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AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-04-2015
30 de junio, 2015
AI-of-119-2015
Licenciada
Grettel Pereira Rivera
Coordinadora Unidad Financiera Contable
Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza
En Nutrición y Salud
Asunto: Remisión de Informe N°04-2015 de carácter especial sobre Reintegros
de Caja Chica y Seguimiento al Informe sobre el Mismo Tema
Estimada licenciada:
Para su conocimiento y lo de su competencia, me permito remitirle el Iinforme N°04-2015 de
carácter especial sobre reintegros de caja chica y seguimiento al informe sobre el mismo tema.
Mucho le agradeceré informar a esta Auditoria Interna las medidas adoptadas para la
implementación de las recomendaciones, las cuales se rigen por lo establecido en el artículo 36 de
la Ley General de Control Interno.
El artículo de referencia dispone que el titular subordinado en un plazo improrrogable de diez días
hábiles (contados a partir de la fecha de recibido el informe) debe ordenar la implementación de las
recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo (10 días hábiles) elevará el
informe de auditoría a la Dirección General, con copia a la Auditoría Interna, expondrá por escrito
las razones por las que objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas
para los hallazgos detectados.
La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de la
fecha de recibo de la documentación remitida por la Unidad Financiera Contable) y además
ordenar la implantación de las recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones propuestas
por la Unidad Financiera Contable o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. El
acto en firme será dado a conocer tanto a la Auditoría Interna como a la Unidad Financiera
Contable.
Atentamente,
Licenciada Ana Teresa Guillén Sánchez
Auditora Interna
ATGS/gvs/Correspondencia UAI 2015
Adjunto: Informe N° 04-2015 Auditoría de carácter especial sobre sobre Reintegro de Caja Chica y Seguimiento al informe sobre el mismo tema
C: Archivo de Gestión, Auditoría Interna Máster Wei Wei Lu Chen, Directora Administrativa a.i Lcda. Ileana Vargas Barrantes, Funcionaria de la Unidad Financiera Contable Señorita Daniela Siles González, Funcionaria de la Unidad Financiera Contable
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AUDITORIA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN
Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD
INFORME DE AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE REINTEGROS DE CAJA
CHICA Y SEGUIMIENTO AL INFORME SOBRE EL MISMO TEMA
Junio 2015
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-04-2015
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Tabla de contenido
RESUMEN EJECUTIVO
1. INTRODUCCION 6
1.1 Origen de la Auditoría 6
1.2 Objetivo de la Auditoría 6
1.3 Naturaleza y Alcance de la Auditoría 6
1.4 Metodología Aplicada 6
1.5 Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría
6
2. RESULTADOS 7
2.1 Algunos formularios denominados “Vales de Caja Chica” no
contienen toda la información que se solicita
7
2.2 Algunos justificantes de pago no contienen el sello o la leyenda de
cancelado por parte del proveedor del bien o servicio
7
2.3 Solicitud de dos autorizaciones para erogaciones superiores a 100
mil colones que no se requieren
8
2.4 En algunas compras no se registró si existía contenido presupuestario 8
2.5 Compras tramitadas sin solicitud previa de caja chica 9
2.6 Doble firma en el formulario de adelanto de viáticos 9
2.7 Seguimiento a las recomendaciones sobre Reintegros de Caja Chica
9
3. CONCLUSIONES 11
4 RECOMENDACIONES 11
A la Unidad Financiera Contable 11
5 ANEXOS 13
5.1 Anexo N°1 13
5.2 Anexo N°2 14
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RESUMEN EJECUTIVO
Qué examinamos ?
La auditoría de carácter especial que origina el presente informe, se realizó con
el objetivo de analizar las actividades de control en las compras realizadas con
fondos de la de caja chica y dar seguimiento a las recomendaciones del Informe
del 07 de marzo, 2011.
Porqué es importante?
Las compras con fondos de la caja chica están excluidas de los procedimientos
de Contratación Administrativa y por lo tanto la disponibilidad y uso del recurso
financiero asignado en la actualidad que asciende a un millón de colones debe
ajustarse a las normas escritas, procedimientos, prácticas y al principio de
legalidad para el sector público.
Qué encontramos ?
Que la mayoría de los puntos de mejora observados en la auditoría en el año
2011, se implementaron y en los casos en los que no se elaboró el
procedimiento recomendado por la Auditoría Interna las acciones fueron
ejecutadas de acuerdo a lo recomendado.
Aún persisten actividades susceptibles de mejora tal como: los vales de caja
chica que no contienen toda la información que se solicita, algunos justificantes
de pago no contienen el sello o la leyenda de cancelado por parte del proveedor
del bien o servicio y algunos de los desembolsos de caja chica no se solicitaron
con anticipación a la erogación. Además se observaron dos prácticas que no son
necesarias porque agregan un trámite más al proceso del uso del fondo de la
caja chica, tal como solicitar la aprobación de la dirección administrativa para
compras mayores a 100 mil y se firman dos veces los adelantos de viáticos por
parte de los encargados del equipo móvil.
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Qué sigue?
Se le giraron recomendaciones a la Unidad Financiera Contable, con el fin de
que se incluya toda la información requerida en los vales y adelantos de viáticos
y que acepten únicamente comprobantes o justificantes de pago con el sello de
cancelado de la casa comercial o la leyenda “cancelado” por parte de quien
realiza la venta o presta el servicio. Así como continuar con la práctica de que
todo desembolso de caja chica se solicite con anticipación a la erogación y en
los casos excepcionales justificarlo con documentación suficiente y recordar a la
Unidad de Servicios Generales y a la Dirección Administrativa el procedimiento a
seguir en las compras mayores a 150 mil colones, las cuales únicamente deben
autorizarse por la Dirección General. Por último, se recomendó que el encargado
del proceso presupuestario anote en todos los vales de caja chica la existencia
de contenido presupuestario y la firma del responsable de esa información, así
como una propuesta de reforma al formulario adelanto de viáticos, con el fin de
que se elabore uno específico para los adelanto de caja chica, de tal manera que
comprenda el nombre y la fecha en que el funcionario recibe el dinero, tal como
se tiene establecido para los adelantos de caja chica en la adquisición de
mercancías.
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1. INTRODUCCIÓN
1.1. Origen de la Auditoría
La Auditoría se realizó de conformidad con lo establecido en el plan de trabajo del 2014
que contiene la evaluación de las actividades de control en las compras realizadas con
fondos de la caja chica, en los términos de la competencia conferida a las Auditorías
Internas en el artículo 22, inciso b) de la Ley General de Control Interno N° 8292, que
dispone verificar el cumplimiento, validez y la suficiencia del sistema de control interno e
informar y proponer las medidas correctivas que se requieran.
1.2. Objetivo de la Auditoría
Analizar la disponibilidad y uso del recurso financiero asignado al fondo de la caja chica
que asciende a un ¢1.000.000.00 (un millón de colones) y su ajuste a las regulaciones
contenidas en el Reglamento para el manejo del fondo de caja chica del Inciensa,
publicado por medio del decreto ejecutivo N° 38138-S en la Gaceta N° 16 del 23 de enero,
2014.
1.3. Naturaleza y Alcance de la Auditoría
El análisis comprendió la revisión de los denominados “Reintegros de Caja Chica”
correspondientes al periodo de junio a noviembre del 2014, ampliándose en los casos que
se consideró necesario.
1.4. Metodología Aplicada
Para efectos del presente estudio, se requirió la consulta y revisión de los reintegros de
caja chica que se iniciaron con el N° 009-2014 y concluyeron en el N° 19-2014. Esta
Auditoría Interna revisó todos los adelantos de caja chica y la documentación que justifica
la liquidación del mismo.
En la realización de la fiscalización, se observaron las Normas Generales de Auditoría para
el Sector Público y las Normas para el Ejercicio de la Auditoría en el Sector Público.
1.5. Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría
La comunicación de los resultados, conclusiones y recomendaciones producto de la
auditoría a que alude el presente informe, se realizó el jueves 18 de junio 2015 en las
oficinas de la Auditoría Interna y estuvieron presentes la licenciada Grettel Pereira Rivera
Coordinadora Unidad Financiera Contable, la licenciada Ileana Vargas Barrantes y la
señorita Daniela Siles González, funcionarias de la Unidad Financiera Contable, a las que
se convocó mediante los oficios N°(s) AI-of-105-2015, AI-of-106-2015 y AI-of-107-2015
del 05 de junio, 2015. Además estuvo presente la señora Alejandra Umaña Arguello,
funcionaria de esa unidad.
Mediante los oficios indicados se les entregó una copia impresa del borrador del informe
sobre el que se presentaron tres observaciones que constan en el documento
denominado “Resultado de la discusión del Informe N°04-2015”. La primera relativa a la
recomendación N° 4.5 sobre el no pago de la facturas con fechas anteriores a la fecha del
vale de caja chica, la segunda a la recomendación N°4.6 de la firma del funcionario al
momento de recibir el dinero por concepto de adelanto de viáticos y la tercera a la
recomendación N° 4.7 de elaborar un procedimiento que regule las compras de alimentos
para visitantes. La valoración de las observaciones se encuentra en el Anexo N°1 de este
informe.
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2. RESULTADOS
2.1 Algunos formularios denominados “Vales de Caja Chica” no contienen toda la
información que se solicita
En algunos de los formularios denominados “vales de caja chica” no se anota la totalidad
de la información que se solicita, tal como se expone seguidamente:
2.1.1 En la sección de los vales de caja chica llamada “Descripción de bienes y
servicios a adquirir según cotizaciones” no se completa la información sobre el
Código de artículo y el Número de las facturas.
2.1.2 En la sección de los vales de caja chica denominada “Unidad Solicitante y V°
B° de Dirección a la que pertenece el solicitante” no se anota el Nombre del
funcionario.
2.1.3 En la sección de los vales de caja chica clasificada como “Certificación del
Proveedor Institucional” se omite el Nombre del funcionario que certifica, Sello
del departamento en que labora el funcionario que certifica y Fecha en que se
realiza la certificación.
2.1.4 En la sección de los vales de caja chica titulada como “Razón Comercial” no
se registra la Razón Social, Cédula, Teléfono, Fax y Número de factura
proforma.
2.2 Algunos justificantes de pago no contienen el sello o la leyenda de cancelado por
parte del proveedor del bien o servicio
Varios comprobantes de justificantes de pago no contienen el sello o la leyenda de
cancelado por parte del proveedor que vende el bien o presta el servicio, tal como se
detalla a continuación:
Justificantes de pago sin sello de cancelado por parte del proveedor
N°
vale
N°
comprobante
Nombre de Proveedor Detalle de compra Monto en
colones
411 P-31453 Preparados de Laboratorio Ampicilina y Amoxicilina ₡85,200.00
395
16397 Piscinas Aqualux XXI, S.A.
Tricloro 90% y cloro
granulado ₡79,825.50
387 33954 Impresos la Carpintera, S.A. Sellos automáticos ₡48,000.00
325 145 Refrigeración y Climatización
Marg
Reparación de
congelador ₡40,000.00
339 17599 José Alonso Esquivel Sanabria Huevos ₡10,000.00
346 2611460 Gas Nacional Zeta, S.A. Gas propano ₡66,958.00
295 0291204 Federal Express Costa Rica
Ltda Retiro de documentos ₡9,610.44
293 33350 Impresos la Carpintera, S.A. Sellos y almohadilla ₡48,500.00
297 33333 Impresos la Carpintera, S.A. Tinta roja para sellos ₡6,900.00
198 23090 Cotisa, S.A. Aeroducto y tapas
finales ₡73,400.00
191 14201 Piscinas Aqualux XXI, S.A. Tabletas de cloro 90% ₡70,733.10
Fuente: Reintegros de caja chica N° 9, 14, 16,18 y 19
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2.3 Solicitud de dos autorizaciones para erogaciones superiores a ¢ 100.000.00l colones
que no se requieren
El artículo 13 del “Reglamento para el manejo del fondo de caja chica del Instituto
Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud” establece el límite de un
15% del monto autorizado del fondo de caja chica, lo que equivale a ¢150.000.00.
Además dispone que los montos superiores al límite de gasto indicado requieren
autorización de la Dirección General.
No obstante lo anotado, se observaron dos compras por parte de la Unidad de Servicios
Generales que superaron los ¢100,000.00 que para realizarlas solicitaron autorización al
máster German Picado García, Director Administrativo, sin requerirse, tal como se detalla
a continuación:
Autorización que no se requiere para compras
Superiores a los ₡100.000.00
N°
Adelanto
Fecha del
adelanto
Bien adquirido Monto Justificación
214 10/06/14
Repuesto para
fotocopiadora ¢129,780.00
Autorización para compra de caja
chica por monto superior a
¢100,000.00
318 04/09/14 Vidrios ¢109,400.00 Autorización para exceder límite de
gasto de caja chica
Fuente: Adelanto de caja chica N° 214 del 10/06/2014 y 318 del 04/09/2014
2.4 En algunas compras no se registró si existía contenido presupuestario
Compras sin la evidencia de contenido presupuestario
N° Documento Fecha Bien adquirido Monto Omisión vale de caja chica
Vale 320 05/09/14 Soldadura y
manómetros ¢62,400.00
No se indica si se cuenta o no
con contenido presupuestario
Adelanto de
viáticos
N°100-14
17/06/14 Viáticos ¢8,350.00
No se indica si se cuenta o no
con contenido presupuestario y
no aparece firma del encargado
de presupuesto
Adelanto de
viáticos
N°144-14
27/08/14 Viáticos y
peaje ¢8,600.00
No se indica si se cuenta o no
con contenido presupuestario y
no aparece firma del encargado
de presupuesto
Adelanto de
viáticos
N°143-14
25/08/14 Viáticos ¢3,200.00
No se indica si se cuenta o no
con contenido presupuestario y
no aparece firma del encargado
de presupuesto.
Adelanto de
viáticos
N°142-14
25/08/14 Viáticos ¢8,350.00
No se indica si se cuenta o no
con contenido presupuestario y
no aparece firma del encargado
de presupuesto
Fuente: Adelanto de caja chica N° 320 del 05/09/2014 y adelanto de viáticos 100, 144, 143 y 142
del 17/06/14, 27/08/2014 y los últimos dos del 25/08/2014, respectivamente
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2.5 Compras tramitadas sin solicitud previa del vale de caja chica
Dos compras presentan la característica de que la fecha de las facturas es anterior a la
fecha del vale de caja chica y en ninguna se presenta documentación que justifique ese
procedimiento. Diferente fue el detalle de los pagos realizados en condiciones similares a
la empresa Federal Express.
Lo indicado, es contrario a lo establecido en el inciso d) del artículo 24 del “Reglamento
para el manejo del fondo de caja chica del Inciensa”, sobre la fecha de los justificantes de
pago que debe ser igual o posterior a la fecha de emisión del adelanto. El detalle de los
pagos es el siguiente:
Vales con fecha posterior a fecha de factura
N° de
vale
Fecha en
vale
Fecha en
factura Monto Proveedor Detalle de compra
234 20/06/14 19/06/14 ¢30,552.00 Codotrans Costa Rica Retiro de
documentos
360 08/10/14 06/10/14 ¢22,000.00 G & H Steinvorth
Mantenimiento
preventivo de
micropipeta
Fuente. Vale de chica N° 234 del 20/06/14 y vale N°360 del 08/10/14
2.6 Doble firma en el formulario de adelanto de viáticos
Los conductores de vehículos firman el adelanto de viáticos dos veces, sin agregar valor
las dos firmas, la primera al entregar el formulario para trámite en la Unidad Financiera
Contable y la segunda vez al recibir el dinero, anotan la firma en un espacio en blanco del
formulario, con la intención de hacer constar que recibió el dinero. En algunos casos
agregan “la letra R” y en otros la fecha al recibirlo.
2.7 Seguimiento a las recomendaciones sobre Reintegros de Caja Chica
En el siguiente cuadro se presentan los resultados del seguimiento a las recomendaciones
contenidas en el Informe N° AI-03-201, comunicado en oficio AI-24-11 del 07 de marzo,
2011 sobre el análisis realizado al reintegro de caja chica N° 006-2011.
Recomendaciones del Informe sobre Liquidaciones de Vales de Caja Chica
Y arqueo realizado a la caja
Recomendación Situación encontrada
5.1.1 Establecer por escrito un procedimiento que regule el
pago de parqueos y peajes de los funcionarios de
Transportes y Mensajería, que contemple el responsable,
tiempo para liquidar, monto y el ajuste al Reglamento de Caja Chica.
La recomendación perdió
vigencia, porque los pagos de
parqueo y peaje se realizan con
fondos de la caja chica y se
ajustan a la liquidación en el
término de los 2 días.
5.1.2 Elaborar un reglamento que disponga las situaciones
en las que se puede comprar alimentos para atención de
visitantes que asisten a reuniones de trabajo de funcionarios
internos, el monto máximo que podría gastarse y los
funcionarios que pueden hacer uso de este servicio.
Esta recomendación perdió
vigencia por no presupuestarse
fondos para ese rubro desde el
año 2012. Dato suministrado
por la licenciada Grettel Pereira
Rivera en la discusión del
informe.
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Continuación del cuadro anterior
Recomendación Situación encontrada
5.1.3 Definir un procedimiento que establezca claramente
los pasos a seguir para que las compras por caja chica sean
exoneradas del pago de impuestos.
En el periodo revisado se
identificaron dos empresas a las
que se canceló el impuesto de
venta: Federal Express de
Costa Rica y Parqueo Mandus.
El primer caso fue justificado
por la administración por medio
de los documentos adjuntos al
vale de caja chica.
5.2.1 En todas las compras de materiales se debe dejar
evidencia de la verificación, por parte de la Unidad de
Presupuesto, de las existencias en Bodega General, y que la
compra no esté en trámite por parte de la Proveeduría
Institucional. Las verificaciones se harían ante el encargado
de bodega en lo que respecta a las existencias y ante los
encargados de realizar las compras.
En el periodo revisado se
cumplió con la recomendación.
5.2.2 Llenar toda la información solicitada en el vale de caja
chica.
Se cumplió parcialmente. Ver
resultado 2.1. 5.2.3 Aceptar solo los comprobantes emitidos a nombre de
INCIENSA.
En el periodo revisado se
cumplió con la recomendación. 5.2.4 Aceptar solo los comprobantes que tengan el sello de
cancelado o la leyenda de cancelado por parte del
proveedor.
Se cumplió parcialmente. Ver
resultado 2.2.
5.2.5 Verificar que todos los comprobantes sean firmados
por el Coordinador de la Unidad que solicita la compra.
En el periodo revisado se
cumplió con la recomendación.
5.2.6 Sellar todos los comprobantes con la leyenda “pagado
por caja chica” e indicar la fecha en que se paga.
En el periodo revisado se
cumplió con la recomendación. 5.2.7 Rechazar los comprobantes cancelados por otro
medio diferente al efectivo, debido a que todas las compras
de caja chica deben ser hechas en efectivo.
En el periodo revisado no se
encontró evidencia de esta
situación.
5.2.8 Solicitar, para las compras que excedan la suma
adelantada, una justificación del motivo del excedente y del
medio de pago utilizado para cancelar la diferencia, de
conformidad con términos dispuestos en el artículo N° 21
del Reglamento de caja chica.
En el periodo revisado no se
encontró evidencia de esta
situación.
5.2.9 Llenar de manera completa la información requerida en
los arqueos por el traslado de fondos de un encargado a
otro, este documento debe llevar el Visto Bueno de la
Coordinación de la Unidad Financiero Contable y las firmas
de los funcionarios que lo realizan.
En el periodo revisado se
cumplió con la recomendación.
5.2.10 Rechazar los comprobantes que se presenten para
trámite de cobro cuando no se ha solicitado el adelanto con
anticipación.
Se cumplió parcialmente. Ver
resultado 2.3.
Fuente: Informe N° 03-2011 Revisión de reintegros y arqueo de caja chica
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3. CONCLUSIONES
En la revisión de los reintegros de caja chica correspondientes al periodo de enero a julio
del 2014, se obtuvieron resultados muy positivos, debido a que la mayoría de los puntos
de mejora observados en la auditoría en el año 2011, se implementaron, tales como: la
coordinación con la Unidad de Proveeduría para evitar compras de materiales existentes
en bodega o en proceso de compra, los comprobantes de las compras están a nombre
del Inciensa, los documentos firmados por el coordinador de la Unidad que solicitó la
compra como evidencia del recibo del bien o servicio y en todos fue ubicado el sello de
pagado por caja chica.
Respecto a la elaboración de los procedimientos que regulen el pago de parqueos y
peajes a funcionarios de servicios generales (operadores de equipo móvil y mensajería) y
la compra de alimentos para atención de visitantes que asisten a reuniones de trabajo, las
dos recomendaciones perdieron vigencia, porque en el primer caso se liquidan los
adelantos en el término de dos días y en el segundo, según lo informado por la
Coordinadora Financiera Contable, desde el año 2012 no se asignan recursos a esa
partida presupuestaria.
Algunos aspectos que aún persisten y que son susceptibles de mejora son: los vales de
caja chica que no contienen toda la información que se solicita, algunos justificantes de
pago no contienen el sello o la leyenda de cancelado por parte del proveedor del bien o
servicio.
Además se observaron dos prácticas que no son necesarias porque agregan un trámite
más al proceso del uso del fondo de la caja chica. La primera solicitar la aprobación de la
dirección administrativa para compras mayores a 100 mil colones a pesar de que el
“Reglamento para el manejo del fondo de caja chica del Instituto Costarricense de
Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud” dispone que las compras mayores al
15%, que corresponde a ¢150.000.00 colones deben autorizarse por la Dirección General
y segundo, los encargados del equipo móvil firman dos veces el adelanto de viáticos, la
primera vez al elaborar el formulario para iniciar el trámite y la segunda al recibir en dinero.
4. RECOMENDACIONES
Con el fin de colaborar con la Administración en las mejoras en la administración del fondo
fijo de caja chica, a continuación presentamos las siguientes recomendaciones:
A la Unidad Financiera Contable
4.1 Girar instrucciones a las unidades administrativas usuarias de los fondos de la caja
chica para que se incluya toda la información requerida en los vales y adelantos de
viáticos. (Resultado 2.1)
4.2 Girar instrucciones a las unidades administrativas usuarias de los fondos de la caja
chica y al encargado de la caja chica, que solo se aceptarán comprobantes o
justificantes de pago con el sello de cancelado de la casa comercial o la leyenda
“cancelado” por parte de quien realiza la venta o presta el servicio. (Resultado 2.2)
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4.3 Recordar a la Unidad de Servicios Generales y a la Dirección Administrativa el
procedimiento a seguir en las compras mayores al 15%, que en la actualidad
corresponde a ¢150.000.00 mil colones, las cuales únicamente deben autorizarse
por la Dirección General. (Resultado 2.3)
4.4 Girar instrucciones a los encargados del proceso presupuestario que en todos los
vales de caja chica y adelantos de viáticos se anote la existencia de contenido
presupuestario y la firma del responsable de esa información. (Resultado 2.4)
4.5 Rechazar las facturas que se presenten para trámite de cobro con fechas anteriores
a la del vale y en casos excepcionales solicitar la justificación correspondiente, la
cual debe permanecer adjunta a la factura. (Resultado 2.5)
4.6 Crear un formulario para el “Adelanto de viáticos por caja chica”, el cual contemple la
firma del funcionario al momento de recibir el dinero con indicación de la fecha. En
el Anexo N° 2 se presenta una propuesta que comprende un formulario con el
espacio para el nombre del Funcionario que recibe el dinero y la fecha y un espacio
para la firma del funcionario al iniciarse el trámite de solicitud del adelanto.
(Resultado 2.6)
En atención a las recomendaciones, agradecemos informen a esta Auditoría las acciones
que se realicen para la implementación, actividad que está regulada en el artículo 36 de la
Ley General de Control Interno, según se indica a continuación:
Se dispone de un plazo improrrogable de diez días hábiles (contados a partir de la fecha
de recibido el informe ) para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa
de ellas, en el transcurso de dicho plazo (10 días hábiles) elevará el informe de auditoría a
la Dirección General, con copia a la Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por
las que objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los
hallazgos detectados.
La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir
de la fecha de recibo de la documentación remitida por la Unidad Financiera Contable ) y
además ordenar la implantación de las recomendaciones de la auditoría interna, las
soluciones propuestas por la Unidad Financiera Contable o las de su propia iniciativa,
debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado a conocer tanto a la Auditoría
Interna como a la Unidad Financiera Contable.
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5. ANEXOS
5.1. Anexo N° 1
Observaciones al borrador del Informe de Auditoría sobre reintegros de caja chica
y seguimiento al informe sobre del mismo tema.
Número de Párrafos 4.5
Observaciones
Administración
Comentan que en ocasiones es inevitable que esta situación se
presente debido al tipo de servicio que se solicita, especialmente
cuando se trata de trámites aduaneros.
¿Se Acoge?
Si
No Parcial
X
Argumentos de la
Auditoría Interna
Se agrega a la recomendación en casos excepcionales solicitar la
justificación correspondiente, la cual debe permanecer adjunta a la
factura.
Número de Párrafos 4.6
Observaciones
Administración
Expresa que no aprobará un adelanto de viáticos si la firma del
funcionario que va a realizar la gira, no aparece en el formulario de
adelanto de viáticos que se tramita para las aprobaciones
correspondientes, previas a la entrega del dinero.
En el acta de discusión del informe se acordó dejar pendiente esa
recomendación para buscar alternativas para implementarla.
¿Se Acoge?
Si
No
Parcial
X
Argumentos de la
Auditoría Interna
Se agrega a la recomendación diseñar un formulario específico para
“Adelanto de viáticos por Caja Chica”, que contemple tanto lo anotado
por la Auditoría Interna como la firma previa al iniciarse el trámite de
solicitud del adelanto.
Número de Párrafos 4.7
Observaciones
Administración
Manifiestan que desde el año 2012 no se asignan recursos
presupuestarios para la compra de alimentos para atención de
visitantes.
¿Se Acoge?
Si
X
No
Parcial
Argumentos de la
Auditoría Interna
Se eliminó la recomendación.
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5.2. Anexo N°2
Resultado 4.6
Propuesta de Cambios en Formulario Adelanto de Caja Chica,
ADELANTO DE VIATICOS POR CAJA CHICA UFC-RXX
Versión: 2.0 Página 1 de 1 Consecutivo.
Año:
Fecha:
AV Nº Nombre Funcionario:
Cédula: Puesto
Unidad Adelanto ¢
Lugar Residencia: Firma Solicitud de transporte
SI NO Número Solicitud:
Motivo del viaje
Fecha Hora de Salida
Hora de Regreso
Lugar de Visita Tarifas
Total Desayuno Almuerzo Cena Hospedaje
TOTALES
Total Adelanto
Valor en Letras
Código Contable Monto Código
presupuestario Monto Autorización presupuesto
₡0.00 Nombre
Firma
Fecha 1. De conformidad con el Artículo No.10 del Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, una vez concluida la gira deberá presentar la liquidación correspondiente dentro de los 7 días hábiles posteriores a su regreso.
2. La presentación de esta solicitud, deberá hacerse, con 3 días de antelación a la fecha de salida. El pago se hará por medio de transferencia en la cuenta cliente que tiene la Unidad Financiero Contable para el pago del salario.
3. Conforme al Reglamento de Caja Chica, se puede tramitar por este medio por un monto máximo al equivalente a un día de alimentación (desayuno, almuerzo y cena) según las tarifas establecidas, en este caso el trámite debe realizarse como mínimo con un día de anticipación y el monto se dará en efectivo. La liquidación se debe realizar en un plazo de dos días, de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Caja Chica del INCIENSA.
4. Cuando el adelanto de viáticos se entregó en cheque o vía transferencia y la gira fue suspendida, el reintegro de la suma de dinero adelantada debe entregarse de la siguiente manera: a) El reintegro debe hacerse de forma inmediata y por la totalidad del dinero, b) Transcurrido un día hábil de la suspensión de la gira sin que se hubiera recibido la totalidad del dinero en la Unidad de Financiero Contable, ésta solicitará por una única vez y en un plazo improrrogable de 3 días hábiles la devolución del mismo. c) Vencido el plazo indicado y si no se ha recibido el monto total adelantado, la Unidad de Financiero Contable enviará informe a la Unidad de Recursos Humanos para que procedan con el rebajo de la suma total en planillas. (Artículo 10 del Reglamento de gastos de viaje y transporte para los funcionarios públicos)
5. INCIENSA, es exenta del pago de toda clase de impuesto. Art. No. 01 de la Ley No. 4508, del 26/12/169, y sus Reformas, Ley No. 6088, publicada en La Gaceta No. 217, del 16/11/1977 y artículo 3 de Ley No. 8270, publicada en La Gaceta No. 94 del 17/05/2002. Por tanto las facturas presentada no deben incluir el impuesto de ventas, en caso de necesitar comprobante para la exoneración favor solicitarlo a la Unidad Financiero Contable, para lo cual debe aportar nombre del hotel, fechas de hospedajes, tarifa sin impuesto y nombre del funcionario.
Funcionario que recibe el dinero
Autorizado: Superior Inmediato Vº Bº: Coord. Financiero
Contable
Nombre _____________ Nombre: _____________ Nombre:
Fecha _____________ Firma: _____________ Firma __________ (Sello) (Sello)
Los dos cambios propuestos se explican a continuación y están relacionados con los
espacios del formulario que se resaltan en otro color:
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-04-2015
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1. Crear un formulario de adelanto de viáticos exclusivo para la caja chica, tal como
se detalla en el encabezado de la propuesta.
2. En el formulario UFC-R02 “Adelanto de viáticos” existe un espacio llamado cuenta
cliente, en la sección donde se identifica al funcionario que realizará la gira, el cual
no se utiliza en pagos por caja chica, se recomienda sustituir por la firma del
funcionario.
3. En la sección del formulario UFC-R02 con el título de “Funcionarios” se
recomienda que se cambie por “Funcionario que recibe dinero” manteniendo igual
la restante información, con el fin de identificar el nombre de quien lo recibe y la
fecha.