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5/13/2018 Apuntes-diseñar-sistemas.CBTIS23 - slidepdf.com

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2

MENSAJE A LOS ALUMNOS

La

Importancia

De

Tus

Apuntes

Tomar apuntes es una técnica fundamental para facilitarse la tarea de aprender y

estudiar. La integración de varias habilidades lleva tiempo, pero con la práctica se

logran.

Tomar apuntes ayuda a que desarrollemos la capacidad de concentración. Si no

aprendemos a concentrarnos, la vida puede acabar siendo profundamente aburrida

porque no podrías aprender más que cosas mecánicas...

Aprender a concentrarte también te sirve para aprender a escuchar. Así que hay que

proponerse aprender a tomar apuntes, porque aunque pueda resultar difícil al

principio, es una actividad llena de ventajas.

Aquí están unos consejos para poder tener unos apuntes bien hechos:

‐ Entender lo importante de lo que no lo es. El profesor cuando dice algo importante lo

resalta repitiéndolo varias veces, así es que alerta cuando el profe repita algo, toma

nota.

‐ Capta la idea y escríbela sin repetirla.

‐ Utiliza las abreviaturas, de esta manera, la velocidad de escritura será mejor y no

perderás el hilo de lo que el profesor dice.

‐ Utiliza títulos, flechas, guiones, asteriscos y todos aquellos elementos que te ayuden a

estudiar. De esta manera podrás identificar los puntos clave de tus apuntes.

‐ No escribas muy junto, es mejor separar tu escritura, de esa manera podrás agregar

algunas ideas tuyas o de tus compañeros. La ventaja es que con un buen orden

estudiarás mejor.

i



3

INFORMACIÓN GENERAL

El presenta trabajo está dirigido a los alumnos de la CARRERA DE TÉCNICO EN

INFORMÁTICA. El modulo del cual se desarrolla los apuntes son del MÓDULO III:

Desarrollo de Sistemas Básicos de Información en el submódulo II: Diseñar

Sistemas de Información que tiene una duración de 80 horas en el semestre.

Para mayor referencia a continuación se presenta la estructura curricular del

bachillerato tecnológico, donde se contempla la ubicación del Modulo III y el semestre

donde se ubica.

Las competencias se encuentran colocadas como capítulos para su manejo dentro de

los apuntes. En cada uno de los capítulos se localiza la información necesaria para

consultar dicha competencia. Se anexa un pequeño apartado al final de algunos

capítulos llamados SITUACIÓN el cual se identifica dentro de un recuadro para

ejemplificar lo dicho en dicho capítulo.

ii



4

INTRODUCCIÓN

El desarrollo de los apuntes del submódulo Diseñar Sistemas de Información de 4to

semestre, es el reflejo de años de dedicación e impartición de esta materia, a su vez

representa una útil y práctica herramienta para los profesores que imparten la

materia y de apoyo para los alumnos que cursan la carrera de Técnico en Informática.

Haciendo un breve recuento de la materia. En sus inicios su nombre se denominaba

Base de Datos I y II, que posteriormente fue y es Diseñar Sistemas de Información.

Esto se debió al cambio de la nueva reforma del bachillerato en su estructura

curricular de la cual se presentó la carrera de Técnico en Informática.

Sin importar los cambios y los nuevos nombres de esta asignatura, los conceptos

claves no han cambiado mucho, por tanto estos apuntes son el esfuerzo de años de

dedicación para agilizar y obtener mejoras en la forma de dar los contenidos.

Los apuntes son una herramienta importante, y con los trabajos sobre competenciases indispensable tener a la mano los conceptos y guías sobre la materia para planificar

actividades orientadas a un aprendizaje significativo y con base en esto, tomar

prácticas para generar una Zona de Desarrollo Próximo como Vigotsky menciona.

Los apuntes son una ayuda en la asignatura, más no es el único elemento que se debe

utilizar para su impartición, con esto se busca mostrar varios caminos al tomar este

trabajo como base para generar en los alumnos actividades que representen interés ygeneren aprendizaje por sí mismos como Ausubel describe en su aprendizaje

significativo.

iii



5

ÍNDICE

MENSAJE A LOS ALUMNOS

INFORMACIÓN GENERAL

INTRODUCCIÓN

i

iiiii

CAPÍTULO I: APLICAR EL ANÁLISIS DE SISTEMAS DE ACUERDO A LAS NECESIDADES YREQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS

1

1.1. Investigación preliminar1.2. Propuesta de solución.1.3. Estudio de factibilidad1.4. Toma de decisiones1.5. Requerimientos de un sistema1.6. Obtener los datos del sistema empleando herramientas analíticas1.7. Diagrama de Flujo

23469

10

15CAPÍTULO II: DETERMINAR LOS ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE BASE DE DATOS 18

2.1. Identificar tipo de información2.2. Identificar tipos de usuarios2.3. Determinar el equipo a utilizar2.4. Determinar los programas a desarrollar

19202021

CAPÍTULO III: DISEÑAR UNA BASE DE DATOS EN BASE AL MODELO ENTIDAD/RELACIÓN 22

3.1. Definir entidades y relaciones

3.2. Establecer atributos3.3. Definir los enunciados semánticos3.4. Establecer los esquemas para los enunciados semánticos3.5. Realizar el diagrama entidad/relación

22

23242627

CAPÍTULO IV: DESARROLLAR BASES DE DATOS MEDIANTE UN PROGRAMAADMINISTRADOR

29

4.1. Crear tablas de acuerdo a las entidades diseñadas4.2. Asignar las claves principales a las tablas creadas4.3. Establecer relaciones entre las tablas creadas

2935

36

CAPÍTULO V: VERIFICAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN. 43

5.1. Realizar pruebas al sistema de información5.2. Validar el sistema de información5.3. Implantar el sistema de información5.4. Realizar mantenimiento al sistema de información

43454849

CAPÍTULO VI: ELABORAR DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN UNLENGUAJE DE PROGRAMACIÓN VISUAL

51



6

6.1. Elaborar el manual de técnico6.2. Elaborar el manual de usuario

5255

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS



1

CAPÍTULO I: APLICAR EL ANÁLISIS DE SISTEMAS DE ACUERDO A LAS

NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DE LOS USUARIOS

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con

el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos pueden ser

transformados en una base de datos para su manejo y control de datos para hacer más

eficiente el sistema.

Un sistema se puede identificar de dos formas: Sistemas automatizados y Sistemas

Manuales. Los sistemas manuales son aquellos que se llevan por medio de acciones

humanas denominados procesos. Los sistemas automatizados son aquellos se llevan a

cabo de manera automática, donde interviene la computadora para realizar los

procesos haciendo estos más eficientes y seguros.

Para fines de simplificar lo dicho anteriormente, se puede comparar el sistema manual

con la tiendita de la esquina que lleva el control de lo fiado en una libreta para su

posterior cobro, en cambio el sistema automatizado es un sistema similar pero llevado

en una computadora por ejemplo un supermercado donde se cobrea por código de

barras y se da un ticket; se cobra en efectivo o con tarjeta de crédito.

Para realizar el desarrollo de un sistema de manera eficiente, la primera etapa a

seguir es la realización de un análisis, ya que este es la base del éxito o fracaso del

diseño de un sistema de información. Por tanto, un analista de sistemas generalmente

evalúa la manera en que funciona un negocio, de tal suerte que se tiene que examinarlas entradas, el procesamiento de los datos y la salida de información con el propósito

de mejorar los procesos.

Diagrama 1: Flujo de información en un negocio

Proceso Salida Entrada



2

En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de información basados

en computadoras es el corazón de sus actividades cotidianas. Por ejemplo, el cálculo

de nómina, control de mercancía en almacén, etc., por este motivo, al establecer los

sistemas de información basados en computadoras deben tener la certeza de lograr

un automatizado eficiente.

Otro punto importante para tomar en cuenta en la realización de los sistemas de

información es la necesidad del mismo sistema, ya que si un sistema no logra

satisfacer las necesidades de entrada y salida de datos precisos, confiables y

completos no sirve para lograr un mejor funcionamiento del mismo.

Estas y otras consideración para diseñar un sistema de información que satisfaga las

necesidades de un negocio, se lleva de una mejor manera cuando se planea acorde a

los requerimientos del sistema.

A continuación se presenta un método claro y fácil para el diseño de un sistema de

información, que ayuda a crear un sistema automatizado con la utilización de unmanejador de base de datos.

1.1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

El primer paso para iniciar un diseño de un sistema de información con la utilización

de una Base de Datos es la investigación preliminar, la cual nos ayuda a comprender

los procesos y las cosas que pasan en un negocio para poder entender sufuncionamiento y de esta manera lograr aterrizar las ideas y no divagar en lo que se va

a investigar. Es recomendable comenzar con sencillas preguntas a la hora de obtener

información, tales como: ¿qué hacen en este lugar?, ¿cuáles son sus dificultades?, ¿Qué

hacen los empleados habitualmente?, etc.



3

La investigación preliminar comienza con la solicitud por parte del dueño del negocio

u otra persona que tiene interés de sistematizar su sistema manual.

SITUACIÓN : El dueño de la farmacia necesita tener un sistema de información que pueda usar

para lograr la búsqueda eficaz de las medicinas cuando los clientes vayan a comprarla.

¿Cuál es su problema? La respuesta es muy variada, pero la respuesta directa a la situación es:

R.- El problema es que el dueño no es rápido en la búsqueda y por tanto, los clientes se le juntan

y se desesperan, por tanto se van a buscar su medicina a otras farmacias.

Las respuestas alternas son:

R1.- Si no tiene control de las medicinas para su búsqueda, puede ser posible que no tenga un

control de la medicina y no sepa cuanta tiene en almacén.

R2.- Si no tiene un registro de la medicina, tampoco lo tendrá de los clientes, así que tampoco

podrá tener un registro de sus clientes y saber cuáles son los que le puede dar promociones.

¿Qué soluciones darle? La respuesta es Automatizando su sistema. Esto es: lograr que lo que el dueño hace

manualmente, pasar el trabajo a la computadora para que el solo se preocupe en traer la

medicina y

cobrar.

1.2. PROPUESTA DE SOLUCIÓN

Terminada la investigación preliminar, se presenta una propuesta de solución que

satisfaga las necesidades y presupuesto de la persona que te está contratando para

llevar a cabo la investigación.

Muchas solicitudes no están formuladas de manera clara, por lo que debe de

examinarse para determinar con precisión lo que el solicitante desea. Si el solicitante

pide ayuda sin saber qué es lo que está mal o en donde se encuentra el problema, la

aclaración se hace más difícil. En cualquier caso, antes de seguir adelante, la solicitud

debe estar claramente planteada.



4

Después de aclarar lo que la persona quiere hacer, es factible dar varias alternativas

para solucionar el o los problemas que se tienen en el sistema a automatizar.

Los problemas más comunes en un sistema de información son el manejo de mucha

información en sus operaciones y la mala administración del personal para procesar

esta gran cantidad de información en un periodo corto de tiempo.

SITUACIÓN : El dueño de la farmacia necesita tener un sistema de información que pueda usar

para lograr la búsqueda eficaz de las medicinas cuando los clientes vayan a comprarla.

¿Cuál es

la

petición?

La petición del dueño de la farmacia es que le puedas hacer un sistema que logre identificar en

donde se encuentran las medicinas de los estantes.

¿Cuáles son las alternativas?

Antes de hacer el sistema proponer acomodar las medicinas en de acuerdo a un orden, ya sea

alfabéticamente, de acuerdo a la formula de la medicina, por etapas de edades, etc.

La situación es clásica, el dueño necesita ser eficiente en la búsqueda, pero para lograrlo,

primero hay que tener un orden en las medicinas de la farmacia, y después pensar en hacer el

sistema.

1.3. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Ya se conoce completamente el sistema manual y sus procesos, ahora se debe

determinar si los objetivos planteados anteriormente son factibles, es decir, si sobre el

sistema con que se cuenta actualmente se pueden realizar las modificaciones

necesarias para el logro de dichos objetivos.

Es importante determinar que el sistema solicitado sea factible, para ello existen tres

puntos importantes de factibilidad:



5

Factibilidad técnica: El trabajo ¿puede realizarse con el equipo actual, la tecnología

existente de software y el personal disponible? Si se necesita nueva tecnología ¿cuál es

la posibilidad de desarrollarla?

Factibilidad económica: Al crear el sistema ¿los beneficios que se obtienen serán

suficientes para aceptar los costos?, ¿los costos asociados con la decisión de no crear

el sistema son tan grandes que se debe aceptar el proyecto?

Factibilidad operacional: Si se desarrolla e implanta, ¿será utilizado el sistema?,

¿existirá cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios que dé como resultadouna disminución de los posibles beneficios de la aplicación?

SITUACIÓN: Se llevó el estudio de factibilidad en la Farmacia, de la cual se obtuvieron los

resultados siguientes:

1.- No cuenta con equipo de cómputo para desarrollar el software, pero se piensa comprar uno

nuevo.

2.- Son pocos los clientes que acuden a comprar medicina, pero se cambiará de local.

3.- No se puede organizar el dueño de la farmacia con las medicinas, esta renuente a cambiar su

método de

acomodo,

pero

se

contratará

a personal.

¿Es factible técnicamente? R.- De acuerdo a los resultados, si no cuenta la farmacia con equipo, pero el dueño necesita el

sistema, es recomendable comprar uno nuevo.

¿Es factible económicamente? R.- Si se toma por el lado de que no tiene clientes, puede no ser factible, pero si se sabe de

antemano que se cambiará a una zona como a lado de un hospital, vale la pena invertir. Así que

si el caso es este último, es muy factible.

¿Es factible operacionalmente? La renuencia del dueño, puede ser algo que no sea factible, pero si se sabe que va a tener

empleados, es posible lograr una mejor operatividad con los nuevos usuarios del sistema de la

farmacia.

En este sentido, de acuerdo a las investigaciones que se realicen, por lo generar un sistema

siempre es factible si cumple con tres cosas: dinero, disponibilidad y procesos muy bien

diseñados.



6

1.4. TOMA DE DECISIONES

¿QUÉ ES LA TOMA DE DECISIONES?

La toma de decisiones es un proceso en el que uno escoge entre dos o más

alternativas. Todos y cada uno de nosotros nos pasamos todos los días y las horas de

nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una

importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes

en ella.

La toma de decisiones en una organización se circunscribe a todo un colectivo de

personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos de empezar por hacer una

selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia en

el trabajo del jefe o encargado del proyecto.

Los pasos en el proceso de la toma de decisiones son:

1.‐ Determinar la necesidad de una decisión.

2.‐ Identificar los criterios de decisión.

3.‐ Asignar peso a los criterios.

4.‐ Desarrollar todas las alternativas.

5.‐ Evaluar las alternativas.

6.‐ Seleccionar la mejor alternativa.

Para darle una mejor explicación, a continuación se desglosa cada uno de los puntos

arriba mencionados:

1.-Determinar la necesidad de una decisión El proceso de toma de decisiones

comienza con el reconocimiento de que se necesita tomar una decisión. Ese



7

reconocimiento lo genera la existencia de un problema o una disparidad entre cierto

estado deseado y la condición real del momento.

2.- Criterios de decisión Una vez determinada la necesidad de tomar una

decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma. Vamos

a considerar un ejemplo:

"Una persona piensa adquirir un automóvil, los criterios de decisión de un comprador

típico serán: precio, modelo, dos o más puertas, tamaño, nacional o importado, equipo

opcional, color, etc. Estos criterios reflejan lo que el comprador piensa que esrelevante. Existen personas que le son irrelevantes que sea nuevo o usado, lo

importante es que cumpla sus expectativas de marca, tamaño, imagen, etc., y se

encuentre dentro del presupuesto del que disponen. Para el otro comprador lo

realmente importante es que sea nuevo, despreciando el tamaño, marca, prestigio,

etc."

3.-

Asignar

peso

a

los

criterios.‐ Los criterios enumerados en el paso previo no tieneigual importancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia

en la decisión.

Cuando el comprador del automóvil se pone a ponderar los criterios, prioriza los que

por su importancia condicionan completamente la decisión: precio y tamaño. Si el

vehículo elegido tiene los demás criterios (color, puertas, equipo opcional, etc.), pero

rebasa el importe de los que dispone para su adquisición o es de menor tamaño al que

precisamos por el uso que se le va a dar, entonces nos encontramos con que los demás

criterios son relevantes en base a otros de importancia trascendental.

4.- Desarrollar todas las alternativas Desplegar las alternativas. El tomador de la

decisión tiene que confeccionar una lista de todas las alternativas posibles y que

podrían utilizarse para resolver el problema.



8

5.- Evaluar las alternativas Una vez identificadas las alternativas, el tomador de

decisiones tiene que evaluar de manera crítica cada una de ellas. Las ventajas y

desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas.

La evaluación de cada alternativa se hace analizándola con respecto al criterio

ponderado.

6.- Seleccionar la mejor alternativa Una vez seleccionada la mejor alternativa se

llegó al final de proceso de toma de decisiones. En el proceso racional, esta selección

es bastante simple. El tomador de decisiones solo tiene que escoger la alternativa quetuvo la calificación más alta en el paso número cinco. El ejemplo nos daría como

resultado la compra del Mercedes, con mínimas diferencias con las otras dos marcas.

El paso seis tiene varios supuestos, es importante entenderlos para poder determinar

la exactitud con que este proceso describe el proceso real de toma de decisiones

administrativas en las organizaciones.

En conclusión, la toma de decisiones se presenta en todo momento en nuestras vidas,

cuando debamos seleccionar entre varias opciones o caminos, y este proceso se va a

presentar mucho más para un analista de sistemas, ya que para realizar un sistema, o

modificar errores que encuentre en estos, va a tener que optar por la forma más eficaz

de resolverlo, teniendo en cuenta, tanto las necesidades que tenga, como todas las

partes que lo constituyen.

SITUACIÓN: El dueño de la farmacia quiere comprar una computadora, pero no sabe cual

comprar. Una de marca o una armada.

¿Cuál elegir? De acuerdo a la economía del dueño de la farmacia se comprará, pero también de acuerdo a las

necesidades del sistema, ya que si se pretende tener un sistema que tenga un lector de código de

barras y además la licencia del Software, es recomendable una de marca, ya que esta contiene la

licencia.

Además de esta toma de decisiones, se presentan todavía más, las cuales se deben afrontar de

acuerdo las necesidades del sistema.



9

1.5. REQUERIMIENTOS DE UN SISTEMA

El objeto de la etapa de determinación de requerimientos es definir lo que el sistema

debe ser capaz de realizar, para ello es necesario determinar cuáles serán las

entradas, salidas, operaciones y recursos que necesitará el sistema para operar

adecuadamente y cubrir las necesidades de la organización. No obstante debe quedar

bien claro que en esta etapa aún no estamos rediseñando el sistema, sino

determinando cuáles son los criterios generales de funcionamiento, mismos que nos

ayudarán en el rediseño del sistema.

Para la determinación de requerimientos el analista debe basarse principalmente en

los datos obtenidos en las etapas de Análisis del Sistema, pues ésta nos dice cuáles son

las necesidades de los usuarios. Pero también se deben tomar muy en cuenta los

planes futuros de la organización para lograr que el "nuevo sistema" se ajuste a dichos

planes El analista de sistemas debe determinar los requerimientos del "nuevo

sistema" en el siguiente orden:

1.‐ Salidas que debe producir el sistema, como son reportes, documentos,

desplegados, etc.

2.‐ Entradas necesarias para producir las salidas esperadas, las cuales pueden ser

tomadas de lentos fuentes o ser introducidas directamente al sistema.

3.‐ Todas las operaciones que debe realizar el sistema para producir las salidas

esperadas.

4.‐ Los recursos que se necesitan para la operación del sistema, como son: hardware,

software, recursos humanos, materiales y técnicos.

Es necesario que el analista determine primero cuáles serán las salidas que debe

producir el sistema, y basándose en éstas podrá determinar cuáles son las entradas

que se requerirán, qué operaciones deben llevarse a cabo y con qué recursos se debe

contar para producir las salidas deseadas. Así como definir los controles con los que

se debe contar.



10

SITUACIÓN :

El

sistema

de

la

farmacia

requiere

la

utilización

de

un

escáner

de

código

de

barras

para su funcionamiento, a su vez que imprima el ticket de compra.

¿Cuáles son los requerimientos? En este caso, son los ticket de compra para los usuarios, ya que el escáner es una necesidad que

se determina en la toma de decisiones y el la factibilidad económica.

1.6. OBTENER LOS DATOS DEL SISTEMA EMPLEANDO HERRAMIENTAS

ANALÍTICAS

La obtención de la información, como se plantea en la investigación preliminar es en

base a preguntas, por tanto en esta sección se presenta los métodos de obtener datos

del lugar donde se desarrolla el sistema.

Entrevista con los usuarios

La herramienta más importante en la etapa de planteamiento de objetivos es laentrevista con los usuarios, pues por medio de esta el analista de sistemas se da

cuenta de cómo operan las cosas actualmente y como les gustaría a los usuarios que

operaran en el futuro.

La forma más atinada para la realización de entrevistas es aplicarlas de arriba hacia

abajo, es decir, comenzar por los niveles gerenciales y terminar con los trabajadores

operacionales que participen en el sistema que se está estudiando.

A continuación se nombran una serie de aspectos que hay que tomar en cuenta si se

desea tener éxito en una entrevista:

a) Antes de realizar cualquier entrevista es necesario solicitar autorización para la

realización de la misma, esto se debe hacer ante el jefe inmediato superior de la



11

persona a ser entrevistada, y de ser posible que sea éste quien presente al analista con

su subordinado.

b) Toda entrevista debe ser planeada con anterioridad con el fin de tener bien claro

cuáles son les objetivos que se persiguen con ésta, es decir, realizar un esbozo de las

preguntas que se van a hacer al entrevistado, así como el enfoque que se le va a dar a

cada una de ellas; sin embargo el analista se debe permitir ciertos desvíos del plan,

pues en ocasiones las respuestas obtenidas indican que es necesario ahondar en

ciertos temas o quizá haya algunos temas que se tornen de poco o nulo interés, e

incluso hay ocasiones en las que hay que dar completamente un giro a lo que se teníaplaneado.

En realidad, no siempre es necesario determinar con anterioridad las preguntas que

se van a plantear, pues a veces el analista decide que es preferible realizar una

entrevista menos formal en la que solamente se vaya dirigiendo al entrevistado hacia

el tema o los temas que se desean conocer.

La decisión de realizar una entrevista bien planeada o una menos formal se toma

basándose en la labor que el entrevistado realiza dentro de la organización y la

información que se desea obtener.

c) Un punto importante para el éxito de la entrevista es buscar un horario oportuno

para que el entrevistado no se esté distrayendo, conteste todas las preguntas

rápidamente sin analizarlas por tener trabajo pendiente, o se presente cualquier otra

situación por la que no preste la atención que se necesita. Por lo anterior se

recomienda hablar antes con el entrevistado y darle la oportunidad de determinar el

día y la hora en que se realizará la entrevista, aclarándole que necesitamos de su

completa atención.

d) El analista de sistemas debe causar buena impresión al entrevistado, debe ser

cortés, nunca prepotente, debe transmitir confianza al entrevistado para que éste no



12

sienta que se le está juzgando o fiscalizando; el analista debe presentarse vestido de

una manera adecuada pues es difícil que alguien acceda a cooperar y poner su

confianza en una persona sucia y desaliñada.

e) Se deben evitar las entrevistas largas, pues llega un momento en que el

entrevistado se cansa y empieza a distraerse; por lo cual es preferible tener varias

entrevistas cortas en lugar de una muy larga.

f) Propiciar un ambiente adecuado de tal manera que la persona a entrevistar se

sienta bien, para ello es necesario considerar ciertos aspectos tales como el dejarhablar al entrevistado, no interrumpirlo a menos de que se esté desviando demasiado

del tema. El analista no debe suponer nada ni dar algo por hecho, pues el entrevistado

se puede confundir o sentir mal. Hay que respetar a cualquier persona sea cual fuere

su puesto dentro de la organización. Es imprescindible también tratar de hablarle a

cada entrevistado en su lenguaje, pues no podemos utilizar el mismo con un gerente

que con el trabajador de menor nivel.

g) El analista debe concretarse al tema, no empezar a tratar asuntos que no tienen

nada que ver con el estudio del sistema.

h) El analista debe tener despiertos sus cinco sentidos, debe estar pendiente de lo que

pasa alrededor y del lenguaje corporal del entrevistado, pues en muchas ocasiones

estos aspectos revelan cosas importantes.

i) Inmediatamente después de terminada la entrevista ésta se debe transcribir y

documentar, incluso se pueden elaborar diagramas que contribuyan a una mejor

comprensión de lo investigado.

Una grabación de la entrevista es de gran ayuda para la documentación, pero ésta se

debe hacer sólo con el consentimiento del entrevistado. Un resumen y auto evaluación

podría servir de gran ayuda para entrevistas posteriores.



13

Preguntas en la entrevista

Las preguntas de la entrevista deben estar encaminadas a conocer perfectamente

todas las actividades que se realizan en el sistema, así como las entradas requeridas y

las salidas que éste produce; y por supuesto determinar cuáles son los cambios que

necesita el actual sistema.

A continuación se presentan algunas preguntas que no deben faltar en una entrevista

bien planeada.

El analista deber agregar aquéllas que considere necesarias. Primero se aplican las

preguntas que ayudan al conocimiento del sistema actual.

Generales

• ¿Qué actividades se realizan?

• ¿Quién lo hace?

• ¿Cómo lo hace?• ¿Cuándo, dónde, cómo, por qué, para qué lo hace?

• ¿Cuánto dura cada una de estas actividades?

• ¿Qué políticas de decisión se siguen?

• ¿Qué costumbres se tienen en el sistema?

• ¿Cuáles son los controles con los que se cuenta?

Entradas

• ¿Qué entradas hay al sistema?

• ¿De dónde vienen?

• ¿Cuándo vienen?

• ¿En qué formato?

• ¿Cómo se procesan las entradas?

• ¿Qué control de entradas se tiene?



14

Salidas

• ¿Qué salidas hay?

• ¿De dónde salen?

• ¿Cuándo salen?

• ¿En qué formato salen?

• ¿A dónde van?

• ¿Qué control de salidas se tiene?

Equipo de procesamiento

• ¿Cuáles son las características del equipo?

• ¿Qué aplicaciones se corren en el equipo?• ¿Es seguro el equipo?

• ¿Qué controles se tiene?

• ¿Hay integridad?

• ¿En qué ambiente se trabaja ‐ red, independiente, etc.?

• ¿Qué capacidad tiene el equipo?

Una vez que se conoce cómo trabaja el sistema actual, se procede a investigar losposibles cambios al sistema, para lo cual proponemos las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los problemas más comunes dentro del sistema?

• ¿Qué agregaría a todo el proceso?

• ¿Qué eliminaría?

• ¿Qué cambios le haría?

Cuando se han terminado las entrevistas con los usuarios y se conocen las

necesidades y opiniones de los usuarios, el analista de sistemas está en condiciones de

plantear ya en forma escrita los objetivos del "nuevo sistema".

Una vez redactados los objetivos se debe llevar a cabo un estudio de su rentabilidad, el

cual debe ser revisado y aprobado por los altos mandos de la empresa, quienes

decidirán si se realizará o no el desarrollo del sistema. Esto con el objeto de tener la



15

seguridad de lo que se está haciendo y por qué se está haciendo, pues sería frustrante

que en etapas posteriores, o incluso una vez terminado el desarrollo, nos diéramos

cuenta de que dicho desarrollo no proporciona ningún beneficio económico a la

empresa, pues bien sabemos que el objetivo principal de cualquier empresa es "ganar

dinero".

Si se tuvieran subprogramas que dependan de uno de los programas del segundo

nivel, se anotarían abajo de éste en el siguiente nivel, y así sucesivamente. Cuando el

analista de sistemas ha terminado la elaboración de árboles Modulares ya está en

condiciones de realizar la "organización de Módulos".

SITUACIÓN: El dueño de la farmacia no tiene tiempo para responder a todas las preguntas que

se presentan.

¿Qué hacer para lograr obtener los datos? R1.- Se puede realizar la entrevista en su casa, fuera del horario de trabajo.

R2.- Planear fracciones de la entrevista, de acuerdo al tiempo que se tiene.

Las respuestas a esta pregunta pueden ser variadas de acuerdo a la situación, pero el punto

crítico es

que

si

se

lleva

acabo

entrevistas

de

esta

manera,

el

sistema

que

se

piensa

desarrollar

tardará más tiempo en terminarse y eso no es bueno para los costos del mismo, ya que se

elevarían. Con este punto, el dueño de la farmacia tiene que hacer a un lado lo que está haciendo

o no se podrá terminar el sistema.

1.7. Diagrama de Flujo

El diagrama de flujo es importante para el análisis de sistema y para determinar

gráficamente el sistema estudiado, por tanto se presenta a continuación la forma de

elaboración y algunos ejemplos.

Elaboración de Diagramas de Flujo

Los diagramas de flujo son una herramienta muy útil en la etapa del Análisis.

Para un sistema proponemos dos tipos de diagramas de flujo:



16

• Diagramas de Flujo de Datos.

• Diagramas de Flujo del Programa.

Diagramas de Flujo de Datos

Este tipo de diagramas muestran cuáles son las entradas, salidas y procesos del

sistema; así como los orígenes y destinos de los datos.

Es recomendable no hacer muy detallado ese tipo de diagrama, pues el objetivoprincipal es tener una visión general del sistema sin profundizar mucho en cada una

de las operaciones que este realiza. Se puede elaborar un diagrama en el que se

observe cómo está ubicado el sistema dentro de la organización y las relaciones que

tiene con los demás sistemas en caso de que existan y otro en el que se muestre cómo

intercalan los diferentes módulos que forman parte del sistema.

Los diagramas de Flujo de Datos cuentan con cuatro tipos de gráficos que sonexplicados a continuación:

a) Flujo de datos.‐ Son los datos que fluyen en las diferentes operaciones del sistema.

Sobre la flecha debe tener el nombre con que se identifican los datos.

b) Procesos.‐ Representan la conversión de datos de entrada en datos de salida. Cada

proceso debe tener un número y un nombre.



17

c) Origen o destino externo de datos.‐ Representan personas u organismos que no

interesan en el estudio del sistema, pero operan como un origen o destino de los

datos.

d) archivos.‐ Son almacenes de datos. Cuando una flecha de flujo de datos apunta hacia

el símbolo de archivo, se indica que se está almacenando información en el archivo,

pero si la flecha sale de él, es indicio de que se está obteniendo información del

usuario.

A continuación se muestra un ejemplo de un Diagrama de Flujo de Datos basándose enel ejemplo de la situación de la Farmacia:

Venta

medicamento

Dueño

Cliente

Estante Medicina

Medicina

Dinero

PC Código de Barras Precio



18

CAPÍTULO II: DETERMINAR LOS ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE BASE

DE DATOS

Esto trata, como su nombre lo dice, identificar los elementos que componen a un

Sistema de Base de Datos como son:

Información: conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje

sobre un determinado ente o fenómeno.

Usuarios: Es todo aquel personaje que hace uso de un sistema de información y, en

este caso de un Sistema de Base de Datos:

Dentro de una estructura de una base de datos también está contenido objetos de la

base de datos:

Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos

datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus

características. Más adelante veremos qué es un campo.

Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el

fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla,

impresora...)

Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de unaforma más cómoda y visiblemente más atractiva.

Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada

para imprimirlos.



19

Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas

repetitivas.

Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

2.1. IDENTIFICAR TIPO DE INFORMACIÓN

El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de información que

se quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la información

disponible y la información que necesitamos.

La planificación de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital

para la gestión efectiva de la misma. El diseño de la estructura de una tabla consiste en

una descripción de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o

datos que contendrá cada uno de esos campos.

Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo:

nombre, apellido, domicilio. La definición de un campo requiere: el nombre del campo,el tipo de campo, el ancho del campo, etc.

Los registros constituyen la información que va contenida en los campos de la tabla,

por ejemplo: el nombre del paciente, el apellido del paciente y la dirección de este.

Generalmente los diferente tipos de campos que su pueden almacenar son los

siguientes: Texto (caracteres), Numérico (números), Fecha / Hora, Lógico

(informaciones lógicas si/no, verdadero/falso, etc., imágenes.

En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una tabla es

determinar claramente los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un

nombre especificando su tipo y su longitud.



20

2.2. IDENTIFICAR TIPOS DE USUARIOS

Hay 3 tipos diferentes de usuarios de un sistema de BD, diferenciados por la forma en

que interactúan con el sistema

Programadores de aplicaciones: Se encargan de diseñar y programar las

aplicaciones necesarias para la utilización de la B.D.

Usuario final: Es la persona que se dedica a trabajar sobre los datos almacenados en

la B.D. Hay usuarios finales avanzados que por medio del lenguaje de programaciónSQL pueden acceder a los datos.

Administrador de B.D.: Es el usuario más importante de los tres, ya que es el que se

encarga de diseñar y modificar la estructura de la B.D.

2.3. DETERMINAR EL EQUIPO A UTILIZAR

Un servidor de bases de datos, no es más que un equipo que contiene un software

SGBD (Sistema Gestor de Bases de Datos), existe infinidad de software de este tipo y

puedes instalar cualquiera en tu propio equipo, volviéndolo así un servidor.

En estos momentos las más usadas son las Bases de Datos Relacionales que

almacenan los datos en tablas que mantienen los datos "relacionados" entre sí, de

forma que se mantienen coherentes.

La mayoría de las páginas web que contienen foros, o contenido actualizable,

almacena sus datos en una o más máquinas que tienen instalado un sistema de bases

de datos.

De acurdo a esto, el equipo que se debe comprar debe contener la seguridad de no

perder los datos en una es carga eléctrica u otro fenómeno que pueda ocurrir, por



21

tanto es necesario a demás de la PC conseguir no‐break o sistemas de alimentación de

energía alternas a la cotidiana para asegurar el resguardo de la información.

2.4. DETERMINAR LOS PROGRAMAS A DESARROLLAR

Hay muchas opciones para crear base de datos, los más comunes son Oracle, MySQL,

SQL Server y utilizan un lenguaje de comunicación llamado SQL (Simple Query

Language) que permite hacer selecciones de datos complejas, inserciones,

actualizaciones y eliminación de datos.

Aquí es recomendable utilizar un manejador de base de datos gratuito o aquel que

tenga licencia para su aplicación e instalación.

En cuanto a la programación del programa que va a interactuar con la base de datos se

puede tener la opción de Visual Basic, Visual FoxPro o Delphi, que son programas que

se pueden enlazar con la base de datos, sin embargo una base de datos también tiene

sus propias formas visuales para trabajar.



22

CAPÍTULO III: DISEÑAR UNA BASE DE DATOS EN BASE AL MODELO

ENTIDAD/RELACIÓN

El modelo Entidad – Relación fue propuesto por Peter Chen, en 1976, usado como el

modelo sobre el cual se soporta el diseño de una base de datos.

Permite crear un modelo de datos en términos de: Entidades, sus Atributos y

Relaciones entre las entidades.

Componentes del Modelo Entidad Relación

EntidadesAtributosRelaciones

A continuación se presentan estos tres componentes

3.1. DEFINIR ENTIDADES Y RELACIONES

Las entidades: Son los objetos principales acerca de los cuales se almacena

información. Son cosas de importancia o interés para un área de negocios o para un

sistema que requiere del almacenamiento de datos.

Ejemplos: Personas, Lugares, Cosas o Eventos de interés.

Las Relaciones: Permiten representar diferentes tipos de relaciones entre entidades.

Tienen “semántica “, es decir, almacenan información acerca de la forma en que se

asocian las entidades.

Se dibujan así: RELACIÓN.

Nombre Entidad



23

SITUACIÓN Con el ejemplo de la farmacia: las entidades que se presentan son: Medicina y Cliente. De esto su

relación seria:

3.2. ESTABLECER ATRIBUTOS

Los Atributos: son las características de las entidades. Describen a las entidades.

Representan características o cualidades de una entidad. Ejemplos: Nombre de una

persona, Nombres de ciudades, Número de empleado, Fecha de contratación, Monto a

pagar.

Atributo identificador: Identifican de manera única a cada

Ocurrencia de la entidad.

Descriptor: Describen una característica o cualidad de la Entidad.

SITUACIÓN Para la farmacia, un cliente tiene varios atributos: Nombre, dirección, teléfono, etc.

En el diagrama se vería así:

3.3. DEFINIR LOS ENUNCIADOS SEMÁNTICOS

Atributo

Atributo

Cliente Medicina

Cliente

Nombre

Dirección Teléfono

RFC



24

El propósito de los diagramas es mostrar las Entidades de datos y cómo éstas se

relacionan basando esto último en un enunciado.

El DER (diagrama entidad relación) se concentra sólo en las entidades de datos.

Para poder construir un diagrama entidad ‐ relación, se tiene que tener en cuenta

varias cosas, entre ella se comienza con la Pregunta inicial:

¿Cuáles son las entidades de interés acerca de las cuales se desea almacenar datos?

La respuesta a esta pregunta en específico para un negocio comercial podrían ser:

PRODUCTOS, INVENTARIO, PROVEEDORES, FACTURAS, ORDENES DE COMPRA.

El procedimiento que se debe seguir para su Construcción es: Dibujar un bloque para

cada entidad identificada. Para el nombre de las entidades, se recomienda que sean en

singular. Ejemplo:

CLIENTE en lugar de CLIENTES,

ARTICULO en lugar de ARTÍCULOS.

Siguiente pregunta:

¿Cuál relación existe entre cada par de entidades?

Para identificar las relaciones entre dos entidades se realizan dos preguntas:

• Primer pregunta de izquierda a derecha.

• Segunda pregunta de derecha a izquierda.

¿Un cliente cuantas facturas puede tener? Muchas.

¿Una factura cuantos clientes tiene? Una.



25

Después se tiene que analizar si la relación es obligatoria y

se representa así:

Se revisa en ambos sentidos a través de dos preguntas.

¿Una factura puede existir sin un cliente? No ya que es obligatorio tener un cliente.

¿Puede un cliente existir sin factura? Si ya que no es obligatorio tener una factura.

Ejemplo de Producto - Factura

¿Un producto puede estar involucrado en muchas facturas? Sí.

¿Una factura cuantos productos puede tener? Muchos.

¿Una factura puede existir sin producto? Sí ya que no existe obligatoriedad.

¿Un producto puede existir sin una factura? Sí ya que no existe obligatoriedad.

En una relación de muchos a muchos se le debe asignar un nombre a la relación.

Tomando PRODUCTO Y PROVEEDOR

¿Un producto cuantos proveedores puede tener? Varios

¿Un proveedor cuantos productos puede tener? Muchos

¿Un proveedor puede existir sin producto? Sí ya que no tiene obligatoriedad

¿Un producto puede existir sin un proveedor? Sí ya que no tiene obligatoriedad

Entidades en un solo diagrama:



26

Para romper una relación de muchos a muchos se crea una tercera entidad con el

nombre de la relación, esta tendrá una relación de uno a muchos con las entidades

originales (el lado de muchos al lado de la nueva entidad y el lado de uno tendrá que

ser obligatorio con las entidades originales).

SITUACIÓN En la farmacia, la pregunta de la relación de cliente y medicina es así:

¿Un cliente cuantas medicinas puede comprar? Muchas.

¿Una medicina a cuantos clientes se le puede vender? muchas.

3.4. ESTABLECER LOS ESQUEMAS PARA LOS ENUNCIADOS SEMÁNTICOS

A continuación se presentan las tablas y la relación de los enunciados y sus preguntas

de la sección anterior para que se vea como quedarían estas preguntas representadas

gráficamente o mejor dicho en un Modelo Entidad ‐ Relación.

Cliente Medicina



27

Ejemplo de Cliente - Factura

Ejemplo de Producto - Factura

Tomando PRODUCTO Y PROVEEDOR

Diagrama completo

3.5. REALIZAR EL DIAGRAMA ENTIDAD/RELACIÓN

El modelo Entidad – Relación apoya el análisis.

• Definir los requerimientos de la empresa.

• Escribir la información acerca de las entidades y sus relaciones, requeridas para

modelar esos requerimientos.

• Determina los tipos de transacciones que se busca ejecutar sobre la Base de Datos.

El modelo Entidad ‐ Relación apoya el diseño.



28

• “Mejora” la habilidad del diseñador de Base de Datos.

• Permite definir los requerimientos de información del mundo real de la manera

precisa.

• Define la semántica de las relaciones entre los datos.

• Especifica lineamientos para definir reglas de integridad.

En base a estos conceptos, el modelo entidad relación puede ser tan extenso o corto

como lo determina la investigación preliminar. Como se presentó en el tema anterior

un diagrama terminado se ve de la siguiente manera, tomando todos los ejemplos

explicados:

SITUACIÓN El diagrama de la farmacia basando el supuesto que se necesita un sistema que determine la

búsqueda rápida de artículos además de anexar la cartera de clientes queda de la siguiente

manera:

Nota

Cantidad

Total Fecha

Folio

Medicina

Nom

Marca Caducidad

Código

Cliente

Nom

Dir

Tel

RFC

RFC

Código



29

CAPÍTULO IV: DESARROLLAR BASES DE DATOS MEDIANTE UN

PROGRAMA ADMINISTRADOR

En este tema se toma como base el programa de base de datos llamado Microsoft

Access el cual es el que está instalado en la institución. Por tanto se desarrolla un

pequeño manual sencillo para los propósitos de informar y dar practica sencilla para

su manejo.

4.1. CREAR TABLAS DE ACUERDO A LAS ENTIDADES DISEÑADAS

En un Sistema de Base de Datos relacional, la información se almacena en “tablas”.

Cada tabla contiene un conjunto de información asociada a un grupo de similar

entidad.

Una “columna” representa un tipo único de información acerca de la entidad

(atributo). Una “fila” es un conjunto de tipos de información que describe una entidad.

Generalmente, la tabla está compuesta de múltiples filas, que constituyen un conjunto

de entidades similares que son descritas de acuerdo con un criterio predefinido

Nombre Apellido Dirección

Existe una relación de conceptos entre la nomenclatura de almacenamiento de una

Base de Datos y el almacenamiento tradicional en ficheros, éste se podría establecer

de la siguiente manera

Tabla Fichero

Fila Registro

Columna Campo del Registro

Filas

Columnas



30

Crear una tabla de datos

Para crear una tabla de datos tenemos que posicionarnos en la ventana base de

datos con el objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se abre

una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla:

• Vista Hoja de datos

consiste en introducir

directamente los datos

en la tabla y según el

valor que

introduzcamos en la

columna determinará

el tipo de datos que

tiene la columna.

• Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica

• Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso

en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya

predefinidas.

• Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en

otra base de datos.

• Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en

otra base de datos.

Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este

método consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintascolumnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc. Otra forma más

rápida de llegar a la vista diseño es desde la ventana Base de datos con el objeto

tablas seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear una tabla en vista

Diseño.



31

Aparecerá la ventana Diseño de tabla:

En la barra de título tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos

asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1;a continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen

la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la

rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte

inferior tenemos a la izquierda dos fichas (General y Búsqueda) para definir

propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que

estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da

algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento

el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo

y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo

puede tener hasta 64 caracteres.

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la

tabla:



32

Podemos definir un campo utilizando el generador de campos que permite definir

campos a partir de los de unas tablas ejemplo y que se activa pulsando el icono

de la barra de herramientas.

O bien podemos definir nosotros mismos los campos directamente como

explicaremos a continuación.

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al

pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto

nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de

tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable

de la derecha y elegir otro tipo.

Observa cómo una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte

inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para

poder indicar más características del campo, características que veremos con detalle

en la unidad temática siguiente.

A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para

introducir un comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la



33

persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este

cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de

la Tabla.

Tipos de datos

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los

datos que se van a almacenar en ese campo.Los diferentes tipos de datos de Access2002 son:

• Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como

dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50

caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se

utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número

que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.

• Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios oexplicaciones. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access

recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un

campo Objeto OLE en lugar de un campoMemo.

En Access2002 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo

utiliza los 255 primeros caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.

• Número: para datos numéricos utilizados en cálculos

matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del

campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte,

Entero y Entero largo permiten almacenar números sin

decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de

réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

• Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año

9999.



34

• Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos

matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro

decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador

decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en

los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la

izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8

bytes de espacio en disco.

• Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o

número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevoregistro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar.

• Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No,

Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

• Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un

documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos

binarios.

• Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto yutilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede

tener hasta tres partes:

Texto: el texto que aparece en el campo o control.

Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.

Subdirección: posición dentro del archivo o página.

Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

• Existe otra posibilidad que es la Asistente

para

búsquedas... que crea un campoque permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un

cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el

Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el

tipo de datos basándose en los valores seleccionados



35

4.2. ASIGNAR LAS CLAVES PRINCIPALES A LAS TABLAS CREADAS

La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos

sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin

ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de

una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de

un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic

sobre el nombre del campo que será clave principal.

Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas.

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho

campo es la clave principal de la tabla.

Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a

seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono .

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave

principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas

en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas,

el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:



36

4.3. ESTABLECER RELACIONES ENTRE LAS TABLAS CREADAS

Para este tema, las relaciones son importantes en su explicación por tanto se

presentan tres partes para su mejor comprensión, comenzamos con la parte número I:

LAS RELACIONES (I)

En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones

que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.

Crear la primera relación.Para crear relaciones en Access2002 primero deberemos acceder a la ventana

Relaciones, podemos optar por:

• estando en la ventana Base de datos, ir al menú

Herramientas, y elegir la opción Relaciones...

O bien

• Hacer clic sobre el botón de la barra de

herramientas.Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las

tablas que formarán parte de la relación a crear.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella,

aparecerá dicha tabla remarcada.

Hacer clic sobre el botón Agregar.

Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a

crear.

Hacer clic sobre el botón Cerrar.



37

Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación:Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso aulaclic_codigo).

Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el

campo código de la tabla secundaria (Tabla1).

Soltar el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguientes:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (clientes de aulaClic y tabla1) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación

(aulaclic_codigo y código). ¡Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo

tipo de información y por lo tanto del mismo tipo.



38

Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las

características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios).

Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.

Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos

relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.

Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.

Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones

LAS RELACIONES (II)

Añadir tablas a la ventana Relaciones.

Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla

en la ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono de la

barra de herramientas.

Para añadir la tabla podemos elegir entre:

• hacer clic sobre el icono Mostrar tabla

o bien,

• del menú Relaciones elegir la opción Mostrar tabla

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado

anterior.

Añadir las tablas necesarias.

Cerrar el cuadro de diálogo.



39

Quitar tablas de la ventana Relaciones.

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic sobre el icono de la

barra de herramientas.

Después podemos elegir entre:

• hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la

opciónOcultar tabla del menú contextual que aparecerá,

• hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y del menú

Relaciones elegir la opción Ocultar tabla desaparecerá

de la ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a ella.

Modificar relaciones.

Paramodificar relaciones ya creadas:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos

formas:

• hacer clic con el botón derecho sobre la relación a

modificar y elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que

aparecerá,

o bien,

• hacer clic sobre la relación a modificar y elegir del menú

Relaciones la opciónModificar relación...

Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones

estudiado anteriormente.

Realizar los cambios deseados.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.



40

Eliminar relaciones.

Si lo que queremos es borrar la relación podemos:

• hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción

Eliminar del menú contextual, o bien,

• hacer clic sobre la relación a modificar y elegir del menú Edición la opción

Eliminar

• hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará

seleccionada, y a continuación pulsar la tecla Del.

La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos

LAS RELACIONES (III)

Limpiar la ventana relaciones

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la

ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difícil interpretarla.

Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella

únicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la

opción Borrar diseño y Mostrar relaciones directas que describiremos a

continuación.

Para limpiar la ventana Relaciones:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:



41

• elegir del menú Edición la opción Borrar diseño

o bien,

• hacer clic en el icono de la barra de herramientas.

Desaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones.

Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos,

únicamente hemos limpiado la ventana.

A partir de ese momento podemos ir añadiendo a la ventana las tablas que nos

interesan (con la opción Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones

definidas con esas tablas con la opción Mostrar directas que explicaremos a

continuación.

Mostrar relaciones directas

Esta opción nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones

basadas en una tabla determinada para ello:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

• Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la

opciónMostrar directas del menú contextual que aparecerá,

• Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y elegir del menú

Relaciones la opciónMostrar directas



42

• hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el icono

Aparecerán todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que

intervienen en estas relaciones.

Visualizar todas las relaciones

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

• hacer clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y

elegir la opción Mostrar todo del menú contextual que

aparecerá,

• elegir del menú Relaciones la opción Mostrar todo

• hacer clic en el icono

Aparecerán todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas



43

CAPÍTULO V: VERIFICAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

La verificación del sistema es muy importante, ya que en este descansa toda la

investigación y su buena terminación.

5.1. REALIZAR PRUEBAS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN.

Es necesario comprobar que el sistema de información desarrollado funciona como es

debido, en definitiva se trata de ejecutar los programas para encontrar errores. Las

pruebas se consideran satisfactorias si no se encuentra algún error. Es el método más

habitual para determinar si el equipo lógico funciona como debe.

Otras actividades para asegurar que el equipo lógico funciona como debe son:

• El uso de una metodología de desarrollo.

• Revisiones formales e informales.

• Reuniones de revisión estructurada.• Gestión de la configuración.

• Uso de las normas y estándares de desarrollo.

• Pruebas estáticas y dinámicas.

Realización de las pruebas

Las diferentes pruebas que deben realizarse se basan en realizar pruebas a diferentesniveles, es necesario probar si cada unidad funciona, luego es necesario probar si los

distintos componentes encajan entre sí y por último es necesario probar el sistema

globalmente. Este proceso es algo bastante lógico, pues si por ejemplo sólo probamos

el sistema sería difícil encontrar determinados tipos de errores.



44

Principios básicos de pruebas.

Deben ser llevadas a cabo por personas distintas a los diseñadores de los programas,

así se puede verificar además del correcto funcionamiento del programa su correcta

concepción e interpretación

Diseño de juegos de prueba.

Existen dos tipos de prueba:

• Pruebas Tipo Caja Blanca. Permiten examinar la estructura interna delprograma.

• Pruebas De Tipo Caja Negra. Donde los casos de prueba se diseñan

considerando exclusivamente las entradas y salidas del sistema, sin

preocuparse por la estructura interna del mismo.

Pruebas de tipo caja blanca.

Para su desarrollo se selecciona un conjunto de caminos lógicos y se generan datos deprueba, determinando los valores específicos que definen la ejecución de esos

caminos seleccionados.

• PRUEBA DE COBERTURAS DE SENTENCIAS

Consiste en generar casos de prueba que permitan probar cada sentencia

dentro de un módulo al menos una vez.

• PRUEBAS DE COBERTURA DE CONEXIÓN.Consisten en diseñar casos de prueba que consideren todos los posibles

valores de cada una de las condiciones.

• COMPLEJIDAD CICLO MATICA.

A partir de los diagramas de flujo de programa se dibujan gráficos de programa

que contienen nodos que representan bloques de código y conexiones entre

ellos, mostrando de esta forma las ramas entre los bloques de código.



45

Pruebas de tipo caja negra.

En este caso se busca probar:

• Las funciones realizadas por el sistema

• El cumplimiento de los objetivos del sistema

• Las reacciones del sistema ante los estímulos exteriores

• Las transacciones manejadas por el sistema

Lo fundamental en este tipo de pruebas es encontrar el subconjunto de todas las

entradas posibles del programa, esto es muy complejo, para conseguirlo se siguen

diferentes criterios:

• Particiones de Equivalencia.

• Análisis de Valores límite.

• Valores típicos de error.

• Valores Imposibles.

Terminación De Las Pruebas. El objetivo de las pruebas consiste en encontrar

errores, pero si ya no se encuentran errores (no quiere esto decir que no los haya)

debe seguirse un criterio de terminación de las pruebas; el criterio puede ser:

• Cuando el tiempo de la prueba ha expirado.

• Cuando todos los casos de prueba se ejecutan sin error.

5.2. VALIDAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

La validación se refiere al proceso por el cual los datos son filtrados y aceptados o

rechazados en base a procedimientos definidos. Es también el paso previo a su

entrega.



46

Puntos a considerar:

• Debe verificarse la exactitud de los datos críticos, independientemente de si

fueron ingresados a mano o transferidos electrónicamente.

• Los chequeos deben ser parte de procedimientos rutinarios para identificar

errores.

• Deben existir procedimientos estándar para definir datos sin procesar,

seguridad para la entrada de datos y revisión.

• Los resultados finales deben ser trazables a quien ingresó los datos o al

instrumento desde el cual se incorporaron automáticamente.

• Cualquier falla o evento inusual ocurrido con el instrumento debe registrarse

junto con los datos sin procesar. Debe evaluarse el impacto del error sobre los

datos y tomar las acciones necesarias.

• Si se realizan cambios en los datos, los mismos no deben ocultar los datos

originales. Debe identificarse la persona que los hizo y la causa.

• Los informes de datos cuantitativos deben incluir la incertidumbre de

medición.• Los datos deben ser validados por personal calificado y autorizado siguiendo

un procedimiento operativo estándar.

Datos exactos

Para lograr tener datos exactos y sin ningún error, es necesario tener en cuenta lo

siguiente:

• Correcto funcionamiento del instrumento.

• Mantenimiento preventivo del mismo.

• Calibración periódica.

• Verificación de su funcionamiento



47

Antes de aprobar o rechazar:

Cuando estés a punto de aprobar los datos están correctos a la hora de capturarlos en

el sistema, se debe de tener cuidado lo siguiente:

• Correcta identificación de las muestras.

• Posibilidad de transmisión de errores.

• Plausibilidad.

• Consistencia.

Con esto se puede evitar muchos dolores de cabeza a la hora de entregar el sistema,

por ejemplo mediante: *Comparaciones con datos similares. *Chequeo de

plausibilidad de valores respecto de límites definidos. *Análisis de regresión. *Tests

de outliers.

Lo que debemos preguntarnos es: ¿Qué podemos detectar al validar los datos?, la

respuesta es: * Potenciales problemas en el análisis. *Eventos inusuales durante elmuestreo. *Errores en la transcripción de los datos. *Errores en la presentación de los

datos.

Ahora bien, ¿Cómo debes proceder cuando detectes un error o algún dato anómalo?

La respuesta está en: Si encuentras un error, busca una solución. Si encuentras datos

anómalos, por ningún motivo los elimines, mejor los señalo para decidir más adelante

si los incluyo o no en la evaluación.

Chequeo rutinario y procedimiento de revisión

Tener procedimiento operativo estandarizado.



48

Chequear que todo esté correctamente identificado: Ver si las unidades son correctas,

Ver si los datos corresponden al nombre de la columna y fila, Ver que todas las

variables estén identificadas.

Identificar eventos: Anotar cualquier actividad inusual en la planilla de muestreo. Esto

puede contribuir a explicar datos anómalos detectados, por ej. Utilizando gráficos del

tipo concentración vs fecha.

Anotar cualquier novedad relacionada con el muestreo, análisis, cambio de operador,

fallas en los equipos:

Controlar posibles errores de transcripción de datos.

5.3. IMPLANTAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

La implantación es el punto final (de una manera) para entregar el sistema a su dueño

para que de esta manera comience a utilizar el sistema y aproveche al máximo el

software de base de datos que se entrega.

El criterio recomendado para este paso consiste en presentar a la persona (que nos

contrato para realizar el sistema) diagramas de flujo y tablas de decisión en donde se

delineen las especificaciones del nuevos sistema. Esta información incluye:

Información general acerca de la compañía, sus planes futuros de procesamiento, y

una lista de las especificaciones del nuevo sistema. Las particularidades que se

refieren a estas especificaciones serán cubiertas en las secciones subsecuentes.

Para clarificar se presenta una tabla donde se ve la etapa de este paso y su

descripción:



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Cuadro De Implantación De Sistemas

Etapa Descripción

1.‐ Adiestramiento a

usuarios

Debe de ser a nivel de escuela; se debe llevar a cabo

usando los manuales e instructivos obtenidos del diseño

de sistemas.

2.‐ Prueba del sistema por

usuarios

Es la actividad que reafirma a cada uno de ellos lo que

aprendió en el adiestramiento. Es muy importante que

ellos produzcan los datos de prueba de acuerdo con el

plan de la misma.

3.‐ Aprobación de resultados

de la prueba

La aprobación de los resultados de la prueba la deberán

hacer los usuarios a la luz de los que su grupo de prueba

les reporte al finalizar el tiempo de prueba.

4.‐ Conversión al sistema Consiste en la implantación de los procedimientos

contenidos en los diferentes manuales e instructivos

obtenidos en el paso del diseño de sistemas.5.‐ Liberación del sistema Consiste en la entrega formal del sistema al usuario por

parte de los comités de factibilidad y técnico.

5.4. REALIZAR MANTENIMIENTO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Con posterioridad a la fase de implementación de los sistemas, se continúa con la fase

de mantenimiento. El mantenimiento de sistemas es el mejoramiento continuodespués del inicio del funcionamiento para no dejar caer el sistema.

Cuando se elaboran planes para crear un sistema de información, las organizaciones

no pueden dejar de considerar que el mantenimiento de sistemas es la fase más

prolongada y costosa del ciclo de vida de los sistemas.



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Un sistema implantado en una organización es necesario el mantenimiento, por lo

tanto esta organización o empresa debe ser flexible para apoyar el mantenimiento de

los sistemas existentes.

Es importante considerar la evaluación y el monitoreo de un sistema en términos del

mantenimiento necesario y, en consecuencia, reducir o contener los costos implícitos.

El mantenimiento de sistemas puede clasificarse en cuatro grupos, cada uno de los

cuales repercute en el plan estratégico de información institucional de diferentes

maneras:

• Mantenimiento

correctivo. Independientemente de cuán bien diseñado,

desarrollado y probado está un sistema o aplicación, ocurrirán errores

inevitablemente. Este tipo de mantenimiento se relaciona con la solución o la

corrección de problemas del sistema. Atañe generalmente a problemas no

identificados durante la fase de ejecución. Un ejemplo de mantenimiento

correctivo es la falta de una característica requerida por el usuario, o su

funcionamiento defectuoso.

• Mantenimiento para

fines

específicos.

Este tipo de mantenimiento se refiere a lacreación de características nuevas o a la adaptación de las existentes según lo

requieren los cambios en la organización o los usuarios, por ejemplo, los

cambios en el código tributario o el reglamento internos de la organización.

• Mantenimiento para mejoras. Se trata de la extensión o el mejoramiento del

desempeño del sistema, ya sea mediante el agregado de nuevas características,

o el cambio de las existentes. Un ejemplo de este tipo de mantenimiento es la

conversión de los sistemas de texto a GUI (interfaz gráfica de usuarios).

• Mantenimiento preventivo. Este tipo de mantenimiento es probablemente uno

de los más eficaces en función de los costos, ya que si se realiza de manera

oportuna y adecuada, puede evitar serios problemas en el sistema. Un ejemplo

de este mantenimiento es la corrección del problema del año 2000.



51

CAPÍTULO VI: ELABORAR DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN EN UN LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN VISUAL

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad

administrativa, o de dos ó más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos

necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda

auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica

referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores

de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los

empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

La utilidad permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a

descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su

ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal yaque describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos,

delegación de autoridad, etc.



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Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo

deben hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procedimientos y métodos.

6.1. ELABORAR EL MANUAL DE TÉCNICO

Este documento contiene toda la información sobre los recursos utilizados por el

proyecto, llevan una descripción muy bien detallada sobre las características físicas y

técnicas de cada elemento. Por ejemplo: características de procesadores, velocidad,

dimensiones del equipo, garantías, soporte, proveedores y equipo adicional.

Su extensión depende de la cantidad de recursos y equipo utilizado y generalmente se

presenta en forma de fichas técnicas en donde se describe en cada una las

características de cada recurso.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA DOCUMENTACIÓN DE EL DESARROLLO

DE APLICACIONES INFORMÁTICAS:

Toda documentación que se genere para un proyecto específico, que haya sido

revisada y aprobada, debe poseer lo siguiente:

A) Identificación del documento

Este documento debe incorporar la siguiente información:



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• Logotipo de la organización.

• Nombre oficial de la organización.

• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular

debe anotarse el nombre de la misma.

• Lugar y fecha de elaboración.

• Número de revisión (en su caso).

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en

segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la

forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número

debe colocarse un guión o diagonal. (en su caso)

B) Estructura del documento.

Por cada documento final deberá entregarse copias al personal involucrado en el

proyecto. Una vez concluido el desarrollo de un sistema, considerando para esto los

posibles cambios que se efectúen durante la etapa de garantía de que lo cubre (si asífuera el caso), el usuario final del sistema debe recibir una versión actualizada final

del documento manual técnico.

Ahora bien, la Estructura del documento MANUAL TÉCNICO es el siguiente, aclarando

que no es necesariamente una imposición, sino una sugerencia para lograr entregar y

realizar un manual con éxito.

• Índice: Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte

del documento

• Introducción: Se debe presentar una breve descripción del sistema

desarrollado, que contemple el ámbito abarcado, cual es su función principal y



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un detalle de las funciones macros o partes que lo componen. Puede incluir un

mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

Objetivo general del sistema: Se debe de describir el objetivo general del

sistema.

Objetivos específicos: Se deben describir brevemente los objetivos específicos

que se cumplieron con el desarrollo del sistema.

• Contenido técnico: Es conveniente aclarar que los manuales varían de

acuerdo a las necesidades de los usuarios y los programadores, por tanto la

siguiente lista no es la definitiva ni la única que se puede aplicar para elaborar

un manual técnico.

1. Definición de reglas del negocio implementadas en el sistema desarrollado.

2. Diagramas de flujo de datos, junto con su respectivo diccionario de datos.

3. Controles de auditoría implementados en el sistema.

4. Descripción de campos requeridos por pantalla con presentación de

pantallas.

5. Diagrama de navegación del sistema.6. Requerimientos de interface con otros sistemas.

7. Modelo lógico de datos, diagrama entidad‐relación.

8. Modelo de datos físico, junto con su respectivo diccionario de datos.

9. Matriz de procesos versus organización.

10. Matriz de programas versus entidades.

11. Plataforma de usuario. Aquí se describen los requerimientos mínimos que

se deben tener tanto de hardware como de software para que el sistema se

pueda instalar y ejecutar correctamente (en caso de que se considere

necesario).

12. Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos. Esfera de acción que

cubren los procedimientos

• Responsables: Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un

manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la



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conducción de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a

un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar

la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización.

De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la

información. Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es

conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y

que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura,

funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organización puede

nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios

para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo altitular del área específica. Asimismo, puede contratar los servicios de

consultores externos.

• Mapa de navegación. muestra de forma gráfica la interconexión entre cada

una de las pantallas del sistema, lo que serviría para saber cómo llegar a

determinada parte de la aplicación. En este se muestran los menús, submenús

y pantallas a las que nos lleva cada uno de ellos.

• Descripción gráfica del mapa de navegación. En el anterior aparece de

forma de diagrama de flujo y en esta sección deberá aparecer ya con las

respectivas pantallas.

• Describe paso a paso los procesos, así como pantallas, botones, cuadros de

texto, etc., pero también se muestra el código de cada rutina, pantalla, botón,

etc. es decir, se muestra lo que hay detrás de la interfaz del usuario

6.2. ELABORAR EL MANUAL DE USUARIO

Manual de Usuario: Esta parte se divide en dos manuales distintos, uno por cada

aplicación cliente. Se explicará todas las posibles opciones que puede realizar el



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usuario con estas aplicaciones de manera detallada, y mediante el uso de capturas de

pantalla. Este documento está dirigido al usuario final.

Estructura del manual del usuario:

• Portada: ¿De qué se trata el documento y quien lo elaboro?

• Introducción: Describe el uso del documento (¿para qué sirve?) y ¿de qué

habla? Análisis y requerimientos del sistema (¿que se ocupa para poder

instalarlo y usarlo?)

• Explicación del funcionamiento: Debes de poner paso a paso y con pantallas

bien explicadas cómo funciona el programa

• Glosario

Recomendaciones finales:

• Debe ser escrito de tal manera, que cualquier persona pueda entenderlo con la

menor dificultad posible.• Es recomendable, detallar todos aquellos pasos que se llevan a cabo para usar

el programa.

• Especificar los alcances y las limitaciones que tiene el programa.

• Un buen punto de partida para un manual de usuario, es hacer de cuenta que

las personas que lo van a leer no tienen el más mínimo conocimiento sobre

computadores.



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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Barranco, J. (2002).Metodología del análisis estructurado de sistemas. (2ª edición).

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