CLARIDAD, PRECISIÓN Y PUNTUALIDAD EN LOS REPORTES END: EL SISTEMA CPP

Por John G. Taylor

El Sistema CPP significa claridad, precisión y puntualidad. Estos son los tres fundamentos para producir un reporte de ensayos no destructivos (END) de calidad para el cliente. Tiene que ser claro para que incluso aquellos que no están familiarizados con los END puedan comprender su propósito. Los resultados deben ser precisos y no dejar duda alguna para el lector de que los procedimientos e instrucciones fueron seguidos de manera adecuada. El reporte debe realizarse con puntualidad; los resultados deben llegar al usuario final de forma oportuna para permitir la toma de decisiones.

Cuando se usan conjuntamente cada uno de estos principios fundamentales contribuirá para un reporte efectivo. Como profesional, su firma al final del reporte reflejará su compromiso con generar trabajo de calidad. El reporte es su lienzo. Fírmelo orgullosamente.

Así como lo dijo el consultor de negocios John C. Maxwell, “Nunca cambiaras tu vida hasta que cambies algo que haces diariamente. El secreto del éxito se encuentra en tu rutina diaria” (Maxwell, 2012).

CLARIDAD

Nuestra forma de escribir es un reflejo de nuestra forma de pensar. Escribir claramente lo convertirá en un recurso valioso para cualquier equipo de trabajo.

Una de las mejores maneras de desarrollar sus habilidades de escritura es leer en voz alta 10 minutos diariamente a autores que escriben de forma clara y precisa. No se enfoque en el contenido tanto como en el estilo. Trate de escuchar el drástico contraste entre los estilos vagos y descuidados a menudo usados en las conversaciones diarias y las palabras cuidadosamente preparadas por distinguidos escritores.

Siempre utilice lenguaje cordial, digno y apropiado sin ser presuntuoso. Utilice palabras específicas y evite clichés como “todo listo” y “operacionalmente listo”, “asegurada la integridad”. Evite frases redundantes como “ensamblados juntos”, “terminación final” o “número total”. Algunas palabras pueden incluso insultar al lector. Elimine las tonterías. Evite palabras que parecen decir algo pero en realidad no lo hacen. Estas son palabras que no requieren esfuerzo ni reflexión.

A los periodistas se les enseña a no “esconder el mensaje”. Ellos colocan primero el titular y no lo esconden dentro de la historia. Lo mismo es cierto para los reportes END escritos por profesionales. Permita que el cliente conozca los resultados en las primeras frases. Permita que los detalles de la inspección hablen por sí mismos. Si el reporte presenta resultados que el cliente no quiere escuchar, la redacción debe ser moderada y clara. Siempre recuerde que el lector no puede leer su mente; lo que es obvio para usted puede requerir una explicación para el ingeniero. Siempre desarrolle el contenido de manera lógica y detallada. Una vez el lector se confunde o malinterpreta la información, se puede distraer. Un reporte claro y conciso previene esto.

Presente la información importante en palabras y frases cortas. El reporte será claro y memorable. La serie de eventos que suceden durante la inspección deben estar en el orden apropiado. Eso permite que la mente del lector siga fácilmente la secuencia. Use la voz activa, en la cual el sujeto realiza la acción. Mantenga las oraciones ordenadas con sujeto, verbo y por último objeto. Por ejemplo, escriba “la soldadura estaba agrietada” en vez de “Había una grieta en la soldadura”. Mantenga esta regla constante dentro del reporte.

El reporte debe también reflejar la terminología que el cliente utiliza en su planta. Un tanque en la planta A puede ser denominado el absorbedor seco con pulverizador (o SDA – Spray Dry Absorber) mientras en la planta B es el atomizador de dióxido de sulfuro. Evite usar acrónimos o términos informales para las partes que están siendo inspeccionadas. Identificar los equipos con la nomenclatura adecuada reafirma su compromiso con la generación de reportes de calidad. También destaca su nivel de conocimiento acerca del proceso.

Busque que los reportes fluyan y revíselos minuciosamente cuando los complete. Intente evaluar el reporte bajo estadísticas de legibilidad como la Prueba de Facilidad de Lectura de Flesch (Flesch, 1948). Una calificación de legibilidad entre 60 y 80 permite al lector mantenerse interesado en el tema (Anexo 1).

Una pregunta importante que se debe hacer al revisar el reporte es qué información desea obtener el lector del reporte. Evidentemente el lector quiere el resultado de la prueba pero sea consciente de quien será el lector. El formato puede ser dictado por la audiencia y su experiencia especifica en cuanto a las partes inspeccionadas. Un ingeniero de diseño puede requerir más fotos y diagramas que texto. Un gerente de mantenimiento puede obtener más información de un gráfico, mientras alguien de operaciones puede preferir un pronóstico estadístico.

PRECISIÓN

Un reporte solo puede ser tan bueno como el trabajo que se está presentando. Cualquier variación en el diseño o en la ejecución de la inspección que se detalle en el reporte no puede ser corregida u ocultada.

Evite el efecto acumulativo de los errores. Entre más errores hay en un reporte peor se verá para el lector. Cada error individual, en su opinión, puede no reducir la precisión por mucho. Sin embargo, estos errores pueden ser muy evidentes para el lector. Un reporte repleto de errores puede causar que el lector detenga su lectura, y que esa persona nunca más lea otra cosa que lleve su nombre o el de su compañía. Una gramática pobre y un estilo de escritura descuidado contribuyen a disminuir la credibilidad de un reporte. Las conclusiones y los resultados serán vistos como débiles e inadecuados.

Mientras se ejecuta la inspección, use un sistema confiable para hacer seguimiento a los ítems que se incluirán en el reporte y tome notas fiables y legibles que ayuden a asegurar la precisión del reporte. Muchos códigos y procedimientos incluyen listas de chequeo, pero frecuentemente las mejores listas se obtienen mezclando la experiencia y el consenso de varios inspectores.

Parte de ser preciso es ser honesto. Evite usar palabras o frases en código como “Es claro que se requerirán inspecciones adicionales antes de que sea posible comprender completamente este fenómeno”. Manifiéstele al cliente que usted no entiende. En vez de decir “Los resultados típicos de esta inspección y el análisis de los efectos muestran que”, puede ser más productivo presentarle al lector un gráfico colorido o imágenes de la condición.

Evite utilizar adjetivos subjetivos (es decir, generar expresiones que manifiestan de algún modo la opinión personal, con palabras como: Bueno, Mejor, Cierto, Claro, Demostrado, Natural, etc.) y apéguese a palabras y frases extremadamente específicas. Recuerde que los enunciados que declaran algo como un hecho dominaran la atención del cliente.

Un problema que todo escritor encuentra es la dependencia en la herramienta de corrección ortográfica de la computadora. ¿Es una soladura en filete o en fillete? ¿La soldadura es de 12 pulgadas o pinchadas? Trate de que una segunda persona revise el texto. Un buen consejo es iniciar desde el final y leer hacia atrás. Esta técnica hace que los pequeños errores soliciten corrección a gritos. Para mejorar la precisión, regrese al reporte después de dejarlo a un lado por un tiempo.

Cuando se requiera, asegúrese de referenciar los más recientes procedimientos y códigos que fueron utilizados al desarrollar la inspección y el reporte. Si la lista de chequeo que se incluye es de la cuarta edición pero la quinta edición fue publicada hace seis meses, el lector puede cuestionar la fidelidad. Además de revisar los procedimientos actuales, lea reportes anteriores. El reporte anterior puede ratificar el hallazgo de su inspección. Pero también puede contradecir los resultados. Si esto ocurre, una explicación detallada debería ser incluida para defender su análisis y su precisión.

Para mejorar los reportes futuros lleve a cabo un seguimiento con el cliente, evaluando que tan efectivo fue en lograr los objetivos, y ajuste los reportes posteriores para esa compañía conforme a las observaciones.

PUNTUALIDAD

La puntualidad simplemente mide que tan bueno es usted en manejar su tiempo. Si su tiempo no es valioso para usted, entonces el tiempo de otras personas tampoco seña valioso para usted. Los reportes retrasados trastornan la experiencia de otras personas y causan tensión en la relación con un cliente. Puede perjudicar su carrera y agregará más estrés a su vida. Usualmente lo causa la falsa percepción del paso del tiempo o el subestimar el tiempo que un proyecto tomará.

El primer paso para tener los reportes oportunamente es planear su tiempo. Comienzo desde el final y trabaje hacia

atrás. Si tiene tres días para completar un reporte escrito, organice su cronograma con metas específicas que se deben alcanzar diariamente. El punto central para presentar reportes puntualmente es trabajar en su habilidad de concentración.

Sea proactivo y administre su tiempo para cumplir su promesa de entregrar un reporte sobresaliente. Dele a su trabajo la prioridad más alta y aprenda a decir no a otros proyectos, explicando que su reporte es crítico y está restringido a una fecha límite. Una conversación honesta con su gerente o el cliente acentúa su profesionalismo y su compromiso con la tarea.

Existen varias maneras de mejorar su administración del tiempo. Primero, analice cuál momento del día funciona mejor para usted. Luego, programe un bloque de tiempo lo suficientemente amplio como sea necesario para completar la tarea detallada. Mantenga una imagen clara del proyecto y desarrolle el reporte alrededor de ella. Procure terminar el reporte antes de comenzar a editarlo. Tome descansos y deténgase cuando este cansado. Pero retírese en el medio de una frase para que al día siguiente comience sin indecisión. Escriba en una nota autoadhesiva que terminará en una fecha dada y colóquela a primera vista para que usted y todos los demás la puedan ver.

Una forma efectiva de organizar un reporte es llamada Mapeo Mental (Figura 1). Esto es simplemente un grupo de palabras con círculos alrededor de ellas. Líneas conectan un grupo de palabras a otro. Escriba el punto principal del reporte en el medio de la página y luego permita que las ideas para elaborar el reporte surjan desde allí. Puede usar fotos, símbolos, palabras, colores e imágenes para listar información monótona y luego convertir esto en un reporte organizado y memorable. Esfuércese por que el reporte fluya de la misma forma en la que el cerebro procesa la información naturalmente (Buzan, 1996).

Figura 1. Mapeo Mental de Ingeniería

Mantenga un documento limpio previamente formateado con la fuente, las márgenes, los espacios, los pie de página y encabezados necesarios. Desarrolle una distribución típica de reporte que permita agregar o eliminar secciones de acuerdo al

nivel de detalle que requiera el reporte. La computadora portátil y las Tablet son muy buenas herramientas para crear reportes más rápidamente. Esta tecnología permite la transferencia rápida de información y los resultados en línea.

DIEZ REGLAS SENCILLAS PARA CREAR REPORTES

EXCELENTES

1. Mantenga el reporte corto aunque incluyendo toda la información esencial.

2. Recuerde valorar el tiempo del lector. 3. Manténgalo organizado para conveniencia del lector. 4. Evite los clichés, la jerga y las frases redundantes. 5. Entregue un resumen óptimo donde presente un vistazo

en miniatura. 6. Revise y revise nuevamente la ortografía, la gramática, la

distribución y la precisión. 7. Escriba para mejorar la comprensión del contenido por

parte del lector. 8. Mantenga todas las referencias actualizadas. 9. Provea resultados que inciten acción.

10. Mejore sus reportes con realimentación del cliente.

¿Por qué alguien querría mejorar sus habilidades para generar reportes? Porque sus gerentes y clientes reconocerán que usted posee fuertes habilidades analíticas. Esto muestra pasión por el trabajo, por la forma en que presenta los hechos, y por los resultados que usted produce. Esta habilidad es lo que los empleadores buscan en su compañía.

Pregúntese qué tipos de inspecciones y qué tipos de equipos estará inspeccionando en los próximos 20 o 30 años. Solo es posible conjeturar qué será de avanzada y qué será obsoleto. Lo único que es seguro es que los resultados deberán ser presentados en reporte claro, preciso y puntual.

ANEXO 1: ANÁLISIS DE LEGIBILIDAD

El análisis de legibilidad de textos escritos es una forma de análisis de contenido que utiliza fórmulas matemáticas para evaluar la dificultad de lectura y comprensión de un texto. En general, la mayoría de las fórmulas de legibilidad parten de la hipótesis de que un texto es tanto más fácil de leer cuanto más cortas son las palabras y frases que utiliza. Cada prueba de legibilidad basa su clasificación en el número medio de sílabas por palabra y palabras por oración.

PRUEBA DE FACILIDAD DE LECTURA DE FLESCH

Esta prueba puntúa el texto en una escala de 100 puntos. Cuanto más alta es la puntuación, mayor es la facilidad de lectura del documento. Para la mayoría de archivos estándar, la puntuación debe estar entre 60 y 70.

La fórmula del índice de facilidad de lectura de Flesch, es la siguiente:

RES = 206.835 – (0,846 x WL) – (1,015 x SL)

dónde:

WL = Promedio de longitud de las palabras (el número de sílabas en 100 palabras)

SL = Promedio de longitud de las frases (el número de frases en 100 palabras)

ÍNDICE DE LEGIBILIDAD DE FLESCH-SZIGRISZT

La validación de la fórmula RES de Flesch realizada por Szigriszt-Pazos es, sin duda, la que debe considerarse de referencia en el momento actual para la lengua española. Así, el Índice de Legibilidad de Flesch-Szigriszt (IFSZ) es el siguiente:

IFSZ = 206.835 – 62.3 S/P – P/F

dónde:

S = El total de sílabas (una buena aproximación es el total de caracteres dividido entre 2,25)

P = El total de palabras

F = El total de frases del texto

Una correlación aproximada de la Escala de Interpretación de Flesh llevada al nivel educativo español se muestra en la Tabla 1.

RES NIVEL GRADO ESCOLAR

90-100 Muy Fácil Apto para el 4º grado

80-90 Fácil Apto para el 5º grado

70-80 Bastante Fácil Apto para el 6º grado

60-70 Normal (Para Adulto) Apto para el 7º u 8º grado

50-60 Bastante Difícil Preuniversitario

30-50 Difícil Cursos Selectivos

0-30 Muy Difícil Universitario (Especialización)

Tabla 1. Tabla de Interpretación de los resultados de la Fórmula RES de Flesch adaptada por Fernández Huerta

MEDICIÓN INFORMÁTICA DE LA LEGIBILIDAD

Actualmente la aplicación de las fórmulas de legibilidad lingüística en el mundo anglosajón no se realiza manualmente. Existen diferentes utilidades, aplicaciones o programas informáticos, algunos de los cuales disponibles en Internet.

Sin embargo, en español el desarrollo de estas herramientas es escaso. La más empleada es la utilidad “Estadísticas de legibilidad” de la aplicación de Ortografía y Gramática del procesador de textos Microsoft Word Office. El problema es que esta utilidad sólo está disponible en las versiones hasta la 2000, habiendo sido desactivada en las versiones posteriores. Además, aplica la fórmula RES de Flesch original, y no la versión adaptada por Szigriszt-Pazos.

De todas formas, la información que actualmente suministra la aplicación mencionada es suficiente para obtener el índice aplicando la expresión matemática.

APLICAR LAS ESTADÍSTICAS DE LEGIBILIDAD DE WORD

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de Word.

Haga clic en Revisión.

Asegúrese de que la casilla Revisar gramática con ortografía está activada.

En Al corregir la gramática en Word, active la casilla de verificación Estadísticas de legibilidad.

Una vez en el texto a analizar, corra la herramienta: Ortografía y Gramática.

Al finalizar aparecerá el cuadro de texto de Estadísticas de Legibilidad, como se muestra en la Figura 2.

Figura 2. Microsoft Office 2010. Estadísticas de Legibilidad

Con los valores totales, aplique la fórmula matemática del IFSZ.

Para el presente texto, obtenemos: IFSZ = 76.0.

REFERENCIAS

GRÖNE, Oana. Inventario de instrumentos para medir la legibilidad

de un texto en castellano.2009.21 págs. http://www.hospitalclinic.org.

http://www.legibilidad.com/home/acercade.html