aquisiciones(gustavo penaloza).doc

3.1. GESTION DE LAS ADQUISICIONES

PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

PUCP-PMBOK

12.1.3.1HOJA 1

Instrucciones Generales:El Plan de Gestión de Adquisiciones es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 12.1 del PMBOK® Guide. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para evaluar la planificación de las adquisiciones de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.

Componente Descripción

Grupo

Título del Proyecto

Gerente del Proyecto <Indicar Nombre, Puesto Organizacional y a quien responde y a qué organización pertenece>

Acciones para gestionar las adquisiciones

< Descripción de cada proceso del PMBOKIdentificación de las entradas que realmente se van a usarDescripción de las herramientas que realmente se van a usarDescripción de las salidas que realmente se van a usar (en este caso, deberán desarrollarse las que corresponden a los procesos de planeamiento). >

Tipos de Contratos a utilizar

<Precio Fijo, Tiempo & Materiales, Costo Reembolsable...etc.>

Estimaciones independientes

<Indicar si son requeridas estimaciones independientes>

Responsables de estimaciones

independientes

Documentos de adquisiciones

estandarizadosReferencia a los documentos de adquisición si fuera necesario

Gestión de múltiples proveedores

<Indicar cómo serán gestionados múltiples proveedores, en los casos en que más de un proveedor suministre un entregable o cuando los trabajos o entregables de un proveedor estén relacionados con los de otro u otros proveedores>

Coordinación de adquisiciones con otras

áreas del proyecto<Ejemplo: Coordinaciones con áreas logísticas y de compras >

Restricciones y asunciones

<Incluir restricciones y asunciones que podrían afectar las adquisiciones>

Decisiones de fabricación propia o compra

Hitos <Hitos relacionados a las adquisiciones>

EDT del Contrato

Vendedores pre-calificados

Lista de vendedores pre-calificados si los hubieran o a quienes se convocará

Métricas 10 Métricas para gestionar contratos y evaluar proveedores

ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO (SOW)

PUCP-PMBOK

12.1.3.2HOJA 1

Instrucciones Generales:El Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW) es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 12.1 del PMBOK® Guide. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. Para cada contrato a generar con un proveedor se debe realizar su respectivo SOW.


GrupoGrupo Nº1.

Título del Proyecto Reestructuración del Proceso de adquisiciones y automatización del área de almacenes del Grupo Empresarial APOYO TOTAL S.A.

Componente de la EDT a contratar

1. Mapeo de Proceso.2. Identificación de Indicadores.3. Análisis de Procesos

Especificaciones de entregable(s)

11 El desarrollo de este trabajo incluye sin dar limitación, a la permanencia en las instalaciones de la empresa APOYO total donde se recopilará los datos del proceso. La toma de los datos se hará de manera que se evidencia el proceso completo desde el ingreso de un producto hasta la salida de las instalaciones. Se elaborarán flujos de proceso del área administrativa como operacional, se elaborarán y presentarán registros de procesos. Los indicadores más resaltantes deben ser presentados por separado explicando en cada uno de ellos los impactos sobre el proceso. Durante la etapa de análisis se presentará una memoria descriptiva del proceso resaltando los recursos involucrados, las observaciones y recomendaciones del proceso, esta fase finaliza con la entrega de documentos de análisis. El documente de análisis debe ser presentado en formato digital y copia dura.

Alcance del Trabajo

Exclusiones12 No incluye la elaboración del Manual de procedimientos de proceso.

Criterios de aceptación de entregables

13 En todo momento un representante de Team Soft estará realizando la supervisión de estos trabajos. Los protocolos de toma de datos deberán ser firmados y aceptados por el supervisor de turno. De no tener aceptación, el trabajo deberá realizarse nuevamente hasta completar con las observaciones. Cualquier registro que no tenga la firma de un representante de Team Soft no será aceptado para efectos de conformidades. Los entregables finales de cada fase serán aprobados dentro de los 7 días hábiles luego de haber presentado la información vía TDC

Duración Estimada14 El Servicio tiene una duración 40 días. El hito final incluye la aprobación de todos los entregables

así como el cumplimiento de las valorizaciones.

Políticas de Confidencialidad y

Responsabilidades Civiles

El Subcontratista se obliga a eximir de toda responsabilidad a TEAM SOFT originada por falta o supuesta falta de cumplimiento de las buenas prácticas del trabajo, sean tributarias, laborales, o de cualquier otra índole por parte de la subcontratista. Así mismo el Subcontratista se compromete a asumir los gastos judiciales en que incurra TEAM SOFT por el inicio de las acciones legales en contra suya y que tengan como origen algún incumplimiento o supuesto incumplimiento de parte del Subcontratista

Plan de TrabajoLugar de Trabajo: Area de Almacenes de la empresa Apoyo Total.Desarrollo de Actividades: Antes del inicio de trabajos la subcontratista deberá entregar los permisos de seguridad solicitados por el ingeniero de seguridad de Apoyo total. Estos permisos reflejaran las actividades a realizar durante la jornada laboral además las herramientas y equipos que utilizarán. El

desarrollo de estas actividades deberá informarse con un día de anticipaciónApoyo total facilitará una oficina y SSHH para los trabajadores. No está incluido los servicios de Internet o telefonía. Tampoco considera la entrega de computadoras ni impresora. Los hitos del servicio se detallan:

Mapeo de Procesos. Duración 10 días. Identificación de Indicadores. Duración 10 días. Análisis de Procesos. Duración 20 díasCierre Administrativo. Duración 10 días.

RiesgosAntes de Cualquier actividad se debe presentar el formato de ATS para la identificación de riesgos durante el trabajo.

Participación del ClienteLa comunicación formal con el cliente será a través de TEAM SOFT. De ninguna manera la subcontratista distribuirá o compartirá información del servicio al cliente sin previa autorización de TEAM SOFT. Se reserva el derecho a aplicar multas según el nivel de la falta.

Forma de Pago

1. Mapa de Procesos aprobado por Team Soft . 10 % del monto a facturar2. Ficha de indicadores aprobado por Team Soft . 60% del monta a facturar3. Documento de análisis aprobado por Team Soft . 100 % del monto a facturar.

DECISIONES DE FABRICACIÓN DIRECTA O COMPRA

PUCP-PMBOK

12.1.3.3HOJA 1

Instrucciones Generales:El documento de decisiones de fabricación directa o compra es un entregable elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo elaborar este entregable está contenido en el acápite 12.1 del PMBOK® Guide. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Católica del Perú para documentar las decisiones de fabricación directa o compra de los entregables de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.

Código EDT

Descripción Decisión Tomada Criterios Considerados en la evaluación

Riesgos asociados

Aprobado por:

1.1 Pre-Análisis Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.

Atraso en desarrollo de entregables

Gerente de Proyectos

1.1.1 Mapeo de Procesos. Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.



1.1.2 Identificación de Indicadores.

Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.



1.2 Análisis y Propuesta de Proceso

Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.



1.2.1 Análisis de Proceso Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.



1.2.2 Elaboración de la propuesta

Hacer Etapa estratégica en el proyecto. Por la importancia en los objetivos de Alcance y

cronograma.

Demora en aprobación de la propuesta.

Jefe de Procesos

2.1 Capacitación Hacer Etapa estratégica en el proyecto. Por la importancia en los objetivos de Alcance y cronograma.

No hay suficientes personas preparadas para capacitar.

Jefe de Procesos.

2.2 Pruebas de proceso Hacer Etapa estratégica en el proyecto. Por la importancia en los objetivos de Alcance y cronograma.

No hay suficientes profesionales especialista en mejora de procesos

Jefe de Procesos.

2.3 Aceptación Hacer Etapa estratégica en el proyecto. Por la importancia en los objetivos de Alcance y cronograma.

Demora en aprobación de la propuesta de aceptacion

Jefe de Procesos.

3.1 Análisis y Diseño. Hacer Negocio Principal de La empresa. Tiene Know how

Cumplimiento de todos los requisitos

Jefe de Procesos.

3.2 Construcción. Hacer Negocio Principal de La empresa. Tiene Know how

Cumplimiento de todos los requisitos

Jefe de Procesos.

3.3 Certificación Comprar La empresa requiere auditar lo realizado. No puede ser Juez y parte.

No conformidades y re trabajo.


3.4 Pase a producción Hacer Negocio Principal de La empresa. Tiene Know how

Reduce la posibilidad de

Jefe de Procesos.

fallas. Se tiene la experiencia suficiente.

4. Gestión de proyecto Hacer Se tiene un equipo especialista en Dirección de

proyectos

Desviaciones excesivas en costo y tiempo.


SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)

PUCP-PMBOK

12.1.3.4HOJA 1

Instrucciones Generales:La solicitud de propuesta (RFP) es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 12.1 del PMBOK® Guide. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. La RFP se utiliza para pedir propuestas a los potenciales vendedores.


Grupo

Título del Proyecto

Descripción del Trabajo solicitado

(a ser llenado por el cliente)

<Objetivo, alcance y beneficios>

Información administrativa

(a ser llenado por el cliente)

<Descripción de la empresa solicitante, persona de contacto a quien enviar la propuesta, compromiso de los proveedores, requerimientos a cumplir para enviar las propuestas, criterios para la selección de mejores propuestas, fecha límite de recepción de propuestas…etc.>

Requerimientos a cumplir

(a ser llenado por el proveedor)

<Descripción de los requerimientos, metas y objetivos, factores críticos de éxito, metodología de trabajo y estándares, plan y cronograma de trabajo, condiciones físicas requeridas para el desarrollo del trabajo, necesidades del personal y su calificación, roles y responsabilidades, control de cambios al producto, procedimiento de entrega del producto, soporte y mantenimiento, capacitación y documentación>

Referencias y Calificaciones del

Proveedor(a ser llenado por el

proveedor)

15 <Cartera de clientes, cuota de mercado, calificaciones del proveedor, prácticas y procedimientos gerenciales>

Información Complementaria del

proveedor(a ser llenado por el

proveedor)

16 <Esta sección se reserva a los proveedores para que entreguen información, que aunque no es requerida, consideren importante o necesaria>

Costos y condiciones de pago

(a ser llenado por el proveedor)

17 <Detallar la propuesta económica y condiciones de pago>

Contratos, licencias, acuerdos y garantías(a ser llenado por el

proveedor)

18 <Acuerdo de compra, contrato de mantenimiento, periodo de garantía, bonos por alto rendimiento, acuerdos de confidencialidad, garantías…etc.>

CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

PUCP-PMBOK

12.1.3.5HOJA 1

Instrucciones Generales:Los criterios de evaluación de proveedores es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 12.1 del PMBOK® Guide. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. A continuación se muestra una plantilla para los criterios de evaluación relacionada a los costos y al prestigio de la empresa proveedora. Existen otros criterios de evaluación como capacidad técnica y de producción que no son indicados en este documento puesto que varían de forma considerable dependiendo del área de aplicación.

Costos

Ítem Observacion Costo Puntaje Costo Puntaje Costo Puntaje Costo Puntaje1 Costo del producto

2 Costo de implementación

3 Mantenimiento4 Soporte/Asesoría5 Capacitación-

Usuarios6 Pagos7 Garantía

0 0 0 0

Nota: Para calcular el costo final (costo del ciclo de vida) se utiliza un VAN proyectado a 5 años

Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4

Prestigio de la Empresa

Funcion Calificación Puntaje Calificación Puntaje Calificación puntaje Calificación Puntaje1 Prestigio de la Empresa

30 0 0 0 0

2 Cuota de Mercado (a nivel Mundial)

30 0 0 0 0

3 Cartera de Clientes (Perú y Extranjero)

40 0 0 0 0

100 0.00% 0.00% 0.00% 0.00%

PesoProveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4Proveedor 1

aquisiciones(gustavo penaloza).doc

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