IMPLANTACIÓ DESISTEMES DE GESTIÓ

ASPECTES CRÍTICS

Olga López Rampérezolopez@prysma.es

2 de 27

Índex

1. Raons per a la implantació de

sistemes de gestió

2. Com implantar sistemes de

gestió: fases

3. Aspectes crítics a la implantació

ÍÍndexndex

1.1. Raons per a la implantaciRaons per a la implantaci óó de de

sistemes de gestisistemes de gesti óó

2.2. Com implantar sistemes de Com implantar sistemes de

gestigesti óó: fases: fases

3.3. Aspectes crAspectes cr íítics a la implantacitics a la implantaci óó

Índex

Pagina 3 de 27

1.RAONS PER A LA IMPLANTACIÓ DE SISTEMES INTEGRATS

4 de 27

RAONS

�SATISFER REQUISITS DE QUALITAT DELS CLIENTS

�MILLORA DEL COMPORTAMENT AMBIENTAL

�MINIMITZAR L’IMPACTEAMBIENTAL

�GARANTIR LA SEGURETAT DELS TREBALLADORS I ALTRES PARTS INTERESSADES

�MINIMITZAR EL RISC

ISO 9001:2008ISO 9001:2008ISO 9001:2008ISO 9001:2008

ISO 14001:2004ISO 14001:2004ISO 14001:2004ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007OHSAS 18001:2007OHSAS 18001:2007OHSAS 18001:2007

Sistema de Sistema de Sistema de Sistema de

GestiGestiGestiGestióóóó de la de la de la de la

QualitatQualitatQualitatQualitat

Sistema de Sistema de Sistema de Sistema de

GestiGestiGestiGestióóóó

AmbientalAmbientalAmbientalAmbiental

Sistema de Sistema de Sistema de Sistema de

Salut i Salut i Salut i Salut i

Seguretat Seguretat Seguretat Seguretat

OcupacionalOcupacionalOcupacionalOcupacional

QUAN PARLEM DE SISTEMES DE GESTIÓ, PARLEM DE…..

5 de 27

Compres Fabricació VendesProductes/serveis

Demanen

Insums

Comandes

Exigeix Pressiona

Administració

Clients

Competidors

OrganitzacióRecursos

CapitalMatèries primeres

Tecnologia

Societat

RAONS

SQ

SGA SPRL

PER QUÈ HO HEM DE FER?

6 de 27

¿Com afecta l’entorn als sistemes de gestió ?ESTAT ACTUAL: ENTORN

Sensibilitzadora. Denuncia incompliments i situacions de risc

Sensibilitzadora. Denuncia problemes i organitza campanyes

Informativa. Estudis comparatius, canalitza queixes i reclamacions

AGENTS SOCIALS

Legisladora. Inspecciona, controla i sanciona

Legisladora. Estableix requisits mediambientals i controla parcialment

Passiva o reactiva.No intervé en els temes de qualitat a excepció de danys o problemes

ADMINISTRACIÓ

Sensibilitzat.

A grans empreses, condiciona la contractació

Sensibilitzat.

A determinats sectors condiciona la compra

Molt exigent.

La qualitat condiciona la compra

MERCAT

PREVENCIÓMEDI AMBIENTQUALITAT

RAONS

7 de 27

Quin és el marc que regula els sistemes de gestió?ESTAT ACTUAL: MARC REGULATORI

•Lleis i reglaments.

•Ampli cos legal per instal·lacions, persones i processos orientat a la protecció.

•Normes de producte, assimilades a les de qualitat.

•Ampli desenvolupament de mètodes i eines.

•Lleis i reglaments.

•Normes voluntàries.

•Cos legal per substàncies i processos, orientat als límits de l’impacte.

•Normes i lleis per mètodes de control i avaluació de l’impacte.

•Normes recents pels sistemes de gestió

•Normes voluntàries.

•Ampli cos normatiu per productes i serveis, orientat a prestacions.

•Ampli desenvolupament de mètodes i eines de gestió estandaritzats.

•Normes per sistemes de gestió (no només ISO 9000)

PREVENCIÓMEDI AMBIENTQUALITAT

RAONS

8 de 27

BENEFICIS

RAONS

LEGAL

� Evita multes i sancions, demandes judicials…

PRODUCCIÓ/SERVEI

� Permet optimitzar i fer més eficients els processos productius/organitzatius de la prestaciódel servei i incorporar noves tecnologies.

� Permet reduir els costos de no qualitat productius i de servei.

� Augmenta la confiança en les relacions client-proveïdor

� Facilita la sortida dels productes/serveis a l’exterior a l’assegurar-se les empreses receptores del compliment dels requisits de qualitat, possibilitant la penetració en nous mercats o l’ampliació dels existents.

9 de 27

BENEFICIS

RAONS

GESTIÓ

�Alineament de les diferents polítiques i objectius de l’organització.

�Major fidelitat dels clients.

�Permet l’adaptació ràpida a possibles demandes del mercat.

�Fomenta la participació i la motivació a tots els nivells de l’organització.

�Millora la organització del treball…

FINANCERA

�Augmenta la confiança de l’administració, accionistes, inversors i companyies d’assegurances.

�Redueix el riscos d’assumir responsabilitats derivades d’anteriors propietaris.

IMATGE

�Millora la imatge interna i externa de l’empresa.

�Facilita la integració amb el seu entorn social.

Pagina 10 de 27

2.COM IMPLANTAR SISTEMES DE GESTIÓ INTEGRATS: FASES

11 de 27

IMPLANTACIÓDE SIG

IMPLANTACIÓ

DIGUI

El que fa

FACI

El que diuDEMOSTRI-HO MILLORI-HO

12 de 27

IMPLANTACIÓDE SIG

12

DIAGNÒSTIC

DOCUMENTACIÓ

EXECUCIÓ

AUDITORIA

INTERNA

FORMACIÓ

PLANIFICACIÓ

REVISIÓ PER

LA DIRECCIÓ

IMPLANTACIÓ

13 de 27

Competència formació ipresa de consciencia

PolíticaRevisió per la

Direcció

Recursos

Funcions, responsabilitat i autoritat

Documentació

No conformitats

Objectius i planificació/ programes

Control documentació

Control dels registres

Auditories Internes

Accions correctives i preventives

REQUISITS COMUNS DELS SG

IMPLANTACIÓ

14 de 27

Identificaciórequisits legals i altres

requisits

Control operacional

Avaluació del compliment legal

Comunicació amb les parts interessades

Preparació i resposta davant emergències

Control de la producció i prestaciódel servei

Disseny i desenvolupament

Control dels equips de seguiment i mesura

Seguiment i mesura… processos /

producte

Processos relacionats amb el client

Anàlisis de dades

Compres

REQUISITS SUSCEPTIBLES D’INTEGRACIÓ

IMPLANTACIÓ

15 de 27

Identificació i avaluació d’aspectes ambientals

Identificació i avaluacióde riscos

Satisfacció del client

Validació dels processos de la producciói de la prestació del servei

Investigaciód’incidents

Consulta i participació

Identificació i traçabilitat

Propietat del client

Planificació de la realització del producte

Ambient de treball

REQUISITS ESPECÍFICS

IMPLANTACIÓ

16 de 27

INTEGRACIÓ ORGANITZATIVA

INTEGRACIÓMETODOLÒGICA

CAS A CAS B

CAS DCAS C

-

-

+

+

Situacions de l’empresa davant la integració

PROCÉS D’INTEGRACIÓ

IMPLANTACIÓ

17 de 27

• Diferents responsables amb estructura metodològica i documental específica.

• Excés de documentació, amb risc de processos amb procediments i instruccions múltiples i diferents.

• Risc de multiplicació de registres.

• Sistemes de gestió aliens a la operació; a nivell operatiu es perceben com un fre a les activitats.

• Importants costos d’estructura i possibles conflictes entre les disciplines.

• Permet l’aplicació especialitzada en casos de gran complexitat.

• La integració pot plantejar conflictes de competències pel qual es necessita un fort lideratge de la direcció.

• La integració metodològica pot ser un bon inici, especialment en els aspectesde gestió i operatius.

CAS A: Integració nul·la. Característiques

PROCÉS D’INTEGRACIÓ

IMPLANTACIÓ

18 de 27

• Responsable únic per Q, MA i PRL amb estructura metodològica i documental mínimament integrada (Auditories, No Conformitats).

• Pot ser més comú a PYMES.

• Sistemes de gestió aliens a la operació; en aquest nivell es percep com un fre a les activitats.

• Possible falta de coneixements en alguna de les disciplines (Q, MA, PRL) per part del responsable.

• Menors costos d’estructura i conflictes entre les disciplines.

• Realitzar la integració metodològica precisa d’un esforç a la documentaciói a la formació del personal, especialment l’operatiu.

CAS B: Integració organitzativa

PROCÉS D’INTEGRACIÓ

IMPLANTACIÓ

19 de 27

• Diferents responsables, però amb estructura metodològica i documental integrada en els temes de qualitat, medi ambient i prevenció de riscos laborals.

• Pot ser més comú a grans empreses.

• Sistemes de gestió assumits com un component de la operació.

• Es gestiona un nombre menor de documents i registres.• Manté alts els costos d’estructura i els conflictes entre les disciplines.

• En general, les empreses amb integració metodològica estan madures per a la integració organitzativa.

CAS C: Integració metodològica

PROCÉS D’INTEGRACIÓ

IMPLANTACIÓ

20 de 27

• Responsable operatiu únic (propietari) i funcions staff corporatives diferenciades.

• Sistemes de gestió totalment incorporats a les activitats operatives. Els diferents requisits (Q, MA i PRL) s’entenen como una part més de les tasques.

• La seva consecució és més senzilla en empreses que han implantat la gestió per processos.

• Minimitza la necessitat de documents i registres.

• Els possibles conflictes entre les disciplines (staff) no afecten a les activitats.

• La integració acostuma a afectar només als processos operatius crítics, però pot estendre’s a tots.

• Propicia politiques coherents i l’establiment d’objectius i fites més eficaces.

CAS D: Integració total

PROCÉS D’INTEGRACIÓ

IMPLANTACIÓ

Pagina 21 de 27

3.ASPECTES CRÍTICS

22 de 27

ASPECTES CRÍTICS

La implantació de sistemes de gestió també te els seus riscos si no s’assumeix com a una oportunitat de millorar una situació concreta.

– El desenvolupament d’aquests sistemes proporciona elements de detecciód’activitats generadores de no qualitat, amb impacte ambiental o amb potencial risc per a les persones que hi treballen, però si no s’utilitzen i desenvolupen tenint en compte totes les circumstàncies de l’activitat, poden ser generadores de burocràciainútil i complicacions innecessàries per a la pròpia activitat.

– No obtenir el compromís i col·laboració de tots els afectats. S’han de comunicar objectius i responsabilitats.

– Una mala comunicació pot portar a generar importants barreres en el desenvolupament de l’anàlisi i implantació de mesures per desconeixement o temors infundats.

23 de 27

ORGANITZATIUS� Resistència al canvi per part de l’alta direcció i del personal.

� El sistema de gestió és d’una única persona. Poc coneixement dels requisits de les normes i de l’organització per part del personal que implanta, manté i gestiona el sistema.

� Conflictes entre diverses funcions, en el cas de responsabilitats separades.

OPERATIUS� No adaptació a la realitat de la organització. Sistemes poc operatius i que

comporten treball addicional.� Major complexitat en sectors amb fortes implicacions ambientals, de prevenció

de riscos laborals o amb alts requeriments del sistema de qualitat.GESTIÓ

� Burocràcia: documentació i registres.

� Falta metodologia en les activitats.� Dificultat per triar el nivell d’integració adequat al nivell de maduresa de la

organització.

ASPECTES CRÍTICS

RISCOS

24 de 27

ORGANITZATIUS� Total compromís per part de l’Alta Direcció en el projecte.

� Ajuda externa aporta coneixements, visió anticipada de problemes i actuacions de forma més immediata, llibertat per proposar solucions,...encara que no es pot delegar al 100%.

� Definició clara de responsabilitats.� Comunicació, comunicació, comunicació. Implicació dels treballadors

OPERATIUS� Ser realista en l’elaboració de la documentació. I si....� Elaboració pel personal que participa a les activitats.

� Planificació dels canvis.

� Objectius exigents però assolibles.

ASPECTES CRÍTICS

A TENIR EN COMPTE...

25 de 27

GESTIÓ� Enfocament a la millora dels processos i resultat de l’empresa. SISTEMES NO

ESTÀTICS. EVOLUCIONEN AMB EL TEMPS.� Redisseny si cal, dels processos de l’organització.

� Aplicacions informàtiques a la gestió, ajuda en la comunicació i informació.

ASPECTES CRÍTICS

A TENIR EN COMPTE...

26 de 27

I DESPRÉS...

27 de 27

.PRySMA dispone de seis centros principales de trabajo en Madrid, Barcelona, Zaragoza, País Vasco, Sevilla y Valencia presencia territorial en Málaga, Toledo, Murcia, Oviedo, Coruña y Valladolid desde donde atendemos todas las necesidades de nuestros clientes.

OFICINA DE MADRID

C/ Manuel Luna 12, 2º

28020 Madrid

T (+34) 911857800

F (+34) 914252410

OFICINA DE BARCELONA

Antón Fortuny, 14, 4º, esc A

Esplugues de Llobregat

08950 Barcelona

T (+34) 902885766

F (+34) 934405845

OFICINA DE PAÍS VASCO

Avda/ Santa Ana 7, 2º 48940 Leioa (Vizcaya)T (+34) 902885766

F (+34) 944630808

OFICINA DE ARAGÓN

C/ Vicente Berdusán s/n

Bloque D1, bajos A-13

50010 Zaragoza

T (+34) 902885766

F (+34) 976460249

OFICINA DE VALENCIA

Poeta Vicente Gaos 3, BI 46021 ValenciaT +34 902885766

F +34 963891688

OFICINA DE SEVILLAAvda de la Palmera, Glorieta Plus Ultra, 2 41013 SevillaT +34 902885766

F +34 954238339