auditoria gerencia diciembre 2014

8/21/2019 Auditoria Gerencia Diciembre 2014

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GESTiÓN DE CONTROL INSTITUCIONAL

GESTiÓN PÚBLICA Y AUTOCONTROL

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0: GCI-F() 140-002CTA DE V ALIDA CiÓN DE RES ULTA DOS DE LA A UDITORIA

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Proceso

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Auditoría: Gerencia

Fecha de la Auditoría:

Del 21-Nov-2014 al 18-Dic-2014

Fecha del Acta:

25-mar-2015

Asisten tes a la reunión:

I sabe l V ic to ri a P ineda, Lud ivia Cas tro y Mary Luz Muñoz

Auditor:

Ludivia Castro Guerrero

Objetivo:

E l ob je ti vos de la act iv idad de audi to ri a es eva luar s i son adecuados los con troles que se ident if iquen en e l proceso de Gerencia, que se cumpla con lo correspond iente del SGI respec to

a la documentac ión que soporta e l s istema en e l p roceso y eva luar si son e fect ivos los cont ro les respec to a la muest ra seleccionada .

Alcance:

Para e l desarrol lo de lap resen te aud itor ia se tuvo en cuenta e l código de é ti ca y buen gob ie rno y su apl icación a l i nter io r de la Ins tituc ión, así m ismo e lsegu im iento a lae laborac ión de

los acuerdos de ges ti ón de los Gerentes púb liCOSde la ins ti tución en la fase de seguimien to de jul io de 30 de 2014 y e l li stado maes tro de documentos cor respondiente a l Grupo

Funcional de Direccionamiento estratégico.

Temas a tratar en la reunión:

1 . Los aud itores le exp li can a los asi sten tes de la reunión que las observac iones a d iscut ir cor responden a hal lazgos de aud itor ía y/u oportun idades de mejora detec tados.

2 . Los aud itores hacen la presentación de las pruebas de aud itor ias rea li zadas ent re e l mes de Noviembre y D iciembre de 2014 a los servido res (as) imp licados d irectamente con e l

área/proceso/actividades auditadas.

3 . Los aud itores exponen la recomendaciones generadas producto de la aud itora a ser consideradas por laadmini st ración .

4 . Los serv' co restas ) públ icos imp licados d irectamente ident if ican y se comprometen a rea li zar l os p lanes de acc ión necesar ios para preveni r y /o cor regi r las observaciones generadas

producto de las auditor ias, estableciendo las fecha l imite de remediación.

En los acuerdos de Ges tión de cada Gerente Púb lico sumin is trados por la Of ic ina Asesora de Planeac ión en e ldesarrol lo de la aud itor ia, respecto

a la fase de seguimien to rea li zada a 30-Jun-2014 se observa los igu iente:

1 .Acuerdo de Gest ión con Gerente Públ ico de la Subgerencia Admin ist rat iva suscr ito e l 15-Ene-2014 : en la fase de seguimien to de 30-Ju l-2014

no se inc luyeron dos compromisos estab lecidos en e l acuerdo de ges tión n i la co rrespondien te eva luación , y cor responden a l objet ivo No. 3 y 4 : ~

Ges tionar adecuadamente las necesidades y expec ta tivas rac iona les de los usuar ios, -Desarroí la r un modelo de prestac ión único integ ra l y

humanizado que permi ta desarrollar un modelo de contratac ión que garantice la sostenibi lidad f inanciera.

2 . Acuerdo de Gest ión con Gerente Públ ico de laSubgerencia F inanciera y Comerc ia l susc ri to e l 15-Ene-2014 : en la fase de seguimiento de 3

Ju l-2014 no se incluyeron los compromisos ins tituc iona les cor respond ientes a lob je ti vo 1 n i l a cor respondiente evaluación, así m ismo tampoco se

observan t res (3) act ivi dades del obje ti vo 2 .

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3 . E n a lg un os c as os e l r es ul ta do e sp er ad o e s d if er en te e n e l A c ue rd o d e G es ti ón s us cri to a l in clu id o e n e l s eg uim ie nt o 3 0.. Ju l- 20 14 , l o q u e p ue de

o ca si on ar d ife re nc ia s e n e l p or ce nta je d e c um pli me nto d e lo s in dic ad or es q ue s e e va lú an :

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A RT icU LO 5 0. A CU ER DO S D E G ES TiÓ N.

1 . U na v ez n om b ra do e l g er en te p úb lic o, d e m an er a c on ce rt ad a c on s u s up er io r je rá rq uic o, d et er min ar á l os o b je tiv os a c um pl ir .

2 . E l a c ue rd o d e g es tió n c on cr et ar á lo s c om pr om is os a do pt ad os p or e l g e re nt e p úb li co c on s u s up er io r y d es cr ib i rá l os r es ul ta do s e sp e ra d os e n

t ér min os d e c an tid ad y c alid ad . E n e l a c ue rd o d e g es tió n s e id en tifi ca rá n lo s in di ca do re s y lo s m ed io s d e v er iñ ca ció n d e e sto s in dic ad or es .

Criterio

3 . E l a c ue rd o d e g es tió n s er á e va lu ad o p or e l s u pe rio r j er ár qu ic o e n e l t é rm in o m áx im o d e t re s ( 3) m es es d es pu és d e a ca b ar e l e je rc ic io , s eg ún e l

g ra do d e c um plim ie nto d e o b je tiv os . L a e va lu ac ió n s e h a rá p or e sc ri to y s e d ej ar á c on sta nc ia d el g ra do d e c um plim ie nto d e lo s

objet ivos.

4 . E l D e p ar ta m en to A d mi ni st ra ti vo d e l a F u nc ió n P ú b li ca a po ya rá a l as d is ti nt as a ut or id a de s d e l as r es pe ct iv as e nt id ad e s p úb l ic as p a ra g ar an ti za r

l a i mp la nt ac ió n d e s is te m a. A t al e fe ct o, p od rá d is eñ ar l as m e to do lo gí as e i ns tr um e nt os q ue c on si de re o po rt un os .

P A RÁ GR AF O . E s d eb e r d e l os G er en te s P úb lic os c um pl ir lo s a cu er do s d e g es tió n, s in q ue e sto a fe ct e la d is cr ec io na lid ad p ar a s u r et ir o.

T ip o d e o cs er va ci cn

O p o rt un id ad d e M e jo ra

Recomendación

S e r ec om ie nd a d ef in ir y e je cu ta r u n c on tr ol d e re vi sió n y s eg uim ie nt o d on de s e a se gu re la c on fia b ilid ad d e l a in fo rm ac ió n a la q ue s e le h a ce

s eg uim ie nt o c on r es pe cto a l os c om pro mi so s a dq ui ri do s e n lo s A cu er do s d e G es ti ón s us cr ito s. o

P la n d e A c ci ón

- R ea liz ar lo s c ru ce s c or re sp on di en te s e nt re lo p ro gr am ad o e n lo s p la ne s d e a cc ió n

y

l o s us cri to e n l os A cu er do s d e G es ti ón .

- R ea liz ar e l s e gu im ie nt o a co rd e a lo s us cr it o e n l os a cu er do s d e g es tió n.

F e ch a d e r em e di ac i6 n

1 5 d e a bril d e 2 01 5 re sp ec to a la e va lu ac ió n 2 01 4

R e sp on sa b le d e l a r em e di ac ió n

J ef e O f ic in a d e P la ne a ci ón



2 Observación

No se evidencia e l Manual de Imagen Ins ti tucionar ' mencionado en e ldocumento GGD-DO-100-001 Código de Éti ca

y

Buen Gob ie rno v1 . Así

m ismo, d icho manua l no está inc lu ido en e l L is tado Maest ro de Documentos y Registros.

Criterio

GGD-OO-100-001 Código de ¡:t ica y Buen Gob ie rno v i. Numera l 4 .4 : Pactos para laautor regu lac ión: 7 ) Mantener una presentación persona l

adecuada, acorde con el Manual de Imagen insti tucional .

Tipo de Observación Oportunidad de Mejora

1. Se recomienda establecer un control prevent ivo de revis ión y seguimiento que asegure que todos los manuales y demás documentos exigidos

para el cumpl imiento de los procesos al inter ior de la insti tución se encuentren debidamente elaborados, socializados y publicados en la intranet.

Recomendación

2 . Se recomienda rev isa r e l1 00% de ladocumentación del p roceso asegurando que los formatos incluidos en los procedim ientos , i nst ruct ivos,

manuales y demás, estén vigentes y actualizados, y que los formatos d iseñados estén siendo considerados den tro de la documentación del

proceso soportando su uti lidad e importancia.

1. Revisión y depuración de documentos de proceso.

Plan de Acción 2. ActualiZación y uni ficación de los documentos que le competen al proceso, con la respect iva socializacion y publicación en los medios

correspondientes.

Fecha de remediación

15 de mayo de 2015

Re§POnsable de la remediación

Jefe Oficina de Planeaci6n

3

1 . En e l procedimien to GMC-PR-160-001 Elaboración y Cont ro l de Documentos y Regist ros v7 no se documenta e l p lazo en e l que un documento ,

formato , ent re o tros, actua li zado debe estar pub li cado en Int rane t para e l conoc imien to y consu lta de los servido res púb licos . Por ejemplo, en e l

caso del p rocedim iento GMC-PR-160-001 se observa fecha de aprobación de D ic iembre 2011 pero su pub li cación en Int rane t fue en Marzo 6 del

2012. A sí mismo, se deja como fecha el Mes y e lAño, l oque deja un vac ío respec to a ld ía en e lque comienzan en vigenc ia los documentos,

formatos y demás.

2 . De acuerdo con e l L is tado Maest ro de Documentos y Regist ros y con los documentos pub licados en Int rane t que hacen par te del mapa de

procesos de la Insti tución. se evidencia lo s iauiente:

Us tado Maes tro de Documente

Mapa de Procesos tnt rane t

bservación

CODlGO DESCRIPCiÓN

VERSIÓN

VERSiÓN

GGD-F0-130-006

MAlRIZ DE PlAN DE ACCiÓN HOSprrAL Slr.ION BOLNAA ESE

TERCER NIVEL

3

2

GGD-F0-130-018

CRONOGRAMA DE S EGUIr .· lIE NTO AL MAPA DE RIES GOS

O No se observa pub li cado

GGD-DO-130-002

TALLER No 1 SOPA DE LETRAS O

No se observa pub licado

GGD-DO-1.30-00S

TAlLER No 2 DIFERENCIAS

O

No se observa pub li cado

GGD-DO-130-0 06

T ALLER No 3 DEFINICIONES MECI

O No se observa pub li cado

Criterio

GMC-PR-160-001 Elaborac ión y Control de Documentos y Regist ros v7

GMC-F0-160-007 Listado Maestro de Documentos

y

Registros v4

Tipo de Observación Oportunidad de Mejora

1 . Se recomienda que las fechas de e laboración , rev is ión y aprobac ión de la documentación del l os procesos se presente en términos de ora -

Recomendació n

Mes- Mo con la f inal idad de del im itar exactamente desde cuando .en tran en v igencia las d irect rices y con troles incluidas en d icha documentación .

2. Se recomienda establecer y documentar un control prevent ivo de revis ión y seguimiento que garantice que todos los documentos ident if icados

en e l l istado maest ro de documentos se encuen tren igualmente actua lizados en e l mapa de procesos de la ins ti tución

y

publicados en la intranet.

1. Revisión y depuración de documentos de proceso; rev isar e inc luir fechas completa de elaboración, rev is ión y aprobación de documentos.

Plan de Acción

2. Actualización y unif~ción de los documentos que le competen a l p roceso , con la respect iva social izac ión y publicación en los medios

correspondientes.

Fecha de remediación

15 de mayo de 2015

Responsable de la remediación Líder del Grupo Funcional de Calidad - Jefe Oficina de Planeación

4 Observación

Se observo el acto administrativo por el cual se encuentra conformado el Comité Bioético Asistencial (Resolución 0314 de agosto 14 de 2000 \;

HS B; Resolución 13437 de 1991) ; sin embar go, no se observan las actas de reunión corr espondientes al año 2014. La Jefe de Oficina Asesora de

Planeac ión man if iesta que no se rea lizó e l comité en 2014 deb ido a que se esta rep lanteando su funcionamiento.



1 . G G O -0 0- 10 0- 00 1 C ód ig o d eE ti ca v t. A rt . 1 ,1 . G en er alid ad es d e la in stit uc ió n: .. . E I H o sp it al S im ón B ol ív ar c ue nt a c on e l C om it é I nd ep en die nte

d e É tic a e n I nv es tig ac ió n y C om it é B ic ét ic o A si st en cia l a l ig ua l q ue c on G es to re s

de

Ética.

Criterio

2 . R es olu ció n 0 31 4 d e a go st o 1 4 d e 2 00 0 H S B: A rtic ulo 9 :- Fu nc lo ne s d el p re sid en te d el c om ité d e B io éti ca : .. La s r eu nio ne s d el C om ité d e B io ét ic o

se rea lizaran

cada

q uin ce ( 15 ) c ía s e n u n d ía h áb il, y d eb erá s er c on vo ca da po r 1 0 m en os c on t re s ( 3) d ía s d e a nte la ció n

3 . R es olu ció n 1 34 37 d e 1 99 1: P or la c ua l se c on stitu ye n lo s c om ité s d e É tic a H osp ita la ria y s e a do pta n el D ec álo go d e lo s D ere ch os d e lo s

Pacientes.

T ipo de O b servación Haflazgo

1 . s e r ec om ie nd a e st aO I ' lc er u n c on tr ol p re ve nt iv o d e r av is io n y s eq un ru en to q ue g ar an ti ce o po rt un am e nt e e l e re ct rv o r un cr on ar me nt c d e t oa os

JOS

c om it és q ue s e h a n c on fo rm ad o a l i n te ri or d e la in st it uc ió n.

Recom endación 2. Se recom ienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posib les riesgos que se puedan generar por incum plim iento en los lineam ientos

e sta b le cid os p or e l H os pita l S im ón B ol ív ar p ar a e l d e sa rr ollo d e s us a cti vid ad es , t al es c om o e l c um plim ie nt o d e la s fu nc io ne s d el C om ité B io ét ic o

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P la n d e A cc ió n

1 . R ev is ió n d e la re so lu ci ón 0 31 4 d e 2 00 0 y p ue st a e n f un ci on am ie nt o d el C o mi té B io ét ic o A si st en ci al .

2 . A c t ua li za ci ón d e l os n es ga s i de nt if ic ad os i nc lu ye nd o l os q ue t ra e e l i nc um p li mi en to d e l as a ct iv id ad es n or ma ti va s ( fu nc io na m ie nt o d e c om it és ).

Fech a de rem ediación 15 d e m ayo de 2015


L íd er d el G ru Q _oF un cio na l d e C alid ad - J ef e O f ic in a d e P la ne ac ió n

5

Observación

S e o b se rv a q ue a l i n te ri or d e la in st itu ció n n o s e c ue nt a c on g es to re s d e é tic a; e sta in fo rm ac ió n e s c on fir ma da p or la J ef e d e O fi cin a A se so ra d e

P la ne ac ió n a uie n m an ifie sta o ue e n e l m om en to n o h a v a es to re s d e é ti ca e sta b le ci do s a l in te rio r d e la o ru an iz ac ió n.

Criterio

G G D- 00 -1 00 -0 01 C ód ig o d e É tic a v l. A rt. 1 ,1 . G en er alid ad es d e l a i n st itu ció n: .. . E l H os pita l S im ón B olí va r c ue nta c on e l C om it é I nd ep en die nte

d e É tic a e n I nv es ti ga ció n y C om it é B io étic o A sis te nc ia l a l ig ua l q ue c on G es to re s d e E tic a.

T ip o d e O b s e rv ac ió n

Hallazgo

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d e É tic a y B ue n G ob ie mo d e la I ns tit uc ió n, y e n g en era l d e t od os lo s lin ea mie nt os c on q ue c ue nta e l H os pit al S im ón B olív ar e n e l d e sa rro llo d e s us

Recom endación funciones.

? ~ e r~ ie nd a id en tifi ca r, a na li za r, a va lu ar y v alo ra r lo s p os ib le s r ie sg os q ue p ue da o ca sio na r l a a us en cia d e g es to re s d e é tic a a l i nt erio r d e la

P la n d e A c ci ón

1 . C o nv oc at ori a d e in te re sa do s e n c on fo rm ar e l g r up o d e g es to re s d e é tic a y re tom ar su funcionam iento .

2 . A ct ua li za ci ón d e l os r ie sg os i de nt if ic ad os i nc lu ye nd o l os q ue t ra e e l i nc um p li mi en to d e l as a ct iv id ad es n or m at iv as .

Fech a de rem ediación 15 de m ayo de 2 015


L íd er d el G ru po F un cio na l d e C alid ad - J efe O f ic in a d e P la ne ac ió n

L os s ig uie nte s f irm an e n s eñ al d e r ev is ió n, c om pr om is o y a pro b ac ió n d e lo c on te nid o e n e l a ct a:

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ir ma d el D u eñ o d el P ro ce so

F ir m a d e A u di to r es

F irm a d e Je fe O G PA

auditoria gerencia diciembre 2014

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