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INFORME No. AUD-021-16 11 DE NOVIEMBRE DE 2016

MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE

AUDITORÍA INTERNA

INFORME AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO: REVISIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE PERÍODO 2015

2016


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CONTENIDO Página

1. INTRODUCCIÓN.................................................................................... 4 1.1 Origen del estudio......................................................................... 4 1.2 Objetivo del estudio...................................................................... 4 1.3 Alcance.......................................................................................... 4 1.4 Marco normativo........................................................................... 4 1.5 Aspectos normativos a considerar................................................. 5 1.6 Consideraciones generales………………………………………………………….. 5

2. RESULTADOS DEL ESTUDIO.................................................................. 6 2.1 Cuentas contables objeto de revisión…………………………………………. 6 2.2 Libros contables…………………………………………………………………………… 28 2.3 Registro contable Depósitos de Garantía……………………………………. 29 2.4 Proceso de implementación de las NICSP……………………………………. 30

3. CONCLUSIONES……............................................................................... 42

4. RECOMENDACIONES............................................................................. 43

5. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO...... 48

6. ANEXOS…………………………………………………………………………………………….. 49


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RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se realizó en atención del Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría Interna

para el período 2016, cuyos objetivos son los de evaluar el control interno aplicado en el

registro de la información contable y financiera del Museo de Arte Costarricense (MAC),

de conformidad con la normativa vigente, así como evaluar el proceso de implementación

de las Normas Internacionales de Contabilidad-Sector Público (NICSP) y el cumplimiento

de la normativa emitida por la Contabilidad Nacional.

El estudio abarcó el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, debiendo

extenderse en los casos que se consideró necesario.

De acuerdo con los resultados expuestos se evidencia que los saldos de las cuentas Caja y

Bancos, Inventarios, Terrenos, Edificios, Piezas y obras de colección así como

Maquinaria, Equipo y Mobiliario presentan diferencias importantes por lo que no reflejan

la situación real de la Institución. En cuanto a los saldos que muestran los estados

financieros de las cuentas Piezas y obras de colección así como Maquinaria, Equipo y

Mobiliario, la razón se debe a que la Contabilidad no cuenta con auxiliares contables que

permitan realizar conciliaciones con el sistema SIBINET. Tampoco se ha cumplido con lo

que corresponde en cuanto a revaluación de activos.

Asimismo, se detectaron una serie de debilidades de control interno que afecta la

confiabilidad de la información y el resguardo de los recursos de la Institución, ya que no

se ha velado por una adecuada segregación de funciones, así como por una eficiente y

constante supervisión por parte de las jefaturas. Tampoco se tomaron oportunamente

acciones correctivas con el fin de cumplir con la normativa aplicable, así como para evitar

errores, omisiones, uso indebido de recursos o cualquier tipo de irregularidades y en

consecuencia debilitar el SCI y el logro de los objetivos institucionales.

La implementación de las NICSP es un proceso que involucra a todas las áreas de la

Institución, sin embargo, no quedó demostrado un apoyo y seguimiento a las diferentes

comisiones de implementación que se han conformado desde que inició este proceso en el

2009, las cuales han variado debido a la rotación de personal principalmente en la

Dirección, Subdirección y Proveeduría, por lo que la responsabilidad de la

implementación la asumió la Contabilidad, no obstante, aún quedan pendientes la

realización de tareas necesarias para estar “en condiciones de aplicar las NICSP a partir

del 01 de enero del 2017”, de conformidad con lo establecido en el Decreto No. 39965-H.

Con el propósito de corregir las deficiencias detectadas en el presente estudio y que se

generen las mejoras comentadas, se presentan las recomendaciones que se estimaron

necesarias a la Junta Administrativa, las cuales fueron previamente discutidas y aceptadas

por los funcionarios responsables de su implementación.


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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen del estudio

El estudio se realiza con fundamento en las competencias que le confieren a esta Auditoría Interna el artículo 22 de la Ley General de Control Interno y en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría para el período 2016. 1.2 Objetivos del estudio

Evaluar el control interno aplicado en el registro de la información contable y financiera del Museo de Arte Costarricense (MAC), de conformidad con la normativa vigente.

Evaluar el proceso de implementación de las Normas Internacionales de

Contabilidad-Sector Público (NICSP) y el cumplimiento de la normativa emitida por la Contabilidad Nacional.

1.3 Alcance El estudio consistió en evaluar el registro de la información contable, financiera y las diferentes actividades relacionadas con este proceso. Dicho estudio se realizó por medio de la evaluación de los procedimientos, trámites y documentación relacionada con este tema, así como la realización de consultas y entrevistas. Se utilizaron las técnicas, prácticas e instrumentos de auditoría necesarias, así como la normativa técnica aplicable.

El estudio abarcó el período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015, debiendo extenderse en los casos que se consideró necesario.

1.4 Marco Normativo

Ley de creación del Museo de Arte Costarricense, No. 6091 y su Reglamento

Ley General de Control Interno, No. 8292

Ley Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, No. 8131

Normas de Control Interno para el Sector Público1

Decreto No. 36961-H “Modificación al Decreto No. 34918 del 19 de noviembre del 2008, “Adopción e implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), en el ámbito costarricense”, y Decreto No. 34460-H

1 Resolución No. R-CO-9-2009 de la Contraloría General de la República, publicada en La Gaceta No. 26 del 06 de febrero de 2009.


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del 14 de febrero de 2008, “Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense”

Decreto No. 39665-H “Reforma a la Adopción e Implementación de la Normativa Contable Internacional en el Sector Público Costarricense

Demás normativa aplicable y emitida por la Contabilidad Nacional (Directrices, Circulares, Políticas)

1.5 Aspectos normativos a considerar

Esta Auditoría, informa y previene al Jerarca y a los titulares subordinados, acerca de los deberes que les corresponden, respecto a lo establecido en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno, así como sobre las formalidades y los plazos que deben observarse en razón de lo preceptuado en los numerales 36, 37 y 38 de la Ley 8292 en lo referente al trámite de nuestras evaluaciones; al igual que sobre las posibles responsabilidades que pueden generarse por incurrir en las causales previstas en el artículo 39 del mismo cuerpo normativo, el cual indica en su párrafo primero:

“Artículo 39.- Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares

subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si

incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras

causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. (…)”

1.6 Consideraciones generales El artículo 1° de la Ley de creación del Museo de Arte Costarricense, No. 6091, establece lo siguiente: “Se crea, como órgano adscrito al Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, el Museo de Arte Costarricense, el cual velará por el fomento, la conservación, la divulgación y el estímulo de las artes y la literatura costarricense en todas sus manifestaciones.” La misión del MAC incluida en el POI 2015 es la siguiente: “Conservar, divulgar y fomentar las artes plásticas y visuales mediante la adquisición y la conservación de obras artísticas y el desarrollo de exhibiciones, publicaciones y programas educativos que permitan por un lado, preservar el patrimonio artístico visual y por otro, poner a disposición del público nacional y extranjero productos y servicios culturales que les permitan mejorar su calidad de vida”. La visión del MAC delimita su perspectiva futura tal y como sigue: “Ser la institución costarricense líder de las artes plásticas y visuales en los ámbitos de la exhibición, la investigación, la conservación y la educación no formal del patrimonio artístico”.


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El Museo de Arte Costarricense cuenta con tres programas presupuestarios: Apreciación de las Artes, Formación de las Artes (el cual corresponde a la Escuela Casa del Artista) y Gestión Administrativa y Financiera. La Institución realiza el registro de la información contable en un sistema de información financiera denominado Business Operating System (BOS), el cual fue adquirido en el año 2007 e incluía originalmente los Módulos de Contabilidad, Presupuesto, Compras, Control Bancario, y Nómina. Durante los últimos años el Sistema se ha ido ajustando a las necesidades de información de la Institución, así como a la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad – Sector Público (NICSP, por lo que en la actualidad también se cuenta con los Módulos de Inventario, Cuentas por Pagar y Activos Fijos, los cuales trabajan de forma integrada. 2. RESULTADOS DEL ESTUDIO 2.1 Cuentas contables objeto de revisión 2.1.1 Cuenta Caja y Bancos Al 31 de diciembre de 2015, la cuenta de Caja y Bancos de la Institución está conformada de la siguiente forma:

Cuadro No. 1 Conformación de la Cuenta Caja y Bancos al 31/12/2015

Fuente: Balance de Comprobación al 31/12/2015

Observaciones: 1. y 2. Tanto el fondo de caja chica de la Escuela Casa del Artista por ¢300.000.00 como

el fondo de caja chica del Programa Gestión Administrativa y Financiera por ¢750.000.00, fueron objeto de revisión por parte de esta Auditoría Interna y los resultados fueron remitidos a la Dirección del MAC, mediante el “Informe sobre los resultados de la revisión de los gastos realizados por medio del fondo de caja chica (arqueo y revisión de documentos)”, No. AUD-004-16 el 29 de abril de 2016.


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3. Esta cuenta en colones del Banco Nacional de Costa Rica es utilizada para el pago de los servicios públicos por medio del sistema PAR y los ingresos recibidos son los que provienen por concepto del Impuesto sobre Espectáculos Públicos, Ley No. 5780, los cuales son transferidos por el Teatro Nacional. Los excedentes son trasladados a la cuenta de la Tesorería Nacional, Caja Única No. 73900011236001011.

4. Esta cuenta corresponde a una cuenta del Banco Nacional destinada a la recepción de

garantías de participación y de cumplimiento que presentan en efectivo los proveedores para cumplir con procesos de contratación administrativa, en cumplimiento del Reglamento para el funcionamiento de la Caja Única2, se procedió a abrir cuentas en la Tesorería Nacional tanto en dólares como en colones para la recepción de estas garantías, por lo que mediante el documento No. 230693 el 07 de abril de 2015 el saldo fue trasladado a la cuenta Caja Única No. 73900011236001011. La cuenta tiene actualmente saldo cero y se ha mantenido para facilitarle a los proveedores el depósito de garantías en caso de requerirlo y posteriormente se trasladaría a la Caja Única.

5. La cuenta de la Tesorería Nacional, Caja Única No. 73900011236001011, en

cumplimiento del Reglamento antes citado es utilizada para recibir las transferencias por parte del Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ), así como para realizar los pagos correspondientes a proveedores, planillas, CCSS, retenciones a las diferentes entidades, impuesto de la renta, etc. En esta cuenta también se mantienen los superávit libres de períodos anteriores y los superávit específicos: ¢1.000,0 millones del Proyecto del Acopio, ¢997,0 millones del Proyecto La Aduana ambos del MCJ y ¢250.0 millones para compra de casa para oficinas administrativas del MAC.

6. El saldo de la cuenta “Caja Única Fondo Especial Dólares” corresponde a $720.00 que

se han mantenido desde el año 2012 producto de una donación de la empresa farmacéutica Merck Sharp and Dohme que como parte de su política de responsabilidad social corporativa propuso en el año 2008, a la entonces Directora del Museo de Arte Costarricense, la señora Gabriela Sáenz, participar en un proyecto que consistía en realizar un concurso de pintura a nivel centroamericano entre pacientes reumáticos. A la fecha se mantienen esos recursos sin que durante estos años la Administración haya dispuesto de los mismos.

7. Cuenta de la Tesorería Nacional, Caja Única, en la cual se depositan las garantías de

cumplimiento o de participación que la Institución recibe de los proveedores correspondientes a trámites de contratación administrativa, a esta cuenta fue trasladado el monto correspondiente a la garantía de cumplimiento presentada por la empresa Inversiones Comerciales Varol de los Cinco S.A., la cual fue ejecutada en el 2010. El 30 de setiembre de 2015, mediante el documento No. 257143, fueron

2 Decreto No. 33950-H, publicado en La Gaceta No. 172 del 09 de setiembre de 2007.


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trasladados a la cuenta Caja Única No. 73900011236001011, la suma de ¢25.000.000.00 quedando un saldo de ¢5.320.371.77. Dado que desde el año 2014 los procesos de contratación administrativa se tramitan en la Proveeduría Institucional del MCJ no se presentaron movimientos de depósitos de garantías en efectivo durante el 2015.

Durante la ejecución de las pruebas de auditoría se detectó una situación que podría implicar un eventual detrimento de la Hacienda Pública, la cual consiste en un presunto desvío de fondos de una cuenta bancaria a nombre del Museo de Arte Costarricense. Dado lo anterior, esta Auditoría Interna activó los procesos correspondientes para determinar eventuales responsabilidades administrativas, penales o de cualquier otra naturaleza. Por medio de la presentación de la Denuncia Penal No. 01-2016 (Oficio MAC-AUD-010-16 del 05 de agosto de 2016) se gestionó lo correspondiente en cuanto a la responsabilidad penal y con el Informe de Relación de Hechos No. 01-2016 2016 (Oficio MAC-AUD-018-16 del 09 de setiembre de 2016) se determinaron las eventuales responsabilidades civil y administrativa. De conformidad con el artículo 6 de la Ley de Control Interno y 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, se previene del carácter confidencial que ostenta el Informe de Relaciones de Hechos No. 01-2016, por lo que se toman las medidas necesarias para preservar esta obligación legal, cuya inobservancia genera la aplicación de responsabilidades para quien haya propiciado o facilitado el quebrantamiento al deber de confidencialidad. A continuación se detallan las situaciones detectadas que debilitan el control interno en cuanto al manejo de los recursos monetarios de los que dispone la Institución: 1. Toda erogación que se realice debe contar con la correspondiente orden de pago

debidamente autorizada. La orden de pago es un documento que se elabora para respaldar y autorizar el pago de un bien o servicio, desde el 2014 y hasta julio de 2016 éstas fueron confeccionadas por la señora Dayhana Delgado Salazar como Encargada de Tesorería y Auxiliar de Contabilidad, revisadas por la señora Heidy Morales Arroyo, Contadora de la Institución

3 y autorizadas

por el funcionario o funcionaria que ostentara el puesto de Subdirector (a). Al revisar los documentos de respaldo de los pagos realizados a través de la cuenta del Banco Nacional No. 26075-2, no todas las erogaciones cuentan con una orden de pago y si se incluye, únicamente se encuentra firmada por las señoras Delgado Salazar y Morales Arroyo como “Hecho” y “Revisado” respectivamente pero no cuentan con la firma de 3 Hasta el 08 de agosto de 2016, ya que la señora Morales presentó su renuncia al puesto de Contadora en el

MAC.


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“Autorizado”, mientras que los pagos realizados a través de la cuenta de la Tesorería Nacional No. 739000112360 si cuentan con este documento debidamente autorizado. El no contar con una orden de pago debidamente autorizada por parte de un funcionario con la autoridad para hacerlo, distinto del que custodia, administra o registra el activo, podría ocasionar que no se detecten errores, omisiones o uso irregular de los fondos públicos, de tal forma que no se atiendan oportunamente las discrepancias encontradas, se actualicen los registros, se mejoren los controles del caso o se tomen las medidas que se consideren necesarias. Al respecto, las Normas de Control Interno para el Sector Público, No. R-CO-9-2009, emitidas por la Contraloría General de la República y publicadas en La Gaceta No. 26 del 06 de febrero de 2009, establecen lo siguiente:

“2.5.2 Autorización y aprobación. La ejecución de los procesos, operaciones y

transacciones institucionales debe contar con la autorización y la aprobación

respectivas de parte de los funcionarios con potestad para concederlas, que sean

necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las

disposiciones institucionales.”

“4.5.1 Supervisión constante. El jerarca y los titulares subordinados, según sus

competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión

institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender

las acciones necesarias para la consecución de los objetivos.”

2. Adecuada segregación de funciones y que las mismas se encuentren debidamente actualizadas y formalizadas

De acuerdo con el Manual Descriptivo de Puestos del MAC aprobado por la Junta Administrativa en el 20104, dentro de las funciones de la plaza de Contadora se incluye la de “Confeccionar los cheques de pago a proveedores y elaborar los pagos a través del módulo de transferencias por internet banking”5. Posteriormente, las labores de Tesorería fueron asignadas a la señora Dayhana Delgado Salazar, quien actualmente es la encargada de Tesorería, Presupuesto y realiza funciones de Auxiliar de Contabilidad, sin embargo, no se precisa la fecha ya que no se obtuvo un documento donde se formalizara este cambio. Hasta el 14 de diciembre de 2015, mediante el oficio MAC-DIR-425-2015, la Dirección le comunica oficialmente a la señora Delgado su “designación de funciones para la Tesorería del Museo de Arte Costarricense”. 4 Acuerdo 5.5 de la sesión ordinaria No. 523-10 del 24 de noviembre de 2010.

5 Internet banking: Servicios en línea del Banco Nacional.


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Sin embargo, a pesar de que la señora Delgado Salazar fue designada como Tesorera de la Institución, la señora Morales Arroyo era quien realizaba los pagos de los servicios públicos (agua, electricidad y teléfonos), recibía el estado de cuenta por parte de la entidad bancaria, elaboraba las conciliaciones bancarias y además como Contadora de la Institución elaboraba los asientos contables. Es decir, en una sola funcionaria se concentraban las tareas de custodia, ejecución, control y registro, sin que mediara ninguna revisión por parte de otro funcionario o supervisión por parte de su jefatura inmediata. Mediante el oficio No. MAC-DIR-296-2014 de fecha 18 de agosto de 2014, la señora Alma Fernández Tercero, en su calidad de Directora del Museo de Arte Costarricense, solicita a la entidad bancaria entre otras gestiones la de “excluir a la señora Heidy Morales Arroyo, portadora de la cédula de identidad 6-0249-0825 en el módulo de Internet Banking”, no se obtuvo evidencia de que se le diera seguimiento a esta solicitud. El Manual de Puestos de la Institución se encuentra desactualizado, ya que fue aprobado en el 2010 y desde entonces se han variado las funciones y responsabilidades de algunas plazas, se han incorporado nuevas plazas (como las provenientes del Museo de los Niños) o se han recalificado otras. Tampoco la Institución cuenta con manuales de procedimientos que detallen y formalicen las actividades que se desarrollan en cada puesto de trabajo. El cambio de Director y Subdirector cada dos años en promedio afecta considerablemente la continuidad de las tareas, actividades de control o proyectos de la Institución, ya que con el cambio de la Administración Superior se toman decisiones en cuanto a coordinaciones de áreas, responsabilidades, asignación de tareas y por lo tanto se pierden o se dejan de ejecutar controles, además de que algunos cambios ni siquiera quedan oficializados en un oficio u otro documento. La carencia de adecuados controles así como la falta de revisión y supervisión constante por parte de un funcionario distinto del que custodia, administra o registra el activo o de la jefatura inmediata, podría ocasionar que no se detecten errores, omisiones o uso irregular de los fondos públicos, de tal forma que no se atiendan oportunamente las discrepancias encontradas, se actualicen los registros o se tomen las medidas que se consideren necesarias en resguardo de los bienes y de la información financiera. Sobre este tema las Normas de Control Interno para el Sector Público señalan lo siguiente:

“2.5.3 Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones.

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de

que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los diferentes puestos;

así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una

transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la


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institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la

totalidad de ese conjunto de labores. Cuando por situaciones excepcionales, por

disponibilidad de recursos, la separación y distribución de funciones no sea posible

debe fundamentarse la causa del impedimento. En todo caso, deben implantarse los

controles alternativos que aseguren razonablemente el adecuado desempeño de los

responsables.”

“ANEXO 1: GLOSARIO

(…)

Funciones incompatibles Tareas cuya concentración en las competencias de una sola

persona, podría permitir la realización o el ocultamiento de fraudes, errores, omisiones

o cualquier tipo de irregularidades, y en consecuencia debilitar el SCI y el logro de los

objetivos institucionales. Incluyen, por ejemplo, las funciones de autorización,

ejecución, aprobación y registro de transacciones, así como las de custodia de

recursos.”





3. Elaboración y revisión de las conciliaciones bancarias Con respecto a la elaboración de las conciliaciones bancarias

6, la señora Dayhana Delgado

Salazar manifestó que en el 2014 la señora María Otárola Luna, en su calidad de Subdirectora les dio la indicación en forma verbal de que era la señora Delgado Salazar y no la señora Morales Arroyo quien elaboraría las conciliaciones bancarias. Al revisar las conciliaciones bancarias del 2014, se observa que hasta Mayo de 2014 aparece el nombre y firma de la señora Delgado Salazar en “Hecho por”, en los meses de junio y julio de 2014 se indica el nombre de la señora Delgado Salazar, sin embargo fueron elaboradas por la señora Heidy Morales Arroyo, quien firmó sobre el nombre de la señora Delgado Salazar como “ P/ ” y a partir de Agosto de 2014 y hasta Junio de 2016 quién elaboró las conciliaciones bancarias fue la señora Morales Arroyo, ya que según lo manifestado por la señora Delgado Salazar, la señora Morales Arroyo le indicó que ella seguiría elaborando las conciliaciones bancarias, sin que este cambio fuera comunicado a la jefatura correspondiente para su aprobación y formalización. Las conciliaciones bancarias no cuentan con la revisión de otro funcionario que avale los datos incluidos en dicho documento y éstas son incluidas en el Sistema de Consolidación 6 Es un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta

corriente con los valores que el banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes

(https://debitoor.es/glosario/definicion-de-conciliacion-bancaria).

https://debitoor.es/glosario/definicion-empresa


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de Cifras del Sector Público (SICCNET) de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) del Ministerio de Hacienda por la señora Dayhana Delgado Salazar. Mediante el oficio MAC-SUB-DIR-73-2016 del 30 de mayo de 2016, la señora Xinia Carmona Valverde, en su calidad de Subdirectora del MAC, le comunica a la señora Heidy Morales Arroyo “las funciones que tendrá asignadas”, dentro de las cuales se observa en el punto No. 6. “Elaboración de conciliaciones bancarias”. Importante es indicar que los oficios No. MAC-SUB-DIR-73-2016 y MAC-SUB-DIR-74-2016, ambos de fecha 30 de mayo de 2016 y suscritos por la señora Subdirectora del MAC, corresponden a la designación de funciones para las señoras Morales Arroyo y Delgado Salazar respectivamente, sin embargo, ambos oficios incluyen las mismas funciones que fueron suministradas por las propias funcionarias, de acuerdo con el correo remitido por la señora Morales Arroyo a la señora Carmona Valverde, de fecha 18 de mayo de 2016 y en ninguno de los detalles incluidos tanto en el correo como en los oficios se menciona el control, manejo y acceso a las cuentas bancarias de la Institución. Elaborar las conciliaciones bancarias sin que medie la revisión, ya sea de un funcionario distinto del que custodia, administra o registra el activo o de su jefatura inmediata, podría tener como resultado que no se detecten errores, omisiones o uso irregular de los fondos públicos, de tal forma que no se atiendan oportunamente las discrepancias detectadas, se actualicen los registros o se tomen las medidas que se consideren necesarias en resguardo de los bienes y de la información financiera. Al respecto, las Normas de Control Interno para el Sector Público, No. R-CO-9-2009, emitidas por la Contraloría General de la República y publicadas en La Gaceta No. 26 del 06 de febrero de 2009, establecen lo siguiente:











responsables.”


(…)





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recursos.”

“4.4.5 Verificaciones y conciliaciones periódicas. La exactitud de los registros sobre

activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las

conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el

cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el

mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar

cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.”

4. Acreditación de recursos en la cuenta de Caja Única de la Tesorería Nacional, acceso de consulta por parte de la Tesorería Nacional y saldos ociosos.

De acuerdo con las respuestas obtenidas por parte de las funcionarias del Departamento Financiero Contable, la cuenta del Banco Nacional No. 26075-2 se utiliza para el pago de servicios públicos y es la que recibe los recursos transferidos por el Teatro Nacional que provienen por concepto del Impuesto sobre Espectáculos Públicos, Ley No. 5780, no se facilita justificación por la cual se depositan en esta cuenta del Banco Nacional y no en la cuenta de la Caja Única de la Tesorería Nacional, tal y como lo establece el Reglamento para el funcionamiento de la Caja Única. También se indica que con respecto a las cuentas del Banco Nacional, la Tesorería Nacional tiene conocimiento de las mismas y que de hecho todos los meses se remiten las conciliaciones bancarias, tanto de las cuentas de Caja Única como del Banco Nacional, sin embargo, de éstas últimas no se han facilitado las claves de acceso a modo de “consulta” a la Tesorería Nacional, tal y como lo establece el Reglamento para el funcionamiento de la Caja Única. Al revisar el comportamiento de esta cuenta durante el período 2015 se observa que en la misma se han mantenido saldos ociosos, principalmente en los meses de enero a agosto, ya que presenta saldos de hasta 66.0 millones de colones y únicamente se realizaron tres traslados de recursos a la cuenta de la Tesorería Nacional, los cuales no cuentan con la autorización de la Subdirección u otro funcionario con la autoridad para hacerlo, ni siquiera se informaba a la jefatura superior inmediata (Subdirección) sobre el traslado de estos fondos. A continuación se detallan los saldos de esta cuenta y los traslados de recursos:


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Cuadro No. 2

Asimismo, las cuentas “Caja Única Fondo Especial Dólares” y MH-Tesorería Garantías (No. 73911800201328823), mantienen saldos sin movimientos por más de un año. Es importante indicar que en el 2013 funcionarios de la División de Fiscalización y Control de la Tesorería Nacional realizaron una revisión del cumplimiento del principio de Caja Única en la Institución, lo cual fue comunicado al señor Francisco Quesada Pereira, quien ocupaba el puesto de Subdirector, de conformidad con lo indicado en el oficio No. Fis-063-2013 del 05 de junio de 2013. El 01 de julio de 2013 le fue enviado un correo a la señora Heidy Morales Arroyo con el acta de la visita de los funcionarios de la Tesorería Nacional, con el fin de que fuera revisada, firmada y remitida a esta dependencia. Esta acta fue facilitada a la Auditoría Interna vía correo electrónico el 18 de mayo de 2016. En dicha acta se consigna una serie de requisitos que se debían cumplir como suministrar los “Formularios CU-006” que es el documento que se requiere para que la Tesorería Nacional autorice cuentas bancarias en entidades bancarias, indica el documento que se le “recordó lo establecido en la circular TN-750-2008” sobre el traslado de excedentes hacia la Caja Única, así como el traslado de intereses y la gestión que debían realizar ante los bancos para ofrecer acceso a consulta de saldos y movimientos de las cuentas bancarias, entre otros. Asimismo, se menciona que “los recursos que percibe el Museo de Arte Costarricense provienen del Teatro Nacional y se regulan mediante la Ley 5780 de los espectáculos públicos, cuyos montos se acreditan a la cuenta de Caja Única 73900011236001011”, lo cual es incorrecto, ya que como se indicó anteriormente y según consta en los estados de cuenta y en el libro auxiliar de bancos, los recursos


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provenientes del Teatro Nacional son depositados en la cuenta del Banco Nacional No. 26075-2. No se obtuvo evidencia, de que se le diera seguimiento al cumplimiento de las observaciones incluidas en el acta remitida por la División de Fiscalización y Control de la Tesorería Nacional, como parte de la revisión que realizaron. En cuanto a que los recursos provenientes del Teatro Nacional por concepto del Impuesto sobre Espectáculos Públicos, Ley No. 5780, no se depositaban en la cuenta de la Caja Única de la Tesorería Nacional a nombre de la Institución (No. 73900011236001011), esta situación fue corregida por medio del oficio MAC-DIR-336-2016 del 01 de setiembre de 2016, suscrito por la señora Sofía Soto Mafiolli, Directora del MAC, ya que se solicitó al Teatro Nacional que dichos recursos fueran depositados en la citada cuenta de la Caja Única. Por lo que la liquidación correspondiente al mes de agosto, por la suma de ¢15.215.067.69, fueron depositados en la Caja Única el 08 de setiembre pasado (Movimiento No. 317964), atendiendo así lo solicitado por la Dirección del MAC. La carencia de adecuados controles así como la falta de revisión y supervisión constante por parte de un funcionario distinto del que custodia, administra o registra el activo o de la jefatura inmediata, podría ocasionar que no se detecten errores, omisiones o uso irregular de los fondos públicos, de tal forma que no se atiendan oportunamente las discrepancias detectadas, se actualicen los registros o se tomen las medidas que se consideren necesarias en resguardo de los bienes y de la información financiera. Con respecto a los temas señalados anteriormente, el Reglamento para el funcionamiento de la Caja Única, publicado en La Gaceta No. 172 del 06 de septiembre del 2007 establece lo siguiente: “Artículo 19.—Alcance y Fuentes de ingresos. Este capítulo es de aplicación obligatoria

para aquellas entidades que se encuentran dentro del alcance del principio de caja única,

según lo estipula el artículo 66 de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos

Públicos, y regula lo relativo a la gestión de los ingresos, que reciban estas entidades. Al

efecto, todos los fondos que perciba o corresponda administrar a la entidad participante

sin importar su fuente o su afectación patrimonial, deberán ser depositados en su

respectiva CCU.

Dentro de los ingresos se consideran:

a) Aportes directos del Gobierno Central.

b) Prestación de servicios propios de la entidad.

c) Aportes de otras instituciones públicas y/o privadas.

d) Préstamos.

e) Donaciones, y

f) Otros ingresos en efectivo: garantías, comisos, depósitos judiciales, etc.”


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“Artículo 26.—Control interno. La entidad participante será responsable de velar por el

control interno de la gestión de sus recursos financieros. Al efecto, deberá asegurarse de

que existan procedimientos internos ampliamente divulgados, de que las aplicaciones

informáticas internas que gestionan la operativa de pagos cumplan con las medidas de

seguridad y control requeridos, entre ellos el que sean seguras, y que los accesos a

información sensible sean controlados y mancomunados.”

“Artículo 53.—Acceso en línea a consulta de saldos y movimientos. Una vez que la cuenta

solicitada esté abierta, la entidad participante deberá comunicar a la Tesorería Nacional

los datos generales de la misma, así como los códigos de acceso para acceder en modo

“consulta” a sus saldos y movimientos.”

“Artículo 63.—Cierre de cuentas sin movimientos. La Tesorería Nacional podrá ordenar

a la entidad participante el cierre de aquéllas cuentas que no hayan tenido movimientos

durante un (1) año.”

“Artículo 81.—Responsabilidades. En caso de que la entidad participante no cumpla con

el traslado de fondos hacia la Caja Única y consecuentemente se mantengan recursos

ociosos en cuentas bancarias o mediante inversiones financieras, la entidad participante

deberá trasladar los intereses generados o bien el costo financiero generado por el no

traslado de los recursos, según se lo comunique la Tesorería Nacional, debiendo el

máximo jerarca asumir las responsabilidades administrativas correspondientes.

Asimismo, en caso de no acatarse otras disposiciones que establezca la Tesorería Nacional

para el funcionamiento de la caja única, la Tesorería Nacional lo comunicará al máximo

jerarca para el establecimiento de responsabilidades y adopción de las medidas

disciplinarias correspondientes.”

5. Necesidad de establecer los responsables de elaborar, revisar y aprobar los asientos

contables y que se deje constancia de lo actuado. En la documentación de respaldo que sustenta las erogaciones realizadas por la Institución, se incluye el correspondiente asiento contable, sin embargo éstos solo cuentan con las firmas de la Contadora y la Auxiliar de la Contabilidad, señoras Heidy Morales Arroyo y Dayhana Delgado Salazar respectivamente, de las siguientes formas:

Nombre (generado por el Sistema) y firma de la señora Delgado Salazar como “Hecho por” y la firma de la señora Morales Arroyo como “Revisado”.

Firma de la señora Morales Arroyo como “Hecho por”, sin firma de “Revisado”.

Nombre (generado por el Sistema) y firma de la señora Morales Arroyo como

“Hecho por”, sin firma de “Revisado”.


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Nombre (generado por el Sistema) y firma de la señora Delgado Salazar como “Hecho por” y sin firma de “Revisado”.

Nombre (generado por el Sistema) de la señora Morales Arroyo como “Hecho

por” y firma de la señora Delgado Salazar como “Revisado”.

Nombre (generado por el Sistema) de la señora Morales Arroyo como “Hecho por” y firma de la señora Delgado Salazar como “Hecho por”.

Como se puede observar no hay claridad sobre cuáles son los roles establecidos en el Área Contable para la elaboración de los asientos contables, dependiendo del puesto que se ostenta (Contadora y Auxiliar de Contabilidad), tampoco hay claridad para identificar la responsabilidad por la elaboración y revisión de los asientos contables y en ninguno de los casos se cuenta con la autorización de un funcionario diferente a los que los elaboran y revisan. La carencia de adecuados controles así como una revisión y supervisión constante por parte de un funcionario distinto del que custodia, administra o registra el activo o de la jefatura inmediata, podría ocasionar que no se detecten errores, omisiones o uso irregular de los fondos públicos, de tal forma que no se atiendan oportunamente las discrepancias encontradas, se actualicen los registros o se tomen las medidas que se consideren necesarias en resguardo de los bienes y de la información financiera. Sobre este tema las Normas de Control Interno para el Sector Público señalan lo siguiente:











responsables.”


(…)






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recursos.”

“4.4.3 Registros contables y presupuestarios. El jerarca y los titulares subordinados,

según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se

establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que

brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las

obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados.”





2.1.2 Cuenta Existencias o Inventarios Esta cuenta refleja un saldo al 31 de diciembre de 2015 de ¢11,8 millones, producto del registro y clasificación de los materiales y suministros en las diferentes cuentas que componen la cuenta de “Inventarios”, ya que como parte del proceso de implementación de las NICSP (NICSP 12 Inventarios), así como en cumplimiento de la Directriz No. CN 002-2007 emitida por la Contabilidad Nacional para el tratamiento contable de los inventarios, en julio de 2015 las Áreas de Proveeduría y de Financiero Contable procedieron a identificar y a separar los materiales y suministros que se encontraban en las bodegas7 de la Institución, tanto físicamente como a nivel del Módulo Inventarios del Sistemas BOS; este proceso consistió en crear dos bodegas: Bodega 1: Corresponde a los materiales y suministros que habían sido adquiridos antes de julio de 2015 y que habían sido registrados como un gasto. Bodega 4: Incluye los materiales y suministros adquiridos posteriormente, los cuales fueron registrados contablemente en las cuentas de Inventario, ya que tal y como lo establecen las NICSP y la Directriz de la Contabilidad Nacional, hasta el momento de su consumo, mediante una requisición se registrarán como un gasto. Como parte del proceso de implementación de las NICSP, el propósito de realizar esta separación era el de consumir o utilizar en primer lugar los artículos identificados en la Bodega 1 para posteriormente solamente trabajar como la Bodega 4. Esta Auditoría Interna procedió a realizar una prueba de observación de las bodegas y una prueba de verificación a una muestra seleccionada al azar de materiales y suministros, con el objetivo de verificar físicamente los saldos que indica el Sistema, a continuación se detallan los resultados obtenidos: 7 Ubicadas en el primer piso de las Oficinas Administrativas del MAC.


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1. La señora Rosy Vásquez, funcionaria de la Proveeduría, es la encargada de las bodegas de bienes y suministros, si bien es cierto recibió capacitación para utilizar el Módulo de Inventarios y tiene muy claro el manejo de las Bodegas 1 y 4, es necesario que reciba supervisión y retroalimentación por parte de otro funcionario con conocimientos contables y de la operación del Sistema BOS, ya que se determinaron situaciones que no se han solucionado oportunamente para un mejor control y registro de los materiales y suministros, tales como: a) El Módulo genera un “Reporte de Artículos”, sin embargo, la señora Vásquez

también lleva un control en una hoja de Excel, ya que indica que el reporte que obtiene del Módulo muestra una serie de bienes o servicios como persianas, muebles de oficina, inspección eléctrica, entre otros que no deberían aparecer en ese listado, por lo que ella asume que el reporte está incorrecto, sin embargo al consultarle al señor Carlos Vargas, funcionario de la empresa TECAPRO, proveedor del Sistema BOS, eso se debe a un error a la hora de que el funcionario encargado crea la orden de compra. Explica el señor Vargas que en este Módulo solo se deben incluir productos no servicios como la inspección eléctrica y que en cuanto a los muebles de oficina, deberían incluirse en el Módulo de Activos Fijos y no en el de Inventarios.

b) Al llevarse dos registros, uno en el Módulo de Inventarios y otro en Excel, primero

se da una duplicidad de funciones y segundo se generan errores en el momento de registrar las salidas y entradas de materiales y suministros, por lo que se presentan diferencias en los saldos de las existencias (Ver Cuadro No. 3).

c) También se observaron diferencias en las unidades de medidas, por ejemplo se

indica paquetes de 25 unidades o cajas de 20 unidades y en la bodega se despacha por unidades. Lo recomendable es incluir en el Sistema la unidad de medida con que se entregarán los artículos (Ver Cuadro No. 3).

d) Errores en el ingreso inicial de la información al Módulo de Inventarios, como

saldos de existencias de algunos artículos o algunos artículos no se incluyeron como es el caso de los “Ampos tamaño carta” y el “Jabón lavamanos para dispensador” (Ver Cuadro No. 3).

e) Algunas salidas y entradas de artículos no se registran oportunamente, por

ejemplo en cuanto a la diferencia entre lo que revela el Módulo y las existencias físicas de las “Hojas tamaño carta” la señora Vásquez manifiesta que ella retiró ocho resmas para consumo de la Proveeduría y al momento de la verificación se encontraba pendiente la elaboración de la respectiva requisición y en cuanto al “Toner para fotocopiadora GRP-22” se devolvió uno a la bodega y éste no fue incluido en el Sistema para actualizar el saldo (Ver Cuadro No. 3).


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f) Únicamente la señora Vásquez conoce la ubicación de los artículos que pertenecen a la Bodega 1 y los que pertenecen a la Bodega 4, ya que ambos se encuentran en el mismo lugar físico, por lo que si eventualmente la señora Vásquez se ausentara, quien asuma esta labor no tendrá el conocimiento para diferenciar los artículos de ambas Bodegas y continuar con el proceso de consumir primero los artículos de la Bodega 1.

2. De 41 artículos verificados su saldo físicamente, 12 artículos coinciden la toma física

con el saldo indicado tanto en el Reporte del Sistema como en la Hoja de Excel de la señora Vásquez y 29 artículos no coinciden la toma física con los reportes antes indicados. Es decir, el 71% de los artículos verificados no concuerda la toma física con los saldos reportados. A manera de ejemplo se incluyen diez artículos, se puede ver el listado completo en el Anexo No. 1 de este Informe:

Cuadro No. 3

Toma Física de Inventario de Materiales y Suministros

PRODUCTO UNIDAD

EXISTENCIAS HOJA DE EXCEL

VERIFICACIÓN AUDITORIA I.

EXISTENCIAS SISTEMA BOS

1 Ampos tamaño carta unds 50 45 112

2 Papel Kraf Rollo 15 12 1

3 Papel Ledger Paq. 25 und 5 125 und 500 und

4 Toner fotocop. GRP-22 unds 8 9 8

5 Hojas tamaño carta resmas 54 48 25

6 Bolsa p/basura pequeña unds 200 387 266

7 Cloro Galón 34 31 28

8 Esponja verde p/platos unds 18 14 14

9 Jabón lavamanos p/dispen. unds 48 52 No incluye

10 Servilletas Paq. 100 u 125 103 77

3. Adicionalmente, la señora Vásquez manifiesta que los libros se encuentran ubicados

en la Bodega que la Institución alquila y que se ha enterado del retiro de libros sin que se le comunique o se elabore el respectivo formulario de requisición.

4. La forma de tratar contablemente el inventario es el de “Inventario Permanente” y

que el método de valuación utilizado es PEPS (primero en entrar primero en salir), datos que deben estar revelados en las notas de los Estados Financieros e incluidos en una política contable, la cual debe ser del conocimiento de los funcionarios cuyas actividades están relacionadas con el manejo de las bodegas y el registro contable.

5. Como se indicó anteriormente para poder llevar a cabo este proceso de creación de

las Bodegas 1 y 4, funcionarios de la Proveeduría y del Departamento Financiero Contable realizaron una toma física (inventario) de los materiales y suministros que se encontraban en las bodegas de la Institución, sin embargo, no se han realizado


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recuentos físicos periódicos con el fin de detectar diferencias y realizar los ajustes o trámites que correspondan.

6. Otro aspecto importante a considerar, es que el reporte de requisiciones debe

trasladarse mensualmente a la Contabilidad para su respectivo registro, al respecto la Contadora manifestó que en Enero de 2016 se registraron las requisiciones de Octubre, Noviembre y Diciembre de 2015, ya que no se suministró la información oportunamente. No se cuenta con un procedimiento que delimite las tareas de los funcionarios encargados, así como los plazos de entrega de la información.

Al respecto, la Directriz N° CN 002-2007, Inventarios y métodos de valuación, emitida por emitida por la Dirección General de Contabilidad Nacional8 y publicada en La Gaceta N° 93 del 16 de mayo de 2007, dispone lo siguiente: “Artículo 2º—De los inventarios. Comprende los bienes corporales adquiridos a cualquier

título, con la intención de ser comercializados o destinados a la transformación o

consumidos en el proceso de producción o de prestación del servicio, en desarrollo de la

actividad fundamental del ente público. Por lo tanto, las instituciones deben contar con un

inventario inicial y final.”

“Artículo 5º—Reconocimiento y clasificación de los inventarios.

Los inventarios se reconocen y clasifican de acuerdo con su naturaleza, en bienes o

mercaderías procesadas, adquiridos para la venta o en existencia, materias primas,

suministros, bienes en tránsito y productos en proceso.

Artículo 6º—Forma de registro de los inventarios. Los inventarios deben de registrarse

por su costo histórico o precio de adquisición, conformado por las erogaciones y cargos

directos e indirectos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización o venta.”

“Artículo 8º—Recuento físico periódico. El hecho de que la institución cuente con un

inventario permanente, no exime a la institución de la realización del recuento físico

periódico, lo anterior con el fin de comprobar el inventario y de esta forma detectar y

ajustar las diferencias reconocidas que pudieran deberse a deterioros, pérdidas o robos.

Las instituciones públicas podrán optar por el tipo de inventario a través del sistema que

más se ajuste a sus necesidades.”

2.1.3 Cuentas Terrenos y Edificios Las cuentas de Terrenos y Edificios reflejan en los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2015, saldos de ¢1.298.608.750.00 y ¢1.208.816.320.00 respectivamente. El valor del terreno corresponde al del Avalúo No. 179-2002 del 08 de abril de 2002, realizado por el Área de Valoraciones de la Dirección General de Tributación, donde se 8 Publicada en La Gaceta N° 93 del 16 de mayo de 2007.


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consigna que el valor del terreno de 10.338.87 m2 de longitud es de ¢1.298.608.750,00, monto que coincide con el valor registrado contablemente. Ese mismo Avalúo incluyó la valoración del edificio consignándose de la siguiente forma:

“AVALÚO RESUMEN Terreno ¢1.298.608.750,00 Construcción ¢ 105.210.000,00 Instalaciones ¢ 86.645.000,00 Maquinaria y Equipo ¢ 1.125.000,00 VALOR TOTAL ¢1.491.588.750,00”

Si se excluye el rubro de Terreno y el de Maquinaria y Equipo, ya que debe registrarse en otra cuenta contable, el valor otorgado al Edificio (Construcción e Instalaciones) fue de ¢191.855.000.00, monto que no concuerda con el monto incluido en los Estados Financieros. De acuerdo con el Reporte del Sistema de Bienes del Estado (SIBINET) del Ministerio de Hacienda, al 30 de noviembre de 2015, el cual fue suministrado por el señor Miguel A. Brenes Rojas, funcionario de la Unidad de Consolidación Contable de la Dirección General de Contabilidad Nacional9, el monto incluido en este Sistema para la “Clase 400 Terrenos” es de ¢1.298.608.750.00 y para la “Clase 410 Edificios” es de ¢191.855.000.00, es decir que en dicho Sistema ambos montos concuerdan con el Avalúo No. 179-2002. Dado que el avalúo fue realizado en el 2002 y que el monto correspondiente a “Edificio” no concuerda ni con el Avalúo antes citado ni con los datos incluidos en el Sistema SIBINET, estas cuentas no revelan el monto real del valor de estos activos, con lo cual se incumple con la NICSP 17 “Propiedad, Planta y Equipo” y con la Directriz No. CN-006-2011 emitida por la Dirección General de Contabilidad Nacional que al respecto señala lo siguiente: “Artículo 2°- Revaluación de activos: Con posterioridad a su reconocimiento como

activo, un elemento de propiedad, planta y equipo cuyo valor razonable pueda medirse con

fiabilidad, se contabilizará por su valor revaluado, que es su valor razonable, en el

momento de la revaluación, menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de

las pérdidas por deterioro de valor que haya sufrido.

Artículo 3°- Clase de Activo. El método que se utilice para la revaluación de los activos

debe tomar como base toda la clase del activo conforme lo indica la normativa vigente,

además debe revelarse en los Estados Financieros que se emitan. Además del método

empleado hay que revelar la fecha de la revaluación, si la misma fue realizada por un

tasador independiente o un funcionario capacitado, detalle que incluya el dato de cada 9 Vía correo electrónico del 18 de diciembre de 2015.


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uno de los elementos que se encuentran dentro de la clase revaluada indicando si se

produjo un déficit o un superávit.

Artículo 4°- Revaluación de Edificios: Cuando no existe evidencia disponible para

determinar el valor de mercado de un elemento de Propiedad en un mercado líquido y

activo, o cuando se tenga a bien por parte de la institución, el valor razonable puede

establecerse en referencia a otros elementos de características similares, en circunstancias

y ubicación similares, existentes en ese mercado. Por ejemplo, con base a los índices de

precios de insumos y de mano de obra para la construcción de viviendas, edificios,

acueductos, alcantarillados, carreteras y puentes, utilizando los indicadores que emite el

Instituto Nacional de Estadística y Censo (INEC), denominado “índice de Precios de la

Construcción”, los cuales son actualizados mensualmente, para tales efectos consultar la

página web de esa entidad.”

2.1.4 Cuenta Piezas y Obras de Colección La cuenta Piezas y Obras de Colección muestran en los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2015 un saldo de ¢255.686.190.00, cifra que no concuerda con los datos suministrados por el Sistema de Bienes del Estado (SIBINET) del Ministerio de Hacienda, ya que al 30 de noviembre de 2015 el monto registrado por concepto de obras de arte es de ¢4.268.393.320, de acuerdo con el siguiente detalle:

Cuadro No. 4 Obras de arte registradas en SIBINET

Al 30 de noviembre de 2015

CLASE DESCRIPCIÓN CANTIDAD OBRAS

REGISTRADAS MONTO REGISTRADO

59902 Piezas y obras de colección 254 95.382.404.00

350 Equipo educacional 2592 4.172.990.916.00

TOTAL 2846 4.268.373.320.00 Fuente: Reporte de Bienes por Clase (SIBINET) remitido por la Contabilidad Nacional el 18/12/15

Importante hacer la observación de que en la Clase 350, la cual corresponde a “Equipo Educacional”, se encuentran registrados 2729 objetos por un valor en libros de ¢4.173.059.416.00, de los cuales 2592 indican “OBRA DE ARTE” u “OBRA DE ARTE DIBUJO” y el restante de los registros (137) corresponden a bienes como pizarras, sillas CD player, radiograbadora, etc. De acuerdo con el avalúo de la colección de obras de arte del Museo de Arte Costarricense realizado en el 2013, de conformidad con lo indicado en el Informe No. C-MAC-088 del 14 de mayo de 2013, suscrito por el entonces Curador de la Institución, señor José Miguel Rojas, “el avalúo actualizado de la Colección del MAC es de ¢8.648.881.220.00” para un total de 6.942 objetos registrados.


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Adicionalmente, es necesario señalar que la Contabilidad del MAC no cuenta con un auxiliar para este tipo de bienes. Como se puede observar, el monto incluido en los Estados Financieros no concuerda con el monto registrado en el Sistema SIBINET ni con el monto del último avalúo realizado a la Colección de obras de arte del MAC, con lo cual se incumple con la NICSP 17 “Propiedad, Planta y Equipo” y con las siguientes Directrices emitidas por la Dirección General de Contabilidad Nacional: Directriz No. CN-006-2011 sobre Revaluación de Activos, emitida por la Dirección

General de Contabilidad Nacional que al respecto establece lo siguiente: “Artículo 2°- Revaluación de activos: Con posterioridad a su reconocimiento como









tasador independiente o un funcionario capacitado, detalle que incluya el dato de cada



Directriz No. CN-001-2010 “Conciliación de los registros contables de la partida de bienes duraderos con los registros en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública SIBINET y en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera SIGAF”, emitida por la Dirección General de Contabilidad Nacional que señala lo siguiente:

“Artículo 2°- Conciliación de Registros. Todas las entidades señaladas en el artículo

anterior, deberán realizar conciliaciones mensuales durante cada ejercicio económico. El

corte de la información deberá realizarse el último día hábil de cada mes, ya que el sistema

actual no cuenta con cierres contables. Las conciliaciones se efectuarán tomando los

saldos del costo original y la depreciación acumulada de los bienes duraderos reconocidos

en sus registros contables contra los saldos registrados en el Sistema de Registro y Control

de Bienes de la Administración Pública SIBINET, así como en el Sistema Integrado de

Gestión de la Administración Financiera SIGAF. Dicha información la deberán remitir a

la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y a la

Contabilidad Nacional.”


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2.1.5 Cuentas Maquinaria, Equipo y Mobiliario y Depreciación Acumulada Las cuentas Maquinaria, Equipo y Mobiliario y Depreciación Acumulada revelan en los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2015 un saldo de ¢477.422.830.00 y -¢196.514.050.00 respectivamente, montos que no concuerdan con los datos suministrados por el Sistema de Bienes del Estado (SIBINET) del Ministerio de Hacienda, ya que al 30 de noviembre de 2015 los montos registrados son los que se detallan en el siguiente cuadro:

Cuadro No. 5 Reporte de Bienes por Clase para Bienes Patrimoniables Activos

Al 30 de noviembre de 2015

Fuente: Reporte de Bienes por Clase (SIBINET) remitido por la Contabilidad Nacional el 18/12/15

La Contabilidad del MAC no dispone de un auxiliar para este tipo de bienes por lo que sin éste no es posible conciliar los registros incluidos en la Contabilidad del MAC con los registros de SIBINET, por ende tampoco cuenta con los insumos necesarios para poder realizar el cálculo de la correspondiente depreciación, por lo tanto ambas cuentas no reflejan la situación real de la Institución con respecto al registro de los bienes patrimoniales. Como parte de la implementación de las NICSP, en el 2015 en el Sistema de Información Financiera (BOS), se habilitó el Módulo de Activos Fijos, para lo cual se capacitó a la funcionaria que en su momento se encontraba como encargada de bienes, sin embargo, actualmente no se está utilizando ya que es necesario realizar un inventario (toma física) de todos los bienes institucionales para proceder a conciliar los datos recopilados con la información del Sistema SIBINET, realizar los ajustes que correspondan para


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posteriormente incluir información conciliada, verificada y fidedigna en el Módulo de Activos Fijos. La NICSP 17 “Propiedad, Planta y Equipo”, en las Disposiciones Transitorias, párrafo 95, establece que las “entidades no están obligadas a reconocer propiedades, planta y equipo para los periodos sobre los que se informe que comiencen en una fecha dentro de los cinco años siguientes a la fecha en que se adopte por primera vez la contabilidad de acumulación (o devengo) de acuerdo con las NICSP”, es decir, las Instituciones cuentan con el plazo de cinco años para concluir la implementación de las NICSP 17, sin embargo, el Departamento Financiero Contable del MCJ estableció que el reconocimiento de activos fijos se realizara en un plazo de dos años y no de cinco, por lo que se solicitó un cronograma denominado Plan de Reconocimiento de Activos (PRA), dicho documento fue elaborado por funcionarias de la Proveeduría y de la Contabilidad del MAC y remitido al Departamento Financiero Contable del MCJ el 05 de abril de 2016.10 Las tres funcionarias que elaboraron el PRA del MAC no laboran para la Institución desde hace meses, por lo que no se le dio seguimiento a esta propuesta. Contar con un registro actualizado, conciliado y revaluado de todos los bienes de la Institución es indispensable no solo para cumplir con los lineamientos contables, sino también para efectos del aseguramiento de la Colección de Obras de Arte del MAC y el cumplimiento de la normativa relacionada con el control y registro de bienes en el Sistema de Bienes del Estado (SIBINET) del Ministerio de Hacienda, como es el caso del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, Nº 30720-H así como la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, No. 8131. En cuanto a la normativa contable, se incumple con la NICSP 17 “Propiedad, Planta y Equipo” y con las siguientes Directrices emitidas por la Dirección General de Contabilidad Nacional: Directriz No. CN-001-2009 sobre Valoración, Revaluación y Depreciación de Activos,

emitida por la Dirección General de Contabilidad Nacional que al respecto establece lo siguiente:

“1. Valoración de Activos En cuanto a las normas de valoración de los activos no financieros en términos generales

tenemos las siguientes:

Serán registrados al valor razonable o valor de mercado, incluyendo todos los costos de la

transacción: En caso de no existir información del costo de algunos activos, deberá

utilizarse el costo a su valor razonable o valor de mercado, más probable de obtener en el 10

Correo electrónico remitido por la señora Heidy Morales A. de la Contabilidad del MAC al señor Berny

Aguilar del Depto. Financiero Contable del MCJ.


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estado y circunstancias existentes a la fecha del balance general o a la toma de la

información, no con base a las condiciones pasadas o esperadas en el futuro (…)”

“2. Revaluación de Activos El valor razonable de los ítems de activos depreciables es generalmente el valor razonable

o de mercado determinado por tasación que realiza un profesional en la materia, que

tenga idoneidad profesional reconocida (…)”

“3. Depreciación de Activos 1) Base sobre la cual se calcula la depreciación.

La base sobre la cual se calcula la depreciación de activos fijos es su costo original. El

importe del costo del bien, cuando corresponda, debe incluir los gastos incurridos con

motivo de la compra, transporte, instalación, montaje y otros similares, necesario para

ponerlo en condiciones de uso o explotación.

2) (…)

3) Método de Depreciación Aceptado

El método de depreciación aceptado será el método de línea recta (…)”

Directriz No. CN-006-2011 sobre Revaluación de Activos, emitida por la Dirección General de Contabilidad Nacional que al respecto establece lo siguiente:

“Artículo 2°- Revaluación de activos: Con posterioridad a su reconocimiento como









tasador independiente o un funcionario capacitado, detalle que incluya el dato de cada



Directriz No. CN-001-2010 “Conciliación de los registros contables de la partida de bienes duraderos con los registros en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública SIBINET y en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera SIGAF”, emitida por la Dirección General de Contabilidad Nacional que señala lo siguiente:

“Artículo 2°- Conciliación de Registros. Todas las entidades señaladas en el artículo

anterior, deberán realizar conciliaciones mensuales durante cada ejercicio económico. El

corte de la información deberá realizarse el último día hábil de cada mes, ya que el sistema

actual no cuenta con cierres contables. Las conciliaciones se efectuarán tomando los


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saldos del costo original y la depreciación acumulada de los bienes duraderos reconocidos

en sus registros contables contra los saldos registrados en el Sistema de Registro y Control

de Bienes de la Administración Pública SIBINET, así como en el Sistema Integrado de

Gestión de la Administración Financiera SIGAF. Dicha información la deberán remitir a

la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y a la

Contabilidad Nacional.”

2.2 Libros Contables La Directriz No. 009-2013 sobre Libros Contables Digitales, emitida por la Dirección General de Contabilidad Nacional, establece la posibilidad de que las instituciones “podrán llevar sus registros mediante Libros Contables Digitales”, sin embargo, en el Museo de Arte Costarricense no se ha implementado esta disposición y tampoco se cuenta con los libros contables en forma impresa. De acuerdo con lo manifestado en su oportunidad por la Contadora de la Institución, con la implementación del Módulo de Contabilidad del Sistema de Información Financiera (BOS) el plan era que la información se generara de dicho Sistema y poder contar con la información en forma digital, sin embargo, por diversos atrasos que no precisó aún no se contaba con esta información. El no contar con los libros contables se incumple con la normativa vigente y no se cuenta con información en forma resumida que facilite el análisis y la toma de decisiones. Al respecto Directriz No. 009-2013, antes citada establece lo siguiente: “Artículo 2°-Sobre el Uso de Libros Contables Digitales. Todas las instituciones

mencionadas en el artículo anterior, podrán llevar sus registros mediante Libros

Contables Digitales, por cuanto la mencionada Ley de Certificados, Firmas Digitales y

Documentos Electrónicos, han establecido una equivalencia funcional, entre lo expresado

o transmitido por medio electrónico como por uno de soporte físico”

Asimismo, las Normas de Control Interno para el Sector Público señalan lo siguiente con respecto a los libros legales: “4.4.4 Libros legales. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias,

deben asegurar que se disponga de los libros contables, de actas y otros requeridos por el

bloque de legalidad, según corresponda, y que se definan y apliquen actividades de control

relativas a su apertura, mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre y custodia.”

Sobre este mismo tema, es importante reseñar lo que al respecto indicó la Contraloría General de la República, en el oficio No. 11081 del 18 de octubre de 2012:

“4. El ordenamiento jurídico costarricense permite a las instituciones públicas el uso de

medios y formatos electrónicos para llevar a cabo sus funciones y emitir sus actos. Para


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ello deberán contar con tecnologías y mecanismos que les permitan brindar todas las

garantías de inalterabilidad y fiabilidad de la información e identidad del autor de la

misma.

5. Las administraciones deberán también asegurar que los procesos que realizan en

soporte digital tanto para el registro de la información que deben contener sus libros

legales como para la legalización de los mismos, cumpla con las disposiciones existentes,

sea lo indicado por la Ley General de Control Interno, lo contenido en la normativa

emitida por Contraloría General, así como aquellas disposiciones que se encuentren en la

normativa interna que haya emitido cada administración.”

2.3 Registro contable de los Depósitos de Garantía a favor del ICE Como parte de las pruebas de auditoría realizadas se consultó al Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) si el Museo de Arte Costarricense tiene vigentes depósitos de garantía, por servicios de líneas telefónicas brindadas por esa Institución, la información suministrada fue la siguiente:

Estos depósitos de garantía no se encuentran registrados contablemente y si bien es cierto, desde el punto de vista de importancia relativa no se consideran que estos montos varíen significativamente los estados financieros, éstos fueron en su oportunidad dinero que la Institución desembolsó y no se realizó el correspondiente registro contable, razón por la cual se incumple con lo establecido en la Circular emitida por la Contabilidad Nacional No. CN-007-2009 del 07 de julio de 2009 que incluye lo siguiente:


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“Registro: Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno

orden cronológico en el que se produzcan éstos, sin que se presenten vacíos, lagunas o

saltos en la información registrada. Lo anterior, en procura de garantizar que todas las

operaciones tramitadas se den en forma ordenada, quedando debidamente justificada la

información registrada en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de

manera secuencial, permitiendo una transparencia en los sistemas.”

2.4 Proceso de implementación de las NICSP De acuerdo con el Decreto Ejecutivo No. 39418-H, denominado “Adopción e Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad Sector Público (NICSP), en el Ámbito Costarricense”, el proceso de implementación de las NICSP debió iniciar en el año 2009 con la elaboración de un Plan de Acción de implementación de estas Normas, así como con la conformación de una Comisión integrada por funcionarios de diferentes áreas (Dirección, Contabilidad, Proveeduría, Asesoría Jurídica, Recursos Humanos, etc), de tal forma que a partir del 02 de enero del año 2012 se iniciara con la definitiva aplicación de las NICSP. La Dirección General de Contabilidad Nacional fue variando la fecha de implementación de las NICSP, por lo que la última disposición emitida fue en junio de 2016, mediante el Decreto No. 39965-H11, el cual establece que las instituciones deben estar en condiciones de aplicar dicha normativa contable a partir del 01 de enero de 2017. A lo largo de este período de implementación, en la Institución se han conformado varias veces la Comisión de implementación de las NICSP, básicamente la razón es la alta rotación de personal que ha sufrido la Institución en los últimos años, tanto en la Dirección, Subdirección, Proveeduría y en este 2016 en la Contabilidad. La última convocatoria a reunión de dicha Comisión fue el 25 de setiembre de 2015 y fungía como coordinadora la entonces Contadora de la Institución, la señora Heidy Morales Arroyo, sin embargo, no se obtuvo evidencia de que la Comisión se reuniera regularmente y se tomaran minutas de las mismas, donde consten los acuerdos tomados, así como los plazos y responsables de su ejecución. En los últimos años los planes de acción solicitados por la Contabilidad Nacional, tanto vía Decreto Ejecutivo como por medio de oficios, fueron suministrados por la señora Morales Arroyo sin que mediara la revisión o supervisión por parte de su jefatura inmediata. Estos informes se solicitaban trimestralmente pero a partir de la publicación del Decreto No. 39965-H y del oficio No. DCN-0828-2016 del 09 de junio de 2016, los informes de avance deben realizarse en forma mensual. 11

Publicado en La Gaceta No. 121 del 23 de junio de 2016.


AUDITORIA INTERNA

- 31 -

En cuanto a la responsabilidad por la adecuada implementación de las NICSP, es importante recordar lo que al respecto indica la “Guía de implementación” emitida por la Contabilidad Nacional: “1.2.- Responsabilidad y roles de las diferentes jerarquías de las instituciones.

La Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (Ley N°

8131) que regula el régimen económico-financiero de los órganos y entes administradores

y custodios de fondos públicos, establece que el órgano rector del Sistema de

Administración Financiera es el Ministerio de Hacienda y entre otras competencias, le

corresponde dictar, con el Presidente de la República, los decretos relativos a la

administración de los recursos financieros del Estado; además de promover el uso eficiente

y eficaz de los recursos públicos. Es en uso de sus facultades y competencias que se emiten

los decretos de adopción e implementación de normativa contable internacional, lo cual

obliga a las instituciones sujetas al alcance de los respectivos decretos, a cumplir con lo

dispuesto en ellos.

La responsabilidad es en primer lugar de las y los jerarcas de las instituciones públicas,

por lo que les corresponde tomar las decisiones para que la institución cumpla con lo

dispuesto en dichos Decretos. El proceso de formulación de los planes de acción para la

implementación de la normativa contable, el envío de los informes de avance y en general

de la marcha del proceso de implementación (asignación de responsabilidades a sus

colaboradores, calidad y eficacia de los planes de acción, contenido de los informes de

avance, asignación de recursos y toma oportuna de decisiones), es su responsabilidad.

Las Direcciones o áreas administrativo-financieras tienen la responsabilidad de evaluar

con una visión integral, lo que implica en la institución la implementación de la normativa

contable internacional, asesorar a las respectivas jerarquías institucionales acerca de las

decisiones que se deben tomar para lograr la exitosa implementación de dicha normativa y

tomar las decisiones respecto al rol y tareas que tienen que desempeñar la estructura

organizacional bajo su responsabilidad.

Dichas Direcciones deben tener claro que no se trata simplemente de bajar instrucciones a

las unidades contables, ya que es un proceso que involucra a muchas áreas de la

organización. Es por ello que la Dirección de la Contabilidad Nacional recomendó

constituir comisiones o equipos de implementación que reunieran a personal de las

principales áreas involucradas como informática, recursos humanos, legal, proveeduría,

tesorería, presupuesto y por supuesto contabilidad.

Las unidades de contabilidad en cada institución, reciben insumos para su proceso

contable de las demás unidades y áreas de la institución. Precisamente porque es su

campo profesional, están en mejores condiciones para valorar las implicaciones de la

nueva normativa para cada área de la institución y las características que debe tener la

información que les deben suministrar en condiciones de aplicación de la nueva normativa

contable basada en el devengo (…)”


AUDITORIA INTERNA

- 32 -

De acuerdo con las pruebas de auditoría efectuadas a continuación se detallan las tareas ejecutadas y pendientes para concretar la implementación de las NICSP: 2.4.1 Tareas ejecutadas para la implementación de las NICSP 1. El registro contable de las diferentes actividades que se ejecutan en el Museo se

realizan bajo la base de devengo conforme lo establece las NICSP. 2. La integración del Sistema de Información Financiera (BOS) al implementarse el

Módulo de Compras, el cual enlaza los Módulos de Cuentas por Pagar, Inventarios, Activos Fijos y Presupuesto, ya que cuando se genera la orden de compra en el Sistema, se realiza la “obligación” en Presupuesto, cuando se recibe el bien con la factura se “carga” el inventario de materiales y suministros en el Módulo Inventarios o en el Módulo Activos Fijos si corresponde a una compra de mobiliario o equipo de oficina, también se genera la Cuenta por Pagar y cuando se paga se “ejecuta” en Presupuesto.

3. Se realizó una tabla de asociación entre las cuentas del MAC y las cuentas de la

Contabilidad Nacional a nivel 4. Se hizo de esta forma por motivos históricos, de asociación de datos y para efectos comparativos.

4. En el Módulo de Presupuesto se generaron una serie de controles como generar

automáticamente la reserva (impresión del documento), no se pueden modificar los datos de las reservas como fecha y monto (debe anularse y realizar una nueva). También se incluyeron alertas, por ejemplo cuando se va a elaborar una reserva y no se cuenta con los recursos presupuestarios suficientes.

5. Se establecieron asientos predefinidos en cuanto a Inventarios y Compras en

cumplimiento de las NICSP.

6. Se estableció el asiento predefinido del pago de la planilla por lo que a partir de la segunda quincena del mes de agosto de 2015 se varió el asiento contable, registrando el monto a pagar en la cuenta contable “Planillas por Pagar C/P” (No. 020-2-016-04-00) y no como se hacía anteriormente que se registraba directamente a la cuenta de banco “Mh-Tesorería Cta. 73900112360” (No. 010-0-002-05-00). Además, tal y como lo establece la normativa aplicable, el asiento contable contempla el registro del gasto mensual, con base en el salario bruto, de la proporción correspondiente al Salario Escolar y al Décimo Tercer Mes (Aguinaldo).

7. Se implementó el Módulo de Inventarios para el manejo de inventarios de materiales

y suministros conforme a lo establecido en las NICSP. 8. Se generan los estados financieros automáticamente: La Auditoría Interna fue

informada de la posibilidad de generar del Sistema los Estado de Situación Financiera,


AUDITORIA INTERNA

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Estado de Rendimientos Financieros y Estado de cambios en el Patrimonio Neto, sin embargo, no fue posible verificar dicha información.

2.4.2 Tareas pendientes para la implementación de las NICSP 1. Bienes: a) El Módulo de Activos Fijos está implementado, sin embargo, es necesario incluir la

información correspondiente a los activos o bienes de la Institución y con base en esa información se elaborarán los asientos predeterminados. Antes se debe definir el tratamiento contable que se dará a la adquisición de bienes, por ejemplo si se llevan a un inventario como establece la Norma y cuando se le asigna al responsable se hace la salida y empieza la depreciación o si directamente se va a registrar en las cuentas 1.2.5 del Plan de Cuentas de la Contabilidad Nacional. También es necesario categorizar los bienes, información que debe entregar la Contabilidad del MAC al encargado de Bienes del MAC.

b) Para poder contar con la información de los activos o bienes que deben incluirse en

este Módulo, es necesario realizar una serie de actividades como la realización de un inventario (toma física) de todos los bienes de la Institución, las cuales se detallaron en el Plan de Reconocimiento de Activos (PRA), solicitado por el Departamento Financiero Contable del MCJ, el cual fue remitido el 05 de abril de 2016 vía correo electrónico, sin embargo, dado que las funcionarias que aparecen como responsables de la ejecución de las actividades ahí descritas (Proveedora, Encargada de Bienes y Contadora) se retiraron de la Institución, no se le ha dado cumplimiento y seguimiento a dicho Plan. También la Contabilidad Nacional ha solicitado un “Plan de acción para transitorios implementación NICSP” en un formato diferente al elaborado el PRA, para el reconocimiento y medición de “Propiedad, planta y equipo”, de conformidad con lo establecido en el Transitorio de la NICSP 17.

Importante indicar que el Departamento Financiero Contable del MCJ solicitó que el reconocimiento de activos fijos se realizara en un plazo de dos años y no de cinco como lo establece el Transitorio de la NICSP 17. Sobre el tema de la valoración de activos, la “Guía de Implementación” de la Contabilidad Nacional señala lo siguiente: “8.- Valoración de Activos.

Unas instituciones practican la valoración de activos sin contar con políticas y

procedimientos claramente definidos, a veces de manera intuitiva e inexacta, lo cual no

permite saber el valor correcto de los activos. También existen instituciones donde

dicha práctica nunca se ha efectuado. Ambas situaciones repercuten de manera

negativa en la operaciones de la institución, debido a que la información que van

mostrar los estados financieros con respecto al valor de los activos, no se ajusta a la


AUDITORIA INTERNA

- 34 -

realidad. De esa manera se obtienen estados financieros que no van a revelar

información correcta y útil que facilite la toma de decisiones y la rendición de cuentas.

Con la adopción de las NICSP, se requerirá realizar la valoración correspondiente a

todos los activos de la institución, para contar con su respectivo valor. Para realizar la

valoración de los activos es necesario contar con los servicios de un perito para que

efectúe el avaluó, con el fin de estimar el valor de los activos (activos tangibles:

mobiliario, equipo, maquinaria etc.) o activos intangibles (patentes y marcas

registradas). El avalúo en general, es una opinión imparcial del valor de un bien

previamente identificado, la cual se hace mediante la elaboración de un documento, en

el que se consigna el valor determinado del activo, de acuerdo a lineamientos,

criterios, políticas. etc. (…)”

2. Asiento contable de la Planilla: Como se indicó anteriormente se estableció el

asiento predefinido del pago de la planilla a partir de la segunda quincena del mes de agosto de 2015, el cual considera el gasto por concepto de Aguinaldo y Salario Escolar, tal y como lo establecen las Directrices emitidas por la Contabilidad Nacional, sin embargo, todas las quincenas se presenta una diferencia entre el monto por pagar que reporta la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y el monto calculado por el Sistema BOS, por lo que esa diferencia se registra en la cuenta contable “Cuentas Por Pagar a Proveedores” (No. 023-3-003-00-00).

Dado lo anterior, es necesario revisar y ajustar los porcentajes incluidos en el asiento contable predeterminado y conciliar el saldo de esta cuenta con información suministrada por la CCSS para verificar con información de terceros si procede la eliminación del saldo, previa autorización del Jerarca de la Institución. Asimismo, es importante tomar las previsiones del caso para que el 01 de enero de 2017 y el 01 de enero de 2018 se ajuste el porcentaje correspondiente al Salario Escolar, conforme a lo establecido en el “Acuerdo No. 11260 Incremento Paulatino Salario Escolar 2016-2018” emitido por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP):

“Artículo 1º- Incrementar el porcentaje por concepto de Salario Escolar según se

detalla seguidamente:

a) Para el año 2016, a 8,23% (ocho coma veintitrés por ciento)

b) Para el año 2017, a 8,28% (ocho coma veintiocho por ciento)

c) Para el año 2018, a 8,33% (ocho coma treinta y tres por ciento)

Artículo 2º.- Lo dispuesto en el artículo anterior rige de conformidad con las siguientes

fechas, sujeto a disponibilidad presupuestaria:

a) El porcentaje del año 2016, rige a partir del 1º de enero del año 2016.

b) El porcentaje del año 2017, rige a partir del 1º de enero del año 2017.

c) El porcentaje del año 2018, rige a partir del 1º de enero del año 2018.


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Los porcentajes indicados serán pagados en enero del año siguiente, tal como se ha

venido cancelando hasta la fecha el Salario Escolar.”

El porcentaje aplicado en el 2016 es de 8.23% de conformidad con lo establecido en el citado Acuerdo.

3. Estado Flujo de Efectivo: Modelo por definir por el MAC, ya que la Contabilidad

Nacional lo ha dejado a criterio de la cada institución. 4. Estado de ejecución presupuestaria: No se elabora este estado financiero y para

poder cumplir con la presentación del mismo como parte de la implementación de las NICSP, se deberá generar un reporte del Módulo de Contabilidad y un reporte del Módulo de Presupuesto, para posteriormente conciliar manualmente, ya que como la contabilidad se registra bajo la base de “devengo” y el presupuesto bajo la base de “efectivo” en varias cuentas los montos no coincidirán, por lo cual se hace necesaria la conciliación y no se podría generar automáticamente.

5. Asociación de cuentas contables: La Contabilidad Nacional recientemente modificó su

plan de cuentas a Nivel 8, por lo cual se hace necesario realizar nuevamente la asociación u homologación de cuentas.

6. Procedimientos contables: A través de un proceso de capacitación de las NICSP

iniciado en el 2013, el cual fue organizado por el Departamento Financiero Contable del MCJ con la coordinación y participación de funcionarios de la Contabilidad Nacional, se obtuvo como producto final un compendio de los procedimientos contables, los cuales fueron entregados a cada institución del Sector Cultura participante. Estos procedimientos fueron aprobados por la Junta Administrativa del MAC el 29 de julio de 2014, según consta en el acuerdo 6.1 de la sesión ordinaria No. 015, sin que a la fecha se hayan revisado y adoptado a las necesidades y actividades de la Institución por parte de la Contabilidad del MAC en coordinación con las fuentes primarias de información (Proveeduría, Tesorería, Recursos Humanos, Presupuesto y demás unidades).

En el 2016 el Departamento Financiero Contable del MCJ sometió a aprobación de la Contabilidad Nacional la versión No. 3 de los procedimientos contables elaborados en el 2013, los cuales una vez comunicados deben ser adaptados o institucionalizados “según las necesidades y procesos contables de cada institución con el fin de que se presente de manera individual y se apruebe del mismo modo”, de conformidad con lo indicado por la señora Marilyn Rosales Pastor, funcionaria de la Unidad de Consolidación de Cifras de la Contabilidad Nacional en su correo del 04 de mayo de 2016 y con lo establecido por la Directrices No. CN-007-2012 y CN-004-2013 sobre “Procedimientos contables”, emitida por la Contabilidad. Nacional.


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Sobre los procedimientos contables la “Guía de Implementación” de la Contabilidad Nacional indica lo siguiente:

“5.1.3.- Procedimientos contables.

Es necesario contar con políticas y procedimientos coherentes y consistentes con las

NICSP y el Plan General de Contabilidad Nacional, con el fin de asegurar un adecuado

proceso de registro de los eventos presupuestarios y contables. Debido a que ya se han

abordado los temas del Plan General de Contabilidad Nacional y las políticas contables,

resta tratar el asunto concerniente a los procedimientos contables, los cuales son el

punto de partida para los sistemas informáticos que soportan el proceso contable.

(…)

Un manual de procedimientos contables tiene como propósito garantizar la

razonabilidad y consistencia de las cifras consignadas en los estados financieros e

información financiera complementaria. Es un conjunto de reglas de registro aplicables

a las transacciones que ocurren ordinariamente en la institución, prescribiendo paso a

paso el tratamiento que se debe dar a cada transacción, incluyendo las cuentas que se

deben afectar y la forma como se afectan, y se sustenta en las políticas contables

adoptadas por la institución. (…)”

7. Políticas contables: La Institución no cuenta con políticas contables adaptadas a las

NICSP, a la normativa emitida por la Contabilidad Nacional, así como a sus necesidades y actividades que ejecuta en cumplimiento de los fines para los cuales fue creada (Ley No. 6091).

Al respecto la “Guía de Implementación” de la Contabilidad Nacional señala lo siguiente: “5.1.2.- Políticas contables.

Por otra parte, se encuentran las políticas contables, definidas por las NICSP como los

principios específicos, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por una

entidad en la elaboración y presentación de sus estados financieros. Es importante

tener en cuenta, que de acuerdo a lo estipulado por la NICSP Nº3 Políticas Contables,

cambios en las estimaciones contables y errores: “Cuando una Norma Internacional de

Contabilidad del Sector Público sea específicamente aplicable a una transacción, otro

evento o condición, la política o políticas contables aplicadas a esa partida se

determinarán aplicando la Norma, y considerando además cualquier Guía de

Implementación relevante emitida por el IPSASB para la misma”.

Para los efectos, la Contabilidad Nacional, como parte del Plan General de

Contabilidad Nacional, incluyó un apartado titulado Normas Generales de

Contabilidad y Políticas Contables, el cual ofrece la guía necesaria de manera general

para ubicar al usuario acerca de los lineamientos aplicables en ciertos temas referidos


AUDITORIA INTERNA

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a los diferentes componentes de los estados financieros, como se detalla a

continuación:

a) Normas Generales de Contabilidad y Políticas Contables – Activos.

b) Normas Generales de Contabilidad y Políticas Contables – Pasivos.

c) Normas Generales de Contabilidad y Políticas Contables – Patrimonio.

d) Normas Generales de Contabilidad y Políticas Contables – Ingresos.

e) Normas Generales de Contabilidad y Políticas Contables – Gastos.

f) Normas Generales de Contabilidad y Políticas Contables para la elaboración de

EEFF.

g) Normas Generales de Contabilidad y Políticas Contables Sobre Consolidación.

(…)”

8. Período de cálculo del aguinaldo: No se cuenta con evidencia para poder determinar

a partir de qué fecha y por qué motivo la Institución calcula el pago del aguinaldo del 01 de diciembre de año 1 al 30 de noviembre del año 2 cuando lo correcto, tal y como lo establece la Ley de Aguinaldo Sector Público No. 183512, es del 01 de noviembre del año 1 al 31 de octubre del año 2. La Administración durante el 2015 realizó consultas tanto a la Contabilidad Nacional como a la Asesoría Jurídica del MCJ sobre la forma correcta de corregir dicha situación, sin que se diera una solución en concreto. Ante consulta realizada a la señora Marilyn Rosales Pastor, funcionaria de la Unidad de Consolidación de Cifras de la Contabilidad Nacional, indicó en su correo del 04 de mayo de 2016 que “lo correcto para su corrección sería concluir el 2016 con el cálculo que normalmente se venía registrando (diciembre año 1 a noviembre año 2) e iniciar el cálculo para el aguinaldo del 2017 a partir de noviembre 2016.

Calculo de la Institución para el pago de

aguinaldo del 2016

Calculo según Política Contable para el

pago del aguinaldo 2017

Diciembre 2015 Noviembre 2016

Noviembre 2016 Octubre 2017”

9. Depuración de saldos: Una de las tareas recomendadas por la Contabilidad Nacional

en la “Guía de Implementación” de las NICSP es la depuración de saldos de todas las cuentas contables, tarea que a la fecha de este informe no se ha efectuado. Sobre este tema la “Guía de Implementación” señala lo siguiente:

“9.- Depuración de Cuentas.

La depuración para efectos contables está estrechamente relacionada con eliminar

los posibles errores que puedan existir en la información registrada. El objetivo

amplio de depurar significa librar de errores e inconvenientes más o menos graves

a los estados financieros. Sin embargo, es imprescindible si se quiere ofrecer 12

Además del cumplimiento de las Políticas Contables emitidas por la Contabilidad Nacional No. 2.37.1

Cuentas por Pagar Aguinaldo y No. 5.4.1 Gastos Aguinaldo.


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información de calidad a los usuarios, considerar para efecto de la información

contable que se procesa, el actualizar los saldos en forma razonable y debidamente

respaldada por documentos legales o confiables, en ese sentido hay muchas cuentas

que sirven como cuentas temporales, precisamente sacar estos saldos de estas

cuentas para que no afecten las afirmaciones que se realizan en los estados

financieros (…)”

10. Provisiones y contingencias: En capacitaciones recibidas sobre Provisiones y Contingencias, la Contabilidad Nacional ha solicitado proceder conforme a las NICSP y a su Directriz No. CN-001-2014, ya sea en el registro contable de una provisión o en la revelación en las notas a los estados financieros de las contingencias, para lo cual solicitó completar una plantilla con la información relacionada con trámites judiciales que tenga pendiente la Institución que podría constituirse en un activo o en un pasivo contingente. La información de dicha plantilla es enviada a la Asesoría Jurídica del MCJ para posteriormente remitirse a cada institución adscrita. En las notas a los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2015 no se observa esta información solicitada por la Contabilidad Nacional.

Al respecto, la citada Directriz establece lo siguiente:

“Artículo 4.- Tratamiento contable – Activo y pasivo contingente. Los pasivos y

activos contingentes deben revelarse en las notas a los Estados Financieros y han de

ser objeto de evaluación de forma continua, por parte de la Administración Activa de

cada entidad pública, para asegurar que su evolución esté reflejada adecuadamente en

los Estados Financieros.

Artículo 5.- Tratamiento contable – Provisiones y Cuentas por Pagar. Las provisiones

de pasivos cuando exista un primer fallo administrativo o judicial (sin ser éste un fallo

definitivo) donde se establezca un monto estimado exigible, han de ser reconocidas

mediante asientos contables en los Estados Financieros.

Cuando la entidad tenga certeza del monto que se debe pagar así como el momento de

pagarlo, según criterio técnico, (independientemente de contar con contenido

presupuestario), el pasivo debe ser reconocido mediante una cuenta por pagar en los

Estados Financieros. Si este pasivo anteriormente había sido reconocido como una

provisión, la entidad deberá reversar dicha provisión, para tales efectos se deberán

registrar estos pasivos como Otras Deudas a Corto o Largo Plazo.”

“Artículo 6.- Tratamiento contable –Cuentas por Cobrar. Un activo contingente deja

de serlo y pasa a ser reconocido como Cuenta por Cobrar, cuando exista un fallo

definitivo por parte de un Tribunal Administrativo o Judicial.”

“Artículo 8.- Requerimiento de información. La información será remitida a la

Contabilidad Nacional de la siguiente manera:

1. (…).


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2. Desconcentradas y Poderes: Deben remitir la información en notas informativas y

como anexo a los EEFF cada tres meses y en la liquidación final del periodo.

3. (…)”

11. Notas a los EEFF: Las notas de los Estados Financieros (EEFF) al 31 de diciembre de

2015 no cumplen con los requerimientos de las NICSP y la normativa emitida por la Contabilidad Nacional en cuanto a la información que debe revelarse en este documento.

Al respecto la normativa emitida por la Contabilidad Nacional establece lo siguiente:

Circular No. CN-007-2009:

“Revelación Suficiente: Los estados contables y financieros deben contener toda la

información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y

de los recursos y gastos del Ente y, de esta manera, sean la base para la toma de

decisiones. Dicha información en consecuencia, debe ser pertinente, comprensible,

imparcial, verificable, oportuna, confiable, comparable y suficiente. Cuando ocurran

eventos o transacciones en términos monetarios extraordinarios o que ameriten algún

tipo de explicación para que la información sea transparente, se deberán poner notas

explicativas al pie de los estados financieros y otros cuadros.”

Directriz Nº CN-004-2014:

“Artículo 4º— Estados Financieros. Los estados financieros y sus anexos que deben

ser elaborados son los que a continuación se detallan:

a) Estado de Situación Financiera o Balance General (ESF),

b) Estado de Rendimiento Financiero (ERF), (Según corresponda a su actividad).

c) Estado de Cambios en el Patrimonio (ECP),

d) Estado de Flujos de Efectivo (EFE),

e) Notas a los EEFF (Notas),

Las entidades deberán presentar información comparativa, con respecto al período

anterior, para toda clase de información cuantitativa incluida en los EEFF. No se

requiere la presentación de dicho tipo de información con respecto a los EEFF en los

que se adopta por primera vez la base contable de acumulación (o devengado) de

acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.”

12. Sistema de Información Financiera BOS: Como se indicó anteriormente, la Institución

cuenta con el Sistema de Información Financiera (BOS), el cual está conformado por los siguientes Módulos: Contabilidad, Presupuesto, Inventarios, Compras, Cuentas por Pagar, Control Bancario, Activos Fijos y Nómina. La seguridad del sistema se da por una estructura de perfiles de usuario, donde cada funcionario dependiendo de las tareas que realiza tiene acceso a los Módulos y se autoriza lo que puede hacer:


AUDITORIA INTERNA

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modificar o solo consulta por ejemplo. Se han definido perfiles por grupo y cada grupo hace lo mismo, hay creados 13 grupos. Sin embargo, dentro de los perfiles se encuentran personas que ya no laboran para la Institución. También existe el perfil de Administrador, este perfil puede anular transacciones o modificar parámetros, sin embargo, no existe un procedimiento debidamente formalizado que establezca la forma en que quedará registrada y/o documentada la solicitud y ejecución de una anulación o modificación de parámetros, bajo qué condiciones, los niveles de autorización, etc. Es necesario mejorar el hardware, el cableado estructurado del edificio no está en las mejores condiciones, se ha determinado cascada en la red, lo cual no es recomendable. Algunos equipos de cómputo tampoco están en las mejores condiciones, por ejemplo la computadora del señor Orlando Araya de la Proveeduría, ha presentado algunos problemas cuando crea registros, lo cual ocasiona pérdida de datos y se arriesga la integridad de la información. Situaciones que se solventarán con el cambio de un nuevo edificio que albergará a las Oficinas Administrativas del MAC y durante el 2016 se tramitó una contratación para dotar de equipo de cómputo óptimo para las áreas administrativas. Dado que no se cuenta con un profesional en informática y desde varios meses tampoco se cuenta con una contratación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo para el hardware y software de la Institución, el servidor no cuenta con un soporte técnico óptimo, así como un adecuado respaldo de la información, tampoco se han definido políticas de respaldo de la información, si es diario o semanal. También se presenta la no utilización de algunos módulos o funcionalidades del Sistema porque no se recibió capacitación, se les olvidó o no se cuenta con el apoyo técnico para resolver consultas o situaciones que no pueden ser solventadas por el encargado de operar el módulo, tal es el caso del Módulo Control Bancario (no se tiene actualizado el saldo de las cuentas a nombre de la Institución y los libros de bancos de la Institución se registran en una hoja de Excel), Acciones de personal (no se generan directamente del Sistema), no se utiliza la facilitad del Sistema para el control de vacaciones, desactualización de los saldos de existencias de inventarios del Módulo Inventarios y no se utiliza el Módulo de Activos Fijos. En cuanto al soporte informático de la información contable y financiera, la “Guía de Implementación” de la Contabilidad Nacional establece lo siguiente: “6.- El Soporte Informático para el Sistema de Gestión Institucional.

En el mundo actual la gestión institucional o empresarial, difícilmente es posible

realizarla sin el soporte que brindan las tecnologías de información. Si en algunas

instituciones públicas, hasta ahora ha sido posible llevar la contabilidad en hojas

electrónicas o incluso en hojas de trabajo contables en papel; eso se torna muy difícil o

imposible con la nueva normativa contable, ya que el proceso contable se vuelve más


AUDITORIA INTERNA

- 41 -

complejo y los requerimientos en cuanto a reconocimiento, medición, presentación y

revelación, no tienen comparación con los correspondientes a la normativa

actualmente vigente de los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público

Costarricense y directrices emitidas.

Esto significa que se requieren sistemas informáticos integrados en los cuales las

operaciones que se realizan en cualquiera de los módulos y que tienen implicaciones

contables, deben afectar en línea el módulo contable que constituye el módulo central

de dicho sistema informático. Sólo así se puede cumplir con el registro único con

eventos múltiples, que ha sido expuesto anteriormente.”

13. Plan de acción e Informe de avance de la Implementación NICSP: Como se indicó

anteriormente, el proceso de implementación de las NICSP inició en el 2009 con la publicación del Decreto Ejecutivo No. 34918-H13, el cual establecía en el Transitorio II la elaboración de un plan de acción, el cual debía remitirse a la Contabilidad Nacional semestralmente, posteriormente se solicitó que se remitiera trimestralmente y a partir de la publicación en el 2016 del Decreto Ejecutivo No. 39965-H en forma mensual.

“El plan de acción para la implementación de las NICSP, es el documento en donde la institución establece los objetivos, las metas, las actividades y su secuencia, los responsables, los recursos, los plazos y las formas de control; para lograr que la institución como un todo, esté preparada para aplicar la nueva normativa contable”14

No obstante lo anterior, tanto el plan de acción como los informes de avance fueron asumidos por la Contabilidad del MAC, sin que se evidencie un seguimiento por parte de las jefaturas y se realizara en coordinación con las demás áreas de la Institución involucradas en la implementación de las NICSP. De acuerdo con la información recopilada, el último informe de avance remitido a la Contabilidad fue en julio de 201615, sin embargo, en algunos temas el porcentaje comunicado no se ajusta a la realidad de la Institución, ya que se indican porcentajes de cumplimiento de 100% cuando la tarea aún no se ha ejecutado o está pendiente de concluir (ver detalle en el Anexo No. 2 de este Informe). Sobre el Plan de acción y el Informe de avance de la Implementación NICSP y con motivo de la publicación del Decreto Ejecutivo No. 39965-H, el señor Ricardo Soto Arroyo, Contador Nacional, indicó lo siguiente en el oficio No. DCN-0828-2016 del 09 de junio de 2016:

13

Publicado en La Gaceta No. 238 del 09 de diciembre del 2008, denominado “Adopción e Implementación

de las Normas Internacionales de Contabilidad Sector Público (NICSP), en el Ámbito Costarricense” 14

Guía de implementación emitida por la Contabilidad Nacional. 15

Remitido a la Sra. Marilyn Rosales de la Unidad Consolidación de Cifras de la Contabilidad Nacional,

correo del 05 de julio de 2016.


AUDITORIA INTERNA

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“En el decreto adjunto se incluyen temas claves que es importante ponerle atención,

especialmente en lo referente a si la entidad está en capacidad de aplicar a partir de

enero de 2017, todos los requerimientos de tratamiento contable requeridos por las

NICSP o va a tomar la decisión de acogerse a los transitorios que determinadas NICSP

tienen, para lo cual debe comunicarlo oficialmente a Contabilidad Nacional y adjuntar

el plan de reconocimiento y medición requerido en el Artículo 3° del citado decreto,

comunicación que debe ser realizada a más tardar el 30 de setiembre de 2016,

acompañándola del respectivo plan.

Las entidades que a la fecha no han concluido sus procesos de implementación de las

NICSP, deberán presentar el informe de avance correspondiente al segundo trimestre

de 2016, en los primeros cinco días hábiles del mes julio y a partir de ese mes, deben

seguir presentando informes de avance mensuales cinco días hábiles después de

concluido el mes. Para esos informes de avance se incorpora un instrumento adicional

para que se detallen los avances en la elaboración de programas de implementación

que es fundamental prestarles especial atención durante lo que resta del año 2016.

3. CONCLUSIONES De acuerdo con los resultados expuestos, esta Auditoría Interna concluye que los saldos de las cuentas Caja y Bancos, Inventarios, Terrenos, Edificios, Piezas y obras de colección así como Maquinaria, Equipo y Mobiliario presentan diferencias importantes por lo que no reflejan la situación real de la Institución. En cuanto a los saldos que muestran los estados financieros de las cuentas Piezas y obras de colección así como Maquinaria, Equipo y Mobiliario, la razón se debe a que la Contabilidad no cuenta con auxiliares contables que permitan realizar conciliaciones con el sistema SIBINET. Tampoco se ha cumplido con lo que corresponden en cuanto a revaluación de activos. Asimismo, se detectaron una serie de debilidades de control interno que afecta la confiabilidad de la información y los recursos de la Institución, ya que no se ha velado por una adecuada segregación de funciones, así como por una eficiente y constante supervisión por parte de las jefaturas. Tampoco se han tomado oportunamente acciones correctivas con el fin de cumplir con la normativa aplicable, así como para evitar errores, omisiones, uso indebido de recursos o cualquier tipo de irregularidades y en consecuencia debilitar el sistema de control interno y el logro de los objetivos institucionales. La implementación de las NICSP es un proceso que involucra a todas las áreas de la Institución, sin embargo, no se evidenció un apoyo y seguimiento a las diferentes comisiones de implementación que se han conformado, las cuales han variado debido a la rotación de personal principalmente en la Dirección, Subdirección y Proveeduría, por lo que la responsabilidad de la implementación la asumió la Contabilidad, sin embargo, su función se limitó básicamente a gestionar las contrataciones con la empresa proveedora del Sistema de Información Financiera (BOS) que utiliza la Institución, para que se


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ejecutaran los cambios o se implementaran de los módulos de conformidad con los requerimientos de las NICSP, dejándose de lado temas importantes como el reconocimiento y revaluación de activos, la depuración de saldos o la adaptación de los procedimientos y políticas contables a la Institución, considerando las actividades que se desarrollan y su estructura organizacional. Contar con información confiable y comparable es fundamental para la toma de decisiones y la rendición de cuentas. 4. RECOMENDACIONES

A LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE:

4.1 Se recomienda dar seguimiento a los procesos iniciados con la Denuncia Penal No. 01-

2016 (Oficio MAC-AUD-010-16 del 05 de agosto de 2016) y el Informe de Relación de Hechos No. 01-2016 2016 (Oficio MAC-AUD-018-16 del 09 de setiembre de 2016), relacionados con la situación detectada por la Auditoría Interna durante la ejecución de este estudio de auditoría, la cual podría implicar un eventual detrimento de la Hacienda Pública.

4.2 Girar instrucciones a la Administración para que se tomen las medidas necesarias con

el fin de implementar las siguientes recomendaciones:

4.2.1 Que toda erogación que se realice con fondos del MAC cuente una orden de pago que contenga toda la información que respalde y justifique el desembolso y que la misma sea firmada por los funcionarios con la autoridad para elaborarla, revisarla y aprobarla.

4.2.2 Formalizar por medio de un procedimiento u otro medio que todos los pagos se

realicen de forma mancomunada por al menos dos funcionarios, uno con la potestad para ingresar la información y otro con la potestad para autorizar el pago, a través del Sistema Tesoro Digital de la Caja Única de la Tesorería Nacional y excepcionalmente y en casos muy calificados, por medio de la emisión de cheques de las cuentas del Banco Nacional, cuya firma de igual forma de ser mancomunada por al menos dos funcionarios. Delimitar y revisar periódicamente el perfil de los funcionarios de acuerdo con las funciones asignadas para trámites, acceso a transferencias y consultas de las cuentas bancarias a nombre del Museo de Arte Costarricense. Proceder inmediatamente con la cancelación de claves y eliminación de perfiles de los funcionarios que dejan de laborar para la Institución o por motivo de cambio de funciones.


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En cuanto al acceso del servicio Internet Banking del Banco Nacional, valorar la eliminación de la clave para hacer transferencias o pagos, ya que queda únicamente en poder de un funcionario y no es mancomunado (actualmente la tiene la Subdirección) y limitar el pago de los servicios públicos por medio del sistema PAR y en caso de los recibos especiales que genera el ICE por los servicios telefónicos cancelarlos por medio de cheque. De mantenerse dicha clave implementar los controles necesarios que permitan la verificación de su uso.

4.2.3 Realizar una adecuada segregación de funciones en el Departamento Financiero

Contable de la Institución, de tal forma que se garantice que las funciones de custodia, ejecución, aprobación, control y registro de las transacciones no estén concentradas en un único funcionario o funcionaria. Tal y como lo establece la Norma de Control Interno para el Sector Público No. 2.5.3 “Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones”, sin embargo, la misma Norma establece que “cuando por situaciones excepcionales, por disponibilidad de recursos, la separación y distribución de funciones no sea posible debe fundamentarse la causa del impedimento. En todo caso, deben implantarse los controles alternativos que aseguren razonablemente el adecuado desempeño de los responsables.”

4.2.4 Aunado a lo anterior, es importante indicar que las conciliaciones bancarias deben ser revisadas por un funcionario distinto del que custodia y registra el activo y aprobadas por un funcionario con la autoridad para realizar dicha labor.

4.2.5 Es urgente actualizar el Manual de Puestos aprobados por la Junta Administrativa en el 2010, así como elaborar, aprobar y comunicar los manuales de procedimientos.

4.2.6 Verificar que se esté cumplimiento con lo establecido en el “Reglamento para el funcionamiento de la Caja Única” y demás normativa emitida por la Tesorería Nacional, en cuanto a la presentación de los documentos “Formularios CU-006”, que se hayan facilitado las claves de acceso a modo de “consulta” a la Tesorería Nacional y demás requisitos establecidos.

En cuanto al traslado de saldos ociosos, esto fue solventado con el oficio MAC-DIR-336-2016 del 01 de setiembre de 2016, suscrito por la señora Sofía Soto Mafiolli, Directora del MAC, mediante el cual se solicitó al Teatro Nacional que los recursos provenientes del Impuesto de Espectáculos Públicos, fueran depositados directamente en la cuenta a nombre del MAC en la Caja Única. No obstante lo anterior, si el pago de servicios públicos no es posible realizarlo por medio de la Caja Única de la Tesorería Nacional, es necesario velar porque en la cuenta del Banco Nacional que se utiliza para el pago de estos servicios, se determine y mantenga el monto mínimo necesario para cubrir el pago de los


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servicios públicos, ya que actualmente se realiza a través del sistema Pago Automático de Recibos (PAR).

4.2.7 Definir a los funcionarios o funcionarias responsables de elaborar y revisar los asientos contables y valorar la necesidad de que sean autorizados por un funcionario con el conocimiento y la autoridad para realizar dicha labor.

4.2.8 En cuanto al tema de Inventarios (materiales y suministros) es necesario depurar

la información incluida en el Módulo de Inventarios del Sistema de Información Financiera (BOS), corregir las situaciones detectadas por esta Auditoría Interna, las cuales se detallan en el apartado 2.1.2 de este Informe, así como definir al funcionario responsable de brindar supervisión y retroalimentación a la encargada actual de las bodegas para que utilice el Módulo con todas las funcionalidades que ofrece el Sistema, no se realicen duplicidad de funciones al incluir información tanto en el Módulo como en una hoja de Excel para el control del saldo de existencias y que toda salida de materiales o suministros esté respaldada por una requisición debidamente autorizada. Valorar si la encargada de las bodegas requiere capacitación adicional para la adecuada operación del Módulo de Inventarios y del manejo de las existencias de materiales y suministros, conforme lo establecido en la normativa contable aplicable. Asimismo, es importante designar a un funcionario responsable de realizar recuentos físicos periódicos que permitan determinar eventuales errores, omisiones o uso irregular de los bienes, de tal forma que se atiendan oportunamente las discrepancias que se detecten, se actualicen los registros o se tomen las medidas que se consideren necesarias en resguardo de los bienes y de la información. Establecer las fechas o el plazo en que la encargada de las bodegas de materiales y suministros debe remitir la información relacionada con las requisiciones tramitadas durante el mes a la Contabilidad del MAC, con el fin de que se elaboren los asientos contables correspondientes y se realice el cierre contable mensual en el plazo establecido.

4.2.9 Realizar las gestiones necesarias ante quien corresponda para contar con un avalúo actualizado del terreo y del edificio del Museo de Arte Costarricense, de tal forma que se cumpla con los dispuesto en la normativa contable aplicable en cuanto a revaluación de activos y se actualice la información contable. Asimismo, es importante verificar que dicha propiedad se encuentre a nombre del Museo de Arte Costarricense, trámite que según información comunicada a la Auditoría Interna, lo estaba realizando la Asesoría Jurídica del MCJ.

4.2.10 Determinar las acciones pendientes de ejecutar para el correcto registro de todos

los bienes de la Institución, los cuales incluye las obras de arte que forman parte


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de la Colección del MAC, así como considerar lo establecido en la normativa aplicable en cuanto a la revaluación de activos y la depreciación, de tal forma que se definan tareas, plazos y responsables de su ejecución. Es importante considerar que tanto el Departamento Financiero Contable del MCJ como la Unidad de Consolidación de Cifras de la Dirección General de Contabilidad Nacional periódicamente solicitan información sobre este tema, el MCJ la solicita a través del “Plan de Reconocimiento de Activos (PRA)” y la Contabilidad Nacional por medio del formato “Plan de Acción para Transitorios Implementación NICSP”. Para llevar a cabo el reconocimiento y registro de todos los bienes es preciso que la Contabilidad del MAC cuente con un auxiliar de activos, motivo por el cual se implementó el Módulo de Activos Fijos, por lo que una de las tareas pendientes a realizar es la puesta en funcionamiento de dicho Módulo, el cual debe contar con información conciliada, verificada y fidedigna, por lo que es necesario realizar un inventario (toma física) de todos los bienes institucionales para proceder a conciliar los datos recopilados con la información del Sistema SIBINET y realizar los ajustes que correspondan (trámite de alta y baja de bienes o corrección de números de placas). Asimismo, es indispensable la designación de un responsable de su operación, quién debe conocer y operar dicho Módulo, así como contar con conocimientos de la normativa contable aplicable con respecto a este tema.

4.2.11 Es urgente que la Institución cuente con los libros contables respectivos, los cuales deben implementarse en formato digital, tal y como lo establece la normativa emitida por la Contabilidad Nacional.

4.2.12 Valorar realizar los correspondientes registros contables de los depósitos de garantías entregados al Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), de conformidad con lo recomendado por la señora Marilyn Rosales Pastor, funcionaria de la Unidad de Consolidación de Cifras de la Contabilidad Nacional en su correo del 24 de mayo de 2016, en atención a consulta realizada por esta Auditoría Interna: “Si fuera y desean registrar este movimiento, por ser de periodos anteriores, según

nos indica la NICSP 3 debemos afectar resultados, siendo el registro:

1.1.3.98.03.02 Depósitos en garantía en el Sector Público interno

3.1.5.01.02.06 Ajuste de Resultados Acumulados

Es importante considerar que a la hora de registrar la cta del activo, la indicada

anteriormente esta hasta nivel 6 y como se tiene relación con una institución

pública se debe hacer la imputación a nivel 8, siendo el asiento correcto:


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1.1.3.98.03.02.0.16151 Instituto Costarricense de electricidad ICE

3.1.5.01.02.06 Ajuste de Resultados Acumulados”

4.2.13 Para concluir el proceso de implementación de las Normas Internacionales de

Contabilidad Sector Público (NICSP) es imprescindible conformar una comisión de implementación, ya que el tema de las NICSP involucra a todas las áreas de la Institución que producen información que debe ser registrada contablemente, es decir, se refiere a las unidades primarias tales como Proveeduría, Recursos Humanos, Tesorería, Presupuesto, así como las unidades técnicas y los niveles de Dirección. Nombrar a un coordinador de dicha comisión, quién será el responsable de velar por el cumplimiento de los acuerdos.

Asimismo, es urgente dotar a la Institución de un encargado de la Contabilidad, con las credenciales necesarias para la elaboración y firma de los estados financieros, ya que la plaza se encuentra vacante desde el 08 de agosto de 2016, con la consecuencia de que tanto la elaboración y presentación de los estados financieros a los entes competentes como lo que corresponde a la implementación de las NICSP se encuentra retrasado.

4.2.14 Efectuar un diagnóstico del estado de las tareas pendientes para concluir dicho

proceso, tomando en consideración las situaciones detectadas por esta Auditoría Interna, las cuales se detallan en el apartado 2.4.2 de este Informe, establecer plazos y responsables de su ejecución y actualizar la información suministrada tanto al Departamento Financiero Contable del MCJ como a la Unidad de Consolidación de Cifras de la Dirección General de Contabilidad Nacional.

4.2.15 Valorar la necesidad de contar con apoyo técnico por parte del proveedor del Sistema de Información Financiera (BOS) para consultas diversas, mejoras, soporte y capacitación de personal nuevo para alcanzar una óptima operación de todos los Módulos del Sistema con el que cuenta la Institución.

4.2.16 En cuanto al tema de seguridad e integridad de la información contable y financiera, se recomienda valorar la eliminación de los grupos creados en el Sistema BOS, así como los perfiles de personas que ya no son funcionarias de la Institución y se elaboren nuevos perfiles con los roles de acuerdo con las tareas y responsabilidad de cada puesto, normar mediante un procedimiento la forma en que se solicitará y justificará al Administrador del Sistema las modificaciones o anulaciones que se requieran, de tal forma que dichas solicitudes queden documentadas. Asimismo, es necesario contar con el hardware recomendado en cuanto a equipo de cómputo para los usuarios del Sistema, cableado estructurado y servidor, así como disponer de soporte técnico óptimo (mantenimiento correctivo y preventivo) y definir las políticas de respaldo de la información.


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PLAZO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE ESTAS RECOMENDACIONES: 12 meses con excepción del reconocimiento de bienes, ya que se cuenta con 5 años de plazo de conformidad con lo establecido en el párrafo 95 de la NISCP 17 Propiedad, planta y equipo.

5. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO Los aspectos contenidos en este informe fueron expuestos a las señoras Sofía Soto Maffioli y Xinia Carmona Valverde, Directora y Subdirectora respectivamente del Museo de Arte Costarricense, en reunión efectuada en las Oficinas Administrativas el día 26 de octubre de 2016, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna. Elaborado por: Licda. Yilena Alcázar Arroyo

AUDITORA INTERNA MUSEO DE ARTE COSTARRICENSE


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Anexo No. 1

Toma Física de Inventario de Materiales y Suministros

PRODUCTO UNIDAD

EXISTENCIAS AL 20/05/16



1 Ampos tamaño carta unds 50 45 112

2 Ampos tamaño oficio unds 10 5 24

3 Batería AAA unds 22 22 18

4 Block rayado unds 24 24 24

5 Borrador pizarra acrilíca unds 42 42 52

6 Cartulina perlado blanco unds 175 175 175

7 Cinta para enmarcar unds 5 5 7

8 Cintas para embalar café unds 24 24 49

9 Clips 33 mm colores cajas 65 64 No incluye

10 Corrector líquido Botella 1 1 1

11 Cuaderno resortes gde. unds 4 3 7

12 Cuerda nylon 0.80 Cajas 20 u 16 115 und 145 und

13 Papel Kraf Rollo 15 12 1

14 Papel Ledger Paq. 25 und 5 125 und 500 und

15 Pincel plano No. 4 Largo unds 26 26 24

16 Pincel redondo No. 10 unds 14 14 No incluye

17 Hojas tamaño carta resmas 54 48 25

18 Hojas tamaño oficio resmas 6 11 7

19 Humedecedor de dedos unds 6 6 6

20 Lápiz color FC 48 color cajas 5 5 5

21 Lápiz dibujo 4H unds 8 8 8

22 Lápiz dibujo 6B unds 24 24 21

23 Sobres blancos oficio unds 2500 3450 2495

24 Sobre manila No. 15 unds 450 450 16

25 Tijera grande unds 30 44 44

26 Tinta para sellos negro unds 3 3 No incluye

27 Tinta china azul Botella 3 3 No incluye

28 Toner fotocop. GRP-22 unds 8 9 8

29 Aspersor plástico mediano unds 2 2 2

30 Basurero negro c/tapa med. unds 7 7 7

31 Bolsa p/basura pequeña unds 200 387 266

32 Cloro Galón 34 31 28

33 Desengransante multiuso Litro 45 42 No incluye

34 Esponja verde p/platos unds 18 14 14


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PRODUCTO UNIDAD EXISTENCIAS AL 20/05/16



35 Felpa cepillo eléct. gde. roja unds 12 12 12

36 Jabón lavamanos p/dispen. unds 48 52 No incluye

37 Palas para basura unds 23 22 25

38 Papel aluminio Rollo 2 2 2

39 Plumero blanco unds 10 10 10

40 Servilletas Paq. 100 u 125 103 77

41 Porta mopa unds 10 10 10

Resúmen

Cantidad artículos verificados 41 100%

Cantidad artículos coinciden saldo 12 29%

Cantidad artículos no coinciden saldo 29 71%

Elaborado por:

Licda. Yilena Alcázar Arroyo AUDITORÍA INTERNA



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Anexo No. 2

OBSERVACIONES AL INFORME DE AVANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN NICSP Remitido a la Contabilidad Nacional el 05 de julio de 2016

INFORME DE AVANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN NICSP Remitido el 05 de julio de 2016 OBSERVACIONES

ACTIVIDAD TAREA % AVANCE

Con base en los instrumentos

proporcionados por DGN realizar las

acciones necesarias para su

implementación.

Analizar la descripción de las cuentas del nuevo PGCN para identificar y extraer las correspondientes para uso de la Institución.

100% La Contabilidad Nacional recientemente modificó su plan de cuentas a Nivel 8, por lo cual se hace necesario realizar nuevamente la asociación u homologación de cuentas. Tarea pendiente, no aplica indicar 100%

Identificar y extraer las políticas de PGCN que aplican a las transacciones de la Institución.

100% Si bien es cierto, a nivel del Sector Cultura y Juventud se elaboró un documento con los procedimientos y políticas contables, éstos fueron realizados de manera estándar; por lo cual es necesario que la Institución los adapte a sus actividades y estructura organizacional. Tarea pendiente, no aplica indicar 100%

Elaborar las propuestas de las políticas particulares que la institución requiera, de acuerdo con la política general del PGCN.

100% No se han elaborado las políticas particulares de la Institución. Tarea pendiente, no aplica indicar 100%

Enviar a la Contabilidad Nacional para su revisión y aprobación las políticas contables particulares propuestas.

100% Las que se remitieron fueron las que se elaboraron a nivel del Sector Cultura y Juventud, no las de la Institución. Tarea pendiente, no aplica indicar 100%

Cumplir con la Depuración de Saldos

establecida por la DGCN con la Guía de

Implementación 2010 (Punto 9)

Saldos de las cuentas del Activo

70% La única evidencia aportada a la Auditoría Interna sobre el tema de depuración de cuentas, fue la depuración realizada a las cuentas de garantías de cumplimiento y de participación recibidas por la Institución, las cuales corresponden a las cuentas: 013—004-00-00, 016-0-001-00-00 y 023-0-001-00-00. Tareas pendientes, no aplica indicar 70%, 50% y 100%

Saldos de las cuentas del Pasivo

70%

Saldos de las cuentas del Patrimonio

100%


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INFORME DE AVANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN NICSP Remitido el 05 de julio de 2016 OBSERVACIONES

ACTIVIDAD TAREA % AVANCE

Establecer la relación de cuentas utilizadas hasta el 31/12/2013 con las cuentas del

nuevo PGCN

Cierre del Balance General con las cuentas contables ya utilizadas.

60% En el informe de avance se indica que se realizará en III Trimestre 2016, sin embargo es necesario realizar nuevamente la asociación u homologación de cuentas ya que la CN modificó su plan de cuentas a Nivel 8 y realizar la depuración de saldos de todas las cuentas. Tareas pendientes, no aplican estos porcentajes.

Homologar las cuentas actuales vrs las cuentas nuevas del PGCN

80%

Trasladar los saldos depurados al 31/12/2013.

60%

Apertura del ejercicio 2014 con la aplicación de las NICSP

80%

Reconocimiento de los Activos no Financieros de acuerdo a las NICSP tomando en cuenta los

transitorios.

Inventarios 100% Tarea pendiente de concluir, ver apartado 2.1.2 del Informe. Tarea pendiente, no aplica indicar 100%

Propiedad, planta y equipo.

100% Tarea pendiente de concluir, ver punto 2.4.2, inciso 1. del Informe. Tarea pendiente, no aplica indicar 100%

Elaboración y remisión de los manuales de

procedimientos contables.

Confeccionar los manuales de procedimientos contables con los formatos establecidos por la Contabilidad Nacional.

100% Los manuales de procedimientos junto con las políticas contables fueron elaborados por el MCJ y sus adscritas en capacitación recibida en el 2013 (Sector Cultura y Juventud), sin embargo, se elaboraron de manera estándar; por lo cual es necesario que la Institución los adapte a sus actividades y estructura organizacional. Tarea pendiente, no aplica indicar 100%

Elaborado por:

Licda. Yilena Alcázar Arroyo AUDITORÍA INTERNA


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