Áreas básicas para una base de datos de escritorio de Access 2013Las bases de datos de Access pueden ayudarle a almacenar y a hacer un seguimiento de cualquier tipo de información, como inventarios, contactos o procesos empresariales. Veamos las rutas que puede tomar para crear una base de datos de escritorio de Access, agregar datos a ella y obtener información sobre los siguientes pasos para personalizar y usar la nueva base de datos.

 Nota    Si le interesan más los nuevos tipos de aplicaciones Access que están diseñadas para la web, vea cómo crear una aplicación de Access y obtener información sobre las tareas básicas de una aplicación de Access.

Para más información sobre las nuevas funciones, consulte Novedades de Access 2013.

Selección de una plantillaLas plantillas de Access tienen tablas, consultas, formularios e informes integrados que están preparados para utilizarse. Al iniciar Access, lo primero que verá es una selección de plantillas y podrá buscar más en línea.

1. En Access, haga clic en Archivo > Nuevo.2. Seleccione una plantilla de base de datos de escritorio y escriba un nombre para

la base de datos en Nombre de archivo. (Si no encuentra una plantilla que se adapte a usted, use el cuadro Buscar plantillas en línea ).

3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una.

4. Haga clic en Crear.

Según la plantilla que elija, puede que tenga que hacer una de las acciones siguientes para empezar a trabajar:

Si en Access se muestra un cuadro de diálogo de Inicio de sesión con una lista de usuarios vacía:

1. Haga clic en Nuevo usuario.2. Rellene el formulario Detalles del usuario.3. Haga clic en Guardar y cerrar.4. Seleccione el nombre de usuario que acaba de indicar y, después, haga clic en

Iniciar la sesión.

Si en Access se muestra un mensaje de Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos solicita que inicie la sesión, vuelva a iniciarla.

Para más información, vea creación de una base de datos de escritorio de Access a partir de una plantilla.

Creación de una base de datos desde ceroSi ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, puede iniciar una base de datos de escritorio en blanco.

1. En Access, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.2. Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo. 3. Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro

Nombre de archivo o puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una.4. Haga clic en Crear.

Agregación de una tablaEn una base de datos, la información se almacena en varias tablas relacionadas. Para crear una tabla:

1. Al abrir la base de datos por primera vez, verá una tabla en blanco en la vista Hoja de datos en la que puede agregar datos. Para agregar otra tabla, haga clic en

la pestaña Crear > Tabla. Puede empezar a introducir datos en el campo (celda) vacío o pegar datos de otro origen, como un libro de Excel.

2. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y, después, escriba el nuevo nombre.

 Sugerencia    Los nombres con sentido le ayudarán a reconocer lo que contiene cada campo sin ver su contenido.

3. Haga clic en Archivo > Guardar.

Para agregar más campos, escriba en la columna Haga clic para agregar.

Para desplazar una columna, haga clic en el encabezado correspondiente para seleccionarla y, después, arrástrela donde quiera. También puede seleccionar columnas contiguas y arrastrarlas todas a una ubicación nueva.

Para más información, vea Introducción a las tablas.

Copiado y pegado de datosPuede copiar y pegar datos de otro programa, como Excel o Word a una tabla de Access. Esta acción funciona mejor si los datos se separan en columnas. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de textos, como Word, use etiquetas para separar las columnas o conviértalos a un formato de tabla antes de copiarlos.

1. Si los datos se tienen que editar, como separar los nombres completos en nombres y apellidos, hágalo primero en el programa de origen.

2. Abra el origen y copie (Ctrl + C) los datos.3. Abra la tabla de Access en el lugar en el que desea agregar los datos de la vista

Hoja de datos y péguelos (Ctrl + V).4. Haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre con

sentido.5. Haga clic en Archivo > Guardar y dele un nombre a la nueva tabla.

 Nota    Access define el tipo de datos de cada campo en función de la información que copie en la primera fila de cada columna, así que asegúrese de que la información de las filas siguientes coincida con la primera fila.

Importación o vinculación a datosPuede importar datos de otros orígenes o puede vincular los datos desde Access sin mover la información del lugar en el que está almacenada. La vinculación puede ser una buena opción si existen varios usuarios que actualizan los datos y desea asegurarse de que está viendo la versión más reciente o si desea ahorrar espacio de almacenamiento. También puede elegir si desea vincular o importar los datos para la mayoría de los formatos.

El proceso varía ligeramente en función del origen de datos, pero estas instrucciones le ayudarán a empezar a trabajar:

1. En la pestaña Datos externos, haga clic en el formato de datos desde el que importará o se vinculará. Si no ve el formato correcto, haga clic en Más.

 Nota    Si aún no encuentra el formato correcto, es posible que necesite exportar los datos primero a un formato de archivo que sea compatible con Access (como un archivo de texto delimitado).

2. Siga las instrucciones del cuadro de diálogo Obtener datos externos.

Al vincular, algunos formatos estarán disponibles como solo lectura. Aquí tiene los orígenes externos desde los que puede importar o vincular datos:

Importar Vincular

Microsoft Excel Sí Sí(solo de lectura)

Microsoft Access Sí Sí Bases de datos ODBC, como SQL Server Sí Sí

Archivos de valores separados por comas (CSV) Sí

Sí(solo agregar registros nuevos)

Lista de SharePoint Sí Sí XML Sí

Data Services Sí(solo de lectura)

Documento HTML Sí Sí Carpeta de Outlook Sí Sí

Para más información, vea Importación de datos a una base de datos de Access e Importación de datos desde una base de datos de Access.

Organización de datos con el Analizador de tablas

Puede utilizar el Analizador de tablas para identificar rápidamente los datos redundantes. Después, el asistente proporciona una forma sencilla de organizar los datos en tablas diferentes. Access conserva la tabla original como copia de seguridad.

1. Abra la base de datos de Access que contenga la tabla que quiera analizar.2. Haga clic en Herramientas para bases de datos > Analizar tabla.

Las dos primeras páginas del asistente contienen un breve tutorial con ejemplos. Si ve una casilla titulada ¿Desea mostrar las páginas de introducción?, selecciónela y haga clic en Atrás dos veces para ver la introducción. Si no desea volver a ver las páginas de introducción, anule la selección de ¿Desea mostrar las páginas de introducción?

Introducción a las tablasMostrar todo

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. En este artículo se ofrece información general sobre las tablas de las bases de datos de Access. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Si desea ver una introducción sobre cómo planear y diseñar una base de datos, consulte Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

En este artículo

Información general Agregar una tabla en una base de datos de escritorio de Access Tablas en aplicaciones de Access

Información generalLas bases de datos relacionales, como Access, acostumbran a tener varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla conserva datos de un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas). Los campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

Registro

: contiene datos específicos, como información sobre un empleado o producto en particular.

Campo

: contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico.

Valor de campo

: cada registro tiene un valor de campo, por ejemplo, Contoso, Ltd. o alguien@example.com.

Propiedades de tabla y campo

Las características y comportamiento de las tablas y los campos se definen y controlan mediante propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de dicha tabla; así, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para indicar el modo en que la tabla se va a mostrar de forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo en cuestión. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo. Cada campo presenta un tipo de datos, que define la clase de información almacenada. Un tipo de datos pueden ser varias líneas de texto o una moneda.

Relaciones de tabla

Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga:

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones. Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes

de cada artículo. Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los

clientes.

Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común.

Claves

Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves:

Clave principal: una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. Access proporciona automáticamente un número de identificación único (denominado número de Id.), que funciona como la clave principal. Para más información, vea Agregar o cambiar la clave principal de una tabla.

Clave externa: una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un

número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador).

Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuación, se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información acerca del cliente de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.

Relación de tabla en la ventana Relaciones

Una clave principal se reconoce por el icono de clave junto al nombre de campo

Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave)

Ventajas de las relaciones

Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:

Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.

Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.

Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada.

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Agregar una tabla en una base de datos de escritorioCree una tabla si tiene un origen de datos nuevo que no pertenezca a ninguna de las tablas existentes. Son varias las opciones para agregar una tabla a la base de datos de Access, como crear una base de datos, insertar una tabla en una base de datos existente o importar o establecer un vínculo a una tabla de otro origen de datos (como un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos). Cuando se crea una base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos.

Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una base de datos de escritorio, vea el artículo Agregar un campo a una tabla.

Crear una tabla en una nueva base de datos de escritorio

1. En Archivo, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de

datos.3. Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono de carpeta.4. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos con una nueva tabla denominada Tabla1. Cambie el nombre de la tabla en función del tipo de datos que almacena.

Crear una tabla en una base de datos existente

1. Haga clic en Archivo > Abrir y haga clic en la base de datos si figura en Reciente. Si no aparece, seleccione una de las opciones de exploración para encontrarla.

2. En la pestaña Crear, haga clic en Tabla.

Se añade una nueva tabla y se abre en la vista Hoja de datos.

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Datos externos

Se puede establecer un vínculo a distintos tipos de orígenes de datos externos, como otras bases de datos, archivos de texto y libros de Excel. Al establecer un vínculo a datos externos, Access puede usar ese vínculo como una tabla. Según el origen de datos externo y el modo en el que se crea el vínculo, puede modificar los datos en la tabla vinculada y crear relaciones que involucren a la tabla vinculada. Sin embargo, no puede usar el vínculo para cambiar el diseño de los datos externos.

Importar o vincular para crear una tabla

Puede importar o vincular los datos almacenados en otra ubicación para crear una tabla. Estos datos pueden estar en una hoja de cálculo de Excel, una lista de Windows SharePoint Services, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Outlook, etc.

Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada.

Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseño de una tabla vinculada.

 Nota    No se pueden modificar los datos de una hoja de cálculo de Excel mediante una tabla vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una base de datos de Access y, después, vincularlos a una base de datos desde Excel. Para obtener más información sobre cómo establecer vínculos a Access desde Excel, busque en la Ayuda de Excel.

Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles.

2. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.

 Sugerencia    También puede importar o vincular a una lista de SharePoint (encontrará más información en

Usar un sitio de SharePoint para crear una tabla

Puede crear una tabla en la base de datos importada desde una lista de SharePoint o vinculada a esta lista. Además, puede crear una nueva lista de SharePoint mediante una plantilla predefinida.

Usar un servicio web para crear una tabla

Puede crear una tabla en la base de datos que se conecte a los datos de un sitio web que proporcione una interfaz de servicio web.

 Nota    Las tablas de servicio web son de solo lectura.

1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Más y luego en Servicios de datos.

2. Si la conexión que desea usar ya está instalada, omita el paso 5. De lo contrario, continúe con el paso siguiente.

3. Haga clic en Instalar una nueva conexión.4. Seleccione el archivo de conexión que desee usar y, a continuación, haga clic en

Aceptar.5. En el cuadro de diálogo Crear vínculo a datos de servicios web, expanda la conexión

que desea usar.6. Seleccione la tabla con la que quiera establecer el vínculo. Access muestra los campos

a la derecha del cuadro de diálogo.7. De forma opcional, puede escribir un nombre para la tabla vinculada en el cuadro

Especificar el nombre del vínculo. Access usará este nombre para la tabla vinculada en el panel de navegación.

8. Haga clic en Aceptar. Access crea la tabla vinculada.

Establecer las propiedades de tabla en una base de datos de escritorio

Puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos.

1. Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer.2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic

en Vista Diseño. 3. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

.

4. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General.5. Haga clic en el cuadro de la izquierda de la propiedad que desea establecer y

especifique una configuración para la propiedad. Para ver una lista de propiedades de tabla, haga clic en Propiedades de tabla disponibles.

6. Presione CTRL+G para guardar los cambios.

 Sugerencia   Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para que se abra el cuadro Zoom. Si va a establecer la propiedad Regla de validación en una expresión y le gustaría obtener ayuda para crearla, haga clic en junto al cuadro de propiedad Regla de validación para abrir el Generador de expresiones.

Agregar un campo a una tabla en una base de datos de escritorio

Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de

teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio.

Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es más fácil combinar los datos más adelante que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar de un campo Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y nombre. A continuación, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fácilmente. Si tiene previsto crear un informe, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese elemento solo en un campo. Para obtener más información acerca del diseño de una base de datos y la creación de campos, consulte los vínculos en la sección Vea también.

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

Para crear un campo en Access, puede escribir datos en una columna nueva en la vista Hoja de datos. Cuando se crea un campo de esta forma, Access asigna automáticamente un tipo de datos al campo en función del valor especificado. Si lo que ha escrito no implica ningún tipo de datos, Access lo establece en Texto, pero puede cambiarlo.

Agregar un campo mediante la entrada de datos

Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos.

Escriba los datos en la columna vacía Agregar nuevo campo.

Para agregar un campo nuevo:

1. Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos.2. En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear.

Use un nombre descriptivo para que el campo se pueda identificar más fácilmente.3. Escriba los datos en el nuevo campo.

Establecer las propiedades de un campo

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede:

Controlar la apariencia de los datos de un campo

Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo Especificar valores predeterminados para un campo Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo

Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vista Diseño.

Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos

Si trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y otras propiedades de un campo.

Para abrir una tabla en la vista Hoja de datos: En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y, en el menú contextual, haga clic en Vista Hoja de datos.

Para cambiar el nombre de un campo: Cuando se agrega un campo especificando datos en la vista Hoja de datos, Access asigna un nombre genérico al campo automáticamente y del siguiente modo: asigna el nombre Campo1 al primer campo nuevo, Campo2 al segundo campo nuevo y así sucesivamente. El nombre de un campo se usa de manera predeterminada como su etiqueta en todas las ubicaciones en las que dicho campo se muestra (por ejemplo, en el encabezado de columna de una hoja de datos). Cambiar el nombre de los campos a fórmulas más descriptivas facilita su uso al ver o modificar registros.

1. Haga clic con el botón secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por ejemplo, Campo1).

2. En el menú contextual, haga clic en Cambiar nombre de columna.3. Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos los espacios.

Cambiar el tipo de datos de un campo

Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si escribe 1/1/2006, Access reconoce esos datos como una fecha y establece el tipo de datos para el campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predeterminada.

El tipo de datos del campo determina qué otras propiedades de campo se pueden establecer. Por ejemplo, puede establecer solamente la propiedad Solo anexar para un campo que tiene el tipo de datos Hipervínculo o el tipo de datos Memo.

Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por ejemplo, supongamos que tiene números de salas similares a fechas, como 10/2001. Si escribe 10/2001 en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipo de datos selecciona el tipo de datos Fecha

y hora para el campo. Como los números de salas son etiquetas y no fechas, deben usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el tipo de datos de un campo, siga el procedimiento que se indica continuación.

1. Haga clic en la pestaña Hoja de datos.2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo de

datos que desee.

Cambiar el formato de un campo

Además de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access también establezca la propiedad Formato para el campo según lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Para cambiar manualmente la propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente:

1. En la cinta, haga clic en la pestaña Hoja de datos.2. En la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos, especifique el formato que

desee.

 Nota    Es posible que la lista Formato no esté disponible para algunos campos (por ejemplo, Texto) según el tipo de datos del campo.

Establecer otras propiedades de campo

1. En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que desea establecer la propiedad.

2. En la pestaña Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione las propiedades que desee.

Establecer las propiedades de campo

Puede abrir la tabla en la vista Diseño para establecer una propiedad de campo.

Para abrir una tabla en la vista Diseño : en el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

Para cambiar el tipo de datos de un campo : busque el nombre del campo cuyo tipo de datos quiera establecer, haga clic en el campo Tipo de datos y, después, elija un tipo de datos de la lista.

Para establecer otras propiedades de campo : en la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo cuyas propiedades quiera establecer. En el panel Propiedades del campo, indique la configuración que desee para cada propiedad. Presione CTRL+G para guardar los cambios.

 Nota    El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden establecer.

Tablas en aplicaciones de AccessEl cliente Access incluye diseñadores con los que se pueden crear y modificar las tablas que se van a almacenar en el servidor SQL Server. La información que Access necesita para crear y mantener una tabla se almacena, junto con propiedades como las máscaras de entrada, la información de búsqueda y el formato, en una tabla del sistema (Access.ColumnProperties) en la base de datos del usuario. Para obtener más información, consulte

Introducción a las consultasCon las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de Access. Otros motivos para usar consultas:

Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones)

Calcular o resumir datos Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en

cuando los datos más actuales.

Es cierto que, cuando se trabaja con una base de datos de escritorio de Access, el conjunto de opciones de consulta es más sólido, pero las aplicaciones de Access ofrecen también algunas de estas opciones de consulta. Para más información sobre las aplicaciones de Access, el nuevo tipo de base de datos que puede diseñar con Access y publicar en línea, vea

 Nota    Si quiere poner en práctica las consultas de los ejemplos, use una base de datos de escritorio de Access.

Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellosEn una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un formulario o informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una consulta, se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea que quiera realizarse.

Principales tipos de consulta

Usar

Seleccionar Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.

AcciónAgregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo específico de consulta de acciones. Las consultas de acciones no están disponibles en las aplicaciones de Access.

Crear una consulta de selección El tipo de consulta de selección es la opción adecuada si tiene intención de revisar datos de solo algunos campos de una tabla, revisar datos de varias tablas a la vez o, sencillamente, ver los datos de acuerdo con determinados criterios. Para más información, vea

Revisar los datos de determinados campos

Por ejemplo, si la base de datos tiene una tabla con mucha información sobre productos y quiere repasar una lista de los productos y sus precios, así es como podría crear una consulta de selección para obtener únicamente los nombres de producto y sus respectivos precios:

1. Abra la base de datos y, en la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.2. En el cuadro Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en la tabla Productos

y luego cierre el cuadro de diálogo. 3. Supongamos que en la tabla Productos tenemos los campos Nombre de producto y

Precio listado. Haga doble clic en Nombre de producto y Precio listado para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.

4. En la pestaña Diseño , haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de los productos y sus precios.

Revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez

Por ejemplo, tiene una base de datos de una tienda de comestibles y quiere repasar los pedidos de los clientes que viven en una determinada ciudad. Los datos de los pedidos y los clientes están almacenados en dos tablas denominadas Clientes y Pedidos, respectivamente. Cada tabla tiene un campo de Id. de cliente, que forma la base de una relación de uno a varios entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelva los pedidos de los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, del modo siguiente:

1. Abra la base de datos. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en Clientes y luego en Pedidos.

3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Fíjese en la línea (denominada combinación) que conecta el campo Id. de la tabla Clientes con el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos. Esta línea muestra la relación entre las dos tablas.

4. En la tabla Clientes, haga doble clic en Compañía y en Ciudad para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.

5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, desactive la casilla de la fila Mostrar.

6. En la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Las Vegas.

Desactivar la casilla Mostrar hace que la consulta no muestre la ciudad en los resultados, y escribir Las Vegas en la fila Criterios indica que quiere ver solo los registros en los que el valor del campo Ciudad sea Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve solo los clientes de Las Vegas. No es necesario mostrar un campo para usarlo con un criterio.

7. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y en Fecha de pedido para agregar estos campos a las siguientes dos columnas de la cuadrícula de diseño de la consulta.

8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de pedidos de los clientes de Las Vegas.

9. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Crear una consulta de parámetros Si quiere iniciar variaciones de una consulta concreta con frecuencia, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando inicia una consulta de este tipo, la consulta pide los valores de los campos y, después, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.

 Nota    Las consultas de parámetros no se pueden crear en las aplicaciones de Access.

Siguiendo con el ejemplo anterior, en el que aprendió a crear una consulta de selección que devuelve los pedidos de los clientes de Las Vegas, puede modificar dicha consulta para que le pida que especifique la ciudad cada vez que se inicie. Para poner esto en práctica, abra la base de datos que creó en el ejemplo anterior:

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta denominada Pedidos por ciudad (que creó en la sección anterior) y después haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, elimine Las Vegas y después escriba [¿Qué ciudad?].

La cadena [¿Qué ciudad?] es la petición de parámetros. Los corchetes indican que quiere que la consulta pida información y el texto (en este caso, ¿Qué ciudad?) es la pregunta que aparece en la petición de parámetros.

 Nota   No se pueden usar ni puntos (.) ni signos de exclamación (!) como texto en el mensaje de petición de parámetros.

3. Active la casilla en la fila Mostrar de la columna Ciudad para que se muestre la ciudad en los resultados de la consulta.

4. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta le pide que escriba un valor en Ciudad.

5. Escriba Nueva York y presione ENTRAR para ver los pedidos de los clientes de Nueva York.

¿Qué ocurre si no sabe qué valores puede especificar? Puede usar caracteres comodín como parte del mensaje:

6. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño.7. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad,

escriba Como [¿Qué ciudad?]&"*".

En esta petición de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de la Y comercial (&) y el asterisco (*) entre comillas permiten al usuario escribir una combinación de caracteres, incluidos caracteres comodín, para que se devuelva una gran variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devolverá todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consulta devolverá todas las ciudades que empiecen por la letra “L” y, si el usuario escribe *s*, la consulta devolverá todas las ciudades que contengan la letra “s”.

8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Después, en el mensaje de la consulta, escriba Nuevo y presione ENTRAR.

La consulta se inicia y muestra los pedidos de los clientes de Nueva York.

Especificar los tipos de datos de los parámetros

También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro. Puede establecer el tipo de datos de cualquier parámetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de datos en los datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven un mensaje de error más específico si facilitan un tipo de datos equivocado como, por ejemplo, texto cuando se espera moneda.

 Nota   Si se establece un parámetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpreta como texto y no aparece ningún mensaje de error.

Para especificar el tipo de datos de los parámetros de una consulta, siga este procedimiento:

1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Parámetros.

2. En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, en la columna Parámetro, escriba la petición de cada parámetro para el que quiera especificar el tipo de datos. Asegúrese de que cada parámetro coincida con la petición que usa en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.

3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos de cada parámetro.

Más información sobre cómo usar los parámetros para pedir la introducción de datos al iniciar una consulta.

Crear una consulta de totales

La fila Total de una hoja de datos es muy útil pero, para cuestiones más complejas, se usa una consulta de totales, que es una consulta de selección que permite agrupar y resumir los datos (como cuando quiere ver las ventas totales por producto). En una consulta de totales, puede usar la función Suma (una función de agregado) para ver las ventas totales por producto.

 Nota    No se pueden usar funciones de agregado en las aplicaciones de Access.

Use el siguiente el procedimiento para modificar la consulta Subtotales de productos que creó en el ejemplo anterior con el fin de obtener subtotales resumidos por producto.

1. En la pestaña Inicio, haga clic en Ver > Vista Diseño.

Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseño.

2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Totales.

Aparece la fila Totales en la cuadrícula de diseño de la consulta.

 Nota    Si bien tienen nombres similares, la fila Totales de la cuadrícula de diseño y la fila Total de una hoja de datos no son iguales:

Puede agrupar datos por valores de campo con la fila Totales en la cuadrícula de diseño.

Puede agregar la fila de hoja de datos Total a los resultados de una consulta de totales. Al usar la fila Totales en la cuadrícula de diseño, debe elegir una función de agregado

para cada campo. Si no quiere hacer ningún cálculo en un campo, puede agrupar los datos por ese campo.

3. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Total, seleccione Suma en la lista desplegable.

4. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de productos con los subtotales.

5. Presione CTRL+G para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.

Hacer cálculos basados en los datos

Normalmente, las tablas no se usan para almacenar valores calculados (como subtotales), aun cuando se basen en datos de la misma base de datos, ya que los valores calculados dejan de estar actualizados si cambian los valores en los que están basados. Por ejemplo, no conviene almacenar la edad de una persona en una tabla porque cada año tendrá que actualizar el valor; en lugar de hacer esto, almacene la fecha de nacimiento de la persona y use una consulta para calcular su edad.

Supongamos que tiene una base de datos con algunos productos que le gustaría vender. En ella hay una tabla denominada Detalles de pedido que contiene información sobre los productos en campos (como el precio de cada uno de ellos y las cantidades). El subtotal se puede calcular con una consulta que multiplique la cantidad de cada producto por el precio de dicho producto, multiplique la cantidad de cada producto por el precio y el descuento de dicho producto y, finalmente reste el descuento total del

precio total. Si creó la base de datos de prueba en el ejemplo anterior, ábrala y practique del siguiente modo:

1. En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.2. En el cuadro de diálogo Mostrar tablas, en la pestaña Tablas, haga doble clic en

Detalles de pedido.3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.4. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de producto para agregar este

campo a la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.5. En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario en la fila

Campo y haga clic en Zoom en el menú contextual.6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Subtotal: ([Cantidad]*[Precio

unitario])-([Cantidad]*[Precio unitario]*[Descuento])7. Haga clic en Aceptar.8. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de

productos y subtotales por pedido.9. Presione CTRL+G para guardar la consulta y después asígnele el nombre Subtotales de

productos.

Vea también Sumar valores en una hoja de datos con una fila Totales.

Mostrar datos resumidos o agregados

Cuando se usan tablas para registrar las transacciones o almacenar datos numéricos que se usan periódicamente, resulta útil poder comprobar los datos agregados, como las sumas o los promedios. En Access se puede agregar una fila Totales a una hoja de datos. La fila Totales es una fila situada al final de la hoja de datos que puede mostrar un total acumulado u otros valores agregados.

1. Inicie la consulta Subtotales de productos y deje los resultados abiertos en la vista Hoja de datos.

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Totales. Aparece una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos con la palabra Total en la primera columna.

3. Haga clic en la celda de la última fila de la hoja de datos denominada Total. 4. Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles. Dado que la

columna contiene datos de texto, hay solo dos opciones: Ninguno y Cuenta.5. Seleccione Cuenta. El contenido de la celda cambia de Total a una cuenta de los

valores de la columna.6. Haga clic en la celda adyacente (la segunda columna). Observe que aparece una flecha

en la celda.7. Haga clic en la flecha y, después, en Suma. El campo muestra una suma de los valores

de la columna.8. Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas Ahora supongamos que, además de comprobar los subtotales de los productos, también quiere agregar los datos por meses, de modo que cada fila muestre los subtotales de un producto y cada columna, los subtotales de productos de un mes. Para mostrar los

subtotales de un producto y los subtotales de productos de un mes, use una consulta de tabla de referencias cruzadas.

 Nota   Las consultas de tabla de referencias cruzadas no se pueden visualizar en las aplicaciones de Access.

Puede modificar nuevamente la consulta Subtotales de productos de manera que la consulta devuelva filas con los subtotales de producto y columnas con los subtotales mensuales.

1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño.2. En el grupo Configuración de consultas, haga clic en Mostrar tabla.3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y después haga clic

en Cerrar.4. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Tabla de referencias

cruzadas. En la cuadrícula de diseño, la fila Mostrar está oculta y se muestra la fila Referencias cruzadas.

5. En la tercera columna de la cuadrícula de diseño, haga clic con el botón secundario en la fila Campo y después haga clic en Zoom en el menú contextual. Se abre el cuadro Zoom.

6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Mes: "Mes " & ParcFecha("m", [Fecha de pedido])

7. Haga clic en Aceptar.8. En la fila Tabla de referencias cruzadas, seleccione los valores siguientes en la lista

desplegable: Encabezado de fila para la primera columna, Valor para la segunda columna y Encabezado de columna para la tercera columna.

9. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra los subtotales de productos agregados por mes.

10. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Para más información, vea:

Crear una consulta de creación de tablaPuede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos almacenados en otras tablas.

 Nota    Las consultas de creación de tabla no están disponibles en las aplicaciones de Access.

Por ejemplo, supongamos que quiere enviar datos referentes a los pedidos de Chicago a un socio empresarial de Chicago que use Access para preparar informes. En lugar de enviar todos los datos de los pedidos, quiere restringirlos a los datos específicos de los pedidos de Chicago.

Puede crear una consulta de selección que contenga los datos de los pedidos de Chicago y, después, usar la consulta de selección para crear la nueva tabla siguiendo este procedimiento:

1. Abra la base de datos del ejemplo anterior.

Para iniciar una consulta de creación de tabla, puede que tenga que habilitar el contenido de la base de datos.

 Nota   Si aparece un mensaje sobre la opción de habilitar la base de datos debajo de la cinta de opciones, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos ya está en una ubicación de confianza, no verá la barra de mensajes.

2. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Detalles de pedido y en

Pedidos y, después, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.4. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de cliente y en Ciudad de destino para

agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.5. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id. de producto,

Cantidad, Precio unitario y Descuento para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.

6. En la columna Ciudad de destino de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de la fila Mostrar. En la fila Criterios, escriba 'Chicago' (comillas simples incluidas). Compruebe los resultados de la consulta antes de usarlos para crear la tabla.

7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.8. Presione Ctrl+G para guardar la consulta.9. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de Chicago y luego

haga clic en Aceptar.10. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño.11. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear tabla.

12. En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de tabla, escriba Pedidos de Chicago y después haga clic en Aceptar.

13. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. 14. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí y vea la nueva tabla que

aparece en el panel de navegación.

 Nota   Si ya hay una tabla con el mismo nombre, Access la elimina antes de que se inicie la consulta.

Crear una consulta de datos anexadosPuede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar esos datos a otra tabla.

 Nota    Las consultas de datos anexados no están disponibles en las aplicaciones de Access.

Por ejemplo, supongamos que creó una tabla para compartirla con un socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que este socio también trabaja con clientes del área de Milwaukee, por lo que ahora quiere agregar a la tabla filas con datos del área de Milwaukee antes de compartir la tabla con su socio. Haga lo siguiente para agregar datos del área de Milwaukee a la tabla Pedidos de Chicago:

1. Abra la consulta denominada “Consulta de pedidos de Chicago” en la vista Diseño.2. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Anexar. Se abre el cuadro

de diálogo Anexar.

3. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en la flecha del cuadro Nombre de tabla, seleccione Pedidos de Chicago en la lista desplegable y haga clic en Aceptar.

4. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Ciudad de destino, elimine 'Chicago' y después escriba 'Milwaukee'.

5. En la fila Anexar a, seleccione el campo correspondiente a cada columna.

En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a deben coincidir con los de la fila Campo, pero no es obligatorio para que funcionen las consultas de datos anexados.

6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

 Nota    Al iniciar una consulta que devuelve una gran cantidad de datos, puede aparecer un mensaje de error que indica que la consulta no se puede deshacer. Pruebe a aumentar el límite del segmento de memoria a 3 MB para que la consulta se procese correctamente.

Crear una consulta de actualización Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Las consultas de actualización permiten revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización.

 Importante    Las consultas de acciones no se pueden deshacer. Conviene que haga una copia de seguridad de las tablas que vaya a actualizar con una consulta de actualización.

 Nota    Las consultas de actualización no están disponibles en las aplicaciones de Access.

En el ejemplo anterior, anexó filas a la tabla Pedidos de Chicago. En esta tabla, el campo Id. de producto muestra el identificador de producto numérico. Para que los datos resulten más útiles en los informes, puede cambiar los identificadores de producto por los nombres de producto del siguiente modo:

1. Abra la tabla Pedidos de Chicago en la vista Diseño.2. En la fila Id. de producto, cambie el tipo de datos de Número a Texto.3. Guarde y cierre la tabla Pedidos de Chicago.4. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta.5. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y en

Productos y, después, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.6. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Actualizar.

7. En la cuadrícula de diseño, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Actualizar a.

8. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la cuadrícula de diseño.

9. En la cuadrícula de diseño, en la fila Actualizar a de la columna Id. de producto, escriba o pegue lo siguiente: [Productos].[Nombre de producto]

 Sugerencia    Puede usar una consulta de actualización para eliminar los valores de campo con una cadena vacía ("") o un valor NULO en la fila Actualizar a.

10. En la fila Criterios, escriba o pegue lo siguiente: [Id. de producto] Como ([Productos].[Id.])

11. Puede comprobar qué valores cambiarán con una consulta de actualización si visualiza la consulta en la vista Hoja de datos.

12. En la pestaña Diseño, haga clic en Ver > Vista Hoja de datos. La consulta devuelve una lista con los identificadores de producto que se van a actualizar.

13. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

Cuando abra la tabla Pedidos de Chicago, verá que los valores numéricos del campo Id. de producto se han cambiado por los nombres de producto de la tabla Productos.

Crear una consulta de eliminaciónPuede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas o para introducir los criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar. Las consultas de eliminación permiten revisar las filas que se van a eliminar antes de llevar a cabo la eliminación.

 Nota    La opción de las consultas de eliminación no está disponible en las aplicaciones de Access.

Por ejemplo, supongamos que va a enviar la tabla Pedidos de Chicago del ejemplo anterior a su socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que algunas filas contienen campos vacíos y decide quitar esas filas antes de enviar la tabla. Bastaría con abrir la tabla y eliminar las filas manualmente pero, si hay muchas filas que eliminar y tiene claros los criterios para especificar las filas que deben eliminarse, puede resultar útil emplear una consulta de eliminación.

Puede usar una consulta para eliminar de la tabla Pedidos de Chicago las filas que no tengan un valor de Id. de pedido siguiendo este procedimiento:

1. En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y cierre el cuadro

Mostrar tabla.3. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Eliminar. En la cuadrícula

de diseño, las filas Ordenar y Mostrar desaparecen y se muestra la fila Eliminar.

4. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de pedido para agregarlo a la cuadrícula.

5. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Id. de pedido, escriba Es Nulo.

6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Crear un formulario de Access Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.

Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio de Access. En este artículo se indican algunos de ellos.

Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existentePara crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario, se pueden realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para más información, consulte el artículo sobre cómo usar la herramienta de formulario.

Crear un formulario en blanco1. Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la

pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

2. En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.

3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

 Nota    El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.

4. Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un título, números de página o la fecha y la hora.

5. Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño y use las herramientas del grupo Controles.

Crear un formulario dividido Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas de ambos tipos de formularios en uno solo. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas.

Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos. Después, en la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario dividido.

Access crea el formulario, en el que podrá realizar cambios de diseño. Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos en caso necesario. Para aprender a usar un formulario dividido, vea el artículo sobre cómo crear un formulario dividido.

Crear un formulario que muestre varios registrosUn formulario de varios elementos (también denominado formulario continuo) resulta útil si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros, pero que sea más personalizable que una hoja de datos. Para crearlo se usa la herramienta Varios elementos.

1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

2. En la pestaña Crear, haga clic en Más formularios > Varios elementos.

Access crea el formulario y lo abre en la vista Presentación. En esta vista puede realizar cambios de diseño en el formulario mientras visualiza los datos. Así, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos.

Crear un formulario que contiene un subformulario A menudo, cuando trabaja con datos relacionados almacenados en tablas distintas, necesita ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo formulario. Los

subformularios son un buen modo de lograrlo. Dado que existen varios modos de agregar un subformulario según las necesidades, vea el artículo Crear un formulario que contiene un subformulario para obtener más información.

Crear un formulario de navegaciónUn formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si tiene previsto publicar una base de datos en la web, ya que el panel de navegación de Access no se muestra en un explorador.

1. Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de navegación.2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y elija

el estilo de navegación que desee.

Access crea el formulario, le agrega el control de navegación y abre el formulario en la vista Presentación.

Información adicionalExisten varias opciones que puede usar para personalizar formularios. Compruebe si alguna de las siguientes le es de utilidad:

Opciones Ver este recursoSi quiere poder seleccionar los campos que aparecen en el formulario, use el Asistente para formularios para crear el formulario.

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Agregar pestañas a un formulario permite organizar mejor el contenido y facilitar su uso, especialmente si contiene muchos controles.

Crear un formulario con pestañas

Un control de explorador web permite ver páginas web en un formulario. Este control se puede vincular a los campos o a los controles de la base de datos para determinar dinámicamente qué página se muestra. Así, puede usar la información de direcciones de una base de datos para, por ejemplo, crear asignaciones personalizadas en un sitio de asignaciones de Internet, o usar la información sobre productos de una base de datos para buscar artículos en el sitio web de un proveedor.

Agregar exploración web a un formulario

Access coloca controles en guías denominadas diseños para que sea más fácil alinear los controles de un formulario. Aprenda a mover los controles y cambiar su tamaño uno a uno.

Mover controles y cambiar su tamaño independientemente

ntroducción a los informes en Access

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en Access. Aquí aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar opciones como ordenar, agrupar y resumir datos, además de a obtener una vista previa de un informe e imprimirlo.

Información general¿Qué se puede hacer con un informe?

Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos:

Mostrar o distribuir un resumen de los datos. Archivar instantáneas de los datos. Aportar detalles sobre un registro concreto. Crear etiquetas.

Elementos de un informe

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta. El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. Para crear mejores informes, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la siguiente lista se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Sección Cómo se muestra la sección al imprimirse Dónde se puede usar la sección

Encabezado del informe

Al inicio del informe.

El encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

Encabezado de página

Al principio de cada página. El encabezado de página se usa para repetir el título del informe en todas

las páginas.

Encabezado de grupo

Al inicio de cada grupo de registros nuevo.

El encabezado de grupo se usa para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado de suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe en función del número de niveles de agrupación que haya agregado. Para más información sobre cómo crear encabezados o pies de página de grupo, vea la sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales.

DetalleAparece una vez por cada fila del origen de registros.

Aquí se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

Pie del grupo Al final de cada grupo de registros.

El pie de grupo se usa para imprimir información de resumen de un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe en función del número de niveles de agrupación que haya agregado.

Pie de página

Al final de cada página. El pie de página se usa para imprimir números de página o información sobre cada página.

Pie del informe

Al final del informe.

 Nota    En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en las demás vistas (la vista Presentación, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o se obtiene una vista previa del mismo) el pie de informe aparece encima del pie de página, inmediatamente después del último pie de grupo o línea de detalle en la última

El pie de informe se usa para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

página.

Resultará mucho más fácil crear informes significativos cuando la base de datos contiene una estructura de tabla y relaciones bien diseñadas. Para ver una introducción a la preparación y diseño de una base de datos,

Crear un informeHaga lo siguiente para crear informes para la base de datos de escritorio de Access:

Paso 1: Elegir un origen de registros

El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos: Continúe con el paso 2 y use la herramienta Informe en blanco

O bien

Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

Paso 2: Elegir una herramienta de informe

Las herramientas de informes se encuentra en la pestaña Crear de la cinta, concretamente en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones:

Herramienta Descripción

InformeCrea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.

Diseño de informe

Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar los campos y controles necesarios.

Informe en blanco

Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra la lista de campos desde la que se pueden agregar campos al informe.

Asistente para informes

Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de ordenación y agrupación y opciones de diseño.

Etiquetas Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiqueta personalizados o estándar, así como los campos que se van a mostrar y la

forma en que se van a almacenar.

Paso 3: Crear el informe

1. Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página.Access muestra el informe en la vista Presentación.

2. Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:

Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.

Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.

Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.

Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.

Agregar agrupaciones, ordenaciones o totalesLa forma más rápida de agregar agrupaciones, ordenaciones o totales a una base de datos de escritorio es hacer clic con el botón secundario en el campo en el que se va a aplicar el grupo, orden o total y, después, hacer clic en el comando correspondiente en el menú contextual.

También se pueden agregar agrupaciones, ordenaciones o totales mediante el panel Agrupación, orden y total, cuando el informe se abre en vista Presentación o en vista Diseño:

1. Si el panel Agrupación, orden y total no está abierto todavía, en el grupo Agrupación y totales de la pestaña Diseño, haga clic en Agrupar y ordenar.

2. Haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y, a continuación, seleccione el campo en el que desea agrupar u ordenar.

3. Haga clic en Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar totales.

Para obtener más información detallada sobre agrupaciones, ordenaciones y totales, vea el artículo Crear un informe agrupado o un informe de resumen.

Resaltar valores con formato condicionalAccess incluye herramientas para resaltar los datos de un informe. Se pueden agregar reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles y, en los informes de cliente, también se pueden agregar barras de datos para comparar datos.

Para agregar formato condicional a los controles:

1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Presentación .

2. Seleccione los registros que desee y, en el grupo Controlar formato de la pestaña Formato, haga clic en Formato condicional.

 Sugerencia    Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los que desee.

3. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en Nueva regla.

4. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione un valor en Seleccionar un tipo de regla:

Si desea crear una regla que se evalúe para cada registro de forma individual, seleccione Compruebe los datos en el registro actual o use una expresión.

Para crear una regla que compare registros entre sí mediante barras de datos, haga clic en Compare con otros registros.

5. En Editar una descripción de regla, especifique la regla que rige el momento en que se debe aplicar el formato, así como el formato que se va a aplicar, y haga clic en Aceptar.

6. Para crear una regla más para el mismo control o conjunto de controles, repita el proceso desde el paso 4.

Personalizar el color y las fuentesPruebe con una de las opciones de Tema de aplicación para personalizar el color y las fuentes.

1. Para abrir un informe en la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en él en el panel de navegación y, a continuación, en Vista Presentación.

2. En las opciones de Herramientas de presentación de informe, en la pestaña Diseño, haga clic en Temas y coloque el cursor sobre algunos temas de la galería para obtener una vista previa de los efectos. Haga clic en un tema para seleccionarlo y, tras ello, guarde el informe.

3. Use las galerías Colores o Fuentes para establecer colores o fuentes de forma independiente.

Agregar un logotipo o una imagen de fondo   

Puede agregar un logotipo o una imagen de fondo a un informe y, si dicha imagen se actualiza, el cambio se reflejará automáticamente en todas las partes de la base de datos donde la imagen se use.

Para agregar o quitar una imagen:

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación.

2. En el informe, haga clic en la posición donde quiera agregar la imagen y, en el grupo Encabezado o pie de página de la pestaña Diseño, haga clic en Logotipo.

3. Desplácese a la imagen y haga clic en Abrir. Access la agregará al informe.4. Para quitar la imagen, haga clic con el botón secundario en ella y haga clic en Eliminar

en el menú contextual.

Para agregar una imagen de fondo:

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación.

2. En el grupo Fondo de la pestaña Formato, haga clic en Imagen de fondo.3. Seleccione una imagen de la Galería de imágenes o haga clic en Examinar, seleccione

una imagen y haga clic en Aceptar.

Obtener una vista previa e imprimir un informeObtener una vista previa de un informe

1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y haga clic en Vista preliminar. Los comandos de la pestaña Vista preliminar sirven para hacer lo siguiente:

Imprimir el informe Ajustar el diseño o tamaño de la página Acercar, alejar o ver varias páginas a la vez Actualizar los datos del informe Exportar el informe a otro formato de archivo

2. Haga clic en Cerrar vista preliminar.

Imprimir un informe

Para imprimir un informe sin visualizarlo en la vista previa:

Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y haga clic en Imprimir. El informe se envía a la impresora predeterminada.

 Nota    Si selecciona el informe en el panel de navegación y selecciona Imprimir en la pestaña Archivo, podrá escoger entre más opciones de impresión, como el número de páginas y de copias o la posibilidad de especificar una impresora.

Para abrir un cuadro de diálogo donde pueda seleccionar una impresora, especifique el número de copias, etcétera y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Proteger los datos con procesos de copia de seguridad y restauración Necesitará una copia de seguridad de la base de datos para restaurar la base de datos completa (en caso de que se produzca un error del sistema) o para restaurar un objeto cuando el comando Deshacer no sea suficiente para corregir un error.

Si tener una copia de seguridad de la base de datos le parece una pérdida de espacio de almacenamiento, considere el tiempo que ahorraría al evitar perder datos y diseño. Crear copias de seguridad de manera periódica es particularmente importante cuando varios usuarios se encuentran actualizando una base de datos. Sin una copia de seguridad, no podrá restaurar los objetos que falten o que estén dañados, ni los cambios realizados en el diseño de la base de datos.

Planear copias de seguridad periódicas Algunos cambios o errores no se pueden invertir, de modo que no conviene esperar a perder datos para darse cuenta de que debería haber creado una copia de seguridad de la base de datos. Por ejemplo, si usa una consulta de acciones para eliminar registros o cambiar datos, los valores que se actualizaron a través de dicha consulta no se podrán restaurar con el comando Deshacer.

 Sugerencia    Antes de ejecutar una consulta de acciones, considere la posibilidad de crear una copia de seguridad, especialmente si con la consulta se van a cambiar o eliminar datos.

Si la base de datos tiene varios usuarios, antes de hacer una copia de seguridad asegúrese de que todos los usuarios cierren sus bases de datos para que se guarden todos los cambios realizados en los datos.

Estas son algunas reglas que sirven para decidir con qué frecuencia hay que hacer una copia de seguridad de la base de datos:

Si la base de datos es una base de datos de archivo, o solo se usa como referencia y apenas cambia, será suficiente con crear copias de seguridad cuando el diseño o los datos cambien.

Si la base de datos está activa y los datos cambian frecuentemente, cree una programación para hacer copias de seguridad de la base de datos de forma periódica.

Si la base de datos tiene varios usuarios, haga una copia de seguridad de la base de datos después de un cambio en el diseño.

 Nota    En lo que respecta a los datos de una tabla vinculada, haga copias de seguridad con las características de copia de seguridad disponibles en el programa que contiene las tablas vinculadas. Si la base de datos que contiene las tablas vinculadas es una base de datos de Access, use el procedimiento de la sección Hacer una copia de seguridad de una base de datos dividida.

Hacer una copia de seguridad de una base de datosAl hacer una copia de seguridad de una base de datos, Access guarda y cierra los objetos abiertos en la vista Diseño, así como una copia del archivo de base de datos con el nombre y en la ubicación que especifique.

 Nota    Access volverá a abrir los objetos según se especifique en el valor de la propiedad Vista predeterminada de dichos objetos.

Abra la base de datos para la que quiera crear una copia de seguridad y haga lo siguiente:

1. Haga clic en Archivo y, después, en Guardar como.2. En Tipos de archivo, haga clic en Guardar base de datos como.3. En Avanzadas, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos y,

después, en Guardar como.4. En el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Guardar como, revise el

nombre de la copia de seguridad de la base de datos.

Puede cambiar el nombre si lo desea, pero el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la fecha en que se realizó la copia de seguridad.

 Sugerencia    Cuando restaure datos u objetos desde una copia de seguridad, conviene saber qué base de datos contiene la copia de seguridad y cuándo se creó dicha copia, por lo que es aconsejable usar el nombre de archivo predeterminado.

5. Seleccione el tipo de archivo donde desea guardar la base de datos de la copia de seguridad en la lista Guardar como tipo y, después, haga clic en Guardar.

Hacer una copia de seguridad de una base de datos divididaUna base de datos dividida consta normalmente de dos archivos de base de datos: una base de datos back-end, que solo contiene datos en tablas, y una base de datos front-end, que contiene vínculos a las tablas de la base de datos back-end, consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Todos los datos se almacenan en la base de datos back-end. Todos los objetos de interfaz de usuario, como consultas, formularios e informes, se almacenan en la base de datos front-end.

Hacer una copia de seguridad de estas dos bases de datos de manera independiente entre sí (tal y como requiere la copia de seguridad de una base de datos dividida) puede conllevar mucho tiempo. Es más importante hacer copias de seguridad periódicas de la base de datos back-end, dado que es la que contiene los datos.

Haga una copia de seguridad de la base de datos front-end siempre que modifique su diseño. Los usuarios individuales de la base de datos front-end pueden realizar cambios arbitrarios en el diseño, de modo que sopese la posibilidad de pedirles que hagan sus propias copias de seguridad de la base de datos front-end.

Hacer una copia de seguridad de la base de datos back-end

Notifique a los usuarios antes de empezar a hacer una copia de seguridad, porque este proceso requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos y es posible que los usuarios no puedan usar la base de datos back-end mientras dure el proceso.

1. Para abrir únicamente la base de datos back-end, inicie Access.2. Haga clic en Abrir otros archivos > Equipo > Examinar y, después, seleccione el archivo

de la base de datos back-end del que desea hacer una copia de seguridad.3. Haga clic en la flecha situada junto a Abrir y luego en Abrir en modo exclusivo.

4. Haga clic en Archivo y, después, en Guardar como.5. En Tipos de archivo, haga clic en Guardar base de datos como.6. En Avanzadas, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos y,

después, en Guardar como. 7. En el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Guardar como, revise el

nombre de la copia de seguridad de la base de datos.

Puede cambiar el nombre si lo desea, pero el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la fecha en que se realizó la copia de seguridad.

 Sugerencia    Cuando restaure datos u objetos desde una copia de seguridad, conviene saber qué base de datos contiene la copia de seguridad y cuándo se creó dicha copia, por lo que es aconsejable usar el nombre de archivo predeterminado.

8. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la ubicación en la que desea guardar la copia de seguridad de la base de datos back-end y haga clic en Guardar.

Hacer una copia de seguridad de la base de datos front-end

Para hacer una copia de seguridad de una base de datos front-end tras realizar un cambio de diseño, deje abierta la base de datos inmediatamente después de cambiar el

diseño y siga los pasos de la sección Hacer una copia de seguridad de una base de datos, empezando por el paso 2.

Restaurar una base de datos Nota    Solo puede restaurar una base de datos si tiene una copia de seguridad de esta.

Una copia de seguridad se considera una "copia correcta conocida" de un archivo de base de datos (esto es, una copia en cuyo diseño e integridad de datos se confía). Se recomienda usar el comando Realizar copia de seguridad de la base de datos de Access para hacer copias de seguridad, pero puede usar cualquier copia correcta conocida para restaurar una base de datos. Por ejemplo, puede restaurar una base de datos a partir de una copia almacenada en un dispositivo USB externo de copia de seguridad.

Cuando se restaura una base de datos completa, se reemplaza un archivo de base de datos que está dañado, que tiene problemas de datos o que ha desaparecido, con una copia de seguridad de la base de datos.

1. Abra el Explorador de archivos y vaya a la copia buena conocida de la base de datos.2. Copie la copia buena conocida en la ubicación donde haya que cambiar la base de

datos que falta o está dañada.

Si se le pregunta si desea reemplazar un archivo existente, hágalo.

Restaurar objetos en una base de datosSi tiene que restaurar uno o más objetos en una base de datos, importe los objetos de la copia de seguridad de la base de datos a la base de datos que contiene (o en la que falta) el objeto que desea restaurar.

 Importante    Si otras bases de datos o programas tienen vínculos a objetos de la base de datos que va a restaurar, es imprescindible que restaure la base de datos en la ubicación correcta. De lo contrario, no funcionarán los vínculos a los objetos de la base de datos y será necesario actualizarlos.

1. Abra la base de datos en la que desea restaurar un objeto.2. Para restaurar un objeto que falta, vaya al paso 3. Para reemplazar un objeto que

contiene datos incorrectos o que faltan, o si el objeto ha dejado de funcionar correctamente, haga lo siguiente:

a. Si desea conservar el objeto actual, para compararlo con la versión restaurada después de efectuar la restauración, cámbiele el nombre antes de restaurarlo. Por ejemplo, si desea restaurar un formulario dañado denominado Desprotección, puede cambiar el nombre del formulario dañado a Desprotección_inservible.

b. Elimine el objeto que desea reemplazar.

 Nota    Tenga siempre cuidado cuando elimine objetos de base de datos, ya que pueden estar vinculados a otros objetos de la misma.

3. Haga clic en Datos externos y, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Access. 4. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access, haga clic

en Examinar para ubicar la base de datos de copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Abrir.

5. Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en la pestaña correspondiente al tipo de objeto de base de datos que desea restaurar. Por ejemplo, si desea restaurar una tabla, haga clic en la pestaña Tablas.

7. Haga clic en el objeto para seleccionarlo.8. Si desea restaurar varios objetos, repita los pasos 6 y 7 hasta que seleccione todos los

objetos que desea restaurar.9. Para revisar las opciones de importación antes de importar los objetos, en el cuadro de

diálogo Importar objetos, haga clic en el botón Opciones.10. Después de seleccionar los objetos y las opciones de configuración de importación,

haga clic en Aceptar para restaurar los objetos.

Para automatizar la creación de copias de seguridad, es aconsejable usar un programa que realice copias de seguridad automatizadas de un sistema de archivos, como un software de copia de seguridad de servidor de archivos o un dispositivo USB externo de copia de seguridad.