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PROCESO SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN INSTITUCIONAL CÓDIGO GIPD02

PROCEDIMIENTO ASESORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO VERSIÓN 12

ELABORÓ:Profesional Oficina de Control InternoProfesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ:Jefe Oficina de Control InternoJefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ:Jefe Oficina de Control Interno

FECHA:

05/08/2014

FECHA:

05/08/2014

FECHA:

05/08/2014

OBJETIVO

Facilitar y atender los requerimientos de asesoría y acompañamiento en materia de control interno y gestión de la Entidad, demandados por usuarios internos y externos, así como, elaborar y presentar informes de recomendaciones, mediante la verificación de información, presentando a la Alta Dirección recomendaciones sobre posibles alternativas de solución a una problemática dada, advirtiendo la posible o presunta ocurrencia de hechos o actos no deseados; con el propósito de evitar desviaciones en los planes, procesos, actividades, tareas y fortalecer en la medida de posibilidades la comunicación de la Entidad generando con las recomendaciones y acompañamiento realizados, valor organizacional para la oportuna toma de decisiones y el logro de los objetivos y metas institucionales.

ALCANCEInicia con la recepción y clasificación de las solicitudes de asesoría y acompañamiento, continúa con la realización de la asesoría y acompañamiento en materia de control interno la elaboración del respectivo informe y termina con el seguimiento a las recomendaciones generadas de las asesorías y acompañamientos implementadas por la Entidad.

AMBITO DE APLICACIÓN

Este procedimiento aplica a toda la operación de la Superintendencia Nacional de Salud, en consecuencia a todos los procesos y procedimientos de la Entidad.

DEFINICIONESAcompañar: “Estar o ir en compañía de otro”. Las actividades de acompañamiento y servicios relacionados para clientes, cuya naturaleza y alcance se acuerdan con el cliente y se diseñan para agregar valor y mejorar los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control de la organización sin que el auditor interno asuma responsabilidades por la gestión. El aseguramiento, la facilitación y la capacitación son algunos de los ejemplos (Guía de Auditoría para Entidades Públicas Departamento Administrativo de la Función Pública)

Asesoría: Asesoría consiste en la orientación técnica con el fin de generar valor organizacional en la oportuna toma de decisiones, basada en la

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evaluación de posibles alternativas de solución a una problemática dada, advirtiendo la posible ocurrencia de hechos o actos no deseados, generando confianza institucional para lograr el fortalecimiento del Sistema de Control Interno. La asesoría es más que “aconsejar” y por ende su compromiso es con la solución y no con el problema.

Efectividad: Medida del impacto de la Gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. (NTC-GP-1000:2009)

Observación: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el desempeño de los Sistemas de Control Interno o de Gestión, o eliminar situaciones de riesgo potencial.

Sistema Integrado de Gestión (SIG): Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés. El SIG se encuentra conformado por los siguientes subsistemas: Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI), Gestión Ambiental (SGA), Seguridad y Salud en el trabajo (S&ST), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), Gestión Documental (SGD) y Responsabilidad Social (SRS).

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1. La asesoría y acompañamiento de la Oficina de Control Interno consiste en la orientación técnica y recomendaciones en el ejercicio de sus

funciones con el fin de: - Evitar desviaciones en los planes, procesos, actividades y tareas;- Mejorar los procesos y la eficacia de las operaciones;

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- Identificar riesgos a través de la auditoría y evaluar la administración de los mismos; - Implementar y fortalecer el Control Interno en general, principalmente en los procesos críticos;- Incrementar la calidad y veracidad de la información; - Desarrollar cada uno de los subsistemas, componentes y elementos del MECI;- Identificar fuentes de recuperación y ahorro;

2. Teniendo en cuenta los lineamientos generales de los consejos para la práctica emitidos por los Auditores Internos, los principios que pueden consultarse como referentes para desarrollar trabajos de asesoría serán los siguientes:

- Proposición de Valor: Comprende las actividades de evaluación y asesoría que sean concebidas para agregar valor a la organización aportando un enfoque sistémico y disciplinado en los procesos de gestión, riesgo y control.

- Actividades distintas a la evaluación y la asesoría: Hay múltiples actividades que pueden ser desarrolladas por la Oficina de Control Interno. La evaluación y la asesoría no son excluyentes entre sí, y no impiden realizar otro tipo de servicios de auditoría, tales como, investigaciones y funciones distintas.

- Interrelaciones entre evaluación y asesoría: La asesoría le da valor agregado a la función de auditoría desarrollada por la Oficina de Control Interno; si bien la asesoría es a menudo el resultado directo de las actividades de evaluación, debemos reconocer también que la evaluación puede estar, a su vez, generada por los trabajos de asesoría.

- Las actividades de asesoría impulsadas por la Alta Dirección: Las Oficinas de Control Interno han desempeñado tradicionalmente diversos tipos de actividades de asesoría para analizar operaciones y efectuar recomendaciones. El Comité de Coordinación de Control Interno debe propiciar que la Oficina de Control Interno preste servicios adicionales siempre que no representen un conflicto de intereses o le aparten de sus obligaciones frente al Comité. Esto debe estar reflejado en el plan de acción de la Oficina de Control Interno.

- Objetividad: las actividades de asesoría pueden mejorar el entendimiento que tenga el Jefe de la Oficina de Control Interno de los procesos de la entidad o de aspectos relacionados con el trabajo de evaluación y no necesariamente afectan su objetividad. Las decisiones de adoptar o implantar las recomendaciones originadas en el rol de asesoría realizado por la Oficina de Control Interno debe tomarlas la Alta Dirección. En consecuencia, la objetividad de la Oficina de Control Interno no debería verse afectada por las decisiones tomadas por la Alta Dirección.

- Comunicación de Información Fundamental: Uno de los valores principales de la actividad de la Oficina de Control Interno es entregar los resultados de sus evaluaciones a la Alta Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno. Los trabajos de asesoría no

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pueden ser realizados de forma que oculten información que, a criterio del Jefe de la Oficina de Control Interno, deba ser presentada a la Alta Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno.

- Comprensión de los Principios de Asesoría por toda la Entidad: Las organizaciones deben tener reglas de procedimiento para el desempeño de actividades de asesoría, de modo que sean entendidos por todos sus miembros. Estas reglas deben estar incluidas en la reglamentación interna y en el plan de acción de la Oficina de Control Interno, aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno y promulgado en la organización.

- Responsabilidades del Jefe de Oficina de Control Interno: El rol de asesoría permite al Jefe de la Oficina de Control Interno establecer un diálogo con la Alta Dirección para resolver determinados asuntos de la gestión; en este diálogo, la extensión del trabajo y su calendario deben responder a las necesidades de la Alta Dirección. Sin embargo, el Jefe de la Oficina de Control Interno mantiene la prerrogativa de establecer las técnicas de auditoría y el derecho de informar a la Alta Dirección y a los miembros del Comité de Coordinación de Control Interno, cuando la naturaleza y el logro de los resultados presenten riesgos significativos para la entidad

3. La elaboración de un informe de Asesoría y Acompañamiento por tener en la mayoría de los casos una connotación de urgencia manifiesta, debe caracterizarse por ser sucinto, concreto, efectivo y margen de maniobra en el periodo de tiempo dedicado para que cumpla los estándares de calidad apropiados y podrá ser presentado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, mediante memorando, acompañando documentos anexos en Word, Excel Power, Point o cualquier programa o aplicativo que sirva a los efectos de dar la mejor ilustración a la Alta Dirección sobre las Conclusiones y Recomendaciones que presente en desarrollo de la función de Asesoría y Acompañamiento regulada en este Procedimiento.

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado”

TODA LA NORMA

Decreto 1537 de 2001 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado”

TODA LA NORMA

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Ley 1474 de 2011 ‘’Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública’’

Artículo 8°. Designación de responsable del control interno. Modifíquese el artículo 11 de la Ley 87 de 1993, que quedará así: Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control, el Presidente de la República designará en las entidades estatales de la rama ejecutiva del orden nacional al jefe de la Unidad de la oficina de control interno o quien haga sus veces, quien será de libre nombramiento y remoción.Artículo 9°. Reportes del responsable de control interno. Modifíquese el artículo 14 de la Ley 87 de 1993, que quedará así: El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en una entidad de la rama ejecutiva del orden nacional será un servidor público de libre nombramiento y remoción, designado por el Presidente de la República.

Decreto Nacional 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”

ARTICULO 231. Reportes. Modifíquese el segundo inciso del artículo 9 de la Ley 1474 el cual quedará así: “Este servidor público, sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberá reportar a los organismos de control los posibles actos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en ejercicio de sus funciones.

Directiva Presidencial No 01 de 1997 Desarrollo del Sistema de Control Interno. La unidad u oficina de coordinación de control interno: Compete a esta Oficina, al interior de toda la organización y en ejercicio de su función asesora, apoyar a los directivos en el desarrollo del Sistema de Control Interno, revaluar los planes, fomentar la cultura del autocontrol, de tal forma que contribuya al mejoramiento continuo, y a coadyuvar y, participar para implantar adecuados instrumentos de gestión y gerencia.

Decreto 2145 de 1999 “Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”

Artículo 12º. Parágrafo d. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces: Evalúa el proceso de planeación, en toda su extensión; implica, entre otras cosas y con base en los resultados obtenidos en la aplicación de los indicadores definidos, un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvío de los

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avances. La identificación de estas variables, su comportamiento y su respectivo análisis permite que la formulación de las recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso, se realice sobre soportes y criterios válidos y visibles fortaleciendo así la función asesora de estas oficinas.

Artículo 13º Parágrafo a. La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces: Evalúa que estén claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y que todas las acciones desarrolladas por la entidad se enmarquen dentro de este contexto.

Artículo 16º.- Modificado por el art. 4 del Decreto Nacional 2539 de 2000 . Operatividad del Sistema Nacional de Control Interno. El Funcionamiento del Sistema Nacional de Control Interno se fundamenta en el ejercicio de las competencias y responsabilidades que en materia de Control Interno le han sido asignadas al Presidente de la República, al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en esta materia, al Comité Interinstitucional de Control Interno, al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y a la Unidad Básica del Sistema Nacional de Control Interno.

Ley 872 de 2003 “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”

TODA LA NORMA

ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO

ÁREA PARTICIPANTE

REGISTRO

1. Recepcionar y clasificar las solicitudes de

Recibir solicitudes sobre acompañamiento y/o asesoría en los temas de competencia, conforme a la normativa vigente, mediante correo

Oficina de Control Interno

Jefe de Oficina

Todas las áreas de la Entidad

Memorando interno, código

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asesoría y acompañamiento

institucional, memorando interno, y/o verbalmente en las diferentes reuniones o comités a los que debe asistir la Oficina de Control Interno con voz pero sin voto.

El Acompañamiento también podrá realizarse sin que sea solicitado por la Alta Dirección, en aquellos casos en que conforme a las funciones de Ley, lo considere necesario, o en general, podrá acompañar una determinada actividad sin que en ningún caso incurra en la prohibición establecida en la legislación vigente de co-administrar, estando posibilitada la Oficina de Control Interno únicamente a presentar sugerencias o recomendaciones.

Finalizada la recepción, proceder a clasificar las solicitudes de asesoría y/o acompañamiento en las siguientes categorías:

Suministro de información solicitada: Se refiere generalmente a estudios de interés coyuntural de la Alta Dirección y en general cualquier información que a su juicio deba adelantar la Oficina y que no altere la condición de independencia y objetividad frente a la gestión institucional. Propuesta de solución a un problema: Son

Profesional que requieran asesoría y/o acompañamiento.

ASFL02

Correo institucional

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aquellas solicitudes que demandan una respuesta efectiva, encaminada a recomendar una solución al planteamiento expuesto por la Dirección, sin que conforme a la normativa vigente, el Jefe de la Oficina de Control Interno asuma responsabilidades por la gestión. Dirección, coordinación y apoyo en diagnósticos que puedan redefinir un problema. Suministro de recomendaciones específicas y viables: Se materializa en informes que resumen los hallazgos encontrados acompañados de recomendaciones. Apoyo y/o Acompañamiento en la aplicación práctica de las medidas: Son aquellas solicitudes adicionales que demandan fundamentación profunda de recomendaciones específicas y viables en acciones de implementación cuya efectividad haya sido probada, sin que conforme a la normativa vigente, el Jefe de la Oficina de Control Interno asuma responsabilidades por la gestión. Ejercer el rol de facilitador de consenso y compromiso: Son aquellas solicitudes que demanden estrategias de persuasión y capacidad analítica asertiva con el fin de recomendar a la administración tomar una medida. Lo fundamental radica en que a través de una relación de mutua colaboración, se logre un

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beneficio mutuo. sin que conforme a la normativa vigente el Jefe de la Oficina de Control Interno asuma responsabilidades por la gestión. Suministro de propuestas sobre aprendizaje organizacional: Son aquellas solicitudes que demandan propuestas de nuevos métodos y procedimientos que le permita a la Entidad afrontar los retos del futuro y alcanzar los fines de la misma. sin que conforme a la normativa vigente el Jefe de la Oficina de Control Interno asuma responsabilidades por la gestión o las propuestas de mejoramiento presentadas a la Alta Dirección.

2. Realizar asesoría y acompañamiento en materia de control interno.

Teniendo en cuenta los avances de implementación y sostenimiento de los diferentes componentes del MECI y sistemas de gestión, priorizar elementos esenciales y críticos en la Entidad, la información soporte de las solicitudes de acompañamiento y asesoría.

Ejercer la función de acompañamiento y asistencia teniendo en cuenta la normativa vigente, que incluya estrategias claras, objetivos, criterios y alcances definidos.

Se podrá poner a disposición de la Alta Dirección herramientas, instrumentos, técnicas, medios y canales de comunicación institucionales (talleres,


Jefe de Oficina

Profesional Especializado

Papeles de trabajo

Acta de Reunión, código ASFT06, para el caso que aplique.

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conferencias, presentaciones didácticas, capacitaciones prácticas entre otras) para ejercer el acompañamiento con el fin de que las recomendaciones dadas por el Jefe de la Oficina de Control Interno sean enviadas directamente al Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud, para que analice la posibilidad de implementar las recomendaciones que se presenten.

La asesoría frente a la Administración del Riesgo depende del estado de implementación y madurez del proceso de administración del riesgo en la Entidad, que tendrá como referente seguir las actividades señaladas en la Cartilla de Administración Pública “Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces”, código GIDE07, construida bajo los lineamientos del Instituto de Auditores internos IIA

3. Elaborar el informe de Asesoría y acompañamiento.

Una vez realizado el acompañamiento, asesoría y/o asistencia técnica en materia de control interno, presentar el informe respectivo al Despacho del Superintendente Nacional de Salud o a la dependencia solicitante del mismo, que deberá señalar los siguientes aspectos como mínimo:


Profesional Informe de Asesoría y Acompañamiento (versión preliminar), Código COFL02.

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- Presentar un informe del acompañamiento realizado con las Conclusiones y Recomendaciones pertinentes, relativas al tema sobre el cual se realizó el acompañamiento.

- En caso que el acompañamiento se realice en alguna reunión o comité, podrán realizarse las recomendaciones de manera verbal.

- Ofrecer recomendaciones para la solución a un problema: dar respuestas efectivas a los problemas planteados, buscando la solución real en conjunto con la Alta Dirección, sin que conforme a la normativa vigente, el Jefe de la Oficina de Control Interno asuma responsabilidades por la gestión.

- Suministro de recomendaciones específicas o viables: Formular o concertar las recomendaciones, las cuales la Alta Dirección deberá ejecutarlas en la viabilidad de su ejecución, sin que conforme a la normativa vigente, el Jefe de la Oficina de Control Interno asuma responsabilidades por la gestión.

Remitir informe al Jefe de la Oficina de Control Interno para su respectiva revisión y validación, mediante memorando interno, código ASFL02 o

Memorando interno, código ASFL02, radicado si es el caso

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correo institucional, a través del Sistema de Gestión Documental

4. Comunicar el informe de asesoría y acompañamiento.

Se remite el informe al área solicitante mediante correo electrónico y/o memorando interno, a través del Sistema de Gestión Documental. Posteriormente, se archiva bajo los parámetros de las tablas de retención documental adoptadas por la Entidad.


Jefe de Oficina

Profesional

Memorando interno, código ASFL02 radicado

Registro correo institucional

5. Realizar Seguimiento a las recomendaciones generadas de asesorías y acompañamiento implementadas por la Entidad.

Realizadas las recomendaciones de Acompañamiento y Asesoría, de manera periódica la Oficina de Control Interno, realizará seguimiento a las mismas ejecutando un informe que indique cuales fueron implementadas por la Entidad y el (los) impactos generados, con el fin de verificar la efectividad del rol.


Jefe de Oficina

Profesional

Informe de seguimiento a las recomendaciones generadas, Código COFL02.

PUNTOS DE CONTROLID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD

/ TAREAMÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

5. Realizar Seguimiento a las recomendaciones generadas de asesorías y acompañamiento e implementadas por la Entidad.

Se realiza un diagnóstico de las recomendaciones implementadas por la Entidad, generadas de los informes de asesorías y

Anual Oficina de Control Interno

Informe de seguimiento a las recomendaciones

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acompañamiento, así como de aquellas presentadas en los informes de Auditoría realizados por la Oficina de Control Interno y los impactos generados al interior y exterior de la organización.

generadas, Código COFL02

ANÁLISIS DE TIEMPOLa elaboración de un informe o concepto técnico generado de una asesoría y/o acompañamiento se estima aproximadamente entre 1 y 3 días hábiles, dependiendo de la complejidad y extensión del mismo.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cartilla Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces del Departamento Administrativo de la Función

Pública. Guía para la Auditoría del Departamento Administrativo de la Función Pública

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIODD/MM/AAAA

VERSIÓN

CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

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DD/MM/AAAA

Adopción del documento

Mediante el artículo 7 de la Resolución 1622 del 21 de agosto de 2014 se adoptó el proceso y la documentación relacionada en él.

Jefe de la Oficina de Control Interno

21/08/2014 1

Adopción del documento

Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó la Resolución 1622 del mismo año y se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad.

Jefe de la Oficina de Control Interno 19/12/2014 1

Descripción del Documento.

Puntos de control

Se cambió el código del Formato Memorando Informativo, código ASFL02 por ASFL01.Se eliminaron los códigos de los documentos externos. NURC-3-2015-016802NURC 3- 2015-.

Jefe de la Oficina de Control Interno

26/08/2015 2

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