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Auditoría N° 3.3.

INFORME DE AUDITORÍA N° 3

Santiago, 17 de abril del 2009

En cumplimiento del Plan Anual de Auditoria Interna para el presente año se realizó la auditoría al Proceso Administración del Instrumento Franquicia Tributaria de Capacitación, el cual está bajo la administración del Departamento de Capacitación en Empresas, de cuyo resultado se da cuenta en el presente Informe. Esta auditoria corresponde a los objetivos institucionales, se realizó de acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, aplicando los procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios según las circunstancias y el examen ha sido realizado sobre muestras, por lo que las observaciones y recomendaciones resultantes son aplicables a todas las materias relacionadas.

INFORME EJECUTIVO a) Materia Específica auditada Según lo consignado en el Plan Anual de Auditoría, se ha examinado el Proceso Administración del Instrumento Franquicia Tributaria de Capacitación, en lo que dice relación con los Subprocesos que a continuación se indican:

Fiscalización acción de capacitación.

Certificación del gasto anual de capacitación a las empresas.

Comunicación, rectificación y liquidación de acciones de capacitación realizadas a través de la empresa.

Comunicación y rectificación de acciones de Capacitación a través de OTIC

b) Alcance Abarcó un total de 100 acciones de capacitación liquidadas, muestra elegida de las operaciones realizadas entre el segundo semestre del año 2008 a la fecha de la realización de la Auditoría, en las regiones de Valparaíso, Bío Bío, Los Lagos y Metropolitana, revisándose 25 liquidaciones en cada una de estas regiones. c) Objetivo general de la auditoría Examinar el apego a la normativa legal, manuales e instrucciones para ejecución del proceso, subprocesos y etapas definidas.

d) Principales Hallazgos o Temas relevantes En el examen realizado al Proceso Administración del Instrumento Franquicia Tributaria de Capacitación, se pudo determinar: a. No se verifica permanentemente en la Unidad de Franquicia Tributaria, la

disponibilidad del servicio en Internet, responsabilidad que de acuerdo a la Matriz de Riesgos Institucional, recae en El Encargado de la Unidad de Franquicia Tributaria Se recomendó a la Jefa del Departamento de Capacitación en Empresas, instruir

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al Encargado de Franquicia Tributaria, verificar permanentemente la disponibilidad del Servicio de Internet y comunicar a través de correo electrónico posibles imperfecciones a la Unidad de Procesos y Sistemas”

b. Ninguna de las 100 acciones de capacitación auditadas fue fiscalizada durante su ejecución.

Se recomendó a los Directores Regionales realizar una planificación de acciones de capacitación a fiscalizar mensualmente. c. Se evidencia:

Solicitudes de modificación de fecha de inicio y término de la acción , por parte de la empresa, como la aceptación de esta por parte del encargado en la región, se realizó en forma extemporánea, lo que contraviene lo instruido, a este respecto , en el Manual de Franquicia Tributaria

Certificados que no cumplen los requisitos

Facturas que no cumplen requisitos. Se sugirió a los Directores Regionales, instruir a los funcionarios Encargados de franquicia Tributaria y a los analistas franquicia tributaria, ceñirse en forma estricta a lo dispuesto en el Manual de Franquicia Tributaria, en cuanto a todos los requisitos y en otros casos además se sugirió revertir la concesión del beneficio tributario, a las empresa que se les concedió forma indebida, por cuanto no cumplía con las normas establecidas. d. Respecto al sistema Informático Génesis, se observa que contiene fallas que

alteran el valor real imputable a la Franquicia Tributaria. Se recomendó a la Jefa del Dpto. de Capacitación en Empresa solicitar a la Unidad de Procesos y sistema corregir los errores en el sistema Génesis.

e) Conclusiones de la Auditoría Como conclusión del examen practicado y de las observaciones más relevantes, anteriormente descritas, es posible señalar que, existe un alto nivel de riesgo que un número importante de acciones de capacitación hayan sido mal efectuadas tanto por la falta de la correcta revisión por parte de los analistas de Franquicia Tributaria, como por los errores que posee el sistema informático Génesis. Se sugiere por lo tanto, a los Directores Regionales fortalecer el control interno de las operaciones relacionada con el cumplimiento de los requisitos establecidos. Lo anterior implica la implementación de procedimientos de control de actividades de los funcionarios a través de controles cruzados, periódicos y rigurosos.

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INFORME DETALLADO Objetivo General Examinar el apego a la normativa legal, manuales e instrucciones para ejecución del proceso, subprocesos y etapas definidas. Objetivos específicos 1. Verificar que se realice la función de fiscalización y se emita informe de respaldo 2. Verificar que se han revisado las acciones liquidadas, los aportes a OTIC, los

montos imputables de viáticos y traslados y demás de modo que la información incluida en el certificado represente en forma fidedigna el beneficio.

3. Verificar que se han revisado las acciones liquidadas, los aportes a OTIC, los

montos imputables de viáticos y traslados y demás de modo que la información incluida en el certificado represente en forma fidedigna el beneficio.

4. Verificar que se reviso los antecedentes que se adjuntan al formulario de

liquidación y que se cumpla con la normativa legal vigente. Constatar también que se liquide la acción de capacitación en el sistema y que se entrega el reporte de liquidación a la empresa.

5. Constatar que se revisó el Formulario de Comunicación, verificar que se cumpla

con los requisitos legales del Programa. y que se ha Ingresado los datos al Sistema y entregado a la empresa el reporte de ingreso.

6. Verificar que se revisó los antecedentes de la rectificación, su pertinencia y que

se ingresó los datos de la rectificación al sistema y se entregó el reporte a la empresa.

7. Confirmar que se verifica permanente la disponibilidad del Servicio de Internet y

que se comunica a través de correo electrónico posibles imperfecciones a la Unidad de Procesos y Sistemas.

8. Confirmar que se revisa los antecedentes de la rectificación, su oportunidad y

pertinencia y que se ingresa los datos de la rectificación al sistema informático. 9. Confirmar que se revisa los antecedentes de la rectificación, su oportunidad y

pertinencia. y que se ingresa los datos de la rectificación al sistema informático. 10. Verificar que se realizaron las prueba de totalidad con los respectivos OTIC

(número de empresas adherentes y monto de aportes) y que se prepara informe con los resultados de las pruebas realizadas y se envía a través de una Providencia a la Jefatura del Departamento de Capacitación en Empresas

Alcance de la Auditoría Abarcó un total de 100 acciones de capacitación liquidadas, muestra elegida de las operaciones realizadas entre el segundo semestre del año 2008 a la fecha de la realización de la Auditoría, en las regiones de Valparaíso, Bío Bío, Los Lagos y Metropolitana, resisándose 25 liquidaciones en cada una de estas regiones.

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El tipo de muestreo considerado para esta auditoría fue aleatorio por Dirección Regional y estratificado por acciones de capacitación liquidadas, considerando: a) Tiempo y costo b) Volumen del universo total

Oportunidad de realización de la auditoría La auditoría se efectuó desde el 16 al 20 de Marzo de 2009 en las Direcciones Regionales y desde 09 de marzo al 03 de abril y oficinas centrales del Servicio.

Se ocuparon 704 horas en la presentación con el Jefe de Franquicia Tributaria, presentación con los Directores Regionales, recopilación de antecedentes, análisis de documentos, análisis de bases de datos, registros en hojas de trabajo, diseño del informe preliminar de la auditoria, reuniones finales con los Directores Regionales, reunión final con el Encargado de Franquicia Tributaria, y el diseño del informe ejecutivo y detallado. Equipo de trabajo

El equipo de trabajo estuvo compuesto por los siguientes auditores internos: a) Marcela Negrete Irrazábal, de profesión Ingeniera en Control de Gestión, quien

revisó los subprocesos ejecutados en la Dirección Regional del Bío Bío. b) Marianella Pedreros González, de profesión Ingeniera de Ejecución en

Administración Pública, quien revisó los subprocesos ejecutados en la Dirección Regional del Bío Bío.

c) Mauricio Dasso Dote, de profesión Psicólogo, quien revisó los subprocesos ejecutados en la Dirección Regional Metropolitana.

d) Carlos Naveas Vásquez, Técnico en Administración de Redes Computacionales, quien revisó los subprocesos ejecutados en la Dirección Regional de Valparaíso y,

e) Erwin Linares Llanos, de Profesión Contador Auditor, quien revisó los subprocesos ejecutados en la Dirección Regional de los Lagos.

La responsable de esta Auditoría, es la Sra. Marcela Negrete Irrazábal.

Metodología aplicada

La metodología aplicada para la realización del presente trabajo consistió en las siguientes etapas: 1. Planificación de la auditoría en base a riesgos determinados con aplicación de la

metodología contenida en el documento técnico N° 24. 2. Ejecución de la auditoría con aplicación de los procedimientos y técnicas propias

de la función.

Se examinó la documentación soportante y sistema de información computacional, para cada subproceso, además del examen físico, concordante con el objetivo específico de la auditoría y pruebas de cumplimiento asegurando y verificando que los procedimientos utilizados fueran consistentes y vigentes.

3. Evaluación y análisis de los resultados obtenidos. 4. Conclusiones.

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5. Emisión del Informe de Auditoría con formulación de observaciones y recomendaciones, aplicando para tal efecto el Documento Técnico N° 25 – Versión 0.4 e indicando un plazo de respuesta para la realización del seguimiento posterior.

Limitaciones observadas en el desarrollo de la auditoría.

No hubo limitaciones.

Resultados detallados de la Auditoría

A continuación se presenta el resultado del trabajo realizado de acuerdo a los puntos críticos que se indican. Para los hallazgos advertidos durante el examen, se señalan sus causas, efectos reales o potenciales y las sugerencias para mitigarlos.

REVISIÓN A ETAPAS QUE SE REALIZAN A NIVEL CENTRAL 1. Subproceso: Certificación del gasto anual de capacitación a las empresas

Etapa: Emitir certificado de gastos a empresa Riesgo: Errores en la emisión y en el envío del certificado. La revisión a esta etapa no dio merito a observación

2. Subproceso: Certificación del gasto anual de capacitación a las empresas

Etapa: Informar al SII los montos franquiciables de empresas Riesgo: Errores en los montos franquiciables informados al SII Revisada este riesgo en el Nivel Central, no se encontraron observaciones, sin embargo en el examen efectuado a las Direcciones Regionales, se pudieron determinar hallazgos que afectan este riesgo, según se indica en el resultado de la revisión a cada una de las Direcciones Regionales.

3. Subproceso: Comunicación y rectificación de acciones de Capacitación a

través de OTIC. Etapa: OTIC comunica la acción de capacitación vía Internet a SENCE. Riesgo: Interrupción del Servicio de Internet de SENCE que no permita que OTIC comunique la acción de comunicación.

Hallazgos. Se observa que no se verifica permanentemente en la Unidad de Franquicia Tributaria, la disponibilidad del servicio en Internet. Esta etapa contiene en la matriz de riesgo del Servicio, un control que indica lo siguiente: “El Jefe de la Unidad de Franquicia Tributaria verifica permanente la disponibilidad del Servicio de Internet y comunica a través de correo electrónico posibles imperfecciones a la Unidad de Procesos y Sistemas”. Consultado respecto al cumplimiento de este control, el Jefe de Franquicia Tributaria indica que: “cuando las OTIC nos llaman y nos indican que tienen problemas en el sistema, ahí nos enteramos, luego verificamos y nos comunicamos telefónicamente con la Unidad de Procesos y Sistemas para que lo solucionen. Cuando la página está con problemas todo el día,

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entonces enviamos correos a la Unidad de Procesos y Sistemas”. Además indica que “no sabe si informática monitorea la disponibilidad del Servicio de Internet”

Causa: Incumplimiento del Jefe de Franquicia Tributaria del Nivel Central de verificar permanente la disponibilidad del Servicio de Internet, según el control definido en la Matriz de Riesgos de este proceso. Efecto: Efectos reales y/o potenciales Imposibilidad de comunicar a tiempo una actividad de capacitación por parte de las empresas, lo que repercute en la información oportuna sobre esta materia, establecida por el Servicio para determinar la realización de la inspección inicial de los cursos que van a comenzar. Recomendación: Se recomienda a la Jefa del Departamento de Capacitación en Empresas, instruir al Jefe de Franquicia Tributaria, verificar permanentemente la disponibilidad del Servicio de Internet y comunicar formalmente de correo electrónico posibles imperfecciones a la Unidad de Procesos y Sistemas” y en caso de que el problema persista generar un Plan de Contingencia que permita a las empresas comunicar oportunamente las acciones de capacitación, de manera que se cumpla con este requisito establecido por dicho Departamento.


través de OTIC. Etapa: OTIC solicita rectificar acción de capacitación Riesgo: Falta de oportunidad para la rectificación u omisión de datos relativos a la actividad. La revisión a esta etapa no dio merito a observaciones


través de OTIC. Etapa: Empresa solicita rectificar acción de capacitación. Riesgo: Falta de oportunidad para la rectificación u omisión de datos relativos a la actividad.

La revisión a esta etapa no dio merito a observación.


través de OTIC. Etapa: Certificar aportes recibidos por los OTIC. La Empresa realiza aportes de dinero para la capacitación de sus trabajadores, cuya utilización vence impostergablemente el 31 de diciembre de cada año. Riesgo: Falta de antecedentes y de oportunidad para la emisión del certificado que acredite el gasto. La revisión a esta etapa no dio merito a observaciones.

REVISIÓN A ETAPAS QUE SE REALIZAN EN LOS NIVELES

REGIONALES

DIRECCIÓN REGIONAL DE VALPARAÍSO 1. Subproceso: Fiscalización acción de capacitación.

Etapa: Fiscalizar acciones de Capacitación del Programa Franquicia Tributaria

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Riesgo: Incumplimiento de la normativa legal vigente en la realización de la acción de capacitación. Hallazgos De acuerdo con lo evidenciado en la auditoria a la dirección regional se puede señalar que durante el primer y segundo semestres del año 2008, se realizaron fiscalizaciones en terreno al Programa Administración del Instrumento Franquicia

Tributaria de Capacitación que se detallan a continuación:

Mes de Enero 40 cursos Mes de Julio 2 cursos Mes de Agosto 1 curso Mes de Noviembre 2 cursos

Consultada a la encargada de fiscalización, indica que no existe planificación previa de fiscalizaciones a acciones de capacitación de franquicia tributaria lo cual se demuestra con las cantidades y fechas de fiscalizaciones antes señaladas.

Causa: Falta de personal, y adicionalmente, que las funciones de fiscalización priorizan otros programas.

Efectos reales y/o potenciales: Que los cursos se efectúen en condiciones diferentes a las autorizadas, con un menor número de participantes de los que fueron comunicados y que en definitiva, se liquiden ante SENCE por un número de participantes que no procede, lo que implica que se les pueda otorgar un derecho a imputar a la franquicia montos que superan los que corresponden. Recomendación: Se recomienda a la Directora Regional instruir que se realice una planificación de acciones de capacitación a fiscalizar mensualmente, que incluya una cantidad de acciones de capacitación uniforme y adecuada a las capacidades de la Región.

2. Subproceso: Comunicación, Rectificación y liquidación de acciones de

capacitación realizadas a través de la empresa Etapa: Empresa solicita liquidar acción de capacitación Riesgo: Falta de oportunidad en la solicitud de liquidación La revisión a esta etapa no dio merito a observación


capacitación realizadas a través de la empresa Etapa: La empresa comunica la acción de capacitación a SENCE Riesgo: Falta de oportunidad para la comunicación y omisión de datos relativos a la actividad.

La revisión a esta etapa no dio merito a observación

4. Subproceso: Comunicación, rectificación y liquidación de acciones de

capacitación realizadas a través de la empresa Etapa: Empresa solicita a SENCE rectificar toda o parte de la acción de capacitación Riesgo: Falta de oportunidad para la rectificación y omisión de datos relativos a la actividad.


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5. OTROS HALLAZGOS:

a) Acción 2992059 se observa lo siguiente:

Fue comunicada por 9 participantes, el analista de franquicia tributaria

procedió a rebajar uno, quedando en 8 participantes, situación que no procede

Se observó modificación al valor efectivo comunicado de $ 432.000 a $82.666, debiendo ser registrado en este ítem el valor factura o efectivamente pagado por la empresa.

Causa: Falta de rigurosidad del funcionario para ingresar correctamente la información al sistema. Efectos reales y/o potenciales: Lo anterior implica un perjuicio tributario a las empresas debido a que se les disminuye el monto real de los gastos necesarios para producir la renta. Esta situación podría afectar la legalidad de las determinaciones y por ende el desarrollo de la etapa y el cumplimiento de su objetivo, exponiendo con ello al Servicio a eventuales observaciones por parte de Organismos externos. Que empresas puedan interponer recursos legales en contra de SENCE por interpretaciones equívocas de las normas legales. Recomendación: Se recomienda a la Directora Regional, instruir a los funcionarios de plataforma de franquicia tributaria, proceder con mayor rigurosidad en el registro de la información al sistema génesis, ingresando la información real y en forma correcta y de ser necesario solicitar capacitación en el uso del sistema al Departamento de Capacitación en Empresas.

b) Acción 2987515 se observó que al momento de la comunicación por Internet, el sistema Génesis no realiza los filtros de los cupos autorizados v/s los participantes inscritos.

Causa: Falta de controles en el Sistema Génesis respecto los filtros que debe contener. Efectos reales y/o potenciales: Que se estén generando autorizaciones incorrectas de acciones de capacitación preliquidadas vía Internet y que al momento de concurrir la empresa al SENCE con la documentación de sustento, no sea posible rechazarlas por el analista.

Recomendación: Se sugiere a la Jefa del Dpto. de Capacitación en Empresa solicitar a la Unidad de Procesos y sistema corregir los errores en el sistema Génesis respecto a lo que se informa.

c) Acción 298371 se observó que la factura presentada por la empresa, se encuentra incompleta respecto el detalle que debe contener.

Causa: Falta de de cumplimiento por parte de la empresa respecto del correcto llenado de estos documentos y de control de parte del funcionario responsable, en la aplicación de la norma relativa a los requisitos de la factura, lo cuales se encuentra señalados, en forma expresa, en el Manual de Franquicia Tributaria vigente.

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Efectos reales y/o potenciales: Aceptación por parte del analista de franquicia tributaria, respecto de documentos que debieron ser rechazados por no cumplir con la normativa, lo que repercute en desvirtuar por parte del propio SENCE el cumplimiento de los requisitos establecidos en sus propios instrumentos.

Recomendación: Se sugiere a la Directora Regional, instruir a los funcionarios de plataforma de franquicia tributaria, ceñirse en forma estricta a lo dispuesto en el Manual de Franquicia Tributaria, en cuanto a los requisitos de la factura presentada por las empresas.

d) Acciones 2948371, 2929178, 2959841 se observó que el Sistema Génesis no realiza el cruce del total imputable, con el monto autorizado por código, esta situación produce que el valor imputable es mayor a lo autorizado.

Causa: Sistema Génesis no cuenta con controles para la realización de cruce de montos a franquiciar. Efectos reales y/o potenciales: Error en los valores imputados a franquicia tributaria lo que con lleva a emitir los certificados a las empresas con montos franquiciables que no corresponde. Recomendación: Se sugiere al Jefa del Dpto. de Capacitación en Empresa solicitar a la Unidad de Procesos y sistema corregir los errores en el sistema Génesis respecto a lo que se informa.

Se sugiere finalmente a la Directora Regional fortalecer el control interno de las operaciones relacionada con el cumplimiento de los requisitos establecidos. Lo anterior implica la implementación de procedimientos de control de actividades de los funcionarios a través de controles cruzados, periódicos y rigurosos.

DIRECCIÓN REGIONAL DEL BÍO BÍO 1. Subproceso: Fiscalización acción de capacitación.

Etapa: Fiscalizar acciones de Capacitación del Programa Franquicia Tributaria Riesgo: Incumplimiento de la normativa legal vigente en la realización de la acción de capacitación.

De la revisión a la muestra elegida no se encontraron observaciones relevantes.

2. Subproceso: Comunicación, Rectificación y liquidación de acciones de capacitación realizadas a través de la empresa Etapa: Empresa solicita liquidar acción de capacitación Riesgo: Falta de oportunidad en la solicitud de liquidación

Hallazgo: Acción 2969289 EDYCE S.A Se observa que esta acción de capacitación con fecha de término 26 de noviembre de 2008, fue liquidada fuera del plazo legal con fecha 9 de marzo de 2009, el día que la empresa presentó la documentación a SENCE. Causa: Incumplimiento del funcionario analista en la aplicación de la norma.

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Efectos reales y/o potenciales: Otorgar la visación de SENCE y se liquida una acción que no cumple con los requisitos y que por lo tanto debe ser rechazada. Se emite un certificado, que acredita a una empresa, frente al Servicio de Impuestos Internos (SII) para hacer uso de una franquicia tributaria a la cual, en estricto rigor, no tiene derecho. Recomendaciones: Se sugiere al Director Regional del Bío Bío, instruir a los funcionarios de plataforma de franquicia tributaria, ceñirse en forma estricta a lo dispuesto en el Manual de Franquicia Tributaria, en cuanto a los plazos para liquidar una acción de capacitación Por otro lado, se sugiere revertir la concesión del beneficio tributario, a esta empresa que le fue concedido forma indebida, por cuanto no cumplía con las normas establecidas.


capacitación realizadas a través de la empresa Etapa: Empresa comunica la acción de capacitación a SENCE Riesgo: Falta de oportunidad para la comunicación y omisión de datos relativos a la actividad.

No se evidenció observación

4. Subproceso: Comunicación, Rectificación y liquidación de acciones de capacitación realizadas a través de la empresa Etapa: Empresa solicita a SENCE rectificar toda o parte de la acción de capacitación. Riesgo: Falta de oportunidad para la rectificación y omisión de datos relativos a la actividad. Hallazgos: Se pudo constatar la existencia de los siguientes casos en los cuales tanto la solicitud de modificación de término de la acción y de suspensión de clases, por parte de la empresa, como la aceptación de esta por parte de los analistas en la región, se realizó en forma extemporánea, lo que contraviene lo instruido, a este respecto , en el Manual de Franquicia Tributaria , vigente , en su Sección X , N°3 y N°4 que señala las condiciones bajo las cuales es posible realizar un cambio y que tipo de cambios no son permitidos por SENCE.

a) Acción 2986291 Empresa Sociedad Maestranza Emtemar Limitada

Se evidencia inconsistencia entre los datos presentados en el formulario de preliquidación y lo registrado en el sistema Génesis. El formulario indica fecha de término de curso 30 de diciembre de 2008, en cambio el sistema indica 19 de diciembre de 2008. Por otra parte, se constató que documento para rectificación de horarios, fecha de término y suspensión de clases, fue presentado en forma posterior al término del curso y al momento de la liquidación del mismo.

b) Acción 2959781 José Miguel Burgos Cávez

Se evidencia información de rectificación ingresada a SENCE con fecha 16 de enero de 2009, fecha en que se presentó la documentación para la liquidación en la Dirección Regional. .Esto contraviene lo establecido en la normativa vigente la cual indica que "la información deberá ser entregada a SENCE antes de que ocurran los hechos que se informan o al menos, el mismo día en el caso de corresponder a un imprevisto". Se observa además, que estos cambios solicitados no fueron ingresados al sistema génesis pero sí se aceptó la boleta y certificado de asistencia ambos con fecha de término de curso de 05 de diciembre, esto es un día después de la fecha de término informada en la comunicación del curso.

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Respecto a los casos explicados anteriormente ,el Manual de Franquicia Tributaria tipifica claramente las situaciones acontecidas y la forma en que se debe actuar “ … de igual manera , el SENCE no tramitará ningún tipo de cambio informado en forma posterior a su ocurrencia, particularmente cuando se haya efectuado en fechas distintas a las autorizadas y en general aquellos cambios que signifiquen imposibilidad de supervisarlos y fiscalizarlos … En todo caso , el SENCE no tramitará aquella información que transgreda las normas generales establecidas para las comunicaciones ”

Causa: Falta de rigurosidad, de parte del funcionario responsable, en la aplicación de la norma relativa a la oportunidad de los cambios en la comunicación. Los casos antes señalados se encuentran tipificados, en forma expresa, en el Manual de Procedimientos de Franquicia Tributaria vigente. Efectos reales y/o potenciales: Otorgar la visación de SENCE y liquidar una acción que no cumple con los requisitos y que por lo tanto debe ser rechazada. Se emite un certificado, que acredita a una empresa, frente al Servicio de Impuestos Internos (SII) para hacer uso de una franquicia tributaria a la cual, en estricto rigor, no tiene derecho. Recomendación: Se sugiere al Director Regional del Bío Bío, instruir a los funcionarios de plataforma de franquicia tributaria, ceñirse en forma estricta a lo dispuesto en el Manual de Franquicia Tributaria, en cuanto a la oportunidad de los cambios. Por otro lado, se sugiere revertir la concesión del beneficio tributario, a esta empresa que le fue concedido en forma indebida, por cuanto no cumplía con las normas establecidas.

5. OTROS HALLAZGOS a) Acción 2974352 Isapre Masvida S.A.

Factura presentada, no contiene la nómina de los participante y no indica frase que debe consignar en el Item “Información solicitada por SENCE en Certificado de Asistencia” Acción 2959781 José Miguel Burgos Cávez Factura presentada, registra una fecha de termino de curso distinta a al registrada en el Sistema Génesis.

Acciones 2987524, 2960000, 2986291, 2988344, 2988344, Los certificados de asistencia presentados para liquidar las mencionadas acciones de capacitación no registran el Nº de factura a la que están relacionados. Cabe señalar que el manual de procedimientos estipula expresamente los requisitos del Certificado de asistencia el cual debe indicar “este anexo forma parte de la factura Nº …….”

Causa: Falta de de cumplimiento por parte de la empresa respecto del correcto llenado de estos documentos y de control de parte del funcionario responsable, en la aplicación de la norma relativa a los requisitos de la factura, lo cuales se encuentra señalados, en forma expresa, en el Manual de Franquicia Tributaria vigente. Efectos reales y/o potenciales: Aceptación por parte del analista de franquicia tributaria, respecto de documentos que debieron ser rechazados por no cumplir con la normativa, lo que repercute en desvirtuar por parte del propio SENCE el cumplimiento de los requisitos establecidos en sus propios instrumentos.

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Recomendación: Se sugiere al Director Regional, instruir a los funcionarios de plataforma de franquicia tributaria, ceñirse en forma estricta a lo dispuesto en el Manual de Franquicia Tributaria, en cuanto a los requisitos de la factura presentada por las empresas.

b) Acción 2974352 Isapre Masvida S.A.

Se observó en el sistema Génesis que es un curso a distancia comunicado para un participante, sin embargo el mismo sistema permite ingresar a quince (15) participantes de la misma empresa Isapre Masvida. Se observa el curso liquidado por 15 participantes

Causa: Falta de controles en el Sistema Génesis respecto los filtros que debe contener. Efectos reales y/o potenciales: Que se estén generando autorizaciones incorrectas de acciones de capacitación preliquidadas vía Internet y que al momento de concurrir la empresa al SENCE con la documentación de sustento, no sea posible rechazarlas por el analista.

Recomendación: Se sugiere a la Jefa del Dpto. de Capacitación en Empresa solicitar a la Unidad de Procesos y sistema corregir los errores en el sistema Génesis respecto a lo que se informa.

b) Acción 2986291 Curso realizado por catorce (14) participantes con un valor de $ 72.000 cada uno según información del curso en sistema génesis, lo que al realizar la operación manualmente arroja el valor de $ 1.008.000, se observa que el curso fue liquidado por un valor de $ 1.600.000, el cuál es además superior al valor total del curso comunicado que es de $1.440.000. Se constata por tanto que se imputó un monto de $ 592.000, por sobre lo real imputable a franquicia tributaria.

Acción N° 3008686, En los datos registrados en el sistema génesis se observó que el monto autorizado para esta acción de capacitación, es de $ 1.805.000 para un total de 30 beneficiarios si embargo, se imputó un valor de $ 1.920.000, dando una diferencia de $ 115.000, superior a lo que correspondió imputar.

Causa: Sistema Génesis no cuenta con controles para la realización de cruce de montos a franquiciar. Efectos reales y/o potenciales: Error en los valores imputados a franquicia tributaria lo que con lleva a emitir los certificados a las empresas con montos franquiciables que no corresponde. Recomendación: Se sugiere al Jefa del Dpto. de Capacitación en Empresa solicitar a la Unidad de Procesos y sistema corregir los errores en el sistema Génesis respecto a lo que se informa.

d) Las acciones N° 2997302 y N° 994873 correspondientes a la empresa Cía.

Siderúrgica Huachipato S.A. están liquidadas en el sistema génesis pero las facturas respectivas no registran señales de haber sido pagadas por la empresa al OTEC.

Adicionalmente se observó lo siguiente: No contempla en el valor imputable el 20% del comité bipartito.

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Se evidencia que un participante no fue eliminado en el sistema Génesis al momento de la liquidación.

Causa: Falta de cumplimiento por parte de la empresa respecto los requisitos para presentar la liquidación y falta de revisión por parte del analista del SENCE. Efecto: Haberse liquidado incorrectamente las acciones de capacitación. Recomendación: Se recomienda al Director Regional de la región del Bio-Bio, instruir al encargado de Franquicia Tributaria, que se efectúe mayor rigurosidad en la revisión y verificación de la documentación para liquidar acciones de Capacitación de acuerdo a los requisitos establecidos en el manual de Procedimientos, realizar los calculo, así cotejar con lo registrado en el Sistema.

DIRECCIÓN REGIONAL DE LOS LAGOS

1. Subproceso: Fiscalización acción de capacitación. Etapa: Fiscalizar acciones de Capacitación del Programa Franquicia Tributaria Riesgo: Incumplimiento de la normativa legal vigente en la realización de la acción de capacitación. De la revisión a la muestra elegida no se encontraron observaciones relevantes.


capacitación realizadas a través de la empresa Etapa: Empresa solicita liquidar acción de capacitación Riesgo: Falta de oportunidad en la solicitud de liquidación






capacitación realizadas a través de la empresa Etapa: Empresa solicita a SENCE rectificar toda o parte de la acción de capacitación Riesgo: Falta de oportunidad para la rectificación y omisión de datos relativos a la actividad. Hallazgos: Se pudo constatar la existencia de los siguientes casos en los cuales tanto la solicitud de modificación de fecha de inicio y término de la acción , por parte de la empresa, como la aceptación de esta por parte del encargado en la región, se realizó en forma extemporánea, lo que contraviene lo instruido, a este respecto , en el Manual de Franquicia Tributaria , vigente , en su Sección X , N°3 y N°4 que señala las condiciones bajo las cuales es posible realizar un cambio y que tipo de cambios no son permitidos por SENCE.

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a) Acción 2853183 Domingo Rocco Sepúlveda: La carta solicitando el cambio de fecha de inicio y término de la acción es realizada el 30 Oct 2008, 60dias posterior al término efectivo del curso (30 Agosto 2008).

b) Acción 2.933.265 Encuentros Tecnología Informática Ltda.:

La carta solicitud de cambio de fecha de inicio de curso por parte de la empresa, se emitió con fecha 17 Diciembre de 2008 , 41 días posterior al termino efectivo del curso ( 11 de Nov 2008 ) y a 84 días de ocurrido el hecho ( del inicio del curso ).

c) Acción 2.981.835 Cultivadora de Salmones Linao Ltda.:

No hay evidencia física de la carta entre los documentos recibidos por parte del encargado de franquicia en la región, sin embargo en el formulario de pre-liquidación se hace mención a carta solicitud recibida de la empresa por la Sra. Palmira Sánchez el 14 Enero 2009, en que se solicita rectificación de valor curso y eliminación de 16 participantes. Ahora bien, el curso terminó el 19 de Nov 2008, esto es 55 días antes de la presentación de la carta.

Respecto a los casos explicados anteriormente ,el Manual de Franquicia Tributaria tipifica claramente las situaciones acontecidas y la forma en que se debe actuar “ … de igual manera , el SENCE no tramitará ningún tipo de cambio informado en forma posterior a su ocurrencia , particularmente cuando se haya efectuado en fechas distintas a las autorizadas y en general aquellos cambios que signifiquen imposibilidad de supervisarlos y fiscalizarlos … En todo caso , el SENCE no tramitará aquella información que transgredía las normas generales establecidas para las comunicaciones ”

Causa: Falta de rigurosidad, de parte del funcionario responsable, en la aplicación de la norma relativa a la oportunidad de los cambios en la comunicación. Los casos antes señalados se encuentran tipificados, en forma expresa, en el Manual de Franquicia Tributaria vigente.

Efectos reales y/o potenciales: o otorgar la visación de SENCE y liquidar una acción que no cumple con los

requisitos o Emitir un certificado, que acredita a una empresa, frente al Servicio de

Impuestos Internos (SII) para hacer uso de una franquicia tributaria a la cual, en estricto rigor, no tiene derecho.

Recomendación: Se sugiere a la Directora Regional, instruir al funcionario encargado de franquicia tributaria Sr.Nelson Hernández, ceñirse en forma estricta a lo dispuesto en el Manual de Franquicia Tributaria, en cuanto a la oportunidad de los cambios. Por otro lado, se sugiere revertir la concesión del beneficio tributario, a las empresas que se les concedió en forma indebida, por cuanto no cumplían con las normas establecidas.

Se sugiere finalmente a la Directora Regional fortalecer el control interno de las operaciones relacionada con el cumplimiento de los requisitos establecidos. Lo anterior implica la implementación de procedimientos de control de actividades de los funcionarios a través de controles cruzados, periódicos y rigurosos.

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DIRECCIÓN REGIONAL METROPOLITANA

1. Subproceso: Fiscalización acción de capacitación.

Etapa: Fiscalizar acciones de Capacitación del Programa Franquicia Tributaria Riesgo: Incumplimiento de la normativa legal vigente en la realización de la acción de capacitación.

De la revisión a la muestra elegida no se encontraron observaciones relevantes.

2. Subproceso: Comunicación, Rectificación y liquidación de acciones de capacitación realizadas a través de la empresa. Etapa: Empresa solicita liquidar acción de capacitación Riesgo: Falta de oportunidad en la solicitud de liquidación

Hallazgos: Se encontraron las liquidaciones N° 3006156; 3009815; 3011956; 2940560; y 2922225, que según el timbre de recepción de oficina de partes del SENCE Regional, se presentaron cerca del vencimiento del plazo, pero por razones de tiempo del analista, éste los ingresó al sistema cuando el plazo estaba vencido, por lo que quedó registrado en este último como tramitado fuera de plazo. Este hallazgo fue advertido en el informe N° 2, de fecha 28 de agosto de 2008, ante lo cual la Jefa del Departamento de Capacitación en Empresas hizo las gestiones ante Procesos y Sistemas para su corrección, sin que a la fecha haya ocurrido esto.

Causa: Sistema Informático no registra fecha de recepción de documentos y fechas de preliquidación como variables independientes de la fecha de liquidación final definitiva

Efectos reales y/o potenciales: La situación señalada no permite distinguir entre las liquidaciones que fueron presentadas dentro de los plazos y las que efectivamente se hicieron fuera de plazo, además de incidir en impedir a las empresas a hacer un legítimo uso de los beneficios de SENCE. Recomendación: Se recomienda a la Jefa del Departamento de Capacitación en Empresas que insista en la solución de este hito importante para el proceso.



Revisión no dio mérito a observaciones.

4. Subproceso: Comunicación, Rectificación y liquidación de acciones de capacitación realizadas a través de la empresa Etapa: Empresa solicita a SENCE rectificar toda o parte de la acción de capacitación Riesgo: Falta de oportunidad para la rectificación y omisión de datos relativos a la actividad. El examen documental no observó debilidades de control.

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5. OTROS HALLAZGOS a) En aquellos casos en que el costo efectivo de las acciones de capacitación

comunicadas es mayor al valor imputable, los analistas proceden a rebajar en el Sistema dicho costo igualándolo al total imputable, independientemente que se encuentren dentro del límite del valor hora fijado por SENCE.

Esta situación se produce en los registros N° 2944291; 2899831; 3006156; 3011956; y 6012557. Causa: Falta de uniformidad de criterios emanados del Nivel Central. Efectos reales y/o potenciales: Lo anterior implica un perjuicio tributario a las empresas debido a que se les disminuye el monto real de los gastos necesarios para producir la renta. Esta situación podría afectar la legalidad de las determinaciones y por ende el desarrollo de la etapa y el cumplimiento de su objetivo, exponiendo con ello al Servicio a eventuales observaciones por parte de Organismos externos. Que empresas puedan interponer recursos legales en contra de SENCE por interpretaciones equívocas de las normas legales. Recomendación: Se recomienda a la Jefa del Departamento de Capacitación dar directrices a la Dirección Regional Metropolitana para evitar que esta situación se produzca, de manera que el valor que excede del franquiciable, pueda ser usado por las Empresas como gasto necesario para producir renta y evaluar la necesidad de hacer extensible dichas directrices al resto de las Direcciones Regionales.

b) Los documentos de respaldos de las liquidaciones correspondientes a los

registros Números 2947630 de Empresa Dimotor S.A. y Nº 2892059 de Empresa Banco Ripley. no fueron encontradas en sus respectivos archivos.

Causa: Falta de procedimientos sobre el orden y custodia que deben tener los documentos que se utilizan en los procesos que desarrolla la Dirección Regional. Efectos reales y/o potenciales: Pérdida de documentos, imposibilidad de ubicarlos al momento de ser requeridos con la eventual falta de respaldo de las acciones que se desarrollan.

Recomendación: Que el Director Regional instruya a los funcionarios sobre el debido resguardo de la documentación a través de un procedimiento escrito, además de que se ubique la documentación que al momento de la auditoría no se encontraba disponible.

Retroalimentación y aseguramiento al proceso de gestión de riesgos

Se sugiere al comité de riesgos evaluar la incorporación de nuevos riesgos a la etapa “Empresa solicita liquidar acción de capacitación”, esto sustentado en que se han detectado los siguientes riesgos

1) “Falta de la correcta revisión de la documentación presentada por la

empresa al momento de liquidar una acción”.

2) “falla en el sistema informático en el cálculo del monto franquiciable”

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Asimismo, se sugiere a la Jefa del Departamento de Capacitación en Empresas, instruya revisar la matriz de riesgo, de manera de incorporar los hallazgos indicados en el punto 5 para cada una de las Regiones Revisadas, que da cuenta en el presente informe. Es todo cuanto podemos informar.

MARCELA NEGRETE I. MAURICIO DASSO D. AUDITORA INTERNA AUDITOR INTERNO CARLOS NAVEAS V. ERWIN LINARES LL. AUDITOR INTERNO AUDITOR INTERNO

MARIANELLA PEDREROS G. AUDITORA INTERNA

JAIME VERGRA MORAGA JEFE UNIDAD AUDITORIA INTERNA

auditoría n° 3.3. informe de auditorÍa n° 3transparencia_2010.sence.cl/docs/informe n 3... ·...

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