b 2 proceso contable 32 defin.ppt
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6.1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE
6.1.1 Las operaciones económicas
6.2 FASES DEL PROCESO CONTABLE
6.2.1 Identificación de las operaciones
6.2.2 Recolección o captura de información
6.2.3 Clasificación y registro
6.2.4 Resúmenes intermedios
6.2.5 Estados financieros
6.3 Resumen del proceso contable
6.1 CONCEPTO DE PROCESO
CONTABLE
Es el conjunto de actividades que permiten
incorporar a la contabilidad y expresar a
través de estados financieros las
operaciones económicas de una
organización.
6.1.1 LAS OPERACIONES
ECONÓMICAS
Son los hechos carácter interno o
externo, medibles en dinero, que
afectan o modifican la situación
financiera y/o los resultados
financieros de una organización.
6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE
1. IDENTIFICACIÓN
DE LAS
OPERACIONES
2. RECOLECCIÓN O
CAPTURA DE
INFORMACIÓN
3. CLASIFICACIÓN
Y
REGISTRO
5. ESTADOS
FINANCIEROS
4. RESUMENES
INTERMEDIOS
6.2.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS
OPERACIONES
La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones
económicas que ocurran en una organización
TIPOS DE
OPERACIONES
RUTINARIAS
NO
RUTINARIAS
Operaciones
basicas
Operaciones de
Apoyo
Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en
desarrollo de las actividades de la organización
OPERACIONES
RUTINARIAS Deben ser planificadas
Donde se deben definir los aspectos relacionados con
la incorporación de la información que ellas originan
a la contabilidad.
Planeación deOperaciones
6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS
6.2.1.1. Operaciones Rutinarias
OPERACIONES
BÁSICAS
Para la obtención de
los bienes o servicios
que constituyen el
objeto social de la
organización.
Generalmente
tienen usuarios
o clientes
externos
OPERACIONES
DE APOYO
Su propósito es
servir de soporte
para la prestación
de las operaciones
básicas
Pueden tener
usuarios o
clientes internos
y externos
6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias
AQUELLAS CUYA
OCURRENCIA NO ES
FRECUENTE NI
UNIFORME
•Daños o pérdidas por casos fortuitos,
•Pérdidas por fallos judiciales,
•Adquisiciones o remodelaciones de
instalaciones,
•Procesos de investigación para el
desarrollo de nuevos productos ,etc..
Estas operaciones que igualmente deben ser
incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones
requieren definirles procedimientos específicos.
6.2.1.3. Aspectos a Definir
de las Operaciones
QUE
QUIEN
COMO
CUANDO
INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS
CONTABLES: ( Tipo y còdigo de la operaciòn, partes qie intervienen,
Documentos, còdigos y claves que soportan la operaciòn, cuantìas,
Fecha y hora de la operaciòn)
MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALES SE REPORTARÀ
INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmiciones
Periòdcas, entrega en medios magneticos, documentos impresos)
PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIÒN A
LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O
MAXIMO MENSUAL.
FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O
TRANSMITIR LA INFORMACIÒN.
DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES Y DE CONTABILIDAD
6.2.2. Recolección o Captura de
Información
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
CONTABLE
CAPTURA
O RECOLECTA
INFORMACIÓN
A TRAVES DE
LOS MEDIOS
QUE PARA C/U
DE LAS OPERACIONES
SE DEFINA
RESPONSABLEDEBE ASEGURARSE QUE TODA
LA INFORMACIÓN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE:
INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD
6.2.2. Recolección o Captura de
Información
INFORMACIÓN
LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA
OPERACIÓN)
TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN
FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
ASIENTO DE
CONTABILIDAD
La información se clasifica y registra en asientos de contabilidad
Esquema basado en el principio de la partida doble,
que permite registrar hechos económicos
de manera individual o colectiva,
siempre que se trate de hechos homogéneos.
6.2.3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO
DE LA INFORMACIÓN
LA PARTIDA
DOBLECAUSA EFECTO
Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún significado:
el debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando
en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las
transacciones u operaciones.
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
DEBE HABER
El DEBE o cargo
se coloca a la izquierdaEl HABER
se coloca a la derecha.
Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las
cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo
de patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
Activos
Pasivos
Patrimonio
Ingresos
Costos
Gastos
CUENTAS
REALES
O DEL
BALANCE
CUENTAS DE
RESULTADO,
DE GANANCIAS Y
PÉRDIDAS
O NOMINALES
Se registran
operaciones que
afecten la
situación
financiera de la
organización
Se registran
operaciones que
afectan los resultados
financieros de la
organización.
Las cuentas cumplen funciones similares a las de
las cajillas de un ordenador, es decir, permiten
agrupar en expresiones cortas operaciones
económicas homogéneas, lo que finalmente
conduce a que sea posible resumir en estados
financieros todos las operaciones económicas de
una organización.
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
ACTIVOS PASIVOS
OBL. FINANCI.
CTAS X PAGARCAJA
BANCOS
CTAS X COBRAR
INVENTARIOS
P.P.E
TOTAL
ACTIVOS
IMP. X PAGAR
OBLIG. LABORA
TOTAL
PASIVOS
PATRIMONIO
SUPERAVIT
RESERVAS
UTILIDAD
CAPITAL
TOTAL
PATRIMONIO
TOTAL
INGRES.
INGRESOSCOSTOS Y
GASTOS
VENTAS
INGRESOS
FINANCIE.
TOTAL
GASTOS
SUELDOS
SERV.
PUBLICOS
GASTOS
FINANCIE.
OTROS
INGRESOS
TOTAL
INGRESOS
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
CUENTA DEBITO CRÈDITO
ACTIVOS Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o
desaparecen
PASIVOS Cuando disminuyen o
desaparecen
Cuando surgen o aumentan
PATRIMONIO Cuando disminuyen o
desaparecen
Cuando surgen o aumentan
INGRESOS cuando por alguna razón
disminuyen o para cancelar su
saldo al final del ejercicio
Cuando surgen o aumentan
COSTOS Y
GASTOS
Cuando surgen o aumentan cuando por alguna razón
disminuyen o para cancelar
su saldo al final del ejercicio.
Reglas básicas para afectar las cuentas contables
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
CUENTA REGISTRO
CAJA Movimientos de existencias de
dinero en efectivo.
BANCOS Movimientos y disponibilidades en
cuentas corrientes en entidades
banacarias.
INVENTARIOS Movimientos y existencias de
mercancìas
CUENTAS POR PAGAR Las obligaciones, pagos y saldos
pendientes con acreedores
6.2.3.1. El Asiento Contable
De la combinación de las convenciones debe y haber
con las cuentas surge el asiento contable.
ASIENTO CONTABLE
Es la unidad mínima de registro de las
operaciones o transacciones de una organización.
En él se puede registrar una operación o
un conjunto de operaciones homogéneas
(de la misma operación) ocurridas en un
período máximo de un mes.
6.2.3.1. El Asiento Contable
- Clase o tipo de transacción, con
indicación de código de transacción si lo
tuviere
- Fecha y hora de la transacción, esta
última si la tuviere
- Documento que soporta la transacción,
si existe, o los códigos y claves que
sustentan la transacción en caso de
transacciones electrónicas.
- Nombre y código de las cuentas que
intervienen
- Valores débito y crédito que afectan las
cuentas que intervienen
EL ASIENTO
CONTABLE DEBE
CONTENER LA
SIGUIENTE
INFORMACIÓN:
6.2.3.1. El Asiento Contable
Ejemplo:
FECHA Y
HORA
CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO
Septiembre 24
2:30 p.m.1524
1110
Equipo de computo
Bancos
Para registrar la compra de
un computador IBM, según
C.E. 1355
2.500.000
2.500.000
El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por
$2.500.000 según Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del
Banco de Bogotá No 154698.
6.2.3 Resúmenes Intermedios
A partir de los
asientos
contables se
realiza un
proceso gradual
de resumen de la
información
OBJETIVOS
Dejar una memoria histórica de las
operaciones que efectúa una organización
Producir los estados financieros que
permiten informar a usuarios internos y
externos acerca de los recursos, sus
usos, su relaciones de propiedad, el
resultado de las operaciones y los
cambios en los recursos.
Los asientos contables se registran en dos clases
de libros: libros auxiliares y libros principales.
6.2.3 Resúmenes Intermedios
LIBROS
AUXILIARES.
Se llevan para cada una de las
cuentas, tanto de balance como de
resultado. Permiten registrar para cada
cuenta cada uno de los movimientos
débito y crédito que la han afectado
durante un período, e igualmente las
variaciones que con motivo de estos
movimientos presenta el saldo.
Permiten el
resumen de las
operaciones a
partir de los
asientos
contables.
LIBROS PRINCIPALES.Libro Diario Columnario
El Libro Mayor y Balances.
6.2.3 Resúmenes Intermedios
Libro Diario Columnario. Se registran las partidas débito y crédito que
afectaron una cuenta durante un período, es un libro de movimientos. El
resumen de movimientos del Libro Diario Columnario se traslada al Libro
Mayor y Balances.
6.2.3 Resúmenes Intermedios
Libro Mayor y Balances
Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un
período con el movimiento de ese mismo período para obtener
del final del período. El movimiento se obtiene de la información
que se traslada del libro Diario Columnario.
El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el
Balance General y el Estado de Resultados.
Asientos de cierre o de cancelación de cuentas de resultado
Como paso previo a la elaboración del los estados financieros se deben cancelar las
cuentas de resultado o de ganancias y pérdidas. El procedimiento de cancelación es el
siguiente:
6.2.3 Resúmenes Intermedios
• A las cuentas de resultado que presenten saldo débito (las de costos y gastos) se
las hace un registro crédito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31
de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero.
Costos y Gastos
DEBE HABER
XXX
XXX XXX
• La diferencia entre el registro débito y el registro crédito es el resultado del ejercicio (utilidad
o pérdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay
pérdida.
• A las cuentas de resultado que presenten saldo crédito (las de ingresos) se les hace un
registro débito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con
este procedimiento su saldo queda en cero.
6.2.3 Resúmenes Intermedios
Ingresos
DEBE HABER
YYY
YYYYYY
Perdidas y Ganancias
DEBE HABER
XXX YYY
UtilidadPérdida
6.2.3 Resúmenes Intermedios
FECHA Y
HORA
CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO
Diciembre 30 4135
590505
Ingresos operacionales
Ganacias y pérdidas
500.000
500.000
FECHA Y
HORA
CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO
Diciembre 30 590505
6135
Ganacias y pérdidas
Costo de mercancías
300.000
300.000
Ingresos por ventas $500.000
Costo de mercancía $300.000
Gastos de administración $100.000
Utilidad del ejercicio $100.000
6.2.3 Resúmenes Intermedios
FECHA Y
HORA
CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO
Diciembre 30 590505
360501
Ganancias y pérdidas
Ganancia del ejercicio
100.000
100.000
FECHA Y
HORA
CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO
Diciembre 30 590505
51
Ganacias y pérdidas
Gastos de administración
100.000
100.000
OPERACIONES
REGISTROS
AUXILIARES
AREAS OPERATIVAS
REGISTROS
AUXILIARES
AREAS OPERATIVAS
OPERACIONES
RUTINARIAS
OPERACIONES
NO RUTINARIAS
ASIENTOS
CONTABLES
ASIENTOS
CONTABLES
REG. POR GRUPOS DE
OPERACIONES
HOMOGENEAS
REGISTRO
INDIVIDUAL DE
OPERACIONES
LIBROS
AUXILIARES
CONTABLES
LIBRO
DIARIO
COLUMNARIO
LIBROS
AUXILIARES
CONTABLES
LIBRO
MAYOR
Y
BALANCES
BALANCE
GENERAL
ESTADO
DE
RESULTADOS
OTROS
INFORMES
AREAS Y/O
CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
6.3. RESUMEN DEL PROCESO
CONTABLE