encontrarse incurso en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades paracontratar, señaladas en la Constitución Política, las leyes vigentes y demás disposiciones legalesque regulan la materia, al momento de la presentación de la propuesta.

1.7.3. - Los consorcios y uniones temporales deberán reunir los requisitos establecidos en elartículo 7° de la Ley 80 de 1993, como son:

1.7.3.1.- Indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal, y en este últimocaso señalarán los términos y extensión de su participación en la propuesta y en la ejecución delcontrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la BENEFICENCIADEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E.




1.7.3.2.- Designar la persona que para todos los efectos los representará y señalar las reglasbásicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. Igualmente deberá acreditarque su duración no será inferior al término del contrato y seis (6) meses más.

CAPITULO II

2.- ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

2.1.- ESTRUCTURA DE LA EMISION DE BILLETES DE LOTERIA DEL VALLE.

La Lotería del Valle, está estructurada así:

Emisión: Novecientos mil billetes (900.000)

Fracciones por Billete: cuatro (4)

Series: Noventa, numeradas de la 00 a la 89

Billetes por serie: Diez mil, numerados del 0000 al 9999

Valor del Billete: $ 10.000

Valor de la Fracción: $ 2.500

Uno (1) cada semana, los días miércoles.

El plan de premios, que tiene un valor de TRES MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y NUEVEMILLONES QUINIENTOS DIECIOCHO MIL SETENTA Y DOS PESOS ($ 3.249.518.072) monedalegal, está estructurado de la siguiente manera::

Esta estructura puede variar durante el desarrollo del contrato que se suscriba dentro del presenteproceso de convocatoria pública, por cambio en el plan de premios, composición del billete,cantidad de series o por cualquier razón de orden legal que obligue a cambios en la estructura totalo parcial de billetería.

PREMIO MAYOR 1.300.000.000,00$PREMIOS SECOS

UN GORDO DE $200.000.000 200.000.000,00$ UN GORDO DE $100.000.000 100.000.000,00$ UN SECO DE $50.000.000 50.000.000,00$UN SECO DE $30.000.000 30.000.000,00$TRES SECOS DE $10.000.000 10.000.000,00$CINCO SECOS DE $5.000.000 5.000.000,00$

UN PREMIO DE $500.000 SIN SERIE, LIBRES DEIMPUESTOS 602.409,64$




2.2. PRESENTACION

Los billetes se presentarán en una (1) tira, de una (1) columna, con un (1) Cabezote y cuatro (4)fracciones, con perforaciones especiales en forma horizontal que permitan su fácildesprendimiento.

2.3. DIMENSIONES

La dimensión del billete será de 29 centímetros de largo por 14 centímetros de ancho, incluido elcabezote, que será de 3 centímetros. Se precisa que con las anteriores medidas, el alto de cadafracción será de 6,5 centímetros.

2.4. PAPEL

Se utilizará papel Bond blanco de 75 gramos de peso por metro cuadrado sin blanqueador óptico,al cual se le incorporarán características de seguridad y que garantizan la óptima efectividad de latinta fluorescente invisible.

2.5. DISEÑO - COLORES

Los billetes para cada sorteo semanal deberán tener un diseño específico, con variación de coloresy fondos de seguridad, de tal manera que sólo se repitan a juicio de la Entidad. Los billetes seimprimirán en policromía (4 colores), cuyos diseños serán aprobados por la BENEFICENCIA DELVALLE DEL CAUCA E.I.C.E. previo a la impresión.

2.6. IMPRESION

El área de impresión deberá ser igual a las dimensiones descritas en el literal 2.3 y con el fin decumplir el principio de igualdad que orienta las actuaciones de la empresa en este tema,garantizando los mismos derechos y oportunidades a todos los proponentes, el sistema deimpresión del anverso de los billetes se imprimirá en tinta de seguridad INK – JET o LASER condiseños especiales de seguridad, con el fin de prevenir todo intento de falsificación, adulteración oalteración de los mismos.

En el reverso del billete se imprimirá a una sola tinta el plan de premios, una casilla para diligenciardatos personales del comprador y el número del sorteo y la fecha de realización. Adicionalmente,una casilla donde se asiente la huella digital del ganador y la firma del Gerente. Así mismo, deacuerdo a lo que determine la Entidad, se imprimirá publicidad en el reverso o frente del billete.

El billete contendrá información variable, como es la identificación del distribuidor (nombre o razónsocial, dirección, teléfono y ciudad), número del billete, número de la serie, código de barras ensimbología EAN/UCC 128C, información relativa a la tira de control virtual y una cadena denúmeros alfanuméricos.

Para la impresión de la información variable se imprimirá en tinta de seguridad INK – JET o LASERque le brinde seguridad al billete, contra todo intento de adulteración por borrado mecánico,




raspados, injertos, alteraciones o superposiciones, como también contra todo intento defalsificación. El proponente deberá indicar claramente las ventajas y características de seguridaddel sistema a utilizar.

2.7. TEXTOS

Los textos y encasillados se imprimirán en tinta Grasa - Policromía, destacando el logotipo, elnombre de la lotería, el valor del premio mayor y el número de la fracción.

2.8. NUMEROS ALFANUMERICOS

En el anverso del billete deberá imprimirse en letras sin espacios, la serie, el número del billete y elnúmero de la fracción. Por ejemplo, de tratarse de la fracción 1 del billete número 0679 de la serie64, se escribirá así: SERIESEISCUATROCEROSEISSIETENUEVEUNO.

2.9. TIRA DE CONTROL VIRTUAL

La tira de control de los billetes será virtual. En lugar de la tradicional tira física de papel que sesepara del billete mediante un corte de guillotina después de la identificación, para que contenga lamitad de las serpentinas de seguridad, se debe generar mediante software una serie de códigos decontrol únicos para cada fracción. Para que sea posible la lectura de las tiras de control virtual, elcontratista deberá entregar a la Beneficencia del Valle, por una parte, el archivo con los códigos decontrol, el cual entregará semanalmente con cada sorteo y, por otra, el software para ser instaladoen la Beneficencia del Valle, una vez se suscriba el contrato correspondiente, que permita leer,identificar el billete y cotejar los códigos de control del mismo, mediante comparación directa delbillete y de la pantalla. De esta manera, se leerá el código de barras del billete, el softwareidentifica el número y serie del mismo, busca este número en el archivo de control del sorteorespectivo y visualiza en la pantalla los códigos de control que debe contener el billete. Dichosoftware debe ser entregado con la oferta.

2.10. CARACTERISTICAS DE SEGURIDAD

Los proponentes deberán ofrecer, las siguientes características de seguridad:

Microtextos en Fondos. Los fondos de las casillas de la numeración y de la serie deberáncontener la impresión del número del sorteo y la fecha en microtextos con diseño de seguridad,con el fin de impedir al máximo los injertos, raspados, borrados, transposiciones o superposicionesde los números. Así mismo, el código de barras, el número del billete y la serie se deberán imprimiren tinta inkjet o laser barnizado.

Microtextos en Recuadros. Los recuadros de las casillas del número del billete, de la serie y delcódigo de barras, deberán imprimirse en microtextos, los cuales consisten en un texto microlinealde alta concentración, de muy buena definición y de difícil reproducción fotomecánica, aparentandoser una línea, de un tamaño 1.0 de punto equivalente a 0.35 mm, solo visible con lupa de 15aumentos.




Tinta Térmica. El billete deberá llevar en un área destacada y en cada una de las fracciones, unatinta de seguridad térmica, cuyo color cambie al aplicarle temperatura, (por ejemplo cambia deverde a amarilla). Esta tinta protegerá el billete contra todo intento de falsificación o adulteración,permitiendo de una manera fácil verificar su autenticidad.

Tinta anti fotocopia naranja. El Billete deberá contener tinta anti fotocopia color naranja. Estatinta emite fluorescencia bajo la exposición de la luz UV, es una tinta con fluorescencia visible decolor naranja que no puede ser reproducida por un sistema normal de impresión a cuatro colores,por ejemplo, fotocopiado a color, permitiendo protección contra esta forma de reproducción.

Fondo especial de seguridad: antifotocopia / antiescáner

Impresión de una tinta reactiva invisible, la cual aparece cuando el documento entra en contactocon soluciones cloradas o hipocloritos, para el nombre de la Lotería del Valle, logotipo y cuñas dediseño especial, en áreas de numeración.

Repetición del número del billete y su serie en microimpresiones y microtextos, en diferentessitios del mismo, a fin de garantizar que no fácilmente puedan modificar esta información básica, yaque se repite en varios sitios definidos aleatoriamente. Los microtextos deben ser de difícilreproducción fotomecánica, pueden contener cambio de fuente en alguna letra, errores ortográficoso claves numéricas que combinen en cada lote de producción.

Las fracciones deberán tener una microperforación en forma horizontal para su fácildesprendimiento.

Se deberá ofrecer capacitación en la seguridad de los billetes y sistemas de verificación para laprevención de fraudes, conforme al cronograma que deberá presentarse con la propuesta.

Implementación y unificación con la ENTIDAD CONTRATANTE de códigos especiales pordistribuidor, así como el control numérico consecutivo de sus documentos que permita obtenerventajas operativas para la ENTIDAD CONTRATANTE. Con este sistema se observa fácilmente encada billete, el número que le corresponde consecutivamente con relación al total del cupoasignado a cada distribuidor.

Tipos de letras diferentes a fin de permitir flexibilidad, en la impresión de la numeraciónvariable en la fracción, lo cual permite que se programen cambios en forma y tamaños de letras, loque garantiza que se pueda modificar en cada sorteo para no ofrecer una impresión uniforme entodo un periodo de contratación.

Las demás novedosas que ofrezca el proponente.

2.11. CODIGO DE BARRAS

El código de barras irá impreso en simbología EAN/UCC 128C, con 20 caracteres, de acuerdo conla siguiente estructura:




Concepto Número de dígitos

Código de aplicación 2

Código de lotería 2

Código del distribuidor 3

Número del sorteo 4

Número del billete 4

Número de la serie 3

Número de la fracción 2

TOTAL DIGITOS 20

La impresión del código de barras se hará por el sistema de impresión para la informaciónvariable, cuya decodibilidad arroje una lectura, mínimo de B, certificada por la IAC, documento quedebe ser presentado por el proponente.

2.12. MEZCLA

Los billetes deberán ser mezclados de acuerdo a un archivo plano, el cual contempla una variedadaleatoria de números y series terminales, conformando grupos equitativos de billetes pordistribuidor, de acuerdo con los cupos asignados por la Entidad. La mezcla de los billetes deberáser consecutiva por terminal, en el billete. Inicialmente la Beneficencia del Valle suministrará elarchivo correspondiente.

Igualmente en algunos casos se debe cargar el orden de los billetes de acuerdo a lo solicitado porlos Distribuidores, previamente autorizado por la Dirección Comercial de la Beneficencia del Valledel Cauca E.I.C.E o quien haga sus veces. En todo caso el cambio de la mezcla debe serautorizado por la Dirección Comercial, o quien haga sus veces.

2.13. SOPORTE Y ADICIONALES

2.13.1. El proponente deberá indicar claramente el sistema de comunicación que utilizará con laEntidad y el soporte que brindará para la información de la mezcla por cada sorteo, así como delsistema de recepción y aplicación de todas las novedades semanales. Así mismo, deberá indicar elcontacto directo para los aspectos relacionados con los procesos de recolección de lasdevoluciones y billetes premiados.

2.13.2. El proponente, le propondrá a la Beneficencia del Valle, un método para depurar yactualizar la información completa de los distribuidores de la Lotería del Valle (dirección, email,




teléfono, celulares, propietario, pagina web, y otros datos que se considere pertinente incluir) con elfin de mejorar las estrategias de relacionamiento con los clientes distribuidores y sus loteros ymantener actualizada la información para los despachos de lotería. El método que proponga elproponente, no debe generar ningún costo adicional para la entidad contratante y si hubiera costos,serán asumidos por el proponente.

2.14. DISTRIBUCION Y ENTREGA

El proponente deberá prestar el servicio de distribución de los billetes de los cupos asignados acada uno de los distribuidores, haciendo las entregas con una anticipación mínima de ocho (8) díasa la fecha del respectivo sorteo y máxima de quince (15) días o la que la Entidad decida,advirtiendo que el primer sorteo, el del siete (7) de mayo de 2014, deberá entregarse a más tardarel día 30 de abril de 2014. El transporte del total de la billetería a distribuir se hará por cuenta yriesgo del impresor, quien en caso de entrega equivocada o falta de entrega de la billetería(cuando no se encuentre en poder del público comprador), reconocerá el promedio de venta deldistribuidor, correspondiente a los dos (2) últimos sorteos a un valor del ochenta por ciento (80%)del precio de venta al público. Cuando al impresor se le extravíen o hurten la billetería, reconoceráel cien por ciento (100%) de la billetería extraviada o hurtada al valor de venta al público, ypresentará la denuncia correspondiente. La totalidad de Billetes impresos y distribuidos por elimpresor deben estar amparados con las respectivas pólizas de tal forma que protejan el productoen lo que corresponda a su responsabilidad dentro de la operación general. Así mismo, deberárecoger semanalmente el día del sorteo en las ciudades a cada distribuidor y a partir de las 6:30p.m. y antes de las 9:30 p.m de la noche de acuerdo con las rutas establecidas y aprobadas por laBeneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., a cada uno de los distribuidores reportados por laBeneficencia del Valle. En el caso de los distribuidores de la ciudad de Cali, la recolección de losbilletes no vendidos será entre las 6:00 y las 7:30 de la noche. Los billetes no vendidos seránentregados en las oficinas de la Entidad, dentro de los Tres (3) días siguientes a su recolección. Eltotal de la Billetería deberá ser entregada y recogida por el Impresor salvo orden específica de laEntidad Contratante, por lo que las entregas y recogidas por particulares distintos al Impresor,quedan prohibidas.

El transporte deberá efectuarse a través de una empresa transportadora legalmente constituida,para lo cual dentro de los 10 días siguientes a la firma del contrato, el proponente favorecidodeberá anexar copia del contrato de transporte respectivo y un plan de contingencia para loseventos que puedan afectar la entrega normal y oportuna de la billetería.

El transporte debe ser bajo estrictos controles de seguridad, entrega directa al distribuidor, agenciao sub-agencia y a la Lotería del Valle.

El transporte del total de los billetes premiados se efectuará con valor declarado en la respectivaguía de despacho que le llega a los distribuidores de la Lotería. Por esta razón, el impresor esresponsable de la entrega de los billetes premiados a la Beneficencia del Valle, y en los casos depérdida, hurto o robo, deberá cancelar a la Beneficencia del Valle del Cauca dichos valores.




En todo caso el impresor se compromete a que tres (3) días antes de cada sorteo, reportará elestado de entrega de la billetería a la Entidad. Se precisa que el 100% de los distribuidoresentregarán a la firma adjudicataria a través de la firma transportadora, los días miércoles a la horaen que se hace la devolución, esto es, a partir de las 6:00 p.m. y antes de las 9:30 p.m de acuerdocon las rutas establecidas y aprobadas por la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. Cuando elsorteo se realice en días diferentes al habitual en razón a festivos, deberán recoger en las mismascondiciones de los días normales del sorteo (miércoles); por una parte, la caja que contiene única yexclusivamente la billetería devuelta debidamente perforada, para lo cual el transportadordiligenciará la correspondiente guía de transporte; y, por otra, el día viernes el paquete quecontiene la liquidación del sorteo, con sus respectivos soportes, dentro de los cuales se encuentranlos billetes premiados, para lo cual el transportador diligenciará otra guía de transporte, en la quese declarará el valor de los billetes premiados. La billetería premiada a recoger es aquella cuyovalor individual del premio no exceda los DIEZ MILLONES DE PESOS ($10.000.000.oo). De norecogerse la billetería devuelta en el día y hora indicada se tomará como un incumplimiento delcontrato.

Los billetes impresos no distribuidos serán devueltos a la Beneficencia del Valle, cinco (5) díasantes del sorteo, debidamente perforados y anulados.

La casa impresora debe presentar informe semanal de la recolección de las devoluciones pordistribuidor y por sorteo, el cual debe ser remitido vía fax o correo electrónico a la Beneficencia delValle del Cauca E.I.C.E el primer día hábil siguiente a cada sorteo.

El impresor deberá desplazarse hasta la Beneficencia del Valle E.I.C.E. para verificar lasespecificaciones técnicas y de seguridad de los billetes premiados con el mayor y secos, máximo alos dos (02) días hábiles de realizada la solicitud por parte de la Dirección Comercial de laBeneficencia del Valle y remitirá el respectivo informe en los (02) dos días hábiles siguientes a suverificación; De no entregar este informe en el tiempo indicado se tomará como un incumplimientodel contrato.

La relación de los distribuidores, su cupo y localización, se podrán solicitar en la DirecciónComercial de la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E. y deberá ser depurada yconfirmada por el contratista dos veces durante la vigencia del contrato, de forma directa con losdistribuidores y la Beneficencia del Valle.

El contratista se obliga a expedir y enviar a la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., uncertificado de calidad o de conformidad del producto por cada lote de producción.

2.15. EMPAQUE

Los billetes se entregarán debidamente empacados, con sistemas que les brinden protecciónadecuada y rotulados con el nombre del distribuidor, código, dirección, número telefónico, ciudad,cantidad de billetes del cupo asignado con la numeración de los mismos y fecha de realización delsorteo, destacando el nombre de la Lotería del Valle.




2.16. MUESTRAS

El proponente deberá adjuntar al menos cuatro (4) muestras físicas de los billetes con todas y cadauna de las medidas y características de seguridad solicitadas en las presentes condiciones decontratación, con el objeto de verificar su cumplimiento y diseño del billete para cuatro (4)fracciones.

2.17. ASPECTOS GENERALES

MODIFICACIONES A LOS BILLETES:

Los proponentes deberán manifestar expresamente que aceptarán todas las modificaciones quesean necesarias efectuar a los billetes, como consecuencia de disposiciones legales que debacumplir la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E y las que ésta misma considere convenientespara la funcionalidad de la Lotería del Valle, dichas modificaciones se solicitaran con cuatro (4)sorteos de anticipación, según plan de impresión del contratista. En caso contrario la Beneficenciadel Valle del cauca E.I.C.E. podrá dar por terminado unilateralmente el contrato, dando aviso conuna antelación no menor a treinta (30) días calendario.

MODIFICACIONES A LAS CANTIDADES:

Los proponentes deberán manifestar expresamente que aceptan las modificaciones que se hagana las cantidades de impresión de billetería en caso de que la Lotería del Valle genere un nuevoplan de premios, actividad promocional o raspa, que implique una mayor o menor emisión debilletes; si se consolidan alianzas con otras Loterías a fin de integrarse y realizar un sólo sorteo ose presentan cambios de orden legal en la estructura de las loterías; y, por la adopción de otrossistemas de comercialización o reasignación de cupos a los distribuidores, en caso contrario laBeneficencia del Valle del cauca E.I.C.E podrá dar por terminado unilateralmente el contrato,dando aviso con una antelación no menor a treinta (30) días calendario.

Así mismo, los proponentes deberán indicar expresamente que se comprometen a dar porterminado anticipadamente el contrato, en caso que se establezcan nuevas modalidades para eljuego de las Loterías.

PERSONALIZACION DE LA BILLETERIA:

La billetería deberá personalizarse, es decir, imprimir en ella la identificación de los distribuidores(nombre o razón social, código, dirección, teléfono y ciudad), lo cual hace parte de la informaciónvariable que deberá llevar impresa la billetería, para lo cual la BENEFICENCIA DEL VALLE DELCAUCA E.I.C.E suministrará la información correspondiente.

CANTIDAD DE FORMAS:

La cantidad de billetes a contratar será de (7.950.000) SIETE MILLONES NOVECIENTOSCINCUENTA MIL BILLETES para los 30 sorteos, con una impresión promedio de DOSCIENTOSSESENTA Y CINCO MIL (265.000) billetes por sorteo.




2.18. PRECIOS

Los proponentes deberán presentar por separado en su propuesta el análisis de precios unitarios(que incluyan todos los costos directos, indirectos y de ley), por sorteo y el valor total de la oferta,para la impresión, distribución y recolección de la billetería devuelta y de los billetes premiados,que son los bienes y servicios que propone suministrar y será de su exclusiva responsabilidad loserrores y omisiones en que incurra al indicar los mismos, quedando entendido que el valor de cadasorteo, incluido los servicios adicionales y complementarios aquí establecidos, será el que resultede multiplicar el número de billetes efectivamente solicitados por los precios unitarios estipulados.

El proponente deberá indicar los precios separando el valor de la impresión (alistamiento, materiasprimas, insumos, etc.), el valor de la distribución con valor declarado, el valor de la recolección dela billetería devuelta y los billetes premiados, estos últimos con valor declarado (De acuerdo alNumeral 2.14 de las condiciones de contratación).

Se precisa que para todos y cada uno de los valores componentes de la propuesta económica sedeberá considerar el Impuesto al Valor Agregado -IVA, pues de lo contrario se entenderá incluidodentro del precio cotizado.

Ante la posibilidad de efectuar un nuevo plan de premios y diseño del billete durante el transcursode la ejecución del contrato, producto de la adjudicación de la presente convocatoria pública, elproponente deberá garantizar y mantener el precio unitario por billete.

2.19. RESPONSABILIDAD POR ERRORES DE IMPRESION.

EL CONTRATISTA debe revisar cuidadosamente los billetes y ejercer los controles necesariossobre la impresión de los mismos. Si EL CONTRATISTA entregare a LA ENTIDADCONTRATANTE O A LOS DISTRIBUIDORES uno o más billetes con números repetidos, de modoque en los archivos de LA ENTIDAD CONTRATANTE estuvieren los billetes o fraccionescorrespondientes a los billetes o fracciones repetidos y alguno o algunos de ellos resultarenpremiados y fueren pagados doblemente, EL CONTRATISTA pagará a la ENTIDADCONTRATANTE el valor total de lo pagado por culpa de la numeración repetida, así como tambiénel valor total por demandas motivadas en perjuicios sufridos por particulares, por billetes con doblenumeración o cualquier otro caso imputable al CONTRATISTA. EL CONTRATISTA se comprometea reponer los billetes que presenten defectos de impresión, de corte, o de calidad del papel; asímismo en el caso en el que se presenten errores en la impresión de los códigos de barras queimpidan realizar la lectura de los billetes por parte del distribuidor para enviar el archivo dedevolución; EL CONTRATISTA deberá asumir el pago de los billetes no leídos, como venta total.

CAPÍTULO III

3.- CONDICIONES GENERALES DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

1. La propuesta y sus documentos anexos deben redactarse en idioma castellano y presentarsepor escrito.




2. La propuesta debe ser presentada en original y una (1) copia. Tanto el original como la copiadeberán estar foliadas (sin importar su contenido o materia), en estricto orden numéricoconsecutivo ascendente, incluyendo en cada ejemplar los documentos y requisitos exigidos enestas condiciones de contratación.

Tanto el original como la copia irán en sobres cerrados y separados, debidamente rotulados en suparte exterior con el nombre, dirección, teléfono, correo electrónico y número de fax delproponente, el número de folios de que consta y la indicación del contenido del sobre según sea"Original, copia". En caso que haya discrepancia entre el original y la copia, regirá el original.

3. El proponente presentará una oferta que se ajuste a todas las condiciones técnicas previstas enlas condiciones de contratación, so pena de rechazo.

4. La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por el proponente, por elrepresentante legal del proponente o por el apoderado constituido para el efecto, según el caso.

5. Si se presentan ofertas en consorcio o unión temporal, cada uno de sus integrantes deberápresentar individualmente los documentos que acrediten su capacidad, existencia y representaciónlegal.

6. Los precios indicados en la propuesta, en las certificaciones de experiencia o en cualquier otrodocumento, deberán expresarse en moneda legal colombiana.

7. Las propuestas deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario, contados apartir de la fecha de cierre de la contratación. Por solicitud de la Beneficencia del Valle del CaucaE.I.C.E., el proponente prorrogará el término de validez de su propuesta.

8. La documentación que se aporte deberá entregarse vigente al momento de la presentación de lapropuesta. De presentarse este evento (pérdida de vigencia del algún documento) el adjudicatariodeberá subsanar esta situación para la suscripción del contrato.

9. La Beneficencia del Valle del Cauca EICE no aceptara propuestas complementarias, parciales omodificatorias, ni observaciones ni solicitudes de aclaraciones a las condiciones de contratacióncon posterioridad al cierre de la Convocatoria Pública.

IRREVOCABILIDAD DE LA PROPUESTA

La propuesta es irrevocable. Por consiguiente, su presentación dentro de la oportunidad prevista yel vencimiento del plazo de la convocatoria significa para el proponente la imposibilidad deretractarse de la oferta y la firmeza de todas las condiciones de su propuesta, durante todo eltiempo de vigencia de las mismas, incluidas las prórrogas de los plazos que llegaren a presentarsede acuerdo con las condiciones de contratación.




RETIRO DE LAS PROPUESTAS

Si un ofertante desea retirar su propuesta deberá presentar una solicitud escrita en tal sentido, antela Gerencia de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., antes de la fecha de cierre de laconvocatoria. La propuesta le será devuelta sin abrir, en el momento del cierre de la convocatoria.

No le será permitido a ningún participante, retirar su propuesta después del cierre de laconvocatoria.

CAPITULO IV

4.- CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS

Son causales de rechazo de las propuestas las siguientes:

1.-La presentación de varias propuestas por parte del mismo proponente (por sí o por interpuestapersona)

2.- Si el proponente se encuentra incurso en alguna de las prohibiciones, inhabilidades eincompatibilidades de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8° de la Ley 80 de 1993, Ley1150 de 2007, y demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables.

3.- Las propuestas que llegaren después de la hora estipulada en las condiciones de contratación.

4.- La ausencia parcial o total de los documentos necesarios para la comparación de la propuesta.

5.- Encontrarse registrado en el boletín de responsables fiscales (Art. 60 de la ley 610 de 2000), elBoletín de Antecedentes Disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación y el Boletín deAntecedentes Judiciales de la Policía Nacional. La Beneficencia del Valle del Cauca verificara víaInternet, que los proponentes o sus Representantes Legales, no figuren en el alguno de losboletines considerados.

6.- Que el proponente se encuentre en proceso de Ley 1116 de 2006.

7.- .Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes.

8.- Cuando el ofertante haya tratado de interferir, influenciar o informarse indebidamente en elanálisis de las propuestas.

9.- Cuando el ofertante no presente las aclaraciones solicitadas por el comité evaluador, en eltérmino que se le haya fijado para el efecto.

10. Cuando el proponente no cumpla alguno de los requisitos habilitantes exigidos.

11. Cuando la propuesta sea presentada por una persona diferente a la persona naturalproponente, representante legal o apoderado, o que aun siéndolo, no se encuentre debidamentefacultado para presentar la propuesta.




12. La omisión en la entrega de los documentos a subsanar requeridos por la entidad por eltérmino concedido para el efecto.

CAPITULO V

5.- DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA

Para poder participar en esta Convocatoria Pública, los oferentes deberán cumplir con lapresentación de los siguientes documentos y requisitos, el no cumplimiento de alguno de elloscausará el rechazo de la propuesta.

1. Carta de presentación de la propuesta, firmada por el Representante Legal del proponente,donde se indiquen el nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, fax del proponente dejandoconstancia expresa que conoce y acepta las condiciones señaladas en las condiciones decontratación.

2. Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio, conuna antelación no mayor de (30) días a la fecha de presentación de la oferta. Si la oferta sepresenta bajo la modalidad del consorcio o unión temporal, todos sus integrantes deben aportar eldocumento mencionado con los requisitos consagrados en este numeral.

3. Copia del acta de la Junta Directiva o del Órgano Social correspondiente de conformidad con losEstatutos, donde conste la autorización al Representante Legal para presentar la propuesta y paracelebrar el contrato correspondiente, de resultar favorecidos con la adjudicación, si esta serequiere.

4. Certificaciones que acrediten la experiencia del proponente en contratos similares deconformidad con las condiciones establecidas en el numeral 2 - CAPITULO VI.

5. Fotocopia del RUT Actualizada

6. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.

7. Constituir Póliza de Seriedad de la propuesta a favor de la BENEFICENCIA DEL VALLE DELCAUCA E.I.C.E., por el 10% del valor de la misma, válida como mínimo por 90 días calendario,contados a partir de la fecha de su presentación, de acuerdo con las siguientes características:

ASEGURADO BENEFICIARIO: BENEFICENCIA DE DEL VALLE DEL CAUCA EICE.AFIANZADO: PERSONA OFERENTE.VIGENCIA: MÍNIMO 90 DÍAS CALENDARIOA PARTIR DE LA FECHA

DE SU PRESENTACIÓN Y EN TODO CASO DEBEMANTERNERSE VIGENTE HASTA LA FECHA DEADJUDICACIÓN.

VALOR ASEGURADO: 10% DEL VALOR DEL PRESUPUESTO OFICIAL.




8. Certificado firmado bajo la gravedad del juramento por el Representante Legal, de noencontrarse incurso en ninguna de las inhabilidades o incompatibilidades para contratar, ni enproceso de Ley 1116 de 2006.

9. Certificado de la Junta Central de Contadores, del Contador y del Revisor Fiscal para aquellasSociedades obligadas a tenerlo o para aquellas que voluntariamente lo tengan. Con una fecha deexpedición no mayor de treinta (30) días de presentación de la propuesta.

10. Estados financieros a 31 de diciembre de 2013, firmados por Contador Público con MatriculaProfesional vigente, con las notas correspondientes certificadas y dictaminadas. En caso de losconsorcios o Uniones Temporales, dicha información debe ser presentada por cada integrante.

11. Copia de la declaración de la última declaración de renta presentada

12. Documentos del consorcio o unión temporal.

13. Análisis de precios unitarios de acuerdo al Numeral 2.18 de las condiciones de contratación.

14. Certificado de Calificación en el Registro de Proponentes, expedido por la Cámara deComercio con un máximo de treinta (30) días calendario antes de la presentación de la propuesta.

15. Certificado de inscripción en el registro de proveedores de la Entidad.

16. Certificación de Pago de aportes a la Seguridad Social firmado por el Representante Legal oacreditación a través de Revisor Fiscal, cuando este exista de conformidad con el artículo 50 de laLey 789 de 2002 a la fecha de presentación de la propuesta.

CAPITULO VI

6. ANALISIS DE LOS RIESGOS PREVISIBLES DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA

La Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., ha considerado que entre los riesgos que se puedenpresentar en la ejecución del objeto a contratar se encuentran:

1. INCUMPLIMIENTO EN LA SERIEDADEN LA OFERTA

a) El incumplimiento en la seriedad de laoferta presentada por el proponente.




2. INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO b) El incumplimiento total o parcial delcontrato, cuando el incumplimiento esimputable al contratista;

c) El cumplimiento tardío o defectuosodel contrato, cuando el incumplimientoes imputable al contratista;

d) el pago del valor de las multas y de lacláusula penal pecuniaria.

3. INCUMPLIMIENTO CALIDAD DELSUMINISTRO

a) Si durante la ejecución del contratose presentan entregas defectuosasen lo que respecta a la calidad,impresión y empaque final de losbilletes de lotería, que no garanticenla calidad de la impresión, papelutilizado y características deseguridad exigidas




4. SE GENERE UNA RESPONSABILIDADCIVIL EXTRACONTRACTUAL

a) Garantizar a la Beneficencia del Valledel Cauca E.I.C.E., la indemnizaciónde los perjuicios que sufra, cuandopor no adoptar y ejercer eladjudicatario las medidas de controlnecesarias en la preparación,impresión, empaque; estos seansustraídos o se pierdanencontrándose en proceso deelaboración o estando ya elaborados,hasta el momento de su entrega a losdistribuidores.

b) Cuando se falsifiquen, si secomprueba que el ilícito tuvo comocausa la sustracción, pérdida odisponibilidad de las planchas deimpresión por parte del personal a suservicio o por particulares ajenos a él;

c) o cuando por la mala y deficienteelaboración hubiere lugar afalsificación.

5. INCUMPLIMIENTO DE LASOBLIGACIONES LABORALES DELCONTRATISTA

a) Este riesgo corresponde alincumplimiento de las obligacioneslaborales del contratista derivadas dela contratación del personal utilizadoen el territorio nacional para laejecución del contrato amparado.

GARANTIAS EXIGIDAS PARA LA PRESENTE CONTRATACIÓN: Para cubrir los riesgosanteriormente señalados, el contratista debe constituir la respectiva garantía, de conformidad conel artículo 30 en concordancia con el artículo 26 y 27 del Reglamento de Contratación de laEntidad, así:

PÓLIZA DE SERIEDAD: El 10% del valor de la misma, válida como mínimo por 90 díascalendario, contados a partir de la fecha de su presentación.

CUMPLIMIENTO.El treinta por ciento (30%) del valor total del contrato, por un términoigual al plazo del contrato y su liquidación (seis (6) meses más).




DE CALIDAD DE SUMINISTRO: El veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con unavigencia igual al plazo del contrato y dos (2) años más.

DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: El 100% del valor del contrato,con una vigencia igual al plazo del contrato que se extenderá hasta liquidación de éste ytres (3) años más.

PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONESLABORALES: el quince por ciento (15%) del valor total del contrato y por una vigenciaigual al plazo del contrato y tres (3) años más.

ACUERDO COMERCIAL: Se deja constancia que en el presente proceso de contratación no estácobijado por un Acuerdo Comercial.

CAPITULO VII

6.- HABILITACION JURIDICA, EXPERIENCIA, FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL.

Los proponentes deberán acreditar el cumplimiento de cada una de las siguientes capacidades:Jurídica, Experiencia, Financiera y Organizacional. El incumplimiento en la verificación de uno delos requerimientos solicitados será causal de RECHAZO.

1.- CAPACIDAD JURÍDICA

Para la verificación de este factor, el proponente deberá presentar Certificado de existencia yrepresentación legal expedido por la Cámara de Comercio con una antelación de treinta (30) días ala fecha de presentación de la oferta.

2.- EXPERIENCIA

Para la verificación de este factor se tendrán en cuenta los contratos ejecutados y en ejecución enobjetos similares entendiéndose como tales impresión de títulos valores, la Impresión, suministro,distribución y recolección de billetería de Lotería y formularios de chance en las diferentespresentaciones: rollos térmicos y rollos bond 500.

Se tendrán en cuenta los contratos ejecutados durante los últimos Cinco (5) años a partir de lafecha de apertura, con su objeto, entidad contratante, valor total, valor equivalente en S.M.M.L.V. ala fecha de iniciación del contrato.

Los salarios mínimos legales vigentes en cada año correspondiente son los siguientes:

AÑO VALOR2009 496.900,oo2010 515.000,oo2011 535.600,oo2012 566.700,oo




2013 589.500,oo

Para los contratos iniciados antes de Enero de 2009 y terminados dentro de los últimos Cinco (5)años se considerará el saldo por facturar del valor de los contratos a esta fecha (Enero de 2009), yel salario mínimo legal vigente que se tendrá en cuenta para evaluar estos contratos será elvigente del año 2009.

Para los contratos iniciados dentro del periodo que se está considerando y que aún no hanterminado, se considerará el valor facturado hasta la fecha, y el salario mínimo legal vigente que setendrá en cuenta será el del año de iniciación de los contratos.

Esta información deberá presentarse en forma organizada con el fin de poderla evaluardebidamente para lo cual se deberá utilizar el cuadro anexo para tal fin, (anexo No. 1) y, anexandolas certificaciones de la entidad contratante.

La verificación de este aspecto se efectuará con la información suministrada por el proponente ensu propuesta y con base al valor del futuro contrato a suscribir expresado en salarios mínimos de lasiguiente manera:

K© = Valor del probable contrato a suscribir expresado en salarios mínimos = Presupuesto Oficial /Salario Mínimo 2014

Para ser hábil la propuesta el proponente deberá cumplir una de las siguientes condiciones:

1. - Haber facturado en los últimos Cinco (5) Años un valor en contratos superior a 4K

2. - Haber facturado en el Ultimo Año contratos iguales o superiores a 1 K

3.- Haber facturado en los últimos Tres (3) Años un valor en contratos superior a 1.5K

3.- CAPACIDAD FINANCIERA

De acuerdo con la información contable exigida en el Capítulo V, numeral 10 y 11, se efectuará anivel financiero un análisis de la liquidez y endeudamiento de los proponentes teniendo en cuentalos siguientes indicadores:

a. Índice de Liquidez= Activo corriente/Pasivo corriente

El proponente deberá acreditar una razón corriente mayor que 1.4

En el caso de uniones temporales o consorcios, la razón corriente a evaluar, será el resultante deponderar las razones de cada uno de los miembros, de acuerdo al porcentaje de participación decada uno.

b. Capital de trabajo= Activo corriente - pasivo corriente




El proponente debe acreditar un capital de trabajo mayor o igual al 50% del presupuesto oficial dela presente convocatoria pública.

En el caso de las uniones temporales o consorcios, el capital de trabajo total a evaluar, será elresultante de sumar el capital de trabajo de cada uno de los miembros.

c. Índice de Endeudamiento = Pasivo total / Activo Total

El proponente debe acreditar un endeudamiento total menor o igual al 60%.

En el caso de uniones temporales o consorcios, el endeudamiento financiero total a evaluar, seráel resultante de ponderar las razones de cada uno de los miembros, de acuerdo al porcentaje departicipación de cada uno.

d. Razón de Cobertura de Intereses = Utilidad Operacional / Gastos de Intereses

El proponente debe acreditar una razón de cobertura de intereses menor o igual al 10%

En el caso de uniones temporales o consorcios, el impacto de la carga financiera total a evaluar,será el resultante de ponderar las razones de cada uno de los miembros, de acuerdo al porcentajede participación de cada uno.

4 . - CAPACIDAD ORGANIZACIONAL

De acuerdo a la información contable exigida en el Capítulo V, numeral 10 y 11., se efectuará anivel organizacional un análisis, estableciendo como propuestas hábiles, las ofertas quecumplan con los siguientes parámetros:

a. Rentabilidad del Patrimonio= Utilidad Operacional/Patrimonio

El proponente debe acreditar una rentabilidad del patrimonio mayor al 10%.

En el caso de Uniones Temporales o Consorcios, la rentabilidad del patrimonio total aevaluar, será el resultante de ponderar las razones de cada uno de los miembros, deacuerdo al porcentaje de participación de cada uno.

b. Rentabilidad del Activo= Utilidad Operacional/Activo Total

El proponente debe acreditar una rentabilidad del Activo mayor al 2%.

En el caso de Uniones Temporales o Consorcios, la rentabilidad del activo total aevaluar, será el resultante de ponderar las razones de cada uno de los miembros, deacuerdo al porcentaje de participación de cada uno.




CAPITULO VII

FACTORES DE EVALUACION DE LAS PROPUESTAS

En razón a que la billetería a contratar debe ser ofertada con base en las especificaciones técnicasde la misma, suministradas por la Entidad, se trata de la impresión y suministro de un bien concaracterísticas uniformes, por lo tanto los factores de evaluación serán las Características deSeguridad, que es la garantía de la calidad de la billetería requerida, el precio, plazo del pago ydescuentos por pronto pago.

Los puntajes asignados para cada factor serán los siguientes:

FACTOR DE PONDERACION PUNTAJEFACTOR TECNICOa. FACTOR SEGURIDADFactores mínimos de Seguridad Billete 45

b. SEGURIDAD ADICIONAL: Aquellos que mejoren la seguridad delBillete que no representen valor adicional para la Beneficencia

Raspa: 7Otra: 3

TOTAL FACTOR TÉCNICO 55FACTOR PRECIO 25FACTOR MAYOR PLAZO DE PAGO OFRECIDO 10FACTOR DESCUENTO DE PRONTO PAGO OFRECIDO 10

TOTAL PUNTAJE 100

1. FACTOR TÉCNICO OFRECIDO. Puntaje máximo CINCUENTA Y CINCO (55) puntos.

a. SEGURIDAD OFRECIDA 45 PUNTOS: Los proponentes deberán presentar una muestrafísica que contenga todas y cada una de las características de seguridad exigidas en elCapítulo II, numeral 2.10 de las condiciones de contratación.

b. SEGURIDADES ADICIONALES 10 PUNTOS: Además los proponentes podrán ofrecerseguridades adicionales que no representen ningún costo para la BENEFICENCIA DELVALLE DEL CAUCA E.I.C.E y que mejoren la seguridad del billete ante intentos defalsificación por diferentes medios.

RASPAS: 7 puntos




OTRAS: 3 puntos

La muestra física que cumpla con todas las características exigidas y que luego de la evaluacióntécnica, cumpla con las seguridades mínimas, obtendrá el puntaje máximo de cuarenta y cinco (45)puntos. La muestra física que cumpla con todas las características exigidas y que luego de laevaluación técnica, tenga seguridades adicionales, obtendrá el puntaje máximo de diez (10)puntos. El proponente que no cumpla con alguna de las características técnicas de seguridadmínima no se le asignará puntaje en ese item.

NOTA: En todo caso el proponente que ocupe el primer lugar en los resultados de la evaluación,deberá obtener un puntaje mínimo del 60% del total posible, so pena de declaratoria desierta de laconvocatoria pública.

2. FACTOR PRECIO: puntaje máximo: VEINTICINCO (25) puntos

Las propuestas económicas presentadas por los oferentes, serán evaluadas teniendo en cuenta elresultado obtenido con la aplicación de la formula descrita a continuación:

El comité evaluador deberá verificar que las ofertas no contengan errores aritméticos por lo querevisarán las operaciones elaboradas por el proponente y realizarán la correspondiente correcciónaritmética, cifra que el proponente aceptará como valor de su oferta.

Es de anotar que el precio máximo de cada billete para el año 2014 no podrá exceder deOCHENTA Y SIETE PESOS CON CINCUENTA CENTAVOS ($87,50) IVA incluido y el preciomínimo de SETENTA Y OCHO PESOS CON CINCUENTA CENTAVOS ($78.50) IVA incluido. Laspropuestas que sobrepasen este precio máximo o estén por debajo del precio mínimo seránexcluidas del proceso de selección

Las propuestas que sobrepasen este precio máximo o estén por debajo del precio mínimo seránexcluidas del proceso de selección.

La propuesta que presente el precio más favorable obtendrá cincuenta 25 puntos y las demásofertas que excedan el menor precio se les asignará el puntaje que proporcionalmente lescorresponda, de acuerdo a la siguiente fórmula:

Xy = (X1 * 25) / Xn donde: X1 = Precio menor de todas las propuestas

Xn = Precio de la propuesta en estudio

Xy = Puntaje de la propuesta en estudio

25 = Es el máximo puntaje asignado




3. FACTOR MAYOR PLAZO DE PAGO OFRECIDO. Puntaje 10 puntos.

Los proponentes diligenciaran el anexo No. 1 de la convocatoria pública, indicando en rangos dedías el mayor plazo de pago que ofrecen, sin que se genere mora, intereses o sobrecostos para laEntidad contratante; los proponentes obtendrán su puntaje teniendo en cuenta el siguiente cuadro:

PLAZO PUNTAJEDe 1 a 30 días 0

Entre 31 y 60 días 2Entre 61 y 90 días 6

Entre 91 y 120 días 8Más de 120 días 10

4. FACTOR DESCUENTO POR PRONTO PAGO OFRECIDO. PUNTAJE MÁXIMO: DIEZ(10) puntos

La propuesta que presente el mayor descuento en la relación de pronto pago, la cual se obtendráde la aplicación de la fórmula que se especifica a continuación, que sale de la relación entre mayorporcentaje de descuento ofrecido y el mayor número de días durante el cual aplique el descuento,obtendrá diez (10) puntos y las demás ofertas con descuentos menores se les disminuiráproporcionalmente el puntaje de acuerdo a la aplicación de la fórmula.

No obstante y para que la oferta no tenga inconvenientes de artificialmente baja, ya que sepretende guardar el equilibrio de las ofertas en cuanto a la estabilidad económica se refiere de losproponentes, para que la calidad del servicio siempre sea optima, razón de ser de nuestrosservicios, la máxima oferta no debe exceder de 30 días de pago después de radicada la factura.

Xy = ((X1 * 8) / Xn) + ((X2 *2) / Xz) donde:

X1 = Porcentaje ofrecido por el proponente en estudio

Xn = Mayor porcentaje ofrecido en todas las propuestas

X2 = Días ofrecidos por el proponente es estudio

Xz = El mayor número de días ofrecido en todas las propuestas

Xy = Puntaje de la propuesta en estudio

8 = Equivale al puntaje máximo asignado a la variable porcentaje

2 = Equivale al puntaje máximo asignado a la variable tiempo




Quien no presente condiciones especiales de descuento por pronto pago, obtendrá puntaje cero(0) en este factor.

ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO O DECLARACIÓN DESIERTA DE LA CONVOCATORIA:

La adjudicación del contrato se hará a la propuesta que ocupe el primer lugar en los resultados dela evaluación, propuesta que debe tener un puntaje mínimo del 60% del total posible. En el eventoen que no se suscriba el contrato con el proponente calificado en primer lugar dentro del plazoestablecido para el efecto, si la oferta del calificado en segundo lugar, se considera igualmentefavorable para la empresa, podrá suscribirse el contrato con éste.

La entidad comunicará por escrito al proponente que ocupó el primer lugar. A los no favorecidosse les comunicará, a través de la página web, dentro de los cinco (5) días calendarios siguientes asu expedición.

La Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., mediante acto administrativo, en forma expresa ydetallada podrá declarar desierta la Convocatoria dentro del término de adjudicación del contrato,únicamente por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva o porque sobrevenganrazones de fuerza mayor o graves inconvenientes que impidan a la Beneficencia del Valle delCauca E.I.C.E., cumplir con las obligaciones contractuales futuras, la anterior circunstancia no daderecho a los oferentes para solicitar indemnización alguna. Contra la Resolución de declaratoriadesierta no procede ningún recurso.

FACTORES DE DESEMPATE

En el evento en que analizadas y calificadas las propuestas se llegaré a presentar un empate en lapuntuación total, dicha igualdad se definirá en el siguiente orden:

Se otorgará el primer puesto a la propuesta que presente mayor puntaje en el factortécnico.

De persistir la igualdad, se adjudicará a la propuesta que haya presentado dentro delFactor Técnico sin incrementar el precio, factores adicionales de seguridad como raspas,desprendibles u otra que busquen disminuir la copia y mejorar la venta con sus respectivasmuestras y fechas propuestas para su implementación

De persistir la igualdad, se adjudicara a la propuesta que presente el menor precio. De persistir la igualdad, se adjudicará a la propuesta que haya obtenido el mayor puntaje

en mayor plazo de pago ofrecido. De persistir la igualdad, se adjudicará a la propuesta que haya obtenido el mayor puntaje

en mayor descuento por pronto pago ofrecido. De persistir la igualdad, se sorteará a través de balotas, depositándolas en una bolsa,

numeradas del 1 al 10 y se adjudicará el contrato al proponente que retire la balota con elnúmero más alto.




CAPITULO VIII

ETAPAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA

ACTUACION FECHA HORA

Publicación ConvocatoriaPágina Web de la entidad 28 de marzo 2014

Solicitud Aclaracióncondiciones

31 de marzo Y 1 de abrilde 2014

Análisis de las aclaracionescondiciones 2 y 3 de abril de 2014

Respuesta a las aclaraciones 4 de abril de 2014

Presentación propuestas28, 31 de marzo, 1, 2, 3,

4 y 7 de abril de 2014 último día hasta las 10 amEvaluación Propuestas 8, 9 y 10 de abril 2014

Publicación de evaluación enla página web 11 de abril 2014

Observaciones informe deevaluación

14 y 15 de abril de2014

Análisis Observaciones16 y 21 de abril de

2014

Publicación RespuestaObservaciones 22 de abril 2014

Comunicación ProponentePrimer lugar 23 de abril 2014

Legalización y suscripción delContrato

24, 25 y 28 de abril2014




1. CONDICIONES DE CONTRATACION

Las condiciones de contratación podrán consultarse a partir del 28 de marzo de 2014, en la páginaWeb de la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E: www.benevalle.com y el original delos mismos reposará en la Dirección Comercial de la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCAE.I.C.E-

2. SOLICITUD DE ACLARACION A LAS CONDICIONES DE CONTRATACION

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 18 del Reglamento de Contrataciónde la Beneficencia del Valle del Cauca, cualquier interesado podrá solicitar aclaraciones a lascondiciones de contratación, en las siguientes fechas: 31 de marzo y 1 de abril de 2014.

3. ANALISIS A LAS SOLICITUD DE ACLARACION DE LAS CONDICIONES DECONTRATACION.

La Beneficencia del Valle del Cauca EICE resolverá las inquietudes presentadas durante el 2 y 3de abril de 2014.

4. RESPUESTA A LA SOLICITUD DE ACLARACION DE LAS CONDICIONES DECONTRATACION.

El día 4 de abril de 2014, la Beneficencia del Valle del Cauca publicará las respuestas a lasaclaraciones presentadas en la Página Web de la Entidad.

5. RECEPCION DE OFERTAS

Las ofertas deben presentarse en el despacho de la Gerencia General, ubicado en el piso 12 deledificio de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., calle 9 No.4- 50, piso 12, a partir de losdías 28, 31 de marzo, 1, 2, 3, 4 y 7 de abril de 2014, último día hasta las 10:00 AM., en original yuna copia, en sobres cerrados y marcados. Todas las páginas de la propuesta deberán estarfoliadas por el proponente.

La Gerencia de la Beneficencia del Valle del Cauca EICE, llevará un control del orden en formaestrictamente consecutiva en el cual se entreguen las propuestas, indicando: fecha, hora, númerode orden, nombre o razón social del proponente y de la persona que efectué materialmente el actode presentación por cuenta de aquel.

5. TERMINO PARA LA EVALUACIÓN Y CALIFICACION

La Beneficencia del Valle del Cauca realizará la evaluación de las ofertas durante los días: 8, 9 y10 de abril 2014




Dentro de este término elaborará los estudios jurídicos, técnicos, económicos y financierosnecesarios para la evaluación de las propuestas. De igual manera, podrá solicitar a losproponentes, dentro de este término, las aclaraciones y explicaciones que se estimenindispensables.

6. INFORME DE EVALUACION.

El día 11 de abril 2014, la Beneficencia del Valle del Cauca publicará el resultado total de laevaluación en la Página Web de la Entidad.

7. OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN.

Los oferentes podrán presentar durante los días 14 y 15 de abril de 2014, sus observaciones alinforme de evaluación, para lo cual podrán anexar las pruebas necesarias. En ejercicio de estafacultad los proponentes no podrán completar, adicionar, o modificar sus propuestas.

8. ANALISIS DE LAS OBSERVACIONES A LA EVALUACION DE PROPUESTAS

La Beneficencia del Valle del Cauca EICE realizará el análisis de las observaciones presentasdurante el 16 y 21 de abril de 2014 y dará la respectiva respuesta a través de su página Web el día22 de abril de 2014. Este término se podrá prorrogar por dos días hábiles, en el evento que laentidad lo considere conveniente.

9. COMUNICACIÓN AL PROPONENTE QUE OCUPO EL PRIMER LUGAR.

El día 23 de abril de 2014, la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E procederá a informar deforma escrita al proponente que ocupó el primer lugar, e igualmente le remitirá vía fax o por correoelectrónico a la dirección proporcionada. En la comunicación se le informará sobre ladocumentación pertinente para suscribir el contrato.

10. PRESENTACION DE DOCUMENTOS Y SUSCRIPCION DEL CONTRATO.

El proponente favorecido deberá presentarse a la Dirección Jurídica de la Entidad, entre el 24, 25 y28 de abril de 2014, con la documentación requerida para suscribir el respectivo contrato.

11. PLAZO Y FORMA DE PAGO DEL CONTRATO

El contrato de prestación de servicios de Impresión, Suministro, Distribución y Recolección de ladevolución y billetes premiados de la billetería para la Lotería del Valle, para treinta (30) sorteos,uno por semana.

La Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., se compromete a cancelar el valor del contrato quese suscriba, mediante mensualidades vencidas, de acuerdo a la propuesta de pago presentada, ala presentación de las facturas debidamente legalizadas, a las cuales deberá anexarse: certificadode idoneidad de los billetes impresos, constancia de pago a salud, pensión y parafiscales




Certificación de despacho y constancia de recibo a satisfacción suscrita por el Director Comercialde la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E.

12. ADENDAS

De presentarse aclaraciones y/o observaciones, la entidad resolverá las inquietudes presentadasdentro del término establecido en el cronograma, el cual podrá prorrogar, cuando lo considereconveniente de conformidad con el reglamento de contratación de la entidad.




CUADRO ANEXO No. 1

CONTRATO N° FECHA DE SUSCRIPCION OBJETO CONTRATANTE VALOR




ANEXO 2MAYOR PLAZO DE PAGO

NUMERO DE DIAS PARAPAGO




MINUTA DEL CONTRATO.

CONTRATO No ........ 2014, PARA LA IMPRESIÓN SUMINISTRO, DISTRIBUCIÓN YRECOLECCIÓN DE LA DEVOLUCION Y BILLETES PREMIADOS DE LA LOTERIA DEL VALLE,SUSCRITO ENTRE LA BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E Y .................... ……

Entre los suscritos a saber: Doctor HAROLD EDUARDO CAICEDO SALAZAR, mayor de edad,domiciliado y residente de la ciudad de Santiago de Cali, identificado con la cédula de ciudadaníaNo.16.596.982 expedida en Cali (V) obrando en su condición de Gerente General y RepresentanteLegal de la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA, E.I.C.E., cargo para el cual fue nombradomediante Decreto Departamental No. 0527 del 12 de Junio de 2013, debidamente posesionadomediante acta No.0340, y autorizado para celebrar contratos de conformidad con lo establecido enel artículo 11 del Acuerdo No. 04 de Agosto 13 de 2008 y el artículo vigésimo noveno de laOrdenanza 117 de junio 7 de 2001, quien en adelante se denominara EL CONTRATANTE, y de laotra, XXXXXXX, identificado con la cédula de ciudadanía No.XXXXXXXXX ,en su condición deRepresentante Legal deXXXXXXXXXXXXX , Sociedad constituida mediante Escritura PúblicaNo.XXXXXXXXX inscrita en la Cámara de Comercio de XXXXXXXXXX bajo la matricula mercantilNo. XXXXXXXXXXXXXX, quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenidocelebrar el presente contrato, el cual se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO. Elcontratista en virtud del presente Contrato se obliga para con La Beneficencia del Valle del CaucaE.I.C.E., a la impresión, suministro, distribución de billetes de Lotería del Valle y recolección de ladevolución y billetes premiados de la Lotería del Valle, para treinta (30) sorteos, uno por semana,iniciando con el sorteo No. 4228 del siete (7) de mayo de 2014, hasta el sorteo No. 4257 del día 26de noviembre del año 2014, con una impresión de 265.000 billetes por sorteo. La cantidad totalpuede variar durante el desarrollo del contrato, por cambio en el Plan de Premios, composición delbillete, cantidad de series o por cualquier razón de orden legal que obligue a cambios en laexpedición total o parcial de billetería. PARAGRAFO: Es de aclarar que el valor presupuestadohace referencia a los sorteos ordinarios, ya que los promocionales “raspa“ se cotizarán, para teneren cuenta en el transcurso del contrato si se requieren en un momento dado, para lo cual seadicionaría el valor del contrato o se modificaría la cantidad de billetes a entregar en determinadosorteo, como medio para combatir la ilegalidad y escaneo de Lotería. Los billetes de Lotería delValle, se elaborarán de acuerdo con las especificaciones determinadas en las siguientes cláusulas.SEGUNDA: ESPECIFICACIONES TECNICAS Y CARACTERISTICAS DE SEGURIDAD. Para laimpresión de los billetes de Lotería del Valle el contratista deberá ceñirse a lasESPECIFICACIONES TECNICAS Y CARACTERISTICAS DE SEGURIDAD, de acuerdo con elCapitulo II, que va desde numeral 2 hasta el numeral 2.19, de las condiciones de contratación de laconvocatoria pública No.003 de 2014, los cuales hacen parte integral del presente contrato.TERCERA: PLAZO, DISTRIBUCION Y ENTREGA. El contratista deberá prestar el servicio dedistribución de los billetes de los cupos asignados a cada uno de los distribuidores, haciendo lasentregas con una anticipación mínima de ocho (8) días a la fecha del respectivo sorteo y máximade quince (15) días o la que la Entidad decida, advirtiendo que el primer sorteo, el del siete 7) deMayo de 2014, deberá entregarse a más tardar el día treinta (30) de Abril de 2014, obligándose a




su entrega de acuerdo con los requerimientos de la Entidad. La vigencia de este contrato secontará a partir de su legalización y hasta el 26 de noviembre de 2014. El transporte del total de labilletería a distribuir se hará por cuenta y riesgo del contratista, quien en caso de entregaequivocada o falta de entrega de la billetería (cuando no se entregue en poder del públicocomprador), reconocerá el promedio de venta del distribuidor, correspondiente a los dos (2) últimossorteos por un valor del ochenta por ciento (80%) del precio de venta al público. Cuando alcontratista se le extravíen o hurten la billetería, reconocerá el cien por ciento (100%) de la billeteríaextraviada o hurtada al valor de venta al público y presentará la denuncia correspondiente. Latotalidad de billetes impresos y distribuidos por el contratista deben estar amparados con lasrespectivas pólizas de tal forma que protejan el producto en lo que corresponda a suresponsabilidad dentro de la operación general. El contratista se obliga a recoger semanalmente eldía del sorteo en las ciudades a cada distribuidor y a partir de las 6:30 PM y antes de las 9:30 P.M.,de acuerdo con las rutas establecidas y aprobadas por la Beneficencia del Valle del CaucaE.I.C.E., a cada uno de los distribuidores reportados por la entidad, los billetes no vendidos, yentregarlos en las oficinas de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., dentro de los tres (3)días siguientes a su recolección. La recolección de los billetes no vendidos por los distribuidores dela ciudad de Cali se hará entre el horario de 6:00 y 7:30 pm. Los billetes no vendidos seránentregados en las oficinas de la Entidad, dentro de los Tres (3) días siguientes a su recolección. Eltotal de la Billetería deberá ser entregada y recogida por el Impresor salvo orden específica de laEntidad Contratante, por lo que las entregas y recogidas por particulares distintos al Impresor,quedan prohibidas. El transporte deberá efectuarse a través de una empresa transportadoralegalmente constituida, para lo cual dentro de los 10 días siguientes a la firma del contrato, elproponente favorecido deberá anexar copia del contrato de transporte respectivo y un plan decontingencia para los eventos que puedan afectar la entrega normal y oportuna de la billetería. Eltransporte debe ser bajo estrictos controles de seguridad, entrega directa al distribuidor, agencia osub-agencia y a la Lotería del Valle. El transporte del total de los billetes premiados se efectuarácon valor declarado en la respectiva guía de despacho que le llega a los distribuidores de laLotería. Por esta razón, el contratista es responsable de la entrega de los billetes premiados a laBeneficencia del Valle, y en los casos de pérdida, hurto o robo, deberá cancelar a la Beneficenciadel Valle del Cauca dichos valores. En todo caso el contratista se compromete a que tres (3) díasantes de cada sorteo, reportará el estado de entrega de la billetería a la Entidad. Se precisa que el100% de los distribuidores entregarán al contratista a través de la firma transportadora, los díasmiércoles a la hora en que se hace la devolución, esto es, a partir de las 6:00 p.m. y antes de las9:30 p.m de acuerdo con las rutas establecidas y aprobadas por la Beneficencia del Valle delCauca E.I.C.E. Cuando el sorteo se realice en días diferentes al habitual en razón a festivos,deberán recoger en las mismas condiciones de los días normales del sorteo (miércoles); por unaparte, la caja que contiene única y exclusivamente la billetería devuelta debidamente perforada,para lo cual el transportador diligenciará la correspondiente guía de transporte; y, por otra, el díaviernes el paquete que contiene la liquidación del sorteo, con sus respectivos soportes, dentro delos cuales se encuentran los billetes premiados, para lo cual el transportador diligenciará otra guíade transporte, en la que se declarará el valor de los billetes premiados. La billetería premiada arecoger es aquella cuyo valor individual del premio no exceda los DIEZ MILLONES DE PESOS($10.000.000.oo). De no recogerse la billetería devuelta en el día y hora indicada se tomará como




un incumplimiento del contrato. Los billetes impresos no distribuidos serán devueltos a laBeneficencia del Valle, cinco (5) días antes del sorteo, debidamente perforados y anulados. Elcontratista debe presentar informe semanal de la recolección de las devoluciones por distribuidor ypor sorteo, el cual debe ser remitido vía fax o correo electrónico a la Beneficencia del Valle delCauca E.I.C.E el primer día hábil siguiente a cada sorteo. El contratista deberá desplazarse hastala Beneficencia del Valle E.I.C.E. para verificar las especificaciones técnicas y de seguridad de losbilletes premiados con el mayor y secos máximo a los dos (02) días hábiles de realizada la solicitudpor parte de la Dirección Comercial de la Beneficencia del Valle y remitirá el respectivo informe enlos (02) dos días hábiles siguientes a su verificación; De no entregar este informe en el tiempoindicado se tomará como un incumplimiento del contrato. La relación de los distribuidores, su cupoy localización, se podrán solicitar en la Dirección Comercial de la BENEFICENCIA DEL VALLEDEL CAUCA E.I.C.E. CUARTA: MEZCLA. El CONTRATISTA dará cumplimiento a lo requeridoen el numeral 2.12 de las condiciones de contratación de la convocatoria pública No. 003-2014, lacual hace parte integral del presente contrato. QUINTA: SOPORTE Y ADICIONALES. ElCONTRATISTA dará cumplimiento a lo requerido en el numeral 2.13 de las condiciones decontratación de la convocatoria pública No. 003-2014, la cual hace parte integral del presentecontrato. SEXTA: EMPAQUE. El CONTRATISTA dará cumplimiento a lo requerido en el numeral2.15 de las condiciones de contratación de la convocatoria pública No. 003-2014, la cual haceparte integral del presente contrato. SEPTIMA: MODIFICACION A LOS BILLETES. ElCONTRATISTA acepta todas las modificaciones que sean necesarias efectuar a los billetes, comoconsecuencia de disposiciones legales que deba cumplir EL CONTRATANTE y las que este mismoconsidere conveniente para la funcionalidad de la Lotería del Valle. Dichas modificaciones sesolicitaran con cuatro (4) sorteos de anticipación, según plan de impresión del contratista. Elincumplimiento de la presente obligación será causal para dar por terminado unilateralmente elcontrato, dando aviso con una antelación no menor a treinta (30) días calendario. OCTAVA:MODIFICACIONES A LAS CANTIDADES. Los proponentes deberán manifestar expresamenteque aceptan las modificaciones que se hagan a las cantidades de impresión de billetería en casode que la Lotería del Valle genere un nuevo plan de premios que implique una mayor o menoremisión de billetes; si se consolidan alianzas con otras Loterías a fin de integrarse y realizar unsólo sorteo o se presentan cambios de orden legal en la estructura de las loterías; y, por laadopción de otros sistemas de comercialización o reasignación de cupos a los distribuidores. Elincumplimiento de la presente obligación será causal para dar por terminado unilateralmente elcontrato, dando aviso con una antelación no menor a treinta (30) días calendario. NOVENA:PERSONALIZACION DE BILLETERIA. El CONTRATISTA dará cumplimiento a lo requerido en elnumeral 2.17, tercer párrafo, de las condiciones de contratación de la convocatoria pública No.003-2014, la cual hace parte integral del presente contrato. DECIMA: TERMINACIONANTICIPADA DEL CONTRATO. Las partes, podrán de común acuerdo, dar por terminadoanticipadamente el presente contrato en el evento que se produzcan nuevas modalidades para eljuego de las Loterías, que imposibiliten la ejecución del mismo. DECIMA PRIMERA: VALOR YFORMA DE PAGO. Para todos los efectos legales y fiscales el valor de este contrato es deSEISCIENTOS NOVENTA Y CINCO MILLONES SEISCIENTOS VEINTICINCO MIL PESOS($695.625.000) Incluido IVA. PARAGRAFO PRIMERO: La Beneficencia del Valle del CaucaE.I.C.E., pagará al contratista el costo de cada sorteo, de acuerdo a la propuesta de pago




presentada, a la presentación de las facturas debidamente legalizadas, a las cuales deberáanexarse: certificado de idoneidad de los billetes impresos, constancia de pago a salud, pensión yparafiscales, certificación de despacho y constancia de recibo a satisfacción suscrita por el DirectorComercial de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. PARAGRAFO SEGUNDO: EL valor totaldel presente contrato incluye todos los costos en que incurriere el contratista en la realización yejecución del objeto del mismo durante su vigencia. PARAGRAFO TERCERO: En el evento que laBeneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., ordene una impresión superior a la establecida en lacláusula primera del presente contrato, se entenderá que el precio a pagar por parte de laBeneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., será el que corresponda proporcionalmente a los billetesemitidos según el contenido en la oferta presentada por el contratista dentro del proceso deconvocatoria pública No. 003 de 2014. En el evento que la Beneficencia del Valle del CaucaE.I.C.E. ordene una impresión inferior a la establecida en la cláusula primera del presente contrato,el contratista compensará el valor proporcional en alternativas como raspas o desprendibles deacuerdo a las instrucciones del Supervisor del Contrato. PARAGRAFO CUARTO: El Contratista secompromete a realizar un descuento por pronto pago, correspondiente al XXXX por ciento (XX%)por pago efectuado dentro de losXXX días siguientes a la radicación de la respectiva factura en laventanilla de única de la Beneficencia del Valle. DECIMA SEGUNDA: IMPUTACIÓNPRESUPUESTAL. El valor del presente contrato será cancelado con cargo al Presupuesto deIngresos y Gastos de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., conforme al Certificado deDisponibilidad Presupuestal No. XXX de XXXXXXXXXX de 2014. DECIMA TERCERA:OBLIGACIONES DE LA BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E. Además de las quese deriven de las estipulaciones del contrato y de las contenidas en las condiciones decontratación, serán las siguientes: 1) Cancelar el valor de este Contrato en la forma y términosconvenidos en la cláusula decima primera. 2) Comunicar al contratista en los términos delparágrafo tercero de la cláusula decima primera, sobre la necesidad de incrementar la impresión debilletes. 3) Comunicar oportunamente las modificaciones de los cupos de billetería de losdistribuidores. DECIMA CUARTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Además de las que sederiven de las estipulaciones del contrato y de las contenidas en las condiciones de contratación,serán las siguientes: 1) Hacer las entregas de los billetes de lotería contratados, en las fechas ycantidades acordadas. 2) adoptar y ejercer todos los controles y medidas de seguridad necesariasen la impresión, empaque, transporte, distribución, recolección de la devolución y billetespremiados de de la billetería objeto del presente contrato. 3) Reducir o incrementar el número debilletes de lotería acordados por entrega, cuando la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. loconsidere conveniente, previo aviso al contratista con cuatro (4) sorteos de anticipación.4) Eltransporte y la distribución de los billetes de lotería se realizará por cuenta exclusiva del contratista,para lo cual deberá contar con personal idóneo y calificado para la realización de esta actividad; larecolección de los billetes premiados se hará con el valor declarado. 5) Modificar sin costoadicional alguno y dentro del término que se le exija el diseño y los textos de los billetes de lotería,cuando así lo requiera la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., o cuando nuevas normaslegales modifiquen o adicionen las disposiciones existentes.6) Resarcir los perjuicios que seocasionen por la mala o deficiente elaboración de los billetes de lotería o de su empaque final,comprometiéndose además a reponerlos por su cuenta, en igual cantidad y a entera satisfacciónde la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., con la sola presentación del acta donde conste que




han sido anulados. 7) Responder además por la totalidad de los perjuicios que sufra laBeneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., en los siguientes casos: 7.1). Si la mala o deficienteelaboración e impresión de los billetes diere lugar a su adulteración. 7.2) Por la sustracción opérdida de los billetes de lotería en proceso de elaboración o ya elaborados, hasta el momento desu entrega a los distribuidores.7.3) Por el hurto, pérdida o robo de los billetes premiados que harecogido en desarrollo del contrato. 7.4) Por la falsificación de billetes de lotería, si se compruebaque el ilícito tuvo como origen la sustracción, pérdida o disponibilidad de las planchas de impresiónpor parte del personal a su cargo, o de personas ajenas a él. En estos casos debe el contratistaprestar a las autoridades que lo soliciten toda la colaboración que sea necesaria para elesclarecimiento de los hechos. 7.5) Responder por errores de impresión. EL CONTRATISTA deberevisar cuidadosamente los billetes y ejercer los controles necesarios sobre la impresión de losmismos. Si EL CONTRATISTA entregare a LA ENTIDAD CONTRATANTE O A LOSDISTRIBUIDORES uno o más billetes con números repetidos, de modo que en los archivos de LAENTIDAD CONTRATANTE estuvieren los billetes o fracciones correspondientes a los billetes ofracciones repetidos y alguno o algunos de ellos resultaren premiados y fueren pagadosdoblemente, EL CONTRATISTA pagará a la ENTIDAD CONTRATANTE el valor total de lo pagadopor culpa de la numeración repetida, así como también el valor total por demandas motivadas enperjuicios sufridos por particulares, por billetes con doble numeración o cualquier otro casoimputable al CONTRATISTA. EL CONTRATISTA se compromete a reponer los billetes quepresenten defectos de impresión, de corte, o de calidad del papel; así mismo en el caso en el quese presenten errores en la impresión de los códigos de barras que impidan realizar la lectura de losbilletes por parte del distribuidor para enviar el archivo de devolución; EL CONTRATISTA deberáasumir el pago de los billetes no leídos, como venta total. 8) El contratista deberá desplazarsehasta las instalaciones de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., y en presencia de unfuncionario autorizado por la Entidad, deberá verificar las especificaciones técnicas y de seguridadde los billetes premiados con el mayor y secos a partir de diez millones de pesos ($10.000.000.oo), para lo cual remitirá el respectivo informe, en las 48 horas siguientes a suverificación. 9)Remitir mediante oficio que se radicará en la ventanilla única de la Beneficencia delValle del Cauca E.I.C.E., el CD que contiene la mezcla, archivos de asignación y base de datos delas tiras virtuales de los cuatro sorteos mensuales.10) Remitir a la Beneficencia del Valle del CaucaE.I.C.E., informes sobre las entregas de los billetes de lotería del valle, a una muestra dedistribuidores aleatoria, de conformidad con la solicitud presentada ocasionalmente por la DirecciónComercial de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E. PARAGRAFO UNICO: El contratista seobliga a expedir y enviar a la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., un certificado de calidad ode conformidad del producto por cada lote de producción. DECIMA QUINTA: INEXISTENCIA DERELACION LABORAL. Las partes entienden y acuerdan directamente que entre la Beneficenciadel Valle del Cauca E.I.C.E., y el personal que el contratista dedique a la ejecución del presenteContrato, no existe vínculo laboral alguno. DECIMA SEXTA: GARANTIAS. El contratista debeotorgar a su costa y a favor de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., póliza única expedidapor una compañía de seguros o entidad bancaria legalmente establecida en Colombia, cuyaspólizas matrices estén aprobadas por la Superintendencia Bancaria, para garantizar los siguientesriesgos: CUMPLIMIENTO. Para garantizar el cumplimiento del contrato, el contratista deberáconstituir póliza por el treinta por ciento (30%) del valor total de éste, por un término igual al de su




ejecución y su liquidación (seis (6) meses más). DE CALIDAD DE SUMINISTRO: Si durante laejecución del contrato se presentan entregas defectuosas en lo que respecta a la calidad,impresión y empaque final de los billetes de lotería, el contratista se compromete a reponerlos porsu cuenta y en igual cantidad a entera satisfacción de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E.Para garantizar la calidad de la impresión, papel utilizado y características de seguridad exigidas,el contratista deberá constituir póliza por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con unavigencia igual a la de su ejecución y dos (2) años más. DE RESPONSABILIDAD CIVILEXTRACONTRACTUAL: Para garantizar este riesgo el contratista se obliga a mantener una pólizade responsabilidad civil extracontractual que cubra un valor equivalente al 100% del valor delcontrato, que se extenderá hasta liquidación de éste y tres (3) años más. Con esta póliza segarantiza a la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., la indemnización de los perjuicios quesufra, cuando por no adoptar y ejercer el adjudicatario las medidas de control necesarias en lapreparación, impresión, empaque; estos sean sustraídos o se pierdan encontrándose en procesode elaboración o estando ya elaborados, hasta el momento de su entrega a los distribuidores.Cuando se falsifiquen, si se comprueba que el ilícito tuvo como causa la sustracción, pérdida odisponibilidad de las planchas de impresión por parte del personal a su servicio o por particularesajenos a él; o cuando por la mala y deficiente elaboración hubiere lugar a falsificación.PARAGRAFO: En el evento que no coincida la vigencia de la póliza de responsabilidad civilextracontractual y el término de duración del presente contrato, su liquidación y cuatro (4) mesesmás, el contratista se compromete a aportar copia de la prórroga de la citada póliza. PAGO DESALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: el quince porciento (15%) del valor total del contrato y por una vigencia igual al plazo del contrato y tres (3) añosmás. DECIMA SEPTIMA: MULTAS. LA BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E.,mediante resolución motivada podrá imponer multas equivalentes al cero punto treinta y tres porciento (0.33 %) diario del valor total del contrato y hasta el diez por ciento (10%) del valor delmismo en caso de mora o de incumplimiento parcial de cualquiera de las obligaciones contraídaspor EL CONTRATISTA a título de indemnización y hasta un máximo de treinta (30) días, siempreque el incumplimiento no se deba a caso fortuito o fuerza mayor ocurrida sin culpa de ELCONTRATISTA y sin perjuicio del derecho a ejercer las demás acciones legales a que hubierelugar. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos de la imposición de multas, se entiende que hayincumplimiento cuando EL CONTRATISTA incumpla alguna de las obligaciones señaladas en elpresente contrato. PARÁGRAFO SEGUNDO: El pago ó la deducción de dichas multas noexonerará a EL CONTRATISTA de la obligación de cumplir con el objeto del contrato ni de lasdemás obligaciones y responsabilidades que emanen del mismo. Para hacer efectivas las multasse seguirá el procedimiento señalado en la normatividad vigente. DECIMA OCTAVA: PENALPECUNIARIA. En caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones emanadas delpresente contrato, LA BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E., podrá hacer efectiva atítulo de pena una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, esta suma seconsidera como estimación anticipada de perjuicios que pueda sufrir LA BENEFICENCIA DELVALLE DEL CAUCA E.I.C.E. DECIMA NOVENA: CADUCIDAD ADMINISTRATIVA. LaBeneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., se reserva el derecho de declarar la caducidadadministrativa del contrato cuando se presenten las circunstancias establecidas en la ley.VIGESIMA: CONFLICTOS EN LA EJECUCION DEL CONTRATO. Las partes acuerdan que en la




solución de las diferencias y discrepancias que surjan con ocasión de la ejecución del Contrato,acudirán a la conciliación o a la amigable composición o a la transacción, tal como lo autoriza laley. VIGESIMA PRIMERA: CESION Y SUBCONTRATOS. El presente contrato se celebrateniendo en cuenta la calidad, condiciones técnicas y mercantiles del contratista, por lo tanto, leestá prohibido ceder total o parcialmente y subcontratar el presente contrato a persona natural ojurídica, sin la previa autorización escrita de la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCAE.I.C.E., pudiendo este reservarse las razones que tenga para negar la autorización de la cesión osubcontrato. VIGESIMA SEGUNDA: ADICIONES AL VALOR. Cuando se requiera adicionar elvalor del presente contrato, se procederá de conformidad con lo estipulado en el Reglamento deContratación de la BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E. VIGESIMA TERCERA:SUSPENSION TEMPORAL DEL CONTRATO. Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuitose podrá, de común acuerdo entre las partes, suspender temporalmente la ejecución del presentecontrato mediante la suscripción de un acta en donde conste el evento, sin que para el plazoextintivo se compute el tiempo de suspensión. VIGESIMA CUARTA: DE LAS INHABILIDADES EINCOMPATIBILIDADES. El contratista declara bajo la gravedad del juramento, que se entenderáprestado al momento de la firma del Contrato, que no se halla incurso en ninguna de lasinhabilidades e incompatibilidades a que hace referencia la ley. VIGESIMA QUINTA: VEEDURIA.Este contrato estará sujeto a la vigilancia y control ciudadano, en los términos que señale la ley.VIGESIMA SEXTA: SUPERVISION. La vigilancia y supervisión en el desarrollo del presentecontrato estará a cargo del Director Comercial de la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., paraque se cumpla el objeto del contrato a satisfacción, de conformidad con la Ley 1474 de 2011 y laResolución No. 000577 de Diciembre 12 de 2008 “Por la cual se reglamenta la interventoría en laejecución de los contratos suscritos por la Beneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E.”, y demásnormas vigentes. VIGESIMA SEPTIMA: OBLIGACIONES FRENTE AL SISTEMA DESEGURIDAD SOCIAL. El contratista deberá presentar mensualmente al Director Comercial de laBeneficencia del Valle del Cauca E.I.C.E., certificación expedida por el revisor fiscal, cuando esteexista de acuerdo a los requerimientos de ley, o por el representante legal, en la que acredite elpago de los aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, Pensión y ARP, de los trabajadoresque laboren durante la ejecución del presente contrato, al igual, que los aportes parafiscales, quienverificará su cumplimiento. VIGESIMA OCTAVA: PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACION YEJECUCIÓN: El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes. Para su legalizaciónse requiere del compromiso presupuestal y para su ejecución de la aprobación de la garantía deque trata la décima segunda. VIGESIMA NOVENA: GASTOS. Los gastos para la ejecución deéste contrato, serán exclusivamente por cuenta del contratista. TRIGESIMA: IMPUESTOS YRETENCIONES. Los impuestos y retenciones que surjan del presente contrato corren por cuentade EL CONTRATISTA, para cuyos efectos LA BENEFICENCIA DEL VALLE DEL CAUCA E.I.C.E.a través de la Dirección Financiera hará las retenciones del caso y cumplirá las obligacionesfiscales que ordene la Ley. TRIGESIMA PRIMERA: DOCUMENTOS DEL CONTRATO:Constituyen documentos del Contrato los siguientes: a) Aviso de Convocatoria Pública. b)Condiciones de contratación. c) Oferta del contratista. d) Evaluación de la Oferta y e) Losrelacionados en el formato de verificación de legalidad y custodia vigente. TRIGESIMA SEGUNDA:DOMICILIO. Para todos los efectos legales a que haya lugar en el desarrollo y cumplimiento delpresente Contrato, las partes designan la ciudad de Santiago de Cali como domicilio. En




constancia de lo anterior, se firma en Santiago de Cali, a losXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

CONTRATANTE CONTRATISTA


HAROLD EDUARDO CAICEDO SALAZAR XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXGerente General

beneficencia del valle del cauca e.i.c.e. convocatoria ... · la cantidad total puede variar...

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