articulo 10 inciso 1 manual de organización y funciones de la secretaría de la paz

Manual de Organización y Funciones de la Secretaría de la Paz -SEPAZ-

1

OBJETIVO DEL MANUAL:

El Manual de Organización y Funciones tiene como objetivo general, promover el

orden y mejoramiento de la SEPAZ, proporcionar la información necesaria a las

unidades que la conforman, con el fin de dar a conocer la forma de organización,

los objetivos, funciones y niveles de responsabilidad de cada unidad administrativa.


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ANTECEDENTES HISTÓRICOS:

La SEPAZ, fue creada en 1997, mediante el Decreto Número 17-97, del 12 de

marzo de 1997, el cual fue sustituido por el Acuerdo Gubernativo Número 115-

2001, del 13 de marzo de 2001, que la concibe como una entidad de apoyo,

asesoría y coordinación del cumplimiento de los compromisos gubernamentales

originados de los Acuerdos de Paz, con dependencia inmediata del Presidente de

la República y su actuación es regulada a través del Reglamento Orgánico Interno,

el cual fue aprobado por medio del Acuerdo Gubernativo Número 430-2001, de

fecha 18 de Octubre de 2001.

Dichos acuerdos, constituyen la base legal que le da sustento y obligatoriedad en

la administración y aplicación de los propósitos, finalidades, objetivos, funciones y

autoridad que le es conferida a la SEPAZ y a cada una de las Direcciones y

Coordinaciones que la conforman.

A continuación se presenta la visión, misión y objetivos de la SEPAZ.

VISIÓN

Ser la institución gubernamental rectora del proceso de paz firme y duradera.

MISIÓN

Coordinar, asesorar y apoyar a las entidades estatales, actores de la sociedad civil

y cooperación internacional en el cumplimiento de los compromisos

gubernamentales derivados de los Acuerdos de Paz, en beneficio de la sociedad

guatemalteca.


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OBJETIVOS GENERALES:

1. Impulsar y coordinar con entidades descentralizadas, autónomas, públicas y

privadas acciones que promuevan el desarrollo y reconciliación nacional

necesarios para el logro y consolidación de la paz.

2. Verificar y dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos de paz en todas

las instancias Estatales.

3. Dar asesoría y apoyo técnico a las Entidades de Gobierno, en la elaboración

y ejecución de sus políticas, planes, programas y proyectos para lograr el

cumplimiento de los Acuerdos de Paz.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

1. Coordinar acciones entre las organizaciones indígenas y población indígena

en general para dar seguimiento a los compromisos derivados de los

Acuerdos de Paz, especialmente los contenidos en los Acuerdos sobre

Identidad y Derechos de los Pueblos Indígenas, para fortalecer y propiciar

los espacios de diálogo y negociación que coadyuven a la construcción de

un Estado pluricultural, multiétnico y multilingüe;

2. Socializar las Políticas Públicas de una Cultura de Paz mediante la

articulación institucional y la participación de la sociedad civil, dirigida a

fomentar los principios y valores de la Cultura de Paz, que incida en un

cambio de actitud de la sociedad guatemalteca para la convivencia pacífica,

entre los cuatro pueblos que conforman el país y su cosmovisión;

3. Impulsar las políticas de Gobierno en cumplimiento de los Acuerdos de Paz

enmarcados en: (a) Aspectos Socioeconómicos y Situación Agraria, (b)

Acuerdo de Reasentamiento de las Poblaciones Desarraigadas por el


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Enfrentamiento Armado y (c) Acuerdo Sobre Identidad y Derecho de los

Pueblos Indígenas, que permitan el desarrollo integral del área rural del país

y el fortalecimiento organizativo e institucional en las políticas, planes,

programas y proyectos que contribuyan al desarrollo equitativo e integral de

las mujeres guatemaltecas;

4. Incidir en los temas de seguridad y mediación dentro de la sociedad

guatemalteca orientada al cumplimiento de los Acuerdos de Paz;

FUNCIONES PRINCIPALES:

1. Velar porque los planes, programas y proyectos elaborados y ejecutados por

las dependencias del Organismo Ejecutivo, sean congruentes con las

políticas de Gobierno relativas al cumplimiento de los Acuerdos de Paz.

2. Coordinar las actividades y esfuerzos derivados de los Acuerdos de Paz que

los Ministerios y entidades de Gobierno realicen para impulsar planes y

proyectos de desarrollo, conciliación nacional y cultura de paz.

3. Dar apoyo técnico y brindar colaboración en general a los Ministerios y

Entidades de Gobierno en la elaboración y ejecución de sus políticas,

planes, programas y proyectos para el cumplimiento a los Acuerdos de Paz.

4. Dar seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por el

Estado de Guatemala, en el marco de los Acuerdos de Paz.

5. Coordinar y consensuar con entidades descentralizadas, autónomas,

municipales y no gubernamentales, acciones que apoyen los esfuerzos de

desarrollo y de conciliación para la consolidación de la paz.


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6. Desarrollar acciones de capacitación hacia la administración pública,

organizaciones no gubernamentales y a la cooperación internacional que

contribuyan al cumplimiento de los compromisos derivados de los Acuerdos

de Paz.

7. Gestionar, coordinar y monitorear con los organismos de Estado, sociedad

civil, comunidad internacional acciones que contribuyan al cumplimiento de

los compromisos de los Acuerdos de Paz.

8. Proponer a la Presidencia de la República, los anteproyectos de Ley,

Reglamentos, Acuerdos Gubernativos y disposiciones en general,

necesarios para el cumplimiento de sus objetivos.

9. Coordinar con la Secretaría de Planificación y Programación de la

Presidencia de la República SEGEPLAN, respecto a programas y proyectos

de inversión, que den cumplimiento a los Acuerdos de Paz.

10. Realizar otras acciones dirigidas a al cumplimiento de los Acuerdos de Paz.


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ESTRUCTURA ORGÁNICA.

La estructura institucional que se presenta en este manual, permite que la SEPAZ

cumpla con las siguientes funciones:

1. Función Política: iniciativas y acciones que incidan en el conjunto de

políticas gubernamentales para el cumplimiento de los Acuerdos de Paz.

2. Función de Seguimiento: acompañamiento y monitoreo a los procesos

para el cumplimiento de los Acuerdos de Paz.

3. Función Estratégica y Técnica: asistencia, apoyo, asesoría a entidades y

comisiones responsables de los compromisos originados en los Acuerdos de

Paz.

4. Función Administrativa: gestión, apoyo y asistencia, para el cumplimiento

de sus funciones.


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Coordinación de Cooperación

Auditoría Interna

SUBSECRETARÍA DE LA PAZ

SECRETARÍA TÉCNICA

ADMINISTRATIVA

Dirección de investigación, Monitoreo y seguimiento

de los Acuerdos de paz

Dirección de Conciliación

Dirección Financiera

Dirección Administrativa

Coordinación de Recursos Humanos

Coordinación Planificación, Monitoreo y Evaluación

Coordinación de Comunicación

Social

Foro Nacional de la Mujer -FNM-

Comisión para la Definición de Lugares Sagrados

-COLUSAG-

Consejo Nacional para el cumplimiento de los Acuerdos de

Paz -CNAP-

Programa Nacional de Resarcimiento

-PNR-

Asesorías y Consultorías Específicas

ORGA�IGRAMA FU�CIO�AL SECRETARIA DE LA PAZ

Unidad de Servicios Generales

SECRETARÍA DE LA PAZ

Dirección de Archivos de la

Paz

Unidad de Libre Acceso a la Información


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DESPACHO SUPERIOR


FUNCIÓN BÁSICA:

Es la unidad responsable de ejecutar y hacer cumplir las disposiciones y mandatos

del Presidente de la República y del Consejo Nacional para el Cumplimiento de los

Acuerdos de Paz -CNAP-, Misión, Visión, Objetivos etc. Para lo cual organiza,

coordina y dirige las actividades de las distintas unidades técnicas y administrativas

que conforman la misma.

ORGANIGRAMA DEL DESPACHO SUPERIOR DE LA SEPAZ


Programa Nacional de Resarcimiento -PNR-

Consejo Nacional para el cumplimiento de los

Acuerdos de Paz -CNAP-

Foro Nacional de la Mujer FNM


-COLUSAG-


Auditoría Interna


SECRETARÍA TÉCNICA ADMINISTRATIVA

Coordinación de cooperación

Dirección Archivos de la Paz


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FUNCIONES QUE SE REALIZAN

1. Representar al Presidente de la República, en todas las actividades relacionadas

al cumplimiento de los Acuerdos de Paz.

2. Coordinar, dirigir y supervisar las disposiciones de la SEPAZ, en cumplimiento de

sus objetivos, en lo referido a lo que establecen los Acuerdos de Paz.

3. Convocar a Directores, Coordinadores y cuerpo consultivo de la SEPAZ, para

evaluar los avances y el cumplimiento de los compromisos de los Acuerdos de

Paz.

4. Emitir disposiciones de trabajo en cumplimiento de la Ley Marco de los Acuerdos

de Paz.

5. Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y resoluciones relacionados a los Acuerdos

de Paz.

6. Instruir al equipo de asesoría y/o consultoría específica para la intervención en los

asuntos que estime conveniente, relacionados con la labor de la SEPAZ.

7. Solicitar informes verbales y escritos a los Directores y Coordinadores sobre el

desarrollo, ejecución y cumplimiento de los programas y proyectos, así como la

evaluación y rendimiento del personal a su cargo.

8. Nombrar, contratar y destituir a trabajadores de la SEPAZ, dentro del ámbito de su

competencia.

9. Promover las medidas para el fomento y mejoras de la SEPAZ.

10. Promover el intercambio de experiencias con entidades gubernamentales y

organizaciones no gubernamentales y cooperación internacional.

11. Otras funciones que le delegue la Presidencia de la República.


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FUNCIÓN BÁSICA Es la unidad responsable cuya función principal es asistir al Despacho Superior

dentro de su ámbito de competencia, así mismo coordinar, supervisar y dictar

políticas y lineamientos a las unidades sustantivas de la SEPAZ.








-COLUSAG-


Auditoría Interna



Dirección de Investigación, Monitoreo y

Seguimiento de los Acuerdos de Paz

Dirección de

Conciliación


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1. Coordinar y supervisar el trabajo de las comisiones originadas y constituidas

como consecuencia de los Acuerdos de Paz.

2. Representar a la Secretaría de la Paz en todas las actividades del ámbito de su

competencia y por designación del Despacho Superior.

3. Coordinar, dirigir y supervisar, por delegación del Despacho Superior, las

disposiciones reglamentarias en cumplimiento de los objetivos de la Secretaría de

la Paz.

4. Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y resoluciones relacionados con los

Acuerdos de Paz.

5. Instruir al equipo de asesoría y/o consultoría específica para la intervención en los

asuntos que estime conveniente, relacionados con la labor de la SEPAZ.

6. Solicitar informes verbales y escritos a los Directores y Coordinadores sobre el

desarrollo, ejecución y cumplimiento de los programas y proyectos, así como la

evaluación y rendimiento del personal a su cargo.

7. Supervisar a los Directores y Coordinadores de las áreas sustantivas de la

SEPAZ.

8. Promover las medidas para el fomento y mejoras de la SEPAZ.

9. Ejercer la Secretaría Técnica del Consejo Nacional para el Cumplimiento de los

Acuerdos de Paz –CNAP-.

10. Otras funciones que la delegue el Despacho Superior.


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FUNCIÓN BÁSICA Es la unidad responsable de coordinar todas las actividades técnicas y

administrativas de las Direcciones y Coordinaciones de la SEPAZ, para lograr la

eficiencia y eficacia en la ejecución de programas y proyectos.








-COLUSAG-


Auditoría Interna



Dirección

Financiera

Dirección

Administrativa

Unidad de

Libre Acceso a la

Información

Unidad de

Servicios

Generales

Coordinación

Planificación, Monitoreo y

Evaluación

Coordinación

de Comunicación

Social

Coordinación

de Recursos

Humanos


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1. Apoyar al Despacho Superior en políticas y lineamientos en materia

administrativa, toma de decisiones, promoviendo la eficiencia y eficacia en la

gestión institucional, y velando por cumplimiento de los objetivos de la

Secretaría de la Paz.

2. Gestionar con instancias nacionales e internacionales, el apoyo financiero y

técnico que requieran las Comisiones de la Paz para su funcionamiento.

3. Asesorar al Despacho Superior en materia administrativa funcional y con los

fideicomisos que se manejan en la institución.

4. Planificar, coordinar, monitorear y evaluar, el trabajo de las Direcciones y

Coordinaciones del Área Administrativa.

5. Elaborar informes técnicos de trabajos que desarrollan las Direcciones,

Coordinaciones y Comisiones específicas de la SEPAZ.

6. Participar, por designación del Despacho Superior, en eventos nacionales e

internacionales relacionados a los compromisos adquiridos por la SEPAZ.

7. Autorizar la compra de materiales, suministros y servicios no personales con

fondos del Gobierno Central a través del presupuesto de egresos de la SEPAZ

y por medio de Fideicomisos.

8. Autorizar el pago de viáticos (movilización) y alimentación para las Comisiones

Paritarias y del Foro Nacional de la Mujer, por medio de fondos revolventes de

los aportes del Gobierno o de fideicomisos.

9. Extender certificaciones, levantar actas y llevar los libros que sean necesarios,

debidamente autorizados.

10. Supervisar y controlar los inventarios, suministros y servicios generales.

11. Participar en la preparación, ejecución y evaluación del presupuesto de la

Secretaría, de acuerdo a las normas presupuestales.

12. Otras funciones que le delegue el Despacho Superior.


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ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS ESPECÍFICAS

FUNCIÓN BÁSICA Es la unidad responsable de asesorar en forma permanente al Despacho Superior,

direcciones y coordinaciones de la Secretaria de la Paz, en el área jurídica y otras

Consultorías Específicas, relacionados con el cumplimiento de los compromisos de

paz, emitiendo dictámenes y opiniones.








-COLUSAG-


Auditoría Interna



Coordinación de Cooperación



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1. Asesorar a la Secretaría, Subsecretaría de la Paz y Secretaría Técnica

Administrativa, en los asuntos jurídicos y legales.

2. Coordinar los asuntos de competencia jurídica de la Secretaría de la Paz.

3. Prestar asistencia jurídica en los asuntos de interés administrativo que sea

requerido.

4. Estudiar, analizar y formular observaciones formales y de fondo a proyectos

legales.

5. Estudiar y analizar los asuntos jurídicos y legales, relacionados con el

cumplimiento de los compromisos de paz, emitiendo opiniones jurídicas.

6. Preparar o redactar ponencias, memorandos, dictámenes jurídicos, contratos

administrativos, proyectos de resolución y acuerdos, así como documentos

legales de distinta naturaleza que le sean requeridos.

7. Asesorar y preparar proyectos, reformas y modificaciones o adiciones a leyes,

acuerdos gubernativos o reglamentos que sean de interés para la Secretaria de

la Paz, como propuestas para las autoridades correspondientes.

8. Revisar y dar opinión jurídica sobre documentos internacionales cuando le sea

requerido.

9. Participar en las reuniones del Despacho Superior para emitir opiniones sobre

aspectos legales relacionados con las políticas, programas y proyectos de la

SEPAZ.

10. Dar acompañamiento al Despacho Superior cuando le sea requerido a

reuniones, cónclaves, conferencias seminarios, mesas redondas, y cualquier a

otra convención nacional o internacional.

11. Otras funciones que le delegue el Despacho Superior.


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AUDITORÍA INTERNA

FUNCIÓN BÁSICA

Es la unidad responsable de evaluar en forma permanente e imparcial, las

operaciones y la estructura de control interno de la Institución, para identificar

potenciales áreas de riesgo y proponer las alternativas para un mejor control, así

como, promover la eficacia y eficiencia de las operaciones y el logro de los

objetivos institucionales.








-COLUSAG-


Auditoría Interna






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1. Brindar el apoyo al Despacho Superior, Direcciones, Coordinaciones y demás

Unidades, en materia administrativa, financiera y legal, promoviendo la

eficiencia y eficacia en la gestión pública institucional y velando por la

salvaguarda de los activos de la SEPAZ.

2. Investigar, analizar, definir y someter a consideración del Despacho, reformas e

innovaciones a los sistemas de control interno.

3. Revisar y emitir informes relacionados con los Estados Financieros y

Presupuestarios mensuales y anuales que se generan en la SEPAZ.

4. Supervisar a través de revisiones de auditoria la efectividad de los controles, el

mantenimiento de las prácticas contables de la SEPAZ y el cumplimiento de

todas las leyes aplicables en materia fiscal, administrativa y financiera.

5. Rendir informes de auditoria y sugerir recomendaciones encaminadas al

fortalecimiento del control interno, para mejorar la eficiencia y eficacia

administrativa de la SEPAZ

6. Planificar y realizar auditorias de campo a proyectos y programas en ejecución.

7. Proporcionar lineamientos generales, sobre los criterios y políticas para las

diversas auditorias que se planifican.

8. Revisar y actualizar los manuales y guías de auditaría.

9. Asegurar que las funciones de la Auditoria Interna se cumplan en todos sus

aspectos, dentro de los plazos y procedimientos estipulados.

10. Realizar auditorias financieras, administrativas y de gestión a las Direcciones y

Coordinaciones de la SEPAZ.

11. Evaluar constantemente la estructura de Control Interno, los Sistemas

Operacionales y los flujos de Información.

12. Otras actividades que le asigne el Despacho Superior.


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DIRECCIÓN DE ARCHIVOS DE LA PAZ

FUNCIÓN BÁSICA

Es la unidad responsable de investigar, localizar, preservar, organizar y procesar

fondos documentales de carácter público, del período del conflicto armado interno,

de distintas instancias gubernamentales, principalmente del Ejército de Guatemala.

Con el propósito de generar informes periódicos y socializar la información a las

personas interesadas, principalmente a las víctimas y sus familiares.








-COLUSAG-


Auditoría Interna






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1. Coordinar, analizar y desclasificar, la información encontrada en los archivos del

Ejército de Guatemala.

2. Coordinar la difusión a la población guatemalteca, la información encontrada en

los archivos del Ejército.

3. Conservar y custodiar la información recabada.

4. Brindar asesoría y criterios jurídicos para la gestión de los Archivos de la Paz.

5. Diseñar el sistema informático para hacer eficientes los procesos archivísticos y

de investigación.

6. Administrar y controlar la ejecución del presupuesto de la Dirección.

7. Realizar el proceso de capacitación básica en archivística y temas de formación

al personal de la Dirección.

8. Realizar Investigaciones y elaborar informes, respecto a las estructuras del

Ejército de Guatemala y sus funciones.

9. Propiciar la divulgación y promoción del proyecto, a través de la Coordinación

de Comunicación Social.

10. Realizar el procesamiento digital y el análisis archivístico de la documentación

recabada.

11. Atender y responder solicitudes para el acceso a la información procesada.

12. Apoyar al PNR en el procesamiento de los expedientes de víctimas para su

digitalización, en tanto no se disponga de los archivos del Ejército.

13. Realizar otras funciones que le asignen el Despacho Superior y el Programa

Nacional de Resarcimiento.


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COORDINACIÓN DE COOPERACIÓN

FUNCIÓN BÁSICA

Es la unidad técnica responsable de la búsqueda y orientación de recursos

financieros, asesorías, estudios, etc., a nivel nacional e internacional, para ejecutar

los distintos proyectos y programas de la SEPAZ.








-COLUSAG-


Auditoría Interna






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FUNCIONES QUE SE REALIZAN 1. Promover la participación de funcionarios de la SEPAZ en conferencias, foros y

seminarios a nivel nacional e internacional, que permitan difundir y promover los

aspectos más relevantes de la realidad guatemalteca, a partir de la firma de los

Acuerdos de Paz.

2. Recabar información necesaria relacionada con el tema de cooperación

internacional.

3. Dar seguimiento a las agendas de cooperación en la Secretaría de la Paz

SEPAZ, Programa Nacional de Resarcimiento PNR.

4. Coordinar y participar en comisiones interinstitucionales.

5. Estructurar políticas, programas y proyectos de cooperación, relacionados con

el cumplimiento de los compromisos de los Acuerdos de paz.

6. Dar seguimiento a las políticas de Estado, relacionadas con la cooperación

internacional.

7. Realizar otras funciones que le asigne el Despacho Superior.


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DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE LOS ACUERDOS DE PAZ

FUNCIÓN BÁSICA

Es la unidad técnica responsable del monitoreo, seguimiento y coordinación con las

dependencias responsables del Organismo Ejecutivo, para desarrollar, impulsar y

aprobar las políticas públicas y la ejecución de los programas y proyectos para el


ORGANIGRAMA


DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE

LOS ACUERDOS DE PAZ

DIRECCIÓN DE CONCILIACIÓN


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FUNCIONES QUE SE REALIZAN 1. Realizar estudios e investigaciones de los avances, dificultades ò causas que

impiden el cumplimiento de los compromisos contenidos en los Acuerdos de

Paz, en particular la memoria histórica, derechos humanos y reconciliación.

2. Asistir al Despacho Superior en temas relativos al cumplimiento de los

compromisos gubernamentales, contenidos en los Acuerdos de Paz.

3. Coordinar con las Comisiones creadas por el Consejo Nacional para el

Cumplimiento de los Acuerdos de Paz -CNAP-, las Comisiones Paritarias y el

Foro Nacional de la Mujer -FNM-, para el monitoreo y seguimiento de los

compromisos específicos.

4. Coordinar con las diferentes entidades gubernamentales el monitoreo, impulso

y seguimiento de políticas públicas, programas y proyectos relacionados con el


5. Atender y canalizar los requerimientos de las poblaciones beneficiarias de los

acuerdos de paz hacia las instituciones competentes para su resolución.

6. Representar a la SEPAZ en comisiones derivadas de los Acuerdos de Paz y en

espacios de diálogo, ante instituciones públicas, sector privado y de la sociedad

civil, para dar seguimiento al cumplimiento de los Acuerdos de Paz.

7. Realizar análisis técnicos e informes relacionados con el cumplimiento de los

Acuerdos de Paz.

8. Realizar otras funciones que le asigne la Subsecretaría de la Paz.


24

DIRECCIÓN DE CONCILIACIÓN FUNCIÓN BÁSICA Es la unidad técnica responsable de articular y facilitar los mecanismos y

estrategias para la construcción de una Cultura de Paz, como alternativa para

alcanzar la conciliación y el desarrollo social guatemalteco.

ORGANIGRAMA


DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN, MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE

LOS ACUERDOS DE PAZ

DIRECCIÓN DE CONCILIACIÓN


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FUNCIONES QUE SE REALIZAN 1. Impulsar programas y proyectos para implementar y fortalecer en la sociedad

guatemalteca valores, actitudes, comportamientos y conductas individuales que

desarrollen y fortalezcan el cumplimiento y goce de los derechos individuales y

colectivos en cumplimiento de la agenda de la paz.

2. Generar políticas y estrategias que coadyuven a la eficacia y eficiencia, el

desarrollo de los programas y proyectos de la Dirección.

3. Coordinar actividades interinstitucionales para dar seguimiento al cumplimiento

de los Acuerdos de Paz.

4. Elaborar e impulsar programas y proyectos que promuevan la conciliación.

5. Dar seguimiento a las políticas públicas, relativas a Conciliación.

6. Participar en las Comisiones del Consejo Nacional para el Cumplimiento de los

Acuerdos de Paz -CNAP-, en temas afines.

7. Realizar gestiones ante organismos internacionales, en temas relativos a

Conciliación.

8. Realizar otras funciones que le asigne la Subsecretaría de la Paz.


26

DIRECCIÓN FINANCIERA FUNCIÓN BÁSICA Es la unidad técnica responsable de administrar en forma eficiente y racional los

recursos financieros y presupuestarios de la SEPAZ, con la aplicación de las leyes,

reglamentos y normas, para el cumplimiento de las metas de la institución.

ORGANIGRAMA





Coordinación de Planificación, Monitoreo

y Evaluación

Coordinación de comunicación social




27

FUNCIONES QUE SE REALIZAN 1. Gestionar ante las instancias correspondientes, los recursos financieros y

presupuestarios para el soporte de los gastos planificados por las diferentes

unidades de la SEPAZ.

2. Supervisar y coordinar la ejecución analítica del presupuesto programático de la

SEPAZ a nivel de renglones de gasto, de conformidad con el Sistema Integrado

de Administración Financiera (SIAF-SAG).

3. Elaborar registro y actualización del presupuesto anual.

4. Actualizar y custodiar los archivos y documentos de soporte de ingresos y

egresos, así como toda la documentación que se relaciona con las operaciones

y registros financiero-contables de la SEPAZ.

5. Realizar operaciones contables y registros financieros de conformidad con

políticas y normas financieras y presupuestarias aplicables en el Sector Público.

6. Generar información contable, presupuestaria y financiera a las diferentes

Instancias Gubernamentales, de acuerdo con la Legislación vigente.

7. Efectuar los pagos con las liquidaciones respectivas.

8. Asesorar en tema financieros y contables al Despacho Superior.

9. Llevar el control y registro de los activos fijos de la institución.

10. Coordinar, supervisar e ingresar al Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-

el anteproyecto de presupuesto, la apertura del presupuesto, formulación y

gestión de transferencias presupuestarias

11. Realizar los registros y operaciones contables y financieras de la SEPAZ, para

el control de la ejecución.

12. Hacer cumplir las normas, leyes y reglamentos en materia contable, financiera

en las diferentes unidades de la SEPAZ.

13. Implementar acciones de coordinación con las unidades administrativas y

sustantivas de la SEPAZ, para la ejecución oportuna, transparente y efectiva del

presupuesto de egresos.

14. Realizar otras funciones que le asigne la Secretaría Técnica Administrativa.


28

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

FUNCIÓN BASICA

Es la unidad responsable de brindar apoyo en los procesos de funcionamiento

administrativo de la SEPAZ, referente a informática, compras y almacén para

facilitar el cumplimiento de los objetivos generales y específicos de la Secretaría.

ORGANIGRAMA






y Evaluación





29

FUNCIONES QUE SE REALIZAN 1. Sistematizar los procesos administrativos para el cumplimiento de metas y

objetivos del Despacho Superior, Direcciones y Coordinaciones que conforman

la SEPAZ.

2. Proporcionar servicio de mantenimiento y reparación al equipo de computo

(hardware y software) utilizado en la SEPAZ, así como sugerir la compra y

actualización de programas de antivirus y equipo nuevo.

3. Adquirir el equipo de oficina, material, útiles y enseres por medio de los

procedimientos especificados la Ley de Contrataciones del Estado y su

Reglamento.

4. Proveer de equipo de oficina, material, útiles y enseres de a todas las unidades

administrativas de la SEPAZ.

5. Mantener stock mínimo de materiales, útiles y enseres en la bodega.

6. Disponer fondos de caja chica para las compras urgentes, de conformidad con

el reglamento respectivo.


COORDINACIÓN DE PLANIFICACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN


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FUNCIÓN BASICA

Es la unidad administrativa responsable de elaborar instrumentos que coadyuven al

desarrollo institucional, promover, orientar y coordinar el proceso de planificación

de la SEPAZ, así como ejercer el control de proyectos, programas y actividades por

medio del monitoreo y evaluación periódica de los avances, cumplimiento de

metas y objetivos de las unidades administrativas (operativas y sustantivas) de la

institución.

ORGANIGRAMA






Coordinación de Planificación, Monitoreo y Evaluación





31

1. Orientar el proceso de planificación estratégica y operativa de la SEPAZ, en

consonancia a los compromisos contenidos en los Acuerdos de Paz, planes,

políticas y lineamientos del gobierno.

2. Asesorar, coordinar, dirigir e integrar el Plan Operativo Anual -POA- de la

SEPAZ, con los planes específicos de las unidades administrativas en

concordancia de los lineamientos del Despacho Superior.

3. Apoyar técnicamente los programas y proyectos, según prioridades del

Despacho Superior.

4. Dar seguimiento, monitoreo y evaluación de los POA’s, de las distintas

Direcciones y Coordinaciones de la SEPAZ.

5. Elaborar los instrumentos técnicos y metodológicos que permitan ordenar,

uniformar y facilitar la información de las unidades administrativas, para la

elaboración de planes, informes y manuales.

6. Rendir informes técnicos al Despacho Superior sobre la ejecución, monitoreo y

evaluación de procesos y cumplimiento de metas y objetivos de las unidades de

la institución.

7. Establecer las causas que impiden el cumplimiento o ejecución de las metas

establecidas.

8. Coordinar capacitaciones en temas relativos a planificación para las distintas

unidades administrativas.

9. Informar a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -

SEGEPLAN-, en el marco del cumplimiento y avances del Plan Operativo Anual

de la SEPAZ.

10. Elaborar Manuales Técnicos Administrativos, que coadyuven a la eficacia y

eficiencia de los procesos internos de la Secretaría.

11. Actualizar los Manuales Técnicos Administrativos.


COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS


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FUNCIÓN BÁSICA

Es la unidad administrativa responsable de la adecuada contratación,

administración y desarrollo del personal que labora en la SEPAZ.

ORGANIGRAMA







y Evaluación





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1. Planificar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades técnicas y

administrativas de la SEPAZ en materia de recursos humanos.

2. Proponer políticas relacionadas con la administración de recursos humanos.

3. Proponer, desarrollar e implementar programas, capacitaciones y estudios

enfocados al mejoramiento del personal.

4. Mantener actualizado el sistema de registro y control del personal activo y

plazas vacantes de la SEPAZ, en cumplimiento de las políticas del Despacho

Superior.

5. Mantener actualizado el banco de recursos humanos, de aspirantes a ocupar

puestos vacantes con los requisitos y calidades que el caso requiera.

6. Cumplir con los procesos técnicos y administrativos para el reclutamiento de

personal, de conformidad con el manual de especificación de puestos de la

Oficina Nacional de Servicio Civil.

7. Cumplir con los procedimientos y normas legales que regulan los trámites de

nombramientos y comisiones del personal.

8. Evaluar el desempeño del personal de la institución.

9. Velar por el cumplimiento de los procedimientos, normas y leyes, concernientes

al personal.

10. Atender las solicitudes en materia de recursos humanos, que requirieran las

Direcciones, Coordinaciones y Unidades de la SEPAZ.

11. Coordinar el proceso de inducción a personal de nuevo ingreso.



34

COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL

FUNCIÓN BÁSICA

Es la unidad administrativa responsable de planificar, orientar, acompañar y dar a

conocer a la opinión pública, todas aquellas actividades que están relacionadas

con la imagen institucional, el quehacer y los logros de la SEPAZ.

ORGANIGRAMA






y Evaluación

Coordinación de Comunicación social




35


1. Divulgar la misión, visión, objetivos, metas y los avances sustantivos de la

Secretaría y de los Acuerdos de Paz.

2. Proporcionar apoyo logístico y protocolario a las actividades y eventos

programados por el Despacho Superior y las unidades administrativas.

3. Promocionar las actividades programadas por la SEPAZ.

4. Crear y ejecutar estrategias de promoción de la cultura de paz, para

sensibilizar a los sectores de la sociedad guatemalteca.

5. Realizar monitoreo permanente a medios de comunicación, para informar al

Despacho Superior acerca de la opinión pública, relativas a las actividades

de la SEPAZ.

6. Participar en eventos, talleres y seminarios en temas sobre la paz.

7. Cumplir las políticas de divulgación emanadas del Despacho Superior.

8. Coordinar la elaboración de material divulgativo según políticas del

Despacho Superior.

9. Llevar registro y control físico de la videoteca de los eventos relacionados

con la SEPAZ.

10. Detectar espacios para la difusión de avances de los Acuerdos de Paz y

logros de la institución.

11. Elaborar el boletín de actividades realizadas por la SEPAZ.



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UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES

FUNCIÓN BASICA

Es la Unidad Administrativa que planifica, organiza, dirige y controla el transporte,

combustibles, mantenimiento, limpieza y mensajería de la Secretaría, en

coordinación con el Despacho Superior, las Direcciones, Coordinaciones y

Unidades de la SEPAZ. Así como el Foro de la Mujer, Consejo Nacional para el

Cumplimiento de los Acuerdos de Paz.

ORGANIGRAMA





Coordinación de Planificación y Evaluación





37


1. Brindar los servicios de mantenimiento, limpieza y reparación de las

instalaciones físicas de la Secretaría y las sedes de Archivos de la Paz, Foro de

la Mujer, CNAP y otros.

2. Proveer el servicio de transporte para trasladar al personal en las distintas

comisiones y el mantenimiento de los vehículos de la SEPAZ.

3. Gestionar y administrar los vales de combustibles

4. Brindar los servicios de mantenimiento, limpieza y reparación de los vehículos

de la SEPAZ.

5. Apoyar en las actividades que sean requeridas por las diferentes unidades

administrativas.

6. Coordinar la compra de los materiales y accesorios a utilizarse en el

mantenimiento general de las instalaciones físicas y vehículos de la SEPAZ y el

resguardo de los existentes.

7. Proveer el servicio de reproducción de documentos, así como el mantenimiento

del equipo de fotocopiado.

8. Distribuir la correspondencia interna y externa de la SEPAZ.



38

UNIDAD DE LIBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN

FUNCIÓN BASICA

Es la unidad responsable de recopilar, ordenar, almacenar y divulgar la información

de la Secretaría de la Paz en cumplimiento de la Ley de Libre Acceso a la

Información.

ORGANIGRAMA





Coordinación de Planificación y Evaluación





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1. Brindar apoyo y asesoría a las diferentes Direcciones y Coordinaciones que

conforman la institución en temas de información, comunicación,

transparencia y combate a la corrupción, a efecto de fortalecer valores

relativos a la ética, integridad y honestidad.

2. Recabar la información que se debe tener disponible de oficio, de

conformidad con los artículos.10 y 11 de la Ley, y remitirla al área de

información para su difusión en línea.

3. Procesar los datos para entrega de la información que le sea requerida por

la ciudadanía.

4. Adoptar las medidas necesarias que garanticen la seguridad de la

información y eviten su alteración, pérdida, transmisión y acceso no

autorizado.

5. Participar y colaborar en la formulación de estrategias para creación de

nuevos vínculos con los distintos sectores de la sociedad.

6. Participar en la difusión de programas y actividades de información,

transparencia y de cultura de rechazo a la corrupción, con los distintos

sectores de la sociedad.

7. Auxiliar a los solicitantes en la elaboración de solicitudes de información y,

en su caso orientarlos sobre las dependencias o entidades que pudieran

tener la información pública que solicita.

8. Realizar los trámites internos necesarios para localizar y, en su caso

entregar la información pública solicitada, además de efectuar las

notificaciones a los solicitantes.

9. Llevar un registro de las solicitudes de acceso a la información pública, sus

resultados y costos, así como el tiempo de respuesta a las mismas.

10. Elaborar los formatos de solicitudes de acceso a la información pública, así

como los de acceso y corrección de datos.

11. Colaborar en la preparación y realización de campañas, foros y eventos en

materia de transparencia y combate a la corrupción.


40

12. Realizar los acuerdos de clasificación de información reservada así como los

índices de sistemas de datos personales.

13. Coordinar el funcionamiento operativo de los enlaces internos y externos de

las redes de las tecnologías de información y comunicación.

14. Cumplir con normas y procedimientos técnicos y administrativos de la

institución.

15. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.

16. Controlar la utilización adecuada del equipo de trabajo.

17. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia,

de conformidad con la Ley.

18. Proporcionar consultas a usuarios internos y externos sobre temas

relacionados con la paz.

19. Dar ingreso a la documentación que se conservará en el CID en la base de

datos “WINISIS”, creada para el efecto.

20. Coordinar las actividades y brindar información al público, en relación a los

temas de los Acuerdos de Paz.

21. Organizar los procedimientos técnicos para identificar la información.

22. Apoyar y difundir las actividades relacionadas a los Acuerdos de Paz, según

los lineamientos del Despacho Superior.

23. Realizar análisis de documentos con el criterio de ampliar y actualizar el

acervo del CID.

24. Participar en actividades de información y divulgación de la misión, visión,

objetivos, metas y avances sustantivos de la Secretaría y de los Acuerdos

de Paz.

25. Programar e impartir conferencias, talleres en centros educativos, públicos y

privados según sean solicitado.

articulo 10 inciso 1 manual de organización y funciones de la secretaría de la paz

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