El profesional de la información, vol. 10, nº 11, noviembre 200126

Automatización de bibliotecasPor Peter Gethin

PARA ENTENDER LA SI-TUACIÓN ACTUAL de los siste-mas integrados de gestión biblio-tecaria (en adelante sigb) es nece-sario comprender sus orígenes yevolución, así como recordar lascondiciones en las que traba-jaban los profesionales de las bi-bliotecas antes de que se comen-zase a utilizar los ordenadores.

En aquellos años era comúnencontrar estudios en los que se se-ñalaba que en una biblioteca cuyosfondos estuviesen abiertos al pú-blico bastaría un periodo de diezaños para que casi un treinta porciento de los materiales se hubieseextraviado, extraído o, más habi-tualmente, se encontrase situado enla estantería incorrecta.

«Todavía hay muchossigb considerados

herramientas de usoexclusivo para el per-sonal de la biblioteca,y que prestan esca-sas utilidades a los

usuarios para descu-brir por sí mismos elcontenido de la co-

lección»

Los primeros sistemas infor-máticos comenzaron a ser utiliza-dos para producir y organizar fi-chas catalográficas y gestionar elpréstamo. Eran exclusivamenteuna herramienta destinada a ayu-dar al personal bibliotecario a reco-

ger y organizar información paralos usuarios del centro, y pocossigb permitían a éstos acceder porsí mismos a los catálogos a travésdel ordenador. Además, en los pri-meros años de la informática laspersonas que acudían a las biblio-tecas carecían del conocimiento yde los recursos para poder hacerlo.

La inquietud del usuario:motor de la evolución

Creo firmemente que la evolu-ción de las herramientas informáti-cas en cualquier área ha dependidode la imaginación de las personasque las han utilizado. Son pocoslos programadores que ofrecenideas originales sobre qué deberíahacer un sistema informático.

Las ideas se originan en losusuarios, cuando llegan a ser cons-cientes del potencial de las tecno-logías y piden a los programadoresque escriban el software capaz derealizarlo. Así, cuando los bibliote-carios dispusieron de aplicacionesinformáticas que les ayudaban en

la catalogación, comenzaron aplantearse la posibilidad de utili-zarlas para el control de autorida-des; cuando comenzaron a ser ges-tionados la circulación y el présta-mo empezamos a analizar la posi-bilidad de utilizar la tecnología pa-ra el control de publicaciones se-riadas, adquisiciones y préstamointerbibliotecario.

«Si un usuario puedeacercarse al mostra-dor de la biblioteca y

solicitar algo al bi-bliotecario, deberíaser capaz de poder

hacer lo mismo a tra-vés del opac, sea me-

diante un terminaldisponible en la pro-pia biblioteca o des-de un ordenador co-nectado a internet»

En general, el énfasis de losusuarios en las funcionalidades de-pendía de sus propias prioridades.En los primeros años de la automa-tización de bibliotecas los “usua-rios finales” eran el personal de labiblioteca; sus prioridades eran di-ferentes dependiendo del tipo decentro. Por ejemplo, en uno de titu-laridad pública lo prioritario era elcontrol del préstamo; en uno de na-turaleza especializada o de investi-gación lo importante era permitir alos usuarios descubrir la informa-ción disponible que fuese útil parasus investigaciones. Por lo tantolos primeros sistemas usados en bi-bliotecas públicas hacían hincapiéen el control de circulación, mien-tras que los utilizados en las espe-cializadas eran más fuertes en lasposibilidades de recuperación deinformación.

También en aquella época, losordenadores y los periféricos nece-

Bath profile

Es un perfil de la normaZ39.50 presentado en juniode 2000 (realizado por ungrupo de expertos que se ha-bía reunido en Bath, ReinoUnido, en agosto de 1999) yque actualmente se encuen-tra en la versión 1.1. Su obje-tivo es definir un subconjun-to de funcionalidades “clave”dentro de dicho estándarque garantice una mayor in-teroperabilidad entre los sis-temas que lo implementan.Para ello define las reglas querigen la comunicación entreuna aplicación cliente y unaservidor en un proceso derecuperación de información.

Peter Gethin

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Automatización de bibliotecas

sarios para implementar un sistemainformático eran caros, a lo que ha-bía que añadir que las interfaces deusuario se basaban en lenguajes decomandos que exigían el conoci-miento de una sintaxis relativa-mente complicada y formaciónprevia. Todas estas característicashacían que su uso fuese limitado yocasional.

La automatización debibliotecas en el

presente

Actualmente los ordenadoresestán siendo utilizados para auto-matizar el trabajo de la bibliotecaen su práctica totalidad. Aun así,encontramos limitaciones depen-diendo del uso que hacen los dis-tintos tipos de centros de los siste-mas informáticos.

Todavía hay muchos sigb con-siderados herramientas de uso ex-clusivo para el propio personal,que prestan escasas utilidades a losusuarios para descubrir por sí mis-mos el contenido de la colección.De esta forma podemos constatarla existencia de muchos sistemascuyos opacs únicamente ofrecencomo puntos de acceso a la colec-

ción el nombre del autor, el título ocódigo de clasificación del libro.Afortunadamente esto está cam-biando por distintas causas:

—Los ordenadores son muchomás baratos y se utilizan con nor-malidad en el trabajo y en los ho-gares.

«La tecnología actualpermite que la biblio-teca se comuniquecon el mundo exte-

rior más fácilmente: através de correo-e,

teléfono, envío de fa-xes o mensajes a te-

léfonos móviles»

—Se considera al usuario finalcomo la principal razón de ser delas bibliotecas.

—Las interfaces de usuariohan evolucionado para ser más fá-ciles de usar e intuitivas, con loque cualquier persona puede utili-zar un ordenador sin necesidad dehaber recibido una formación es-pecializada.

—La evolución de estándaresy convenciones en este área (unejemplo es la generalización deluso de navegadores web como in-terfaz universal a distintas aplica-ciones informáticas).

Con el rápido crecimiento deluso de internet los usuarios han to-mado conciencia del gran poten-cial que se les ofrece para recupe-rar información, y muchas perso-nas que acceden a la Red se hanplanteado la pregunta: si puedodescubrir recursos de informacióndisponibles en una colección alotro lado del mundo, ¿por qué noencontrar lo que está en mi propiabiblioteca?

El personal bibliotecario queveía la automatización como unaaplicación para su uso exclusivo,es hoy consciente de que el sigb noes únicamente una herramienta pa-

ra organizar y gestionar la colec-ción, sino que también posibilita alos lectores descubrir los recursosbibliográficos y documentales dis-ponibles en el centro.

Nuevos modelos deacceso

Los opacs accesibles a travésde internet se han popularizado enlas bibliotecas universitarias en losúltimos cuatro o cinco años. A díade hoy su acceso se está generali-zando tanto en centros especializa-dos como públicos.

Pero ofrecen más funcionesque la simple búsqueda en el catá-logo. Un opac moderno y bien di-señado debe permitir a los usuariosgestionar el uso de la colección,consultar el estado de los présta-mos, renovarlos, reservar materia-les que no están disponibles, solici-tar la adquisición de libros o pediruna búsqueda especializada, etc.

«Los sigb actualesdeben entrar de llenoen la era electrónica.Una cantidad crecien-

te de materiales yaestá disponible en

formato electrónico,y prácticamente la to-

talidad del materialimpreso que se gene-ra se hace mediante

sistemas informatiza-dos y en formato di-

gital»

En Sirsi creemos que si unusuario puede acercarse al mostra-dor de la biblioteca y solicitar algoal bibliotecario, debería ser capazde poder hacer lo mismo a travésdel opac, sea por medio de un ter-minal disponible en la propia bi-blioteca, o desde un ordenador co-nectado a internet en cualquier otrolugar y en cualquier momento (du-rante las 24 horas del día y los 7 dí-as de la semana).

NetLibrary

Puede definirse comouna biblioteca de libros-e queofrece servicios de búsque-da, adquisición y desarrollode la colección así comopréstamo a través de inter-net. Fundada en 1998 y consede en Boulder, Colorado,sus servicios se orientan ha-cia bibliotecas que pueden“crear su colección” adqui-riendo libros-e que se alma-cenan físicamente en sus ser-vidores y que posteriormen-te podrán prestar a sus usua-rios, ofreciendo toda la infra-estructura hardware / soft-ware para gestionar la circu-lación de esos libros.

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Peter Gethin

La tecnología actual permiteque la biblioteca se comunique conel mundo exterior más fácilmente.Es posible enviar notificaciones alos usuarios por correo-e: finaliza-ción del periodo de préstamo, res-puestas a consultas, etc., y gestio-narlas de forma totalmente auto-mática, al igual que las peticionesy mensajes que intercambia conlos proveedores. Por ejemplo, siuna revista o periódico no se reci-be en el momento esperado, el sigbdebe ser capaz de enviar la recla-mación oportuna al proveedor, sinnecesidad de intervención humana.

Otro punto importante es la in-tegración con la telefonía: losusuarios también pueden acceder atodos los servicios desde un teléfo-no para solicitar cualquier tipo deinformación. De igual manera, elsigb puede indicarles que su perío-do de préstamo ha finalizado, en-viar un fax o incluso un mensaje aun teléfono móvil.

Información digitalLos sigb actuales deben entrar

de lleno en la era electrónica. Elpersonal bibliotecario ya no trataúnicamente con materiales impre-

sos disponibles físicamente en labiblioteca. Una cantidad crecientede documentos ya está accesible ensoportes electrónicos, y práctica-mente la totalidad del producto im-preso que se genera se hace me-diante sistemas informatizados yen formato digital.

De esta forma los sigb estáncomenzando a ser utilizados paracatalogar y ofrecer acceso directo ainformación electrónica, incluyen-

do libros-e, periódicos-e, vídeos,sonidos en formato wav, mp3 y unlargo etcétera, materiales que pue-den encontrarse físicamente encualquier lugar del web.

«Los bibliotecarioshan visto en sitioscomo Amazon.comun ejemplo de los

servicios que quierenofrecer a sus usua-rios a través de la

Red»

Simultáneamente a la generali-zación del acceso a documentos di-gitales se ha seguido trabajando enla interconexión de sistemas de re-cuperación de distintos fabricantes.El trabajo comenzó hace casi diezaños con el desarrollo de un están-dar que facilitase la comunicaciónentre sistemas: Ansi Z39.50.

Una de sus ventajas es que per-mite utilizar un amplio conjunto deatributos para la recuperación asícomo combinaciones entre ellos, loque dio como resultado un sistemaabierto. Sin embargo resultó ser losuficientemente restrictivo, con loque los desarrolladores podían im-plementar un servicio Z39.50 queen un sentido estricto cumpliese

iBistro, un modelo de acceso al opac innovador

iBistro combina el acceso al catálogo con servicios e información para los usuarios de labiblioteca

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Peter Gethin

sus requisitos, pero con el que seobtenía el mismo resultado conindependencia de que se buscasepor autor, materia, título o cual-quier otro criterio.

«iBistro es un moder-no opac con el que

no sólo se puede ac-ceder al catálogo, si-no que también se fa-cilita la comunicaciónentre los usuarios yel personal de la bi-

blioteca, permitiendotanto la organizacióncomo el control del

acceso a informaciónexterna»

Para resolver este problema, elZ39.50 Implementers Group (ZIG)ha definido un conjunto de 25 re-glas que indican la combinación delos atributos de recuperación, deforma que si se hace una búsquedapor autor el conjunto de registrosrecuperados debe quedar restringi-do a aquellos en los cuales el nom-bre buscado aparece realmente enel campo “autor”. Este conjunto dereglas se conoce como el Bath pro-file, y Sirsi lo ha implementado ensu totalidad, ante su evidente adop-ción general (la Oclc ha anunciadosu intención de hacerlo próxima-mente).

Más información en elcatálogo

Tradicionalmente, la base dedatos de un sigb contenía registrosbibliográficos y metadatos que losdescribían. Para catalogar materia-les y permitir su posterior recupe-ración con esta información basta-ba, pero en otras áreas la disponi-bilidad de esos metadatos no es su-ficiente. Por ejemplo, las organiza-ciones dedicadas a la venta de li-bros a través de internet, comoAmazon o Barnes & Noble, han ne-cesitado ampliar la descripción deestos metadatos con información

adicional: imágenes de las cubier-tas de las obras, revisiones y opi-niones, biografías de autores, ta-blas de contenidos o sumarios, etc.

Los usuarios de las bibliotecashan comparado los opacs con estossitios web y se han preguntado:¿por qué no puede el opac parecer-se más al web de Amazon? Por otraparte, los bibliotecarios tambiénlos han considerado como unejemplo de los servicios que quie-ren ofrecer a sus usuarios a travésde la Red.

Estos planteamientos son total-mente legítimos. Los opacs deberí-an ser tan atractivos como la inter-faz de Amazon.com, y las bibliote-cas deberían contar con una pre-sencia similar para posicionarse enla era internet. Por esta razón Sirsiha introducido iBistro, un modernoopac con el que no sólo se puedeacceder al catálogo, sino que tam-bién se facilita la comunicación en-tre los usuarios y el personal de labiblioteca; incluso permite organi-zar y controlar el acceso a informa-ción externa. iBistro ayuda al usua-rio recordándole qué recursos deinformación ha utilizado en el pa-sado e informándole de los mate-riales que han consultado otros, lasbúsquedas que han realizado, lostítulos y autores más consultados.Cuando se recuperan metadatosdel catálogo local o de cualquierotro, la aplicación accede a una ba-se de datos de contenidos y mues-tra al usuario una imagen de la cu-

bierta del libro, el sumario, revisio-nes hechas por otros usuarios y labiografía de los autores.

Futuro de laautomatización de

bibliotecasLa misión de los centros bi-

bliotecarios ha sido coleccionar yorganizar materiales para facilitarel uso por parte de sus usuarios.Cuando la información estaba dis-ponible únicamente en formato pa-pel y se necesitaban grandes áreasfísicas para almacenarla, contarcon profesionales experimentadosen la clasificación y organizaciónde las colecciones era una necesi-dad obvia.

Actualmente una gran cantidadde datos están accesibles en inter-net y contamos con ordenadorespersonales de bajo coste que pue-den ser utilizados por cualquierpersona, por lo que hay quien hallegado a dudar de la función de lasbibliotecas en el futuro: no se pue-de estar más equivocado.

Nadie cuestiona que la genera-lización de los ordenadores y delos procesadores de texto, en lugarde llevarnos a la “oficina sin pape-les” nos han conducido a una ex-plosión en la cantidad de informa-ción impresa. El ritmo con el quese descubre y registra nuevo cono-cimiento es tal que, a menos quesea tratado y organizado de formacorrecta, podemos encontrarnos enuna situación en la que sería nece-

Versión online de EPI

Existe una versión electrónica de la revista El profesional de la in-formación, de uso gratuito para la mayoría de los suscriptores(empresas, organismos, instituciones), consultable en:

http://www.swetsnet.nl/

Más información en:

http://www.szp.swets.nl/szp/journals/pi.htm

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Automatización de bibliotecas

saria una vida entera para aprendery asimilarlo, con lo que no queda-ría tiempo para la creación de nue-vos conocimientos. Esta hipótesis,aunque pueda parecer un tanto exa-gerada, está basada en un funda-mento cierto.

«Algunas personashan llegado a cues-tionar la función delas bibliotecas: nopueden estar más

equivocadas»

El hecho real es que nunca hahabido una necesidad tan grandede contar con bibliotecarios expe-rimentados para clasificar y orga-nizar información como la hay hoyen día.

El libro electrónicoDesde que la información se ha

creado con ordenadores se vieneconsiderando que la ergonomía delos dispositivos de visualizaciónno es la óptima para que los lecto-res se sientan cómodos leyendo enellos. ¿Cuántas veces se ha dichoque puedes acurrucarte en un sofácon un buen libro, pero no con unbuen monitor? Todo esto está cam-biando.

Los llamados libros-e se estánconvirtiendo en una realidad. Con-tamos con ordenadores personalesportátiles que pesan unos 200 gra-mos, son lo suficientemente peque-ños como para caber en un bolsillo,y al mismo tiempo resultan muypotentes y tienen capacidades mul-timedia que pueden usarse en losmismos lugares en los que se pue-de utilizar un libro. La diferenciaestá, literalmente, en el número delibros que se pueden llevar en unordenador de bolsillo.

Las condiciones ergonómicasde las pantallas usadas en estos dis-positivos permiten leer el libro-econ la misma facilidad con la queleemos su equivalente impreso. Laventaja del ordenador portátil es

que, además de llevar un gran nú-mero de obras en el bolsillo, sepueden añadir marcas de lectura ycomentarios personales sin afectarsu contenido. Además, los libros-epueden tener imágenes en color,vídeo y sonido.

Una organización en los EUA,Netlibrary, ofrece un servicio depréstamo de libros-e, los cuales se-rán “desprotegidos” en el dispositi-vo de lectura del usuario mientrasdure el préstamo. Una vez cumpli-do este tiempo, no podrá volver aleerse hasta que se renueve. Las bi-bliotecas pueden comprar suscrip-ciones que permitan a un númerodeterminado de usuarios obtenercopias prestadas del libro-e en pe-riodos de tiempo simultáneos.

Pero no todo acaba aquí. Hahabido experimentos exitosos condispositivos de visualización decristal líquido flexibles para leermapas; éstos se descargan de un pcy el dispositivo de visualizaciónflexible se puede “enrollar”, de lamisma forma que un mapa impresoen papel para llevarse a cualquierparte. La ventaja es que el mismoinstrumento puede reutilizarse paracualquier mapa. El potencial de losmecanismos portables para la lec-tura no puede pasarse por alto.

Más ancho de bandaLas redes de comunicación

globales se están expandiendo dia-riamente. El uso de fibra óptica yenlaces microondas está amplian-do el ancho de banda, lo que signi-fica que podemos distribuir másinformación. Las redes sin cablesestán haciendo que los materialesinformativos estén disponibles enmás y más puntos geográficos.

«Los llamados libros-e se están convirtien-do en una realidad»

No está muy lejano el momen-to en el cual un usuario de una bi-blioteca podrá buscar en el catálo-

go desde cualquier lugar del mun-do. Cuando la información se recu-pere podrá ver las cubiertas del li-bro, leer un resumen o una revisiónhecha por otros lectores, consultarel sumario, un capítulo de ejemplo,descargar el libro a su dispositivode lectura o añadir su opinión so-bre el mismo.

Quizás el material al que acce-da no exista en la biblioteca, sinoque se obtenga de cualquier otrocentro o de un servicio electrónicode suscripción.

Con el opac iBistro, Sirsi co-mienza a hacer esta visión posible.Todas las ideas aquí descritas sontécnicamente posibles a día de hoy.La tecnología y el creciente anchode banda de las redes permitiránacceder online a un gran volumende contenidos a través de los opacsde las bibliotecas.

Sin duda alguna estamos vi-viendo una época estimulante. Ca-da día hay más información y dis-tintos formatos para distribuirla adiferentes dispositivos. Pero a me-nos que esté bien organizada, la si-tuación de un usuario sentado en-frente de su dispositivo de accesoserá equivalente a la de alguien acuyo lado se han dejado caer todoslos libros del mundo en una granpila. No hay duda de que la infor-mación que se está buscando se en-cuentra en uno de los libros delmontón, pero ¿cómo dar con ella?

El crecimiento de los materia-les disponibles y la facilidad con laque podremos acceder a ellos haráque el trabajo de los bibliotecariossea más importante de lo que nun-ca ha sido.

Colaboración enviada a EPI por Pe-ter Gethin, managing director de Sir-si Limited y director general de SirsiIberia.

Marqués del Duero, 8. 28001 Madrid.

Tel.: +34-914 261 106;fax: 914 355 369

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