archivos y acceso a la información pública · 2020. 9. 9. · archivos: bajo modelo de gobierno...
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Archivos y Acceso a laInformación Pública
Mtro. José Guadalupe Luna HernándezComisionado y Secretario de la Comisión de Archivos
y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia
El nombre de Tutankamónhttps://www.lasexta.com/tecnologia-tecnoxplora/sinc/tecnicas-vision-artificial-descifrar-jeroglificos-egipcios_201711235a169e680cf2f56e3eb3540d.html
https://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADa_del_Antiguo_Egipto#/media/File:Ancient_Egypt_rope_manufacture.jpg
Código de Hamurabihttps://es.wikipedia.org/wiki/Código_de_Hammurabi https://www.cultura-
azteca.com/wp-content/uploads/2017/10/Escritura-azteca.jpg
https://www.canaldelcongreso.gob.mx/noticias/9506/Decretos_publicados_en_el_Diario_Oficial_de_la_Federacion
https://culturacolectiva.com/historia/revolucion-la-mexicana-planes-y-desenlaces/
https://lamenteesmaravillosa.com/el-complejo-de-aristoteles-o-sentirse-mejor-que-los-demas/
Archivos: bajo modelo de gobierno autoritario
Quien ejerce poderPreservación, organización y control de la información
01
04Ilustración
• Ideales democráticos. Acceso a los Archivos.
• Ley Libertad Prensa (Suecia, 1766);
• Francia, Archivos Nacionales(1790) y
• Ley Org. Archivos (1794)
02 BeneficiosConducción, resolver conflictospoliticos, derechos de linaje; conservar, reproducir, incrementar el poder
03 Europa• Archivos Real de Barcelona• Archivos Nacionales• Archivos Vaticanos• Archivo de Indias
05 Reacción al derecho• Espacios de excepción,
secreto, falta acceso.• Director Archivos Nacionales,
autoridad para negar accesoa Documentos (Francia. 1856)
06Mayor Complejidadejercicio del poder• Maquinarias administrativas
más poderosas• Comunicación y rendición
de cuentas bajoburocracias.
• Control corporacióngubernamental
01
02
03
04
Idea de losArcana Imperii. Necesidad de los Estados de mantener invisible al conocimiento públicoRazón de Estado. Maquiavelo: medidas que debe tomar el gobernante para salvaguardar la salud pública estatal.
Funcionamientode sistemascerrados. No intercambio con el medio ambiente; son herméticos a cualquier influencia.Resguardo, limitadoaccesode Información• Funcionamiento “normal y
razonable” de asuntos públicos• Ajenos a conocimiento de
sociedad
• Idea de Estado Nacional SoberanocuestionadaII Guerra Mundial
• Conferencia de Dumbarton Oaks (1944)
• Nuevo diseño del PactoInternacional
Creación ONU
• Establecimiento de PrincipiosInternacionales
• Disposiciones de Derecho PúblicoInternacional
Pacto Derechos Civiles y PolíticosConvención Americana sobre DDHH
Devenir derecho investigar, recibir, difundir información
Condiciones actuales, debilidades y riesgos
No permite la adecuada gestión
documental
Falta de instrumentos de control y
consulta archivísticos
Dificultad para localizar la
información y garantizar el
DAI
Falta de archivos
organizados y actualizados
Perdida de la información
Archivos en mal estado
CondicionesActuales.
01Mal estado
02Sin
actualizar
03Sin
controles
01Pérdida
02Dificil
localización
03Inadecuada
gestión
Condiciones actuales, debilidades y riesgos
Debilidades Riesgos
México lugar 99 de 126: Índice de Estado de Derecho 2019
“México reprueba en el Índice de
Estado de Derecho 2019”
El mundo continúa viendo a México como un país que no respeta las leyes, o peor dicho: "no respeta su Constitución". De 126 naciones evaluadas, México ocupa el lugar 99 con un
puntaje de 0.45, igual que en 2018World Justice Proyect (WJP)
Archivos: casos de impunidad, opacidad, corrupción
Expedientes sin copia enarchivos
Elba Esther Incendio de
archivos en dos traileres
JALISCODesvío de 185
millones
SEDATUPérdida de
pruebasasesinato Samir
Flores
MORELOSOtro incendio enarchivos de Sría. Educación Jal.
JALISCO II
CASO CONSIDERACIONESHermanas Serrano Cruz Vs. El salvador La consulta de los archivos por las propias instituciones públicas es
esencial para localizar personas desaparecidasGoiburú y otros vs. Paraguay Creación del Centro de Documentación y Archivo para la Defensa de los
Derechos Humanos, conocido como “Archivo del terror”, sirvió parareconstruir la verdad.
Gelman vs Uruguay Información dispersa sobre las graves violaciones de DDHH ocurridosdurante la dictadura reposa en diferentes archivos disgregados y cuyocontrol no es adecuado.
Conteras y otros vs El Salvador La falta de acceso a la información contenida en los archivos, acerca delos operativos de contrainsurgencia, limita el avance de lasinvestigaciones. El Estado debe garantizar el acceso a la informacióncontenida en los archivos.
Masacre del Mozote y lugares aledañosvs El Salvador
Deber del Estado de permitir el acceso a los archivos.
García y familiares vs Guatemala A pesar del descubrimiento del archivo histórico de la policía nacional,no se utilizaban esos archivos, lo que afectó el derecho de acceso a lajusticia de las víctimas.
Rochac Hernández y otrosvs El Salvador
La falta de acceso a la información contenida en los archivos, acerca delos operativos de contrainsurgencia, limita el avance de lasinvestigaciones. El Estado debe garantizar el acceso a la informacióncontenida en los archivos.
Resoluciones de la Corte Interamericana de Derechos Humanos
LGANuevo estándar
• De orden público y• Observancia en territorio
nacional.
Objetivo: establecer principios y bases para:
organización, conservación, administración y preservación
De losArchivos en posesión de los sujetos obligados (SSOO) de
la Ley de Transparencia.
Determina:o Bases de organización yo Funcionamiento
Del Sistema Nacional de Archivos.Fomenta:
Resguardo, Difusión y Acceso público
De archivos privados de relevancia:
o Histórica, o Social, o Cultural, o Científica y técnica
Nuevo estándar derivado de la Ley General de Archivos
1965-1978
Primer Programa de Modernización Archivística del Gobierno Federal.
1982-1988
Integración del Programa Nacional de Información y Archivos Públicos
1989-1994
01
02
03
Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivos del Sector Público Federal (COTECUTA, hoy COTECAEF
Creación del Sistema Nacional de Archivos
(SNA)
Integración del Sistema Red de
Archivos
Antecedentes administrativos
Emisión de la Ley Federal de Transparencia
2002-2018
01
02
03
04
05
06
07
08
2002
2007
2012- 2014
07/02/2014
2015
Mayo 2015
4/05/2016
Reforma al art. 6º de la CPEUM«archivos administrativos actualizados»
Ley Federal de Archivos en 2012 y su reglamento en 2014
Decreto, reforma y adiciona la CPEUM en materia de transparencia
Lineamientos Grales., organización y conservación de archivos del PEF .Emisión Ley General de Transparencia
Acuerdo disposiciones grales. Archivoy transparencia APF, Anexo Único
Acuerdo del Consejo Nacional del SNTAIPPDP, que aprueba los Lineamientos para Organización y
Conservación de Archivos
Antecedentes jurídicos
4/05/2016
09 2018 Publicación de la Ley General de Archivos
Documentar todo acto que se derive del ejercicio de sus facultades, competencias y
funciones
Preservar sus documentos en archivos administrativos
actualizados
Deber de los sujetos obligados(SSOO)
Toda la información en posesión de cualquier autoridad… es pública
Art. 115 de la Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos
¿Qué vamos a documentar?
Arts. 122-128 de la Constitución del Estado de México
Ley Orgánica Municipal
Código Financiero del Estado
Código Administrativo
Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus
facultades, competencias o funciones
Sustantivo
Adjetivo
COMPETENCIAS O FUNCIONES.
01REGISTRO
MATERIAL…
02
QUE DA TESTIMONIO DE LA ACTIVIDAD DEL
SUJETO OBLIGADO…
03
EN EL EJERCICIO DE SUS FACULTADES…04
Documentode Archivo
ExpedienteUnidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y
relacionados entre sí, con un mismo asunto, actividad, trámite; utilizados en un mismo proceso de gestión.
Acto Administrativo
Acta de Audiencia
Estudio de Impacto
Solicitud
Resultado de funciones de apoyo administrativo comunes a toda institución:
MANEJAN INVENTARIOSMUEBLES
INMUEBLES
MANEJAN LIBROSDE CONTABILIDAD
MANEJAN EXPEDIENTES DEL PERSONAL
RECURSOS HUMANOS,
RECURSOSMATERIALESFINANCIEROS
PAGAN SUELDOS
*(Vázquez, 2008, p.36).
Con una función sustantiva
Para cumplir los objetivos del Estado
Por atribuciones legales específicas
Cada institución la produce exclusivamente
.
DOCUMENTACIÓN SUSTANTIVA
*(Vázquez, 2008, p.36).
Las instituciones y los individuos producen documentos sustantivos y
comunes.
Facilita localización:• Control material • Permitir colocación física
ORDENACIÓN
Facilitar consulta:• Diseño, desarrollo y uso de• Instrumentos descriptivos
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Mediante usuarios • Internos y externos
ACCESO A LA INFORMACIÓN
Estructurar información documental:
• Categorías identificadas y jerarquizadas
• Cuadro de Clasificación Archivística
.
CLASIFICACIÓN
Conservar los documentos en archivos administrativos actualizados
Organización técnica y Gestión Documental que nos interesa
• Se genera• Uso frecuente• Se conserva
ACTIVA
• Uso referencial• Consulta esporádica• Conservación precautoria
SEMIACTIVA • Uso con fines de estudio• Para investigation• Valor testimonial• Conservación indefinida
INACTIVA
DOCUMENTACIÓN: CICLO VITAL
01 02
Registro y control de los asuntos pendientes
03
Medidas que permitan
verificación, seguimiento y
evaluación:
estado de los trámites
.
04
Generar
• Estadísticas ingreso y egreso correspondencia
• Indicadores de gestión
• Recuperar documentación
• Incorporar en expedientes
Ciclo de vida de la documentación Retos y procesos de gestión: FASE ACTIVA
• Recepción• Registro• Distribución• Control• Correspondencia
de entrada y salida
Cumplir en tiempo y forma
asuntos en trámite
ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS(Secuencia operativa
para manejo de documentos como conjunto orgánico)
ESTABLECIMIENTO DE MANUALES DE
OPERACIÓN.
INCORPORACIÓN DE TECNOLOGÍAS PARA MANEJO DE DOCUMENTACIÓN EN SU CICLO DE
VIDA
ANALIZAR VIABILIDAD Y
PERTINENCIA PARA PRODUCCIÓN CONTROLADA,
MANEJO Y EXPLOTACIÓN INTENSIVA DE DOCUMENTOS
Ciclo de vida de la documentación Retos y procesos de gestión: FASE SEMIACTIVA
CULTURAINSTITUCIONAL
Sobre importancia de los archivos
• Recurso informativo• Constructores de
memoria
TRANSPARENCIAACCESO CC.
INFORMACIÓNRENDICIÓN CUENTAS
GOBIERNOS
Ciclo de vida de la documentación Retos y procesos de gestión: FASE INACTIVA
CULTURADEMOCRÁTICA
Programa Anual de Desarrollo Archivístico
01
02• Los SSOO deberán elaborar un informe anual,
• Detallando el cumplimiento del programa anual,
• Publicarlo en su portal electrónico,• A más tardar el último día del mes
de enero del siguiente año de la ejecución de dicho programa.
.
• Los sujetos obligados (SSOO) que cuenten con un sistema institucional de archivos,
• Deberán elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico,
• En los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente
Programa Anual de Desarrollo Archivístico
01 02 03 0401 02 03 0401 02 03 0401 02 03 04
Contendrá:Elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos
Incluirá:• Enfoque de administración de
riesgos;• Protección a los derechos humanos y de otros derechos
que de ellos deriven; y • Apertura proactiva de la
información.
Definirá:• Prioridades institucionales;• Integrando recursos
económicos, tecnológicos y operativos disponibles
Contendrá:• Programas de organización,
capacitación en gestión documental y administración;
• Mecanismos de consulta, seguridad de información;
• Procedimientos para generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos;
• Preservación de documentos de archivos electrónicos. Ley general de Archivos,
art. 23, 24, 25 y 26
Objetivo
Su objetivo y razón de ser reside en el trabajo integral
para la administración de los documentos a lo largo de su
ciclo vital.
Sistema Institucional de Archivos (SIA)
De suma importancia:
• Conocer las funciones de cada una de las áreas que constituyen el SIA;
• Cómo se vinculan estrechamente con el ciclo vital de la documentación.
Sistema Institucional de Archivos (SIA)
REGISTROS
CRITERIOS
HERRAMIENTAS
PROCESOS
ESTRUCTURAS
FUNCIONES
Que reflejen con exactitud la información contenida.
Formado por todos los documentos de los archivos.Agrupados lógica y cronológicamente en expedientes.
Relacionados en un mismo asunto.
Modificación de la estructura
organizacional
Titular del área coordinadora de
archivos:
Tendrá al menos nivel de director general o su
equivalente..
Quién desempeña la función
Los responsables del: Archivo de trámite
nombrados por el titular de cada área o
unidad.Ley General de
Archivosart. 21
Roles, responsabilidades y competencias de los involucrados en el SIA
Archivo de concentración,
Archivo histórico nombrados por el titular del sujeto obligado de
que se trate.
Funciones
I III V VII
Elaborar los instrumentos de
control archivístico
Elaborar el Programa anual;
Coordinar actividades para la modernización y automatización
de procesos archivísticos
Elaborar programas de capacitación
Elaborar criterios y recomendaciones en
materia de organización y
conservación de archivos
II IV VI VIII
Coordinar los procesos de valoración y disposición documental;
Brindar asesoría técnica para la
operación de los archivos
Coordinar las políticas de
acceso y conservación
IX
Coordinar la operación de los
archivos en trámite,
concentración y en su caso, histórico
X
Autorizar la transferencia
de los archivos
Área normativaFunciones área
coordinadora de archivos y comité de transparencia
¿Qué deben hacer?
Instrumentos control archivístico
Políticas, manuales, instrumentos
Programas valoracióndocumental
Aprobar los instrumentos de control archivístico, y
Apoyar en los programas de valoración documental.
Aprobar las políticas, manuales e instrumentos archivísticos formulados por el área coordinadora de archivos
• Propiciar medidas y acciones permanentespara resguardo y conservación de documentos,expedientes clasificados y que sean partede los sistemas de datos personales;coordinada y concertadamente conresponsables de las unidades de archivo.
• Dar seguimiento a la aplicación de losinstrumentos de control y consultaarchivísticos para la protección de lainformación confidencial;
Área operativaResponsable de la Unidad
de correspondencia
¿Qué deben hacer?
Recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la
integración de los expedientes de los archivos
de trámite.
FUNCIONES
Asegurar localización y consulta de los
expedientes mediante elaboración de
inventarios documentales
Integrar y organizar los expedientes que cada área o
unidad produzca, use y reciba
Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración
Resguardar archivos e información clasificada de acuerdo con la legislación de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter
¿Qué deben hacer? Área operativaResponsable del Archivo
de TrámiteColaborar con el área coordinadora de archivos en la
elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, las leyes locales y
sus disposiciones reglamentarias
Trabajar conforme los criteriosespecíficos y recomendacionesdictados por el área coordinadora dearchivos.
Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así
como la consulta de los expedientes
Integrar a sus expedientes, el registro
de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes,
actas e inventarios
Identificar expedientes de series documentales que
cumplan vigencia documental, con valores históricos, que
serán transferidos a los archivos históricos de los
sujetos obligados.
Recibir transferencias primarias, dar servicios de préstamo y consulta a unidades o áreas administrativas productoras de documentación que resguarda
Conservar expedientes durante su vigencia documental, conforme al catálogo de disposición documental
Promover la baja documental de expedientes de series documentales que cumplieron vigencia documental y plazos de conservación, que no posean valores históricos.
FUNCIONES
¿Qué deben hacer?Responsable del
archivo de concentración
Área operativa
Colaborar con el área coordinadora de archivos en la
elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos
en esta Ley, las leyes locales y en sus disposiciones reglamentarias
Publicar, final de cada año, dictámenes y actas de baja documental y transferencia
secundaria, y conservarlos en el archivo de concentración
(periodo mínimo de 7 años, desde su elaboración)
Las que establezca elConsejo Nacional y lasdisposiciones jurídicasaplicables
Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de
valoración documental y disposición documental
.
¿Qué deben hacer? Área operativaResponsable del archivo
de concentración
Realizar transferencia secundaria de series documentales que cumplieron
vigencia documental y posean valores evidenciales, testimoniales e
informativos al archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General, o
equivalente en las entidades federativas.
Recibir transferencias secundarias, organizar y conservar los expedientes bajo su resguardo
Brindar servicios de préstamo y consulta al público, difundir el patrimonio documental
Establecer procedimientos de consulta de los acervos que resguarda
Colaborar con área coordinadora de archivos en elaboración de instrumentos de control archivístico previstos la Ley, y en demás normativa .
Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables
Implementar políticas y estrategias de
preservación, para conservar los
documentos históricos.
Aplicar mecanismos y herramientas que
proporcionan tecnológicas de
información para disposición de los
usuarios
¿Qué deben hacer? Área operativaResponsable del archivo
histórico
Lineamientos internos 01
Manuales de operación02
Manuales de procedimientos03
Reglamentos internos 04
Actualización del marco normativo internode los Sujetos Obligados
Políticas internas05
Instrumentos archivísticos de control y consulta
Her
ram
ient
as co
n pr
opós
itos
espe
cífi
cos,
par
a ap
oyar
el d
esar
rollo
y
ejec
ució
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estió
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cum
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a
Instrumentos de control archivísticos
Propician la organización y conservación de los
documentos durante su ciclo vital
Cuadro general de clasificación archivística
Catálogo de disposición documental
Instrumentos de consulta archivística
Sirven para denominar cualquier descripción o
instrumento de referencia realizado o recibido por
un servicio de archivos en el desarrollo del control
administrativo e intelectual de los
documentos.
Inventarios documentales:
- Generales (de archivo de trámite, de archivo de
concentración)
- De transferencia (primaria y secundaria)
- De baja documentalGuía simple de archivos
Cuadro General de Clasificación Archivística
Sección: “cada una de las divisiones del fondo,
basada en las atribuciones de cada
dependencia o entidad, de conformidad con las
disposiciones legales aplicables.”
Serie: “la división de una sección que corresponde a un conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.”
Fondo: “Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la dependencia o entidad, que se identifica con el nombre de éstas”.
“Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones yfunciones de cada dependencia o entidad.” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017).
SeccionesSeries
TratamientoDisposición
ConservaciónVigencia
Secciones y series documentales 01
02Elementos concernientes a la conservación y vigencia de los documentos de archivo
03Señala el tratamiento que por ley o disposición jurídica se da a ciertos documentos.
Catálogo de Disposición Documental “Registro general y sistemático que establece los valores documentales, vigencia documental, los plazos de conservación y destino final” de los documentos producidos por una institución.
(Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017)
Este instrumento de control registra
●Administrativo
● Jurídico - Legal
● Fiscal - Contable
PRIMARIOS
●Evidenciales
● Testimoniales
● Informativos
SECUNDARIOS
Valores documentales
Valores
Valores documentales
Valores primarios Valores secundarios
“Todos los documentos de archivo producidos o recibidos en cualquier dependencia o entidad para responder a una necesidad administrativa mientras
dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de
decisiones”(AGN, 2012c, p. 11).
Administrativo
Lo poseen los documentos “que pueden servir como prueba ante la ley”
(AGN, 2012c, p.12).
Legal:
Se asienta en “documentos que pueden servir como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias”
(AGN, 2012c, p.12).
Fiscal
“[…] el que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operación
destinadas al control presupuestario”(AGN, 2012c, p.12).
Contable:
Es el valor que revela el origen, organización y desarrollo de la institución.
Evidencial
Refleja la evolución y los cambios más importantes desde el punto de vista legal que sufre la institución (políticas, reglamentos, procedimientos, decretos,
leyes).
Testimonial:
La documentación histórica por lo regular posee valores informativos, ya que éstos revelan
fenómenos particulares de las instituciones.
Informativo:
Características
¿Quién las determina? y1
Con base en que se determinan las vigencias
2
La vigencia documental que es el “periodo durante el cual un
documento de archivo mantiene sus valores
administrativos, legales, fiscales o
contables, de conformidad con las
disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.”
*(Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF,
15/05/2017).
El catálogo indica los plazos de conservación, que fija el tiempo que
permanecerán los documentos en el archivo de trámite y en el archivo
de concentración; dependerá, primero, del
tipo de valor documental, y de la frecuencia de la
consulta por parte de los servidores públicos de la unidad administrativa; y,
segundo, de las disposiciones legales,
aplicadas a la documentación, desde la conclusión del asunto o trámite. La suma de los plazos de conservación, conforman la vigencia
documental.
Vigencia Documental
Guía de Archivo Documental
Elementos
Unidad administrativa Área de
procedencia del archivo
Nombre del responsable
y cargo
Domicilio
Teléfono
Correo electrónicoUbicación
física
Unidad administrativa
de procedencia
Sección
Serie
Fecha(s)
Descripción
El esquema que contiene la descripción general de
la documentación contenida en las series documentales,
de conformidad con el Cuadro general
de clasificación archivística
(Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos del SNT, art. 4,
fracción XXIV)
Transferencia
General
Baja
Inventarios Documentales
Tipos
Instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que
permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja
documental (inventario de baja documental)
(Ley General de Archivos, art. 4, fracción XXXIX)
Procesos y procedimientos para la valoración documental
En cada SO deberá existir un grupo interdisciplinario, integrado por los titulares de las siguientes áreas:
JURÍDICA01
04 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
02 PLANEACIÓN Y/O MEJORA CONTINUA
03 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 05 UNIDAD DE
TRANSPARENCIA
06 ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
ÁREAS ADMINISTRATIVAS
07
01 OPINIONES 02 REFERENCIAS TÉCNICAS
04 MARCO NORMATIVO 03 FICHAS
TÉCNICAS
05 PROCESOS
¿Quién realizará la valoración documental?
AUTOMATIZACIÓN
01 Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales
OPINIONES
¿Quién realizará la valoración documental?
02Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad
REFERENCIAS TÉCNICAS
¿Quién realizará la valoración documental?
03 Sugerir que lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental esté alineado a la operación funcional, misional y objetivos estratégicos del sujeto obligado
FICHAS TÉCNICAS
¿Quién realizará la valoración documental?
04Advertir que en las fichas técnicas de valoración documental se incluya y se respete el marco normativo que regula la gestión institucional
MARCO NORMATIVO
¿Quién realizará la valoración documental?
05Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos
PROCESOSAUTOMATIZACIÓN
¿Quién realizará la valoración documental?
REGLAS OPERACIÓNEl Grupo Interdisciplinario para su
funcionamiento emitirá sus reglas de operación
• Asegurará que plazos de conservación delcatálogo de disposición documental hayanprescrito;
• Que documentación no esté clasificadacomo reservada o confidencial alpromover una baja o transferenciasecundariaDESARROLLO ATRIBUCIONES
• Identificará documentos de archivo producidos; • Vinculará con series documentales; • Cada una contará con una ficha técnica de
valoración que formaran el catálogo de disposición documental
¿Cómo se realizará la valoración documental?
PLAZOS / CLASIFICACIÓN
01
Si tiene valores secundarios le corresponderá la conservación 02
Si esta serie documental es susceptible de contener valores secundarios pero por su volumen documental no es propicio conservarla le corresponderá el muestreo
03
Si ésta carece de valores secundarios y yaha cumplido con su vigencia documental lecorresponderá la eliminación01Las técnicas de selección
(eliminación, conservación y muestreo) es otro de los elementos que el Catálogo de disposición documental establece, pero ¿Qué factor es el determinante para que
a una serie se le asigne alguna de estas tres?,
dicho factor reside en los valores documentales que
posea determinada documentación:
Selección y valoración documental
• Asegurar la accesibilidad e inteligibilidad de los documentos de archivo electrónico en el largo plazo• Aplicar a los documentos de archivo electrónico los instrumentos técnicos que correspondan a los soportes
documentales• Preservar los datos que describen contenido y estructura de los documentos de archivo electrónico y su
administración a través del tiempo, fomentando la generación, uso, reutilización y distribución de formatos abiertos• Incorporar las normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los
documentos de archivo electrónico, así como su control y administración archivística• Establecer los procedimientos para registrar la trazabilidad de las acciones de actualización, respaldo o cualquier otro
proceso que afecte el contenido de los documentos de archivo electrónico• Permitir adecuaciones y actualizaciones a los sistemas a que se refiere este artículo
Herramientas para la gestión documental
Los sujetos obligados deberán implementar
sistemas automatizados para la gestión documental y
administración de archivos que permitan registrar y
controlar los procesos de gestión documental
Las herramientas informáticas de gestión y control para la
organización y conservación de documentos de archivo
electrónicos que los sujetos obligados desarrollen o adquieran, deberán cumplir los lineamientos
que para el efecto o se emitan.(Art. 45)
El Consejo Nacional emitirá lineamientos que establezcan bases para creación y uso de sistemas automatizados para
la gestión documental y administración de archivos, y
de los repositorios electrónicos los cuales deberán, como mínimo:
( Art. 46)
TITULAR COORD. ARCHIVOS
RESPONSIBLESCORRESPONDENCIA
RESPONSIBLESARCHS. TRÁMITE
RESPONSIBLESAA. CONCENTR.
RESPONSIBLESAA. HISTÓRICOS
ResponsablesArchivos
Concentración• Tener conocimientos, habilidades,
competencias y experiencia acordes;• Si no es así, los titulares de SSOO,
obligados de establecer condiciones para capacitación, para el buen funcionamiento de los archivos. (art. 31)
ResponsablesArchivosTrámite
• Tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia archivísticos acordes;
• Si no es así, los titulares de las unidades administrativas obligados a establecer condiciones para su capacitación, para el buen funcionamiento de archivos. (art. 30)
ResponsablesÁreas
Correspondencia• Tener conocimientos, habilidades,
competencias y experiencia acordes con su responsabilidad;
• Titulares de unidades administrativas, obligación de establecer condiciones para capacitación de responsables para buen funcionamiento de archivos. (art. 29)
Titular ÁreaCoordinadora
Archivos• Al menos nivel director general o
equivalente, en estructuraorgánica del SO.
• Dedicarse específicamente a lasfunciones establecidas en estaLey y en
• Ley de la entidad federativa en lamateria. (art. 27)
ResponsablesArchivos
Históricos
Tener conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidadSi no es así, los titulares del sujeto obligado tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de los archivos. (Art. 32)
Recursos humanos para la gestión documental
Los encargados y responsables de cada área deberán contar con licenciatura en áreas afines o tener conocimientos, habilidades, competencias
y experiencia acreditada en archivística.
Los SSOO deberán:• Promover capacitación en
competencias laborales; y• Profesionalización de
responsables de áreas de archivo.
01 04
Autoridades federales, de entidades federativas,
municipales y alcaldías de CDMX, en el ámbito de sus atribuciones y
en su organización interna, deberán:
• Preservar, proteger y difundir el patrimonio documental de la Nación o de las entidades federativas
0502
• Fomentar las actividades sobrearchivísticas docencia, capacitación, investigación, publicaciones, restauración, digitalización, reprografía y difusión
• Impulsar acciones que permitan a la población en general conocer la actividad archivística y sus beneficios sociales
03 06
Capacitación e involucramiento del personal
Los SSOO para recibir capacitación en archivos. podrán celebrar acuerdos y convenios con
instituciones educativas, centros de investigación y organismos públicos
o privados,
• Promover la celebración de convenios y acuerdos en materia archivística, con los sectores público, social, privado y académico
07
Resultados muestran incompatibilidades de procedimientos administrativos con las funciones de los SSOO; permite reorientar los procedimientos para
alcanzar los objetivos.
Los indicadores permiten tener un panorama de las áreas de oportunidad, los procedimientos y prácticas en la gestión
documental.
Establecer indicadores permite conocer el estado actual de los archivos, las políticas de
administración documental y sus procesos.
01
0302
Evaluación Monitoreo y ControlIndicadores para la valoración de la gestión documental
INDICADORES: datos o elementos que utilizados como instrumento para evaluar y valorar losprocedimientos administrativos de los archivos, su funcionamiento y laeficiencia en sus procesos, determinar su eficacia y contemplar modificacionespara una mejora continua.
Referencias:BARBOSA CARDONA, Octavio. Los Indicadores de gestión y su contexto. Escuela Superior de la Administración Pública. Bogotá D.C: Grupo de Artes Gráficas e
Impresas ESAP. 2001.121p.BELTRÁN JARAMILLO, Mauricio. Indicadores de gestión. 2ª edición. Colombia: 3R Editores, 2004. 145 p.
Indicadores de procesos: • Organización de documentos• Elaboración y actualización de
inventarios• Conservación y custodia
documental• Transferencias documentales• Normatividad interna en gestión
documental Series 1 Series 2 Series 3
Procesos en las etapas: I. Recolección de
InformaciónII. Validación de la
alineación de la normatividad con la LGA
III. Análisis e interpretación de la información
¿Cómo formular indicadores?
Los SSOO responden a las facultades, competencias y
funciones descritas en la ley y en sus reglamentación interna,
Deben contener sus lineamientos de control
documental, alineados con la Ley General de Archivos.
A partir de estas normatividades los
indicadores deben reflejar conceptos constitutivos y funcionales de archivos y diseñarlos a partir de las actividades de gestión
documental.Se deben de tomar en cuenta
los siguientes elementos relevantes, no excluyentes:
Referencias:BARBOSA CARDONA, Octavio. Los Indicadores de gestión y su contexto. Escuela Superior de la Administración Pública. Bogotá D.C: Grupo de Artes Gráficas e Impresas ESAP. 2001.121p.
BELTRÁN JARAMILLO, Mauricio. Indicadores de gestión. 2ª edición. Colombia: 3R Editores, 2004. 145 p.
Revisión documental (auditorías)
En el artículo 60, establece que los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos que garanticen la conservación de la información, independientemente del soporte documental en que se encuentre,
observando al menos lo siguiente:
Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximizar la eficiencia
de los servicios, y
Implementar controles que incluyan políticas de seguridad que abarquen la estructura organizacional, clasificación y control de activos, recursos humanos, seguridad física y ambiental, comunicaciones y administración de operaciones, control de acceso, desarrollo y mantenimiento de sistemas, continuidad de las
actividades de la organización, gestión de riesgos, requerimientos legales y auditoría.
La Ley General de Archivos no establece un artículo específico sobre la auditoria archivística, en su artículo 12 lo menciona así:
Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización,
acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación, en los términos que establezcan el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables. Los órganos internos de control y sus homólogos en la federación y las entidades federativas, vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, de acuerdo con sus
competencias e integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
El objetivo principal de la auditoria archivística es la consolidación de los Sistemas Institucionales de Archivo para que las instituciones establezcan modelos ágiles, sistemáticos, ordenados y eficientes para gestionar la
información.
Ley General de Archivos, art. 60
Los sujetos obligados:Los sujetos obligados deberán establecer en su plan de trabajo anual lavigilancia del cumplimiento de la reglamentación en gestióndocumental y de sus procedimientos en el resguardo, organización,preservación y préstamo de la documentación de archivo
(Ley General de Archivos, artículos 12 y 60).
En su plan de trabajo anualSe aplicará en cualquier momento del año, pero que se encuentre en suplan de trabajo anual como se especifica en la Ley de FiscalizaciónSuperior de la Federación.
Frecuencia de las revisiones
(Ley General de Archivos, art. 21)
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