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UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIAESTUDIO PREVIO

CONTRATACION DIRECTACONTRATO INTERADMINISTRATIVO

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En cumplimiento a lo dispuesto por el Estatuto General de la Contratación Pública, especialmente lo establecido el literal c ), numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 92 de la Ley 1474 de 2011, y el artículo 2.2.1.2.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015, se presenta el estudio previo para adelantar un proceso de Contratación Directa para la suscripción de un contrato interadministrativo.

1. ANÁLISIS SOBRE LA CONVENIENCIA DE REALIZAR LA CONTRATACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

El Gobierno Nacional a través del Decreto 4062 de 2011, creó la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia como un organismo civil de seguridad denominada Migración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores e integrada por once (11) Regionales, treinta y ocho (38) Puestos de Control Migratorio y veintisiete (27) Centros Facilitadores de Servicios Migratorios.

Como objetivo de Migración Colombia, el artículo 3 del mencionado Decreto, estableció ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado Colombiano, dentro del marco de la soberanía nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional. De igual manera “ejercer las funciones de policía judicial en coordinación con la Fiscalía General de la Nación, para las actividades relacionadas con el objetivo de la entidad en los términos establecidos en la Ley”.

Como resultado del cumplimiento de dichas funciones se recibieron los archivos generados por el Departamento Administrativo de Seguridad DAS correspondientes a las funciones que fueron trasladadas de dicha entidad en concordancia con el numeral 3.1 del artículo 3 del Decreto 4057 de 2011, así como los que se han venido generando desde la creación de la entidad, por lo que Migración Colombia, en desarrollo de lo contemplando en la Ley General de Archivos 594 de 2000, tiene la obligación de organizar y administrar dichos archivos.

SITUACIÓN ACTUAL

Teniendo en cuenta que el DAS suprimido, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 23 del Decreto 4057 de 2011, entregó a Migración Colombia los archivos en el estado en que se encontraban, la entidad viene desarrollando actividades administración, custodia, y organización de archivos, así como la actualización del aplicativo PLATINUM que permitan el acceso y preservación del patrimonio documental de la entidad.

Actualmente Migración Colombia no cuenta con la infraestructura que le permita contar con depósitos donde conservar y preservar los archivos entregados por el DAS suprimido y los generados por efecto del cumplimiento de sus funciones, por lo que desde el 2012 se ha venido requiriendo la celebración de Contratos Interadministrativos con el Archivo General de la Nación para la prestación del servicio de custodia de archivos consistente en el suministro de áreas de depósito habilitadas con la estantería necesaria para el correcto almacenamiento y conservación de la documentación de acuerdo con lo previsto en el Acuerdo 008 de 2014 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística. Para el efecto se requiere la prestación del servicio de custodia de aproximadamente SEIS MIL (6.000) METROS LINEALES de archivo equivalentes a aproximadamente VEINTICINCO MIL (25.000) cajas de cartón referencia X-200.

Ante la carencia de personal para adelantar actividades relacionadas con la administración de los archivos, la entidad ha venido requiriendo la suscripción de Contratos Interadministrativos con el Archivo General de la Nación para la prestación del servicio de administración de los archivos consistente en la incorporación de folios correspondiente a los documentos generados como resultado de los trámites adelantados por los extranjeros en la Regional Andina, la cual soporta el 65% de los trámites adelantados a nivel nacional. Para el efecto se requiere la prestación del servicio de incorporación de aproximadamente CINCO MIL (5.000) folios a los expedientes de las historias de extranjeros.

Así mismo y con el objeto de contar de manera eficiente y oportuna con información para la efectiva toma de decisiones, desde el 2012 se viene suscribiendo contratos interadministrativos con el Archivo General de la Nación y con la sociedad Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72, para la prestación del servicio de organización de los archivos, consistente en ejecutar procesos de clasificación, ordenación, selección natural de documentos, foliación, identificación y descripción archivística aplicando la metodología contenida en Decretos y Acuerdos del Archivo General de la Nación. Para el efecto se requiere la organización de aproximadamente TRESCIENTOS CINCUENTA Y UN (351) metros lineales de archivo.

Adicionalmente se requiere contratar el servicio de actualización del aplicativo PLATINUM en sus módulos “datos básicos”, “datos generales”, “fallecidos” y nacionalizados”, con el objeto de contar con datos confiables que permita administrar información para la oportuna toma de decisiones en relación el registro y control de los extranjeros administrados por la entidad en cumplimiento de la función contenida en el numeral 3 del artículo 4 del Decreto 4062 de 2011. Para el efecto se requiere la actualización de aproximadamente QUINCE MIL OCHOCIENTOS CUARENTA (15.840) registros de extranjeros.

VENTAJAS DE LA CONTRATACIÓN:

Teniendo en cuenta el cumplimiento de los principios que rigen la contratación pública, Migración Colombia ha realizado un análisis previo en el cual se examinaron factores tales como la experiencia, equipo de trabajo, propuesta económica, precios entre otros. Con el fin de determinar la oferta que resulte ser la más ventajosa para la Entidad y que le permita satisfacer su necesidad.

Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • [email protected] @migracioncol •

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Efectuado el sondeo de mercado para la prestación del servicio de administración, custodia y organización de archivos, así como la actualización del aplicativo PLATINUM, se identificó que la oferta presentada por la sociedad SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., es la más económica del mercado, por lo que se requiere la suscrición de un contrato interadministrativo con dicha entidad.

Con la suscripción de un contrato interadministrativo con “Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72”, Migración Colombia garantizará la prestación del servicio de ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS, ASÍ COMO LA ACTUALIZACIÓN DEL APLICATIVO PLATINUM, dando cumplimiento a la normatividad del Archivo General de la Nación para contar con información oportuna y de manera eficiente para la efectiva toma de decisiones.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4-72, es una sociedad pública, vinculada al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, creada bajo la forma de sociedad anónima. La sociedad cuenta con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal. Su organización, funcionamiento y en general el régimen jurídico de los actos, contratos, servidores y las relaciones con terceros, es el previsto para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado conforme a lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, las cuales de acuerdo con los artículos 85, 86, y 93 de la Ley 489 de 1998, desarrollan sus actividades conforme a las reglas de derecho privado con las excepciones que consagre específicamente la ley.

Los servicios requeridos por la entidad pueden ser prestados por la empresa Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72 dado su objeto social y la experiencia en la prestación de los mismos, así como la cobertura a nivel nacional.

En consecuencia, se hace necesario realizar un Contrato Interadministrativo con Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72, teniendo en cuenta los servicios para la administración, custodia y organización de los archivos, así como para la actualización del aplicativo PLATINUM

En ese sentido, con la presente contratación MIGRACIÓN COLOMBIA busca dar cumplimiento a sus objetivos y funciones así como al proyecto de funcionamiento a saber:

Plan Anual de Adquisiciones No Plan de Adquisiciones 68998Consecutivo 172

Tipo de presupuesto asignado InversiónNombre del proyecto o de la necesidad que se incluyó en el Plan Anual de Adquisiciones

Implementación del Programa de Gestión y Conservación Documental a nivel nacional

Código BPIN No. 2011011000572

Igualmente, con la contratación que se solicita MIGRACIÓN COLOMBIA busca dar cumplimiento a su plan de acción a saber:

Denominación Plan de Acción 2015. Subdirección Administrativa y FinancieraMeta Implementación del Programa de Gestión y Conservación DocumentalActividad principal Custodia, administración y organización de archivosActividad desagregada Custodia, administración y organización de archivos

2. OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES, LAS AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA SU EJECUCIÓN, Y CUANDO EL CONTRATO INCLUYE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN, LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO.

2.1. Objeto. Contratar la prestación del servicio de administración, custodia y organización de archivos, así como la actualización del aplicativo PLATINUM.

2.2 Clasificación UNSPSC.

CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS ES EL SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS

Segmento Código 80Nombre Servicios de gestión, servicios profesionales de empresa y servicios administrativos

Familia Código 8010Nombre Servicios de Asesoría de Gestión

Clase Código 801000Nombre N/A

Clase Código 8010000Nombre N/A

2.3. Autorizaciones, permisos y licencias requeridos para la ejecución

No aplica de conformidad al tipo de contrataciónSocial: No aplica de conformidad al tipo de contratación.






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del objeto contractual.Económico: No aplica de conformidad al tipo de contratación.Ambiental: No aplica de conformidad al tipo de contratación.

2.4. Especificaciones y condiciones del objeto contractual. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS

1. Custodia de archivos

Bodegaje y custodia de aproximadamente seis mil metros lineales de archivo, equivalentes a aproximadamente veinticinco mil (25.000) cajas de cartón X-200 con documentación almacenada en carpetas de acuerdo a las condiciones locativas establecidas en el Acuerdo 008 del 2014 del Archivo General de la Nación.

Las instalaciones y bodegas dispuestas por el proveedor del servicio deben garantizar las siguientes condiciones que ofrezcan confiabilidad en el servicio de bodegaje y custodia.

Ambiente controlado de la temperatura y humedad relativa Controles de acceso a las instalaciones y a los depósitos Cámaras de video Monitoreo interno y externo Control de plagas Sistemas automáticos de extinción de incendios Construcciones antisísmicas El contratista debe garantizar planes de contingencia en caso de presentarse desastres naturales

como terremotos, incendios, inundaciones

El contratista, dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del acta de iniciación debe presentar un protocolo con las actividades y controles para la prestación del servicio de custodia de los archivos. Migración Colombia formulará las observaciones correspondientes a los protocolos presentados por Servicios Postales Nacionales S.A., y estos serán conciliados y adoptados por las partes mediante acta

2. Traslado de la documentación. Transporte inicial

Traslado de aproximadamente 25.000 cajas de cartón X-200 que se encuentran en los depósitos del Archivo General de la Nación ubicados en la sede del Barrio Santander. Calle 18 Sur No. 28-59 de la ciudad de Bogotá, D.C.

El proponente del servicio de custodia deberá facilitar el traslado en vehículos con la seguridad que permitan garantizar la conservación e integridad de la documentación, requerida para el transporte de documentos de las instalaciones del Archivo General de la Nación a las bodegas donde se prestará el servicio.

Se deberá elaborar conjuntamente con la supervisión el cronograma de traslados y notificar al Archivo General de la Nación del inicio del traslado de la documentación.

3. Entrega de la documentación

Migración Colombia hará entrega real y física de los archivos objeto de custodia al contratista con base en los inventarios documentales que la entidad administra en Excel. La entrega se realizará a nivel de cajas.

4. Consulta. Archivo y desarchivo

El proveedor del servicio debe garantizar la ubicación y recuperación y entrega de las cajas objeto de custodia solicitada para la consulta por parte de Migración Colombia. Una vez consultada y entregada, el proveedor del servicio deberá garantizar su reubicación en la estantería.

Las cajas solicitadas para consulta el contratista deberá entregarlas a los funcionarios designados por la supervisión en el área de trabajo dispuesta por el contratista. Así mismo Migración Colombia hará devolución de las cajas para su incorporación a la estantería en el área de trabajo dispuesta por el contratista.

El tiempo de respuesta a la solicitud de consulta no podrá ser superior a DOCE (12) horas siguientes al requerimiento.

5. Área de trabajo

Suministro de un área con 70 metros cuadrados para puestos de trabajo de hasta 10 funcionarios de






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Migración Colombia, habilitado con red eléctrica y de datos para conectividad. El mobiliario y computadores serán suministrados por Migración Colombia

La comunicación entre la sede del contratista y Migración Colombia deberá ser suministrada por el contratista atendiendo los requerimientos técnicos de Migración Colombia.

6. Incorporación de folios

Incorporación de documentos físicos a los expedientes de la serie documental las Historias de extranjeros resultantes de los trámites adelantados por los extranjeros ante la Regional Andina.

El proceso de incorporación debe surtirse en relación con la metodología para la organización de los archivos de gestión contenida en el Acuerdo 42 de 2002 y la desarrollada por Migración Colombia prevista en la Guía para la Organización de los Expedientes de Historias de Extranjeros, así como la actualización de los archivos Excel donde se administran los inventarios documentales en los campos folios y fechas extremas por cada registro de un expediente de la serie documental “Historias de Extranjeros”.

7. Actualización del aplicativo PLATINUM

Verificación, actualización y creación de aproximadamente quince mil ochocientos cuarenta (15.840) registros de extranjeros respecto de los datos contenidos en los módulos de datos básicos, datos generales, fallecidos y nacionalizados del aplicativo PLATINUM. A continuación se relaciona por cada módulo del registro del extranjero, los campos a verificar o actualizar:

CAMPO TIPO FUENTE DOCUMENTAL ALCANCE

DATOS BÁSICOS 14

TIPO DE DOCUMENTO DESPLEGABLE Pasaporte Todos los TD tienen pasaporte, el cual es requisito para la apertura del TD.

NÚMERO DIGITAR Pasaporte Se registra el número del pasaporte.

NACIONALIDAD DESPLEGABLE

Cuadernillo/Visa/Formato solicitud trámites/Formato único de trámite/Certificado de Nacionalidad (Consulado)

Registrar todas las nacionalidades que se encuentren del extranjero. Se toma el formato más reciente.

FECHA DE EXPEDICIÓN SELECCIONAR Pasaporte Se registra la fecha de expedición que aparece en el documento

seleccionado.FECHA DE VENCIMIENTO SELECCIONAR Pasaporte Se registra la fecha de vencimiento que aparece en el documento

seleccionado.GÉNERO SELECCIONAR Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

FECHA DE NACIMIENTO SELECCIONAR

Cédula de Extranjería / Pasaporte /Visa/DNI/Comprobante de renovación de cédula de extranjería/Tarjeta de extranjería.

DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

EXPEDIENTE INTERPOL NA

PRIMER APELLIDO DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

SEGUNDO APELLIDO DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

NOMBRES DIGITAR Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

LUGAR DE NACIMIENTO: PAÍS DESPLEGABLE Cuadernillo/Cédula de Extranjería /

Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

LUGAR DE NACIMIENTO: DEPARTAMENTO

DESPLEGABLE Cuadernillo/Cédula de Extranjería / Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

LUGAR DE NACIMIENTO: CIUDAD DESPLEGABLE Cuadernillo/Cédula de Extranjería /

Pasaporte / DNI DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

DATOS GENERALES 10

IDIOMA DESPLEGABLE Cuadernillo/Formato Único de TrámiteRegistrar los idiomas que habla el extranjero. El idioma va asociado al País de origen y los idiomas adicionales que se registren en los documentos.

ESTADO CIVIL DESPLEGABLECuadernillo/Formato Solicitud de Trámite/Formato Único de Trámite /Cédula de Extranjería

Para el formato de trámite, se toma el más reciente.

GRUPO SANGUÍNEO DESPLEGABLE Certificado de RH / DNI/Inmunohematología DNI para los expedientes generados a partir del 2004.

OBSERVACIONES NA

NACIONALIDAD DESPLEGABLECuadernillo /Cédula de Extranjería/Pasaporte /Certificado Laboral/Tarjeta de Extranjería

Registrar todas las nacionalidades del extranjero.

OCUPACIÓN DESPLEGABLECuadernillo / Pasaporte /Certificado Laboral/Formato Solicitud de Trámites/Formato Único de Trámite

Registrar La ocupación más reciente.

ESTATURA DIGITARCuadernillo/Cédula de Extranjería / Formato Solicitud de Trámites/ Formato Único de Trámite

Se registra utilizando la opción en cms.

NOMBRE DE MADRE DIGITAR Cuadernillo/Formato solicitud trámites/Formato Único de Trámite Para el formato de trámite, se toma el más reciente.






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NOMBRE DE PADRE DIGITAR Cuadernillo/Formato Solicitud Trámites/Formato Único de Trámite

NOMBRE OTRO CONTACTO DIGITAR Cuadernillo/Formato Solicitud

Trámites/Formato Único de Trámite

NACIONALIZADO 7

NUMERO NACIONALIZADO NA NA No. Generado Automáticamente por el sistema a nivel nacional, al

guardar lo registrado en los campos de Nacionalizado.

DEPENDENCIA DESPLEGABLE Se registra el nombre de la dependencia que autoriza la actualización. Subdirección de Extranjería

FECHA NACIONALIZACIÓN DESPLEGABLE Carta de Naturaleza/Cédula de extranjería

CARTA NATURALEZA DIGITAR Carta de Naturaleza Corresponde al No. del documento que certifica la nacionalización.FECHA CARTA SELECCIONAR Carta de Naturaleza Se selecciona en el calendario el No. de la carta de naturaleza.

DATO MINISTERIO DIGITAR NA

NÚMERO DE RADICADO DIGITAR Carta de Naturaleza No. de radicado de recibido por Migración Colombia de la carta de

naturaleza.RESOLUCIÓN DIGITAR Carta de Naturaleza No. de Resolución, si se tiene.MOTIVO MODIFICACIÓN DIGITAR Resolución Interna Se registra el motivo de modificación del registro. (Resolución No.

7445)

FALLECIDO 5

NÚMERO FALLECIDO DIGITAR Registro Civil de Defunción, notificación de la embajada (cuando fallece fuera del país)

Se digita el No. de certificado de defunción. En caso de que se encuentre una carta de la embajada, se tomará los datos que aparezcan en la misma.

DEPENDENCIA DESPLEGABLE Se registra el nombre de la dependencia que autoriza la actualización. Subdirección de Extranjería

FECHA DE FALLECIMIENTO 0 Registro Civil de Defunción/ notificación de

la embajada)Se selecciona en el calendario la fecha de fallecimiento, únicamente la que aparezca en el certificado de defunción.

REGISTRO DEFUNCIÓN DIGITAR Registro Civil de Defunción/ notificación de

la embajada) Digitar el número que aparece en el registro como indicativo serial.

NÚMERO DE RADICADO DIGITAR Registro Civil de Defunción/ notificación de

la embajada)No. de radicado de recibido por Migración Colombia de la carta de naturaleza.

INGRESE EL MOTIVO DE LA MODIFICACIÓN DIGITAR Resolución Interna/ notificación de la

embajada)Se registra el motivo de modificación del registro. (Resolución No. 7445)

TOTAL DESPLEGABLE 13TOTAL SELECCIONAR 6TOTAL DIGITAR 17TOTAL CAMPOS 36

Nota: Si la información no aparece en los documentos fuente, no se actualiza en el PLATINUM.

El contratista deberá contar con las instalaciones locativas el equipo de cómputo requerido para adelantar el proceso, así como la conectividad para el acceso remoto al aplicativo

Las comunicaciones para el acceso al Aplicativo PLATINUM entre la sede del contratista y Migración Colombia deberá ser suministrada por el contratista atendiendo los requerimientos técnicos de Migración Colombia. El enlace debe ser dedicado y mínimo de 4 Gb y contratado con el proveedor que durante la ejecución del contrato tenga Migración Colombia para tal fin.

Los puntos de RED para los funcionarios del contratista dedicados para el acceso de PLATINUM deben estar configurados bajo una Red Independiente de la del contratista, ya sea con una VLAN o físicamente con acceso a la red del contratista.

Los datos para la actualización del aplicativo se toman de los expedientes físicos correspondientes a la serie documental “Historias de Extranjeros” que se entregan al contratista en custodia.

Para la prestación del servicio Migración Colombia capacitará al personal del Contratista respecto al uso del aplicativo, una vez suscrita el Acta de Iniciación.

8. Organización de archivos

Organización archivística y actualización de inventarios documentales de los Archivos de Migración Colombia, para lo cual debe desarrollar la “Metodología para la organización de los Expedientes de historias de Extranjeros” suministrada por Migración Colombia.El proceso de organización se ejecutará en las instalaciones del proveedor del servicio.

Dentro del proceso de organización se debe contemplar procedimientos relacionados con:

Unificación de documentos y carpetas a las historias de extranjeros.

Se entiende por unificación, colocar al lado o dentro del expediente de la Historia de Extranjero la documentación entregada por el DAS suprimido de las Seccionales del Departamento Administrativo de Seguridad DAS.






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Integración de los documentos de las carpetas y documentos de las seccionales al expediente.

Ordenar los documentos, respetando los trámites en concordancia con lo estipulado en la “Metodología para la organización de los Expedientes de historias de Extranjeros” suministrada por Migración Colombia.

Selección natural de copias

Identificación de duplicidad de documentos para posterior eliminación en concordancia con lo estipulado en la “Metodología para la organización de los Expedientes de historias de Extranjeros” suministrada por Migración Colombia.

Foliación

Verificación y corrección de la foliación del expediente en concordancia con lo estipulado en la “Metodología para la organización de los Expedientes de historias de Extranjeros” suministrada por Migración Colombia.

Actualización de los inventarios documentales. Registro de la actualización de datos en el inventario documental en concordancia con lo estipulado en la “Metodología para la organización de los Expedientes de historias de Extranjeros” suministrada por Migración Colombia.

9. Suministro de personal

Suministrar durante la ejecución del contrato, el siguiente personal:

CARGO FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA

GERENTE DE PROYECTO

Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecólogo y Archivista.

(3) años de experiencia relacionada en coordinación de proyectos de gestión documental. Experiencia de tres (3) años en administración de personal y orientación en servicio al cliente, en administración de proyectos archivísticos y de correspondencia, preferiblemente en entidades del sector público. Experiencia en consultoría de soluciones corporativas de gestión de documentos; diagnósticos de gestión integral de documentos, elaboración e implementación de TRD y TVD.

COORDINADOR

Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecólogo y Archivista. Cargo homologable con: Administración, Ingeniería Industrial, o carreras administrativas, con postgrado en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos y/ o Gerencia de Proyectos.

(2) años de experiencia relacionada en coordinación de proyectos de gestión documentalExperiencia de dos (2) años en administración de personal y orientación en servicio al cliente, en administración de proyectos archivísticos y de correspondencia, preferiblemente en entidades del sector público.

TÉCNICO DE ARCHIVOTécnico de archivo o estudiante últimos semestres Sistemas de Información, Archivística y Bibliotecología

Experiencia relacionada de dos (2) años certificados como técnico de archivo, experiencia en coordinación de personal y digitación.

AUXILIAR DE ARCHIVO Bachiller AcadémicoExperiencia relacionada de un (1) año certificado como auxiliar en archivo, correspondencia, digitación y radicación de documentos.

DIGITADORES.Inventario. Inv.

Eliminación. Control calidad

Bachiller Académico

Experiencia relacionada de un (1) año certificado como digitalizador, digitación y gestión documental.

DIGITADORESActualización

PLATINUMBachiller Académico

Experiencia relacionada de un (1) año certificado como digitalizador, digitación y gestión documental.

El personal suministrado será el netamente cotizado para el proceso y solicitado de acuerdo a las cantidades descritas, de requerirse otro adicional deberá ser cotizado por el SPN 4-72. El suministro de personal se realizará dentro de los tiempos establecidos en la propuesta.

2.5. Obligaciones del contratista.

2.5.1. Generales. 1. Cumplir con el objeto del contrato teniendo en cuenta lo señalado en los estudios previos, pliegos de

condiciones de la propuesta y el contrato, para realizar la ejecución del mismo con eficiencia y eficacia.






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2. Garantizar el servicio de conformidad con lo establecido en el contrato.3. Presentar los informes de conformidad con lo establecido en el contrato.4. Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social en salud, pensión, sistema

general de riesgos laborales y aportes parafiscales, cuando haya lugar a ello, y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en la Ley 828 de 2003, la Ley 1562 de 2012, el decreto 723 de 2013 y demás normas que regulen la materia.

5. Reportar al supervisor, de manera inmediata, cualquier novedad o anomalía que pueda afectar la ejecución del contrato.

6. Conocer a cabalidad y cumplir con los estudios previos, los pliegos de condiciones de la propuesta y el contrato para realizar la ejecución del mismo con eficiencia y eficacia.

7. Guardar total reserva de la información que por razón de sus obligaciones y desarrollo de sus actividades obtenga. Esta es de propiedad de MIGRACIÓN y solo salvo expreso requerimiento de autoridad competente podrá ser divulgada.

8. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le imparta MIGRACIÓN, a través del supervisor del contrato.

9. El contratista deberá estar atento y dispuesto a cualquier requerimiento que haga el Supervisor de acuerdo con lo estipulado en el contrato.

10. Suscribir conjuntamente con el supervisor del contrato, el acta de inicio y actas que se requieran.11. Acatar y aplicar de manera diligente las observaciones y recomendaciones impartidas por el supervisor

del contrato.

2.5.2. Específicas.

1. Prestar el servicio con calidad, rapidez, seguridad y eficiencia.2. Prestar el servicio de custodia de los archivos de Migración Colombia3. Efectuar el traslado inicial de la documentación4. Recibir la documentación objeto de custodia5. Prestar el servicio de consulta de los archivos6. Suministrar el área de trabajo para funcionarios de Migración Colombia7. Efectuar el proceso de incorporación de folios.8. Realizar la actualización del aplicativo PLATINUM.9. Desarrollar el proceso de organización de los archivos10. Cumplir a cabalidad con cada una de las solicitudes requeridas por Migración Colombia, de acuerdo a

las especificaciones técnicas del presente contrato.11. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales.12. Atender el objeto contratado en forma oportuna.13. Presentar oportunamente las facturas o cuantas de cobro, los soportes correspondientes y demás

documentos necesarios para el pago.14. Conocer a cabalidad el estudio previo, la propuesta y el contrato, para realizar la ejecución del mismo

con eficiencia y eficacia.15. Presentar previo a la firma del acta de inicio, los documentos necesarios para su ejecución.16. Suscribir conjuntamente con el supervisor del contrato las actas de inicio, terminación, liquidación y

demás que se requieran.17. Hacer uso adecuado, exclusivo y confidencial de la información suministrada por la Entidad.18. Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada para verificar el correcto y

oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae, de acuerdo con los artículos 4º y 5º de la Ley 80 de 1993.

19. Acatar y aplicar de manera diligente las observaciones y recomendaciones impartidas por el supervisor del contrato.

20. Asistir a las reuniones que sean convocadas por el supervisor del contrato, para revisar el estado de ejecución del mismo, el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista o cualquier aspecto técnico referente al mismo.

21. En general las que se desprendan de la naturaleza del contrato y de su objeto.

2.6. Obligaciones de Migración Colombia. 1. Exigir al CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, así como la información

que considere necesaria sobre el desarrollo del mismo, en forma directa o a través del supervisor del contrato.

2. Intervenir en cualquier etapa del contrato a través del Supervisor.3. Adelantar las gestiones pertinentes para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias a que

hubiere lugar.4. Verificar a través del supervisor, que la ejecución del presente contrato se realice en forma eficaz y

oportuna.






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5. Suministrar la información y documentos necesarios que requiera el contratista para el cabal cumplimiento del objeto del contrato.

6. Realizar los pagos correspondientes previa certificación de cumplimiento suscrita por el Supervisor del Contrato en las condiciones pactadas.

7. Poner a disposición del CONTRATISTA la información necesaria para el cabal desempeño del presente contrato.

8. Colaborar con el CONTRATISTA en lo que sea necesario para el cabal cumplimiento de sus obligaciones.

9. Reconocer con cargo a los recursos destinados del presupuesto nacional los gastos de viaje y desplazamiento a que haya lugar, durante la ejecución del objeto del contrato, conforme al procedimiento establecido para tal fin.

10. Las demás inherentes a este tipo de contrato.

2.7. Informes y/o productos El contratista presentará al supervisor del contrato o quien haga sus veces, informe mensual de las actividades desarrolladas conforme a las especificaciones técnicas del contrato.

2.8. Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto

Para la ejecución del contrato se tendrá como base la metodología para la organización de los expedientes de las historias de extranjeros. Se anexa.

3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA CONTRATACIÓN.

Régimen Jurídico:

El contrato a suscribir estará sometido a la legislación y jurisdicción Colombiana y se rige por las normas de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto 1082 de 2015 y demás normas que las complementen, modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del contrato.

Modalidad de Selección:

La modalidad de selección corresponde a la de Contratación Directa de que trata el literal c), numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 92 de la Ley 1474 de 2011, y el artículo 2.2.1.2.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015, se presenta el estudio previo para adelantar un proceso de Contratación Directa para la suscripción de un contrato interadministrativo.

Lo anterior por tratarse de un bien o servicio que por sus características y la destinación del mismo, permite la suscripción de un contrato interadministrativo en el entendido de que las obligaciones derivadas de su ejecución, tienen relación directa con el objeto de la entidad ejecutora conforme a lo señalado en la ley y en sus reglamentos, lo que permite que se adelante un proceso para la escogencia del contratista utilizando la regla dispuesta en la Ley como es la Contratación Directa, donde es posible adelantar un proceso simplificado que garantice la eficiencia de la gestión contractual.

4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO.

4.1. Valor del contrato.

El valor del contrato es hasta por la suma de: NOVECIENTOS SESENTA Y UN MILLONES QUINIENTOS CINCUENTA Y OCHO MIL CIENTO SESENTA Y CUATRO PESOS MONEDA CORRIENTE ($961.558.164), incluidos los impuestos a que haya lugar.

El valor final del contrato corresponderá a la prestación efectiva y real del servicio.

En caso de terminación anticipada, cesión o suspensión del contrato, sólo habrá lugar al pago proporcional de los servicios efectivamente prestados.

4.2. Variables utilizadas para calcular el valor del contrato.

A. VARIABLES:

Las variables para determinar el presupuesto del contrato se establece en relación con los procesos archivísticos relacionados con la administración, custodia y organización de los archivos previstos en la normatividad y las metodologías del Archivo General de la Nación y específicamente las siguientes:

1. Custodia. El valor de la custodia de una caja de cartón X-200.2. Traslado. Valor por caja del traslado inicial de los archivos a las instalaciones del contratista.3. Entrega de la documentación: Valor por caja correspondiente a la verificación de los inventarios base para la entrega de

documentación objeto de custodia




http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292#92

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292#92



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4. CONSULTA. Archivo y desarchivo: Valor de cajas solicitadas por Migración Colombia para consulta5. ÁREA DE TRABAJO DE 70 METROS CUADRADOS. Valor mensual de un metro cuadrado para desarrollar actividades

administrativas y operativas de funcionarios de Migración Colombia.6. INCORPORACIÓN DE FOLIOS. Valor por folio del servicio de inserción / almacenamiento de documentos en los expedientes

de la serie documental "Historias de Extranjeros"7. ACTUALIZACIÓN APLICATIVO PLATINUM. Valor por registro de Extranjero para la actualización de los módulos "datos

básicos", "datos generales", "fallecido" y nacionalizado" del aplicativo PLATINUM8. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. Valor del metro lineal y su equivalente en folios.

CONCLUSIÓN: De acuerdo con las necesidades de la entidad, el valor de este proceso es hasta por: NOVECIENTOS SESENTA Y UN MILLONES QUINIENTOS CINCUENTA Y OCHO MIL CIENTO SESENTA Y CUATRO PESOS MONEDA CORRIENTE ($961.558.164), incluidos los impuestos a que haya lugar.

B. ANÁLISIS HISTÓRICO:

Migración Colombia desde el 2012 ha venido suscribiendo contratos interadministrativos para la prestación de los siguientes servicios:

1. Servicio de custodia y administración de archivos:

ENTIDAD CONTRATANTE CONTRATISTA No. CONTRATO VALOR PLAZO

MIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 157/2012 $ 159.000.000 CINCO (5) MESES

MIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 45/2013 $1.245.000.000 CATORCE (14) MESESMIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 142/2014 $ 370.400.000 CUATRO (4) MESESMIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 200/2014 $ 199.903.213 CUATRO (4)MESESMIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 64/2015 $230.518.964 CUATRO (4) MESES

2. Organización de archivos:


DAS – CEDIDO A MIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 143/2010 $2.685.379.270 16,5 meses

MIGRACIÓN COLOMBIA Servicios Postales Nacionales S.A. 122/2012 $ 231.159.000 8 MESES

MIGRACIÓN COLOMBIA Servicios Postales Nacionales S.A. 056/2013 $334.422.156 4 MESES

MIGRACIÓN COLOMBIA Servicios Postales Nacionales S.A. 116/2013 $1.242.840.747,5 11,5 MESES

MIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 158/2014 $220.161.570.40 CUATRO (4) MESES

4.3 Justificación.

EL presupuesto determinado para la presente contratación se justifica sobre la base de las metas previstas en el Proyecto de Inversión “Implementación del Programa de Gestión y Conservación Documental”, relacionadas con la administración, custodia y organización de archivos, así como la actualización del aplicativo PLATINUM, a partir de la oferta más favorable que se obtuvo como resultado del sondeo de mercado.

En relación con la custodia el presupuesto se obtiene a partir de un aproximado de veinticinco mil (25.000) cajas de cartón Referencia X-200 que deben ser almacenadas y debidamente preservadas en depósitos y estantería de archivo del contratista.

Para la administración se tiene en cuenta el valor de los servicios de entrega de la documentación, la consulta y la incorporación de folios.

Para la entrega y la consulta el presupuesto determinado se obtiene a partir del valor de una caja de cartón X.200, ya sea ésta objeto de entrega o para la consulta de la misma.

En lo que tiene que ver con la actualización del aplicativo PLATINUM el presupuesto se determina a partir de los valores por registro, constituido éste por los módulos “Datos básicos”, “Datos Generales”, Fallecidos” y “Nacionalizados”, para un total de treinta y ocho (38) campos que deben ser verificados y actualizados.

Para determinar el presupuesto para la organización de los archivos se tiene como base el valor de un metro lineal de archivo sobre el cual se desarrollarán procedimientos de clasificación, ordenación, foliación, selección, natural de documentos y descripción archivística.

4.4 Análisis del sector. OBJETO DEL CONTRATO:

Sea lo primero señalar para efectos del análisis del sector, que el objeto del presente proceso es contratar el servicio de administración, custodia y organización de archivos, así como la actualización del aplicativo PLATINUM.






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PERSPECTIVA LEGAL:

Con la expedición de la Ley General de Archivos 594 de 200, se inicia en el país el proceso regulatorio para la preservación del patrimonio documental de la nación. A partir de dicha Ley se han venido desarrollando Decretos y específicamente Acuerdos del Archivo General de la Nación, regulando aspectos específicos del quehacer archivístico.

Respecto a la custodia de los archivos actualmente se cuenta con el Acuerdo 008 de 2014 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística.

En relación con el proceso de organización de los archivos, el Decreto 1080 de 2015 regula aspectos relacionados con los instrumentos archivísticos, específicamente en lo que tiene que ver con la descripción archivística, las transferencias documentales y la obligación de las entidades de organizar sus archivos. Como desarrollo de dichas normas, el Archivo General de la Nación ha venido normalizando los procesos de organización mediante los siguientes acuerdos:

Decreto 1080 de 2015 por el cual se expide el Decreto único reglamentario del sector cultura. Título II. Patrimonio Archivístico. Acuerdo 42 de 2002 por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades

públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 005 de 2013 por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los

archivos en las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 002 de 2014 por el cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, control, y consulta de los

expedientes de archivo. Acuerdo 007 de 2014 por el cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes

PERSPECTIVA COMERCIAL Y ORGANIZACIONAL:

Los procesos relacionados con la custodia y organización de archivos, así como la conformación de herramientas archivísticas y de software para la descripción archivística en Colombia, vienen siendo regulados por el Archivo General de la Nación en cumplimiento de las funciones asignadas en la Ley 80 de 1989 por la cual se crea dicha entidad, la cual se encuentra adscrita al Ministerio de Cultura y es responsable de la preservación del patrimonio documental de la Nación.

Dicha entidad viene cumpliendo funciones respecto a la formulación de especificaciones técnicas para el almacenamiento, conservación y preservación de los documentos, así como metodologías para la organización de los archivos respecto a procedimientos relacionados con la clasificación, ordenación, selección natural y descripción de archivos.

En este sentido y teniendo en cuenta la obligatoriedad de dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia archivística, se ha venido generando un mercado en el cual las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, están obligadas a dar cumplimiento a las especificaciones técnicas y metodologías del Archivo General de la Nación. Es así como el artículo 2 de la Ley General de Archivos establece que el ámbito de aplicación comprende la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por dicha Ley.

En consecuencia, para absolver la demanda generada para la prestación de servicios archivísticos en Colombia se cuenta con empresas públicas y privadas que ofrecen y desarrollan proyectos archivísticos a las entidades que los requieren.

PERSPECTIVA FINANCIERA:

Las empresas en Colombia dedicas a la prestación de servicios archivísticos cuentan con capacidad financiera y operacional para el cumplimiento de su objeto social y de las obligaciones contraídas en procesos de contratación, tanto en entidades públicas como privadas.

A continuación se relaciona las empresas más representativas que se encuentran en el mercado:

Archivo General de la Nación. Entidad pública del orden nacional, adscrito el Ministerio de Cultura que presta servicios de custodia y organización de archivos, así como de la implementación de la Gestión Documental. De acuerdo con el Informe de Gestión 2014, por concepto de venta de servicios, se registraron ingresos por valor de $10.571 millones de pesos.https://archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/Informe_de_Gestion_2014.pdf

Servicios Postales Nacionales S.A. Empresa industrial y comercial del estado que presta servicios relacionados con la gestión documental y la organización de archivos. De acuerdo con el Informe de Gestión 2014, durante la vigencia 2014 los ingresos alcanzados por este concepto ascendieron a $49.357 millones de pesos.http://www.4-72.com.co/InformesyDocumentos/Informe_de_Gestion_2014.pdf




http://www.4-72.com.co/InformesyDocumentos/Informe_de_Gestion_2014.pdf

https://archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/Informe_de_Gestion_2014.pdf



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Iron Moutain. Empresa multinacional que cotiza en bolsa de New York debidamente registrada en Colombia para su operación la cual presta servicios para la administración de información física, escaneo y digitalización, tercerización de procesos documentales, la cual facturo globalmente para el 2013 la suma de $3.0 billones. http://www.ironmountain.com.co/Company/About-Us.aspx

PERSPECTIVA TÉCNICA:

Las condiciones técnicas establecidas en los presentes estudios previos corresponden a las especificaciones y metodologías para la óptima prestación del servicio de administración, custodia y organización de archivos así como para la actualización del aplicativo PLATINUM contenidas en las normas vigentes en la materia expedidas por el Archivo General de la Nación y relacionadas en las siguientes normas:

Para la custodia de los archivos se requiere de depósitos de archivos con las especificaciones técnicas e infraestructura locativa para garantizar el adecuado almacenamiento y conservación de la documentación.

Dentro de la administración de los archivos se tiene la prestación de servicios del traslado de la documentación, la consulta de los archivos y la incorporación de folios a los expedientes. El traslado obedece al transporte de los archivos de donde actualmente se tiene contratado el servicio a las instalaciones del nuevo proveedor del servicio. La entrega de la documentación obedece al traslado de la custodia de la documentación, para lo cual se debe efectuar un punteo y verificación de existencias a nivel de unidad de conservación, que para todos los efectos será por caja de cartón X-200. La consulta corresponde a la necesidad de acceder a la documentación para responder solicitudes de información específica para lo cual se efectuarán consultas para que el proveedor del servicio retire e incorpore cajas de cartón X-200 de los depósitos y la estantería donde se presta el servicio de custodia.

ANÁLISIS DE RIESGO:

Desde el Grupo de Archivo y Correspondencia, dependencia solicitante de este proceso, se analizaron los posibles riegos que puedan afectar el presente proceso contractual, tales como: su objeto, la disponibilidad de recursos, la suficiencia del presupuesto estimado, las actuales condiciones políticas, la normatividad aplicada. Esta información se encuentra consignada en la estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles, numeral 6 de los presentes de los Estudios Previos.

ANÁLISIS HISTÓRICO:

Migración Colombia desde el 2012 ha venido suscribiendo contratos interadministrativos para la prestación de los siguientes servicios:

1. Servicio de custodia y administración de archivos


MIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 157/2012 $ 159.000.000 CINCO (5) MESES

MIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 45/2013 $1.245.000.000 CATORCE (14) MESESMIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 142/2014 $ 370.400.000 CUATRO (4) MESESMIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 200/2014 $ 199.903.213 CUATRO (4)MESESMIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 64/2015 $230.518.964 CUATRO (4) MESES

2. Organización de archivos


DAS – CEDIDO A MIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 143/2010 $2.685.379.270 16,5 meses

MIGRACIÓN COLOMBIA Servicios Postales Nacionales S.A. 122/2012 $ 231.159.000 8 MESESMIGRACIÓN COLOMBIA Servicios Postales Nacionales S.A. 056/2013 $334.422.156 4 MESESMIGRACIÓN COLOMBIA Servicios Postales Nacionales S.A. 116/2013 $1.242.840.747,5 11,5 MESESMIGRACIÓN COLOMBIA Archivo General de la Nación 158/2014 $220.161.570.40 CUATRO (4) MESES

ANÁLISIS DEL MERCADO:

La actividad archivística en Colombia se encuentra regulada por la Ley General de Archivos 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015 que la desarrolla en el Título II “Patrimonio Archivístico” y los Acuerdos expedidos por el Archivo General de la Nación.

Como consecuencia de la obligación de las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se ha generado un mercado relacionado con la prestación de servicios archivísticos tales como la custodia, bodegaje, organización, descripción y elaboración de herramientas archivísticas tales como las Tablas de Retención Documental, las Tablas de Valoración Documental y el Programa de Gestión Documental, entre otras.




http://www.ironmountain.com.co/Company/About-Us.aspx



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En desarrollo de lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 14 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, se prevé que la administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

De ésta forma en el mercado Colombiano se tiene un segmento del mercado que requiere de la prestación de servicios archivísticos enfocado a las entidades públicas de cualquier nivel territorial y de entidades públicas y privadas que ofrecen dichos servicios.

ANÁLISIS DE LA OFERTA:

Como ya se ha mencionado, para soportar la demanda para la prestación de servicios archivísticos y el cumplimiento de la normatividad en la materia han surgido en el mercado una serie de entidades que prestan este tipo de servicios, dentro de las cuales podemos mencionar las siguientes:

Archivo General de la Nación. Informática Documental S.A.S. Iron Mountain. Colvatel Servicios Postales Nacionales S.A. Manejo Técnico de la Información

Estas entidades se especializan en actividades concretas y específicas relacionadas con la administración, custodia y organización de archivos contando para lo cual se procedió a solicitar las ofertas respectivas como parte del sondeo de mercado base, para la elaboración de los estudios previos del cual se pudo establecer que:

Precio. Las tarifas de Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72 son las más favorables del mercado y se ajustan al presupuesto de la entidad para esta contratación.

Cobertura. Los servicios prestados por Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72, corresponden a las necesidades de Migración Colombia para el cumplimiento de la normatividad vigente en la materia, así como la aplicación de las metodologías desarrolladas por el archivo General de la Nación.

La totalidad de las actividades contempladas para la prestación del servicio de administración, custodia y organización de archivos, así como la actualización del aplicativo Platinum, se desarrollarán en la ciudad de Bogotá, D.C.

Sondeo. Se invitaron varias empresas dedicadas a la prestación del servicio de administración, custodia y organización de archivos, así como para la actualización de datos en aplicaciones software:MANEJO TÉCNICO DE LA INFORMACIÓN, IRON MOUNTAIN, CERTICAMARAS, COLVATEL, SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. y el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, entre otras, verificando que dentro de su objeto social tuviese relación con la prestación de servicios gestión documental, custodia y organización de archivos

Efectuada la evaluación de las ofertas recibidas, se determinó que la más favorable económicamente, es la de la Sociedad “SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. 4-72.

Para el estudio de mercado se tomaron como base los valores unitarios de cada uno de los ítems solicitados por Migración Colombia y ofertados por las diferentes empresas, así:

Custodia. Una (1) Caja custodiada

Traslado inicial: Una (1) caja trasladada

Entrega de la documentación: Una (1) caja entregada

Consulta. Archivo y Desarchivo: Una (1) caja consultada

Área de trabajo: Un (1) metro cuadrado

Incorporación de folios: Un (1) folio incorporado

Actualización PLATINUM: Un (1) registro actualizado correspondiente a un extranjero

Organización de archivos: Un (1) metro lineal organizado

A continuación se presentan los cuadros con el resumen de cada una de las cotizaciones recibidas:






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1. INFORMÁTICA DOCUMENTAL S.A.S

ÍTEM SERVICIO ALCANCE UNIDAD CANT. MESES VR/UN SUBTOTAL IVA TOTAL1 CUSTODIA DE ARCHIVOS Valor mensual por caja custodiada CAJA 25.000 6 $ 950 $ 142.500.000 $ 22.800.000 $ 165.300.000

2 TRASLADO INICIAL DE LA DOCUMENTACIÓN

Valor por caja del traslado inicial de los archivos a las instalaciones del contratista

CAJA 25.000 1 $ 1.350 $ 33.750.000 $ 5.400.000 $ 39.150.000

3 ENTREGA DE LA DOCUMENTACIÓN

Valor por caja correspondiente a la verificación de los inventarios base para la entrega de documentación objeto de custodia

CAJA 25.000 1 $ 900 $ 22.500.000 $ 3.600.000 $ 26.100.000

4 CONSULTA. Archivo y desarchivo Valor de cajas solicitadas por Migración Colombia para consulta CAJA 500 6 $ 30.000 $ 90.000.000 $ 14.400.000 $ 104.400.000

5 ÁREA DE TRABAJO DE 70 METROS CUADRADOS Valor mensual por metro cuadrado M2 70 6 $ 30.000 $ 12.600.000 $ 2.016.000 $ 14.616.000

6 INCORPORACIÓN DE FOLIOS

Valor por folio del servicio de inserción / almacenamiento de documentos en los expedientes de la serie documental "Historias de Extranjeros"

FOLIO 3.569 6 $ 380 $ 8.137.320 $ 1.301.971 $ 9.439.291

7 ACTUALIZACIÓN APLICATIVO PLATINUM

Valor por registro de Extranjero para la actualización de los módulos "datos básicos", "datos generales", "fallecido" y nacionalizado" del aplicativo PLATINUM

REGISTRO 14.000 1 $ 4.600 $ 64.400.000 $ 10.304.000 $ 74.704.000

8 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Valor del metro lineal y su equivalente en folios.

Metro lineal / Folio 300 1 $ 1.250.000 $ 375.000.000 $ 60.000.000 $ 435.000.000

INFORMÁTICA DOCUMENTAL $868.709.291

Se verifico el Certificado de Existencia y Representación Legal, encontrando que las actividades del Objeto Social tienen concordancia con el objeto del contrato a suscribirse.

2. IRON MOUNTAIN

ÍTEM SERVICIO ALCANCE UNIDAD CANT. MESES VR/UN SUBTOTAL IVA TOTAL1 CUSTODIA DE ARCHIVOS Valor mensual por caja custodiada CAJA 25.000 6 $ 1.270 $ 190.500.000 $ 30.480.000 $ 220.980.000



CAJA 25.000 1 $ 311 $ 7.775.000 $ - $ 7.775.000



CAJA 25.000 1 $ 16.243 $ 406.075.000 $ 64.972.000 $ 471.047.000





FOLIO 3.569 6 $ 691 $ 14.797.074 $ 2.367.532 $ 17.164.606



REGISTRO 14.000 1 $ 1.395 $ 19.530.000 $ 3.124.800 $ 22.654.800



TOTAL IRON MOUNTAIN $ 1.269.592.276


3. COLVATEL




CAJA 25.000 1 $ 209 $ 5.214.286 $ 834.286 $ 6.048.571



CAJA 25.000 1 $ 16.243 $ 406.075.000 $ 64.972.000 $ 471.047.000





FOLIO 3.569 6 $ 691 $ 14.797.074 $ 2.367.532 $ 17.164.606



REGISTRO 14.000 1 $ 1.359 $ 19.026.000 $ 3.044.160 $ 22.070.160








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TOTAL COLVATEL $1.164.593.368


4. CERTICAMARA S.A.




CAJA 25.000 1 $ 4.170 $ 104.250.000 $ 16.680.000 $ 120.930.000



CAJA 25.000 1 $ 2.160 $ 54.000.000 $ 8.640.000 $ 62.640.000





FOLIO 3.569 6 $ 2.776 $ 59.445.264 $ 9.511.242 $ 68.956.506



REGISTRO 14.000 1 $ 250 $ 3.500.000 $ 560.000 $ 4.060.000


Metro lineal / Folio 300 1 $ 903.744 $ 271.123.200 $ 43.379.712 $ 314.502.912

TOTAL CERTICAMARA $ 866.019.418

Efectuada la revisión del Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá, se encentra que dentro del objeto social no se tiene actividad alguna relacionada con la administración, custodia y organización de archivos, así como los relacionados con procesos de digitación y actualización de aplicaciones de software, por lo que la cotización de la Sociedad Cameral de Certificación Digital CERTICAMARA S.A., no se tiene en cuenta para el sondeo de mercado.

5. SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.




CAJA 25.000 1 $ 1.165 $ 29.125.000 $ 4.660.000 $ 33.785.000



CAJA 25.000 1 $ 336 $ 8.400.000 $ 1.344.000 $ 9.744.000





FOLIO 3.569 6 $ 343 $ 7.345.002 $ 1.175.200 $ 8.520.202



REGISTRO 14.000 1 $ 2.154 $ 30.156.000 $ 4.824.960 $ 34.980.960



TOTAL 4-72 $ 868.688.970


6. MANEJO TÉCNICO DE LA INFORMACIÓN




CAJA 25.000 1 $ 800 $ 20.000.000 $ - $ 20.000.000



CAJA 25.000 1 $ 250 $ 6.250.000 $ 1.000.000 $ 7.250.000

4 CONSULTA. Archivo y desarchivo Valor de cajas solicitadas por Migración Colombia para consulta CAJA 500 6 $ 600 $ 1.800.000 $ 288.000 $ 2.088.000

5 ÁREA DE TRABAJO DE 70 Valor mensual por metro cuadrado M2 70 6 NO COTIZÓ NO COTIZÓ NO COTIZÓ NO COTIZÓ NO






AGCF.XX. VXMETROS CUADRADOS COTIZÓ



FOLIO 3.569 6 $ 1.900 $ 40.686.600 $ 6.509.856 $ 47.196.456



REGISTRO 14.000 1 NO APLICA NO APLICA NO APLICA NO APLICA



TOTAL MANEJO TÉCNICO DE INFORMACIÓN $ 722.074.456

No presenta oferta para el ítem correspondiente al área de trabajo. Condiciona el servicio de actualización de PLATINUM a la integración del aplicativo del oferente con PLATINUM, lo cual no es viable desde el punto de vista de la seguridad de la información.


CONSOLIDADO DE LA COTIZACIONES (esto es estudio del mercado)

Teniendo en cuenta los resultados del estudio de mercado se concluye que la cotización más favorable que se ajusta al presupuesto de Migración Colombia es la de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. por valor de OCHOCIENTOS SESENTA Y OCHO MILLONES SEISCIENTOS OCHENTA Y OCHO MIL NOVECIENTOS SETENTA PESOS MONEDA CORRIENTE $868.688.970

A continuación se presenta el cuadro resumen de las cotizaciones:

CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS

1 MANEJO TÉCNICO DE INFORMACIÓN $ 722.074.456,00No presenta cotización para el ítem correspondiente al área de trabajo. Condiciona el servicio de actualización de Platinum a la integración del aplicativo del oferente con Platinum, lo cual no es viable desde el punto de vista de la seguridad de la información.

2 CERTICAMARA $ 866.019.418,00Dentro de las actividades contempladas en el objeto social del Certificado de Existencia y Representación Legal no incluye ninguna relacionada con administración, custodia y organización de archivos.

3 SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. - 4-72 $ 868.688.970,00 Cotiza todos los servicios.4 INFORMÁTICA DOCUMENTAL S.A.S $ 868.709.291,00 Cotiza todos los servicios.5 COLVATEL $ 1.164.593.368,00 Cotiza todos los servicios.6 IRON MOUNTAIN $ 1.269.592.276,00 Cotiza todos los servicios.

ANÁLISIS DE LA DEMANDA:

A continuación se presenta un cuadro donde se relacionan contrataciones adelantadas por diferentes entidades públicas relacionadas con la administración, custodia y organización de los archivos:

Entidad contratante Contratista Valor Objeto del contratoUnidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP

Archivo General de la Nación

Contrato Interadministrativo 7.10 del 31 de agosto de 2011. Valor: $3.126.937.298

Intervención documental de aproximadamente 1.700 metros lineales de expedientes pensionales y los inherentes a éstos, como son los de novedades de nómina de pensionados, procesos judiciales y cuotas partes pensionales, actualmente a cargo del Grupo Interno de Trabajo para la Gestión del Pasivo Social de Puertos de Colombia de EL MINISTERIO, documentación que deberá ser transferida a la UGPP por parte de EL MINISTERIO

Superintendencia de Transporte.


Contrato Interadministrativo 05-305-0-09 del 22 de noviembre de 2009. Valor $736.058.779

Prestación de servicios profesionales y técnicos para el acompañamiento en la implementación del programa de gestión documental, organización del archivo de gestión, del fondo documental acumulado y capacitación con sujeción a sus necesidades y a las normas vigentes en Colombia sobre materia archivística.

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.


Contrato Interadministrativo 372-12 del 30 de julio de 2012. Valor: $763.646.158

Prestación de servicios especializados para realizar el diagnóstico integral y el inventario de los documentos pertenecientes al Archivo Central de la Entidad y de los archivos de gestión de varias dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, así como adelantar los procesos de conservación en los tomos del Archivo Histórico.

Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio


Contrato Interadministrativo 232 de 2013. Valor: $415.844.920

Elaborar el Diagnóstico Integral de Archivo Central, Archivo de Gestión del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y Fondo Documental Acumulado

Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP


Contrato Interadministrativo 7.10 del 31 de agosto de 2011. Valor: $3.126.937.298

Intervención documental de aproximadamente 1.700 metros lineales de expedientes pensionales y los inherentes a éstos, como son los de novedades de nómina de pensionados, procesos judiciales y cuotas partes pensionales, actualmente a cargo del Grupo Interno de Trabajo para la Gestión del Pasivo Social de Puertos de Colombia de EL MINISTERIO, documentación que deberá ser transferida a la UGPP por parte de EL MINISTERIO.

Superintendencia de Transporte.


Contrato Interadministrativo 05-305-0-09 del 22 de noviembre de 2009. Valor $736.058.779

Prestación de servicios profesionales y técnicos para el acompañamiento en la implementación del programa de gestión documental, organización del archivo de gestión, del fondo documental acumulado y capacitación con sujeción a sus necesidades y a las normas vigentes en Colombia sobre materia archivística.

Departamento Administrativo de la


Contrato Interadministrativo 372-12 del 30 de julio de 2012. Valor:

Prestación de servicios especializados para realizar el diagnóstico integral y el inventario de los documentos pertenecientes al Archivo Central de la Entidad y de






AGCF.XX. VXPresidencia de la República.

$763.646.158 los archivos de gestión de varias dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, así como adelantar los procesos de conservación en los tomos del Archivo Histórico.

4.5. Certificado de disponibilidad presupuestal.

La contratación, cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal:

Número: 37815

El CDP mencionado afecta el Rubro Presupuestal: C-450-1002-1 IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL A NIVEL NACIONAL, Fuente: Nación; Recurso: 10; Situación: CFS, expedido por el Grupo Financiero de la UAEMC.

En caso que aplique :

Recursos de vigencias futuras del año 2015 No aplicaValor: No aplicaNo. de Autorización: No aplica

4.6. Forma de pago.

MIGRACIÓN COLOMBIA pagará al CONTRATISTA el valor del contrato mediante pagos mensuales, previa facturación de los servicios prestados, discriminando los siguientes conceptos, así: (i) El valor anticipado del servicio de custodia de la documentación y del área de trabajo y (ii) la relación de los servicios de traslado y entrega de la documentación, el servicio de consulta, la incorporación de folios, la organización de los archivos y la actualización del aplicativo PLATINUM.

PARÁGRAFO 1: Los pagos se realizarán previa presentación de las facturas o cuentas de cobro correspondientes, acompañadas de la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato, y la certificación expedida por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal, según sea el caso, del pago de sus obligaciones a los sistemas de Salud, Pensión, Riesgos Laborales y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.

PARÁGRAFO 2: Si las facturas o cuentas de cobro no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos.

PARÁGRAFO 3: Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA.

PARÁGRAFO 4: Los pagos quedan sujetos igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF, y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja – PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soportes para el pago deberán ser avalados por el supervisor del contrato.

4.7. Requisitos para el pago.

Para el pago se requiere de la presentación de los siguientes documentos:

Informe de actividades suscrito por EL CONTRATISTA sobre las actividades y gestión realizada durante el periodo respectivo (y/o entrega de productos).

Certificación de cumplimiento o recibo a satisfacción de los informes (y/o entrega de productos) pactados, suscrito por el supervisor del contrato.

Copia del recibo o constancia de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en Salud y Pensión, Parafiscales y Sistema General de Riesgos Laborales, la cual deberá corresponder a lo legalmente exigido.

Factura o cuenta de cobro respectiva. Informe periódico de supervisión expedido por el supervisor del contrato por cada pago que autoriza.

Sin perjuicio de lo anterior, queda entendido que la forma de pago supone la entrega real y efectiva de los informes y/o productos pactados y del cumplimiento de las obligaciones generales y específicas.

Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA.

Si las facturas o cuentas de cobro no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos.

El pago queda sujeto igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja – PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soporte para el pago deberán ser avalados por el supervisor del contrato.






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4.8. Plazo.El término de ejecución del presente contrato que se derive de éste proceso será hasta el 31 de Diciembre de 2015 o hasta agotar presupuesto, lo primero que ocurra., y se contará a partir de la suscripción del acta de inicio, previo el perfeccionamiento y cumplimiento de los requisitos legales de ejecución, es decir, la expedición del registro presupuestal correspondiente.

5. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.

5.1 Ofrecimiento más favorable.

Considerando que el presente proceso de contratación se enmarca dentro de las causales de contratación directa por convenios o contratos interadministrativos, por lo tanto no hay lugar a la aplicación de factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.

La verificación de cumplimiento de la capacidad jurídica, técnica y financiera, las condiciones de experiencia del oferente para la ejecución del objeto y de las obligaciones contractuales no dará derecho a la asignación de puntaje, sólo conducirá a determinar si la propuesta es hábil para ser evaluada.

Por tratarse de una contratación directa, no se aplicaran factores de evaluación ni de ponderación, siendo en éste caso, la verificación y comprobación, del cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros y técnicos, la base para la aprobación de la oferta presentada.

5.2 Documentación.5.2.1 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD JURÍDICA:

a) Carta de presentación de la propuesta : Siguiendo el modelo que para tal efecto se suministra en documento anexo, debidamente firmada por el proponente o en caso de ser persona jurídica por el Representante legal o por la persona que se encuentre debidamente facultada o autorizada para ello.

b) Acto de nombramiento (Según el caso) del Representante Legal .

c) Acta de posesión (Según el caso) del Representante Legal .

d) Certificado de Constitución y Gerencia (Según el caso) : Con fecha no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la propuesta.

e) Certificado de Existencia y Representación Legal (o su equivalente) (Según el caso) : En caso de contar con Certificado de Existencia y Representación Legal, este debe tener fecha de expedición inferior a 30 días con relación a la fecha de la invitación.

Cuando el Representante Legal de la firma proponente, de conformidad con el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, tenga limitada su capacidad para licitar o contratar, deberá acompañar la correspondiente autorización del órgano directivo de la sociedad, “autorizándolo para estos fines”.

Cuando se actúe en calidad de apoderado, deberá acreditarse tal condición mediante documento legalmente otorgado ante autoridad competente.

f) Certificación de Aportes Parafiscales y a los Sistemas de Seguridad Social (Personas Jurídicas). Los proponentes deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y Aportes a las Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, si a ello hubiere lugar, durante los seis (6) meses anteriores a la presentación de las propuestas. Igual obligación deberá cumplir y acreditar durante la ejecución del contrato si el proponente fuere favorecido, conforme al artículo 50 de la ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal si la sociedad cuenta con éste, o por el Representante Legal.

g) Certificación de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación (Representante Legal).

h) Certificación de Antecedentes en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República (Representante Legal).

i) Certificación de Antecedentes Judiciales (Representante Legal).






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j) Fotocopia de la C.C. del (Representante Legal).

5.2.2 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD FINANCIERA:

a) Certificación expedida por Entidad Bancaria: en la que conste: nombre del titular de la cuenta, identificación, número de cuenta del proponente, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa, de conformidad con el Decreto 4318 del 30 de Noviembre de 2006. (Fecha de expedición no mayor a 30 días contados a partir de la fecha presentación de propuesta).

b) Registro Único Tributario (RUT): Anexar fotocopia del Registro Único Tributario, expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

c) Formulario diligenciado de creación de terceros en el SIIF :(se adjuntará formato).

d) Oferta Económica :

El proponente deberá presentar su oferta en pesos colombianos, indicando el valor de los servicios de (i) custodia, (ii) traslado inicial de la documentación, (iii) entrega de la documentación, (iv) consulta – archivo y desarchivo, (v) área de trabajo de 70 metros cuadrados, (vi) incorporación de folios, (vii) actualización del aplicativo PLATINUM, y (viii) organización de archivos, antes de liquidar el IVA, discriminando este impuesto por separado según corresponda y teniendo en cuenta las exenciones que aplique.

El valor ofertado por parte del proponente, debe incluir todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas, transporte y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la oferta, de la suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los mismos se entienden por cuenta del contratista.

Estarán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación, elaboración y presentación de la oferta. Por lo tanto, la Unidad Administrativa de Migración Colombia, no reconocerá ningún rembolso por este concepto.

La tarifa del IVA y el valor correspondiente a dicha tarifa deben sujetarse a lo dispuesto en el Estatuto Tributario; en caso de no ser así, la Entidad verificará el cálculo del valor correspondiente a la tarifa del IVA y efectuará la corrección necesaria y el valor corregido será el tenido en cuenta para la elaboración del contrato que se genere como resultado del presente proceso.

Todos los valores de la propuesta económica, tales como costo básico, IVA y costo total de la propuesta deben ajustarse al peso, bien sea por exceso o por defecto.

5.2.3 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD TÉCNICA:

El proponente deberá presentar una oferta técnica para contratar la prestación del servicio de administración, custodia y organización de archivos, así como la actualización del aplicativo PLATINUM, atendiendo la totalidad de las especificaciones técnicas, condiciones y demás requerimientos establecidos en las Especificaciones Técnicas.

6. ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.

La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el inciso 23º del artículo 3º y artículos 15º, 17º y el numeral 2º del artículo 2.2.1.2.5.2 del Decreto 1082 de 2015, así como lo señalado en la Metodología para identificar y clasificar los riesgos (Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, elaborado y publicado por Colombia Compra Eficiente en su página web www.colombiacompra.gov.co, procedió a tipificar, estimar y asignar aquellas circunstancias que siendo potenciales alteraciones del equilibrio económico, puedan preverse por su acaecimiento en contratos similares; por la probabilidad de su ocurrencia en relación con el objeto contractual o por otras circunstancias que permitan su previsión. Dicha previsibilidad genera la posibilidad de establecer responsabilidades y tratamientos específicos de asignación y mitigación.

CLASE FUENTE ETAPA TIPO PROBABILIDAD VALORACION PROBABILIDAD IMPACTO VALORACIÓN

IMPACTO

General Interno Planeación Económicos Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) 1 Insignificante 1

Específico Externo Selección Sociales o Políticos

Improbable (Puede ocurrir

excepcionalmente)2 Menor 2




http://www.colombiacompra.gov.co/



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CLASE FUENTE ETAPA TIPO PROBABILIDAD VALORACION PROBABILIDAD IMPACTO VALORACIÓN

IMPACTO

Contratación OperacionalesPosible (Puede ocurrir en cualquier momento

futuro)3 Moderado 3

Ejecución FinancierosProbable

(Probablemente va a ocurrir)

4 Mayor 4

RegulatoriosCasi Cierto (Ocurre en

la mayoría de circunstancias

5 Catastrófico 5

De la Naturaleza

Ambientales

Tecnológicos

Categoría ValoraciónInsignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

1 2 3 4 5Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) 1 2 3 4 5 6

Improbable (Puede ocurrir excepcionalmente) 2 3 4 5 6 7

Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro) 3 4 5 6 7 8

Probable (Probablemente va a ocurrir) 4 5 6 7 8 9

Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias 5 6 7 8 9 10

Categoría ValoraciónInsignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

1 2 3 4 5Raro (Puede ocurrir excepcionalmente) 1 Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto

Improbable (Puede ocurrir excepcionalmente) 2 Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto

Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro) 3 Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo

Probable (Probablemente va a ocurrir) 4 Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo Riesgo Extremo

Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias 5 Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo Riesgo Extremo Riesgo Extremo

Posteriormente, se identifican y describen los riesgos, según el tipo y la etapa del proceso de contratación en la que ocurre. Luego, se evalúan los riegos teniendo en cuenta su impacto y su probabilidad de ocurrencia y finalmente, se establece un orden de prioridad teniendo en cuenta los controles existentes y el contexto de los mismos.

MECANISMOS DE COBERTURA:

De acuerdo con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, antes de efectuar la contratación la dependencia debe realizar una valoración de los riesgos que esta implica.

DEFINICIONES:

Para los efectos del presente proceso de selección, se entenderán las siguientes categorías de riesgo:

Riesgo Previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia.

Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, tales como desastres naturales, actos terroristas, guerra o eventos que alteren el orden público.






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Tipificación del Riesgo: Es la enunciación que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que, en criterio de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato.

Asignación del Riesgo: Es el señalamiento que hace la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo.

Es importante señalar que los riesgos previsibles son aquellos que no están cubiertos por las garantías que amparan el cumplimiento, la calidad y cuando haya lugar la responsabilidad extracontractual de los contratos, por lo tanto NO SON RIESGOS PREVISIBLES, el incumplimiento, la responsabilidad extracontractual, la teoría de la imprevisión, las inhabilidades e incompatibilidades y los aspectos administrativos internos.

Migración Colombia, identificó para el presente proceso de contratación los riesgos que se relacionan en la siguiente tabla:

No.

Clas

e

Fuen

te

Etap

a

Tipo DESCRIPCIÓN

(Qué puede pasar y cómo puede ocurrir) Consecuencia de la ocurrencia de la evento

Prob

abili

dad

Impa

cto

Calif

icac

ión

Tota

l

Prio

ridad

1

Gen

eral

Inte

rno

Cont

rata

ción

Fina

ncie

ro Ocurre cuando se presentan demoras por parte de la Entidad en las aprobaciones previas de los

productos y/o informes desarrollados por el contratista.

Afecta el cumplimiento de las obligaciones del contratante a cargo del Supervisor del contrato, relacionadas con la aprobación de productos y/o informes, y genera retraso en el trámite de pago

a favor del contratista.

Raro

Men

or

Bajo

Baja

2

Gen

eral

Exte

rna

Ejec

ució

n

Regu

lato

rio Se presenta por la expedición de normas que impongan nuevos tributos, impuestos o cargas parafiscales, que pueden afectar el equilibrio económico del contrato.

Genera una carga adicional a las previstas, que puede afectar a cualquiera o a las dos partes del contrato.

Impr

obab

le

Men

or

Bajo

Baja

3

Gen

eral

Exte

rna

Cont

rata

ción

Econ

ómico Afectación del estudio de

mercado por fluctuación de lamoneda cambiaria

Incumplimiento del objeto contractual.

Impr

obab

le

Alto

Alto

Alto






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Forma de Mitigarlo.

No.

¿A q

uién

se

le

asig

na?

Tratamiento/Controles a ser implementados

Impacto después del tratamiento

¿Afe

cta

el e

quili

brio

ec

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ico

del

cont

rato

?

Pers

ona

resp

onsa

ble

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impl

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tar e

l tra

tam

ient

o

Monitoreo y revisión

Prob

abili

dad

Impa

cto

Calif

icac

ión

Tota

l

¿Cóm

o se

re

aliza

el

mon

itore

o?

Perio

dici

dad

¿Cuá

ndo?

1

UAE

MIG

RACI

ON

COLO

MBI

A -

CONT

RATI

STA

Aplicación y ajuste de los procesos internos de la entidad. Ra

ro

Insig

nifica

nte

Baja No

UAE MIGRACION COLOMBIA -

CONTRATISTA

Cumplimiento de procedimientos y fechas pactadas de entrega.

Permanente

2

UAEM

C C

ONT

RATI

STA

Aplicación inmediata de las disposiciones legales y ajuste de los procesos internos de la entidad.

Raro

Insig

nific

ante

Baja No CONTRATISTA

DNPPermanente consulta y actualización normativa. Permanente

3

CONT

RATI

STA

Establecer el presupuesto teniendo en cuenta la

fluctuación de la moneda cambiaria

Med

io

Alto

Med

io

Si Contratista Al termino de validación de las propuestas Acto de adjudicación

Fuente: www.colombiacompra.gov.co/manuales.

7. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

7.1. Exigibilidad Sí ___X___No ______

7.2. Justificación.En cumplimiento a lo establecido en el Decreto No. 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional”, y con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas con ocasión al desarrollo de los procesos contractuales en sus diferentes etapas, se han tipificado los posibles riesgos y a continuación se determinarán las correspondientes garantías.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007, el numeral 7º del artículo 2.2.1.1.2.1.1 y la Sección 3 – Subsección1 del Decreto 1082 de 2015, el contratista deberá amparar los riesgos derivados de la presente contratación, de conformidad con la siguiente tabla:

Garantía. PRE-

CONT

RACT

UAL.

CONT

RACT

UAL.

POST

-CO

NTRA

CTUA

L.

APLICA.

Porcentaje(%)

Respecto del valor del

presupuesto oficial.

Plazo.

Seriedad de la oferta. - - - - - -

Cumplimiento. - X - SI 20%

Por el término de duración del contrato y cuatro (4) meses más.

Buen manejo y correcta inversión del anticipo. - - - - - -

Pago anticipado. - - - - - .




http://www.colombiacompra.gov.co/manuales



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Pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones laborales.

- X - SI 10%

Por el término de duración del

contrato y tres (3) años más.

Estabilidad y calidad de obras. - - - - - -

Calidad del servicio. - X - SI 20%

Por el término de duración del

contrato y hasta la liquidación.

Calidad de los Bienes. - - - - - -

Provisión de repuestos. - - - - - -

Responsabilidad civil Extracontractual. - - - - - -

Otros. - - - - - -

8. INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL

8.1 Sometimiento a un acuerdo comercial vigente.

Sí ______No _X____

8.2 Acuerdos comerciales vigentes.

No aplican acuerdos comerciales toda vez que se trata de una contratación directa, esto teniendo en cuenta que es una de las exclusiones de las contrataciones no previstas, de acuerdo con las pautas establecidas para determinar si la entidad pública está cubierta por un acuerdo comercial vigente, expedidas por el Ministerio de Comercio exterior.

Por otra parte, y pese a que Migración Colombia es una entidad del estado que aplica Acuerdos Comerciales, en el literal C del manual establece: (…) “Las Entidades Estatales no deben hacer este análisis para los Procesos de Contratación adelantados por las modalidades de selección de contratación directa y de mínima cuantía” (…).

Lo anterior de acuerdo a los parámetros establecidos en la guía que para el efecto publicó la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en el link:

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_acuerdos_comerciales_web.pdf .

Por lo tanto para la presente contratación, no se establece este análisis.

9. OTROS ASPECTOS DEL CONTRATO.

9.1 Lugar de ejecución. Las actividades a realizar se ejecutarán en la ciudad de Bogotá, D.C.

9.2 Seguimiento.La supervisión y control de la ejecución del contrato estará a cargo de:

Cargo Profesional especializado grado 12Dependencia Grupo de Archivo y Correspondencia

Deberá en el ejercicio de sus funciones observar lo dispuesto en el artículo 4 y el numeral 1° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, y el manual de contratación de la entidad.

El supervisor no podrá adoptar decisiones que impliquen la modificación de los términos y condiciones previstas en el contrato, las cuales únicamente podrán ser adoptadas por el ordenador del gasto y el contratista, mediante la suscripción de las correspondientes modificaciones al contrato.

La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, sobre el cumplimiento del objeto del contrato. En ese sentido quien ejerza la supervisión se encuentra facultado para




http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_acuerdos_comerciales_web.pdf



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solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y es responsable por mantener a la entidad informada de los hechos y circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados en conductas punibles, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato.

El supervisor entre otras funciones tendrá las siguientes:

Velará por los intereses del MIGRACIÓN COLOMBIA y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias.

Verificar que EL CONTRATISTA cumpla con la ejecución del contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACIÓN COLOMBIA.

Verificar antes de expedir la certificación del recibo a satisfacción de las obligaciones recibidas por parte del CONTRATISTA, si el contrato cuenta con la constitución de las pólizas, y el acta de aprobación de la misma.

De existir adiciones y/o prorrogas al contrato, verificar la constitución del modificatorio y su acta de aprobación.

Decidir sobre los cambios y modificaciones en las especificaciones que no afecten sustancialmente el servicio contratado.

Aprobar o rechazar los elementos o materiales a utilizar, previo el examen o análisis que fueren del caso a fin de que se empleen los pactados en el contrato y se cumplan las condiciones de calidad, seguridad, economía y estabilidad adecuada.

Vigilar el cumplimiento del objeto del presente contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACIÓN COLOMBIA y expedir las certificaciones de cumplimiento a satisfacción del mismo para efectos del pago correspondiente.

Informar a la Secretaría General los aspectos relacionados con la ejecución del contrato, sin perjuicio de los que deban rendirse de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten.

Ejercer la supervisión, técnica, financiera, administrativa, contable y jurídica del contrato, indicando si ésta se ajusta al plan de trabajo o en caso contrario analizar las causas y problemas surgidos para que se tomen las medidas pertinentes, señalando las recomendaciones especiales y comentarios que crea convenientes (artículo 83 de la Ley 1474 de 2011).

Constatar que el objeto del contrato reúna las condiciones mínimas requeridas por MIGRACIÓN COLOMBIA y ofrecidas en la propuesta del CONTRATISTA.

El supervisor no podrá exonerar a EL CONTRATISTA. de ninguna de las obligaciones o deberes contractuales; tampoco podrá sin autorización escrita, ordenar cambio alguno que traiga consigo variaciones en el plazo o en el valor del contrato, ni efectuar ninguna modificación en la concepción del servicio contratado.

Elaborar conjuntamente con EL CONTRATISTA las actas de iniciación del contrato. Proyectar el acta de liquidación del contrato y suscribirla conjuntamente con el CONTRATISTA y posterior

firma del competente contractual. Velar por que EL CONTRATISTA cumpla con cada una de las obligaciones establecidas en presente

documento. Responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los

términos de la Constitución y la Ley. Informar el incumplimiento o mora de las obligaciones adquiridas por EL CONTRATISTA para que se

adopten las medidas legales pertinentes. Requerir a EL CONTRATISTA el cumplimiento de las obligaciones de acreditar el pago aportes de salud y

pensión y Riesgos laborales. Este requisito es indispensable para el pago que se debe efectuar a EL CONTRATISTA.

Comunicar al Grupo de Contratos con la debida sustentación técnica, la elaboración de prórrogas, adiciones, otrosí y/o cualquier cambio en el desarrollo del contrato.

Avalar los documentos soporte para los pagos. Remitir periódica y oportunamente al Grupo de Contratos los documentos tales como: Actas de Inicio, Actas

de Liquidación, Órdenes de pago, Certificaciones de Cumplimiento, Facturas, informe de actividades sobre la ejecución del contrato y demás que surjan como consecuencia de la ejecución del presente contrato.

En el evento en que se produzca un remplazo, el supervisor saliente deberá entregar un informe de ejecución del contrato al Coordinador del Grupo de Contratos para incluir en la carpeta contractual.

Las demás inherentes a su calidad de supervisor, que surjan durante el contrato y que tengan como justificación la ejecución del mismo.

9.3 Identificación del contrato. Contrato Interadministrativo.

10. COMITÉ ESTRUCTURADOR.

Parte técnica:






AGCF.XX. VX

ÁREA: Grupo de Archivo y CorrespondenciaFUNCIONARIO: Ilvis Patricia Serrano BornacelliCARGO: Profesional Especializada Grado 12

FIRMA: _____________________________________________

Parte Financiera:

ÁREA: Subdirección Administrativa y Financiera.FUNCIONARIO: Doris Alieth Martinez AguilarCARGO: Coordinadora Grupo Soporte a la Gestión Regional

FIRMA: ____________________________

Parte Jurídica:

ÁREA: Oficina Asesora JurídicaFUNCIONARIO: Jorge Armando Rodríguez AlarcónCARGO: Abogado

FIRMA: _____________________________

LA NECESIDAD, CONVENIENCIA Y MODALIDAD DE CONTRATACIÓN FUE APROBADA EN COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN REALIZADO EL 12 DE JUNIO DE 2015.

LOS PRESENTES ESTUDIOS PREVIOS SE FIRMAN A LOS: _________________________




apps.migracioncolombia.gov.coapps.migracioncolombia.gov.co/.../120156230005703_00010.docx · web...

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