automatizacion de bibliotecas

Beltramo, Caren- Luengo, Maria Jose 1

AUTOMATIZACION DE AUTOMATIZACION DE BIBLIOTECASBIBLIOTECAS

Charla a cargo de las licenciadas en Bibliotecología:

Beltramo, Caren y Luengo María José.

Sobre la importancia de la

AUTOMATIZACIÓN.


GESTION DE AUTOMATIZACION DE BIBILOTECASGESTION DE AUTOMATIZACION DE BIBILOTECASPLANIFICACION PARA LA AUTOMATIZACIONPLANIFICACION PARA LA AUTOMATIZACION

• INTRODUCCIONEn las bibliotecas actuales es necesario incorporar las nuevas

tecnologías de información y comunicación que ayuden a agilizar sus procesos; sin embargo con la finalidad de asegurar el éxito de la automatización es importante que antes de implementar un sistema de este tipo se efectúe un análisis de las necesidades específicas de la biblioteca a partir de examinar las características que la distinguen; así como de considerar el proceso de planificación, implementación y evaluación que implica.

La tecnología de la automatización tanto para los procesos técnicos como para los servicios que se desarrollan cotidianamente en las bibliotecas, es un medio importante para el cumplimiento de los objetivos de la biblioteca. La automatización de las bibliotecas se realizara configurando datos que deben ser almacenados en las computadoras y va a permitir crear bases de datos que se interrelacionarán con diversas actividades.


LA BIBLIOTECA COMO SISTEMALA BIBLIOTECA COMO SISTEMA

• En la Sociedad del Conocimiento observamos una gran oferta y demanda social de información. Como declaraba la IFLA en la Declaración de Glasgow de 2002, “la Biblioteca ha de adaptarse a la nueva sociedad y actuar como intermediaria del conocimiento, pensamiento y cultura.”

• Debido a esto se ha visto la necesidad de que la Biblioteca se entienda como un Sistema: Se considera como sistema a un conjunto de elementos en interacción constante y dinámica para la búsqueda de objetivos precisos dentro de un entorno mayor.

• La Automatización, así, se convierte en pieza clave para que la Biblioteca (como sistema cada vez más complejo en sus servicios y funcionamiento) consiga estos objetivos. Se tiende a aplicar la automatización al sistema total de la biblioteca, no sólo a tareas de catalogación automatizada, sino al préstamo local e ínter bibliotecario.

• La automatización en una biblioteca responde fundamentalmente a que el usuario demanda mayores prestaciones, por las exigencias de la Sociedad en la que se mueve. La biblioteca ha satisfacerlas y la Automación ofrece herramientas para hacerlo.


LA AUTOMATIZACIÓN. CONCEPTO y EVOLUCIÓNLA AUTOMATIZACIÓN. CONCEPTO y EVOLUCIÓN

Podríamos definir la Automatización en bibliotecas como la aplicación de herramientas informáticas en las tareas bibliotecarias.

Al comienzo hacía referencia a pequeñas aplicaciones utilizadas en algún eslabón documental concreto, pero actualmente la automatización tiende a aplicarse al sistema total, es decir, a toda la biblioteca.

La automatización es un proceso paulatino que:Comenzó, en los años 60, encabezado por la LC, de USA.En los 70, con la aparición de microordenadores y su abaratamiento, la automatización

se comienza a aplicar a los catálogos y a pensar en la cooperación bibliotecaria favorecida por el nacimiento de las telecomunicaciones en USA, y a las normas y formatos para unificar criterios (ISBD y MARC)

En los 80 nacen los OPAC y los primeros sistemas de automatización como Dobis/Libis, Aleph y Sabini.

Desde los 90 a la actualidad, se va alcanzado una madurez en esta disciplina y aparecen los SGBD y posteriormente se desarrollan los grandes SIGB, que amplían la automatización a todas las tareas bibliotecarias.

Con la llegada de Internet, se desarrollan grandes redes cooperativas, permitiendo compartir recursos y ofrecer servicios bibliotecarios en línea.


INTERNETINTERNET

La tecnología se transformó en una herramienta indispensable para el buen desempeño de los procesos y servicios, así como para el intercambio de información con otras bibliotecas.

El avance tecnológico con mayor impacto:

INTERNET


¿PORQUÉ AUTOMATIZAR?¿PORQUÉ AUTOMATIZAR?

La Automatización se justifica por:

– El Colapso del sistema manual, ante el gran volumen de información actual

– Por la necesidad de agilizar procesos y optimizar los recursos– Para detectar las carencias y subsanarlas, revisando y

reorganizando los procedimientos– Para disponer de información actualizada del funcionamiento de la

biblioteca, (como las estadísticas) que permitan una evaluación y mejoras.

– Y para facilitar la cooperación bibliotecaria, compartiendo recursos, permitiendo ofrecer mejores servicios con menos coste.empleados


Normalización InternacionalNormalización Internacional

Para conseguir todo ello, ha sido necesaria la Normalización Internacional de la información, realizada en:

– la descripción bibliográfica (mediante las ISBD), – la ordenación de sus registros (con las directrices GARE y GSARE) – Formatos de intercambio (como el MARC)– Estándares de comunicación (como el protocolo TCP/IP; y el

Z39.50 o ZING, su última v.)– Y La identificación del documento (con el ISBN, ISSN, BIBLID,

DOI, etc.)– No hay que olvidar que, la Automatización necesita serias

inversiones para llevarse a cabo, y según las tendencias de gestión bibliotecaria actuales, revertirá en términos de eficacia siempre que existan programas de formación para bibliotecarios y usuarios que permitan su uso de forma óptima.


PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN

La automatización de una biblioteca es un proceso que se debe planificar de forma cuidadosa desde el inicio, para evitar errores que dificulten su funcionamiento, y costes innecesarios.

Por planificación se entiende establecer un plan de actuación, siguiendo unas fases (temporalizadas y evaluadas) para alcanzar unos objetivos propuestos


ELEMENTOS DE LA ELEMENTOS DE LA AUTOMATIZACIÓNAUTOMATIZACIÓN

Los ELEMENTOS comunes que intervienen en la automatización son: los RRHH, los datos, las normas bibliotecarias, el equipamiento técnico y el presupuesto.

Pero cada tipo de biblioteca, al plantearse esta tarea, parte de unas características concretas, que determinarán el tipo de automatización y la planificación a realizar.

Estas CARACTERÍSTICAS son:– El tamaño de la biblioteca (de la colección, los servicios, RRHH, etc.) y

su importancia en el sistema bibliotecario nacional.– El momento en el que ha de estar operativa la automatización. Es

diferente una biblioteca de nueva creación que una ya existente, que precisará de la reconversión de su información bibliográfica anterior.

– El presupuesto disponible y el coste inicial previsto. Se ha de prever que la automatización supondrá una inversión constante en la vida de la biblioteca.

– El personal con el que cuenta, si es suficiente, y si tiene conocimientos y experiencia en ella.

– Y la complejidad del sistema bibliotecario al que pertenece


FASES Y DESARROLLOFASES Y DESARROLLO

1ª Establecimiento de la responsabilidad del proyecto

Se define aquí la a ejecución y el control del proyecto, designando a un responsable de ello.

Existen diversas opciones como:– La contratación de un consultor externo, para todo el proyecto, o como

colaborador o asesor. Es una opción adecuada si no se tiene experiencia o si no se disponen de recursos propios para abordarla.

– La constitución de un Comité directivo que pertenezca a la biblioteca o institución a la que pertenece. Tiene la ventaja de que las personas se sienten implicadas en el proyecto, y esto repercute en el éxito de la implantación. Pero el inconveniente es que requiere una dedicación importante que puede afectar al funcionamiento de la biblioteca.

– La designación de un responsable de la Biblioteca. Puede estar asesorado o no por un consultor externo, pero el principal inconveniente es la dificultad de que una persona abarque todas las facetas, con las habilidades de gestión que se requieren.



2ª Estudio de viabilidad

En esta fase se determina en qué grado la automatización es factible, según las necesidades y los recursos con los que se cuenta. Para ello se establecen unas etapas o subfases, que son:

• Análisis de la situación actual, teniendo en cuenta: la misión de la biblioteca, sus usuarios, la dependencia orgánica, su estructura y el tamaño de su colección, etc.

• Identificación de las necesidades

• Establecimiento de los Objetivos generales, y de los específicos de cada proceso.

• Estimación de los recursos que se disponen y los que se necesitarán

• Elaboración de un plan de acción temporalizado y de un presupuesto estimado.



3ª Fase: Definición de las especificaciones

Aquí se determinarán las características del tipo de automatización que se implantará. Consta de:

• Especificaciones funcionales: qué tareas ha de realizar, con qué normativa y de qué forma ha de hacerlas

• Especificaciones técnicas, del hardware (que soporte el almacenamiento) y del software (que permita la gestión y la comunicación en línea)



4ª Estudio de las alternativas

Analizado el tipo de automatización viable, se estudian las diferentes alternativas para llevarlo a cabo. Entre ellas están:

comprar el sistema de automatización a un proveedor desarrollar un sistema propio conectarse a una red de bibliotecas como la OCLC.

Normalmente, es más viable el primer caso. Para ello:

Hemos de comparar los diferentes productos que hay en el mercado, evaluando su funcionalidad, amigabilidad, posibilidades de actualización, mantenimiento, etc.También estudiaremos a los proveedores, su solidez, servicios, asistencia técnica etc.



5ª La adquisición del SistemaSi nos decidimos por la compra,

adquiriremos el sistema adecuado al proveedor, con el que estableceremos

unas cláusulas económico-administrativas.



6ª La Implantación del Sistema

Variará en función de la opción que se elija y de la estructura de la biblioteca.

Hay que realizar aquí:• La adecuación del espacio físico

La temporalización de la implantación, planteando también la conversión de los catálogos manuales

• La formación primero del personal, y después de los usuarios

• Y la evaluación del funcionamiento, establecida en periodos.



• Por último hemos de considerar que la Evaluación es muy importante, no sólo al final del proceso. Es conveniente establecer un plan de evaluación que se ejecute desde la primera fase para poder corregir errores a tiempo. Además será conveniente cumplir con los principios de gestión de calidad basados en la norma ISO 9000.


LOS SISTEMAS INTEGRADOS LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION BIBLIOTECARIADE GESTION BIBLIOTECARIA

En la Automatización de Bibliotecas, nacieron primero programas específicos para una tarea, especialmente para la catalogación automatizada. También se han utilizado SGBD (relacionales o documentales) independientes, para gestionar la información bibliográfica.

Actualmente, se tiende a los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria (SIGB). Estos Sistemas están formados por aplicaciones específicas para cada tarea (interrelacionadas entre sí), que comparten las mismas bases de datos evitando la redundancia de información. Además aplican procesos automatizados para la gestión de todas las tareas bibliotecarias.


CARACTERÍSTICAS de los SIGBCARACTERÍSTICAS de los SIGB

• Hoy existe una oferta variada de éstos. Son desarrollados por empresas privadas, que intentan (por los beneficios que aportan) adaptarse a las necesidades bibliotecarias.

• Entre sus características comunes están que trabajan en una arquitectura cliente-servidor, y que se ajustan a normas y estándares oficiales y de mercado.


MODULOS Y APLICACIONESMODULOS Y APLICACIONES

Se encarga de los pedidos y la gestión económica y presupuestaria que conlleva.

Módulo de CatalogaciónPermite gestionar el catálogo, incluyendo un Control de

Autoridades. Los registros se crean directamente en MARC, o se importan de sistemas cooperativos, servidores z39.50, etc.

El OPAC o Módulo de Recuperación de info.Permite recuperar información bibliográfica, (por diferentes puntos

de acceso) e información no bibliográfica, (como disponibilidad de ejemplares, reservas, etc.)

Una nueva versión es el WebOpac que manteniendo los atributos del opac tradicional: soporta hiperenlaces, permite recuperar recursos Web, etc.


MODULOS Y APLICACIONESMODULOS Y APLICACIONES

Módulo de CirculaciónRealiza el préstamo, devolución, renovación y reservas. En concreto, el

préstamo interbibliotecario se ha beneficiado mucho de la automatización en la gestión y control de las transacciones.

Módulo de Pub. periódicasPermite su control y adquisición, que por sus características es más

complejo. Su dificultad, hace que no esté muy desarrollado todavía, teniendo escasa integración con el vaciado de revistas y con las p. electrónicas a texto completo.

Módulo de Estadísticas Produce estadísticas sobre los procesos, para establecer indicadores que

ayuden a la gestión y toma de decisiones.Módulo de Administración y GestiónProporciona ayuda para la organización y gestión de tareas como la

gestión de RRHH, técnicos, económicos, mantenimiento, etc.


CONCLUSIONCONCLUSION

El desarrollo de la Automatización y la Normalización, han permitido que hoy se puedan consultar catálogos en línea y localizar documentos de diferentes bibliotecas con un sólo catálogo colectivo.

Por otra parte, la Cooperación bibliotecaria no se concibe hoy por hoy en entornos no automatizados, y mucho menos en todo lo referente al concepto de Biblioteca digital que se está gestando.

En cualquier caso, se ha de buscar la calidad del Sistema de Automatización, sin olvidar que las personas son sus elementos más importantes, especialmente los usuarios, a los que se debe satisfacer sus necesidades de información.


BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA

• Clayton, Marlene. Gestión de automatización de bibliotecas. Fundación Sánchez Ruipérez. Madrid, 1991

• “El país separado por una brecha cultural” Publicado por Mariano de Vedia, en La nación del viernes 03/05/2002

• “El fenómeno de la enciclopedia que se escribe online” La Nación 05/09/2002

• “Las publicaciones electrónicas marcan la feria de Francfort” Clarín 03/10/2006

• Libro…. dedo ¡Acción! “los libros que mas rápido se leen en el planeta. La Nación

• Software libre vs. Propietario. Articulo de G.Gonzlez Herrera en http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/14590/1/tesis.pdf

• Análisis de software y su utilización en bibliotecas. Articulo de O.Rebechi, M. Bordenave, M.Fernandez. Universidad Nacional del Nordeste. Comunicaciones científicas y tecnológicas.-

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