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Documentación de los controles internos (16 de septiembre de 2013)
Por: Orlando Pineda Vallar
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Resumen— La identificación de controles internos es una práctica
generalizada en las compañías, independientemente de su giro
comercial, hacerlo apropiadamente y documentar su existencia y
aplicación es parte del reto de todo CPA.
Palabras clave— control, documentación, identificar,
comprender.
I. INTRODUCCIÓN
EGÚN el marco de control interno lanzado por el Comité
de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión
Treadway (COSO) el 14 de mayo de 2013, se define al control
interno: “Como un proceso efectuado por el consejo de
directores, administración, y otro personal, diseñado para
proporcionar una seguridad razonable en cuanto al logro de los
objetivos relacionados con las operaciones, elaboración de
informes y cumplimiento.”1
Para lograr esa seguridad razonable, los controles internos
incluyen políticas y procedimientos que de una u otra forma se
pretende estandarizar para su uso generalizado, por lo que se
debe comprender en profundidad los controles para
documentarlos adecuadamente y determinar si estos satisfacen
las necesidades de la institución.
II. DOCUMENTACIÓN LOS CONTROLES
Antes de documentar, primero se debe identificar los
controles, para ello es indispensable conocer para qué existen
los controles creados, es decir, entender el objetivo o la razón
de ser del control. En la mayoría de casos, los controles han
sido diseñados para responder a la necesidad de minimizar
cualquier deficiencia, riesgo o debilidad que presente un
proceso, una actividad o un procedimiento.
Para poder identificarlos, se puede reunir información a través
de entrevistas, encuestas, revisión de documentos,
procedimientos analíticos y observaciones. La información
que pueda obtenerse puede utilizarse para conocer,
documentar y medir la importancia que tienen los controles.
Luego de identificar los controles es indispensable entender el
flujo de transacciones en donde los controles se desarrollan
con el propósito de validar si estos controles funcionan
apropiadamente y si realmente son necesarios. Técnicas como
los diagramas de flujo podrían ayudar a comprender de una
1 COSO - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission, Internal Control—Integrated Framework, Framework and
Appendices (Post Public Exposure Version)Septiembre 2012. pp 18
Controles utilizados normalmente:
Revisiones de alto nivel. Por ejemplo, revisión de
presupuestos, comparativos entre periodos, regularmente se
realiza para medir qué tanto se ha logrado los objetivos.
Gestión directa de funciones o actividades. Revisión de
informes relacionados a las actividades específicas: informe de
cartera, tendencia de las cuentas incobrables, etc.
Procesamiento de la información. Se utilizan para verificar
exactitud, integridad y autorización de transacciones: Salidas
de inventario, transferencias cablegráficas, etc.
Controles físicos. Todo lo que se recuenta, inventarios,
efectivo, etc.
Indicadores de rendimiento. Verifican si los niveles de
rendimiento son apropiados o si es necesario realizar cambios
en la estrategia o la operación.
Segregación de funciones. Analizar las funciones de los
distintos cargos para reducir el riesgo de error o fraude.
mejor manera la razón de los controles e inclusive determinar
si realmente el control establecido es el más adecuado para el
objetivo que se desea cubrir. Otras técnicas como las
narrativas pueden ser muy útiles puesto que se aprovecha el
conocimiento del dueño del proceso para la obtención de
información relevante, hacer el análisis de los controles y
pueden servir como complemento en la preparación de los
diagramas de flujo.
III. CONCLUSIONES
Las mejores prácticas incluyen el uso de diagramas de flujo,
las descripciones narrativas, los cuestionarios de control
interno, las matrices de riesgo y control, la revisión de
manuales de políticas y procedimientos como forma de
documentar controles. Independientemente del método
específico utilizado, se debe prestar mucha atención al proceso
de documentación de controles puesto cuando evalúen los
controles, confiarán en esos documentos.
REFERENCIAS
[1] Andreas G. Koutoupisla, “Documentación de controles internos” IIA
Internal Auditor, Oct. 2007.
[2] COSO - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission, Internal Control—Integrated Framework, Framework
and Appendices (Post Public Exposure Version)Septiembre 2012
[3] COSO - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission, Enterprise Risk Management—Integrated Framework,
Noviembre 2009.
S
Boletín 07-2013