archivo general de la naciÓn
TRANSCRIPT
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
• Decreto 1134 de 1868 crea el Archivo Nacional adscrito a la Secretaria de Interior y Relaciones Exteriores.
• Ley 106 de 1880 se incorpora a la Universidad Nacional.
• Ley 57 de 1935 El Archivo Nacional se organizó como Departamento Administrativo, dependiente de Ministerio de Gobierno.
• Por Decreto 205 de 1937 se incorpora a la Biblioteca Nacional – Ministerio de Educación Nacional.
• Decreto 3154 de 1968 se crea COLCULTURA – Custodia del Patrimonio Documental de la Nación.
• Ley 80 de 1989 Crea el Archivo General de la Nación.
MISIÓN
El Archivo General de la Nación es un establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservación del patrimonio documental, asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la información, así como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública, la eficiencia de Estado a través de una gestión documental articulada con el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
VISIÓN
En el año 2023 el Archivo General de la Nación será una entidad reconocida en todos los ámbitos como rectora de la política archivista y en la transferencia de conocimiento para la organización, descripción, digitalización, preservación, acceso y difusión del patrimonio documental de la Nación. Con su capital intelectual asegura el cumplimiento de las políticas archivísticas a través de las redes del Sistema Nacional de Archivos, y ejemplifica el uso eficaz de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la administración de los archivos producidos por las entidades públicas.
ESTRUCTURA AGN
o Consejo Directivo
o Dirección General
• Oficina Asesora de Planeación,
• Oficina Asesora Jurídica,
• Oficina de Control Interno
o Secretaría General
o SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
o SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA Y PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS
o SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
o SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION ARCHIVISTICA
Y DOCUMENTO ELECTRONICO
¿Cuál es la Finalidad del Sistema Nacional Archivos?
Adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos establezca el AGN, promoviendo la modernización y desarrollo de los archivos en todo el territorio nacional.
SNA - ¿Qué es?• Conjunto de instituciones
archivísticas articuladas.
¿Para qué?• Homogenización y normalización de los
procesos archivísticos. • Promover el desarrollo de estos centros
de información.• Salvaguarda del patrimonio documental
y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.
INSTANCIAS DE ARTICULACION
NivelNacional
Archivo General de la Nación
Comités Técnicos del SNA
Comité Evaluador de Documentos
NivelTerritorial
Archivos Generales, Departamentales,
Distritales, Municipales
Archivos Privados con Declaración
Archivos Privados de Interés Público
Universidades, Bibliotecas, Institutos de Investigación,
Fundaciones, Corporaciones Mixtas, Academias de Historia
Étnicos, Fronterizos.
Territorios indígenas y de los territorios Especiales Biodiversos y Fronterizos
Consejos Territorialesde Archivo
NivelInstitucional
Archivos Institucionales de las Entidades del Estado
Comité Institucional de Gestión y Desempeño
Comité Interno de Archivo
Instancias Asesoras
CONSEJOS TERRITORIALESDE ARCHIVOS:
Departamentales y Distritales de Archivos como instancias responsables de articular y promover el desarrollo de la función archivística en sus respectivos territorios.
• Departamentales 32• Distritales 7
Consejos Territoriales de Archivo - CTA
Funciones de los Archivos Generales Territoriales - AGT Funciones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos - CDA
1. Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, encumplimiento de las normas vigentes en la materia.
1. Asesorar al Archivo General de su respectiva jurisdicción territorial en materiade aplicación de la política archivística
2. Derogado por el Artículo 48 del Decreto 106 de 2015. 2. Hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas
3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra losfondos del ente territorial respectivo, así como el que se le confíe en custodia.
3. Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programaspropuestos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, bajo lacoordinación de los Archivos Generales de la correspondiente jurisdicciónterritorial.
4. Recibir las transferencias secundarias que efectúen los archivos de losorganismos territoriales correspondientes, de acuerdo con las normas del ArchivoGeneral de la Nación Jorge Palacios Preciado, así como las donaciones, depósitos ylegados de documentos históricos.
4. Evaluar las Tablas de Retención Documental - TRD y las Tablas de ValoraciónDocumental - TVD de las entidades públicas y privadas que cumplen funcionespúblicas de su jurisdicción, incluyendo las de los municipios, aprobadas por losComités Internos de Archivo, emitir concepto sobre su elaboración y solicitar,cuando sea del caso, los ajustes que a su juicio deban realizarse.
5. Implementar los lineamientos y políticas que imparta el Archivo General de laNación, referidos a la preservación de los documentos electrónicos.
5. Emitir los conceptos sobre las TRD o las TVD que sean necesarios, luego de surevisión y convalidación, y solicitar que se hagan los respectivos ajustes.
6. Atender los lineamientos que emita el Ministerio de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones referentes al uso de medios electrónicos.
6. Presentar semestralmente dentro de la respectiva vigencia, informes de sugestión al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los archivosterritoriales.
Funciones de los Archivos Generales Territoriales - AGT Funciones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos - CDA
7. Atender los lineamientos que emita el Ministerio de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones referentes al uso de medios electrónicos.
7. Presentar semestralmente dentro de la respectiva vigencia, informes de sugestión al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los archivosterritoriales.
8. Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del ordenterritorial correspondiente, para garantizar la eficacia de la gestión archivística delEstado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar e impulsarlos archivos privados que revistan especial importancia cultural, científica ohistórica para el ente territorial.
8. Evaluar y presentar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado lassolicitudes de declaratoria de archivos y documentos como bienes de interéscultural.
9. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas,culturales y de investigación, de conformidad con las normas que regulan lamateria.
9. Evaluar y aprobar los planes especiales de manejo y protección relacionadoscon los archivos y documentos declarados como bienes de interés cultural.
10. Apoyar y estimular la investigación en los distintos archivos del ente territorial,a partir de las fuentes primarias y el uso y consulta de los fondos, con finesadministrativos, científicos y culturales.
10. Apoyar la gestión de programas y proyectos de los archivos de sujurisdicción, en todo lo atinente a la organización, conservación y servicios dearchivo, de acuerdo con la normatividad y parámetros establecidos por elArchivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
11. Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos enlos diferentes niveles y áreas de trabajo.
11. Informar al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado comoórgano coordinador del Sistema Nacional de Archivos, las irregularidades en elcumplimiento de la legislación archivística, así como sobre cualquier situaciónque a su juicio atente contra el patrimonio documental del país
Funciones de los Archivos Generales Territoriales - AGT Funciones de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos - CDA
12. Derogado por el Artículo 48 del Decreto 106 de 2015.
13. Brindar asistencia técnica a los archivos de las entidades públicas y privadasque cumplen funciones públicas de su correspondiente jurisdicción deconformidad con lo establecido en literal b) artículo 6° de la Ley 594 de 2000 y deacuerdo con el procedimiento que para tal fin establezca el Archivo General de laNación Jorge Palacios Preciado.
14. Derogado por el Artículo 48 del Decreto 106 de 2015.
15. Coordinar y dirigir la red de archivos de su jurisdicción territorial.
16. Participar en proyectos de recuperación de memoria y formación deidentidad apoyándose en la documentación contenida en sus fondosdocumentales.
Instancias Ejecutoras
Los archivos de las entidades públicas, los archivos de que trata el artículo 7°, 8° y 9°de la Ley 594 de 2000.
Los archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas.
Los archivos privados de interés público.
Subdirección del Sistema Nacional de Archivos - SNA
SUBDIRECCION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
300 SUBSANA
Grupo de Articulación y Desarrollo del SNA310 GADSNA
Grupo de Inspección y Vigilancia 320 GIV
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL DEPARTAMENTO
DE BOYACÁ
Subdirección del Sistema Nacional de Archivos - SNA
INDICADORES GENERALES(Nacional y territorial)
LOS RESULTADOS DE DESEMPEÑO INSTITUCIONAL RANKING DE LAS POLÍTICAS SEGÚN LOS PUNTAJES OBTENIDOS - 2018
Nacional: las entidades de la
rama ejecutiva de orden nacional.
Política de gestión documental
Territoriales: alcaldías y gobernaciones en sus niveles central y descentralizado; entidades descentralizadas de los municipios grandes.
Política de gestión documental
Los datos tomados de http://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/resultados-2018 Nacional & Territorial
DEPARTAMENTOS
RESULTADOS DE LOS COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL POR DEPARTAMENTO (1)
Los datos tomados de http://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/resultados-2018 Resultados consolidados por entidad
Ranking de departamentos respecto a la política de gestión documental según los puntajes obtenidos.Los componentes de cada departamento se analizan por los puntajes, los más bajos están marcados enrojo y los más altos en verde.
No. DepartamentoPolítica de Gestión
DocumentalEstratégico
Administración de archivos
Documental Tecnológico Cultural
1 Bogotá, D. C. 71,4 68,7 70,2 70,7 68,1 68,32 Arauca 62,4 68,7 63,4 59,9 59,2 60,53 Risaralda 61,9 59,9 59,5 65,3 58,8 57,04 Caldas 61,0 61,1 60,5 60,6 59,3 58,85 Antioquia 60,4 58,1 59,4 60,3 60,9 58,56 Casanare 60,4 58,3 60,0 60,4 60,5 57,67 Valle Del Cauca 60,3 59,8 59,0 60,9 58,9 57,58 Quindío 60,2 58,3 58,7 61,8 58,6 58,0
9Archipiélago De San Andrés Y Providencia
60,0 58,6 60,9 59,0 61,0 54,9
10 Meta 59,6 57,8 57,8 61,2 58,1 56,211 Boyacá 59,5 58,1 59,1 59,0 59,6 59,212 Huila 59,3 59,9 61,0 58,7 55,9 59,013 Amazonas 58,7 68,5 59,5 59,2 48,0 56,214 Santander 58,5 59,2 57,0 58,4 58,6 56,915 Cundinamarca 58,4 56,5 59,4 58,8 56,6 56,816 Tolima 58,2 59,4 55,3 59,9 57,0 54,7
RESULTADOS DE LOS COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL POR DEPARTAMENTO (2)
Los datos tomados de http://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/resultados-2018 Resultados consolidados por entidad
Ranking de departamentos respecto a la política de gestión documental según los puntajes obtenidos.Los componentes de cada departamento se analizan por los puntajes, los más bajos están marcados enrojo y los más altos en verde.
No. Departamento Política de Gestión Documental
Estratégico Administración de archivos
Documental Tecnológico Cultural
17 Norte De Santander 57,4 57,8 54,5 59,2 56,0 56,0
18 Cesar 56,4 56,4 53,8 54,2 60,2 58,3
19 Putumayo 55,9 56,6 52,4 55,9 58,4 55,4
20 Atlántico 55,1 55,9 57,1 53,3 55,4 54,0
21 Guainía 55,1 53,3 58,1 55,9 56,0 48,1
22 Caquetá 54,9 57,1 56,8 56,5 56,2 44,4
23 Cauca 54,6 52,9 53,9 55,7 55,7 52,9
24 La Guajira 54,2 56,3 55,6 52,0 55,4 52,2
25 Nariño 53,7 52,7 53,2 53,8 54,1 53,9
26 Guaviare 53,4 57,4 50,6 56,8 51,2 48,1
27 Córdoba 53,1 50,7 56,3 50,3 53,9 55,7
28 Vaupés 52,9 52,8 58,5 47,5 52,0 55,2
29 Magdalena 51,9 52,9 51,9 50,9 54,8 52,0
30 Bolívar 51,6 53,2 53,0 49,6 52,8 51,5
31 Vichada 50,0 50,3 44,1 52,8 57,2 45,5
32 Chocó 49,5 52,4 49,6 47,6 52,4 50,6
33 Sucre 48,0 54,5 51,6 45,0 48,6 46,6
GOBERNACIONES
COLOMBIA
BOYACÁ
GOBERNACIÓN (1)POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y POLÍTICA DE TRANSPARENCIA
Ranking de gobernaciones respecto a la política de gestión documental según los puntajes obtenidos.Los componentes de cada sector se analizan por los puntajes, los más bajos están marcados en rojo y los más altos en blanco para cada Gobernación.
* Adicionalmente se muestran los porcentajes obtenidos en la “política de transparencia, acceso a la información y lucha contra la corrupción” para gestióndocumental para el acceso a la información pública implementada e instrumentos de gestión de la información publicados.
Los datos tomados de http://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/resultados-2018 Resultados consolidados por entidad
GOBERNACIÓNPolítica de
Gestión Documental
Estratégico Administración de archivos Documental Tecnológico Cultural
Gestión documental para el acceso a la información pública
implementada
Instrumentos de gestión de la información publicados
GOBERNACIÓN DE META 83% 77% 81% 84% 72% 78% 80% 76%GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA 78% 71% 76% 78% 83% 60% 81% 76%GOBERNACIÓN DE QUINDIO 76% 77% 63% 79% 74% 69% 77% 76%GOBERNACIÓN DE CALDAS 76% 77% 76% 71% 74% 76% 73% 76%GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA 72% 77% 68% 73% 68% 61% 73% 76%GOBERNACIÓN DE RISARALDA 72% 77% 63% 73% 65% 76% 72% 76%GOBERNACIÓN DE VALLE DEL CAUCA 72% 71% 72% 70% 68% 71% 69% 76%GOBERNACIÓN DE BOYACÁ 71% 71% 63% 65% 76% 76% 71% 76%GOBERNACIÓN DE ATLÁNTICO 70% 68% 53% 69% 73% 73% 69% 76%GOBERNACIÓN DE NORTE DE SANTANDER 67% 73% 68% 72% 57% 53% 68% 76%GOBERNACIÓN DE TOLIMA 67% 68% 71% 71% 53% 61% 65% 69%GOBERNACIÓN DE CESAR 67% 73% 54% 64% 80% 64% 71% 64%GOBERNACIÓN DE SANTANDER 66% 77% 69% 69% 59% 52% 67% 76%GOBERNACIÓN DE ARAUCA 66% 77% 69% 69% 51% 57% 66% 57%GOBERNACIÓN DE BOLÍVAR 66% 72% 63% 68% 53% 62% 66% 76%GOBERNACIÓN DE MAGDALENA 65% 68% 62% 67% 55% 60% 67% 57%
* *
GOBERNACIÓN (2)POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y TRANSPARENCIA
GOBERNACIÓNPolítica de
Gestión Documental
Estratégico Administración de archivos Documental Tecnológico Cultural
Gestión documental para el acceso a la información pública
implementada
Instrumentos de gestión de la información publicados
GOBERNACIÓN DE HUILA 64% 77% 56% 66% 62% 58% 67% 76%GOBERNACIÓN DE GUAVIARE 64% 71% 61% 64% 53% 65% 63% 76%GOBERNACIÓN DE CORDOBA 63% 45% 78% 61% 60% 64% 62% 57%GOBERNACIÓN DE CAQUETÁ 62% 51% 67% 67% 52% 61% 62% 57%GOBERNACIÓN DE GUAINIA 61% 51% 67% 57% 68% 54% 58% 46%GOBERNACIÓN DE SAN ANDRES 60% 68% 58% 62% 53% 50% 59% 76%GOBERNACIÓN DE SUCRE 59% 64% 65% 56% 53% 52% 52% 70%GOBERNACIÓN DE VICHADA 58% 62% 48% 61% 55% 62% 57% 63%GOBERNACIÓN DE CASANARE 58% 50% 55% 66% 51% 53% 62% 69%GOBERNACIÓN DE CAUCA 57% 47% 61% 65% 44% 54% 60% 46%GOBERNACIÓN DE AMAZONAS 56% 62% 57% 58% 44% 53% 55% 76%GOBERNACIÓN DE CHOCO 55% 50% 61% 55% 55% 51% 54% 46%GOBERNACIÓN DE VAUPES 53% 72% 59% 48% 56% 45% 53% 46%GOBERNACIÓN DE PUTUMAYO 52% 64% 52% 49% 57% 48% 51% 76%GOBERNACIÓN DE GUAJIRA 49% 52% 49% 45% 51% 53% 46% 57%GOBERNACIÓN DE NARIÑO 47% 52% 51% 47% 44% 44% 43% 76%
Los datos tomados de http://www.funcionpublica.gov.co/web/mipg/resultados-2018 Resultados consolidados por entidad
Ranking de gobernaciones respecto a la política de gestión documental según los puntajes obtenidos.Los componentes de cada sector se analizan por los puntajes, los más bajos están marcados en rojo y los más altos en blanco para cada Gobernación.
* Adicionalmente se muestran los porcentajes obtenidos en la “política de transparencia, acceso a la información y lucha contra la corrupción” para gestióndocumental para el acceso a la información pública implementada e instrumentos de gestión de la información publicados.
* *
Subdirección del Sistema Nacional de Archivos - SNA
Gestion Documental, eje estratégico.Plán de desarrollo PINAR, PGD
Instrumentos archivísticos aprobados. TRD y TVD – Convalidadas.Inventario documental (FUID)
Depósitos de Archivo.SICTransferencias Documentales
Administración con transparencia :• Rendición de cuentas• Garantía de derechos • Acceso a la información • Posicionamiento como territorio
Paso a paso
- básico -
Subdirección del Sistema Nacional de Archivos - SNA
LIDERAZGO ADMINISTRATIVO
• PRESUPUESTO
• GESTION DEL CAMBIO - CULTURA ARCHIVISTICA
• TALENTO HUMANO
• GESTION DEL CONOCIMIENTO
• PROTECCION JURIDICA
• INDICADORES DE TRANSPARENCIA
El relevo
http://leica-geosystems.com/
PUBLICACIONEShttp://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos/publicacionesINFOGRAFÍAShttp://www.archivogeneral.gov.co/Infografias-AGNREVISTAhttp://www.archivogeneral.gov.co/consulte/recursos/RevistaOVAShttp://www.archivogeneral.gov.co/ovasOBSERVATORIOShttp://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/http://observatoriosna.archivogeneral.gov.co/CONCEPTOS TÉCNICOShttp://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/servicio-al-ciudadano/normatividad/facs-conceptos-tecnicos/CURSOS VIRTUALEShttp://e-learning.archivogeneral.gov.co/PORTAFOLIO DE SERVICIOShttp://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/4_Servicio_al_ciudadano/Tr%C3%A1mites%20y%20Servicios/Portafolio_Servicios_AGN.pdfCALENDARIO DE CAPACITACIÓNhttp://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Calendario
http://sisna.archivogeneral.gov.co/menu.html
http://www.archivogeneral.gov.co/Trafico-Ilicito-de-Patrimonio-DocumentalTRAFICO ILÍCITO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
http://repositorio.archivogeneral.gov.co/banter/vocab/index.phpBANCO TERMINOLÓGICO
Link de Asistencia Técnica: http://cort.as/-Fh48
Link de cronograma de actividades: http://cort.as/-EzWo
Portafolio de Servicios: http://cort.as/-Fh1B
Cursos virtuales, presenciales y videoconferencias,link de inscripciones: http://cort.as/-F9Hk
Curso virtual:
Unidad x:Módulo x:
GRACIAS POR SU ATENCIÓNCon gusto atenderemos sus inquietudes:
PBX+(57): 3282888 Ext. 795www.archivogeneral.gov.co
CTA – [email protected]
[email protected]@boyaca.gov.co
PBX+(57)8742 0150Cel. 3186435161
https://www.boyaca.gov.co/