auditoria de calidad

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS DE CALIDAD INSTRUCTIVO

Para elaborar el Programa Anual de Auditoras de Calidad, se deber aplicar el formato R001 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin: 1 Sealar el nombre de la Entidad sujeta a revisin. 2 Se inscribir el nmero especfico que corresponda a cada una de las auditoras de calidad programadas. 3 Se anotar el nombre del proceso a revisar. 4 Se anotar el nombre de las reas que sern objeto de la revisin. 5 Se anotarn las fechas programadas para iniciar y concluir la auditora. 6 Anotar el ejercicio anual al que corresponde la programacin de las auditoras. 7 Marcar con una Grfica de Gant (barra) el mes o meses del ao en que abarcar cada auditora de calidad. 8 Consignar el nombre y firma del Auditor Lder. 9 Consignar el nombre y firma del Director General de Auditoras.

10 Anotar la fecha en que se elabor el registro.

R2 CARTA PLANEACIN

INSTRUCTIVO Para elaborar la Carta Planeacin, se deber aplicar el formato R002 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:

1 Asentar el nmero de la auditora que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Auditoras. 2 Asentar el tipo de auditora que se practica, en este caso: De primera vez o de Seguimiento 3 Citar la fecha de elaboracin de la Carta de Planeacin. 4 Citar el nombre de la Entidad sujeta a revisin. 5 Citar los procesos que sern abarcados a travs de la auditora de calidad.

6

En este apartado se har mencin a los antecedentes del rea o proceso por revisar, describiendo, entre otros aspectos, su estructura, marco legal aplicable, principales polticas y funciones, actividades que realiza, resultados ms importantes en auditoras anteriores (ejemplo: no conformidades encontradas), as como los dems elementos que permitan al personal revisor tener un conocimiento general del SGC antes de iniciar la auditora.

7 Describir los objetivos de la auditora.

8 Citar de manera general cules sern los alcances de la auditora, mismos que pueden referirse a procesos, unidades administrativas, perodos, lineamientos especficos de las reas y Manual de Calidad de la Entidad sujeta a revisin.

8 Se anotar el nombre completo del personal comisionado a la auditora de calidad, y las iniciales de su nombre, rbrica y firma corta para identificar sus papeles de trabajo. 9 Anotar el nombre y firma del Auditor Lder. 10 Anotar el nombre y firma del Director General de Auditoras.

ENTIDAD DE FISCALIZACIN SUPERIOR

CARTA PLANEACIN

Nmero de Auditora: (1) Tipo de Auditora: (2) Fecha de elaboracin de la carta planeacin: (3)

Entidad a revisar: (4)

Procesos a Revisar:

(5)

I. Antecedentes

(6)

II. Objetivo

(7)

III. Alcances

(8)

VI.Personal Auditor

(9)

Nombre Iniciales Firma Rubrica

Elabor: (10) Aprob (11) Auditor Lder

Nombre y firma Director General de

Auditoras Nombre y firma

R002


PROGRAMA ANUAL DE AUDITORAS AL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD DE: (1)

FECHAS ESTIMADAS (5) AO: (6) CLAVE

(2) PROCESOS A

REVISAR (3)

REAS A REVISAR

(4) INICIO TRMINO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

(7)

NOTAS: (1) LAS FECHAS PROPUESTAS PUDIERAN MODIFICARSE, EN FUNCIN DE LA SITUACIN O FACTIBILIDAD QUE GUARDEN LOS PROCESOS AL MOMENTO DE REALIZARSE LA AUDITORA.

ELABOR REVIS

(8) (9)

AUDITOR LDER DIRECTOR GENERAL DE AUDITORA FECHA: (10) R001

AGENDA DE LA AUDITORA INSTRUCTIVO

Para elaborar la Agenda de la Auditora, se deber aplicar el formato R003 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:

1 Consignar el nmero de la auditora de calidad, de conformidad al Programa Anual de Auditoras. 2 Consignar el nombre de la Entidad sujeta a revisin. 3 Sealar los procesos que conformarn el alcance de la auditora. 4 Sealar el (las) rea (s) que conformarn el alcance de la auditora. 5 Sealar el nombre del proceso, y marcar con una X si la clusula ser revisada o N/A en caso de

que la clusula no aplique al proceso que ser auditado. De igual forma, sealar los das y horas en que se desarrollar la revisin.

6 Sealar el captulo de la Norma ISO 9001: 2008, la clusula y las clusulas interrelacionadas que sern revisadas.

AGENDA DE LA AUDITORA ____(1)____ AL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD DE: (2)

AUDITORA A LOS PROCESOS DE: ___________________(3)________________________

rea: _____(4)_____

R003

PROCESOS A REVISAR: Proceso/Captulo Norma ISO 9001:2000

Clusulas a

revisar

Clusulas complementarias

Proceso (5)

Da y horario(5)

Proceso (5)

Da y horario (5)

Proceso (5)

Da y horario (5)

(6) (6) (6)

DA:

HORA:

(5)

DA:

HORA:

(5)

DA:

HORA:

(5)

1.- Horarios y periodo de la auditoria: La junta apertura de la auditora se realizar el (da) de (mes) de (ao), a las (sealar hora en que se realizar el acto de apertura), en (citar la oficina o lugar en que se realizar el acto de apertura). Los trabajos de la auditora in situ se realizarn del (citar el periodo de la auditora de acuerdo a la carta planeacin). Se realizarn entrevistas inicialmente con (indicar niveles jerrquicos con los que se desarrollarn las primeras entrevistas), y se abarcar tambin a personal de nivel (sealar que otros niveles jerrquicos del proceso a auditar sern entrevistados). Se realizarn juntas de cierre parcial diariamente con el Representante de la Direccin, a las (citar horarios de reuniones de cierre parcial), para informar sobre los avances de la revisin. El junta cierre de la auditora se efectuar el (da) de (mes) de (ao) a las (sealar hora en que se realizar el acto de apertura), en (citar la oficina o lugar en que se realizar el acto de cierre).

2.- Soporte documental que ser revisado en el periodo de la auditora: (Indicar el tipo de soporte documental que ser revisado durante la auditora y el periodo de las operaciones que sern auditadas, de acuerdo a lo establecido en la Carta Planeacin). 3.- Aclaracin de No Conformidades. Al trmino de cada da de auditora, el personal auditor informar sobre la conformidad o No Conformidad en cada proceso revisado. En caso de determinarse alguna No Conformidad, las reas auditadas contarn con un plazo de 1 da hbil posterior a que se reporte el hallazgo, para presentar informacin en los casos en que no estn de acuerdo con el mismo, para su anlisis y posible aclaracin. En caso de que no se presente informacin aclaratoria en ese periodo o esta no sea suficiente, se determinar la procedencia del hallazgo. El ltimo da de la Agenda que refiere al cierre de la auditora slo ser para informar los resultados finales, no podr ser utilizado para discutir sobre los mismos, ya que estos debieron aclararse durante el periodo de la auditora in situ, conforme a los tiempos establecidos en el prrafo anterior. 4.- Auditores de calidad: (Incluir el nombre de los auditores de calidad.)

ORDEN DE AUDITORA

INSTRUCTIVO Para elaborar la Orden de Auditora, se deber aplicar el formato R004 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:

1 Consignar el nmero de Oficio o comunicado. 2 Anotar el da, mes y ao correspondiente. 3 Profesin, nombre y cargo del servidor pblico a quin es dirigida la orden de auditora. 4 Consignar nombre de la Entidad sujeta a revisin. 5 Indicar la clave de la auditora de acuerdo a lo establecido en el formato R001 Programa Anual de

Auditoras. 6 Sealar los procesos que conforman el alcance de la auditora de calidad, de acuerdo a lo establecido

en el formato R002 Carta Planeacin. 7 Sealar las reas de la Entidad sujeta a revisin en que se llevar a cabo la auditora. 8 Indicar el nombre del auditor o auditores lderes de calidad que coordinaran las actividades de la

auditora 9 Citar el objetivo (s) de la auditora conforme a lo establecido en el formato R002 Carta Planeacin. 10 Mencionar el da mes y ao del inicio y trmino, en que se llevarn a cabo los trabajos de auditora. 11 Citar el nombre completo del Titular de la Entidad de Fiscalizacin Superior. 12 Anotar los nombres, cargos y adscripcin de los servidores pblicos de la Entidad sujeta a revisin, a

los que se enviar copia de la orden.


COMUNICADO (1)

LUGAR, FECHA (2) de de (2).

___________(3)____________ P r e s e n t e

Asunto: Se comunica el inicio de la Auditora al Sistema de Gestin de la Calidad de: __(4)__.

Con referencia al (CITAR FUNDAMENTO PARA REALIZAR AUDITORAS DE CALIDAD), informo a usted que se llevar a cabo la Auditora al Sistema de Gestin de la Calidad del ____________(4)____________, con clave ______(5)______ a los Procesos _______6)_______ Sobre el particular, envo a Usted las agendas que contienen los grupos de trabajo que fueron conformados para la ejecucin de la auditora y la programacin detallada de las actividades, en las que se incluyen a las reas correspondientes a la (s) ___(7)___. Agradecer que las reas a su cargo coadyuven con el personal auditor al desarrollo de las actividades programadas en la auditora, las cuales sern coordinadas y supervisadas por el C. ___________(8)__________, quin fungir como Auditor Lder. La auditora tiene como objetivos los siguientes: ______________________________________(9)_______________________________________ _______________________________________________________________________________ Por otra parte, le informo que la revisin se practicar del __(10)__ al __(10) del ao en curso. Cabe sealar que los resultados determinados en esta auditora, sern comentados con el personal auditado, previo a la presentacin del Informe de Auditora.

Titular de la Entidad de Fiscalizacin Superior _______11)______

c.c. _________________(12)_____________

R004

MINUTA DE INICIO DE AUDITORA INSTRUCTIVO

Para elaborar la Minuta de Inicio de Auditora, se deber aplicar el formato R005 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:

1 Anotar el nmero de la Auditora de Calidad de conformidad al Programa Anual de Auditoras.

2 Anotar el nombre de la Entidad sujeta a revisin.

3 Anotar el ao al que corresponde la revisin de conformidad al Programa Anual de Auditoras.

4 a 7 Anotar la hora (4), da (5), mes (6) y ao (7) en que se inicia la reunin de trabajo.

8 Sealar el nombre o denominacin del rea o lugar donde se realiza la reunin de inicio de la auditora.

9 Citar el domicilio completo del lugar donde se realiza la reunin de inicio.

10 Sealar el nombre del Auditor Lder encargado de la Auditora de Calidad.

11 a 14 Anotar el nmero de Orden de Auditora expedida por el Titular de la Entidad de Fiscalizacin Superior y fecha

de emisin.

15 Anotar el nombre y cargo del servidor pblico al cual es dirigida la Orden de Auditora. 16 a 19 Anotar la hora (16), da (17), mes (18) y ao (19) en que se concluye la reunin de inicio de auditora.

En la Ciudad de ___________________, siendo las (4) horas del da (5) de (6) del (7), se reunieron _________________________________________(8), sita en ________________________________________(9)__________________________________________________, los servidores pblicos del referido Instituto cuyos nombres, cargos y firmas aparecen en la relacin de asistencia anexa a esta minuta de trabajo, as como el Grupo de Auditores de Calidad que de igual manera se listan en la relacin de asistencia. Esta reunin tiene como finalidad que el Auditor Lder (10), presente a los asistentes el Plan de la Auditora de Calidad, exponiendo principalmente el objetivo, alcances, procesos a auditar, periodo de revisin y el grupo de auditores que desarrollar estos trabajos, de conformidad a la Orden de Auditora nmero ____(11), de fecha _(12)_ de __(13)__ de _(14)___, remitida por el Titular de la Entidad de Fiscalizacin Superior al C. _________________(15)__________________.

No habiendo ms asuntos que tratar, se da por concluida la reunin, siendo las __(16)__ horas del da _(17)_ de _(18)_ de _(19)__.-------------------------------------------------------------------------------

R005

CDULA DE REGISTRO DE NO CONFORMIDADES INSTRUCTIVO

Para elaborar la Cdula de Registro de No Conformidades, se deber aplicar el formato R006 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:

1 Sealar el Ttulo y nmero de auditora en la que fue determinada la No Conformidad. En caso de que la No Conformidad, no provenga de algn tipo de auditora sealado en el campo 2, asegrese de requisitar el campo 1 con las siglas: N/A (No aplicable).

2 Especificar la letra de alguno de los siguientes incisos, segn corresponda al origen de la No Conformidad detectada: a) Anlisis de datos del Sistema de Gestin de la Calidad. b) Seguimiento y medicin de las caractersticas y tendencias de los procesos, subprocesos y

productos. c) Probabilidad de ocurrencia de No Conformidades detectadas en procesos y subprocesos. d) Deteccin e identificacin de producto No conforme. e) Anlisis de las sugerencias para la mejora de los procesos, subprocesos y productos. f) Quejas de clientes.

3 Asegrese de anotar el proceso (uno de los sealados en el Manual de Calidad) y subproceso (que refiera tambin a los sealados en los procesos contenidos en el Manual de Calidad), en el que se detect la No Conformidad.

4 Asegrese de anotar el rea o reas en la que se detect la No Conformidad.

5 Asegrese de anotar el Cdigo de la No Conformidad, el cual se definir de la siguiente manera:

NC-AC (Nmero de la Auditora)-SIGLAS DEL REA EN DONDE SE DETERMIN LA NO CONFORMIDAD-NMERO CONSECUTIVO

EJEMPLO: NC-AI0110-DGAM-01 6 y 7 Estos campos se utilizarn de acuerdo a los siguientes criterios:

Trmino Definicin

No conformidad real Es una no conformidad que ya ha ocurrido. No conformidad potencial

Es una no conformidad que an no ocurre, pero que los datos e informacin del sistema muestran que es posible que suceda.

Asegrese de que en caso de no utilizarse alguno de estos campos se requisite con las siglas N/A.

8 y 9 Estos campos se utilizarn de acuerdo a los criterios definidos en el procedimiento de auditoras de calidad. Asegrese de que en caso de no utilizarse alguno de estos campos se requisite con las siglas N/A.

10 Asegrese de anotar la fecha de elaboracin de la Cdula de Registro de No Conformidades.

INSTRUCTIVO Para elaborar la Cdula de Registro de No Conformidades, se deber aplicar el formato R006 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:

11 Sealar de manera resumida la No Conformidad detectada. 12 Describir de manera pormenorizada la No Conformidad detectada, sealando la evidencia

observada. De ser posible citar ejemplos. 13 Indicar la clusula o clusulas de la Norma ISO 9001:2008 que se estn incumpliendo, as

como los numerales, fracciones, clusulas, incisos o cualquier referencia de la normatividad, lineamientos y/o procedimientos establecidos por Entidad sujeta a revisin, donde se determin la No Conformidad.

15 Anotar el nombre y cargo del responsable (s) de atender la No Conformidad. 16 Anotar el nombre, cargo y firma del Auditor (es) de Calidad que elabor, Auditor Lder que

revis y del Director General de Auditoras que autoriz la Cdula de Registro de No Conformidades.

ENTIDAD DE FISCALIZCIN SUPERIOR CDULA DE REGISTRO DE NO CONFORMIDADES

Hoja _ de _

NMERO DE LA AUDITORA : (1)

ORIGEN DE LA NO CONFORMIDAD: (2)

PROCESO Y SUBPROCESO ORIGEN: (3) AREA (S) EN LA QUE SE ORIGIN LA NO CONFORMIDAD: (4)

CDIGO DE LA NO CONFORMIDAD (5)

TIPO DE NO CONFORMIDAD: REAL (6) POTENCIAL

(7) CATEGORA DE LA NO

CONFORMIDAD: MAYOR

(8) MENOR

(9)

FECHA DE ELABORACIN: (10)

(15) (15) (15)

ELABOR

REVIS

AUTORIZ

CDIGO: R006

NOMBRE Y CARGO DE

RESPONSABLE (S) DE ATENDER LA NO CONFORMIDAD

(14)

Resumen de la No Conformidad: (11) Descripcin: (12) Requisito (s) incumplido (s): (13)


Hoja _ de _

A : (1)

RMIDAD: (2)

O ORIGEN: (3) ORIGIN LA NO (4) CDIGO DE LA NO CONFORMIDAD (5)

D: REAL (6) POTENCIAL


CONFORMIDAD: MAYOR

(8) MENOR

(9)

(10)

(15) (15) (15)

ABOR

REVIS

AUTORIZ

CDIGO: R006

CDULA DE RECOPILACIN DE EVIDENCIAS

INSTRUCTIVO

Para elaborar la Cdula de Recopilacin de Evidencias, se deber aplicar el formato R007 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:

1 Consignar el nombre de la Entidad sujeta a revisin y el nmero de la auditora de calidad, de conformidad al Programa Anual de Auditoras.

1 BIS Sealar el nombre del proceso o procesos que se estn auditando. 2 Anotar el nombre del rea o reas revisadas. 3 Anotar nombre (s) y cargo (s) del dueo (s) del proceso y de los participantes en las entrevistas, y antigedad en

la Institucin, durante el proceso de auditora. 4 Asegurarse de anotar la clusula de la Norma ISO 9001:2008, verificada. Las clusulas debern corresponder a

las establecidas en la Agenda de la Auditora. Las clusulas sealadas en la Agenda de Auditora no son limitativas, por lo que en caso de que durante el proceso de auditora se requiera la revisin de clusulas adicionales, estas debern asentarse en la Cdula de Recopilacin de Evidencias.

5 Anotar las entradas del proceso (Documentos, materiales, herramientas, programas, etc.) y su proveedor. Es decir, los principales insumos requeridos en el proceso y quin los aporta, o de donde provienen.

6 Anotar las salidas del proceso (Productos, documentos, software, hardware) y sus clientes o usuarios. 7 Anotar informacin relacionada con la descripcin del proceso que se est revisando, como por ejemplo:

principales actividades; datos de registros como fechas, nombres, cantidades, cdigo del registro, planes, etc. Es decir, informacin que permita explicar el proceso auditado.

8 Anotar procesos de control vinculados, polticas, procedimientos, lineamientos, instrucciones de trabajo, notas tcnicas, instructivos, mtodos, registros etc. (documentados o no) Es decir, los principales controles, normatividad interna o externa, e instrucciones de trabajo que aseguran que el proceso se desarrolle en condiciones controladas.

9 Anotar los recursos aplicados en el proceso (Maquinaria, equipo, instrumentos, dispositivos, software etc.). Es decir, la infraestructura utilizada en el proceso.

10 Anotar el personal involucrado, puesto y competencias clave (educacin, formacin, habilidades y experiencia). Es decir, el personal que realiza trabajos que afecten la conformidad del producto. En su caso, considerar personal externo.

11 Anotar los indicadores que se utilizan para el monitoreo del proceso y los resultados obtenidos al momento de la

entidad de fiscalizacin superior

AUDITORA AL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD DE (1) AUDITORA No. (1)


INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABOR (15) (15)

REVIS (16) (16)

R007

revisin. 12 Anotar los indicadores que se utilizan para la medicin del producto y los resultados obtenidos al momento de la

revisin. 13 Anotar las principales fuentes de informacin y conclusiones obtenidas en la revisin.

En este apartado, es importante describir los puntos importantes de la auditora, as como sealar la conformidad o no conformidad del proceso y detallar no conformidades y/o reas de oportunidad detectadas.

14 Anotar Puntos pendientes de verificar durante el proceso de auditora, y sealar si estos fueron desahogados. En caso de que existan puntos pendientes de desahogar al concluir la revisin, estos podrn considerarse para la siguiente auditora dependiendo de su importancia.

15 y 16

Anotar las iniciales y rbricas del personal auditor que elabor y revis la Cdula de Recopilacin de Evidencias, as como las fechas en que se realizaron estas actividades.




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABOR (15) (15)

REVIS (16) (16)

R007

Nombre del proceso:

(1 BIS) rea (s) revisada (s):

(2) Nombre (s) y cargo (s) del dueo (s) del proceso y de los participantes en la entrevista, y antigedad en la Institucin:

(3)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABOR (15) (15)

REVIS (16) (16)

R007

1. Anotar las entradas del proceso (Documentos, materiales, herramientas, programas, etc.) y su proveedor.

3. Anotar las salidas del proceso (Productos, documentos, software, hardware) y sus clientes o usuarios.

Clusula

(4)

(5)

Clusula

(4)

(6)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABOR (15) (15)

REVIS (16) (16)

R007

2. Descripcin del proceso Clus

ula

(4)

(7)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABOR (15) (15)

REVIS (16) (16)

R007

4. Anotar procesos de control vinculados, polticas, procedimientos, lineamientos, instrucciones de trabajo, notas tcnicas, instructivos, mtodos, registros etc. (documentados o no). Clusula

(4)

(8)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABOR (15) (15)

REVIS (16) (16)

R007

5. Anotar los recursos aplicados en el proceso (Maquinaria, equipo, instrumentos, dispositivos, software etc.).

6. Anotar el personal involucrado, puesto y competencias clave (educacin, formacin, habilidades y experiencia)

Clusula

(4)

(9)

Clusula

(4)

(10)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABOR (15) (15)

REVIS (16) (16)

R007

7. Indicadores del proceso. 7.- Indicadores del producto. Clusula

(4)

(11)

Clusula

(4)

(12)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABOR (15) (15)

REVIS (16) (16)

R007

Fuentes de informacin: Conclusiones de la revisin (describir puntos importantes de la auditora, sealar la conformidad o no conformidad del proceso y detallar no conformidades y/o reas de oportunidad):

(13)

(13)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABOR (15) (15)

REVIS (16) (16)

R007

Puntos pendientes (anotar puntos pendientes de verificar y si estos fueron desahogados: Clusula

(14)




INICIALES Y RUBRICA

FECHA

ELABOR (15) (15)

REVIS (16) (16)

R007

(4)


Hoja _ de _

(1)

D: (2)

EN: (3) N LA NO (4) CDIGO DE LA NO CONFORMIDAD (5)

REAL (6)

POTENCIAL (7)

CATEGORA DE LA NO CONFORMIDAD:

MAYOR (8)

MENOR (9)

(10)

CA11/T008

INFORME DE AUDITORA

INSTRUCTIVO Para elaborar el Informe de Auditora, se deber aplicar el formato R008 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin: 1 Anotar el nombre del proceso (s) a revisados.

2 Sealar el nmero de Auditora.

3 Anotar el nmero de hojas del informe.

4 Consignar la Ciudad, da, mes y ao de elaboracin del informe.

5 Profesin, nombre y cargo del servidor pblico a quin es dirigido el informe de auditora.

6 Sealar el nombre de la Entidad sujeta a revisin.

7 Citar el objetivo (s) de la auditora, tal como se estableci en la Carta Planeacin.

8 Mencionar el alcance y periodo que comprendi la auditora, en cuanto a procesos, reas y productos verificados.

9 Describir una sntesis de las No Conformidades obtenidas de la auditora, as como cualquier otro dato que se considere relevante o que agregue valor al informe de auditora.

10 Sealar las conclusiones sobre la auditora efectuada.

11 Citar el nombre completo del Auditor Lder y consignar su firma.

12 Citar el nombre completo del Director General de Auditorias y consignar su firma.


INFORME DE AUDITORA AL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD PROCESOS REVISADOS:

(1) N. DE LA AUDITORA:

(2) HOJA 29 DE 49 (3)

Ciudad ______ a (4) de (4) de ___ ___________(5)____________ P r e s e n t e Con referencia al (CITAR FUNDAMENTO PARA REALIZAR AUDITORAS DE CALIDAD), informo que se llev a cabo la Auditora al Sistema de Gestin de la Calidad de ____(6)____, a los procesos de: _______________________________(1)____________________________________. OBJETIVO: (7) ALCANCE: (8) RESULTADOS: (9) CONCLUSIONES: (10)

Elabora el informe: Autoriza el informe

(11)

(12)

Auditor Lder Director General de Auditoras

R008




(2) HOJA 30 DE 49 (3)

CDULA DE REGISTRO DE ACCIONES Y SEGUIMIENTO

INSTRUCTIVO Para elaborar la Cdula de Registro de Acciones y Seguimiento, se deber aplicar el formato R009 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:

1 Estos campos sern prellenados por el grupo de auditores de calidad, de acuerdo a los datos consignados en el Formato de Cdula de Registro de No Conformidad (R006)

2 Para el anlisis de causas la Entidad sujeta a revisin deber utilizar invariablemente alguno o varios de los siguientes mtodos:

Diagrama de causa y efecto, tambin conocido como diagrama de

espina de pescado o diagrama de ishikawa Diagrama de influencia o interrelacin

Diagramas de rbol

Anlisis lgico de causas

5 por qus Diagrama de Tahici Ono.

Sealar con una X el campo o campos correspondientes al mtodo o mtodos utilizados.

Deber realizarse un anlisis suficientemente detallado y profundo para identificar las causas de raz de la No Conformidad detectada. El mtodo aplicado deber quedar documentado al reverso de la Cdula de Registro de Acciones o en hojas anexas a la referida Cdula. En el anlisis de causas debern incorporarse el nombre, cargo y firma de las personas que elaboraron, revisaron y autorizaron el anlisis, as como la fecha en que se realiz el mismo.

3 Este campo servir para identificar donde qued documentado el anlisis




(2) HOJA 31 DE 49 (3)



de causas, debiendo marcarse alguna o ambas de las opciones Al reverso de la cdula o Anexo a la Cdula.

4 Asegrese de anotar la fecha de elaboracin de la Cdula de Registro de Acciones.

5 a 8 En estos campos debern describirse detalladamente las Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora, que se implementarn, conforme a lo siguiente: No. Consec (5).- Sealar el nmero consecutivo de la accin (1, 2, 3 etc) Acciones a Implementar (6).- Describir detalladamente la accin a implementar. Responsable, Nombre y Cargo (7).- Anotar el Nombre y cargo del responsable de atender la accin a implementar. Fecha compromiso (8).- Sealar la fecha compromiso en que ser implementada la accin, bajo el formato de da/mes/ao. Se recomienda incrementar el nmero de filas en funcin del nmero de acciones a implementar y ordenar cronolgicamente las acciones, iniciando con la ms prxima a vencerse. Es importante verificar que las Acciones Correctivas o Preventivas correspondan al anlisis de causas determinado al reverso o en forma anexa a la Cdula de Registro de Acciones.

9 a 12 Estos campos sern exclusivamente requisitados por los auditores de




(2) HOJA 32 DE 49 (3)



calidad. Verificacin de acciones (9).- Servir para reportar detalladamente la verificacin de las acciones implementadas, previa validacin de la evidencia objetiva que aporten los responsables de las mismas, sealando si la accin fue eficaz. Fecha de verificacin (10).- Servir para reportar la fecha en que se realiz la verificacin de las acciones implementadas. Verificado por (11).- Se deber anotar el nombre y firma del auditor de calidad, que realiz el seguimiento a las acciones implementadas. Revisado por (12).- Se deber anotar el nombre y firma del auditor lder encargado de revisar el seguimiento reportado por el auditor de calidad.

13 y 14 Estos campos sern exclusivamente requisitados por los auditores de calidad. Se deber sealar el estatus de la No Conformidad, en apego a los siguientes criterios:

Trmino Definicin ABIERTA (13) Una Cdula de Registro de Accion y seguimiento, se considera

ABIERTA, cuando an no se han concluido de implementar las acciones correctivas o preventivas planeadas, o cuando a travs del seguimiento de estas acciones la evidencia requerida por el auditor de calidad no acredite la eficacia de las mismas.

CERRADA (14) Una Cdula de Registro de Accion y Seguimiento, se considera CERRADA, cuando se implementaron las acciones correctivas o preventivas planeadas, y a travs de verificar que la evidencia requerida por el auditor de calidad a los responsables de su implementacin, acredite la eficacia de las mismas.




(2) HOJA 33 DE 49 (3)



15 Anotar el nombre y cargo de los servidores pblicos de la Entidad sujeta a revisin que elaboraron, revisaron y autorizaron la Cdula de Registro de Acciones, quienes sern responsables de coordinar su implementacin.


Hoja _ de _

(1)

(2)

(3) (4) CDIGO DE LA NO CONFORMIDAD (5)

REAL (6)

POTENCIAL (7)

CATEGORA DE LA NO CONFORMIDAD:

MAYOR (8)

MENOR (9)

(10)

CA11/T008

ENTIDAD DE FISCALIZACIN SUPERIOR CDULA DE REGISTRO DE ACCIONES Y SEGUIMIENTO

HOJA de

NMERO DE LA AUDITORA : (1) PROCESO, SUBPROCESO: (1) REA (S) RESPONSABLE (S): (1) CDIGO DE LA NO CONFORMIDAD: (1) TIPO DE NO CONFORMIDAD:

REAL

(1) POTENCIAL

(1) CATEGORA DE LA NO CONFORMIDAD:

MAYOR

(1) MENOR

(1) MTODO UTILIZADO PARA DETERMINAR CAUSAS:

ISHIKAWA

(2) DIAG. DE

INFLUENCIA

(2) DIAGRAMA DE

ARBOL

(2) ANLISIS LOG.

DE CAUSAS

(2) 5 POR QUES DIAGRAMA DE

TAHICHI ONO

(2) UBICACIN DE LAS CAUSAS DETERMINADAS:

AL REVERSO DE LA CDULA

(3) ANEXO A LA CDULA

(3)

TIPO DE ACCIN A IMPLEMENTAR

CORRECTIVA

(1) PREVENTIVA

(1) FECHA DE ELABORACIN

(4)

No. CONSEC.

ACCIONES A IMPLEMENTAR:

RESPONSABLE (S) NOMBRE Y CARGO

FECHA COMPROMISO

(5) (6) (7) (8)

VERIFICACIN DE ACCIONES FECHA DE VERIFICACINVERIFICADO

POR REVISADO

POR (9) (10) (11) (12)

ESTATUS DE LA NO CONFORMIDAD, REA DE

OPORTUNIDAD O ACCIN DE MEJORA


INFORME DE SEGUIMIENTO DE AUDITORA DE CALIDAD

ABIERTA: (13) CERRADA: (14)

(15)

ELABOR REVIS AUTORIZ CDIGO: R009

INFORME DE SEGUIMIENTO DE AUDITORA DE CALIDAD INSTRUCTIVO

Para elaborar el Informe de Seguimiento, se deber aplicar el formato R010 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:

1 Consignar el nmero de oficio con que se identifica el informe de seguimiento. 2 Consignar la Ciudad, as como el da, mes y ao de elaboracin del informe. 3 Anotar el nmero de hojas del informe. 4 Profesin, nombre y cargo del servidor pblico a quin es dirigido el informe de auditora

5 Sealar los nmeros de Auditora relacionados con las No Conformidades que se reportan en el Informe de Seguimiento. 6 Consignar da, mes y ao que corresponda al corte del seguimiento.

7 Sealar de manera sinttica los principales resultados del seguimiento efectuado a la fecha de corte, destacando las No Conformidades que se hubieran reportado como Cerradas, y las principales causas de aquellas que se reportaron bajo el estatus de Abiertas.

6 Incluir conforme a la tabla que se presenta en esta apartado datos sobre las reprogramaciones para implementar acciones correctivas o preventivas, solicitadas por las reas responsables, para conocer la antigedad y el retraso en la implementacin de los planes de accin originalmente registrados para su seguimiento.

7 Describir de manera sinttica las principales conclusiones respecto al informe presentado. 8 Citar el nombre completo del Director General de Auditoras.


INFORME DE SEGUIMIENTO DE AUDITORA DE CALIDAD

E

OFICIO (1) Ciudad __________, a (2) de (2) de (2). HOJAS: (3)

___________(4)____________ P r e s e n t e

Con referencia al (CITAR FUNDAMENTO PARA REALIZAR SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS), se presenta el informe de seguimiento a la implementacin de las Acciones Correctivas y Preventivas, para atender las No Conformidades, determinadas por esta Entidad de Fiscalizacin Superior en la auditora (s) de calidad (5) realizadas al Sistema de Gestin de la Calidad, con corte al (6) de (6) de (6). RESULTADOS: (7) REPROGRAMACIONES: (8)

Cons. Cdigo Fecha original Fecha

reprogramada Proceso Nmero de

reprogramaciones NO CONFORMIDADES

CONCLUSIONES: (9)

El Director General de Auditoras

(10)

R010

E

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

INSTRUCTIVO Para elaborar el Cronograma de Actividades, se deber aplicar el formato R011 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:

1 Consignar el nombre de la Entidad sujeta a revisin y el nmero de la auditora de calidad, de conformidad al Programa Anual de Auditoras.

2 Sealar los procesos que incluidos en el alcance de la auditora. 3 Sealar los procesos y reas incluidas dentro del alcance de la auditora. 4 Asignar una letra del alfabeto a cada uno de los equipos de auditoria conformados. 5 Sealar el nombre de los servidores pblicos que conformarn el grupo de auditora. 6 En el espacio identificado con la letra P sealar las fechas programadas en que se llevar a cabo

cada una de las etapas de la revisin con el formado da, mes y ao. En el espacio identificado con la letra R, sealar las fechas en que realmente se llev a cabo la etapa, con el formato da, mes y ao.

7 Incluir una grfica de gantt en los espacios identificados con las letras P y R. Las grficas debern corresponder a las fechas planificadas y reales en que se llev a cabo la revisin.

8 Anotar el nombre completo del Auditor Lder, y proceder a su firma. 9 Anotar el nombre completo del Director General de Auditoras, y proceder a su firma. 10 Sealar la fecha de elaboracin del cronograma.


AUDITORA AL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD DE: ______(1)_______ PROCESOS A REVISAR: (2) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

PERIODO DE LA AUDITORA (7)

MES/DAS PLANIFICADOS Y REALES:

Procesos y reas revisadas

(3) Etapas de la Auditoria Interna

EQUIPO (4)

Auditores designados (5)

P= Prog R=

Real

(6)

P

Revisin de la documentacin del SGC

R

P

Envo de agendas y solicitud de informacin

R P Apertura de la auditora R P Recopilacin de evidencias R P Revisin de avances con grupo

auditor R P

Reuniones de cierre

R P

Elaboracin del informe de auditora R

ELABOR AUTORIZ (8) (9) AUDITOR LDER DIRECTOR GENERAL DE AUDITORAS FECHA DE ELABORACIN: (10) RT011


Hoja _ de _

A : (1)

RMIDAD: (2)

O ORIGEN: (3) ORIGIN LA NO (4) CDIGO DE LA NO CONFORMIDAD (5)

D: REAL (6) POTENCIAL


CONFORMIDAD: MAYOR

(8) MENOR

(9)

(10)

CA11/T008

CDULA DE EVALUACIN DE AUDITOR DE CALIDAD Y AUDITOR LDER INSTRUCTIVO

Para elaborar la Cdula de Evaluacin de Auditor de Calidad y Auditor Lder, se deber aplicar el formato R012 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:

1 Anotar el nombre, apellido paterno y materno del auditor de calidad o auditor lder que ser evaluado. 2 Sealar el cargo del que por estructura le corresponde al auditor de calidad o auditor lder que ser

evaluado. 3 Sealar el rea de adscripcin del auditor de calidad o auditor lder que ser evaluado. 4 Indicar el nmero de auditora de calidad al que corresponde la evaluacin. 5 Indicar los procesos que revis el auditor o auditor lder. 6 Anotar el puntaje correspondiente de acuerdo a los parmetros de calificacin definidos en cada factor. 7 Anotar el puntaje total.

8 De acuerdo a la evaluacin de los factores calificados, anotar los aspectos que deber mejorar el auditor o el auditor lder.

9 Anotar el nombre, apellido paterno y materno del evaluador. 10 Sealar la fecha del registro. 11 En el caso especfico de la evaluacin al auditor lder, adems de evaluarlo el Director General de

Auditoras, tambin lo har el grupo de auditores que particip en la revisin.

Lista de asistencia de auditores para verificar avances de auditora

Nmero de la Auditora de Calidad: ___(1)___ Fecha de la reunin:___(2)___

R013

Cdula para evaluacin de auditores de calidad Nombre del Auditor de Calidad: (1) Cargo: (2) rea de adscripcin: (3) Nmero de Auditora: (4) Procesos en los que particip el auditor: (5)

Criterios de evaluacin Puntaje parcial Puntaje Puntaje parcial Puntaje

Nivel de comprensin de la Norma ISO DE 0 A 20 (6) Comprensin de los procesos a auditar DE 0 A 10 (6) Elaboracin de documentos de trabajo para auditar: DE 0 A 10 (6) Cdula de recopilacin de evidencias DE 0 A 4 (6) Lista de Verificacin DE 0 A 3 (6) Criterios de auditora DE 0 A 3 (6) Calidad de papeles de trabajo: DE 0 A 20 (6) Registro clusula (s) auditada (s) en diagramas DE 0 A 10 (6) Legibles DE 0 A 5 (6) Identific el nombre y cargo del personal auditado DE 0 A 2 (6) Incluy fecha de elaboracin DE 0 A 1 (6) Incluy proceso (s) auditado (s) DE 0 A 1 (6) Identific el rea (s) auditada (s) DE 0 A 1 (6) Cumplir con puntos sealados en gua de auditora o lista de verificacin

DE 0 A 6 (6)

Tranquilizar al auditado y explicar objetivos del trabajo DE 0 A 6 (6) Concluir trabajos en tiempo planificado DE 0 A 6 (6) Reportar a tiempo obstculos para la revisin DE 0 A 6 (6) Atender instrucciones de Auditor Lder DE 0 A 5 (6) Puntualidad para asistir en: DE 0 A 5 (6) Reunin de avances con Auditor Lder DE 0 A 2 (6) Reunin de apertura DE 0 A 1 (6)



R013

Horarios de inicio de la auditora in situ DE 0 A 1 (6) Reunin de cierre DE 0 A 1 (6) Entendi y aplic de manera consistente el enfoque de procesos

DE 0 A 6 (6)

SUMA PUNTAJE 100 (7) ASPECTOS A MEJORAR POR PARTE DEL AUDITOR:

(8) Evaluador:

(9) AUDITOR LDER

NOMBRE Y FIRMA FECHA DE EVALUACIN: (10) R012

Cdula para evaluacin de Auditor Lder

Nombre del Auditor Lder: (1) Cargo: (2) rea de adscripcin: (3) Nmero de Auditora: (4) Procesos en los que particip el auditor: (5)

Factores a evaluar Puntaje parcial Puntaje Puntaje parcial Puntaje

ASPECTOS A EVALUAR POR EL DIRECTOR GENERAL DE AUDITORAS: Nivel de comprensin de la Norma ISO DE 0 A 20 (6) Concluir oportunamente la integracin de documentos de la etapa de planeacin:

DE 0 A 10 (6)

Carta Planeacin 5 (6) Agendas 4 (6) Criterios de auditora 1 (6) Efectuar una adecuada supervisin durante el desarrollo de la auditora

DE 0 A 10 (6)

Cumplir entre al 90 y 100 % del cronograma de supervisin 10 (6)

Cumplir entre el 80 y 89 % con el cronograma de supervisin

6 (6)

Cumplir entre el 60 y 70 % del cronograma de supervisin 4 (6) Cumplir menos del 59 % del cronograma de supervisin 0 (6) Integrar el informe de auditora, con las siguientes caractersticas

DE 0 A 20 (6)

Claro De 0 a 10 (6) Oportuno De 0 a 10 (6) Cumplir con los objetivos definidos en la auditora interna

DE 0 A 20 (6)



R013

Evaluador:

(9)

DIRECTOR GENERAL DE AUDITORAS

FECHA DE EVALUACIN: (10) ASPECTOS A EVALUAR POR EL GRUPO DE AUDITORES DE CALIDAD:

(11)

Claridad en la explicacin de los objetivos de auditora. De 0 a 10 (6) Orientacin adecuada del trabajo a realizar durante la auditora in situ

De 0 a 10 (6)

TOTAL PUNTAJE 100 (7) ASPECTOS A MEJORAR POR PARTE DEL AUDITOR LDER:

(8) R012



R013

LISTA DE ASISTENCIA DE AUDITORES PARA VERIFICAR AVANCES DE AUDITORA INSTRUCTIVO

Para elaborar la Lista de asistencia de auditores para verificar avances de auditora, se deber aplicar el formato R013 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:

1 Consignar el nmero de la auditora interna de calidad, de conformidad al Programa Anual de Auditoras.

2 Indicar el da en que se llev a cabo la reunin de avances. 3 Anotar nombre y apellidos del personal auditor, su cargo y consignar su firma.

NOMBRE CARGO FIRMA

(3)

(3)

(3)

MINUTA DE CIERRE DE AUDITORA INSTRUCTIVO

Para elaborar la Minuta de Cierre de Auditora, se deber aplicar el formato R014 y registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:

1 Anotar el nmero de la Auditora de Calidad de conformidad al Programa Anual de Auditoras.

2 Anotar el nombre de la Entidad sujeta a revisin.

3 Anotar el ao al que corresponde la revisin de conformidad al Programa Anual de Auditoras.

4 a 7 Anotar la hora (4), da (5), mes (6) y ao (7) en que se inicia la reunin de cierre.

8 Sealar el nombre o denominacin del rea o lugar donde se realiza la reunin de cierre de la auditora.

9 Citar el domicilio completo del lugar donde se realiza la reunin de cierre.

10 Sealar el nombre del Auditor Lder encargado de la Auditora de Calidad.

11 a 14 Anotar el nmero de Orden de Auditora expedida por el Titular de la Entidad de Fiscalizacin Superior y fecha

de emisin.

15 Anotar el nombre y cargo del servidor pblico al cual es dirigida la Orden de Auditora. 16 a 19 Anotar la hora (16), da (17), mes (18) y ao (19) en que se concluye la reunin de cierre de auditora.

20 Lista para el registro de los asistentes al cierre de la auditora de calidad.

Minuta de cierre de la Auditora de Calidad (1) al Sistema de Gestin de la Calidad de (2),

correspondiente al Programa Anual de Auditoras (3) En la Ciudad de ___________________, siendo las (4) horas del da (5) de (6) del (7), se reunieron _________________________________________(8), sita en ________________________________________(9)__________________________________________________, los servidores pblicos de _______cuyos nombres, cargos y firmas aparecen en la relacin de asistencia anexa a esta minuta de trabajo, as como el Grupo de Auditores de Calidad que de igual manera se listan en la relacin de asistencia. Esta reunin tiene como finalidad que el Auditor Lder (10), exponga los principales resultados de la Auditora de Calidad (1), la cual se desarroll, de conformidad a la Orden de Auditora nmero ____(11), de fecha _(12)_ de __(13)__ de _(14)___, remitida por el Titular de la Entidad de Fiscalizacin Superior al C. _________________(15)__________________. No habiendo ms asuntos que tratar, se da por concluida la reunin, siendo las __(16)__ horas del da _(17)_ de _(18)_ de _(19)__.-------------------------------------------------------------------------------

R014

Lista de asistencia para la reunin de cierre de la auditora

Nmero de la Auditora de Calidad: ___(1)___

Fecha de cierre:___(17 a 19)___

NOMBRE CARGO FIRMA

(20)

(20)

(20)

R014

ENTIDAD DE FISCALIZACIN SUPERIORCOMUNICADO (1)OFICIO (1)Ciudad __________, a (2) de (2) de (2).

auditoria de calidad

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