base de datos - galeon.comgaleon.com/centrodiamayorejido/basedatos.pdf · crear una tabla en vista...

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Def

inic

ión

Base de Datos

y programa de Microsoft Access

Tablas

Formularios

Consultas

Informes

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¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una serie de datos relacionados que forman una estructura lógica, es decir una estructura reconocible desde un programa informático.Además los datos forman una estructura física y funcional que es lo que se conoce como base de datos.

Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.

BASE DE DATOS. DEFINICIÓN Y PLANIFICACIÓN

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¿Planificación y gestión de las bases de datos?

A la hora de planificar una base de datos podemos decidir si queremos que sea una base da datos simple o una base de datos relacional; dependiendo del servicio a que se dedique, para una oficina con socios y datos personales, sería simple (de una sola tabla), o para una biblioteca con usuarios registrados, libros y préstamos, sería relacional (con más de una tabla).

BASE DE DATOS. DEFINICIÓN Y PLANIFICACIÓN

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BASE DE DATOS. PROGRAMA

Barra de título con el nombre del programa y del archivo una vez guardado.

Barra de menú con acceso a todos las opciones del Programa.

Barra de herramientas con los botones para facilitar las acciones que podemos realizar.

Ventana inicial del programa de Microsoft Access

Panel de tareas con muchas opciones

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La mejor Ayuda de Microsoft Access la encontramos e n el mismo programa

Access no es una base de datos es un sistema gestor de bases de datos.Access es un potente sistema de administración de b ases de datos relacionales. Las bases de datos de Access son docu mentos combinados donde se divide la información por parcelas de obje tos especializados. Lo primero que hay que hacer es crear un archivo para la base de datos. Dicho archivo contiene todo lo que se cree para la base d e datos, no sólo los datos sino también los formularios personalizados y los í ndices.

BASE DE DATOS. PROGRAMA

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TABLAS

Planifica bien las Tablas. Son los cimientos de tod a B. de D. Deben estar bien estructuradas.

BASE DE DATOS. TABLAS

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Una base de datos simple, como una lista de Socios, puede contener sólo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las Tablas.


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Cuando se crea una base de datos, los datos se alma cenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas.

Vamos a crear una tabla de base de datos para alma cenar una lista de Socios, con Nombres y Apellidos, DNI, Dire cciones, Localidad, DP y números de teléfono y demás datos p ersonales necesarios según los Estatutos de la Asociación.

Siempre se debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros ob jetos de base de datos.

(Una base de datos simple puede que sólo contenga un a tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tabl as. Por ejemplo, podría

tener una tabla con información sobre productos, ot ra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre cliente s.)


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1. Access 2000, Archivo, Nuevo, Base de datos en bla nco, Guardar en … como … nombre.mbd

2. Crear una tabla en vista Diseño, Entrar


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Esta es la Ventana de la Tabla, dispuesta a recibir todos los datos


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Esta es la Ventana de la Tabla, al introducir el no mbre del primer CAMPO “SOCIO”, clic en tabulador para pasar a Tipo de datos y clic en el menú desplazable

Texto : Este tipo de dato se usa cuando el campo va a contener caracteres de una extensión más o menos fijas (apellidos, nombre, direcciones, poblaciones, cualquier tipo de descripción …) y también se utilizan cuando se mezclan letras y números tal que en NIF, CIF, … Su longitud predeterminada es de 50 caracteres. Almacena cualquier carácterpudiendo ser de hasta 255 caracteres o con la longitud establecida en la propiedad Tamaño del Campo. .


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Memo:

Este tipo se utiliza cuando no se sabe la longitud que tendrá el campo, es decir, notas al efecto, comentarios, observacion es, … Tendrá una longitud máxima de 65535 caracteres. Las propiedade s inherentes a este tipo de dato son Formato, Titulo, Valor Predet erminado, Regla de Validación, Texto de Validación, Requerido y Permit ir Longitud cero, y la explicación de éstas coincide con las explicadas para el campo Texto.

BASE DE DATOS. TABLAS. TIPOS DE DATOS

Definiciones para Tipos de Datos

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Numérico:

Este tipo está pensado para incluir aquellos números con los que se vayan a efectuar cálculos (cantidades). Por ejemplo el Código Postal se suele especificar como Texto ya que sobre él no se efectúan cálculos. Permite la representación de dígitos del 0 al 9 y combinación de ellos. Con él podríamos representar información tal que ingresos, gastos, sueldos, edades, …

BASE DE DATOS. TABLAS. TIPOS DE DATOS


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Formato :

Establece forma en que los datos serán presentados. No se cambia la manera en que se almacenan los datos, pero sí se inf luye en la manera de visualizarlos.Configuración DescripciónNumérico General Es el valor predeterminado (sin puntos ni símbolos de monedas; los lugares decimales mostrados depende n de laprecisión de los datos. Presenta el número tal y co mo se introdujo.Moneda Usa el separador de millares y la moneda (el tipo d e monedadepende de la configuración de Windows/Configuració n …

BASE DE DATOS. TABLAS. FORMATO


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Formato :

Regional . Por defecto los Lugares Decimales son 2, y podráser modificado.Fijo Presenta por lo menos un dígito. La configuración d e lapropiedad lugares decimales es 2, siendo posible al terarla.Estándar Utiliza el separador de miles, siendo los lugares d ecimalespredeterminados, 2.Porcentaje Multiplica el valor por 100 agregando un signo de porcentaje.Los lugares decimales por defecto son 2.

BASE DE DATOS. TABLAS. FORMATO


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Esta es la Ventana de la Tabla, al introducirles l os nombres de CAMPOS o COLUMNAS, y los Tipos de datos de cada campo.


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Al cerrar la Tabla, requiere primero gurdar la Tabla .


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Modificar la Tabla, en columnas (CAMPOS) si la tabl a ya está guardada, seleccionada la Tabla hacemos clic en Diseño.


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Y aparece la ventana de la tabla en diseño para mod ificar CAMPOS.


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FORMULARIOS

Para introducir datos en las tablas de una forma si mple, visual y cómoda. Los formularios tambien se usan para IMPRIMI R datos

BASE DE DATOS. FORMULARIOS

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Formularios :

Para facilitar su almacenamiento, todos los datos q ue se introducen en una base de datos acaban estando en una tabla. E s posible introducir información directamente en una tabla, a unque ello resulteun poco incómodo. Lo normal es crear un formulario especial en pantalla mediante el que se introducen los datos de una manera sencilla y cómoda. La apariencia física de un formu lario es parecido a una hoja en la que se rellenan a mano los espacios en blanco, como por ejemplo una solicitud de empleo. Access vincula los formularios a las tablas y almacena en estas últimas la informaci ón que introduzca en los primeros.


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Formularios : Abrimos el asistente para formulario y desde una Ta bla o una Consulta, vamos pasando los campos requeridos.


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Formularios : Y guardamos los datos introducidos en el Formulario con el nombre de Tabla 1 del Formulario .


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CONSULTAS

Para hacer diferentes operaciones, como búsqueda de datos, agrupaciones de datos, cálculos de datos y consulta r todos los datos almacenados en la B. de D., es su principal f unción.

BASE DE DATOS. CONSULTAS

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Crear una CONSULTA de la base da datos


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Crear una CONSULTA de la base da datos, después de entrar apareceesta ventana y hacemos clic en ACEPTAR :


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Vemos el contenido de los CAMPOS de la tabla 1 y ce rramos mostrar tabla damos doble clic en los campos que deseamos consult ar y se van

añadiendo a la consulta:


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Y vemos abajo, los campos elegidos para la consulta,en este caso de una sola Tabla 1


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Guardamos la Consulta1


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Consultas:Las consultas se utilizan para localizar y recuperar lo s datos específicos que cumple unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, además actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversa índole con los datosalmacenados en las tablas.

Guardamos la Consulta1 y vemos esta ventana:


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Creamos una Consulta


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Creamos una Consulta, se insertan y con doble clicen los campos deseados, se van señalando abajo,

indicando la Tabla a que pertenece


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INFORMES

Visualiza una Tabla o Consulta de una forma más ele gante y sencilla. Los Informes también nos facilitan la ta rea de IMPRIMIR los datos de la B. de D.

BASE DE DATOS. INFORMES

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Informes:

Mientras que los formularios están pensados para su utilización en pantalla, los informes se han diseñado para IMPRIMI RSE. Son colecciones de datos con un formato específico orga nizadas siguiendo sus especificaciones. Los informes se utilizan primordialmente para prese ntar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apro piada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen c álculos basados en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos , listas de nombres y direcciones o etiquetas postales.Los informes pueden crearse en cualquier momento, n o es necesario planificarlos antes de crear la base de datos.

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Crear un Informe utilizando el Asistente

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Crear un Informe utilizando el Asistente, Siguiente …

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Crear un Informe utilizando el Asistente, Siguiente …

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Crear un Informe utilizando el Asistente, Finalizar

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Resultado de la Impresión del Informe o Consulta

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Par

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