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AYUDAS PARA LA MEJORA DE LAS ESTRUCTURAS DE PRODUCCIÓN DE LAS EXPLOTACIONES AGRARIAS.

FUNCIONES Y PROCEDIMIENTODE LA AUDITORÍA INTERNA ENLOS ORGANISMOS PAGADORES

Valladolid, 5 de junio de 2009César Cuadrillero Corral

Jefe del Servicio de Control Interno del

Organismo Pagador de la Comunidad Autónoma de Castilla y León

FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA EN LOS ORGANISMOS PAGADORES.

DEFINICIONES NORMATIVA SEGUIMIENTO CERTIFICACCIÓN TIPOS DE AUDITORÍA PROCEDIMIENTOS FASES DE LA AUDITORÍA INFORMES DE AUDITORÍA

FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA EN LOS ORGANISMOS PAGADORES.

AUDITAR: (Inglés to audit y este del Latin audire, oir)

¿QUÉ ES AUDITAR?

Intuitivamente: Trabajo de revisión.

Para evaluar el trabajo realizado. (Autoridad)

Para encontrar fallos en lo revisado. (Auditado)

Para mejorar la tramitación y gestión. (Auditor)

Para cumplir unos requerimientos normativos. (Todos)

FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA EN LOS ORGANISMOS PAGADORES

Real Academia de la Lengua Española:

¿QUÉ ES AUDITAR?

“Examinar la gestión económica de una entidad a fin de comprobar si se ajusta a lo establecido por ley o costumbre”.

¿Y AUDITOR?

“Persona nombrada por el juez entre las elegidas por el obispo o entre los jueces del tribunal colegial, cuya misión consiste en recoger las pruebas y entregárselas al juez, si surge alguna duda en el ejercicio de su ministerio.”.


Fondo Español de Garantía Agraria FEGA (Subdirección General de Auditoría Interna:

¿QUÉ ES AUDITORIA INTERNA?

“No es un control interno, sino la evaluación de los sistemas de control interno existentes en la actividad que se está auditando”.

¿QUÉ ES LA EVALUACIUÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO?

“Estimar su grado de utilidad, es decir, la capacidad que tiene el sistema para conseguir el objetivo para el que se diseñó”.


EL CONCEPTO DE AUDITORÍA INTERNA: “Revisión encargada dentro de una organización con el fin de comprobar

el funcionamiento de alguno de los procesos por ella establecidos”

INCLUYE:

1.- Nombramiento“Es un encargo”

2.- Dependencia de auditor de quien lo nombra“No se puede informar de los resultados al primero que pase”

3.- Se trabaja con evidencias y una pista de auditoría “El resultado del trabajo servirá para la toma de decisiones”

4.- Escuchar al auditado“Se establece un periodo de alegaciones para el auditado”


AUDITORÍA INTERNA EN LOS OO.PP.:

1.- Encargo de la dirección del O.P. para realizar la función de auditoría.

2.- Plan General de auditoría: Plan quinquenal y planes anuales.

3.- Actuaciones a auditar: Las incluidas en los Procedimientos de gestión.

4.- Resultados ofrecidos a los responsables del gasto (Organismo Pagador y de Certificación) y, a quien paga (Unión Europea)


NORMATIVA COMUNITARIA:

REGLAMENTO (CE) nº 1290/2005 del Consejo, de 21 de junio de 2005 sobre financiación de la Política Agrícola Común.

REGLAMENTO (CE) Nº 885/2006 de la Comisión, de 21 de junio de 2006 por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) nº 1290/2005 del Consejo en lo que se refiere a la autorización de los organismos pagadores y otros órganos y a la liquidación de cuentas del FEAGA y del FEADER.


REGLAMENTO (CE) nº 1290/2005 del Consejo.

o Creación de los Fondos de financiación de los gastos agrarios (Art. 2):o FEAGA y FEADER

o Autorización de los organismos pagadores (Art. 6) ofrecerá garantías de que :o Antes de emitir orden de pago se comprueba el cumplimiento de requisitos;o Se contabilizarán los pagos efectuados de forma exacta y exhaustiva;o Se llevarán a cabo los controles establecidos por la legislación comunitaria;o Se presentarán los documentos dentro de plazos y en la forma establecida;o Se conservarán con garantías los documentos incluidos los electrónicos.

LA EJECUCIÓN DE ESTAS TAREAS PODRÁ DELEGARSE, EXCEPTO POR LO QUE SE REFIERE AL PAGO DE LAS AYUDAS COMUNITARIAS.


REGLAMENTO (CE) Nº 885/2006 de la Comisión.

La autorización de los organismos pagadores (Art. 1) deberá cumplir diferentes criterios de autorización con respecto a los siguientes ámbitos:

entorno interior; actividades de control; información y comunicación; seguimiento.


REGLAMENTO (CE) Nº 885/2006 de la Comisión.

CRITERIOS DE AUTORIZACIÓN de los organismos pagadores (ANEXO I).

1. Entorno interiorA. Estructura orgánicaB. Recursos humanosC. Delegación

2. Actividades de control: Procedimientos y pista de auditoría.

3. Información y comunicación: Comunicación y Seguridad de los sistemas de información.

4. Seguimiento.A. Seguimiento continuo mediante actividades de control interno.B. Evaluaciones individuales mediante un servicio de auditoría interna


NORMATIVA DE LA COMUNIDAD AUTONOMA:

Decreto 86/2006, de 7 de diciembre, por el que se designa al Organismo Pagador y al Organismo de Certificación de los gastos financiados por el Fondo Europeo Agrícola de Garantía (FEAGA) y por el Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural (FEADER) en la Comunidad Autónoma de Castilla y León.

Decreto 87/2006, de 7 de diciembre, por el que se establecen las normas sobre la gestión presupuestaria de los créditos gestionados por el Organismo Pagador de la Comunidad Autónoma de Castilla y León correspondientes a gastos financiados por el FEAGA y FEADER y se desconcentran las competencias en esta materias.

ORDEN PAT/163/2007, de 30 de enero, por la que se determina el procedimiento de actuación del Organismo Pagador de los gastos correspondientes a la Política Agrícola Común en la Comunidad Autónoma de Castilla y León.


NORMATIVA DE LA COMUNIDAD AUTONOMA:Decreto 86/2006, de 7 de diciembre, por el que se designa al Organismo Pagador y al Organismo de Certificación de los gastos correspondientes al FEAGA y al FEADER en la Comunidad Autónoma de Castilla y León.

Art. 2º.- Se designa a la Consejería de Agricultura y Ganadería para actuar como O.P. de los gastos del FEOGA y FEADER en la C.A. de Castilla y León.

Art. 3º.- Son funciones del OP: Autorización y control de pagos (Directores Generales competentes) Ejecución de pagos (Secretaría Técnica del O.P. adscrita a Sª. General) Contabilidad de pagos (Sº de Asuntos Económicos de la Sª. General) Auditoría interna (Sº de Control Interno de la Cª de A y G) Relación con el Organismo de Coordinación (FEGA)

Art. 4.d).- La función de auditoría interna corresponde al Servicio de Control Interno de la Consejería de Agricultura y Ganadería Servicio de Control Interno de la Consejería de Agricultura y Ganadería. Su actividad se desarrollará con independencia del resto de las unidades del Organismo Pagador e informará del resultado de sus actuaciones al Director del Organismo Pagador.


NORMATIVA DE LA COMUNIDAD AUTONOMA:Decreto 87/2006, de 7 de diciembre, por el que se establecen las normas para la desconcentración de competencias y la gestión presupuestaria de los créditos gestionados por el Organismo Pagador.

Art. 4º.- En materia de ejecución presupuestaria, las competencias de autorización de gasto, disposición de gasto y reconocimiento de la obligación, quedan atribuidas a los Directores Generales de Agricultura y Ganadería y al Director General del Medio Natural de la Consejería de Medio Ambiente para aquellos gastos considerados elegibles y asignados a esos Centros Directivos.

Queda atribuida a Secretario Técnico del Organismo Pagador la competencia de propuesta de pago para aquellos gastos considerados elegibles y asignados a las Consejerías de Agricultura y Ganadería y de Medio Ambiente.

Art. 5º.- Las competencias que en materia de concesión de subvenciones y de contratación administrativa se desconcentran en los Directores Generales de Agricultura y Ganadería y en el Director General del Medio Natural de la Consejería de Medio Ambiente para aquellos gastos considerados elegibles y asignados a esos Centros Directivos.


NORMATIVA DE LA COMUNIDAD AUTONOMA:Orden PAT/163/2007, de 30 de enero, por la que se determina el procedimiento de actuación del Organismo Pagador de los gastos correspondientes a la Política Agrícola Común en la Comunidad Autónoma de Castilla y León.Art. 16.- Auditoría Interna. El Servicio de Control Interno verificará que los procedimientos adoptados por el O.P. sean apropiados para asegurar la conformidad con la normativa comunitaria, así como la exactitud, integridad y oportunidad de la contabilidad. Las comprobaciones podrán limitarse a las medidas seleccionadas y a las muestra tomadas de las transacciones, siempre que el programa de auditoría garantice que todos los ámbitos significativos, incluidos los servicios encargados de la autorización , se incluyan en un periodo que no exceda de cinco años.El trabajo del Servicio de Control Interno se realizará de acuerdo con las normas aceptadas internacionalmente, se registrará en documentos de trabajo y se plasmará en informes y recomendaciones dirigidas al Director del O.P.Los programas e informes de auditoría deben ser puestos a disposición del Organismo de Certificación y de los funcionarios comisionados por la Unión Europea para la realización de auditoría financieras con el solo objetivo de valorar la efectividad de las funciones de la auditoría interna.


REGLAMENTO (CE) Nº 885/2006 de la Comisión (ANEXO I).4. Seguimiento:A. Seguimiento continuo mediante actividades de control interno.

Las actividades de control interno incluirán entre otras:i. Seguimiento de los servicios técnicos y los órganos delegados.ii. Iniciación de las modificaciones de los sistemas de control en generaliii. Examen de las solicitudes y peticiones presentadas al O.P.

El seguimiento continuo forma parte de las actividades habituales del O.P. Las operaciones diarias y las actividades de control del O.P. se someterán a un seguimiento continuo a todos los niveles con el fin de garantizar una pista de auditoría suficientemente detallada.


REGLAMENTO (CE) Nº 885/2006 de la Comisión (ANEXO I).4. Seguimiento:B. Evaluaciones individuales mediante un servicio de de auditoría

interna. El O.P. adoptará al respecto los procedimientos siguientes:

i. El servicio de auditoría interna será independiente dentro del O.P.ii. El servicio de auditoría interna verificará los procedimientos:

a) Para asegurar la conformidad con la normativa comunitaria.b) Para asegurar la exactitud, integridad y oportunidad de la

contabilidad.

iii. El trabajo del servicio de auditoría interna se realizará de acuerdo con la normas aceptadas internacionalmente y se plasmará en informes y recomendaciones dirigidas a los órganos de dirección del O.P.


REGLAMENTO (CE) Nº 885/2006 de la Comisión. Certificación (Art. 5): El organismo de certificación deberá ser

operativamente independiente del O.P. y del organismo de coordinación, y:• Llevará a cabo el examen del O.P. Según las normas de auditoría aceptadas

internacionalmente, teniendo en cuenta las orientaciones de la Comisión.• El organismo de certificación elaborará un certificado en el que constatará si

hay garantía suficientes de que las cuentas son veraces, integras y exactas, y que los procedimientos de control interno han funcionado satisfactoriamente.

• El organismo de certificación elaborará un informe que recoja los resultados obtenidos por él y que abarque la funciones delegadas o ejercidas por las autoridades aduaneras nacionales. En el informe constará entre otras cosas si:o El O.P. cumple los criterios de autorizacióno Los procedimientos del O.P. ofrecen garantía suficientes de que los gastos

imputados al FEAGA y FEADER se han realizado de acuerdo con las normas comunitarias.


REGLAMENTO (CE) Nº 885/2006 de la Comisión. Certificación (Art. 5) El informe del organismo de certificación deberá hacer constar si:

• El O.P. cumple los criterios de autorización• Los procedimientos del O.P. ofrecen garantía suficientes de que los gastos

imputados al FEAGA y FEADER se han realizado de acuerdo con las normas comunitarias.

• Las cuentas anuales son conformes con los libros y registros del O.P.• Se protegen los intereses financieros de la Comunidad en cuanto a

anticipos pagados y las garantías obtenidas.

El informe del organismo de certificación deberá completarse con:• Información de los otros organismos de auditoría, internos o externos al

O.P, de los que el organismo de certificación ha recibido garantía total o parcial en relación con los asuntos objeto del informe.


TIPOLOGÍA DE LAS AUDITORÍAS REALIZADAS POR EL S.C.I.

En función del momento de su realización:• A posteriori• Concomitantes

En función del alcance:• Horizontales• Verticales

En función de quien realiza el trabajo de auditoría:• Servicio de Control Interno• Empresa externa contratada

El función del órgano auditado:• Organismo Pagador: Consejería de Agricultura y Ganadería• Órgano Delegado: Consejería de Medio Ambiente• Organismo con encomienda de gestión: Ministerio de Medio Ambiente y Medio

Rural y Marino• Otros: ITA, SEIASA, GAL.


NORMAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO

¿Quién tiene que elaborarlas y aplicarlas? Órganos Gestores Secretario Técnico del Organismo Pagador Sº de Asuntos Económicos Sº de Control Interno


NORMAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO Gestores de las líneas de ayuda FEAGA: Introducción Normativa aplicable Solicitud, numeración, registro, grabación y depuración

administrativa Controles administrativos Controles sobre el terreno Cálculo del importe de ayuda Certificación de los controles Pago de la ayuda Contabilidad Comunicaciones


NORMAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO Gestores de las líneas de ayuda FEADER Agroambientales:

Tramitación de solicitudes de ayuda (Incorporación a la medida) Solicitud Controles Resolución

Modificaciones y transferencia de compromisos

Tramitación de las solicitudes anuales de pago Solicitud Controles (Reglamento (CE) 796/2004, de la Comisión) Pago


NORMAS GENERALES DE PROCEDIMIENTO

Gestores de las líneas de ayuda FEADER Inversiones:

Tramitación de solicitudes de ayuda (Autorización de las operaciones) Solicitud Controles Administrativos (Reglamento (CE) 1975/2006, de la Comisión) Resolución

Tramitación de las solicitudes de pago Solicitud Controles Administrativos y sobre el terreno (Rgto (CE) 1975/2006) Certificación Pago

Controles a posteriori


FASES DE LA AUDITORÍA DE PROCEDIMIENTOS DEL S.C.I.

La realización de una auditoría de procedimiento por parte del Servicio de Control Interno constará básicamente de las siguiente fases:

1. Preparación

2. Realización

3. Informes

4. Seguimiento



1. Preparación:1.1. Actuaciones previas

Comentarios y reuniones Recopilación de normativa Selección del personal

1.2. Trabajos previos Estudio de la Normativa (UE, Nacional, Autonómica) Elaboración de un Programa de trabajo Elaboración de las Listas de control y Hojas de trabajo

1.3 Inicio de Auditoría Comunicación de inicio a la Dirección General gestora Solicitud de documentación, cuentas de la aplicación informática,

fichero de datos, muestra previa, muestra definitiva.



2. Realización:

2.1. Revisión individual de los expedientes de la muestra (Pruebas sustantivas):

Cumplimentación de las hojas de trabajo Elaboración de “Memorandos” Selección del personal

2.2. Revisión de documentación (Pruebas de cumplimiento):

Enviada por el Órgano gestor Enviada por el S.T.O.P. y el Sº AA.EE. Otra (Otros gestores, Seguridad Social, Agencia Tributaria, Catastro, etc)


FASES DE LA AUDITORÍA DE PROCEDIMIENTOS DEL S.C.I. 3. Informes:

3.1. Elaboración del “Pre-Borrador de Informe” Comentarios y reuniones con el Órgano Gestor Elaboración del Borrador de Informe

3.2. Remisión del “Borrador de Informe” Remisión a la Directora del O.P. Envío al Órgano Gestor para la formulación de alegaciones. Envío de una copia a la Intervención General

3.3. Elaboración del “Informe de Auditoría” Estudio de las Alegaciones formuladas Comentario a dichas alegaciones Inclusión de las alegaciones y los comentarios como anexo al Informe

3.4. Remisión del “Informe de Auditoría” Remisión a la Directora del O.P. Envío al Órgano Gestor. Envío de una copia a la Intervención General



4. Seguimiento:

4.1. Solicitud de información al Órgano gestor sobre las actuaciones llevadas a cabo sobre las recomendaciones efectuadas en el Informe de Auditoría

4.2. Envío por el Órgano gestor de la documentación que sustenta el cumplimiento de las recomendaciones el cumplimiento de las recomendaciones.

4.3. Comprobación del S.C.I. del cumplimiento, o no, de las recomendaciones a través de las evidencias aportadas.

4.4. Elaboración del “Informe de Seguimiento”

4.5. Remisión del “Informe del Seguimiento a la Directora del O.P.

4.6. Remisión de una copia del “Informe de Seguimiento” a la Intervención General



RESUMEN:

1. Preparación: Estudio previo y previsión de los medios necesarios (Director de la Auditoría supervisión J.S.C.I. )

2. Realización: Trabajo de revisión de los expedientes y de la documentación y elaboración de los memorandos (Auditores supervisión Director de auditoría y J.S.C.I.)

3. Informe: Borrador de Informe e Informe de auditoría (Director de la Auditoría supervisión J.S.C.I. )

4. Seguimiento: (Director de la Auditoría supervisión J.S.C.I. )


INFORME DE AUDITORIA DE PROCEDIMIENTOS DEL S.C.I.

Capítulos del Informe de Auditoría del Servicio de Control Interno:

I. Objetivos y alcance del trabajo de auditoría

II. Descripción del trabajo desarrollado

III. Resultados de la auditoría

IV. Conclusiones y recomendaciones

Anexo: Alegaciones del Órgano gestor y comentarios del SCI.



I.- Objetivos y alcance del trabajo de auditoría: Objetivos:

1. Verificar el grado de cumplimiento de los controles establecidos en la NGP de acuerdo con la normativa.

2. Investigar las causas de cualquier fallo.3. Obtener un juicio razonable que permita emitir opinión sobre el

funcionamiento eficaz del sistema de control interno. Alcance: En general el alcance coincidirá con la NGP auditada, si bien, pudiera

afectar a varias NGP, o únicamente a alguna parte de ellas.

Limitaciones: En este subapartado se recogen todas aquellas circunstancia que impidan la correcta realización de la auditoría. En general afectan al Órgano gestor en cuanto a la no remisión de pruebas para realizar la auditoría.



II.- Descripción del trabajo desarrollado:

2.1 Descripción de la línea de ayuda auditada2.2 Normativa aplicable: Comunitaria, Nacional y Autonómica.2.3 Procedimientos aplicables2.4 Periodo auditado2.5 Contenido de los trabajos de auditoría: Tareas, metodología, unidades administrativas revisadas, muestreo

(Muestra previa y definitiva)2.6 Equipo auditor



III.- Resultados de la Auditoría:

3.1 Objetivos generales de control

3.2 Controles generales

3.3 Resultados de los trabajos de auditoría




3.1 Objetivos generales de control:

Solicitudes presentadas y tramitadas reglamentariamente Autorización de solicitudes ajustadas a las normas comunitarias Importe de la ayuda calculado conforme a la legislación vigente Instrucción de pago por las cantidades autorizadas Abono al beneficiario única y exclusivamente por los pagos

aprobados




3.2 Controles generales:

Existe un procedimiento aprobado Actualización del procedimiento, bases de datos, listas de control, etc. Comprobación de que las atribuciones de los funcionarios encargados de la

tramitación no incluyen la autorización, ejecución y contabilidad de pagos Establecimiento de listas exhaustivas de control Existencia de supervisión general Adecuada formación del personal Utilización de sistemas informáticos seguros y eficaces Servicios técnico delegados incluidos en los procedimientos.




3.3 Resultados de los trabajos de auditoría: (Incluye controles identificados y resultados tanto de la pruebas sustantivas como de las de cumplimiento)3.3.1. Solicitudes y documentación3.3.2. Controles administrativos.3.3.3. Cálculo del importe de ayuda.3.3.4. Resolución de concesión.3.3.5. Solicitudes de pago y documentación3.3.6. Controles administrativos y sobre el terreno.3.3.7. Cálculo del importe justificado y penalizaciones.3.3.8. Certificación de los controles.3.3.9. Pago y contabilización de las ayudas.3.3.10. Comunicaciones, incumplimientos, etc.



IV.- Conclusiones y Recomendaciones: Incluye las referencias a aquellos resultados, que a juicio del auditor, merecen

la consideración de observación, y van asociadas a una recomendación como posible medida correctora. (Incluye todas aquellas constataciones PIP)

4.1. En relación con los controles generales

4.2. En relación con la seguridad de que ………………4.n. En relación con la seguridad de que ……



Anexo: Alegaciones del Órgano gestor y comentarios del SCI

Este apartado solo se incluirá en el “Informe definitivo” pues es el resultado de las alegaciones efectuadas por el Órgano gestor a las observaciones iniciales incluidas en el “Borrador de Informe”.

Se incluirán literalmente las alegaciones efectuadas por el Órgano gestor y se contestarán por el SCI, pudiendo:

No surtir ningún efecto: Lo alegado no varía los resultados iniciales ni la observación, suele ser simples justificaciones.

Ser admitidas: El razonamiento expresado en la alegación es lógico

Ser aceptarlas: En este caso conllevarán a una matización, modificación o eliminación de los resultados y/o observaciones iniciales.

AYUDAS PARA LA MEJORA DE LAS ESTRUCTURAS DE PRODUCCIÓN DE LAS EXPLOTACIONES AGRARIAS.

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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