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/ MUNICIPALIDAD DE PEDRO A~I I/RRE CERDA

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_ ARCHIVO Y RECLAMOS

DECRETO EXENTO N° 1859.­

PEDRO AGUIRRE CERDA, 2 de octubre de 2012

VISTOS : Estos Antecedentes: El D.F.L. N°34­18 .992, publicado en el Diario Oficia l de 2 de julio de 1991; Y los atribuciones que me confiere lo Ley N° 18.695, Orgánico Consti tu ciona l de Municipa lidades y sus Modificac iones;

DECRETO

APR UEBASE MANU AL DE DESCRIPCiÓN DE CARGOS DEL DEPARTAM ENTO DE EDUCACiÓN , que se adjunto y se en ti ende formo parte In l gronte d e l p rese te Decreto.

ANÓTESE, COM UNíQUES E, CÚMPLASE Y HECHO ARCHíVESE

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MUNICIPALIDAD PEDRO AGUIRRE CERDA

MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN

INTRODUCCiÓN

El presente Manual de Descripción de cargos del Departamento de Educación contiene la enunciación de cargos en las áreas de trabajo, descritas en forma general para dar una distinción adecuada en los procesos de la organización y/o demandas de los usuarios del sistema educacional municipal de la Comuna de Pedro Aguirre Cerda.

Dentro de esta Organización las labores se han subdividido en Coordinaciones, las cuales se relacionan entre sí, para realizar una gestión sistémica. Las coordinaciones o áreas son:

• Coordinación Técnica • Coordinación Administrativa.

OBJETIVO DE LA DESCRIPCiÓN DE CARGOS

• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo. • Facilitar las labores de control interno y de auditorías externas. • Aumentar la eficiencia.

ÁREAS DE APLICACiÓN DE LOS CARGOS DESCRITOS

• Departamento de Educación • Establecimientos Educacionales • Salas Cunas • Direcciones o Departamentos Municipales • Instituciones Externas : MINEDUC -JUNAEB - CHILEDEPORTE , OTROS

JEFATURA

DESCRIPCiÓN:

Tiene como tarea primordial entregar a la Comunidad de Pedro Aguirre Cerda, un sistema comunal de educación pertinente a la realidad local, con el uso eficiente del recurso humano y financiero que se dispone, con una clara orientación inclusiva de calidad y equidad creciente, que considere las características socioeconómicas y culturales. Además de gestionar, ante las Instituciones vinculadas a la Comunidad Escolar, los recursos que sean necesarios para potenciar el desarrollo local.

Bajo su responsabilidad, se encuentra la coordinación, asesoramiento, supervisión y control de las diferentes áreas y coordinaciones para llevar de la mejor forma la misión propuesta para el Departamento de Educación en la administración de los 15 Establecimiento Educacionales y 7 Salas Cunas.

La revisión y derivación de los requerimientos, solicitudes, aclaraciones, informaciones y soluciones propuestas a cada una de las áreas según la competencia del encargado y según la temática requerida.

Asesoramiento y respuesta propuesta a la alcaldía en cada uno de los requerimientos que se soliciten y que sean de competencia del Departamento de Educación, la comunidad U' organismos gubernamentales, ministeriales u otros según corresponda.

Atención oportuna y atenta a cada demanda de atención interna (escuelas, liceos, salas cunas, municipio, funcionario u otros), según corresponda yen la misma medida a aquellas instituciones, organizaciones que lo requieran.

Representación del Departamento de Educación Municipal ante cada requerimiento de asistencia de las Instancias Ministeriales u organismos a fines ligados al desarrollo y apoyo del sistema educativo comunal.

Jefatura subrogante

Tiene como función principal asumir la Jefatura en calidad de subrogante con el propósito de que el servicio educativo y administrativo no se descontinúe en la atención del usuario interno y externo, además, debe realizar y/o supervisar las siguientes coordinaciones:

Coordinación Técnico Pedagógica DEM: La coordinación técnica tiene como función asesorar y supervisar el cumplimiento de los planes y programas vigentes de los distintos niveles educacionales, asignándoles el recurso humano necesario para el cumplimiento de estos, para lo que se requiere:

• Proyectar, en conjunto con el establecimiento, una dotación docente en función del nl~lmero de cursos, planes y programas de estudio vigentes y modalidad que imparte.

• Solicitar por escrito en proyección docente para el año lectivo siguiente (mes agosto) las horas necesarias, para cumplimiento de punto anterior.

• Asignar el recurso humano idóneo, ya sea por la vía de contratación de horas o bien por reasignación de las ya existentes, mediante carta de presentación al establecimiento.

• Entregar a la unidad de recursos humanos la solicitud para realizar la contratación o destinación mediante decreto.

• Atender adecuadamente las solicitudes de traslado o destinación del personal, cuidando de no vulnerar la legislación vigente (menoscabo).

• Cubrir licencias médicas superior a 5 días, según lo establece la Dirección Provincial, con extensiones horarias y/o calendarios de recuperación.

• Coordinar los programas de mejoramiento educativo (SEP). • Realizar planes de superación profesional (evaluación docente). • Participar en reuniones técnica emanadas de la DEPROV. • Coordinar y monitorear el proceso de evaluación directiva.

Coordinadora de Educación Pre Básica: Su función es apoyar en el desarrollo de los lineamientos técnico pedagógicos de los equipos de salas cunas y de prebásica de los E...Educacionales.

• Coordinar programa de salas cunas, Vía Transferencia de Fondos. • Revisar y tomar conocimiento del manual de procedimientos, para la definición

de compras en equipamiento, rendiciones y protocolos. • Realizar las entrevistas técnico pedagógicas del proceso de selección y de

evaluación del personal de las salas cunas. • Elaborar y ejecutar un plan de acción que contemple líneas prioritarias de

manejo comunal para el fortalecimiento de las salas cunas. • Capacitar y perfeccionar a los equipos técnicos de gestión salas cunas y

escuelas para fortalecer los procesos de mejoramiento continuo.

• Realizar un programa de seguimiento a los procesos de planificación a las escuelas NT1 Y NT2 de acuerdo los lineamientos del PADEM.

• Dar seguimiento a las rendiciones según convenio de subvención JUNJI, a través de un programa de compras anuales, según centro de costo de las salas cunas.

• Supervisar el trabajo en terreno de cada uno de los centros educativos, ya sea salas cunas o escuelas, a través de un registro de evaluación.

Coordinadora Integración: Su tarea primordial es apoyar el proceso de integración educativa de niños y niñas con necesidades educativas especiales, asociadas al déficit cognitivo y de lenguaje:

• Realizar. con el equipo de profesionales, evaluación diagnóstica que determine déficit y las necesidades educativas especiales para cada niño/a.

• Conformar de acuerdo con el N° de alumnos/as las horas profesionales necesarias para la adecuada atención.

• Establecer atenciones a casos sociales que se desprendan de los alumnos de integración, como del resto de los alumnos y vincularlos con las redes sociales (OPD, Red Infanto-Juvenil, etc.)

• Supervisar el trabajo en terreno y dar asesorías a los profesionales, directivos y docentes según necesidades detectadas.

• Realizar reuniones mensuales con los equipos multidisciplinarios y profesoras grupo diferencial.

• Participar en reuniones técnicas emanadas de la DEPROV. • Coordinar la implementación del decreto N°170.

Coordinador/a Programa Extraescolares: Su función es la de entregar a los establecimientos actividades artístico culturales, recreativas deportivas y asesoramiento a los comités paritarios

• Coordinar con los establecimientos las diversas actividades que ofrecen el Área de EDEX del MINEDUC, IND y el Municipio.

• Supervisar en terreno el desarrollo de las actividades. • Realizar reuniones en forma periódica con los encargados de cada

escuela/liceo. • Coordinar a los comités paritarios de los establecimientos educacionales,

entregando información y atendiendo sus solicitudes según la capacidad instalada para dar respuesta.

• Gestionar la obtención de recursos que permitan mejorar la oferta de las actividades extraescolares.

• Coordinar programa de Seguridad Escolar. • Coordinación del programa "La Escuela me cuida de 4 a 7 U(SERNAM).

Coordinación Convivencia Escolar y de Programas de Transversalidad: Tiene por función asesorar y coordinar con los establecimientos educacionales y las diferentes instituciones los programas de:

• Convivencia Escolar, generar espacios de reflexión y atención de problemáticas en estamentos docentes y de alumnos.

• Prevención del Consumo de Drogas, atender programas y proyectos que generen iniciativas en esta línea, ya sea internos y externos.

• Prevención de Violencia Escolar: atender las iniciativas generadas desde el Departamento de Educación en coordinación con otras instituciones y prevención del Delito Infanto-Juvenil, atender las iniciativas presentes en el sistema y/o aquellas que se presentan en apoyo a esta problemática.

Área Biopsicosocial

Coordinación Programa Chile Crece-Contigo: Tiene por función primordial la coordinar con el Departamento de Salud todas las acciones pertinentes, según políticas nacionales de primera infancia. Además, de la Incorporación preferente de los niños y niñas en salas cunas, atención, orientación y coordinación con los Establecimientos Educacionales para la prosecución de estudios de adolescentes embarazadas o con hijos.

Coordinación proceso de ingreso a salas cunas: Se centra en primera instancia en la inscripción de niñas y niños siguiendo las instrucciones y protocolo de ingreso asignando cupos seglin prioridad a niños mayores de 03 meses y menores de 4 años en salas cunas y jardines municipales; Vía Transferencia de Fondos.

Coordinación de situaciones de vulnerabilidad de derechos: Según demanda desde los Establecimientos Educacionales de esta dependencia, para atender a niños, niñas y jóvenes en situación de vulnerabilidad otorgando una atención preliminar, orientación y derivación con redes de apoyo internas (Escuelas/Liceos, Municipio, Centros de Salud ,OPD,)y su posterior seguimiento, entregando informe .a jefatura para realizar los procedimientos correspondientes.

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Coordinación del Programa de Alimentación: tiene como finalidad entregar diariamente alimentación complementaria y diferenciada, según las necesidades de los alumnos y alumnas de Establecimientos Educacionales Municipales y Particulares Subvencionados del país durante el año lectivo, a estudiantes en condición de vulnerabilidad de los niveles de Educación Parvularia (Pre-Kinder y Kinder), Básica, Media, con el objeto de mejorar su asistencia a clases y evitar la deserción escolar.

• Recepcionar documentación que se distribuye a los colegios: Vía oficio con la indicación de la cantidad de raciones por nivel de enseñanza e índice de Vulnerabilidad.

• Recepcionar y tramitar Oficios que solicitan aumento o rebaja de raciones • Recepcionar la certificación de raciones servidas, revisarlos, corregirlos y

despacharlos a J'UNAEB. • Asistir a terreno cada vez que se requiera para solucionar problemas

emanados del programa. • Tener contacto permanente con la Coordinación Regional del Programa y la

Empresa Concesionaria para solucionar las dificultades o realizar monitoreo.

Coordinación de Salud del Estudiante: Contribuir a mejorar el nivel de salud y calidad de vida de los escolares. Favorecer el éxito en el proceso educacional, mejorando su rendimiento, evitando la deserción y disminuyendo por problemas de hipoacusia, acuidad visual y posturales.

• Realizar reunión de coordinación con JUNAEB para recibir manual de procedimientos en cuanto a cupos, prestaciones y cronograma del programa

• Realizar reunión de coordinación con Establecimientos Educacionales para entregar normativa para la implementación del programa.

• Recibir por parte de los establecimientos la demanda de atención, tanto en ingresos como en controles.

• Acreditar el programa ante la Coordinación Regional de Salud del Estudiante. • Mantener comunicación y coordinación con los prestadores y/o centros médicos

asignados por JUNAEB. • Dar horas de atención a los alumnos a través de los coordinadores de escuelas y

liceos. • Realizar reuniones de coordinación para detectar necesidades y ver los estados

de avance y cumplimiento de metas. • Asistir a reuniones en JUNAEB, para ajustar demanda de atención, indicar

dificultades en la implementación del programa y ver estado de avance y cumplimiento de metas.

Área Administrativa

Recursos Humanos La función del área de recursos humanos es:

• Redactar decretos para la contratación de personal, extensiones horarias, pago de asignaciones y/ bonos.

• Recepcionar, despachar y mantener el control de licencias médicas. • Ejecutar programas de retiros del personal. • Mantener actualizado Kárdex personal, ficha personal y hoja de vida funcionaria • Preparar respuesta a solicitudes de Contraloría con respecto a situación laboral o

pago de asignaciones o bonos. • Calendarización del periodo de feriado legal del personal del Departamento de

Educación. • Evaluación y contratación de personal Asistente de la Educación y Salas Cunas. • Ejecutar programa de Perfeccionamiento Docente • Atención de Asistentes de Educación, para consultas, solicitudes de traslado. • Derivación de accidentados a ACHS.

Área de Secretarias

Ellas tienen las siguientes funciones: • Recibir la correspondencia que es derivada desde oficina de partes,

entregársela a jefatura y luego enviarla con la derivación correspondiente a las distintas áreas.

• Recepcionar para la firma los documentos de Jefatura, coordinar la agenda de Jefatura, reuniones con las distintas áreas o coordinaciones del Departamento de Educación, Municipio, Escuelas, Liceos, Salas Cunas e Instituciones Externas.

• Tipeo de documentos propios de Jefatura y administración del DEM. • Administración de la caja chica del Departamento de Educaoión, registrando

gastos y distribuyendo los recursos según necesidades, para finalizar entregando balance respectivo.

• Atención de comunicados e informaciones desde y hacia los establecimientos educacionales, mediante vía telefónica o Internet.

• Registro y control de llamadas telefónicas de distintas organizaciones y requerimientos de usuarios internos y externos.

Encargado/a Remuneraciones

La función del/a encargado/a de remuneraciones es: • Realizar un estricto control del pago de las remuneraciones de los docentes y

asistentes de la educación, ingresando mes a mes la información que actualice asignaciones y beneficios según corresponda a cada funcionario, ingreso de los descuentos que tiene obligados por convenio y/o retenciones judiciales

• Entregar un informe del detalle por cada rubro indicado en la remuneración en forma mensual.

• Elaborar la planilla de gastos para realizar la transferencia de fondos desde la Cuenta Globa'l de Educación al ítem Remuneraciones.

• Enviar la información al banco para los funcionarios que tienen Cuentas Corrientes y Cuenta Vista, y emitir cheques para quienes no usen el sistema anterior.

• Mantener al día y actualizado el sistema de remuneraciones para cualquier auditoría interna y/o externa.

• Generar planillas de pago suplementarias en caso que sea necesario de acuerdo a la demanda de pago de algún beneficio.

• Entregar información efectiva y confiable de la situación de pago de cada funcionario del DEM.

• Firmar autorizaciones de préstamos ante las instituciones requeridas, que soliciten los funcionarios si estos tienen capacidad de endeudamiento.

Encargado/a Finanzas

• Realizar todos los años, el proyecto de presupuesto y la memoria explicativa para ser sometido a discusión del Honorable Concejo Municipal, coordinación con la Dirección de Administración y Finanzas

• Realizar los traspasos de cuentas para cumplir con las obligaciones que se requieran.

• Solicitar y realizar las modificaciones presupuestarias que se requieran según la coordinación establecida con la Dirección de Administración y Finanzas.

• Mantener al día las conciliaciones bancarias. • Cursar Decretos de Pagos a proveedores, honorarios(proyectos) y consumos

básicos • Realizar Rendiciones de Cuentas de Fondos provenientes de MINEDUC y

JUNJI. • Revisión de rendiciones de cuentas de los establecimientos educacionales.

• Monitorear constantemente el presupuesto con el propósito de mantener un control estricto sobre los gastos, indicando cuanto es lo que queda por invertir o gastar.

• Realizar el proceso de adquisición en Chileproveedor. • Revisión de Rendiciones de Cuentas: de programas, proyectos y de la

administración delegada, en coordinación posterior con el encargado de finanzas del DEM.

Encargado/a Subvención Escolar

• Supervisión de cumplimiento de la normativa de subvención escolar regular y otras en los Establecimientos Educacionales.

• Tramitación de Proceso de Investigación: generar la documentación inicial que permite determinar un sumario administrativo y coordinar con la Dirección Jurídica las acci.ones propias de la realización del sumario docente.

• Subvención Escolar: revisión y administración de plataforma de subvenciones, de cada una de las escuelas del sistema educativo, incluyendo la subvención normal y de integración.

• Postulación online proyectos MINEDUC: estar atenta a las propuestas y posibilidades de programas y proyectos en beneficio de los establecimientos educacionales, realizar las postulaciones, seguimientos pertinentes, coordinaciones con organismo proponente de la iniciativa e informar a los establecimientos educacionales de sus postulaciones y alcances de esta.

Encargado/a de Adquisición

• Recepcionar solicitud de compras. • Si la adquisición es del Departamento de Educación, verificar que este en el

plan de compras de éste. • Publicar en Mercado Pliblico, según normativa. • Si la adquisición es de un establecimiento, solicitar a éste el monto a invertir y

que exista saldo para hacerlo. • Recepcionar el producto, verificando que sea lo indicado en la orden de

compras y firmar guía de despacho, entregar a quien corresponda con documento.

• Recepcionar factura, comprobar que sea por el monto indicado y pasar a la unidad de Finanzas para trámite de pago.

Encargado de Inventario

• Mantener actualizados los inventarios de los establecimientos educacionales y del Departamento de Educación, vía digital.

• Asesorar a los establecimientos en el control de inventario. • Registrar las nuevas adquisiciones que sean inventariables, notificar a las

direcciones de su registro. • Tramitar el pago de facturas de compras de los diferentes establecimientos

educacionales, salas cunas y DEM.

Coordinación de Proyectos Infraestructura

Proyecto de Inversión

• Realizar catastro de necesidades de infraestructura. • Apoyar antecedentes a SECPLAN para la elaboración de proyectos. • Coordinar presentación de proyectos • Realizar seguimiento de proyectos postulados • Actualización de carpetas de antecedentes de los Establecimientos

Educacionales. • Realizar seguimiento de proyectos recepcionados y validación de garantías

de ejecución de obras.

Encargado/a de Oficina de Partes

Esta unidad tiene tres funciones relevantes: • La recepción y el registro de toda la documentación que ingresa al

Departamento de Educación, asignándoles un número de folio, el que luego es ingresado al libro de registro, para posteriormente entregar a secretaria de jefatura toda la correspondencia para conocimiento de jefatura y derivación hacia las distintas áreas, a través de esta misma oficina, con el propósito de tener un control y seguimiento del mismo.

• Asignar número a toda las correspondencia que sea para despacho (memorandos, ordinarios, referencias; circulares; resoluciones; entre otros) y despacharlos, asegurándose que el documento haya sido recibido, para lo cual verifica el timbre correspondiente.

• y mantener al día los archivos de toda la documentación.

Auxiliar Servicios Menores

Tiene como función mantener el aseo de las distintas dependencias del Departamento de Educación I realizar la tramitación de documentos desde el Departamento de Educación hacia las Instituciones ligadas curricular y administrativamente.