INFORMATICA APLICADA A INFORMATICA APLICADA A LA INGENIERIA CIVILLA INGENIERIA CIVIL

CAPITULO ICAPITULO I

BASES DE DATOSBASES DE DATOS

Profesora: Ing. Eleana Vásquez Cutipa

Bases de DatosBases de Datos

es un conjunto de datos estructurados y es un conjunto de datos estructurados y organizados pertenecientes a un mismo organizados pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso su posterior uso

En la actualidad, y debido al desarrollo En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. almacenar datos.

Tipos de Bases de DatosTipos de Bases de DatosA)A) Según la variabilidad de los datos Según la variabilidad de los datos

almacenadosalmacenados• Bases de datos estáticasBases de datos estáticas • Bases de datos dinámicasBases de datos dinámicas

B)B) Según el contenidoSegún el contenido • Bases de datos bibliográficas Bases de datos bibliográficas • Bases de datos de texto completoBases de datos de texto completo• DirectoriosDirectorios• Bases de datos o "bibliotecas" de Bases de datos o "bibliotecas" de

información Biológicainformación Biológica

A)A) Según la variabilidad de los datos almacenadosSegún la variabilidad de los datos almacenados Bases de datos estáticasBases de datos estáticas Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas

primordialmente para almacenar datos históricos que primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar realizar proyecciones y tomar y tomar decisiones..

Bases de datos dinámicasBases de datos dinámicas Éstas son bases de datos donde la información almacenada se Éstas son bases de datos donde la información almacenada se

modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización y adición de datos, además de las operaciones actualización y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de una base de datos utilizada en un sistema de información de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub, etc.tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub, etc.

B) Según el contenido

Bases de datos bibliográficasSolo contienen un surrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque sino estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo

Bases de datos de texto completoAlmacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas.

DirectoriosDirectorios Un ejemplo son las Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico. en formato electrónico.

Bases de datos o "bibliotecas" de Bases de datos o "bibliotecas" de informacióninformación Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de las ciencias de la vida o médicas. Se pueden proveniente de las ciencias de la vida o médicas. Se pueden considerar en varios subtipos:considerar en varios subtipos:

Aquellas que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas. Aquellas que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas. Las bases de datos de rutas metabólicas Las bases de datos de rutas metabólicas Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos

experimentales sobre estructuras 3D de biomoléculas experimentales sobre estructuras 3D de biomoléculas Bases de datos clínicas Bases de datos clínicas Bases de datos bibliográficas (biológicas) Bases de datos bibliográficas (biológicas)

Sistema de gestión de base de datos Sistema de gestión de base de datos ((SGBDSGBD); );

Database management system, Database management system, son un tipo son un tipo de software muy específico, dedicado a de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta.datos y de un lenguaje de consulta.

PropósitoPropósito

El propósito general de los sistemas de gestión de El propósito general de los sistemas de gestión de base de datos es el de manejar de manera clara, base de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información posteriormente se convertirán en información relevante, para un buen manejo de datos.relevante, para un buen manejo de datos.

Ventajas Ventajas Facilidad de manejo de grandes volúmenes de Facilidad de manejo de grandes volúmenes de

información. información. Gran velocidad de ejecución de las consultas. Gran velocidad de ejecución de las consultas. Independencia del tratamiento de información. Independencia del tratamiento de información. Seguridad de la información (acceso a usuarios Seguridad de la información (acceso a usuarios

autorizados), protección de información, de autorizados), protección de información, de modificaciones, inclusiones, consulta. modificaciones, inclusiones, consulta.

No hay duplicidad de información, comprobación de No hay duplicidad de información, comprobación de información en el momento de introducir la misma. información en el momento de introducir la misma.

Integridad referencial el terminar los registros.Integridad referencial el terminar los registros.

Inconvenientes Inconvenientes El costo de actualización del hardware y software son El costo de actualización del hardware y software son

muy elevados. muy elevados. El Costo (salario o remuneración) del administrador de El Costo (salario o remuneración) del administrador de

la base de datos es grande. la base de datos es grande. El mal diseño de esta puede originar problemas a El mal diseño de esta puede originar problemas a

futuro. futuro. Un mal adiestramiento a los usuarios puede originar Un mal adiestramiento a los usuarios puede originar

problemas a futuro. problemas a futuro. Si no se encuentra un manual del sistema no se podrán Si no se encuentra un manual del sistema no se podrán

hacer relaciones con facilidad. hacer relaciones con facilidad. Generan campos vacíos en exceso. Generan campos vacíos en exceso. El mal diseño de seguridad genera problemas en esta. El mal diseño de seguridad genera problemas en esta.

SGBD libres y gratuitos SGBD libres y gratuitos PostgreSQL ( (http://www.postgresql.org Postgresql) Licencia BSD Postgresql) Licencia BSD MySQL Licencia Dual, depende el uso. Licencia Dual, depende el uso. Firebird basada en la versión 6 de basada en la versión 6 de InterBase, Initial Developer's , Initial Developer's

PUBLIC LICENSE Version 1.0. PUBLIC LICENSE Version 1.0. SQLite ( (http://www.sqlite.org SQLite) Licencia Dominio Público SQLite) Licencia Dominio Público DB2 Express-C ( (

http://www.ibm.com/ar/businesscenter/catalogo/db2_express-c.phtml) )

Apache Derby ( (http://db.apache.org/derby/) )

Microsoft SQL Server Compact Edition Sybase ASE Express Edition para Express Edition para Linux

(Edición gratuita para (Edición gratuita para Linux) )

SGBD comercialesSGBD comerciales Advantage Database dBase FileMaker Fox Pro IBM DB2 Universal Database (DB2 UDB) Universal Database (DB2 UDB) IBM Informix Interbase de de CodeGear, filial de , filial de Borland MAGIC Microsoft Access Microsoft SQL Server NexusDB Open Access Oracle Paradox PervasiveSQL Progress (DBMS) Sybase ASE Sybase ASA Sybase IQ WindowBase Softland ERP Flexline IMS Velneo Velneo

¿ Qué es y para que sirve ¿ Qué es y para que sirve Microsoft AccessMicrosoft Access

Es un potente Sistema Gestor de Base de Datos Es un potente Sistema Gestor de Base de Datos Relacionales (SGBD). El mismo que permite almacenar Relacionales (SGBD). El mismo que permite almacenar datos organizados y relacionados, generando datos organizados y relacionados, generando posteriormente informes filtrando la información posteriormente informes filtrando la información necesaria, estos datos pueden ser exportados al necesaria, estos datos pueden ser exportados al Microsoft Word y Excel.Microsoft Word y Excel.

Debe permitir en principio: -Introducir datos -Almacenar datos -Recuperar datos y trabajar con ellos

Elementos de un base de datosElementos de un base de datos

TABLA:TABLA: Colección de datos sobre un Colección de datos sobre un tema específico, organizan datos en tema específico, organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).(denominadas registros).

CONSULTAS : CONSULTAS : Para buscar y recuperar tan Para buscar y recuperar tan solo los datos que cumplen las condiciones solo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias especificadas, incluyendo datos de varias tablas. Una consulta puede también actualizar o tablas. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo y eliminar varios registros al mismo tiempo y realizar calculo predefinidosrealizar calculo predefinidos

FORMULARIOS:FORMULARIOS: permiten la introducción permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de datos se introducen en la tabla a través de los formularios. los formularios.

INFORMES:INFORMES: Para analizar los datos o Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al presentarlos de cierta manera al imprimirlo.imprimirlo.

MACROS:MACROS: Es un conjunto de una o mas Es un conjunto de una o mas acciones que cada una realiza una acciones que cada una realiza una operación determinada; ayudan a operación determinada; ayudan a automatizar las tareas comunes.automatizar las tareas comunes.

MODULO:MODULO: Es una colección de Es una colección de declaraciones y procedimientos de Visual declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad.juntos como una unidad.

PAGINA:PAGINA: Una pagina de acceso a datos Una pagina de acceso a datos es un tipo especial de página Web es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ello diseñada para ver datos y trabajar con ello desde Internet o desde intranet.desde Internet o desde intranet.

Creación de una base de Creación de una base de datos con Accessdatos con Access

FORMAS DE FORMAS DE INGRESAR AL INGRESAR AL MICROSOFT ACCESSMICROSOFT ACCESS

ELEMENTOS DE LA ELEMENTOS DE LA PANTALLAPANTALLA

CREAR UNA BASE CREAR UNA BASE DE DATOSDE DATOS

TABLASTABLAS

Colección de datos sobre un tema Colección de datos sobre un tema específico, organizan datos en columnas específico, organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).(denominadas registros).

OPCIONES PARA CREAR OPCIONES PARA CREAR TABLASTABLAS

1.1. Vista Hoja de datos:Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los nombres de los campos. nombres de los campos.

2. Vista Diseño:2. Vista Diseño: permite crear los campos manualmente y permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla. configurar el diseño de la tabla.

3. Asistente para tablas:3. Asistente para tablas: el asistente pide las características de el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente. los campos y de la tabla y la genera automáticamente.

4. Importar tabla:4. Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access. por Access.

5. Vincular tabla:5. Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas. transmiten a aquéllas. Cualquiera de estas opciones es válida para crear una base de Cualquiera de estas opciones es válida para crear una base de datos. Pero las opciones a través de las cuales se crea datos. Pero las opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son Vista Hoja de datos y Vista personalmente una tabla son Vista Hoja de datos y Vista Diseño. Con la opción Vista Diseño se crea la estructura para Diseño. Con la opción Vista Diseño se crea la estructura para luego rellenar los datos en Vista Hoja de datos. Pero también luego rellenar los datos en Vista Hoja de datos. Pero también se puede empezar directamente en Vista Hoja de datos se puede empezar directamente en Vista Hoja de datos introduciendo la información y Access crea la estructura introduciendo la información y Access crea la estructura automáticamente. automáticamente.

Las Vistas de la tablaLas Vistas de la tabla

Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no sólo cambia el aspecto de en cada una de ellas no sólo cambia el aspecto de la tabla, sino que además varían el menú y la la tabla, sino que además varían el menú y la barra de herramientas: barra de herramientas:

Vista DisenoVista Diseno Vista Hoja de datos.Vista Hoja de datos.

   

Vista Hoja de DatosVista Hoja de Datos

En esta tabla se puede empezar a introducir datos, En esta tabla se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. Los nombres de nombre que se le quiera dar al campo. Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden tener más de 64 caracteres, no pueden tener puntos, tener más de 64 caracteres, no pueden tener puntos, exclamaciones o corchetes. Por otro lado no puede exclamaciones o corchetes. Por otro lado no puede haber dos campos que se llamen de la misma manera. haber dos campos que se llamen de la misma manera.

Vista DiseñoVista Diseño Desde esta vista se diseñan los campos pero no se pueden Desde esta vista se diseñan los campos pero no se pueden

introducir datos. Si se desea introducir datos, se pulsa el introducir datos. Si se desea introducir datos, se pulsa el botón Vistabotón Vista

Características del campo: Características del campo: Nombre del campo: Nombre del campo: los nombres de los campos. los nombres de los campos. Tipo de datos:Tipo de datos: texto, numérico, fecha/hora, contador, texto, numérico, fecha/hora, contador,

Si/No, memo, moneda, objeto OLE.Si/No, memo, moneda, objeto OLE. Descripción: Descripción: en esta columna se introduce la descripción en esta columna se introduce la descripción

del contenido del campo o su finalidad.del contenido del campo o su finalidad. Propiedades de los campos: Propiedades de los campos: estableciendo las estableciendo las

propiedades de los campos se controla la apariencia de los propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto. incorrecto.

TIPOS DE DATOSTIPOS DE DATOS

1. Texto:1. Texto: almacena cadenas de caracteres, ya sean números almacena cadenas de caracteres, ya sean números (con los que no se vaya a realizar operaciones), letras o (con los que no se vaya a realizar operaciones), letras o cualquier símbolo. cualquier símbolo.

2. Numérico:2. Numérico: Almacena números destinados a realizar Almacena números destinados a realizar operaciones. operaciones.

3. Fecha/hora:3. Fecha/hora: fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta. hora corta.

4. Auto numérico:4. Auto numérico: Es un valor numérico que Access incrementa Es un valor numérico que Access incrementa de modo automático cada vez que se añade un registro. No se de modo automático cada vez que se añade un registro. No se puede modificar manualmente. puede modificar manualmente.

5. Si/No5. Si/No: Para almacenar datos que sólo tengan dos : Para almacenar datos que sólo tengan dos posibilidades: si-no, 0-1, verdadero-falso, blanco-negro... posibilidades: si-no, 0-1, verdadero-falso, blanco-negro...

6. Memo:6. Memo: Para almacenar texto largo, hasta de 64000 bytes. Para almacenar texto largo, hasta de 64000 bytes. 7. Moneda:7. Moneda: Para almacenar valores de moneda. Para almacenar valores de moneda. 8. Objeto OLE8. Objeto OLE: Son objetos tales como gráficos, texto, imágenes, : Son objetos tales como gráficos, texto, imágenes,

creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o vinculado. vinculado.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOSPROPIEDADES DE LOS CAMPOS controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo

incorrecto. incorrecto.

Tamaño del campoTamaño del campo

Configuración Rango Lugares Decimales

Lugar que ocupa

Byte 0 a 255 Ninguno 1 byte

Entero -32.768 a +32.768 Ninguno 2 bytes

Entero Largo -2.147.483.648 a + 2.147.483.647

Ninguno 4 bytes

Simple -3,4x1038 a 3,4x1038

7 4 bytes

Doble -1.797x1038ª 1,797 x1038

15 8 bytes

Formato del Campo :Formato del Campo : Personaliza la forma de presentar los Personaliza la forma de presentar los datos en pantalladatos en pantalla

Mascara de EntradaMascara de EntradaCódigo Función

0 Dígito (0-9). Introducción obligatoria. No permite signos

# Dígito o espacio. Introducción opcional.Las posiciones en blanco se convierten en espacios y se permiten los signos

9 Dígito o espacio. Introducción opcional. No permite signos

L Letra (A-Z). Introducción obligatoria

? Letra (A-Z). Introducción opcional.

A Letra o dígito. Introducción obligatoria

a Letra o dígito. Introducción opcional

& Cualquier carácter o espacio. Introducción obligatoria

C Cualquier carácter o espacio. Introducción opcional

.,:;-/ Marcador de posición decimal y separador de miles, fecha y hora.

< Convierte los caracteres en minúsculas

> Convierte los caracteres en mayúsculas

! Hace que la máscara de entrada se rellene de derecha a izquierda

\ Hace que el carácter que venga a continuación se presente como un carácter literal

Ejemplos de Máscara de EntradaDEFINICION DE MASCARA DE

ENTRADAEJEMPLOS DE VALORES

(000)000-0000 (206)555-0248

(999)999-9999! (206)555-0248

( )555-0248

(000)AAA-AAAA (206)555-TELE

#999 -20

2000

>L????L?000L0 GREENGR339M3

MAY R 452B7

>L0L 0L0 T2F 8M4

00000-9999 98115-

98115-3007

>L<??????????????? Informática

ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7

ISBN 0-13-964262-5

>LL00000-0000 DB51392-0493

Título :Título : Especifica la etiqueta que se utilizará en la Especifica la etiqueta que se utilizará en la presentación del campo cuando se crean tablas, formularios presentación del campo cuando se crean tablas, formularios e informes. e informes.

Valor Predeterminado: Valor Predeterminado: Introduce un valor por defecto en Introduce un valor por defecto en todos los campos. Este valor lo introduce el usuario cuando todos los campos. Este valor lo introduce el usuario cuando un campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando un campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando este valor varíe se puede modificar. este valor varíe se puede modificar.

Regla de validación: Regla de validación: Esta propiedad se puede establecer Esta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo Contador y en todos los campos menos en los de tipo Contador y Objeto OLE. Objeto OLE.

Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los datos no cumplen las condiciones que se introduzcan, si los datos no cumplen las condiciones Access no admitirá ese dato. Access no admitirá ese dato.

Texto de Validación:Texto de Validación: Cuando Access no admite un Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validación no aparece dato porque no cumple la regla de validación no aparece ningún mensaje que explique por qué no admite el dato ningún mensaje que explique por qué no admite el dato a no ser que se utilice el texto de validación. En esta a no ser que se utilice el texto de validación. En esta propiedad se debe introducir cuál es la condición que propiedad se debe introducir cuál es la condición que debe cumplir el dato para que el usuario lo sepa. debe cumplir el dato para que el usuario lo sepa.

Requerido : Requerido : Se aplica a todos los campos menos a los Se aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador. de tipo Contador.

Si se encuentra activado "Si" no dejará que el usuario Si se encuentra activado "Si" no dejará que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado. abandone un registro sin haberlo rellenado.

Permitir Longitud Cero: Permitir Longitud Cero: Se aplica a los campos de Se aplica a los campos de tipo texto y memo. tipo texto y memo.

Esta propiedad es útil para las consultas y expresiones, Esta propiedad es útil para las consultas y expresiones, ya que los valores nulos se comportan de distinta forma. ya que los valores nulos se comportan de distinta forma.

Para introducir una cadena de longitud cero se teclea Para introducir una cadena de longitud cero se teclea dos comillas dobles sin espacio entre ellas (""). dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").

Indexado: Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE. Se utiliza para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en campo indexados sean mas rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

La clave principalLa clave principal

La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se podrán del campo de manera única. De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal. en los campos de la clave principal.

Tipos de clave principalTipos de clave principal

Claves Principales de Autonumérico Claves Principales de Autonumérico Un campo Autonumérico puede establecerse para que el Un campo Autonumérico puede establecerse para que el

programa introduzca automáticamente un número secuencial programa introduzca automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. cuando se agrega un registro a la tabla.

Designar un campo de este tipo como clave principal de una Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal. tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal.

Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recién creada, Microsoft Access pregunta si se desea tabla recién creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal automáticamente. Si se contesta que cree una clave principal automáticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una clave principal afirmativamente, Microsoft Access creará una clave principal de Autonumérico. de Autonumérico.

Claves Principales de Campo Simple Claves Principales de Campo Simple Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como

números de identificación o números de pieza, se puede números de identificación o números de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal. designar ese campo como la clave principal.

Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal. principal.

Claves principales de Campos múltiplesClaves principales de Campos múltiplesEn situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad

de un solo campo, se pueden designar dos o más campos como de un solo campo, se pueden designar dos o más campos como clave principal. clave principal.

La situación más común en la que surge este problema es en la La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios. varios a varios.

BASE DE DATOS RELACIONALESBASE DE DATOS RELACIONALES

Organizar la base de datos mediante distintas tablas Organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionales por campos comunes, permitiendo la relacionales por campos comunes, permitiendo la utilizaciutilización simultanea de datos procedentes de mas ón simultanea de datos procedentes de mas de una tabla.de una tabla.

Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana.de una base de datos plana.

Al hacer uso de las relaciones, se evita la Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario el trabajo con tablasfacilitando al usuario el trabajo con tablas

Para conseguir una correcta base de datos Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio relacional es imprescindible realizar un estudio previo diseño de la base de datos.previo diseño de la base de datos.

Para poder relacionar tablas entre si se deberá Para poder relacionar tablas entre si se deberá especificar un campo en común que contenga el especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas.clave principal en una de ellas.

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal de la que parte la de ellas será la tabla principal de la que parte la relación y la otra será la tabla secundaria destino relación y la otra será la tabla secundaria destino de la relaciónde la relación

Generalmente todos los programas de base Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional. generación tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos sonAlgunos de los más conocidos son: : Oracle, Fox, Access,FileMaker,4D Butler.Oracle, Fox, Access,FileMaker,4D Butler.

Tipos de RelacionesTipos de Relaciones Relación Uno a Uno Relación Uno a Uno (1-1)(1-1)Cuando un registro de una tabla solo puede estar Cuando un registro de una tabla solo puede estar

relacionado con un relacionado con un único registro de la otra único registro de la otra tabla y viceversa.tabla y viceversa.

Relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relación

Relación Uno a VariosRelación Uno a VariosCuando un registro de una tabla (tabla Cuando un registro de una tabla (tabla

secundaria) solo puede estar relacionada con secundaria) solo puede estar relacionada con un único registro de la otra tabla un único registro de la otra tabla (tabla principal) (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener mpuede tener más de un registro relacionado en ás de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria)la primera tabla (tabla secundaria)

Relación Varios a VariosRelación Varios a VariosCuando un registro de una tabla puede estar Cuando un registro de una tabla puede estar

relacionada con más de un registro de la otra relacionada con más de un registro de la otra tabla y viceversatabla y viceversa

Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas.

Integridad ReferencialIntegridad ReferencialLa integridad referencial son unas normas que La integridad referencial son unas normas que

mantienen la coherencia de datos entre dos tablas mantienen la coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son: relacionadas. Estas normas son:

1.1.No puede haber registros en la tabla secundaria No puede haber registros en la tabla secundaria que no estén en la primaria. que no estén en la primaria.

2. No se puede borrar un registro de la tabla principal 2. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria. si hay registros en la secundaria.

Para poder exigir integridad referencial en una relación Para poder exigir integridad referencial en una relación de uno a varios es necesario que : de uno a varios es necesario que :

1. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave 1. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal. principal.

2. Los campos contengan el mismo tipo de datos ( si es 2. Los campos contengan el mismo tipo de datos ( si es autonumérico-numérico). autonumérico-numérico).

3. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de 3. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos. datos.

Access verificará que los campos cumplen todas las Access verificará que los campos cumplen todas las condiciones para que haya integridad referencial. Si condiciones para que haya integridad referencial. Si no se cumplen todas las condiciones no permitirá que no se cumplen todas las condiciones no permitirá que esa relación tenga integridad referencial.esa relación tenga integridad referencial.

Actualizar en cascada los campos Actualizar en cascada los campos relacionadosrelacionados: :

se está indicando que si se modifica el valor de se está indicando que si se modifica el valor de un campo desde un lado de la relación un campo desde un lado de la relación automáticamente se actualicen en todos los automáticamente se actualicen en todos los registros relacionados.registros relacionados.

Eliminar en cascada los registros Eliminar en cascada los registros relacionados:relacionados:

si se borra un registro de un lado de la relación se si se borra un registro de un lado de la relación se borrarán automáticamente todos los registros borrarán automáticamente todos los registros que estaban relacionados con él. que estaban relacionados con él.

CASO: ESTUDIO DE TRANSITOCASO: ESTUDIO DE TRANSITO CREAR UNA BASE DE DATOS ESTUDIO DE CREAR UNA BASE DE DATOS ESTUDIO DE

TRANSITO EN LA CIUDAD DE AREQUIPATRANSITO EN LA CIUDAD DE AREQUIPA

objetivo de este estudio es buscar objetivo de este estudio es buscar soluciones nuevas y concordantes soluciones nuevas y concordantes al actual parque vehicular con al actual parque vehicular con respecto al uso de parquímetros respecto al uso de parquímetros en algunas calles, nuevas vías y en algunas calles, nuevas vías y priorización de pavimentación de priorización de pavimentación de las rutas de mayor frecuencia las rutas de mayor frecuencia vehicular. vehicular.

COD_UBICACION CALLE_AVENIDA DISTRITO PROVINCIA

C-001 Calle Ayacucho Cercado Arequipa

C-002 Calle Melgar Cercado Arequipa

C-003 Calle Moral Cercado Arequipa

C-004 Calle San Agustín Cercado Arequipa

A-001 Avenida Venezuela Cercado Arequipa

A-002 Avenida Independencia Cercado Arequipa

COD_VEHÍCULO TIPO DESCRIPCION

AUT-001 Automóvil 1 de dos puertas

AUT-002 Automóvil 2 de cuatro puertas

CAM-001 Camioneta 1 cabina simple

CAM-002 Camioneta 2 de doble cabina

CAM-003 Camión  

FUR-001 Furgonetahasta de 12

pasajeros

BIC-001 Bicicleta  

CODIGO UBICACIÓN VEHICULO FECHA HORA_INICIO HORA_FIN NRO_VEHICULOS

1 A-001 AUT-002 14/05/2007 10:30 11:00 30

2 A-001 AUT-002 14/05/2007 14:00 14:30 40

3 A-001 AUT-002 14/05/2007 19:00 19:30 100

4 A-001 CAM-001 14/05/2007 10:30 11:00 20

5 A-001 CAM-001 14/05/2007 14:00 14:30 10

6 A-001 CAM-001 14/05/2007 19:00 19:30 20

7 A-001 CAM-002 14/05/2007 10:30 11:00 18

VEHICULO

AFORO

UBICACION

Buscar datosBuscar datos En las tablas se puede buscar un dato determinado. En las tablas se puede buscar un dato determinado.

Esta forma de búsqueda localiza un registro Esta forma de búsqueda localiza un registro conociendo uno de sus datos. conociendo uno de sus datos.

La diferencia de esta búsqueda con respecto a los filtros La diferencia de esta búsqueda con respecto a los filtros es que sólo localiza los registros con ese dato de uno es que sólo localiza los registros con ese dato de uno en uno. Los filtros localizan todos los registros que en uno. Los filtros localizan todos los registros que tienen un dato en común de una sola vez. tienen un dato en común de una sola vez.

Icono para opción de búsqueda

Reemplazar datosReemplazar datos El funcionamiento de esta función es muy similar al El funcionamiento de esta función es muy similar al

de Buscar , sólo que no sólo busca los datos de de Buscar , sólo que no sólo busca los datos de registro en registro sino que además los sustituye registro en registro sino que además los sustituye por otro dato, o el mismo dato con por otro dato, o el mismo dato con modificaciones.. modificaciones..

Para reemplazar es necesario tener la tabla abierta y Para reemplazar es necesario tener la tabla abierta y situarse sobre la columna donde se va a buscar el situarse sobre la columna donde se va a buscar el dato a sustituirdato a sustituir

FiltrosFiltrosUn filtro es un selección de algunos elementos de Un filtro es un selección de algunos elementos de

una tabla o de un formulario. Aplicando un filtro una tabla o de un formulario. Aplicando un filtro es posible ver dentro de una tabla sólo aquellos es posible ver dentro de una tabla sólo aquellos registros que cumplen unas condiciones. El registros que cumplen unas condiciones. El resto de los registros no desaparecen, sólo resto de los registros no desaparecen, sólo están ocultos. están ocultos. Access tiene tres tipos de filtros:

Filtro por selección Filtro por formulario

Filtro u orden avanzado

Filtro por selección Filtro por selección

Este filtro se aplica seleccionando dentro de la Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla el elemento que va a ser la condición de tabla el elemento que va a ser la condición de filtrado. filtrado.

Filtro por formularioFiltro por formulario

Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes

y con un gran número de registros.y con un gran número de registros. Filtro u orden avanzadoFiltro u orden avanzado

Este filtro permite determinar con mayor minucia Este filtro permite determinar con mayor minucia las características del filtro. Es muy similar a una las características del filtro. Es muy similar a una consulta, y se almacena en Consultas. consulta, y se almacena en Consultas.

ConsultasConsultas La consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos La consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos

mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinámica"; en esta El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinámica"; en esta hoja se encuentra la información extraída de las tablas. Pero la hoja se encuentra la información extraída de las tablas. Pero la información no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue información no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas. estando almacenada en las tablas.

En determinados tipos de consulta se puede modificar la información de En determinados tipos de consulta se puede modificar la información de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene información. La consulta muestra lo que la no un objeto que almacene información. La consulta muestra lo que la tabla almacena según los criterios solicitados. tabla almacena según los criterios solicitados.

La consulta es un filtro avanzado, y funciona prácticamente de la misma La consulta es un filtro avanzado, y funciona prácticamente de la misma forma. Lo único que los diferencia es que los filtros sólo se pueden activar forma. Lo único que los diferencia es que los filtros sólo se pueden activar desde una tabla o desde un formulario. desde una tabla o desde un formulario.

¿Qué puede hacer una ¿Qué puede hacer una consulta?consulta?

Elegir tablasElegir tablas: : las consultas se pueden realizar sobre las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener información son muchas. para obtener información son muchas.

Modificar los datos de las tablasModificar los datos de las tablas: : aunque las aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite modificar, eliminar o añadir registros nuevos. También se modificar, eliminar o añadir registros nuevos. También se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de varias tablas. contenga registros de otra tabla o de varias tablas.

Elegir uno o varios campos: Elegir uno o varios campos: al crear una consulta al crear una consulta es posible especificar qué campo se desea ver. es posible especificar qué campo se desea ver.

Seleccionar registrosSeleccionar registros: : una consulta se puede concretar una consulta se puede concretar hasta el punto de ver sólo un registro. hasta el punto de ver sólo un registro.

Realizar cálculos: Realizar cálculos: se pueden realizar cálculos con los se pueden realizar cálculos con los campos mostrados en la consulta. Por ejemplo contar el campos mostrados en la consulta. Por ejemplo contar el número de registros seleccionados o acumular totales. Se número de registros seleccionados o acumular totales. Se crearán campos nuevos: campos calculados que contendrán crearán campos nuevos: campos calculados que contendrán el resultado del cálculo. el resultado del cálculo.

Para crear nuevos formularios, informes o Para crear nuevos formularios, informes o consultas: consultas: partiendo de los datos obtenidos en una partiendo de los datos obtenidos en una consulta se pueden crear nuevos elementos.consulta se pueden crear nuevos elementos.

Tipos de consultasTipos de consultas Consulta de selecciónConsulta de selección

Es la más sencilla, se indican unos criterios para ver sólo Es la más sencilla, se indican unos criterios para ver sólo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas, esta parece una tabla pero Hoja de respuestas dinámicas, esta parece una tabla pero no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de varias no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de varias tablas según los criterios de la consulta. tablas según los criterios de la consulta.

Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a través de ella. se pueden introducir datos en las tablas a través de ella.

Consulta de tablas de referencias cruzadasConsulta de tablas de referencias cruzadas Presenta los datos con títulos en las filas y en las columnas; Presenta los datos con títulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de cálculo. De esta forma se la apariencia es la de una hoja de cálculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha información de una resume en muy poco espacio mucha información de una forma muy clara. forma muy clara.

Consulta de accionesConsulta de acciones Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a través de una sola operación. A través de este tipo de través de una sola operación. A través de este tipo de consulta también se puede crear una nueva tabla, eliminar o consulta también se puede crear una nueva tabla, eliminar o añadir registros, modificarlos... añadir registros, modificarlos...

Consulta de uniónConsulta de unión

Combina campos que coinciden en más de una tabla. Combina campos que coinciden en más de una tabla.

Consulta de paso a través Consulta de paso a través Envía instrucciones a una base de datos SQL. Envía instrucciones a una base de datos SQL.

Consulta de definición de datos Consulta de definición de datos Se puede modificar una base de datos de Access Se puede modificar una base de datos de Access utilizando instrucciones de SQL. utilizando instrucciones de SQL.

¿Cómo crear una consulta?¿Cómo crear una consulta?

1. Vista diseño:1. Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente. del asistente.

2. Asistente para consultas sencillas: 2. Asistente para consultas sencillas: crea una crea una consulta automáticamente, según los campos consulta automáticamente, según los campos seleccionados. seleccionados.

3. Asistente para consultas de referencias 3. Asistente para consultas de referencias cruzadas: cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo. un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo.

4. Asistente para consultas destinados a buscar 4. Asistente para consultas destinados a buscar duplicados:duplicados: crea una consulta en la que se buscan crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo. registros con valores duplicados en un campo.

5. Asistentes para consultas destinados a buscar 5. Asistentes para consultas destinados a buscar no-coincidentes: no-coincidentes: crea una consulta que busca registros crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tablaque no tienen registros relacionados en otra tabla

Crear una consulta sin asistentesCrear una consulta sin asistentes Campo En esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la tabla ( con el *) o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna.Tabla En esta casilla figura la tabla de la que procede el campo seleccionado en esa columna. Esta opción es muy importante cuando se trabaja con campos de varias tablas.

Orden Ascendente, descendente o sin orden.Mostrar Esta casilla tiene un pequeño cuadrado, al hacer clic dentro de este cuadrado se está indicando al programa que se muestre ese campo.Criterios En esta casilla se introduce la condición/es que debe cumplir un campo para que el registro aparezca en la respuesta a la consulta.

Crear consultas con asistentesCrear consultas con asistentes Asistente para consultas sencillasAsistente para consultas sencillas

El Asistente para consultas sencillas crea consultas que El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una tabla o recuperan datos de los campos especificados en una tabla o consulta, o en varias tablas o consultas. consulta, o en varias tablas o consultas.

Asistente para consultas de referencias cruzadasAsistente para consultas de referencias cruzadas Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula totales Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula totales resumidos basándose en los valores de cada fila y columna. resumidos basándose en los valores de cada fila y columna. Calcula una suma, una media, un recuento u otros tipos de Calcula una suma, una media, un recuento u otros tipos de totales de los registros y luego agrupa el resultado en dos tipos totales de los registros y luego agrupa el resultado en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro a lo largo de la parte superior. de datos y otro a lo largo de la parte superior.

Asistente para consultas de buscar duplicadosAsistente para consultas de buscar duplicados Con este asistente se puede determinar si existen registros Con este asistente se puede determinar si existen registros duplicados en una tabla o determinar qué registros de una duplicados en una tabla o determinar qué registros de una tabla comparten el mismo valor. Puede ser una herramienta tabla comparten el mismo valor. Puede ser una herramienta útil si se han importado datos desde otra base de datos, ya útil si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite depurarlos. que permite depurarlos.

Asistente para buscar registros no coincidentes Asistente para buscar registros no coincidentes Mediante este Asistente se pueden buscar registros en una Mediante este Asistente se pueden buscar registros en una tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla. tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla.

También es útil si se han importado datos desde otra base También es útil si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite depurarlos.de datos, ya que permite depurarlos.

Consultas con parámetrosConsultas con parámetros

Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar según ese dato. según ese dato.

Una consulta que tiene uno o varios parámetros Una consulta que tiene uno o varios parámetros necesitará que éstos se indiquen para buscar datos en la necesitará que éstos se indiquen para buscar datos en la tabla. tabla.

Consultas avanzadasConsultas avanzadas Consulta de creación de tablaConsulta de creación de tabla

Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera crear una tabla nueva a partir de registros provenientes de crear una tabla nueva a partir de registros provenientes de ejecutar una consulta. La nueva tabla no heredará las ejecutar una consulta. La nueva tabla no heredará las propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera la tabla origen. la tabla origen.

Consulta de actualización Consulta de actualización Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera actualizar varios registros de una tabla, de una sola vez. Se actualizar varios registros de una tabla, de una sola vez. Se pueden ver los registros a actualizar antes de ejecutar la pueden ver los registros a actualizar antes de ejecutar la consulta y que sean modificados permanentemente. consulta y que sean modificados permanentemente.

Consulta de datos anexados Consulta de datos anexados Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera añadir registros a una tabla de otra que ya quiera añadir registros a una tabla de otra que ya contenga algunos. Entonces, se podrán agregar datos contenga algunos. Entonces, se podrán agregar datos que estaban en otra tabla de Access o bien en otros que estaban en otra tabla de Access o bien en otros formatos de Tabla, como pueden ser DBase, Paradox. formatos de Tabla, como pueden ser DBase, Paradox.

Consulta de eliminación Consulta de eliminación Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera eliminar varios registros de una tabla que quiera eliminar varios registros de una tabla que cumplan determinados criterios. Es posible ver los cumplan determinados criterios. Es posible ver los registros que van a ser eliminados antes de ejecutar la registros que van a ser eliminados antes de ejecutar la consulta. consulta.

FormulariosFormularios La introducción de los datos directamente sobre las tablas es La introducción de los datos directamente sobre las tablas es

bastante incómoda. No sólo no se pueden ver todos los bastante incómoda. No sólo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que además los registros están uno encima de otro. Si se que además los registros están uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese registro. que no correspondan a ese registro.

Los formularios permiten la introducción de datos en las Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los formularios. introducen en la tabla a través de los formularios.

Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros juntos, o se pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros juntos, o también se puede diseñar un formulario con un formato totalmente también se puede diseñar un formulario con un formato totalmente personalizado. personalizado.

En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas. o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas.

Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan. actualizan.

Crear formulariosCrear formularios Crear el formulario manualmente en Vista diseño, con asistentes o con Crear el formulario manualmente en Vista diseño, con asistentes o con

los autoformularios. los autoformularios.

Vista Diseño:Vista Diseño: seleccionando esta opción se puede crear un seleccionando esta opción se puede crear un formulario totalmente personalizado. formulario totalmente personalizado.

Asistente para formularios: Asistente para formularios: Access crea automáticamente un Access crea automáticamente un formulario con los campos que el usuario seleccione. Con este formulario con los campos que el usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos.asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos.

Autoformulario (Formulario): Autoformulario (Formulario): Access crea un formulario en Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la tabla. Cada registro aparece columnas con todos los campos de la tabla. Cada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una columna.de forma independiente con los campos ordenados en una columna.

Autoformulario: tabular (Varios Elementos): Autoformulario: tabular (Varios Elementos): crea automáticamente crea automáticamente un formulario con todos los campos en formato tabular: Los registros un formulario con todos los campos en formato tabular: Los registros aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan introducido.todos los registros que se hayan introducido.

Autoformulario: hoja de datos: Autoformulario: hoja de datos: esta opción crea automáticamente esta opción crea automáticamente un formulario con el formato de hoja de datos. Este es el mismo un formulario con el formato de hoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos. formato que el que tienen las tablas para introducir datos.

Asistente para gráficos: Asistente para gráficos: crea un formulario con un gráfico, muestra crea un formulario con un gráfico, muestra los datos en formato gráfico. los datos en formato gráfico.

Asistente para tablas dinámicas: Asistente para tablas dinámicas: crea un formulario de Microsoft crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámica de Microsoft Excel. Una tabla dinámica Access con una tabla dinámica de Microsoft Excel. Una tabla dinámica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los métodos de cálculo que se elijan. datos utilizando el formato y los métodos de cálculo que se elijan.

Tipos de FormulariosTipos de Formularios

Continuos:Continuos:Cada registro ocupa una línea, como en una tabla; Cada registro ocupa una línea, como en una tabla; debajo de cada registro hay otro registro.debajo de cada registro hay otro registro.

Simples:Simples:Cada registro se presenta en una página completa. Cada registro se presenta en una página completa. Debajo del registro no hay otro registro.Debajo del registro no hay otro registro.

Hoja de Datos: Hoja de Datos: Permite utilizar el formulario como si se tratara de una Permite utilizar el formulario como si se tratara de una tablatabla

Partes del FormularioPartes del Formulario

Encabezado del FormularioEncabezado del FormularioAparece siempre en la parte superior del formulario.Aparece siempre en la parte superior del formulario.

Encabezado de PáginaEncabezado de PáginaAparece siempre en la parte superior del formulario, Aparece siempre en la parte superior del formulario, entre el encabezado de formulario y el detalle.entre el encabezado de formulario y el detalle.

DetalleDetalleContiene los registros. Si el formulario es de tipo Contiene los registros. Si el formulario es de tipo continuo, aparecen múltiples líneas, una con cada continuo, aparecen múltiples líneas, una con cada registro de la tabla subyacente . Si es de tipo simple, registro de la tabla subyacente . Si es de tipo simple, sólo aparece un registro que va cambiando al avanzar y sólo aparece un registro que va cambiando al avanzar y retroceder entre las páginas (registros)retroceder entre las páginas (registros)

Pie de PáginaPie de Página

Aparece siempre en la parte inferior del formulario, entre el Aparece siempre en la parte inferior del formulario, entre el Detalle y el pie del formulario.Detalle y el pie del formulario.

Pie de FormularioPie de Formulario

Aparece siempre en la parte inferior del formulario.Aparece siempre en la parte inferior del formulario.

Los controlesLos controles Toda la información de un formulario está contenida en Toda la información de un formulario está contenida en

los controles. Los controles son objetos de un formulario los controles. Los controles son objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Los controles también son elementos del formulario. Los controles también son elementos del informe. Los controles pueden ser dependientes, informe. Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados. independientes o calculados.    

Control dependiente:Control dependiente: está unido a un campo de está unido a un campo de una tabla o consulta. Los controles dependientes se una tabla o consulta. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos.los campos de la base de datos.

Control independiente: Control independiente: no tiene un origen en una tabla no tiene un origen en una tabla o consulta. Los controles independientes se pueden utilizar o consulta. Los controles independientes se pueden utilizar para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes, para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes, independientemente de que estos existan en la tabla. independientemente de que estos existan en la tabla.

Control calculado: Control calculado: el origen de los datos es una el origen de los datos es una expresión, no un campo. Una expresión es una combinación expresión, no un campo. Una expresión es una combinación de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de controles, de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes. y valores constantes. La expresión puede incluir datos de un campo de la tabla o La expresión puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del formulario o datos de otro control del formulario.consulta del formulario o datos de otro control del formulario.

Cuadro de texto: Sirven para mostrar o introducir datos

Etiqueta: Crea una etiqueta

Grupo de opciones : Formado por un grupo de casillas de verificación o botones de opción. Sólo permite que se active una opción.

Botón de opción: Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones.

Casilla de verificación: Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones.

Botón de alternar: Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de un grupo de opciones.

Cuadro combinado: Permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente.

Cuadro de lista: Permite seleccionar un elemento de una lista.

Botón de comando: Inserta un botón que al ser pulsado ejecuta instrucciones.

Imagen: Inserta un marco para incluir una imagen. No es un objeto OLE. No se edita.

Marco de objeto dependiente: Inserta un marco para incluir un objeto OLE que depende del valor de un campo.

Marco de objeto independiente: Inserta un marco para incluir un objeto OLE que no depende del contenido de un campo.

Subformulario/subinforme: Permite introducir un formulario dentro de otro

Salto de página: Cuando el formulario tiene mas de una página, así se indica dónde empieza cada una.

Línea: Inserta una línea en el formulario

Rectángulo: Inserta un rectángulo

En el cuadro de herramientas hay otros botones que no son controles:

Pulsando este botón se podrá seleccionar cada uno de los objetos.

Para utilizar el asistente de controles

Para ver más controles

Formulario con subformularioFormulario con subformulario La utilidad de un formulario con un subformulario es La utilidad de un formulario con un subformulario es

poder observar los datos de dos tablas que tienen algo poder observar los datos de dos tablas que tienen algo en común.en común.

El proceso para crear un subformulario es el siguiente:El proceso para crear un subformulario es el siguiente:

1.- 1.- Construcción del subformularioConstrucción del subformulario..

22.- Construcción del formulario principal..- Construcción del formulario principal.

33.- Enlaces de los formularios: .- Enlaces de los formularios: Hay que asociar dos Hay que asociar dos campos, uno en el formulario principal y el otro en el campos, uno en el formulario principal y el otro en el subformulario, de manera que en el subformulario sólo subformulario, de manera que en el subformulario sólo se muestren las filas que contengan un campo cuyo valor se muestren las filas que contengan un campo cuyo valor coincida con el de un determinado campo en el principal.coincida con el de un determinado campo en el principal.

Establecer las siguientes propiedades del control Establecer las siguientes propiedades del control subformulariosubformulario

Objeto Origen: Objeto Origen: nombre del formulario utilizado como nombre del formulario utilizado como subformulario.subformulario.

Vincular Campos Secundarios: Vincular Campos Secundarios: nombre del nombre del campo dependiente en el subformulario (que establece campo dependiente en el subformulario (que establece la relación entre el formulario principal y el la relación entre el formulario principal y el subformulario).subformulario).

Vincular Campos Principales: Vincular Campos Principales: nombre del campo nombre del campo o control dependiente en el formulario principal (que o control dependiente en el formulario principal (que establece la relación entre el formulario principal y el establece la relación entre el formulario principal y el subformulario).subformulario).

EventosEventos Un evento es una acción determinada que se produce Un evento es una acción determinada que se produce

en o con un objeto particular. Access puede responder a en o con un objeto particular. Access puede responder a una variedad de eventos: clics del ratón, cambios en los una variedad de eventos: clics del ratón, cambios en los datos, formularios que se abren o se cierran, y muchos datos, formularios que se abren o se cierran, y muchos otros. Los eventos son normalmente el resultado de una otros. Los eventos son normalmente el resultado de una acción del usuario.acción del usuario.

Cada objeto o control está preparado para responder a Cada objeto o control está preparado para responder a un conjunto de eventos, coherentes con el tipo de un conjunto de eventos, coherentes con el tipo de control y su utilidad. Se puede establecer una control y su utilidad. Se puede establecer una macromacro para cada evento de cada objeto, de manera que para cada evento de cada objeto, de manera que cuando se produce ese evento en ese objeto, se ejecuta cuando se produce ese evento en ese objeto, se ejecuta el código de la macro.el código de la macro.

Evento para los FormulariosEvento para los Formularios Al activar registro: Al activar registro: cuando el enfoque pasa a un nuevo cuando el enfoque pasa a un nuevo

registro.registro. Antes de insertar, después de insertar: Antes de insertar, después de insertar: cuando se añade cuando se añade

un nuevo registro.un nuevo registro. Antes de actualizar, después de actualizar: Antes de actualizar, después de actualizar: cuando se cuando se

modifica un registro.modifica un registro. Al eliminar, antes de confirmar la eliminación, después Al eliminar, antes de confirmar la eliminación, después

de confirmar la eliminación: de confirmar la eliminación: al eliminar un registro al eliminar un registro existente.existente.

Al abrir: Al abrir: al abrir el formulario.al abrir el formulario. Al cargar: Al cargar: al cargar el formulario.al cargar el formulario. Al cambiar el tamaño: Al cambiar el tamaño: cuando se cambia el tamaño de la cuando se cambia el tamaño de la

ventana del formulario.ventana del formulario.

Al descargar: Al descargar: al descargar el formulario.al descargar el formulario. Al cerrar: Al cerrar: al cerrar el formulario.al cerrar el formulario. Al activar: Al activar: cuando el formulario es activado, es decir, pasa al cuando el formulario es activado, es decir, pasa al

frente de la pantalla y comienza a funcionar.frente de la pantalla y comienza a funcionar. Al desactivar: Al desactivar: cuando el formulario es desactivado, es decir, deja cuando el formulario es desactivado, es decir, deja

de estar al frente de la pantalla y se activa otro.de estar al frente de la pantalla y se activa otro. Al recibir enfoque: Al recibir enfoque: cuando el enfoque pasa al formulario.cuando el enfoque pasa al formulario. Al perder enfoque: Al perder enfoque: cuando el enfoque pasa del formulario a otro cuando el enfoque pasa del formulario a otro

objeto.objeto. Al hacer clic: Al hacer clic: cuando se presiona y se suelta el botón izquierdo del cuando se presiona y se suelta el botón izquierdo del

ratón sobre la superficie del formulario.ratón sobre la superficie del formulario. Al hacer doble clic: Al hacer doble clic: cuando hace doble con el botón izquierdo del cuando hace doble con el botón izquierdo del

ratón sobre la superficie del formularioratón sobre la superficie del formulario

Al bajar el mouse.Al bajar el mouse. Al subir el mouse.Al subir el mouse. Al mover el mouse.Al mover el mouse. Al bajar una tecla.Al bajar una tecla. Al subir una tecla.Al subir una tecla. Al presionar una tecla.Al presionar una tecla. Tecla de vista previa.Tecla de vista previa. Al ocurrir un error.Al ocurrir un error. Al filtrar.Al filtrar. Al aplicar el filtro.Al aplicar el filtro. Al cronómetro.Al cronómetro. Intervalo de cronómetro.Intervalo de cronómetro.

Eventos para ControlesEventos para ControlesPara controle independientes(pasivos, no asociados a Para controle independientes(pasivos, no asociados a campos de tablas:campos de tablas:

Al hacer clic : Al hacer clic : cuando se presiona y se suelta el botón cuando se presiona y se suelta el botón izquierdo del ratón sobre la superficie del control.izquierdo del ratón sobre la superficie del control.

Al hacer doble clic: Al hacer doble clic: cuando hace doble con el botón cuando hace doble con el botón izquierdo del ratón sobre la superficie del control.izquierdo del ratón sobre la superficie del control.

Al bajar el mouse: Al bajar el mouse: en el momento en que se presiona el en el momento en que se presiona el botón izquierdo del ratón sobre el control.botón izquierdo del ratón sobre el control.

Al subir el mouse: Al subir el mouse: en el momento en que se libera el en el momento en que se libera el botón izquierdo del ratón sobre el control.botón izquierdo del ratón sobre el control.

Al mover el mouse: Al mover el mouse: en el momento en que se desplaza el en el momento en que se desplaza el puntero ratón sobre la superficie del control.puntero ratón sobre la superficie del control.

Para controles dependientes (activos, que contienen información asociada a Para controles dependientes (activos, que contienen información asociada a campos de tablas).campos de tablas).

Antes de actualizar, después de actualizar: Antes de actualizar, después de actualizar: cuando se modifica el contenido del cuando se modifica el contenido del control.control.

Al cambiar: Al cambiar: al cambiar el contenido del control, sin que se necesario que se al cambiar el contenido del control, sin que se necesario que se cambie definitivamente sobre el registro.cambie definitivamente sobre el registro.

Al entrar, al recibir el enfoque: Al entrar, al recibir el enfoque: cuando el control recibe el enfoque desde otro cuando el control recibe el enfoque desde otro control.control.

Al salir, al perder el enfoque: Al salir, al perder el enfoque: cuando el control pierde el enfoque a favor de otro cuando el control pierde el enfoque a favor de otro control.control.

Al bajar una tecla: Al bajar una tecla: en el momento en que se presiona una tecla.en el momento en que se presiona una tecla. Al subir una tecla: Al subir una tecla: en el momento en que se libera una tecla.en el momento en que se libera una tecla. Al presionar una tecla: Al presionar una tecla: cuando se produce una pulsación completa (presionar y cuando se produce una pulsación completa (presionar y

liberar) de una tecla.liberar) de una tecla.

Los informes

Un informe es un objeto de Access. Los informes no guardan información, sólo son una presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentación gráfica está orientada a la impresión de los datos. El diseño puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso.

Formas de Crear un Informe

Vista Diseño: permite crear manualmente un informe sin ayuda de los asistentes, se puede realizar cambios de diseño avanzado, así como agregar tipos de controles y código de escritura..

Asistente para informes: el asistente guía al usuario para la creación de varios modelos de informes (simples o personalizados).

Autoinforme/ Informe: esta opción crea de forma automáticamente un informe. El diseño es en filas y columnas, como en una hoja de cálculo. En la primera fila aparecen los nombres de los campos y en el resto de las filas los datos.

Informe en Blanco: Crea un informe vacio para que se puedan insertar campos, controles y diseñar el informe

Asistente para etiquetas: ayuda a la creación de informes tipo etiquetas. Con este formato se pueden confeccionar etiquetas postales. El asistente ayuda a la elección de los campos a incluir en la etiqueta y al diseño de la misma.