IMPLEMENTACIN DE LA RED DE

VIDEOCONFERENCIAS EN

PLASTILENE S.A.

Hernn Daro Buitrago Morales

Programa de Ingeniera de Sistemas, Facultad de Ingeniera, Universidad Catlica de Colombia Bogot D.C., Colombia

Abstract- El trabajo de grado desarrollado por medio de una prctica empresarial en

la compaa Plastilene S.A se centra en la correcta implementacin de una red para

videoconferencias que incluye a todas las sedes del grupo empresarial. El objetivo de

este es implementar la red de videoconferencias para el grupo empresarial y se

desarroll por medio de la ejecucin de una metodologa que comprende la

investigacin, anlisis y ejecucin de cambios para el mejoramiento de esta red. El

resultado evidencia la optimizacin del uso de los recursos con los que se cuentan y

mejor organizacin en este proceso de la compaa. Del desarrollo del proyecto se

pudo concluir y evidenciar la importancia que este tipo de comunicaciones toma

dentro de una compaa y como el uso de buenas prcticas y una correcta

implementacin es fundamental para tener una buena experiencia de uso de estas

tecnologas.

Palabras Clave- Videoconferencias, Plastilene, Prctica Empresarial, Tandberg.

INTRODUCCIN

Plastilene S.A es una compaa

productora de pelcula plstica para

empaques lder de un grupo empresarial

compuesto por otras 4 empresas, cada una

de ellas ubicada en distintas locaciones

dentro de la ciudad e incluso fuera del

pas. Debido a este factor geogrfico que

separa las sedes, es fundamental contar

con una solucin para las comunicaciones

que funcione de forma eficiente y rpida,

por esta razn se busc implementar una

red de videoconferencias que solucionara

el problema de forma eficaz. Para esto la

compaa adquiri equipos de marca

Tandberg para sus distintas empresas, y

se defini una red de ellas basada en

VLAN. Infortunadamente todo fue

realizado de forma desordenada y sin el

uso de buenas prcticas, hecho que

genero problemas en la que se quera que

fuera la solucin, por el contrario gener

una gran insatisfaccin en los usuarios de

la empresa.

Por estas razones se plante la solucin

en Plastilene S.A con el objetivo de

Implementar de manera ptima una red

de audio y video para videoconferencias,

con base en el anterior se plantean 3

objetivos especficos que son: configurar

la red de videoconferencias con el uso de

buenas prcticas utilizando la red interna

y los canales dedicados con las dems

compaas, Documentar la configuracin

final de la red, proponer documento de

poltica de uso. Todos estos tratando de

sacar el mayor provecho posible tanto a

los equipos como a la infraestructura de

red.

Sin duda esto traer un gran beneficio

para la compaa facilitando la labor de

sus empleados, en su mayora de cargos

altos quienes utilizan con mayor

frecuencia esta red, adems de sacar

provecho a la inversin que se realiz en

equipos e infraestructura para tal fin.

METODOLOGIA PARA LA

SOLUCIN.

Basado en el objetivo principal de este

trabajo que se cumple por medio de los

objetivos especficos del mismo se

plante la siguiente metodologa que

buscaba abarcar de buena forma todos los

detalles que influyen en el

funcionamiento de esta red de

videoconferencias, la cual se puede ver en

detalle a continuacin.

Levantamiento de Informacin

Busca realizar una investigacin a fondo

de los aspectos que pueden influir en el

desempeo de la red, basado en la

experiencia de usuarios y de la compaa

aliada Granitos y Mrmoles que cuenta

con ms de 4 aos de experiencia en la

utilizacin de equipos de esta naturaleza y

del uso de una red de los mismos. Este

levantamiento de informacin incluye los

siguientes factores que son determinantes

a la hora de una buena comunicacin.

Descripcin de los equipos: Es

fundamental antes de empezar a tomar

alguna accin para la mejora de la red,

conocer los equipos con los que se

cuentan y que especificaciones tienen

ellos. Utilizando los datasheet de los

mismos proporcionados por la empresa

que los fabrica y teniendo interaccin con

ellos, se pudo conocer con que cuenta la

compaa. Son 6 equipos de marca

Tandberg de referencias Edge 95 MXP,

3000 MXP y 880 que cuentan con unas

caractersticas muy similares en cuanto a

prestaciones de hardware y

configuraciones se refieren, pero aun as

tienen diferencias que no hacen menos

importante el conocimiento de cada uno y

el dominio de la informacin tcnica de

que influye debido a la variedad de

modelos.

Para evidenciar las diferencias de cada

terminal, se realiz una tabla comparativa

con los aspectos ms relevantes de ellos

en conjunto, y donde por cada aspecto se

pueden evidenciar las diferencias que

existen por modelo. Esto permite

identificar conocer los dispositivos a

fondo, sabiendo que pueden ofrecer y que

no, adems de poder identificar las

limitaciones que se puedan llegar a tener.

Especificaciones de la red: Este aspecto

es muy importante conocerlo para el

desarrollo del proyecto, por esto se

realizaron una serie de reuniones con la

persona encargada de manejar el tema de

redes dentro del grupo empresarial, quien

describi toda la topologa de red que se

haba establecido para las

videoconferencias. Esta topologa no

contaba con ningn tipo de

documentacin formal donde se

describiera al detalle cmo estaba

compuesta y como era su operacin, lo

que generaba que la administracin y el

entendimiento de ella fuera

exclusivamente de la persona encargada

de las redes. Como resultado de las

reuniones realizadas se pudo generar

formalmente un diagrama de la topologa

de cmo estaba estructurada la red y las

especificaciones de la misma, que

permitieran entender, en caso del

encargado estar ausente, a alguna otra

persona capaz de realizar la labor

administracin de la red como es el

funcionamiento de la misma.

Por cuestiones empresariales y de tiempo,

la compaa decidi mantener el mismo

esquema de red con el que ya contaban,

que aun as funciona de una buena forma

y el cual poda garantizar una buena

comunicacin, lo cual implicaba centrar

la atencin en los equipos y en cmo se

realizara la administracin y definira el

funcionamiento de estos.

Conexiones: Habiendo conocido los

equipos y cmo funcionaba la red, se

comenz a hacer un anlisis funcional de

los terminales. Siendo objeto de

evaluacin las conexiones que tenan en

cuanto a dispositivos, los puertos con los

que cuenta cada uno de los equipos y el

cableado utilizado.

Para ello se realiz una tabla que permita

conocer todos los puertos incluidos en los

terminales con su descripcin y que uso

se les podra dar. Tambin por cada

videoconferencia se realiz la

investigacin de cmo estaban las

conexiones, que estaba conectado a cada

puerto, cuales estaban en funcionamiento

y cules no, resultados que se

documentaron. En esta tarea realizada, se

pudo evidenciar la falta de anlisis y de

buenas prcticas con el que se realiz el

montaje de las videoconferencias, factor

de gran importancia para el correcto

desempeo y buena comunicacin.

Configuraciones: Tomado como un

factor de gran importancia gracias a la

investigacin realizada pues puede

determinar el desempeo de las

comunicaciones, dado que en estas es

donde se realiza toda la administracin de

las funciones y se define como se quiere

que los equipos operen. Para realizar el

levantamiento de la informacin en este

aspecto, se tom cada terminal y se

recolecto todas las configuraciones que

tuviera definidas, tomando el tipo de

configuracin y el parmetro establecido.

Esta informacin recolectada se almaceno

en tablas independientes para cada equipo

divididas por categora de configuracin.

Directorios de contactos: Cada

videoconferencia cuenta con un directorio

de contactos independiente, definido por

el administrador, el cual es similar al de

un telfono celular, almacenando nombre,

direccin IP y ancho de banda definido

para cada contacto. Este punto muy

importante puesto que los equipos

cuentan con la funcin de realizar

llamadas multipunto donde ms se

evidencian las falencias que pueda llegar

a tener el directorio, y si no se encuentra

debidamente afinado la comunicacin

puede tornarse muy molesta y complicada

de realizar. De cada equipo se tom el

directorio de contactos que tena definido

y se almaceno en una tabla por terminal

que permitiera realizar un posterior

anlisis de cada uno de ellos y tomar las

acciones necesarias.

Anlisis de la informacin

Luego de haber recolectado toda la

informacin necesaria que diera una

visin global de los factores que podran

generar en el problema, se analizaron los

datos recolectados y con ayuda de los

manuales de usuarios de cada equipo,

documentos como el Videoconferencing Cookbook escrito por ViDe, y experiencias de usuarios encontradas en

foros de discusin, adems de las

entrevistas con la compaa Granitos y

Mrmoles. Se tom cada factor para el

proceso de anlisis de la informacin

recolectada y los resultados son los

siguientes.

Conexiones: Se pudo notar como el

procedimiento con el que se realizaron las

conexiones al momento de instalar los

equipos no fue el correcto, hecho que se

evidencio al presenciar perifricos

instalados que no prestaban ningn

funcionamiento, el cableado utilizado era

errneo o estaba conectado en puertos

incorrectos y el desconocimiento de

algunas conexiones que tena el equipo.

Configuraciones: Como primer aspecto,

las versiones del firmware de los

dispositivos variaba mucho, por la fecha

de adquisicin de los mismos y por el

modelo. Como segundo aspecto y el ms

importante se encontr que las

configuraciones de los parmetros

variaban mucho de un dispositivo a otro

hecho que puede ser un gran

impedimento para una buena

comunicacin por aspectos como los

protocolos, zonas horarias, seguridad,

entre otros; adems de que estas no se

adaptan a la configuracin de la red que

se posee.

Directorio de contactos: De estos se

pudo analizar cmo se encontraban

definidos de forma desorganizada y

aleatoria, donde la variacin por cada

equipo era muy grande. Se not como no

hay una centralizacin de estos y en cada

sede de la compaa se defina de forma

libre y sin ningn tipo de control, adems

con parmetros que son incorrectos y que

impiden la comunicacin.

Los errores ms comunes son: nombres

de contacto inconsistentes, direcciones IP

mal escritas y anchos de banda para los

contactos definidos sin tener l cuenta la

red y el importante papel que juegan, este

ltimo el ms importante pues de l

depende en gran parte una buena

comunicacin especialmente multipunto.

Propuesta de mejora y ejecucin

Luego de realizar el anlisis del

levantamiento de la informacin, se

propuso una serie de mejoras y la

ejecucin de las mismas con miras a

corregir el servicio y dar cumplimiento al

objetivo planteado, esta propuesta se

describe a continuacin.

Pruebas al canal: Se solicit al

proveedor de este servicio (Claro) un

reporte del trfico del canal durante el

ltimo mes donde se haba dado un uso

concurrente a la red de videoconferencias.

El resultado de este muestra como el

canal no presenta congestin, por el

contrario se puede ver como se est

desaprovechando el ancho de banda con

el que se cuenta (3Mb), pues su uso

promedio es de 36.43%.

Este resultado permite concluir que el

problema de la red no se encontraba en su

topologa o en el canal sino en los

equipos especficamente.

Cambio de conexiones y marcacin del

cableado: Debido a todas las anomalas

que se encontraron al revisar el cableado

y las conexiones de los equipos, fue

necesario realizar un cambio, partiendo

por la realizacin de un reporte de las

fallas que presentaba cada terminal

respecto a sus conexiones, describiendo la

falla, las consecuencias que esta tiene y la

solucin propuesta. Al realizar los

cambios y probar las nuevas conexiones

se hizo una tabla por equipo que

especfica como quedaron las conexiones

establecidas. Y por ltimo se realiz la

marcacin de los cables que permite la

identificacin en caso de que se necesite

desconectar el terminal o se haga por

accidente y evitar errores que afecten el

desempeo de la red.

Actualizacin: Se busc realizar la

actualizacin de los equipos debido a que

en el levantamiento de informacin, se

observ una diferencia en las versiones

del firmware instalada en cada mquina.

Por cuestiones de tiempo, econmicas y

falta de soporte se decidi conservar las

versiones que cada equipo posee, decisin

que es viable dado que las diferencias no

son muy significativas de una versin a

otra, teniendo a favor que todos los

equipos tienen instaladas en sus versiones

de firmware la posibilidad de hacer

llamadas multipunto, anchos de banda

compatibles con las especificaciones de

red y seguridad en las comunicaciones.

Nueva configuracin: Para ejecutar esta

tarea se realiz en primera instancia con

ayuda de los manuales de usuario y de

administracin de los dispositivos, una

propuesta de configuracin que buscaba

sacar el mejor provecho a la red de

videoconferencias y poder ofrecer un

buen servicio.

En total fueron dos esquemas de

configuraciones definidas para aplicar a

los equipos, el primero de ellos para los

de referencia Edge 95 y 3000 MXP y el

otro para los de referencia 880.

Posterior a esto se realiz la comparacin

de la configuracin encontrada en cada

terminal con la configuracin propuesta y

paso siguiente fue realizar los cambios

necesarios en cada equipo y realizar las

pruebas de un correcto funcionamiento.

Estandarizacin de contactos: Se

decidi crear un directorio nuevo y

estandarizado para todas las

videoconferencias de la compaa

Para esto se constituy con ayuda de los

usuarios de los equipos, cuales son los

contactos que suelen utilizar para realizar

llamadas, se estableci la correcta

direccin IP de cada uno de ellos y por

ltimo analizando el ancho de banda que

se posee la red de videoconferencias y

teniendo en cuenta el nmero de equipos

se decidi unificar el ancho de banda para

cada contacto a 320 Kbps.

El nuevo directorio de contactos fue

establecido en todos los terminales y

debidamente documentado para

posteriores cambios que se requieran, su

administracin ser individual por equipo

y estar a cargo del rea de sistemas de la

empresa.

Para el cumplimiento del segundo

objetivo del proyecto, se realiz un

documento que incluye todos los cambios

realizados y las configuraciones

establecidas para los equipos de

videoconferencias, incluyendo de igual

forma las especificaciones de la red y el

directorio de contactos establecido. Este

documento tiene por nombre

Configuracin Final de la Red y fue

almacenado en una carpeta compartida en

el servidor Servnt al cual se puede

acceder desde cualquier empresa del

grupo en caso de requerir informacin

referente a la red de videoconferencias, la

administracin y cambios estn a cargo

del rea de sistemas de Plastilene S.A y

en caso de realizar alguna modificacin

deben registrarse en este documento e

informar al rea.

Por ultimo para cumplir con el tercer

objetivo se realiz un documento

propuesta de poltica de uso para la red de

videoconferencias de Plastilene S.A, que

busca organizar ms este mbito de la

compaa y definir lineamientos para los

usuarios empleados de las empresas. Este

contiene normas para la administracin,

manipulacin, solicitud de las

videoconferencias y asistencia prestada al

momento de utilizarlas. Todo con el fin

de prestar un mejor servicio y reducir las

quejas por parte de los usuarios. Esta

poltica propuesta est sujeta a aprobacin

por parte del gerente de proyectos de la

compaa para ser establecida o no.

RESULTADOS

Del proyecto desarrollado y cumpliendo

con el objetivo principal de este se obtuvo

como resultado una red de

videoconferencias para Plastilene S.A y

su grupo empresarial implementada de

manera ptima y con el uso de buenas

prcticas que mejoro la experiencia de los

usuarios y redujo las quejas para con la

prestacin de este servicio.

Estos resultados se basan en unas pruebas

realizadas haciendo seguimiento a

distintos tipos de videoconferencias

realizadas, y evaluando el rendimiento

que estas tenan por medio de la

plataforma web como se muestra en la

siguiente imagen.

Los resultados de estas son el mejor

desempeo de los equipos gracias al

afinamiento en el directorio de contactos

y en los parmetros de configuracin, que

se pudieron evidenciar en los anchos de

banda durante las comunicaciones, que

eran controlados y oscilaban entre el

lmite establecido, tambin el afinamiento

de los protocolos permitiendo una mejor

definicin de audio y video claramente

perceptibles en la reduccin de ruidos,

ecos, imagen borrosa y pixelada.

En adicin, como resultados se

obtuvieron la definicin y documentacin

de cada uno de los aspectos influyentes en

la dentro de la red.

Diagrama de topologa de la red de videoconferencias.

Configuraciones de la subred independiente de manejo de

videoconferencias.

Tabla de asignacin de direcciones IP

Tablas de definicin de conexiones por equipo.

Equipos con la marcacin del cableado

Configuracin propuesta Tandberg Edge 95 y 3000 MXP

Configuracin propuesta Tandberg 880 MXP

Directorio de contactos nuevo

Por ltimo, la documentacin final

resultado de la ejecucin del proyecto,

que se registr en el documento

Configuracin final de la red puede

consultarse desde cualquier compaa

perteneciente al grupo Plastilene,

facilitando la administracin correcta

administracin de los equipos.

El documento de la poltica de uso

propuesta puede de igual forma

consultarse desde cualquier empresa, pero

este est sujeto a una aprobacin de la

gerencia de proyectos del grupo, as que

no aplica hasta que se realice este

procedimiento.

REFERENCIAS BLIOGRFICAS.

[1] (2013) Cisco. [Online]. Available:

http://www.cisco.com/en/US/prod/collat

eral/ps7060/ps8329/ps9573/royal_philip

s_electronics.pdf

[2] (2013) Cisco. [Online]. Available:

http://www.cisco.com/web/services/it-

case-studies/docs/bat-video-

conferencing-case-study.pdf

[3] (2013) ViDE Videoconferencing

cookbook. [Online]. Available:

http://www.vide.net/cookbook/cookboo

k.en/

CONCLUSIONES.

El conocimiento y el manejo de los

equipos Tandberg utilizados en el

desarrollo del proyecto son muy

importantes a la hora de querer realizar

alguna modificacin de su

funcionamiento en la red.

Los anchos de banda definidos para las

comunicaciones y en los directorios de

contactos juegan un papel muy

importante en el desempeo de la red, por

esta razn de definieron de 320 Kbps de

tal forma que puedan cumplir con las

necesidades de los usuarios y prestando

un buen rendimiento.

La capacitacin de los usuarios en cuanto

al uso de los equipos y a los protocolos

que deben seguir para la utilizacin de los

mismos influye mucho en la experiencia

que ellos tengan al utiliza la red de

videoconferencias.

El correcto desempeo de la red de

videoconferencias depende de varios

factores como los analizados para el

desarrollo del proyecto, y adems en

algunas ocasiones influyen factores

externos a la organizacin que son muy

difciles de controlar, por eso con la

buena definicin de lo que si podemos

controlar se busca evitar al mximo fallas

en la prestacin del servicio.

Las pruebas sobre las intervenciones

realizadas y la experiencia que genera la

manipulacin y configuracin de los

mismos fueron fundamentales para

evidenciar y evaluar los cambios

positivos sobre la red de

videoconferencias de PLASTILENE S.A.