apoyo tÉcnico para la planeaciÓn estratÉgica a 2013 y la implementaciÓn de un sistema de...
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APOYO TÉCNICO PARA LA PLANEACIÓN APOYO TÉCNICO PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA A 2013 Y LA IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATÉGICA A 2013 Y LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIALUN SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIAL
PropuestaPropuesta
Febrero de 2009Febrero de 2009
AGENDAAGENDA
Antecedentes
Objetivos
Alcance y organización del trabajo
Equipo de trabajo
Calificaciones de B.O.T.
Propuesta Económica
Pág. - 2
EL ACOMPAÑAMIENTO APUNTARÁ A FORTALECER LOS ELEMENTOS DE PLANEACIÓN YA PRESENTES EN LA SNR
Principales componentes de la planeación estratégica
¿Qué hay en la SNR? Concentración del acompañamiento
Visión compartida a largo plazo Clara visión a 2011 que gira alrededor de la interconexión de oficinas
Plan Estratégico Institucional 2007- 2011
Construcción colectiva con participación de las directivas de las áreas que permita una refinación de la visión de la SNR a 2013
Planes de acción por área/proceso Planes anuales de gestión (PAG) por área para 2008 (2009 en construcción)
Acuerdos de gestión por áreaPlanes de mejoramiento con ContraloríaPlanes de inversión por área
Refinación de indicadores vigentes con orientación hacia el cliente
Desarrollo de nuevos indicadores de alcance estratégico
Articulación de planes y programas Revisión de coherencia entre planes y
presupuesto
Sistema de seguimiento gerencial Cuadro de mando integral conceptual (en proceso de implementación)
Formatos de seguimiento a planes anuales de gestión
Reportes trimestrales de seguimiento
Diseño e implantación de sistema que permita el seguimiento integral de los planes
Articulación del seguimiento gerencial con el del Ministerio del Interior y de Justicia
Instauración de una cultura de seguimiento gerencial para la toma de decisiones y correctivos y la calificación del desempeño
Pág. - 3
AGENDAAGENDA
Antecedentes
Objetivos
Alcance y organización del trabajo
Equipo de trabajo
Calificaciones de B.O.T.
Propuesta Económica
Pág. - 4
OBJETIVOS
Pág. - 5
Objetivo general
Apoyar a la Superintendencia de Notariado y Registro en la formalización de su plan estratégico 2009-2013 y la implantación de su sistema de seguimiento gerencial
Objetivo general
Apoyar a la Superintendencia de Notariado y Registro en la formalización de su plan estratégico 2009-2013 y la implantación de su sistema de seguimiento gerencial
Objetivos específicos
Apoyar a la entidad a formular el plan estratégico a 5 años para la entidad
Apoyar a la entidad a desdoblar los planes de acción correspondientes a las diferentes dependencias
Apoyar a la entidad en la implantación inicial y transferencia de la operación del sistema de seguimiento gerencial
Objetivos específicos
Apoyar a la entidad a formular el plan estratégico a 5 años para la entidad
Apoyar a la entidad a desdoblar los planes de acción correspondientes a las diferentes dependencias
Apoyar a la entidad en la implantación inicial y transferencia de la operación del sistema de seguimiento gerencial
AGENDAAGENDA
Pág. - 6
Antecedentes
Objetivos
Alcance y organización del trabajo
Equipo de trabajo
Calificaciones de B.O.T.
Propuesta Económica
FASES
Pág. - 7
Duración total = 3 meses
1 ¼ mes
Fase 2Fase 1
Lineamientos de visión compartida Planes de acción
¾ mes
Fase 3
Sistema de seguimiento gerencial
1 mes
FASE 1- LINEAMIENTOS DE VISIÓN COMPARTIDA
Pág. - 8
Actividades
Productos terminados
Documento con conclusiones del taller con lineamientos de visión
Entrevistas (#8-10 directivas en Bogotá) y encuestas (vía web a segundo nivel y oficinas) de diagnóstico organizacional con base en los componentes de:□ Misión□ Visión compartida□ Estructura□ Procesos
Taller 1: 1 día completo con participación de directivas tanto del orden nacional como regional para establecer:□ DOFA organizacional□ Principales retos por superar□ Metas a 2013
Consolidación de conclusiones del taller
□Herramientas de información□Habilidades □Compromiso
Duración total = 3 meses
1 ¼ mes
Fase 2Fase 1
Lineamientos de visión compartida
Planes de acción
¾ mes
Fase 3
Sistema de seguimiento gerencial
1 mes
Apoyar a la entidad en:
FASE 2- PLANES DE ACCIÓN
Pág. - 9
Diseño de metodología y esquema de trabajo para formulación de planes de acción por área (#8-10) en coordinación con MIJ
Apoyo a cada área para el desdoblamiento de los planes de acción por área con:□ Metas principales (PAGs)□ Componentes y actividades□ Niveles de responsabilidad□ Prioridad de esfuerzos para definición de cronograma□ Presupuesto y fuentes de financiación
Presentación de plan estratégico de la entidad ante Comité Directivo del estudio
Actividades
Productos terminados
Documento con plan estratégico de la SNR 2009-2013
Duración total = 3 meses
1 ¼ mes
Fase 2Fase 1
Lineamientos de visión compartida
Planes de acción
¾ mes
Fase 3
Sistema de seguimiento gerencial
1 mes
Apoyar a la entidad en:
FASE 3- SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIAL
Pág. - 10
Actividades
Productos terminados
Documento con 1era medición del sistema de seguimiento gerencial
Duración total = 3 meses
1 ¼ mes
Fase 2Fase 1
Lineamientos de visión compartida
Planes de acción
¾ mes
Fase 3
Sistema de seguimiento gerencial
1 mes
Diseño del sistema de seguimiento gerencial con documentación de:□ Cuadro de mando estratégico (ver ejemplo)□ Procesos para su aplicación (tiempos, responsables, formatos en Excel y Powerpoint)
Capacitación a “dueño” del sistema de seguimiento gerencial (Oficina de Planeación, Asesor de Dirección, u otro definido por la Dirección)
Apoyo al “dueño” del sistema para la realización de la 1era medición mensual Presentación ante Comité Directivo del estudio del 1er informe mensual de seguimiento gerencial
Apoyar a la entidad en:
AGENDAAGENDA
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Antecedentes
Objetivos
Alcance y organización del trabajo
Equipo de trabajo
Calificaciones de B.O.T.
Propuesta Económica
ESQUEMA ORGANIZACIONAL SUGERIDO Y DEDICACIÓN DE TIEMPO %
Director
Consultor senior (planeación estratégica)
• Daniel Aldana - dedicación parcial
SNR
B.O.T.
Comité Directivo del estudio
• Ministro• Viceministro de Justicia• Superintendente• Superintendentes delegados• Secretario General
Gerente de enlace(1)
(1) Se recomienda que sea un funcionario de alto nivel.
Analista
Mauricio Agudelo – 50%
Ingeniero Industrial/ economista - 100%
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• Dedicación parcial
AGENDAAGENDA
Antecedentes
Objetivos
Alcance y organización del trabajo
Equipo de trabajo
Calificaciones de B.O.T.
Propuesta Económica
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CONCENTRACIÓN DE NUESTROS PROYECTOS
www.bot.com.co
4%
12%
6%
2%
8%
28%
6%
28%
6%
Justicia
Gestión pública
Social
Cultura
C&T
Competitividad
Educación
Pymes
Financiero
4%
12%
6%
2%
8%
28%
6%
28%
6%
Justicia
Gestión pública
Social
Cultura
C&T
Competitividad
Educación
Pymes
Financiero
Distribución por sector
16%
30%
2%
14%
38%
Gerencia deproyectos
Estrategiainstitucional
Reingeniería
Evaluación deproyectos
Capacitación
16%
30%
2%
14%
38%
Gerencia deproyectos
Estrategiainstitucional
Reingeniería
Evaluación deproyectos
Capacitación
Distribución por área funcional
51 proyectos desde nuestra fundación en
2002
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NUESTROS PROYECTOSAlgunos ejemplos de nuestros proyectos
Descripción General
Alta Consejería para la Competitividad
Alta Consejería para la reintegración de desmovilizados
Estrategia / Competitividad B.O.T. realizó el diagnóstico del arreglo institucional colombiano para la competitividad, y diseñó el
nuevo arreglo cuya aplicación se formalizó por decreto en la creación de la Comisión Nacional de Competitividad (CNC) integrada por el sector público y el sector privado, y la organización del Sistema Nacional de Competitividad. El estudio incluyó la propuesta de rediseño de las oficinas encargadas en el DNP y el MCIT. A continuación la Alta Consejería para la Competitividad con el apoyo del BID contrató a B.O.T para realizar la implementación inicial del Sistema. Tras 4 meses B.O.T gerenció la realización de las 2 primeras sesiones de la CNC, la instalación de 4 Comisiones regionales, y la implantación de un sistema de seguimiento para las metas de competitividad del país en www.snc.gov.co
Rediseño organizacional B.O.T. realizó la reingeniería organizacional para la Alta Consejería para la Reintegración de los
desmovilizados, y la acompañó en su implementación inicial. Al cabo de 6 meses la ACR ya estaba funcionando bajo el esquema propuesto con un alto cumplimiento de los objetivos trazados medido a través de un sistema de información gerencial, y pasó de tener el 63% de su gasto nómina concentrado en Bogotá a solo el 27%, con la operación de una red con 29 sedes en todas las regiones del país.
Arquitectura organizacional / proyección financiera El DNP lidera el Programa de Renovación de la Administración Pública. Por diez meses B.O.T.
gerenció el diseño gerencial y financiero, la operación inicial y la institucionalización del Programa, al cabo de los cuales dejó 78 entidades rediseñadas con un enfoque de servicio al ciudadano y unos ahorros anuales estimados en US$150 millones.
Departamento Nacional de Planeación
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Descripción GeneralNUESTROS PROYECTOSAlgunos ejemplos de nuestros proyectos
2 empresas de servicios jurídicos
Fusión/ estrategia / proyección financieraB.O.T. apoyó a las 2 empresas líderes del sector de servicios jurídicos a definir su estrategia de integración de tal manera que se maximizara la captura de sinergias de ingreso y costo. El proyecto incluyó la valoración financiera de las sinergias, la reingeniería del área de servicios de apoyo y la redefinición de la estrategia y los procesos para las unidades de negocios.
Planeación estratégica/ proyección financiera La Universidad El Rosario – una de las tres universidades con más trayectoria en el país –
comprometió hace 2 años y medio un gran esfuerzo en el diseño de su proyecto institucional para el año 2020. B.O.T. implantó el modelo financiero y organizacional que aún guía la planeación estratégica a la Universidad.
Universidad del Rosario
Planeación estratégica / Seguimiento gerencial / Arreglo institucionalB.O.T. esta apoyando al Comité de Coordinación Interinstitucional creado para la implementación de la ley de Justicia y Paz, en el ajuste de su estructura y funciones, la formulación de un plan de acción 2009-2010 y la implantación de un sistema de seguimiento gerencial.
OIM- Ministerio del Interior y de Justicia
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Descripción General
Evaluación de proyectosB.O.T. construyó unas bases de datos a partir de las 468 experiencias de alianzas identificadas y los 51 casos documentos en profundidad y realizó una caracterización de los mismos, una evaluación de los resultados e impactos e identificó algunos factores claves para la conformación de alianzas exitosas entre el sector público, privado y las organizaciones comunitarias, para el caso colombiano
NUESTROS PROYECTOSAlgunos ejemplos de nuestros proyectos
Colciencias
Evaluación de proyectos B.O.T. siguió su metodología estándar para realizar la evaluación de los programas de
financiación de maestrías y doctorados 1992-2004. La evaluación incluyo la medición de impacto con base en un diseño cuasi-experimental, la conformación de grupos de comparación con postulantes rechazados y beneficiarios de programas comparables, y una propuesta de rediseño de los programas para maximizar su impacto en el Sistema Nacional de Innovación.
Fundación Corona
Archivo General de la Nación
Rediseño organizacional B.O.T. acompañó al Ministerio de Cultura en la revisión y fortalecimiento de las funciones y
procesos, la estructura organizacional y la planta de personal del AGN como insumo para lograr el adecuado cumplimiento de su misión de promover la organización, conservación y consulta del patrimonio documental de la Nación y la óptima administración y gestión del Sistema Nacional de Archivos.
Pag - 18
Organización núcleo
www.bot.com.co Pag - 19
¿QUIÉNES SOMOS? Algunos de nuestros consultores Organización
núcleo
Socio Gerente B.O.T.• MSc. en Tecnología y Políticas
Públicas de MIT• Socio-Gerente de B.O.T. En 51
proyectos en temas de estrategia y reestructuración de empresas privadas y entidades públicas
• Consultor McKinsey & Co. en temas de finanzas, estrategia y organizaciones
• Asesor Alcaldía de Bogotá - Administración Peñalosa
• Asesor BID : conocimientos en políticas de innovación
• Profesor MBA e Ingeniería Industrial- Universidad de los Andes
•Daniel AldanaConsultor senior B.O.T.• MBA con concentración en TICs de
University of Strathclyde Glasgow, UK• Asesor de la Alta Consejería Presidencial
para el diseño de la estrategia nacional de Competitividad
• Amplia experiencia en diseño de planes de negocio
• Economista de la Dirección de Infraestructura del Departamento Nacional de Planeación
• Economista y MSc. de Uniandes
Mauricio Agudelo
Analistas
• Ingenieros Industriales y economistas con alto desempeño académico y experiencia en desarrollo de análisis cuantitativos con herramientas estadísticas
AGENDAAGENDA
Antecedentes
Objetivos
Alcance y organización del trabajo
Equipo de trabajo
Calificaciones de B.O.T.
Propuesta Económica
Pág. - 20
El valor económico de la propuesta es por COL$ 63 millones más IVA
Pág. - 21www.bot.com.co
Notas: La oferta es a valor fijo e incluye todos los honorarios por servicios profesionales, gastos administrativos y otros costos indirectos
de la consultoría. No incluye gastos de logística para la realización de talleres tales como alquiler de salones o refrigerios para los asistentes. Dichos
rubros deberán ser costeados por la parte contratante. La forma de pago sería 25% a la entrega de un plan de trabajo detallado y 25% a la entrega del informe de cierre de cada una de
las 3 fases. La oferta económica tiene una validez de treinta (30) días calendarios, contados a partir de la fecha de su remisión.
Pesos %B.O.T
Honorarios consultores 43.209.227 68%Gastos de documentación 600.000 1%Gastos de comunicación 900.000 1%Transporte y logística 900.000 1%Overhead 18.147.875 28%
SUBTOTAL SIN IVA 63.757.103 100%IVA 10.201.136
TOTAL CON IVA 73.958.239
APOYO TÉCNICO PARA LA PLANEACIÓN APOYO TÉCNICO PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA A 2013 Y LA IMPLEMENTACIÓN DE ESTRATÉGICA A 2013 Y LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIALUN SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIAL
PropuestaPropuesta
Febrero de 2009Febrero de 2009