Universidad Mariano Glvez de Guatemala Auditora Administrativa

Universidad Mariano Glvez de Guatemala Auditora Administrativa

INTRODUCCIN

Importancia de la Auditoria Administrativa Auditoria - proviene del latin `auditorius', y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel que tiene la virtud de or.La Auditoria es un examen crtico (pero no mecnico) que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una seccin, un organismo, etc. La auditora implica la preexistencia de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una seccin o de un organismo.

la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos.

La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas diferentes cada una de las otras, tales como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En el mbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo

En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economa y se considera como un principio rector. La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo pertinente a la prctica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluacin simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepcin de la empresa, as como la potencialidad de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y solo mide los fines que para aqulla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperacin crtica de perspectivas y tcnicas que permiten una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en las organizaciones.

En nuestro caso concreto, se tratar la tcnica de la auditoria, as como tambin se desarrollaran a lo largo de tres captulos lo concerniente a sta.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DEFINICIONESPodemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.

Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales".

Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditoria se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditoria para la direccin superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes.

ANTECEDENTESCon el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms significativa a lo largo de la historia de la administracin.

En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American EconomicAssociation sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras, consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable."

Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administracin, seala que "La confrontacin peridica de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin de xito, es el significado esencial de la auditora administrativa."

Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y CirylODonnell, tambin en sus Principios de Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos."El inters por esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y NathanGrabinsky a preparar El Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a travs de un mtodo que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una organizacin.

Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolucin de la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre de auditora administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of ExcellenceManagements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su funcin, estructura, crecimiento, polticas financieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa.

El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja Fernndez, de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Auditora de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditora administrativa.

Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin del Instituto Politcnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura Teora de la Administracin, destina un espacio para presentar un trabajo de auditora administrativa.

Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Revisin del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisin de las funciones de direccin, financiamiento, personal, produccin, ventas y distribucin, as como registro contable y estadstico.

A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla los criterios para la integracin del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.

En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la tcnica.Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en Administracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditora Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa.

Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos Prcticos sobre Auditora Administrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la prctica y, Jorge lvarez Anguiano, en Apuntes de Auditora Administrativa incluye un marco metodolgico que permite entender la auditora administrativa de manera por dems accesible.

En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en organizaciones pblicas y privadas.

Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin.

En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (entidad de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditorias en las oficinas pblicas.

Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para las instituciones, trabajo que, en su situacin actual, como Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, contina ampliando y enriqueciendo.

ORIGENLa auditoria se genera por mltiples causas dentro de la administracin de una empresa; su genero, su especie pertenece al rea de control, que ubicado mediante evaluaciones y exmenes que se realizan en los diferentes elementos mantienen el ajuste y el orden dentro del que hacer de la administracin general Inutilidad de los objetivos por ser estos ambiguos y confuso. Violacin de autoridadresponsabilidad que ha sido asignada. Falta de iniciativa por falta de delegacin de autoridad entre lnea y asesora, definicin de funciones, Organizacin costos a innecesaria, Difcil y costoso control, Demasiados o pocos jefes, rea de control adecuado a las necesidades De formacin de la comunicacin y de la informacin entre los niveles de la organizacin. Conflictos de competencia y personal falto de motivacin. Difcil visin integral de conjunto de la misin de la empresa.

NECESIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVAEn las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. La auditoria tradicional (financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros.

Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluacin de:La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional)Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVAEntre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVAEs conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:

1. Sentido de la evaluacinLa auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que aseguren: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica.

2. Importancia del proceso de verificacinUna responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que se est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la prctica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que el responsable del rea o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

3. Habilidad para pensar en trminos administrativosEl auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de unadministrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

ALCANCEPor lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como:

Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidadCAMPO DE APLICACINEn cuanto a su campo, la auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social.

En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia.

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas:

1. Tamao de la empresa2. Sector de actividad3. Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: Microempresa Empresa pequea Empresa mediana Empresa grande

Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: Telecomunicaciones Transportes Energa Servicios Construccin Turismo Cinematografa Banca Seguros Maquiladora Electrnica Automotriz Editorial Arte grfico Manufactura Autocartera Textil Agrcola Pesquera Qumica Forestal Farmacutica Alimentos y Bebidas Informtica Siderurgia Publicidad ComercioEn cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: Nacionales Internacionales Mixtas

Tambin tomando en cuenta las modalidades de: Exportacin Acuerdo de Licencia Contratos de Administracin Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas Subsidiarias

En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:1. Tipo de organizacin2. Naturaleza de su funcin

Por su tipo de organizacin son: Fundaciones Agrupaciones Asociaciones Sociedades Fondos Empresas de solidaridad Programas Proyectos ColegiosPor la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas:

Educacin Cultura Salud y seguridad social Poltica Obrero Campesino Popular Empleo Alimentacin Derechos humanos Apoyo a marginados y discapacitados

Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad.

La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador slido.

QUIEN LA DEBE REALIZAR? Cuando ya se ha decidido el realizar el estudio, es cuando surge la interrogante sobre quin es el profesional ms indicado para realizar la Auditora Administrativa. Si partimos de que la realizacin de este tipo de Auditora es trabajo en equipo y requiere la intervencin de una serie de tcnicas, las cuales son aplicadas por especialistas de varios campos: Economistas, licenciados en Administracin de Empresas, el propio Contador Pblico, etc. Todos estos profesionales pueden emprender este tipo de Auditora siempre y cuando cuenten con la experiencia y los conocimientos generales sobre las tcnicas que intervienen en ella. Sin embargo, es indudable que el Contador Pblico es uno de los profesionales ms adecuados para desarrollar una Auditora Administrativa, principalmente cuando ha actuado como profesional independiente, ya que al estar en contacto directo con muchos y muy variados problemas en diferentes tipos de empresas le da una valiosa experiencia que lees de suma utilidad en la Auditora Administrativa.

LIMITACIONESComo limitaciones de la Auditora Administrativa podemos sealar 2 muy significativas:1. La Resistencia de la organizacin al cambio.Algunos elementos hay que elaborarlos para poder entrar en accin de Auditora, propiamente: Que se encuentran en suproceso, con resistencia del personal del rea en que se aplica y esto hace que no se cumplan los objetivos para los cuales se plante. Para llegar a practicar posibles soluciones, en ocasiones, existe la necesidad de elaborar las condiciones para la revisin, y esto conlleva a formular una serie de pasos que consumen una cantidad considerable de tiempo, muy superior a los beneficios.Si bien esta tcnica es una herramienta magnfica para las organizaciones, no es infalible, en virtud de que su principal limitacin consiste en que no cuenta con una escala de valores con la que pueda medirse el grado de eficiencia con que se cumple una funcin; por lo tanto, el resultado de tal revisin carece en cierta manera, ya que es el responsable de ella quien determina la escala ideal que usar como base para la evaluacin. No obstante, podemos decir que a medida que se vaya desarrollando la tcnica de la Auditora Administrativa y se vallan recabando experiencias de otros estudios realizados, llegaremos sin duda al establecimiento de modelos ideales contra los que se podrn comparar lo sresultados obtenidos. 2. Procesos de Investigacin y de Auditoria Administrativa. Para llevar a cabo un correcto desarrollo del proceso de la planeacin se requiere de una investigacin preliminar para determinar la situacin administrativa de la organizacin. Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin de campo de trabajo, y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, as como el primer contacto con la realidad. Lo quepuede provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecucin. Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podran surgir y brindar otra perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda mucha precisin, ya que la informacin tieneque analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusin en la interpretacin de su contenido. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios: Determinacin de las necesidades especificas Identificacin de los factores que requieren de atencin Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores. Especificacin del perfil del auditor Estimacin del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. FACTORES Y METODOLOGIAS

1. Planes y Objetivos. Examinar y dicutir con la direccin el estado actual de los planes y objetivos.

2. Organizacin.Estudiar la estructura de la organizacin en el rea que se valora.Comparar la estructura presente con la que aparece en la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay).Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin.

3. Polticas y Prcticas. Hacer un estudio para ver qu accin (en el caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de polticas y prcticas.

4. Reglamentos.Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales.

5. Sistemas y Procedimientos.Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras.

6. Controles. Determinar si los mtodos de control son adecuados y eficaces.

7. Operaciones.Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a efecto de lograr mejores resultados.

8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin.

9. Equipo Fsico y su Disposicin.Determinar su podran llevarse a cabo mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia utilidad del mismo.

10. Informe.Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en l los remedios convenientes.

UBICACIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Es parte del proceso administrativo y forma parte primordial como medio de control y cambio. Decimos como medio de control ya que se utiliza en la etapa de Control y es una tcnica estratgica utilizada para determinar la eficacia de los procesos administrativos utilizados en la organizacin de tal manera que nos muestra el estado en el que se encuentra nuestra organizacin y toda la estructura que la compone. Todo esto mediante un anlisis completo de toda la organizacin. Tambin se le dice medio de cambio ya que con los resultados obtenidos el auditor elabora un dictamen con sugerencias para la organizacin las cuales son para corregir algn error o proceso que sea necesario para el funcionamiento de la organizacin. Entonces decimos que la auditoria se ubica en el proceso de control como medida de seguridad para garantizar el efectivo funcionamiento de la organizacin y si en su caso es necesario para corregir algn defecto o error tanto en procesos como en la informacin ademas de todo esto con la auditoria se analiza el estado actual de la organizacin y que tan lejos se encuentra de lo que quiere ser.

NECESIDADES LEGALES Y SOCIALES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVALegal: Se utiliza para cubrir requerimientos contables, fiscales y gubernamentales.Social: Se utiliza para demostrar que la organizacin es una empresa sustentable que no daa ningn tipo de inters social, Ni el entorno en el que la sociedad esta desarrollndose.

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