Movimientos de Entradas y Salidas de productos en una papelería

Programa de formación: Técnico en sistemasCompetencia: aplicar herramientas ofimáticas, redes sociales y colaborativas de acuerdo con el proyecto a desarrollarResultado de aprendizaje: Construir Bases De Datos Utilizando Un Sistema De Gestión De Bases De Datos Relacional Para Uso Personal En Pequeñas OrganizacionesFase proyecto: Ejecución

Objetivo: Elaborar una base de datos que permita registrar los movimientos de entradas y salidas de los productos, como si se tratara de mantener al día el inventario con las existencias de los productos.

Se trata de crear una base de datos con las siguientes características:

Crear las tablas donde muestre los datos de los clientes, productos, proveedores y verificar la manera de poder verificar los movimientos del producto (inventario), El usuario de la papelería Doña Diana requiere:

a) Mediante un formulario, registra los movimientos donde el campo de la fecha del movimiento muestre por defecto la fecha actual, y el nombre del producto pueda ser seleccionado de una lista de productos ordenada.

b) La entrada de productos se expresa con números en positivo, mientras que la salida de productos se expresa en números negativos.

c) La actualización del stock de los productos se realiza mediante una consulta de actualización.

1) Crear las tablas de la base de datos con los conocimientos adquiridos y hacer las relacionesParámetros:Usaremos autonumérico para los ID o códigos, mucho cuidado porque solo se pondrá autonumérico donde es clave principal de cada tabla, teniendo en cuenta cual es la tabla que manejara los datos principales de la base de datos, los campos donde es clave foránea pasaría a ser número y no autonumérico.

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En los campos fecha pondremos en las propiedades del campo en valor predeterminado: ahora() para que nos tome la fecha del sistema, como es requerido.

Nota importante: Las tablas importantes que moverán los productos o nos servirán para el inventario son 3, la tabla de los productos (registra el nombre del producto y la clave que lo identifica), la tabla de movimientos (registra las entradas y salidas con números positivos o negativos) y la tabla del stock (registra las existencias de cada producto).-Las tablas deben llenarse antes de hacer los formularios.

Movimientos de Entradas y Salidas de productos en una papelería

2) Elaborar los formularios para cliente, proveedor, producto de la manera tradicional que han trabajado anteriormente.El formulario  de inventario o movimientos de producto, se realizara uniendo campos de las diferentes tablas, al finalizar deben realizar un menú principal

Paso a paso

Para elaborar el formulario que nos permitirá registrar las operaciones de alta o de baja de los productos, elegimos hacerlo con la opción “Crear diseño de formulario” o asistente para formulario

De la tabla “Movimiento” seleccionamos los campos: id_mov, fecha_mov, id_producto, cantidad_movDe la tabla “Productos” seleccionamos el campo: nombre_proDe la tabla “Stock” seleccionamos el campo existencia o total_pro

Nota: El Botón Actualizar No Lo Van A Poner En Este Paso

Ahora, vamos a trabajar para que el usuario pueda seleccionar desde una lista el nombre del

producto y así evitar errores o duplicidad en la base de datos.

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Seleccionamos la opción de “Cuadro combinado” en el cuadro de herramientas:

Se muestra el asistente para cuadros combinados

Se muestra el asistente para cuadros combinados:

Seleccionamos la primera opción:

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En la próxima pantalla seleccionamos la tabla “Productos”:

Seleccionamos ambos campos porque los vamos a necesitar:

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Seleccionamos mostrar la lista de los nombres de los productos ordenada alfabéticamente:

Dejamos tal cual se muestra el siguiente cuadro:

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Aparecerá oculto el campo “id_pro” en el cuadro combinado porque no lo necesitamos.

Seleccionamos el campo “id_pro”para guardar los datos en la tabla:

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Seleccionamos el mismo campo para almacenar la selección que haga el usuario:

Damos el nombre a la etiqueta y finalizamos:

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En vista diseño ahora el formulario se muestra así:

Hemos realizado algunos cambios en la vista diseño para lograrlo. Borramos la etiqueta y la caja del

campo que había. Al cuadro combinado lo situamos en el orden correspondiente y le damos

proporción con respecto a los demás campos que aparecen en el formulario así como también

adaptamos el nombre de la etiqueta.

5)Crear la Consulta de Actualización para los movimientos 

Para crear la actualización, debemos utilizar el campo actualizar de la tabla movimientos_prod como

controlador de actualizaciones. Las operaciones de entradas y salidas que realicemos mediante el

formulario deben actualizarse en la tabla de “Stock”. Para lograrlo, crearemos una consulta de la

siguiente manera. Seleccionamos en Consultas la opción “Crear una consulta en vista Diseño”.

Aparece la cuadrícula y la posibilidad de mostrar las tablas con las cuales vamos a trabajar.

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Agregamos todas las tablas, una por una, para tener una visión de todos los campos.

Hacemos que la consulta se convierta en una consulta de actualización. Para esto, hay varias vías,

desde el menú consulta seleccionar “Consulta de actualización” o hacer clic sobre el escritorio y en el

menú desplegable, botón derecho, seleccionarla. Una vez aplicada la acción, en la cuadrícula de la

consulta aparecerá una nueva fila de “Actualizar a”.

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Vamos a realizar los cambios siguientes: primero, queremos actualizar el campo “total_pro o

existencia” que reflejará las existencias de cada producto según se den las operaciones de entradas

o salidas en el campo “cantidad_mov”; segundo, queremos establecer como criterio que se ejecute la

consulta cuando el campo “actualizar” no esté seleccionado (sea falso) y que además, después de

realizarse la actualización, el campo “actualizar” cambie a su estado de seleccionado (verdadero). En

la próxima imagen se ven los cambios

Por otra parte, con respecto al campo “actualizar” de la tabla “Movimientos” hemos establecido el

criterio que se ejecute la consulta de actualización cuando el campo tenga un valor “Falso” (es decir,

no esté seleccionado con el check) y que posteriormente se cambie su valor a “Verdadero” o lo que

es igual el valor del campo pase a ser seleccionado con el check. De esta manera no volverán a

aplicarse las entradas o salidas de nuevo, lo cual pudiera ocurrir por equivocación u olvido.

A modo de ilustración, el campo con valor “Verdadero” (sí está seleccionado) es como sigue:

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El campo con valor “Falso” (no está seleccionado) es el siguiente:

Nuestra consulta de actualización aparece en el panel de la base de datos

6)Comprobar que la Consulta de actualización funciona

Vamos a ejecutar la consulta de actualización para comprobar que en la tabla “Stock” se actualizan

los movimientos. Para ejecutar la consulta, hacemos doble clic sobre su nombre, pero para esto ya

se debe haber utilizado el formulario de inventario e ingresar datos.

Access nos informa que se va a ejecutar una consulta de actualización:

Pulsamos que sí y se muestra el siguiente cuadro:

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Nos indica que se van a actualizar 2 filas (es lógico porque hicimos 2 movimientos, uno de entradas

y otro de salida para el mismo producto “cuaderno” que tiene por ID 2. Pulsamos que sí y nos vamos

a la tabla “Stock” para ver los cambios:

7) Mejorar el formulario con un botón para actualizar el stock 

Para que el proceso de actualización se realice de manera automática tenemos que: primero, crear

una macro con el proceso de ejecución de la consulta de actualización y segundo, crear en el

formulario un botón para la ejecución de la macro.

Para crear la macro que incluya el proceso de la ejecución de la actualización, pulsamos en “Nuevo”

de los objetos macros

Posicionados sobre la acción “AbrirConsulta”, en la parte inferior seleccionamos las opciones que se

muestran:

Ya podemos guardar y darle nombre “AceptarCambios” a nuestra macro.

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Volvemos al formulario en vista diseño para incorporar ahora el botón de actualización.

Seleccionamos del cuadro de herramientas (estando resaltada la varita mágica del asistente) el

botón:

Seleccionamos “Ejecutar macro” entre las opciones:

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En la próxima pantalla, comprobamos que está seleccionada nuestra macro:

Pulsamos en siguiente y seleccionamos un botón con letras (en vez de imagen) y le damos como

etiqueta “Aceptar o actualizar”:

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Posicionamos el botón en la vista diseño del formulario y adaptamos su apariencia:

En vista formulario comprobamos que el botón está presente:

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Nos preparamos para hacer otra prueba y comprobar que tanto la consulta de actualización como el

botón funcionan, pero deben anexar los demás botones de ingreso, eliminación, guardar, cerrar.

Pulsamos ahora sobre el botón “Aceptar o actualizar” y aparecen los cuadros:

Se verifica funcionamiento en la tabla stock y movimientos_prod

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