Documento reservado Informe técnico RP/1981-1983/5/10.1/03 CUBA

Establecimiento de servicios de información científica y tecnológica para el desarrollo económico y social

Asesoría en el área de automatización por la biblioteca nacional «José Martí»

por Carmen Álvarez

N.° de serie: F M R / P G 1 / 8 3 / 1 9 3

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

París, 1983

C U B A

ASESORÍA EN EL AREA DE AUTOMATIZACIÓN POR LA BIBLIOTECA NACIONAL "JOSE MARTI"

por Carmen Alvarez

Informe preparado para el Gobierno de Cuba por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco)

U N E S C 0

Informe técnico RP/1981-1983/5/10. l/ 03 FMR/PGl/83/193 (Alvarez) 31 de diciembre de 1983

© Unesco 1983 Printed in France

(i)

TABLA DE CONTENIDO

Pagina

INTRODUCCIÓN 1

OBSERVACIONES GENERALES 3

PARTE I:

DEPARTAMENTO DE SELECCIÓN Y ADQUISICIONES 6

Cubano 6

Extranjero 6

Depósito Legal 7

Compra 8

Canje 8

Donaciones 9

Colecciones Recuperadas 9

Recomendaciones 10

DEPARTAMENTO DE PROCESOS TÉCNICOS 12

Sección de Libros y Folletos 12

Sección de Publicaciones Seriadas 13

Sección de Materiales Especiales 14

Recomendaciones 15

DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIONES BIBLIOGRÁFICAS 19

Bibliografía Cubana 19

Bibliografías temáticas 19

índice General de Publicaciones Periódicas 19

Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas 20

Recomendaciones

(ii)

Pagina

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUSION TÉCNICA 26

Recomendaciones 27

DEPARTAMENTO DE REPRODUCCIÓN Y CONSERVACIÓN 28

DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LA CULTURA 29

Recomendaciones 30

DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIONES BIBLIOTECARIAS 3 1

NORMALIZACIÓN 32

Recomendaciones 34

PARTE II:

AUTOMATIZACIÓN 36

AUTOMATIZACIÓN DEL CATALOGO COLECTIVO DE PUBLICACIONES SERIADAS 42

Recomendaciones 46

APÉNDICE 1 Organigrama estructural de la Biblioteca Nacional "José Marti" 48

APPENDICE 2 Observaciones a las Normas de Descripción Bibliográfica de Libros y Folletos y de Publicaciones Seriadas 49

I N T R O D U C C I Ó N

La misión descrita en el presente informe tuvo lugar del 25 de Agosto al 25 de Septiembre de 1983 a petición del Gobierno de Cuba con fondos de la Unesco en el marco de su Programa Ordinario para 1981-1983.

Esta misión fue organizada a fin de ayudar a las Autoridades Cubanas en la "Asesoría en el área de automatización para la Biblioteca Nacional "José Marti".

La misión tiene como objetivos:

a) Desarrollo futuro de los servicios de la Biblioteca Nacional.

b) Planes para la automatización de varios servicios, incluyendo la bibliografía nacional y el catalogo co­lectivo de publicaciones seriadas.

c) Equipo requerido, incluyendo el computador y equipo de impresión y reprográfico para apoyar los servicios propues tos.

En entrevista preliminar sostenida con Mirian Martinez, Vicedirectora de la Biblioteca Nacional, ésta solicite) la aten­ción de dos areas fundamentalmente: a) funcionamiento de las dependencias técnicas, y b) automatización de la Biblioteca.

Para responder al primer requerimiento se analizaron los procesos que se realizan en los siete departamentos que confor­man la Vicedirección Técnica, y se estudiaron las normas vi­gentes y en proyecto adaptadas al ISBD. Las observaciones y recomendaciones surgidas en relación con estos aspectos cons­tituyen la primera parte de este informe. Para mayor claridad, cada unidad descrita va acompañada de las recomendaciones espe­cíficas que corresponden. Estas recomendaciones fueron explica­das, discutidas y aceptadas, en principio, por el personal responsable de los departamentos técnicos.

El aspecto de la automatización fue atendido de acuerdo a los lineamientos señalados por UNESCO, incluyendo lo atinen­te a desarrollo futuro de los servicios de la Biblioteca, por cuanto de acuerdo a las precisiones hechas por el personal directivo de la institución, esta desarrollo de los servicios fue concebido en términos de automatización de herramientas de información, circulación y todos los procesos biblioteca­rios en general.

El equipo de automatización había sido adquirido con anti­cipación a la prestación de la Asesoría, por lo cual fue nece­sario concertar entrevistas para tratar de obtener la mayor información posible acerca de las características y potenciali­dades del mismo. Las recomendaciones que se ofresen en rela­ción con este proyecto han sido determinadas por las peculiari­dades del equipo.

A manera de complementacion y de difusión de los resulta-

_ o _

dos de conversaciones y reuniones realizadas con funcionarios de la Biblioteca se organizó un ciclo de charlas para el perso­nal clave, con objeto de proveer información general sobre aspectos a considerar en la automatización, problemas, forma­tos normalizados, etc.

Todo lo relacionado con esta problemática la segunda parte de este informe.

se incluye en

Fué un privilegio trabajar con el equipo de la Biblioteca Nacional. Constituyen un grupo dedicado a su trabajo, sumamen­te interesados en mejorar la calidad y cantidad de los servi­cios de la Biblioteca Nacional a los usuarios individuales, bibliotecas y otras instituciones nacionales e internaciona­les. El Director, Dr. Le Riverend, tiene suerte en contar con tal equipo y ellos a su vez, obviamente, aprecian su dirección y apoyo continuo.

No hubiera podido realizar este trabajo sin la colabora­ción y paciencia del personal, con el que he tenido la oportu­nidad de trabajar, ya que en todo momento estuvieron dispues­tos a contestar a mis preguntas, suministrando toda la infor­mación que les fue requerida. Estoy particularmente agradecida a los siguientes:

Miriam Martínez

Xonia Jiménez

Isabel Pérez Viera

Dania Condís

Olga Vega

María Elena Chao

Pura Echevarría

Isora Rodríguez Rojas

Marta García Hernández

Daisy Domínguez Díaz

Pilar Fernández

Miguel Tamarit

Elisa Brutao

Celina García

Cecilia Linares

Isabel Echevarría

Ernesto de. los Ríos

Lydia Nuñez

En la Oficina Regional de la Unesco se me ofreció todo tipo de apoyo e información, especialmente el Director José Luis López Alvarez, Yolanda Arencibia y Guillermo Solis. Asi­mismo, agradezco la gentileza de los Sres. Armando Pérez Bassa, Ling Long y Eladio Bertot, funcionarios de Servicec (Servicio de Centro de Cálculo) que en reunión celebrada en la Biblio­teca Nacional explicaron la potencialidad de automatización en Cuba.

- 3 -

OBSERVACIONES GENERALES

La Biblioteca Nacional "JOSE MARTI" dirigida por el Dr. Julio Le Riverend depende del Ministerio de la Cultura, (ver anexo 1 con el organigrama estructural; participa muy activa­mente en la vida cultural del país mediante sus publicaciones, exposiciones permanentes, conferencias, cursos, seminarios de automatización, etc.

Su aporte a la normalización se realiza a través del Comi­té Estatal de Normalización, el cual delega en la Biblioteca Nacional la preparación de las normas a aplicar para el proce­samiento de los materiales de bibliotecas en todo el país. La adopción de las normas reviste carácter obligatorio una vez que han sido aprobadas. Los bibliotecarios encargados de esta tarea participan, posteriormente, en la divulgación de las mismas, mediante cursos y seminarios que se celebran tanto en La Habana como en el interior del país.

Hasta 1978, las Bibliotecas Públicas dependían completa­mente de la Biblioteca Nacional, pero al aprobarse una nueva estructura para el Ministerio de Cultura, se crea la Dirección de Bibliotecas Públicas con el fin de planificar y coordinar todo lo relativo al funcionamiento del sistema de bibliotecas públicas del país. Sin embargo, la Biblioteca Nacional sigue colaborando muy céreamente con esta Dirección en relación con la metodología a aplicar, estando además encargada de procesar los materiales destinados a las bibliotecas públicas. Ejecu­tando el procesamiento, se prepara una ficha modelo que es enviada a la imprenta para su reproducción y posterior distri­bución conjuntamente con los materiales bibliográficos a las diferentes unidades bibliotecarias del país.

Como anteriormente la Biblioteca Nacional procesaba en forma centralizada los libros para las bibliotecas públicas, aún quedan fichas por distribuir. También se siguen atendiendo solicitudes de fichas de los materiales antiguos cuyas fichas se reproducían en la Biblioteca Nacional y de las que aún exis­te un stock.

Actualmente, la Biblioteca Nacional cuenta con 350 emplea­dos, aproximadamente, de los que 195 son personal técnico bi­bliotecario; 103 bibliotecarios universitarios; y 92 técnicos medios.

El crecimiento del personal es de 2% anual para cubrir progresivamente nuevas necesidades. Además que se cubren las plazas que por diversas causas quedan libres.

El presupuesto de 1983 asciende a 1.180.000 pesos. Su asignación depende de la economía nacional pero nunca baja de la cantidad asignada para el año anterior.

La colección total de la Biblioteca Nacional asciende

- 4 -

actualmente, a 1.258.529 documentos, incluyendo todo tipo de materiales.

Durante el primer semestre de 1983 se atendieron 181.219 usuarios, proveyendo 250.326 servicios.

Existe un alto nivel de competencia profesional en toda la biblioteca, siendo notable el entusiasmo y energía con la que todos los funcionarios asumen una cantidad de trabajo que parece inalcanzable. Los jefes de departamento parecen estar bien calificados para la función que ejercen. Es evidente que la Biblioteca Nacional trata de emplear a los individuos más calificados para ampliar sus servicios, muchos de ellos demos­traban interés en mantener sus competencias a través de estu­dios adicionales.

El edificio de la Biblioteca Nacional fue construida espe­cíficamente con este fin. Sin embargo, sus características están lejos de ser las ideales debido a que los depósitos no se construyeron teniendo en cuenta los requisitos necesarios para la conservación de los materiales. Este problema consti­tuye una gran preocupación para la Dirección que ha realizado grandes esfuerzos para tratar de solucionarlo, ya que algunos de los materiales, sobre todo las publicaciones seriadas, están seriamente afectadas y se están desintegrando antes de que puedan ser microfi Imadas debido a la capacidad limitada del equipo existente.

Visité detenidamente en la Biblioteca Nacional las si­guientes unidades:

- Dirección

- Vicedirección

- Departamento

- Departamento

- Departamento

- Departamento

- Departamento

- Departamento tura

- Departamento

de Selección y Adquisiciones

de Procesos Técnicos

de Investigaciones Bibliográficas

de Retribución Técnica

de Reproducción y Conservación

de Información y Documentación de la Cui­

de Investigaciones Bibliotecológicas

- Depósitos.

P A R T E I

- 6 -

DEPARTAMENTO DE SELECCIÓN Y ADQUISICIONES

En este departamento se selecciona y se adquiere todo el material que ingresa en la Biblioteca Nacional.

El ingreso proviene de varias fuentes: Depósito Legal, Compra, Canje, Donaciones y Colecciones Recuperadas.

La selección, tanto en lo que se refiere a compras como a lo adquirido por otros medios, refleja en líneas generales los siguientes criterios:

Cubano

Se conservan tres ejemplares de todo el material cubano ingresado en la Biblioteca Nacional por cualquier fuente. Las únicas excepciones se hacen con los materiales infantiles y juveniles de los que se guardan dos ejemplares o solamente uno si el nivel es muy infantil, enviando el resto a las salas infantiles y juveniles que existen abiertas al público en la Biblioteca Nacional, y con las diapositivas de las que se adquieren tantas copias como se puedan conseguir, porque se prestan a otras instituciones donde las utilizan en la docen­cia.

Extranjero

Se conserva un solo ejemplar con la excepción de las dia­positivas :

a) Material sobre Cuba y de cubanos en el exterior.

b) Referencia de cualquier tipo.

c) Clásicos de la literatura universal.

d) Desarrollo técnico y cultural en Cuba, recogiendo aque­llos temas que no tengan ningún centro especializado que lo atesore.

Debo aclarar que la colección de la Biblioteca Nacional cubre tanto la literatura científica como la humanística y de ciencias sociales, aunque en los últimos años se presta más atención a los dos últimos aspectos por haberse creado centros especializados en el país que recogen literatura cien­tífica en varias ramas del saber.

Al ingresar el material se decide primero si interesa guardarlo por coincidir con los intereses de la Biblioteca Nacional. Si interesa o es cubano se chequea en el catálogo

- 7 -

oficial para comprobar si ya está incorporada en la colección. Se prepara una hoja con datos catalográficos (autor, título, pie de imprenta, paginaciones y datos referentes a otras edi­ciones) pasando esta información con el libro al Departamento de Procesos Técnicos. La copia se quedaba antes en Selección para elaborar una ficha que se incorporaba al catálogo de Se­lección. Recientemente se ha introducido el uso de una tarje­ta, en vez de la hoja, que revierte a Selección para ser inter­calada en su fichero. Los materiales sobrantes se distribuyen según una política establecida de prioridades anotando la dis­tribución en las fichas del citado catálogo interno.

Los materiales sobrantes se distribuyen según una políti­ca establecida de prioridades, anotando la distribución en las fichas de este fichero interno.

Todo el material que sale de Selección hacia Procesos Técnicos se acompaña con un listado redactado en forma muy general, conteniendo el número de volúmenes para que quede constancia del material entregado. De los tres ejemplares del material cubano se destinan dos para el servicio al público y el tercero se guarda para conservar la memoria nacional, prestándolo solamente en los casos muy especiales en que se hayan perdido los otros dos ejemplares y el investigador haya conseguido una carta autorizativa del Director de la Bibliote­ca Nacional.

Este principio aplica a todos los.materiales cubanos indi­ferentemente de la forma en que están producidos, impreso o audiovisuales, haciendo una excepción con las publicaciones periódicas, en cuyo caso se destina un ejemplar en reserva, uno para los investigadores y el tercero al público.

Esta unidad colabora muy activamente en la labor continua de mantener el inventario al día. Cada vez que se encuentran con ejemplares ya existentes en la Biblioteca Nacional comprue­ban en el depósito el estado de los almacenados para substi­tuirlos por los nuevamente adquiridos si están en un mejor estado de conservación.

El material que no queda en la Biblioteca Nacional se distribuye entre las Bibliotecas Públicas, Organismos interesa­dos o se utiliza para el Canje, siguiendo un plan establecido.

Depósito Legal

La ley vigente data de 1963 y en ella se consideran sola­mente los materiales impresos. Recientemente se ha presentado un nuevo proyecto de ley, pendiente de aprobación, en el que incluyen todos los materiales especiales.

Por Depósito Legal se recuperan cinco ejemplares de cada título impreso en el país, y la mayor parte de los materiales especiales, aunque no estén contemplados aún en la ley. En

- 8 -

general, no existen mayores problemas en la recuperación debi­do a que la producción editorial es toda ella de carácter gu­bernamental, aunque hay que hacer un esfuerzo para mantener enterados a los responsables en los organismos que cambian de estructura y en los que los nuevos encargados desconocen la ley.

Compra

Se adquiere el material que se considera que es de inte­rés según los criterios de selección y que no ha ingresado por otras fuentes.

Se prepara un plan anual basado no solamente en lo que se decide en Selección, sino que se tienen en cuenta también las solicitudes de los usuarios y de los investigadores de la misma biblioteca, que tienen necesidades muy específicas basadas en acuerdos internacionales que deben atender.

La compra se tramita a través de un organismo central: Empresas Ediciones Cubanas, con el que se coordina todo lo referente a solicitudes y recibo del material. En el caso que no consigan parte del material solicitado no se hace un segun­do intento de compra, sino que hay que volver a solicitarlo al siguiente año, aunque eventualmente puede ocurrir que hayan conseguido el material en otro país del especificado como pro­veedor. Este procedimiento ocasiona que a veces no se consiga material necesario por estar ya agotado en el momento de hacer la compra.

Canje

Constituye la fuente principal de ingresos en la Biblio­teca Nacional. Su organización y movimiento son muy dinámicos, prestándole una atención especial por la importancia que tie­ne en el enriquecimiento de las colecciones.

A veces se hacen compras locales para utilizar en canje. Algunos países, tienen dificultades en conseguir libros cuba­nos, estableciendo de esta forma una relación especial a tra­vés de la cual se consiguen otras publicaciones de tipo comer­cial que interesan a la Biblioteca Nacional.

El Canje está organizado y dividido por áreas: Asia y Africa, América Latina y El Caribe, Estados Unidos y Canadá, Europa y Países Socialistas. Cada una de estas áreas están a su vez subdivididas en detalle.

- 9 -

Donaciones

Las donaciones se aceptan sin condiciones. Generalmente, en el caso de particulares se visita el lugar donde está ubica­da la colección a donar, seleccionando y retirando solamente el material de interés para la Biblioteca Nacional.

Colecciones Recuperadas

Estas colecciones pertenecen, en su mayoría, a particula­res, que abandonaron el país después de 1959. Se trata muchas veces de fondos bibliográficos sumamente valiosos que sirven para completar las colecciones de la Biblioteca Nacional. Este material está depositado en el piso 16 del depósito y se traba­ja en bases continuas en su selección y distribución.

*

- 10 -

RECOMENDACIONES

Administrativamente se necesitaría una definición de funcio­nes y separación de las tareas que se realizan en este Depar­tamento. Actualmente, se llama de Selección y Adquisiciones, pero en realidad atiende también el Depósito Legal, Canje, Donaciones y Colecciones Recuperadas. Cada una de estas acti­vidades constituye un universo de complejidad. Teniéndolas bien definidas se podría determinar el número de funciones que se necesitarían en cada una de ellas para atender el gran volumen de trabajo existente en este departamento y estudiar la conveniencia de subdividirlo en secciones.

Por ejemplo, en Depósito Legal hay sólo una persona universitaria, a veces sustituida por el mismo jefe del De­partamento, para atender el trabajo interno y las visitas. Obviamente se necesitaba algún ayudante para recoger el mate­rial en la calle en aquellos casos que no lo entregan a la biblioteca y la facilitación de un vehículo para transportar el material (actualmente utilizan frecuentemente el transpor­te público y dichos funcionarios cargan ellos mismos el mate­rial ) .

Es necesario que la política de selección de la Biblioteca Nacional se escriba y se formalice. Aunque los criterios son claros en su definición y aplicación, es conveniente que no estén solamente en la mente del funcionario encargado del departamento, sino que quede constancia escrita para que cualquier encargado en el futuro pueda continuar en la misma línea.

Se debe escribir, definir y justificar el criterio de distri­bución para aquellos materiales que no guarde la Biblioteca Nacional, determinando formalmente una lista de organismos en orden prioritario, a donde se envíen los materiales. Esta poli-tica sería un gran apoyo al Departamento de Distribución Técnica.

El chequeo de si el material existe o no en la Biblioteca Nacional debe agilizarse tratando a su vez de eliminar el fichero interno existente. En el caso de material que va a pasar a la colección, podría anotarse en la misma ficha del catálogo de Procesos Técnicos y en el caso que no se guarde en la Biblioteca Nacional debería informarse a la unidad de Distribución Técnica del destino al que se envía para que ellos lo anoten en su catálogo. Tal como se hace ahora redunde en una duplicidad del trabajo y en que la in­formación de distribución esté incompleta tanto en Selección como en Distribución Técnica.

Con Procesos Técnicos debe determinarse quién va a hacer la búsqueda en los catálogos. Lo ideal sería que se consiguiese un enlace entre ambas unidades, pero en todo caso debe hacerse solamente una vez, para evitar que dos funcionarios, uno de selección y otro de Procesos Técnicos

- 11 -

comprueben la misma información en el catálogo.

- Debería evitarse la duplicidad de catálogos con los existen­tes en otras unidades de la Biblioteca Nacional. Sería más rápido consultar p.e. el cardex de publicaciones seriadas en dicha unidad y en el que la información está actualizada y completa, que mantener en Selección un cardex para publica­ciones seriadas adquiridas. Lo mismo aplica para los materia­les especiales.

- Debería eliminarse la asignación del número de folio. Puesto que no existe ningún registro del mismo, no tiene ninguna utilidad.

- Debería reconsiderarse, teniendo en cuenta la limitación de espacio en los depósitos, si deben guardarse siempre tres ejemplares en la colección de la Biblioteca Nacional, sobre todo en el caso de las reimpresiones, libros de texto y guías didácticas.

- 12 -

DEPARTAMENTO DE PROCESOS TÉCNICOS

Está subdividido en tres secciones: Libros y Folletos, Publicaciones Seriadas y Materiales Especiales, procesándose en cada una de ellas los materiales correspondientes.

El Jefe del Departamento atiende las consultas y vela porque las normas se apliquen.

Para Libros y Folletos y Publicaciones Seriadas se siguen las Normas Cubanas para la descripción bibliográfica basadas en el ISBD. Todas las entradas y la descripción del resto de los materiales se determinan por normas preparadas en las sec­ciones, algunas completamente originales como es el caso de los materiales cartográficos y otras partiendo de las reglas previas a la publicación del ISBD.

El esquema de clasificación utilizado es el de Dewey y se asignan los epígrafes creados en las secciones.

Mensualmente se publica un listado de todo el material extranjero procesado completamente, que no recoje la Biblio­grafía Cubana, organizado por Dewey, con un índice analítico, que se distribuye a Referencia y a usuarios corporativos e individuales a los que pueda interesar conocer las nuevas adquisiciones incorporadas a la colección.

También se prepara la ficha modelo correspondiente al material de las bibliotecas públicas que se envía a la impren­ta para su reproducción.

Sección de Libros y Folletos

Se procesan las monografías cubanas y extranjeras que conforman la colección de la Biblioteca Nacional.

Al recibir los materiales de Selección se acuñan, antes de iniciar el proceso.

Primero se chequea en el catálogo oficial, en el que están intercaladas, también, las fichas de autoridad de nom­bres, la forma establecida para el responsable de la obra. Si no se . encuentra, se investiga en las fuentes de referen­cia disponibles y en caso que esta búsqueda sea también negati­va, se establece la autoridad tal como aparece en la portada.

A continuación se cataloga, se clasifica y se le asignan los epígrafes.

Las funciones están divididas según la preparación y expe­riencia de los funcionarios.

- 13 -

Una vez finalizado el proceso se mecanografican las fi­chas, una por una, se revisan y una vez corregidas se interca­lan en los catálogos respectivos: internos y de servicio al público.

El material cubano, con una ficha, se pasa al Departa­mento de Investigaciones Bibliográficas para su inclusión en la Bibliografía Cubana.

La ficha que se recibe de Selección con los datos cátalo-gráficos de la portada y el autor investigado en el catálogo, se devuelve a dicho departamento para su intercalación en el fichero de selección.

No hay una revisión final sino que se confía en la peri­cia de los catalogadores y clasificadores, asignando el proce­so del material cubano a la persona de mayor conocimiento y experiencia en la Sección.

Los epígrafes se determinan y establecen aquí, habiéndose creado recientemente un grupo de trabajo en el que participa un funcionario de Investigaciones Bibliográficas para revisar­los y normalizarlos sistemáticamente.

Sección de Publicaciones Seriadas

Procesa las publicaciones seriadas cubanas y extranjeras.

Las colecciones están organizadas en el cardex y depósito en orden alfabético por cada país.

Del material extranjero se guarda sólo un ejemplar. Cuan­do hay publicaciones de organismos internacionales en varios idiomas, se conserva la publicación en español y se decide en cada caso si mantener una colección paralela en otro de los idiomas. En caso afirmativo se procesa completamente por separado.

Los funcionarios según su grado de experiencia, realizan la descripción bibliográfica, mantenimiento del cardex, selec­ción negativa, asignación de epígrafes, revisión de tipografía e intercalación de fichas en los catálogos.

Las fichas se mecanografían una por una.

Se envía siempre una ficha del material cubano al Departa­mento de Investigaciones para su inclusión en la Bibliografía Cubana.

- 14 -

Sección de Materiales Especiales

En esta sección se procesa música impresa y grabada, ma­terial cartográfico, diapositivas, fotografías y manuscritos.

Hay funcionarios especializados para cada tipo del mate­rial que realizan el procesamiento con todo detalle, por uni­dades y en su totalidad.

Se sigue el mismo orden general que en las otras seccio­nes en cuanto fichas se refiere.

Cada material tiene su sala respectiva de servicio al público con sus catálogos, no existiendo un catálogo general centralizado.

- 15 -

RECOMENDACIONES

Se deberían adquirir un minigraph para cada sección con el fin de agilizar la reproducción de fichas. El mecanografiar ficha por ficha resulta un proceso demasiado laborioso y que consume demasiado tiempo del profesional que las corrige y de las mecanógrafas a las que resulta imposible tener el trabajo al día.

Se debería estudiar la factibilidad de integrar todos los diversos catálogos al público en uno solo. Sería de mayor utilidad para los usuarios el tener todos los catálogos y orientación general a la entrada de la biblioteca, que dispo­ner de ese espacio para las exposiciones.

Aunque ello suponga un desplazamiento para la consulta de los profesionales, se deberían centralizar los ficheros de autoridades de nombres y de epígrafes para conseguir una mayor normalización interna, y mejor control, evitando la duplicidad del trabajo, de ficheros, y el tener varios epí­grafes, según la sección e incluso según la preferencia del catalogador, para designar el mismo concepto. Este punto es de suma importancia para la normalización de la Bibliote­ca Nacional.

En el grupo de trabajo sobre epígrafes se debe incluir un representante de cada unidad de procesamiento, así como del servicio al público para tener un archivo que recoja la opi­nión y necesidades de todos, sin olvidar a los usuarios. Para este trabajo se necesitaría adquirir la ed. 9 del Lista­do de Encabezamientos de Materia de la Biblioteca del Congre­so, ya que la sexta que se está utilizando está desactualiza­da. También se debería, en la medida posible, conseguir dic­cionarios políglotas especializados. Los Elsevier, publica­dos en Holanda, son considerados los mejores, siendo utiliza­dos en varios países hispanoparlantes, con lo que a la vez que se cubren necesidades propias, se irá normalizando el lenguaje a un nivel más amplio.

Se debería contactar al Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior (ICFES) en Colombia, dirigi­do por José Arias, para determinar si ya han publicado las listas de encabezamientos de materia que son el • fruto de un proyecto financiado por la Organización de Estados Ameri­canos .

La Biblioteca Nacional y Biblioteca Central de la Uni­versidad Central de Venezuela han hecho grandes progresos en esta área y podría solicitarse sus listados.

Todos los esfuerzos ya hechos de traducción, creación y establecimiento de epígrafes deberían ser utilizados.

- 16 -

Se debería trabajar muy especialmente en el estableci­miento de todo tipo de referencias cruzadas y de términos no utilizados. A los clasificadores les ayuda grandemente en su trabajo disponer de un mecanismo de referencias que a menudo les provea con un término más específico que el que habían pensado en un principio. Los términos no utiliza­dos ayudan al usuario en su búsqueda de información.

- En la sección de publicaciones seriadas deben asignar los epígrafes específicos que mejor describan las publicaciones, sobre todo, teniendo en cuenta que en su mayoría tienen un carácter investigativo o científico. Se deben dejar epígra­fes generales para las publicaciones que tienen este carác­ter. Se debería utilizar el subencabezamiento "Publicaciones periódicas" para este tipo de material, ya que así se dis­tinguirá al integrarlo con los demás si se unifica el catá­logo al público y en la presentación de la Bibliografía Cu­bana.

- La intercalación de las fichas en los catálogos podría ser realizada por los técnicos en vez de por los bibliotecarios. Si no se confía completamente en su habilidad podrían dejar las fichas paradas en el catálogo para ser revisadas por un profesional antes de su intercalación definitiva.

- La intercalación de fichas en los catálogos al público debe­ría compartirse con el personal que atiende estas secciones. El catálogo constituye la mejor fuente de consulta para un referencista y en la medida que mejor lo conozcan, mejor orientación proveerán al usuario sobre la información dispo­nible en los fondos de la Biblioteca.

- Se debería reforzar el entrenamiento del personal de Libros y Folletos en la utilización de las Normas Cubanas vigentes para afinar detalles de la descripción bibliográfica en la que existen algunos fallos. Como en la Biblioteca Nacional se decidió aplicar el nivel II de la descripción deben in­cluirse todos los campos prescritos en este nivel y no omi­tir caprichosamente algunos de ellos, como p.e. el tamaño del material.

- Para el material cubano se debería establecer algún mecanis­mo de control de calidad para asegurarse de la corrección de la descripción antes de pasar las fichas a la Bibliogra­fía Cubana. No se deben pasar los libros, sino solamente las fichas.

- En la medida que se implementen las nuevas normas para la determinación y forma de los puntos de acceso, se deberían revisar y cambiar las autoridades de nombres establecidas cuando vuelvan a aparecer en el material nuevo ingresado. A la larga se irán unificando y se evitarán muchos proble­mas en el mantenimiento actualizado del catálogo que sino necesitará una gran cantidad de referencias del tipo "véase además" y notas explicativas, facilitando también la búsque­da al usuario que se confunde con la variedad de formas uti-

- 17 -

lizadas para una misma entidad bibliográfica.

Se podría agilizar el proceso de búsqueda de autoridades en las fuentes existentes. En primer lugar, estas fuentes siempre tienen un atraso en la información al no disponerse de los últimos números, y los registros anteriores a enero de 1981, fecha en la que se comienzan a usar las RCAA2 en la mayoría de las bibliotecas, no sirven como autoridad por aplicar normas ya obsoletas.

Para obtener esta agilización se podría establecer una política de no-conflicto, para el establecimiento de formas de nombres de autores personales o corporativos que funciona­se de la siguiente forma:

1) Cuando se reciba un nuevo item en una de las unidades de catalogación se chequea en el catálogo oficial para determinar si el responsable de la obra ya ha sido esta­blecido como autoridad.

2) Se toma el nombre tal como está cuando ya ha sido estable­cido. En este paso hay que tener en cuenta que cuando se inicie la aplicación de las RCAA2 para el estableci­miento de autoridades, hay que considerar si la autoridad concuerda con lo especificado en las nuevas normas, en caso negativo habrá que realizar las correcciones perti­nentes en autoridad y catálogo público en este momento.

3) Si el nombre presenta confusión con otro ya establecido (si otra persona u organismo tiene un nombre similar), se debe realizar una investigación en las fuentes de refe­rencia disponibles para encontrar algún elemento que dis­tinga los dos nombres, estableciendo cada uno de ellos en forma distintiva con sus correspondientes referencias cruzadas.

4) Si el nombre es completamente nuevo y no presenta ningún conflicto con otro existente, se establecerá de acuerdo a las normas, basándose en la portada de la obra como fuente de referencia y sin realizar ninguna investigación en las obras de consulta. Las referencias cruzadas se sacarán de la información disponible en la misma obra.

En esta área se debe prever la adquisición de lectores de microfichas porque la Biblioteca del Congreso ha desconti­nuado la publicación impresa de sus catálogos, a no ser que con la automatización se disponga de las cintas MARC en cin­ta magnética y pueda tenerse acceso a las mismas en el equi­po de la Biblioteca Nacional.

Cuando se consiga un nuevo depósito se podría considerar el traslado al mismo de las publicaciones seriadas que se están dañando irreversiblemente en el actual. Al mismo tiem­po, se podría cambiar la organización del depósito y cardex a que sea estrictamente alfabético. Tal como está ordenado ahora por país y dentro de cada país alfabéticamente, cons-

- 18 -

tituye un obstáculo en el trabajo en el almacén para preveer el crecimiento, siendo pesada la movilización de fondos, cuando se agota el espacio para un país y en procesamiento y servicio al público para localizar una publicación determi­nada.

- Tanto en las secciones de procesos técnicos como en la de Investigaciones Bibliográficas se podrían ir estableciendo promedios de producción por función, que son perfectamente medibles, para mantener y exigir una producción adecuada.

- Cuando se inicie la catalogación de analíticas se deberá concertar muy cuidadosamente el trabajo a realizar con las unidades del índice General de Publicaciones Periódicas y con Información y Documentación de la Cultura, para evitar repeticiones.

- 19 -

DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIONES BIBLIOGRÁFICAS

Coordina y dirige las siguientes actividades:

Bibliografía Cubana

Compila todo el movimiento bibliográfico nacional recupe­rando los siguientes tipos de documentos: libros, folletos, publicaciones seriadas, música impresa, fonorregistros, mate­riales cartográficos, películas, carteles, emisiones posta­les y materiales efímeros del tipo de programas de exposicio­nes y de actividades culturales.

Cada tipo de material se separa en secciones incluyendo suplementos para cada tipo de documento de los títulos no reco­gidos en el año de su publicación, una sección sumamente deta­llada de personalidades cubanas fallecidas y una sección titu­lada Autores Cubanos en el Extranjero.

Consta de un índice analítico en el que se incluyen, abso­lutamente, todos los nombres., que aparecen en la presentación de las obras, para lo que se realiza una investigación espe­cial, aparte de la descripción hecha en Procesos Técnicos.

Como la Biblioteca Nacional no almacena la producción cinematográfica, la información relativa a estos materiales se recibe del Instituto Cubano de Arte e Industria Cinemato­gráfica.

En esta unidad se describen para la Bibliografía los mate­riales no procesados en la Biblioteca Nacional: emisiones pos­tales, películas y los materiales de carácter efímero.

Bibliografías temáticas

Se compilan dichas bibliografías atendiendo peticiones de usuarios individuales e institucionales; para su confección se averiguará toda la información existente sobre el tema en los fondos de Biblioteca Nacional, completándola con la dispo­nible en otros centros similares, lo que implica un desplaza­miento de los funcionarios para realizar la investigación.

índice General de Publicaciones Periódicas

Recoge los principales artículos aparecidos cada año en las revistas cubanas de carácter general.

En realidad se trata de un listado de analíticas procesa-

- 20 -

das con gran detalle. Casi todos los artículos tienen un resu­men y los índices se elaboran minuciosamente, teniendo acceso por autor y materias, revisando todos los nombres que pueden aparecer en un artículo para indicarlos y haciendo referencias de "véase además", por ejemplo, bajo Pintores Cubanos a todos los nombres de pintores que aparecen eñ los artículos recogi­dos.

Los epígrafes no coinciden con los establecidos en Proce­sos Técnicos.

Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas

Se creó en 1963 como parte de una política estatal para desarrollar la ciencia, recogiendo las publicaciones seriadas especializadas, nacionales y extranjeras, existentes en todo el país. Inicialmente se recompilaban solamente publicaciones de carácter científico y técnico, incorporando más tarde, las humanísticas y de ciencias sociales. Se excluyen las generali­dades.

Antes de establecer una nueva entrada se investiga cuida­dosamente en las fuentes de referencia existentes sobre publi­caciones seriadas.

Cada publicación se procesa detenidamente haciéndole la descripción bibliográfica y asignándole la clasificación Dewey, epígrafes y un número consecutivo de ingreso.

Los catálogos internos están ordenados por título, número de ingreso y epígrafes.

El cardex consta de un cuerpo principal subdividido por secciones: Internacional, cubano y soviético. La ordenación es por título, a no ser en aquellos casos de títulos genéricos que se entran por el organismo responsable de su publicación. La información recibida de las instituciones participantes se transcribe en el cardex inmediatamente que se recibe, mante­niendo éste actualizado, tanto en nuevas adquisiciones como en descartes.

Se creó un sistema de siglas para las instituciones par­ticipantes en las que las dos primeras letras corresponden al área geográfica de ubicación de la institución y el resto a las distintivas del organismo.

El número de títulos recopilados actualmente asciende a unos 35.000.

- 21 -

RECOMENDACIONES

Al compilar la Bibliografía Cubana se tiene que respetar la asignación de entradas, descripción bibliográfica y epí­grafes hechos en las distintas secciones de Procesos Técni­cos. Bajo ningún concepto deben cambiarse. En Procesos Técni­cos mantienen y crean los catálogos de autoridades, estable­cen los epígrafes, y aplican las normas aprobadas como nacio­nales, estando en capacidad de determinar la forma definiti­va de los puntos de acceso.

El personal de la Bibliografía Cubana más bien debe fungir como un filtro de calidad. Puede ocurrir que con la presión de la producción en Procesos Técnicos se escape algún error en la descripción o en la asignación de puntos de acceso. Si esto ocurre, los encargados de la Bibliografía Cubana deben señalarlo al jefe de Procesos Técnicos para que subsanen el error y realicen las correcciones oportunas.

En el índice se deben respetar las entradas determinadas en el procesamiento, reseñando solamente los autores y epí­grafes para los que" se realizaron entradas secundarias.

Uno de los objetivos de la Bibliografía Cubana es el de servir de modelo en el procesamiento, por lo que alterar lo determinado en Procesos Técnicos donde se vela por la normalización de los asientos supone que se violan los prin­cipios a seguir en cuanto normas se refiere.

A esta unidad debe enviarse solamente las fichas biblio­gráficas, debiendo los funcionarios consultar las obras mis­mas, solamente si surge una duda, en dicho caso, deben infor­mar a Procesos Técnicos para que ellos realicen la revisión y corrección definitivas.

En cuanto al formato de presentación quizás fuese más útil para el usuario fungir en un solo cuerpo los registros perte­necientes a todo el material compilado, que se distinguirá perfectamente entre sí por la descripción, así como aquellos materiales que por retraso en el cumplimiento del depósito legal, ingresaran tarde en la Biblioteca Nacional. Es más práctico el compilar la bibliografía en base al material procesado en un tiempo determinado, que tratar de agruparlo estrictamente por el ingreso del depósito legal, lo que re­dunde en un atraso en la publicación que no se amerita desde el punto de vista del usuario.

Se debería estudiar la inclusión del material con infor­mación sobre Cuba escrita o producida por autores extranje­ros. Podría incluirse en el todo, pero señalándola con un signo especial, para seguir cumpliendo con el principio del Control Bibliográfico Universal que especifica que las bi­bliografías nacionales recojan todo el material publicado en un territorio determinado. Sin embargo, en general, se

- 22 -

recomienda incluir el material sobre el país por completar de esta forma la literatura y por ser sumamente valiosa esta información para los investigadores y público en general.

Sería conveniente reconsiderar, teniendo en cuenta el costo de su procesamiento, la inclusión de los materiales efímeros que por política de la Biblioteca Nacional se inclu­yen en la Bibliografía. Este material no es representativo de la producción editorial (objetivo principal de la Biblio­grafía). En todo caso aunque se sigan incluyendo, debería considerarse el que se procesen en la unidad correspondiente de Procesos Técnicos de acuerdo con normas de catalogación, acortando la descripción a lo prescrito, p.e. en los progra­mas de espectáculos es suficiente con especificar los ejecu­tantes principales en vez de incluir el elenco completo.

Se debe preveer la acumulación de los índices, ya que por razones de costo es posible que no se pueda acumular el texto completo. En la acumulación se debe incluir el núme­ro del volumen en el que se halle la información.

La preparación de bibliografías temáticas supone un costo sumamente alto para la Biblioteca Nacional, máxime teniendo en cuenta que se confeccionan incluyendo un análisis general de la información disponible sobre el tema y no sólo basán­dose en los fondos de la Biblioteca Nacional. Teniendo en cuenta este factor puede que fuese conveniente que la Direc­ción estableciese .una política sobre temas a tratar, que coincidiese con las prioridades y necesidades específicas de la Biblioteca.

Revisando el listado de las bibliografías hechas en los dos últimos años se puede apreciar que la mayoría son solicitadas por usuarios individuales, empleados en institu­ciones que tienen sus propios centros de documentación y pocos temas son de interés para la Biblioteca.

Sugeriría que las solicitudes tuviesen que hacerse por escrito al jefe del departamento y que éste decidiese, en base a las directrices fijadas por la Dirección, si se atien­de o no la solicitud.

También se podría considerar la fijación de tarifas reales de costo para aquellos usuarios que, en todo caso, estén dispuestos a adquirir la bibliografía confeccionada, en vez de realizar ellos mismos la investigación.

El índice General de Publicaciones Periódicas es una obra que en realidad debería tener una dinámica de publicación inmediata. El tipo de artículos que recoge son.temas genera­les de actualidad que los usuarios solicitan inmediatamente después de su publicación.. Tal como se procesa, su publica­ción demora varios años por lo que debería considerarse se­riamente su continuidad en la forma actual.

Puede que sea útil realizar este tipo de trabajo en

- 23 -

el caso de publicaciones cerradas cubanas que ameriten un análisis detallado de su contenido. Aún en este caso se debe­rían simplificar los índices. Los epígrafes deberían ser los mismos que los establecidos en Procesos Técnicos y por el carácter general de la misma información deberían asignar­se epígrafes generales que se ajusten a la forma en que los usuarios solicitan la información. El índice de autores debe­ría suprimirse, ya que esta información no se solicita por autor sino por tema.

Para las analíticas de actualidades, la información debería de estar disponible inmediatamente en el servicio de referencia.

Actualmente las referencistas tienen que preparar el mismo material para atender las consultas. Pudiera coordi­narse que el personal que trabaja en el índice pase las rese­ñas procesadas a Referencia en vez de tenerlas acumuladas en espera de su preparación para la publicación y que si se decide continuar la publicación, se escojan selectivamen­te a final del año aquellas que tuvieran un índice de consul­ta más alto.

De esta forma se cumpliría con el objetivo primordial de facilitar la información al usuario en el momento que la necesita, evitando una duplicidad de trabajo con los refe-rencistas que de por sí están sumamente ocupados atendiendo a las consultas y para- los que resulta una carga grande el tener que realizar el análisis de las revistas.

- La existencia del catálogo colectivo de las publicaciones seriadas se debería difundir de una forma sistemática y general entre los organismos que adquieren publicaciones de este tipo y entre posibles usuarios.

Es una magnífica herramienta de consulta que debería ser más ampliamente conocida.

Por otra parte, se podría utilizar coordinadamente para establecer una política nacional de adquisiciones. El costo de las publicaciones especializadas científicas y técnicas incrementa anualmente y con un análisis de las existencias en los distintos centros se podría determinar con exacti­tud una política general de adquisiciones que enriqueciese la colección nacional evitando repeticiones innecesarias.

- Se podría agilizar la búsqueda de las publicaciones de nuevo ingreso en las fuentes de referencia. En primer lugar, los repertorios existentes: Ulrich's International Periodicals Directory, New Serial Titles, etc., no son completos en el sentido que no recogen todas las publicaciones seriadas del país editor y por otra parte, las colecciones en el departa­mento no están completas ni actualizadas. Una vez se tenga información sobre una nueva publicación seriada se debería proceder a la creación de su registro con los datos disponi­bles. No se justifica la investigación varias veces en las

- 24 -

fuentes que seguirá dando resultados negativos y que atrasan la incorporación de las nuevas citas en los catálogos.

Se debe evitar el crecimiento del fichero de publica­ciones seriadas no investigadas. En la inmensa mayoría de los casos hay datos suficientes en las papeletas recibidas de los centros para crear el nuevo registro. Se debería ini­ciar inmediatamente la incorporación de estos datos en los catálogos, analizando caso por caso. A los que les falten datos se podrían solicitar los restantes al organismo reposi­torio de la publicación, y los que constan de un solo núme­ro, que obviamente llegó casualmente a un centro, se podrían eliminar.

La existencia de este catálogo paralelo dificulta el trabajo, provocando que el catálogo no esté completo al fal­tarle información recogida importante.

- Una fuente de referencia valiosa para publicaciones periódi­cas latinoamericanas la constituye el catálogo de la Univer­sidad de Texas: recoge entre 20.000-22.000 títulos retros­pectivos.

Para la información actualizada se cuenta el G.K. Hall Bibliographic Guide to Latin Studies. Es una continuación del catálogo dé" Benson Latin American Collection de la Uni­versidad de Texas y recoge toda la catalogación de materia­les latinoamericanos realizada en dicha Universidad y en la Biblioteca del Congreso, incluyendo publicaciones seria­das.

- Tratar de seguir incluyendo aquellas instituciones que toda­vía no participan en el catálogo colectivo para que éste llegue a representar todas las existencias del país.

- Elaborar una norma nacional para la recolección de los datos de las publicaciones seriadas que se ajusten a la descrip­ción bibliográfica del ISBD(S), estableciendo un mecanismo de comunicación rápido en el caso que se reciban incompletos los datos requeridos.

Se debe tomar la decisión del nivel de descripción que se aplicará, antes de elaborar el formato, con el fin que los registros sean consistentes en la información que conten­drán. Todas las instituciones participantes deberán proveer el mismo nivel de descripción.

También se debería de prever la puntuación a ser usada para la transcripción de la información sobre las existen­cias de cada una de las instituciones participantes, con el fin de establecer una uniformidad en la presentación que ayude al usuario.

Siempre es conveniente que la descripción se base en la fuente primaria, es decir, teniendo la publicación misma en mano, por la complejidad que presenta el procesamiento

- 25 -

de las publicaciones seriadas, por lo que una vez estableci­das las normas de descripción y de existencias, se deben dictar charlas y seminarios para que cada institución se responsabilice del procesamiento de las publicaciones . de las que son repositorios.

Tal como se hace actualmente hay una disparidad entre la forma de registrar las publicaciones en el catálogo colec­tivo y en las instituciones participantes, que puede ocasio­nar dificultades a la hora de que el usuario se dirija al centro indicado como repositorio de una publicación determi­nada, al no haber coincidencia en la referencia obtenida. El catálogo colectivo de publicaciones seriadas debe de re­flejar la catalogación de las unidades participantes, apli­cando éstas las Normas Cubanas y las directrices formuladas en la Biblioteca Nacional.

- 26 -

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN TÉCNICA

Constituye un remanente de la estructura existente antes de 1978, cuando las bibliotecas públicas pasaron a depender directamente de la Dirección de Bibliotecas Públicas. Esta unidad había sido creada para atender a la distribución de todos los materiales destinados a las Bibliotecas Públicas del país que antes de la fecha indicada dependían de la Biblio­teca Nacional.

En la actualidad distribuye el material que había quedado en el depósito: Monta colecciones destinadas a las bibliote­cas municipales a inaugurar, teniéndolas preparadas de antema­no y distribuye a las bibliotecas públicas los ejemplares que quedan sueltos, los duplicados de la Biblioteca Nacional y el material recibido por Canje que no interesa guardar en la Biblioteca Nacional.

Atiende también solicitudes de fichas provenientes de las bibliotecas públicas correspondientes a aquellos materia­les más antiguos para los que no las reciben de la imprenta. Estas solicitudes, muy numerosas en el pasado, decrecen conti­nuamente, pero todavía alcanzan un promedio mensual de 4.000 fichas.

Se podrían racionalizar los catálogos internos', pero como esta unidad no- continuará indefinidamente, quizás sea preferi­ble dejar su organización actual con la que los funcionarios ya están familiarizados.

- 27 -

RECOMENDACIONES

Se debería asignar por lo menos un día semanal a cada funcio­nario para efectuar la distribución de los ejemplares únicos o con pocas copias para agilizar este envío. Constituye un trabajo pesado porque hay que decidir libro por libro, pero muy necesario para ir vaciando el fondo existente. Asimismo, hay títulos de sumo interés para las bibliotecas públicas y de los que no existen ejemplares suficientes para incluir­los en las colecciones que se preparan previendo la incor­poración de nuevos servicios, que deberían hacerse llegar con la mayor brevedad posible a las bibliotecas públicas.

Cuando se finalice el grueso de la distribución que queda por hacer. Quizás fuese conveniente que parte de este perso­nal pasase al Departamento de Selección donde para agilizar la distribución también se está ejerciendo esta función (ver descripción de Selección), asignando el resto del personal a otras unidades técnicas, p.e. en Procesos Técnicos, en los que necesitan refuerzo.

*

- 28 -

DEPARTAMENTO DE REPRODUCCIÓN Y CONSERVACIÓN

Aquí se imprimen la mayor parte de las numerosas publica­ciones de la biblioteca, realizando hasta el diseño de la cu­bierta. Cuando el encargado de la sección está agobiado de trabajo con la imprenta de otra institución la impresión de aquellas obras que no pueden producirse con la rapidez desea­da.

Se está instalando una máquina nueva con la que se espera atender con mayor rapidez las demandas de las unidades produc­toras .

Las ediciones se distribuyen directamente desde el depar­tamento de acuerdo a los lineamientos que se establezcan.

Reproduce los documentos que atesora la biblioteca aten­diendo a la demanda de los usuarios exteriores o los internos.

En Conservación encuadernan los materiales de la Biblio­teca Nacional y recuperan aquellas obras más valiosas y cuyo estado de deterioro es mayor. Como sólo hay tres conservadores para atender toda la colección, que sobrepasa sólo en libros el millón de ejemplares, y que por los avatares de la historia de la Biblioteca Nacional fueron seriamente dañados en otras épocas, se trata de proveer un tratamiento preventivo y de mantenimiento óptimo para evitar o reducir el deterioro de las colecciones.

Sin embargo, esto resulta difícil porque el depósito actual no reúne las condiciones adecuadas. Es una torre de dieciséis pisos con mucha luz, en la que penetra el sol, cris­tales transparentes y sin aclimatización, con lo que hay que abrir las ventanas entrando el polvo consiguiente.

Como los periódicos son los materiales más afectados por la mala calidad del papel y de la tinta usadas en su impresión, se está tratando de microfilmarlos dando prioridad a las colec­ciones cubanas de los siglos XVIII y XIX que están muy comple­tas gracias al material obtenido en las Colecciones Recuperadas.

Con el equipo existente y debido a que muchos periódicos necesitan un tratamiento de conservación previo, no se puede realizar la microfilmación en la medida que se desea, mientras que las colecciones siguen deteriorándose irreversiblemente.

No insisto sobre este punto porque tanto el personal ge-rencial como el técnico de la biblioteca están muy conscientes del problema que tienen creado, tratando de resolverlo por todos los medios a su alcance.

- 29 -

DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LA CULTURA

Existía como centro de documentación en el Consejo Nacio­nal de Cultura, habiendo sido transferido a la Biblioteca Na­cional con el objetivo principal de atender los compromisos de intercambio cultural creado con el Centro de Información para la Cultura y el Arte de la Biblioteca Estatal Vladimir Ilich Lenin en la URSS, que a su vez coordina la actividad cultural de varios centros de este tipo creados en los países socialistas. Participa en las sesiones programadas para IN-TERINFORMCULTURA.

Para atender este compromiso internacional, así como la demanda de los usuarios nacionales, en su inmensa mayoría fun­cionarios del Ministerio de la Cultura, este departamento re­gistra y analiza documentos nacionales y extranjeros con vis­tas a recopilar información, y realizar el procesamiento analí-tico-sintético de lo que resulte procedente, sobre las políti­cas, tendencias y manifestaciones culturales tanto en Cuba como en el extranjero.

Se han especializado en los siguientes temas: Cultura y arte, teatro, danza, música, bibliotecología, circo y monu­mentos .

Editan boletines referativos y de información señal, así como otras publicaciones especializadas sobre la cultura cuba­na y universal.

A petición de los usuarios realizan traducciones de docu­mentos de interés y sobre los temas de especialización del departamento.

- 30 -

REC OMENDACIONES

- Promover la existencia del centro entre organismos cubanos que puedan ser posibles usuarios, probablemente investiga­dores del tema desconocen el centro, no utilizando la infor­mación compilada y procesada.

- Se debería trabajar muy coordinadamente con el servicio de referencia de la Biblioteca Nacional para determinar los aspectos culturales que tienen mayor demanda y para intercam­biarse información, así que los referencistas generales pue­dan utilizar el material preparado en el centro o remitir usuarios.

- Asimismo, se necesitaría coordinar con el personal encargado de la compilación del índice General de Publicaciones Perió­dicas Cubanas el tipo de artículos a reseñar para evitar duplicaciones y con el de la Bibliografía Nacional la reco­pilación de datos bibliográficos sobre personajes que se destacan en la vida cultural cubana.

- El análisis y resúmenes de documentos quizás deberían basar­se en demandas específicas o lineamientos especificados y determinados por la Dirección de la Biblioteca Nacional para evitar el inmenso trabajo que supone procesar información que nadie va a utilizar y que no se va a incluir en los bole­tines .

- 31 -

DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIONES BIBLIOTECARIAS

Formado por cinco profesionales de alto nivel técnico, cuatro bibliotecarios y un sociólogo, esta unidad constituye un gran apoyo tanto a la Vicedirectora como a las unidades operativas.

Su función consiste en establecer metodologías de traba­jo, analizar problemas técnicos, atender consultas internas, establecer normas de procesamiento, ser enlace con otras ins­tituciones afines, realizar estudios de usuarios que puedan redundar en un mejor servicio y velar por el rol normativo no sólo en Biblioteca Nacional, sino en el país mediante visi­tas de inspección a solicitud de los organismos y en el caso de las bibliotecas públicas, de acuerdo con el plan de la Di­rección de Bibliotecas del Ministerio de Cultura.

De esta forma se atiende el rol normativo y de estableci­miento escrito de procedimientos que resultan sumamente difí­ciles de realizar para los encargados de las unidades técnicas presionados por mantener una producción acorde con las nece­sidades de la biblioteca y constituyen una ayuda para la Vice­directora sobrecargada de tareas administrativas.

- 32 -

NORMALIZACIÓN

Todo tipo de normas cubanas deben emanar del Comité Esta­tal de Normalización. Sin embargo, el Comité puede delegar en otro organismo la elaboración de determinadas normas, si considera que es más adecuado por sus funciones. Se concede un año para la elaboración del anteproyecto, el cual una vez realizado, se debe distribuir y discutir a nivel nacional hasta obtener consenso. Luego de redactar un proyecto que reco­ja todas las posibles modificaciones y los acuerdos tomados, éste constituye el documento final a ser presentado al Comité.

Una vez aprobada la norma, ésta tiene carácter obligato­rio, su incumplimiento se sanciona, y su vigencia es de cinco años, al cabo de los cuales se revisa, pudiendo entonces reali­zarse cambios o introducirse modificaciones.

En el caso de las Normas sobre Descripción Bibliográfica de los distintos materiales existentes en una biblioteca, se delegó su confección en la Biblioteca Nacional que hasta la fecha ha elaborado la Descripción Bibliográfica de Libros y Folletos, aprobada en noviembre de 1982 y vigente a partir de julio de 1983, y la Descripción Bibliográfica de Publica­ciones Seriadas, cuyo proyecto final ya ha sido entregado al Comité.

Aunque dichas normas no podrán modificarse en los próxi­mos cinco años me permito hacer algunas observaciones a las mismas que quizás puedan considerarse antes de redactar las correspondientes a los puntos de acceso y a la descripción bibliográfica de los materiales especiales.

En primer lugar, sería muy conveniente utilizar como fuen­tes de referencia documentos correspondientes al mismo período de "actualización de las normas internacionales. El que haya diferencias en dichas fechas provoca disparidad en las especi­ficaciones y en el tratamiento de casos concretos, unos más importantes que otros, por lo cual las normas cubanas no resul­tan completamente consistentes con las internacionales. Resul­taría más sencillo y congruente elegir como base la última actualización de las normas internacionales. En el caso de la descripción bibliográfica, deberían aplicarse las reglas de Catalogación Angloamericanas, 2- ed., revisando al mismo tiempo las normas publicadas por la IFLA. Se elige este orden debido a que las normas de la IFLA no han sido actualizadas en su totalidad después de la publicación de las RCAA2, que es la norma más generalmente aceptada en todas las bibliote­cas y que constituye por sí la actualización del ISBD(1974), que a su vez es también la base de las normas elaboradas por IFLA.

Como la tendencia actual, tanto en las RCAA2 capítulo 1, como en las normas de la IFLA, ISBD(G), es incluir un capí­tulo con las reglas, instrucciones y especificaciones de carác-

- 33 -

ter general para todo tipo de materiales, sugeriría que o bien se elabore una norma cubana que cubra todos los aspectos gene­rales o bien en la parte inicial de la norma para cada mate­rial en el párrafo titulado Generalidades, se incluyan aque­llos aspectos generales de la descripción a tener en cuenta antes de pasar a los específicos para el tipo de material que se está describiendo.

Los aspectos principales a tener cuenta son:

1. Explicación de la organización de la descripción.

2. Puntuación general.

3. Niveles de detalle en la explicación, señalando cuando debe utilizarse cada uno de ellos según el tipo y tama­ño de la biblioteca.

4. Lengua y escritura de la descripción.

5. Fuentes de información. Es muy necesario explicar cla­ramente, que cada tipo de material tiene fuentes dis­tintas de información para las áreas que constituyen la descripción. Se trata de un aspecto que no puede de ninguna forma generalizarse a partir de las fuentes de información específicas para los libros, ya que la misma presentación y características de los diver­sos materiales ocasionan disparidad en la . elección de las fuentes.

6. Características sobre como transcribir los títulos considerando los diferentes casos que pueden presentar­se en la redacción, puntuación, mayúsculas y minúscu­las, etc.

7. Explicar lo que es y cuando se recomienda utilizar la designación general del material.

8. Forma y orden de las notas. En las reglas actuales su orden no depende del criterio del catalogador sino que deben seguir el prescrito.

Estos puntos no son en absoluto exclusivos, ya que en las ocho áreas de la descripción hay puntos en común que pue­den reseñarse de una vez, sin tener que repetirlos en cada una de las normas especiales por tipo de material.

- 34 -

RECOMENDACIONES

- Elaborar, tan pronto como sea posible, la norma referente a los puntos de acceso: determinación de las entradas princi­pales y secundarias, forma de nombres personales, corporati­vos, geográficos, títulos uniformes, y series (si se opta por seguir una política de trazado de series).

Una vez se está introduciendo la descripción biblio­gráfica normalizada de los materiales, debería hacerse al unísono con la elección y determinación de forma de los pun­tos de acceso con el fin de que la totalidad de la descrip­ción quede de acuerdo con el mismo conjunto de normas. El hacerlo por partes redunda en duplicidad de normas a aplicar en el cuerpo de descripción bibliográfica y determinación de las entradas y en un doble esfuerzo de aprendizaje y de adaptación para los catalogadores, que puede reflejarse en un rechazo mayor al cambio.

- Tratar de modificar (-antes de que el Comité Estatal de Nor­malización publique la norma sobre Descripción de Publica­ciones Seriadas-) las especificaciones sobre las fuentes principales de información para las diversas áreas (ver apén­dice 2).

- Iniciar las normas de materiales especiales con música, que es sobre el material que se tiene mayor cantidad, seguido por materiales cartográficos y otros.

P A R T E II

- 36 -

AUTOMATIZACIÓN

La automatización de una biblioteca implica un enorme esfuerzo, tanto en dificultades a salvar como en el costo que implica. En áreas del mundo que tienen una amplia experiencia en la aplicación de computadores en bibliotecas se han gastado enormes sumas de dinero, se ha realizado un gran esfuerzo huma­no y sin embargo no se han salvado aún todos los problemas. El constante desarrollo de la tecnología ofrece muchas posibi­lidades para el manejo de la información en forma legible a máquina en un nivel más complejo y sofisticado, lo que compli­ca las decisiones a tomar no tanto a nivel de equipo, como al de los bibliotecarios que deben encargarse del sistema y de los administradores que deben tomar las decisiones.

Algunas de las dificultades con las que una biblioteca que desea automatizarse pueden encontrarse son las que se co­mentan a continuación, aunque no supone de ninguna forma una lista exclusiva. En primer lugar, en la medida que el proceso manual está bien ordenado y racionalizado influirá grandemen­te en el éxito de una operación automatizada. Muchas de las ventajas de la automatización radican i~ñ è"T estudio previo del proceso manual y de las mejoras que se introducen en la rutina para evitar la duplicación de funciones tan corrientes en las bibliotecas.

Muchas de las dificultades y frustraciones asociadas con la automatización radian en la gente implicada en el proceso. Con frecuencia no se considera importante esta reacción, no atendiéndola en su justa medida, atrasando con ello la imple-mentación y buen funcionamiento del sistema a aplicar. La ma­yor parte del personal bibliotecario es reacio a cambios en normas, procedimientos y a la implementación de nueva tecnolo­gía, que conlleve cambios en la rutina de procedimientos com­plejos y bien aprendidos y que pueda implicar la pérdida del trabajo que esté desempeñando. Desde el inicio se debe expli­car al personal las implicaciones que trae consigo la automa­tización, haciéndoles entender que los administradores harán un esfuerzo para que el proceso sea participativo. Al introdu­cir nuevas técnicas se requerirán nuevas habilidades y, aunque indudablemente se producirá un cambio en las funciones, tam­bién se necesitarán nuevos conocimientos, nuevo entrenamiento y una mejora considerable en la exigencia de complejidad y calidad del trabajo al poder liberar la máquina de aquellas tareas más rutinarias y tediosas. La automatización afectará directa o indirectamente a todo el personal de la biblioteca, pero los funcionarios se enriquecerán profesionalmente con la nueva experiencia y debe asegurárseles verbalmente y por escrito, que tendrán todo tipo de apoyo y entrenamiento nece­sario durante el pase del proceso manual al automatizado.

En general, el computador produce miedo y una reacción negativa por el cambio que implica. Para superar esta fase se debe planificar el trabajo de forma que desde el inicio

- 37 -

se eliminen aquellas tareas tediosas que aburren al personal para que puedan apreciar las ventajas inmediatas de la automa­tización. Siendo cuidadoso en ese aspecto, se puede conseguir la cooperación y entusiasmo del personal, evitando la resisten­cia pasiva que anule o atrase la implementación de la automa­tización.

El éxito de la aplicación de los computadores a las opera­ciones bibliotecarias radica en su mayor parte en una buena coordinación de lo que pudiese ser considerado detalles. Por ejemplo, el equipo debe de ser bien instalado y probado antes de iniciar el entrenamiento, los manuales deben prepararse cuidadosamente y explicarse antes de iniciar su aplicación, el mantenimiento del equipo debe de estar bien asegurado para que no se produzcan paros en el inicio. Sobre todo, los progra­mas a aplicar deben de funcionar perfectamente y bajo ninguna circunstancia debe de sustituirse un procedimiento manual con uno automatizado que no funcione sin ningún tropiezo.

Debe establecerse una buena comunicación entre los analis­tas de sistemas o programadores y el personal bibliotecario. Para que un sistema sea efectivo es básica la coordinación de este personal. Los programadores, por lo general, tienen la tendencia de subestimar la complejidad y necesidad de todos los pasos requeridos en el procesamiento de los materiales de una biblioteca. Antes de iniciar la programación deben de pasar un tiempo prudencial, estudiando y enterándose con deta­lle de los archivos, catálogos, operaciones y procedimientos para lograr unos programas que se adapten a las necesidades de la biblioteca. A ser posible, debería formarse un equipo ubicado en la misma unidad, compuesto por programador(es) y bibliotecario(s) para la consideración y análisis conjuntos del sistema. Una vez realizados los programas y durante la fase del entrenamiento, ambas clases de especialistas deben de participar y estar siempre disponibles para aclarar las dudas y problemas que surgirán al personal operativo.

Por parte de los bibliotecarios se necesita que estén claros sobre el sistema a aplicar, que entiendan perfectamente la necesidad de inclusión de campos en los programas, el por­qué de los mismos, los requerimientos de recuperación para el procesamiento y servicio al público, determinación de pun­tos de acceso, información sobre existencias, control de autori­dades, etc., con el fin de orientar y dirigir a los programa-dores en la elaboración de los programas requeridos.

Los programas deben realizarse basándose en un modelo internacional ampliamente aceptado con el fin de que la biblio­teca pueda obtener todo el beneficio del sistema automatizado. Por muy económica que resulte, la computarización de una bi­blioteca supone una inversión considerable por lo que debe planificarse considerando todos los elementos que permitan una mayor utilidad. La tendencia actual mundial es la de que todos los países se centran en el procesamiento de sus materia­les nacionales de acuerdo a normas y formatos internacional-mente reconocidos y adoptados, con el objetivo de ir minimi-

- 38 -

zando el procesamiento original que resulta sumamente costoso y lento.

La Biblioteca Nacional José Martí ya ha adoptado como normas de procesamiento las RCAA2 que se van implementando paulatinamente y que fueron creadas teniendo en cuenta la auto­matización y el intercambio internacional de información.

Como formato de codificación se debería elegir el formato MARC, creado en la Biblioteca del Congreso de Washington, ampliamente utilizado en todo el mundo y que se modifica y se adapta a los cambios de las reglas ya adoptadas por la Di­rección.

Actualmente, casi todas las Bibliotecas Nacionales gran­des del mundo procesan su bibliografía nacional automatizada-mente, intercambiándose las cintas magnéticas para eliminar, como dije más arriba, catalogación original. Los países más pequeños son los más beneficiados en este intercambio, al reci­bir mayor cantidad de registros ya procesados que los corres­pondientes a su bibliografía nacional. Por ello, es sumamente importante, que el programa adoptado sea compatible con el utilizado en otros países para beneficiarse del intercambio.

Sin embargo, el que se opte por el sistema MARC no signi­fica que los programas deben de considerar absolutamente todos los campos contemplados para todos los materiales, sino que después de un estudio cuidadoso, se puede decidir por la inclu­sión de un número de campos mínimos que se adapten al nivel de catalogación aplicado en la biblioteca, pero con lo que se conseguirá la compatibilidad con otros países, sin excluir la posibilidad que en el futuro, y si las necesidades de la biblioteca así lo requieran, se puedan incluir en el programa el resto de los campos del formato MARC.

Otro aspecto a considerar es que los programas puedan desarrollarse de una forma integral, es decir, que se puedan incluir todas las operaciones propias de una biblioteca, que no se limitan al procesamiento de los materiales, sino que incluyan también las adquisiciones y el préstamo.

Para que la Biblioteca Nacional pueda compilar y publicar la Bibliografía Cubana, mantener tanto el catálogo de su pro­pia colección como el del catálogo colectivo y servir, en gene­ral, como un centro bibliográfico, se requiere un sistema de control de autoridades.

Un sistema de control de autoridades consiste de encabe­zamientos de nombres (personales, corporativos, conferencias), títulos uniformes, epígrafes y de series, con todos sus varian­tes y encabezamientos relacionados y un enlace entre cada enca­bezamiento establecido de autoridad en los registros bibliográ­ficos en que dicha autoridad se utilizó y de cada registro bibliográfico a los registros de autoridad para cada encabeza­miento usado.

- 39 -

Con dicho sistema se necesita codificar e ingresar sola­mente una vez el registro de autoridad, teniendo la capacidad de reemplazar la forma vieja con la nueva en todos los regis­tros bibliográficos que utilizan dicho encabezamiento mediante una sola operación, lo que constituye una herramienta poderosa para mantener actualizados y normalizados los catálogos de una biblioteca.

El sistema de control de autoridades debe ser capaz de:

1) poder realizar el ingreso en línea

2) poder validar los encabezamientos cuando se ingresan

3) poder corregir un encabezamiento en el archivo de auto­ridades y que el sistema, automáticamente, corrija todos los registros bibliográficos donde aparezca di­cho encabezamiento y

4) poder imprimir los encabezamientos con sus referencias respectivos.

Un beneficio adicional de un sistema de control de autori­dades, en el caso de la Biblioteca Nacional, donde existe un catálogo colectivo, sería el que aparecería solamente un regis­tro para cada item en todo el sistema. Así que todas las exis­tencias para esa unidad bibliográfica concreta estarán juntas en el mismo registro.

El personal de procesos técnicos deberá entender los re­querimientos necesarios para el sistema de control de autori­dades, reconocer su potencial presente y futuro y trabajar muy cercanamente con el personal de computación para que ellos a su vez entiendan las funciones de dicho sistema.

El desarrollo de un sistema nacional propio automatizado supondría un trabajo a largo plazo por no existir en el país especialistas en computación con experiencia en automatización de bibliotecas. Sería conveniente el estudiar la posibilidad de adquisición y transferencia de uno de los sistemas ya exis­tentes, probadas y en operación, antes de iniciar el proyecto nacional cubano.

En el mundo hispano existen dos sistemas que podrían apli­carse en Cuba. El, LIBRUNAM desarrollado en México y el NOTIS 3 transferido de Northwestern, Chicago, a Venezuela. Ambos sistemas se basan en el formato MARC y tienen todos sus progra­mas funcionando en español. El NOTIS sería de especial interés en el caso de Cuba por haber sido adaptado a las necesidades propias de una Biblioteca Nacional, con lo que cuenta con un programa de autoridades y otro para la producción de la Biblio­grafía Venezolana. Actualmente, se han firmado convenios con Chile y Perú para ser transferido a dichos países, existiendo un gran interés en la región por la adopción de este sistema que ha dado un excelente resultado en Venezuela.

- 40 -

Desde el punto de vista económico resulta más rentable la adquisición de un sistema ya probado y en operación que el desarrollo de uno propio que conlleva un gran esfuerzo de programación y de prueba y error antes de que se pueda utili­zar con fluidez. Se podría, por lo menos, adquirir el paquete de programas ya hechos, lo que supondría un adelanto de años, estudiando localmente la adaptación de los mismos a los equi­pos de computación existentes en Cuba, ya que en ambos casos, la aplicación inmediata de los sistemas señalados exigen la utilización de equipos con requerimientos específicos que qui­zás sean difíciles de adquirir en el país.

La situación real es que la Biblioteca Nacional de Cuba ya ha adquirido un microcomputador NEC japonés, cuya capacidad es de 8 K, para iniciar la automatización de la Biblioteca.

Aunque los microcomputadores tienen sus ventajas al ser más pequeños, económicos, fáciles de manejar, confiables y no necesitar un medio ambiente controlado, tienen la desven­taja que su capacidad de almacenamiento es limitado, por lo que no son adecuados para archivos de gran tamaño.

Los microcomputadores resultan muy útiles para el proce­samiento de colecciones pequeñas, para almacenar información limitada que necesita ser puesta al día frecuentemente como p.e. eventos locales en el servicio de referencia, detalles de horarios de trabajo, etc.; como instrumentos de ayuda en un sistema grande en el que se puede preprocesar la informa­ción en la forma deseada cuando el costo del computador es elevado, p.e. para preparar una búsqueda antes de hacerla en el computador grande; como postprocesador arreglando la infor­mación obtenida para necesidades específicas y locales y, so­bre todo, para el entrenamiento del personal, pero no son reco­mendables para una colección del tamaño de la Biblioteca Nacio­nal José Martí"!

Las necesidades de la Biblioteca Nacional no pueden con­frontarse con uno o varios microcomputadores aislados que re­quieren que |la información se organice antes de ser ingresada por uno de los puntos de acceso, viéndose luego en la necesi­dad de o bien consultar varios discos o transferir periódica­mente lo ingresado a un nuevo disco donde se vayan acumulando los registros. Este proceso resulta largo, dificultará enorme­mente la recuperación de la información deseada y no estará de acuerdo con la operación de la Biblioteca.

El trabajo diario de una biblioteca es sumamente dinámi­co. Continuamente se necesita averiguar las existencias de un título,las obras disponibles de un autor o información so­bre un tema dado, bien para procesar una obra de nuevo ingreso o para atender las consultas de los usuarios. Por ello es nece­sario tener acceso a la información en línea con una capacidad de respuesta inmediata; el tener un acceso limitado al banco de datos supone un atraso en la labor en vez de la agilización que se desea adquirir con la automatización.

- 41 -

Antes de continuar con la compra de microcomputadores se debería estudiar la posibilidad de conectarlos con un compu­tador central, cuya memoria sea más poderosa, como por ejemplo el existente en Servicec (Servicio de Centro de Cálculo).

En todo caso, y como la inversión ya ha sido realizada, sugeriría que se utilizase en la realización de un proyecto piloto que sirviese de experiencia y como práctica tanto a los especialistas de computación como a los bibliotecarios, que sea útil para la biblioteca, y al mismo tiempo, marginal a la operación total de la Biblioteca Nacional que debe ser considerada desde el inicio como un todo. Este proyecto sería el del ingreso e impresión del catálogo colectivo de publica­ciones seriadas que detallaré más adelante.

Un aspecto importante que no debe olvidarse es la capa­cidad de impresión del equipo. En una biblioteca nacional se producen obras impresas tales como la bibliografía nacional, bibliografías especializadas, listas de materiales extranje­ros en la colección, índices, etc., se requiere producción de fichas y de listados que debe ser posible producir automa-tizadamente. A ser posible debe elegirse aquel equipo que ten­ga la facilidad de imprimir caracteres mayúsculos y minúscu­los, signos diacríticos y las letras del alfabeto español que no existan en otros idiomas.

*

- 42 -

AUTOMATIZACIÓN DEL CATALOGO COLECTIVO DE PUBLICACIONES SERIADAS

Al margen de todas las operaciones propias de una biblio­teca nacional, existe en el Departamento de Investigaciones Bibliográficas un proyecto especial iniciado en 1963, el Catá­logo Colectivo de Publicaciones Seriadas, que debería publicar­se y darse a conocer por dos razones principalmente:

a) Racionalizar la adquisición de publicaciones seriadas a nivel nacional: Con el costo creciente de dichas publicaciones se agudiza la necesidad de estudiar cui­dadosamente las adquisiciones hechas por cada organis­mo especializado con el fin de evitar repeticiones innecesarias y enriquecer con nuevas adquisiciones la disponibilidad nacional. El catálogo actual supone un esfuerzo continuado de 30 años que, desgraciadamente, no es lo suficientemente utilizado en la planificación de adquisiciones a nivel nacional. Su divulgación se­ría de gran utilidad en el mundo bibliotecario cubano.

b) En un futuro próximo se modificarán los registros exis­tentes en dicho catálogo al hacerse obligatorio el uso de normas nacionales para la descripción de las publicaciones seriadas.

Por ello sería aconsejable publicar el catálogo actual para dar a conocer este trabajo tan encomiable y útil antes de proceder a su reorganización. Dicho catálogo se podría con­gelar en una fecha determinada por ejemplo al 31 de diciembre de 1983 e iniciar su automatización como proyecto piloto.

Como indiqué más arriba para ingresar la información en microcomputador se necesita organizaría previamente por uno de los puntos de acceso. Esta condición que resulta engorrosa en un banco de datos en crecimiento constante, no supondrá un obstáculo en el caso del ingreso del catálogo colectivo de publicaciones seriadas congelado.

Para adquirir experiencia y agilidad en la automatización se podría realizar este proyecto utilizando el microcomputador NEC, probando de esta forma su adaptabilidad a los requerimien­tos individuales de la biblioteca, su capacidad de impresión, sirviendo de entrenamiento al programador(es) y biblioteca-rio(s) que vayan a encargarse de la automatización, así como al personal operativo.

Al mismo tiempo que se realiza este proyecto se deberá ir estudiando la automatización de toda la biblioteca de acuer­do con los formatos internacionalmente aceptados.

Para el catálogo colectivo se podría confeccionar un pro­grama sencillo, que recoja toda la información existente en los registros, pero sin meterse en la complejidad de un forma­to general del tipo MARC.

- 43 -

El punto de acceso a elegir podría ser el título, que en todo caso es la entrada que ocurre con mayor frecuencia en las publicaciones seriadas. La mayoría de los registros en el catálogo tienen el título como entrada principal, estan­do entradas por organismo emisor aquellas publicaciones que tienen un título genérico. En estos casos, se puede transcri­bir el nombre del organismo después del título, separándolo de éste con un punto y espacio. De esta forma, se mantendrá la entrada de título, con un elemento adicional inmediato que servirá de diferenciación. El arreglo de la publicación sería por lo tanto, alfabético por título, integrando las entradas en todos los idiomas.

El resto de la descripción se transcribirá tal como está en el registro.

Al realizar el programa, deben de considerarse los si­guientes datos mínimos para la descripción bibliográfica:

1. Título propiamente dicho.

2. Nombre del organismo corporativo que es responsable de la publicación, que la edita, del que emana o que la financia.

3. Designación numérica/cronológica.

4. Lugar de publicación.

5. Notas:

a) De enlace con los cambios anteriores o posteriores de la publicación.

b) Aclaración de las peculiaridades de existencias, numeración, fechas, suspensión, etc.

c) Ediciones distintas del original, p.e. en microfor-ma.

6. ISSN - Título clave.

7. Número de acceso y control de la Biblioteca Nacional.

8. Epígrafes.

En la pantalla de existencias debe de darse toda la infor­mación pertinente al respecto, especificando las existencias de los distintos organismos participantes en el catálogo colec­tivo .

La forma de esta información debe de normalizarse tanto en la presentación como en los signos utilizados. La informa­ción debe de ser:

. Positiva, es decir, indicando lo que posee cada insti-

- 44 -

tución.

. Resumida, indicando claramente los números faltantes.

. Se eliminará la numeración caprichosa asignada por los editores.

. Se indicará cada institución con sus correspondientes siglas y existencias.

. En el caso que se registren las traducciones de una publicación, la información sobre sus existencias se indicará por serparado.

. Se incluirá información y notas de carácter universal, eliminando la que sea específica de un número o de una institución participante.

Las siglas de las instituciones deben de ser mnemónicas, únicas, incluyendo la ubicación geográfica y evitando ambigüe­dades. Algunas de las siglas existentes hoy en día para repre­sentar las bibliotecas o centros cubanos, resultan con demasia­dos caracteres; esto es evidente, particularmente en el caso de las subdivisiones administrativas de organismos gubernamen­tales .

Un buen modelo a seguir en el desarrollo de un esquema de codificación de esta índole es el usado en el Catálogo Co­lectivo de los Estados Unidos, en el que el primer o segundo carácter corresponde al estado, el siguiente o dos siguientes caracteres a la ciudad en la que el centro está ubicado y el siguiente uno o dos caracteres corresponden a la institución. Es preferible usar siempre un solo carácter para distinguir entre los tres grupos de elementos. Una vez creada esta lista debe utilizarse siempre la misma para cualquier fin con el que se necesite en la biblioteca. Para evitar duplicidad de criterios la asignación y modificación de estos códigos debe de ser responsabilidad de una sola unidad en la biblioteca.

La puntuación a seguir en la transcripción de las existen­cias de cada institución debe de ser normalizada para que cada signo tenga solamente un significado con lo que resulte fácil de entender a los usuarios. Hasta muy recientemente en todos los países cada institución bibliotecaria utilizaba su propia simbología, pero el intercambio internacional de la informa­ción ha hecho imperiosa la necesidad de normalizar también la presentación de la información relativa a las existencias.

Aún no existe un sistema generalmente aceptado por todos los países, pero la IFLA recomienda, después de estudiar los más utilizados, los siguientes signos:

- Indica una existencia continuada, sin interrupciones entre números.

, Indica que hay números faltantes.

- 45 -

; Indica que no es que faltan números sino que la nume­ración es discontinua, p.e. debido a la cronología asig­nada por el editor.

Cl Indica que los volúmenes o años no están completos.

() Señala una cronología alternativa.

? Indica inseguridad, cuando no se tiene la certeza de que los datos son correctos.

/ Se utiliza para conectar una unidad física publicada, p.e. una fecha que cubra un período que no es exactamen­te el del calendario 1976/77 o una numeración combinada 15/16.

Sería conveniente que al publicarse el catálogo después de haber ingresado toda la información en el computador, se escribiese una introducción explicando claramente el conteni­do; el objetivo; alcance, explicando qué publicaciones se in­cluyen y cuáles de las disponibles en el país se excluyen; arreglo de la publicación; sistema de alfabetización; normas aplicadas en la descripción bibliográfica; sistema de clasi­ficación y epígrafes asignados; esquemas de latinización uti­lizados para las publicaciones en caracteres cirílicos; abre­viaturas usadas; explicación sobre el sistema utilizado para el registro de las existencias; simbología representativa de las instituciones con sus correspondientes nombres completos; servicios y productos que puede proveer el sistema y una guía explicativa de uso con ejemplos.

Como la publicación creará expectativas sobre su continui­dad, se deberá informar sobre el futuro de la publicación, forma en la que seguirá apareciendo o enlace con otra publi­cación que recoja el seguimiento de este esfuerzo.

- 46 -

RECOMENDACIONES

- Se debería formar con la mayor brevedad posible un equipo formado por programador(es) y bibliotecario(s) para estudiar la problemática de la automatización. El programador(es) debe de estar abierto a comprender los problemas caracterís­ticos de una biblioteca y el bibliotecario(s) debe conocer con profundidad los formatos internacionales existentes para poder orientar al programador en el sentido que el sistema creado sea compatible con el utilizado en otros países para poder participar en el intercambio internacional.

- Se deben estudiar con detalle las siguientes alternativas:

a) Adquisición de un paquete de programas ya elaborados para el procesamiento integral automatizado de la biblioteca.

b) Capacidad real del microcomputador NEC, su compatibilidad con otros computadores y sus facilidades de impresión.

c) Posibilidad de conexión a distancia entre microcomputa-dores o terminales instalados en las distintas dependen­cias de la biblioteca y un servicio central de computa­ción que disponga de una memoria poderosa como es el caso de Services, con el objetivo, de que la memoria del banco de datos de la Biblioteca Nacional se almacene en el com­putador central para facilitar el acceso a] mismo.

- Si se decide por el desarrollo de un sistema nacional pro­pio, se deberían desarrollar los programas de forma que sean compatibles con el formato MARC, internacionalmente adopta­do, con el fin de poder intercambiar cintas magnéticas con otros países, beneficiándose así del intercambio internacio­nal de la información.

En un inicio se podría crear un sistema Mini-MARC, del tipo del canadiense, con posibilidad de ampliación al forma­to MARC completo, pero que sea compatible desde el principio con el de otros países.

- Se debería implementar el control de autoridades: nombres y epígrafes en todas las unidades de procesamiento antes de iniciar el proceso automatizado.

- Se debería superar la repetición de funciones señaladas en la primera parte de este informe y normalizar el procedimien­to manual, donde sea necesario, para que la automatización sea realmente efectiva. Este proceso se puede ir afinando paulatinamente, pero en líneas generales debería hacerse antes de automatizar.

- Los objetivos de la automatización deberían orientarse a conseguir las funciones siguientes:

- 47 -

a) Control de autoridades.

b) Ingreso de datos para registros monográficos en primer lugar seguidos por duplicaciones seriadas, música, mapas y otros materiales especiales, con la capacidad de modifi­cación del ingreso y de reproducción en la forma de fi­chas catalográficos.

c) Mantenimiento de un archivo para el catálogo colectivo nacional, incluyendo primero los materiales cubanos, pero con capacidad de expansión a registros bibliográfi­cos de cualquier área del mundo.

d) Producción de la Bibliografía Cubana a partir del banco de datos de registros legibles a máquina.

e) Control de las publicaciones seriadas, incluyendo el re­gistro y manejo de los datos financieros, capacidad de reclamación, y chequeo en línea de todos los datos pro­pios de un registro de publicación seriada.

f) Control de adquisiciones.

g) Control del préstamo.

APE

HD

ICE

1

f-3

O

s a m

M

m

SE

EH (U

8

- 48

< os 3 E-t

3 W

Q

O M

PS

U

CO

M MIN

rH

C

o

ü

H

"u

p

lioteca Jose M Direc

XI •

H

CQ

CO

rH

CÖ

CQ

3 <D

+J C

r-l O

3

•n

u

o

l CO

O

ÜO

O

•i-l

-H

-

P

ÍH

• CQ

O

-P

1)

-P

O.

> CO

Q

M

X

c «

o

> •- 1 T

i o

co

CU ÍH

•H CQ

T3

•H

CD C

O

-H

> 5 <

• .r-t

>s

(U

«O

-í->

CJ

Vi

.rH

a* "O

a*

o ra

O L

U

C

U

>

pt. rso-

i y adros

<u cu

ra =3

O

1 O

.rH

C

U

+J

O

+•> C

• >

ra -rH

a

. c_

e E=

C

U

Oí

-rH

O C

O

>*

C

o o .r-t

• \

0 H

-> C

<u u

O

UJ

c vO

•rl O

CO

O

o

0)

.H

h

c

T3 \<u

cu fn

o

•H

> CQ CO

CQ

ü 1)

-H

C

ùfl O

VD

•i-l

i—1

O

O

CO

O

DO CU

•H

-P

-P

O

• CQ

-H

-P

CU

r-l Q

, >

X

>

CU C

-H

Q

M

CQ

mación umenta de la ra

• C

U

3 4->

O

O

C

-t_> C

L

4-

Q

*0

r-H

Oí

C

.r-t 3

Q

r-H

>*

O

O

c N

O

«rH

O

3

-Q

ra • rH

U

•

C

-rH

-t-> 4->

C

Q.

CO

U

<D

.rH

V

<U

Q

Q

1—

O

o .1

.^H

.rH

C

|_

co *ra

• o

oí 4->

"O

O

O

. C

«rH

O

í O

r-H

O

U

- -

O

O

o O

.rH

.rH

.

1 u

ja

• .rH

O

4-»

> Q

_

o.

c_ o

co ra

tu

tn

c ra

o u

*t-i *r*

o ci­

ra Nffï O

Í C

• rH

0

> -M

O

•

CO

.rH

4->

QJ

r-H

Q.

> -

O

CU

C

.rH

O

i—

i C

Q

CO

CO

t. ceso nico

Q.

O

U

0)

£.

^ O

Q

- 1—

;9uox:

A UÇ o en

• O

.rH

4->

QJ

3 a

. r—

i o

-O

J <U

"

O

O

CO

<

£

(/l V

)

r-̂

r-H

era

ra

\0

.rH

.rH

• rH

£_ O

O

O

í Q

J O

4->

Q.

cu ra

tn C

O

3E

U

J

c/1

CU

c o u

co e

ra

ra

vO

U

"

O

.rH

.rH

«J

U

-Q

£_

CU

3

0J

co o_

en

c .rH

O

u c

U

-O

C

U

>rH

CO

_

1

- 49 -

A P É N D I C E 2

Observaciones a las Normas de Descripción Bibliográfica de Libros y Folletos y de Publicaciones Seriadas. Las reglas en paréntesis se refieren a las Reglas de Catalogación Angloa­mericanas, 2a ed. (RCAA2) y al International Standard Biblio­gráfica! Description for Monographic Materials (ISBD(M)).

Libros y Folletos

En la introducción al referirse en el segundo párrafo a que el asiento estará complementado por los encabezamientos deberá aclararse que éstos no han sido aún actualizados, para evitar la creencia que al describir los materiales ya se está aplicando todo el conjunto de nuevas normas.

Pág. 5. Condiciones básicas. 1). Los corchetes también se uti-lizan para Tü designación general del material (RCAA2, 1.1C ; ISBD(M),1.2) y para suministrar un título cuando la obra care­ce del mismo (RCAA 2, 1.1B7).

Pág. 5. Fuentes de información para la descripción. . Aqui hay disparidad entre è~ï ISBD(M) ,0,5 y Tas RCAA2, 27ÖB. En las RCAA2 se especifican más exactamente la utilización de cada fuente para cada área. Utilizando el ISBD(M) redundará en la utilización de corchetes innecesarios si se aplican las RCAA2.

Pág. 7. Abreviaturas. Ni las RCAA2 ni en el ISBD(M) autorizan Tü utilización de "s.a." (sin año). Ambas normas especifican como asignar una fecha aproximada.

Pág. 9-10. Título propio,ch). Debería explicarse que el título alternativo se escribe con una "o" (o. equivalente) entre comas y que la primera letra del título alternativo va en mayúscula (RCAA2, 1.1B1, 2.1B1 ; ISBD(M), 1.1.7).

f) El ISBD(M) no trata este punto y las RCAA2, 1.IB dicen exac­tamente lo contrario " ... si el título propio dado en la fuen­te principal de información incluye el signo de omisión (...) o corchetes ( C ,1 ), se reemplazarán por — (pegado a la letra sin espacio) y por paréntesis () respectivamente".

i) Depende del nivel de descripción. En el I se transcribirá:

Canadian bibliographies

-(RCAA2, 1. L B5)

Pág. 11. Título paralelo. En el nivel I no se transcriben los títulos paralelos. En el II solamente el primero y un tercero si éste está en el idioma de la agencia catalogadora. En el nivel III se transcriben todos (RCAA2, 1.0D).

- 50 -

Pág. 14. Mención de responsabilidad. Los puntos a y ch se con­tradicen, creo que debido a que el a está redactado según las RCAA2 y el ch según el ISBD(M) y ya he señalado que hay una disparidad en la determinación de las fuentes de información. Según las RCAA2, 1.1F y 2.1F no se puede extraer ninguna men­ción de responsabilidad que no aparezcan en la fuente princi­pal de información. Se puede, naturalmente, dar la entrada al responsable de la obra, pero se omite la información de la mención de responsabilidad y no se puede añadir nunca una mención subsiguiente de responsabilidad a no ser que esté en la fuente principal de información (pág. 17, punto p).

Pág. 15. i). En el segundo ejemplo hay una errata, falta el espacio antes del punto y coma de la segunda mención de respon­sabilidad.

Pág. 17. Obras sin título colectivo. Errata; a). Creo que nove­las i"ñ iT ejemplo es üñ subtítulo y que por lo tanto debe de ir precedido por dos puntos ( : ) en vez de punto y coma ( ; ) como si fuese otro título.

En varios ejemplos aparecen abreviaturas en las menciones de responsabilidad. Según el Apéndice B. Abreviaturas, B.4. de las RCAA2 en el área del título y mención de responsabili­dad solamente se permiten las abreviaturas que se encuentren en la fuente principal de información del área "i.e.", "et.al.", y sus equivalentes en escrituras no latinas. En el ISBD(M) no encontré la prohibición explicita pero no se encuentran ni en la lista autorizada de abreviaturas, 0.7, ni en los ejem­plos.

Pág. 18. Area de edición, b). Tomando las fuentes principales de información de las RCAA2, la edición raramente aparecerá en corchetes, al ser éstas: la portada (o sustituto), otros preliminares y el colofón.

Pág. 21. Lugar de publicación, d) . Se da siempre el nombre del primer lugar y del segundo cuando hay uno que resalte por su tipografía o cuando entre los nombrados esté un lugar del país de la agencia catalogadora (RCAA 2, 1.4C5; ISBD(M), 4.2.1, 4.2.4) .

Pág. 22-23. Nombre de la editorial. Hay una contradicción en­tre lo especificado para el nombre de la editorial " ... nom­bre de una persona u organismo corporativo y se transcribe en la forma en que aparece en la fuente principal de informa­ción, con el fin que pueda identificarse internacionalmente" y el punto b) donde se especifican las palabras a ser omiti­das. En los ejemplos de la pág. 22 debería omitirse Books en Penguin Books; Ed. en Ed. Progreso, Imp. en Imp. El Lápiz Rojo.

Pág. 24. c) . Se omite el nombre completo pero debe escribirse en su lugar la forma corta con la que se conoce el organismo, p.e. las iniciales o El Ministerio, La Universidad, El Depar­tamento, etc. En el caso que el autor individual sea a su vez el editor, se escribirá en el área del editor la inicial del

- 51 -

nombre del autor y su apellido completo (RCAA2, 1.4D4).

Pág. 27. Año de publicación, h) . Siempre se aproxima la fecha, no se autoriza el uso de "s.a." como se mencionó más arriba.

Tanto las RCAA2, 1. 4D como el ISBD(M), 4.2.1. especifi­can que debe señalarse el nombre del distribuidor cuando apare­ce en la obra. No está contemplado en la norma cubana.

Pág. 29. Extensión de la obra. 10). Otra forma de aproximación es, para las obras muy largas, hacer una estimación del número de páginas y reseñarlo precedido por la abreviación c_a. sin corchetes (RCAA2, 2.5B7).

Ejemplo: ca. 500 p.

Pág. 32. Tamaño. Falta por especificar como se completa la medida cuando hay fracciones de cm. , si el libro es menor de 10 cm. , el caso de varios volúmenes de diferentes tamaños que componen una obra y si el ancho del volumen es menor que la mitad de la altura o mayor que la altura (RCAA2, 2.5D1, 2.5D2 y 2.5D3 ; ISBD(M) 5.3.1, 5.3.3).

Pág. 33 y 34. Mención de material acompañante. En los ejemplos falta la información sobre el tamaño del libro.

Pág. 35. Numeración de la serie. Deberá añadirse que la numera­ción tiene que convertirse innúmeros arábigos si es dada en otro sistema de numeración como p.e. en el romano (RCAA2, 1.6G1 ; ISBD(M), 6.6).

Pág. 39. Notas de contenido. La separación entre las obras reseñadas en el contenido no es ( .- ) sino espacio dos guiones o raya espacio ( — ), (RCAA2, 2.7B18).

Ejemplo: Contiene: Electra Garrigó — Falsa alarma — La boda.

Pág. 46 y 52. Primer nivel de descripción y Anexo B. En este nivel no debe aparecer la mención de responsabilidad a no ser que sea diferente de la entrada principal, es decir, si la obra se entra por título se transcribirá la mención de respon­sabilidad pero si se entra por autor personal o corporativo se suprime la mención de responsabilidad. También se elimina en este nivel el lugar de publicación. (RCAA2, 1.0D1).

Publicaciones seriadas

Pág. 6. Fuentes de información para la descripción. Hay una disparidad grande entre las RCAA2, 12.OB, capítulo i2 Fuentes de información y las prescritas en el Proyecto de Normas Cuba­nas. En las RCAA2 se establece para el área del título y men­ción de responsabilidad, la fuente principal de información, y para las áreas de edición, de la designación numérica y/o alfabética, cronológica y otra, de publicación, distribución, etc. la fuente principal de información además de otras a apli-

- 52 -

car en cada una de estas tres áreas, entendiendo como fuente principal de información la siguiente: "La portada (tanto si se publica con los números como si se publica más tarde) o la sustituta de la portada del primer número de la publicación en serie. Si no se dispone de éstas, se toma como fuente prin­cipal de información el primer número que esté a mano. La por­tada sustituta de una obra que carece de portada es (en este orden de preferencia) la cubierta, el encabezamiento de la primera página cuando el texto sigue a continuación, páginas editoriales, colofón, otras páginas. Si la información que tradicionalmente aparece en la portada se da en ella y en la contra portada, con o sin repetición, trate las dos páginas como si fuesen la portada".

En la Norma Cubana se prescriben las mismas fuentes que en la descripción de Libros y Folletos: La portada o sustituta de la portada definiendo en la página 4 el sustituto de la portada como: "Una página, parte de una página u otro compo­nente de una publicación que incluye información que usualmen-te aparece en la portada y que en ausencia de ésta se toma en su lugar. En el caso de las publicaciones seriadas son sus­tituto de la portada, la cubierta, los encabezamientos de pági­na, las páginas editoriales, colofón y otras páginas".

Al faltar en la Norma Cubana una serie de elementos que pueden considerarse como fuente de información va a reflejar­se en la forma de describir los datos en el cuerpo principal de la descripción bibliográfica.

Pág. 9. Abreviaturas. Lo mismo que comentado para Libros y Folletos.

Pág. 12. Punto f. La misma observación que para el caso en la pág. 10, punto i, de Libros y Folletos.

Pág. 13. Punto m. La misma observación que para el punto f, pág. 10 de Libros y Folletos.

Pág. 13. Punto a. La misma observación que para Libros y Folle-tos, pág. 11. TTtulo paralelo.

Pág. 16. Mención de responsabilidad. El punto c depende de que norma se deje para la determinación de fuente principal. Punto e, no se pueden tomar menciones de responsabilidad de otra fuente que no sea la principal (RCAA2, 12.1F1). Los edi­tores, directores, etc. se transcriben en una nota si se consi­dera importante la información. Las RCAA2, 12.1F3 prohiben transcribir esta información en la mención de responsabilidad.

Pág. 24. Punto e. La misma observación que la hecha a Libros y Folletos sobre el lugar de publicación, pág. 21.

Pág. 26. Punto ch. La misma observación que para el punto c de Libros y Folletos, pág. 24.

Pág. 29. Ilustraciones y dimensiones. Según las RCAA2, 12.5C1

- 53 -

y 12.5D no son elementos opcionales, sino prescriptivos.

Pág. 40 y Anexo B.l. Primer nivel de descripción. El primer nivel de descripción ño incluye la mención dé" responsabilidad cuando ésta coincide con la entrada principal. Se omite el lugar de publicación. En la extensión del item sólo se reseña el número de páginas y no se describen las series.