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Proyecto: Protección de información para usuarios VIP
Preparado para
GRUPO ROMERO
26-ene-15
Versión 1.0 Draft
Preparado por
Alfredo Mejía
Microsoft Consultant
Colaboradores
Jose Osorio
Manual de usuario de Azure
Right Management
Grupo Romero
ii
Azure RM-Manual de usuario, Proyecto: Protección de información para usuarios VIP, Versión 1.0
Prepared by Alfredo Mejía
Revisiones
Registro de cambios
Fecha Autor Versión Referencia de cambios
20/01/2015 Alfredo Mejía 1.0 Draft
21/01/2015 José Osorio 1.0 Versión Final
Revisores
Nombre Versión aprobada Posición Fecha
Grupo Romero
iii
Azure RM-Manual de usuario, Proyecto: Protección de información para usuarios VIP, Versión 1.0
Prepared by Alfredo Mejía
Tabla de contenidos
1 Introducción ............................................................................................................................................ 4
2 Proteger Documentos ......................................................................................................................... 5
2.1 Consideraciones ............................................................................................................................................................... 5
2.2 Proteger Documentos (Outlook) ............................................................................................................................... 5
2.3 Lectura documento protegido (Outlook) ............................................................................................................... 7
2.4 Proteger Documentos (OWA) ..................................................................................................................................... 9
2.5 Leer Documentos (OWA) ........................................................................................................................................... 11
3 Proteger Correo ................................................................................................................................... 12
3.1 Consideraciones ............................................................................................................................................................ 12
3.2 Proteger correo (Outlook) ......................................................................................................................................... 12
3.3 Lectura correo protegido (Outlook) ...................................................................................................................... 15
3.4 Proteger correo (OWA) ............................................................................................................................................... 15
3.5 Lectura correo Protegido (OWA) ............................................................................................................................ 16
4 Cifrar Correo ......................................................................................................................................... 17
4.1 Consideraciones ............................................................................................................................................................ 17
4.2 Cifrado (Outlook y OWA) ........................................................................................................................................... 17
4.3 Lectura coreo cifrado ................................................................................................................................................... 18
GRUPO ROMERO
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1 Introducción
El presente documento tiene como finalidad brindar una guía paso a paso para:
Sección Descripción
Proteger documentos
Es la capacidad de proteger documentos Office, PDFs e
imágenes para evitar su uso sin autorización en usuarios
internos y externos.
Proteger correos
Es la capacidad de proteger el mensaje de correo y su
contenido para evitar su uso sin autorización en usuarios
internos.
Cifrar Correos Es la capacidad de cifrar los correos y su contenido para que
solo los usuarios externos puedan acceder al correo.
Cifrar correos
Proteger correos
Proteger documentos
Grupo Romero
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2 Proteger Documentos
2.1 Consideraciones
Se debe considerar que los documentos protegidos solo podrán ser accedidos por:
1. Usuario de correo del Grupo Romero (Alicorp, Ransa, Cogesa, etc).
2. Usuarios externos con correo corporativo (No Hotmail, no Yahoo, No Gmail, entre
otros).
2.2 Proteger Documentos (Outlook)
En esta sección se muestran los pasos para proteger los documentos que serán anexados en el
correo a enviar:
1. Clic derecho sobre el documento a proteger y seleccionar “Uso Compartido Seguro”.
Grupo Romero
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2. Para aplicar la protección deberá:
Especificar el usuario o los usuarios a quien va dirigido el documento.
Configurar las restricciones de uso (Visor, revisor, Coautor o Copropietario).
Especificar la expiración del documento.
Confirmar si desea recibir notificación si el documento fue abierto.
Grupo Romero
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3. Esperar que el documento sea protegido.
4. De forma automática el cliente de correo iniciará y se abrirá un nuevo mensaje con el
documento protegido.
Realizar las modificaciones en el cuerpo y/o asunto de mensaje para enviar el correo.
2.3 Lectura documento protegido (Outlook)
Para abrir un documento protegido, deberá abrir el cliente Outlook y realizar lo siguiente:
1. Revisar el mensaje de correo con los documentos protegidos:
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2. Esperar que el archivo de Office se abra.
3. Una vez abierto, podrá visualizar que el documento está protegido. Para lo cual deberá
seleccionar “Ver Permisos” para confirmar los permisos que posee.
4. En los permisos del documento, se podría verificar los permisos y la fecha de caducidad
del documento.
Grupo Romero
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2.4 Proteger Documentos (OWA)
En esta sección se muestran los pasos para proteger los documentos que serán anexados en el
correo a enviar:
1. Clic derecho sobre el documento a proteger y seleccionar “Permisos Personalizados”.
2. Para aplicar la protección deberá:
Especificar el usuario o los usuarios a quien va dirigido el documento.
Configurar las restricciones de uso (Visor, revisor, Coautor o Copropietario).
Especificar la expiración del documento.
Confirmar si desea recibir notificación si el documento fue abierto.
Grupo Romero
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3. Esperar que el documento sea protegido.
4. Acceder al correo web corporativo y anexar el documento protegido a correo que será
enviado:
5. Enviar el correo.
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2.5 Leer Documentos (OWA)
1. Acceder al correo web corporativo y visualizar el correo con el documento protegido.
2. Descargar el documento a la PC.
3. Esperar que el archivo de Office se abra.
4. Una vez abierto, se podrá visualizar que el documento está protegido. Para lo cual
deberá seleccionar “Ver Permisos” para confirmar los permisos que posee.
5. En los permisos del documento, se podrá verificar los permisos y la fecha de caducidad
del documento.
Grupo Romero
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3 Proteger Correo
3.1 Consideraciones
Se debe considerar que los correos protegidos solo podrán ser accedidos por usuarios
de correo del Grupo Romero (Alicorp, Ransa, Cogesa, entre otros).
En caso se requiera que el correo esté protegido y sea leído por usuarios externos,
deberá ir a la sección de “Cifrar Correo.
3.2 Proteger correo (Outlook)
Para proteger (controlar el reenvió, impresión, respuesta, entre otros) de los correos enviados a
los usuarios de correo de Grupo Romero, deberá seguir este procedimiento:
1. Escribir un nuevo mensaje.
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2. Ir a Archivo y luego seleccionar Información.
3. Aplicar una política de la corporación Grupo Romero que sea requiera.
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Las políticas tienen los siguientes permisos:
Política Permisos
No Reenviar Lectura, modificación
No puede reenviar el mensaje.
Corporación General de Servicios S.A. -
Confidential
Lectura, modificación, reenvió y respuesta.
No puede copiar e imprimir el mensaje
Corporación General de Servicios S.A. –
Confidential, ver únicamente
Solo Lectura
4. Confirmar la aplicación del permiso.
5. Volver a la pestaña mensaje y enviar el correo.
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3.3 Lectura correo protegido (Outlook)
Abrir el cliente Outlook y ubicar el mensaje protegido:
1. Abrir el mensaje en una nueva ventana.
Podrá validar los permisos que posee en el mensaje en la cabecera mensaje.
3.4 Proteger correo (OWA)
1. Acceder al servicio de correo web de Grupo Romero.
2. Escribir un nuevo mensaje.
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3. Seleccionar el botón “puntos suspensivos”. Seleccionar establecer permisos y aplicar la
política requerida.
4. Confirmar la aplicación de la política de permiso al correo.
5. Enviar el mensaje.
3.5 Lectura correo Protegido (OWA)
1. Acceder al servicio de correo web de Grupo Romero.
2. Ubicar el mensaje protegido y abrirlo.
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4 Cifrar Correo
4.1 Consideraciones
Para el cifrado de correo que va hacia usuarios externos, se deberá escribir la palabra
“cifrado” en el asunto del mensaje.
Los usuarios externos que reciban el mensaje deberán iniciar sesión con una cuenta “Live
Id” de Microsoft (Outlook.com, Hotmail.com, entre otros) o ingresar un código de 10
dígitos que será enviado por correo.
4.2 Cifrado (Outlook y OWA)
1. Abrir el cliente de correo Outlook o el acceder al correo web.
2. Preparar el correo a enviar y escribir la palabra cifrado en el asunto del mensaje.
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El servicio de correo de Office 365 detectará la palabra cifrado y de forma automática cifrará
todo el mensaje.
4.3 Lectura coreo cifrado
1. El usuario público o externo que reciba el mensaje, visualizará lo siguiente:
2. El usuario externo deberá descargar el adjunto en su escritorio. Luego deberá abrir el
archivo “Message.html” con el navegador web que prefiera.
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3. El usuario externo deberá decidir si inicia sesión con una credencial pública de Microsoft
(Hotmail, Outlook.com, entre otros) o si obtiene un código.
4. En el caso de seleccionar “¿No desea iniciar sesión? Obtenga un código de acceso de un
solo uso para ver el mensaje”.
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5. El usuario externo deberá confirmar en un buzón que haya recibido un código de
Microsoft.
6. Deberá escribir el código de 8 dígitos y seleccionar Continue.