apoyo implementacion guia de gestión 2012

8/2/2019 Apoyo Implementacion Guia de Gestión 2012

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Spence GERENCIA HSEC Página 1 de 20

APOYO PARA LA IMPLEMENTACION DE LA GUIA GESTION HSEC

Elemento 1 Evidencias Responsable Tipo de evidencia Dónde debe estar?

L i d e r a z g o y R e s p o n s a b i

l i d a d

Publicación de Política de Sustentabilidad. RR.HH -Comunicaciones Política publicada En las áreas y lugares donde se reúnan losempleados y sea de relevancia su presencia

(oficinas gerencia, salas de reuniones)

Política firmada por CEO. BHP Corporativo Firma de la Política En el documento de la Política

Charla Política Sustentabilidad. Gerentes Área Registro de charla En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC.

Demostración de cumplimiento de la Política deSustentabilidad

Gerentes Área Programas de gestión de la empresa quedemuestran que lo indicado en la Política estásiendo gestionado. (anáilisis de riesgos,aspectos legales, etc)

En las respectivas gerencias y un resumenejecutivo en archivo de la Gerencia General.

Programa (Carta Gantt) implementaciónestándares HSEC.(incorpora alcance del sistemaHSEC).

Gerencia HSEC Carta Gantt o Cronograma En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC de la gerencia respectiva

Respaldo de recursos asignados para HSEC(financieros, técnicos).

Gerentes Área Budget y forescast con ítems asociados aHSEC

En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC o del encargado de costos de lagerencia respectiva.

Programa de Actividades Gerenciales Gerentes Área Registro del programa y evidencias decumplimiento.

En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC de la gerencia respectiva.

KPI´s HSEC de las Gerencias. Gerentes Área Registro de los KPI´s HSEC En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC de la gerencia respectiva.

KPI´s HSEC en evaluaciones de desempeñoindividual

RR.HH Registro de evaluación de desempeño individual Carpetas personales almacenadas en RR.HH.

Descripciones de cargo con responsabilidadesHSEC. RR.HH Descripciones de cargo Carpetas personales almacenadas en RR.HH.

Programas de reconocimiento. Gerente HSEC Definición del cómo, cuándo y a quienes sereconocerá en gestión HSEC en la Compañía.De igual manera iniciativas por área.


Proceso de sanciones administrativas Gerente HSEC Procedimiento de sanciones administrativas En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC de la gerencia respectiva.

Respaldo de certificación de ISO-OHSAS Gerencia Gral. Certificados, Publicados o copias archivas

Charla asociada a informar a los trabajadoressobre el derecho que les asiste de detener lostrabajos o rehusarse a realizarlos si existen

condiciones inseguras.

Gerentes Área Registro de charla o reunión donde se informeel derecho de detención del trabajo.







R

e q u e r i m i e n t o s

L

e g a l e s y O t r o s

r e q u

e r i m i e n t o s H S E C

Matriz de identificación y cumplimiento de aspectoslegales HSEC aplicables.

Gerencias de Área Inventario de riesgos con información priorizadapor área.

En Archivos del sistema integrado deGestión HSEC del Área.

Documentos legales (Normas, leyes, decretos, NCh,etc.) disponibles en forma electrónica o en papel.

Gerencia HSEC yRR.HH.

Biblioteca técnica disponible en papel y/oelectrónica

Gerencia HSEC – RR.HH y en Gerenciasdel Área.

Procedimientos de aspectos legales HSEC. Gerencia HSEC Documento que define gestión legal HSEC En Archivos del sistema integrado deGestión HSEC.

Procedimientos de aspectos legales RR.HH(Laboral)

Gerencia RR.HH Documento que define gestión legal Laboral En Archivos del sistema integrado deGestión HSEC.

Identificación de actividades donde se aplicanexigencias superiores a la Legislación Nacional (Siaplica).

Gerencias de Área Registro de actividades que son definidas conexigencias mayores a la normativa nacional

En Archivos del sistema integrado deGestión HSEC del Área.

Difusión de los requerimientos legales que debenaplicarse

Gerencias y Áreas Registro de comunicación con los empleados Áreas y empresas






P e l i g r o s y R i e s g o s H S E C

Procedimiento de administración de Riesgos.

Gerencia HSEC Copia del procedimientos de administración deriesgos En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC

Elaboración y desarrollo del inventario de riesgospara todas las actividades a realizar o aquellasdonde podemos influenciar (trabajos externos).Este análisis debe incorporar las variables HSEC yaquellas asociadas a DD.HH.

Gerencias Área ySuperintendencias

Inventario de papel o electrónico, donde esténanalizadas TODAS las actividades del área deresponsabilidad.

En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC de las gerencias respectivas.

Identificar aquellas actividades de bajaprobabilidad y alta consecuencia.

Gerencias Área ySuperintendencias

Indicar a través de filtros (Excel) o mediantecolores las actividades que cumplen estacondición.


Asignación de personas para el desarrollo delinventario de riesgos. Competente y/o

experimentado

Gerencia Área Nominación formal a través de una carta por parte de la Gerencia o Superintendencia

respectiva a quienes deben participar en estaactividad.


Registro en papel y/o electrónico del Inventario deRiesgos

Gerentes Área Inventario de riesgos en papel o electrónico En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC de la gerencia respectiva.

Revisión del inventario de riesgos en forma anualcomo mínimo y luego de un incidente significativo,aprendizajes y cambios

Gerentes Área Fecha del inventario de riesgos actual y copiadel inventario anterior, que demuestre elcumplimiento de este período de revisión. Deigual manera cada vez que ocurra un incidentesignificativo debe dejarse evidencia de larevisión en la actividad relacionada con elincidente.


Registro de riesgos firmado por los dueños de lasáreas Gerente Área Inventario de riesgos en papel con la firma deldueño del Área. En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC de la gerencia respectiva.

Medidas de control presentes y futuras (nuevas)incorporadas al inventario de riesgos, sonmonitoreadas y controladas con asignación deresponsables.

Gerente Área ySuperintendencias

Las medidas identificadas como barreras o“Medidas de Control Actuales”, dentro delinventario de riesgos como aquellasincorporadas en la columna “Nuevas Medidasde Control”; deben tener responsables y fechasde control, es decir, planes de acción.


Inventarios de riesgos aprobados por los gerenteso administradores

Gerentes Area Inventario de riesgos firmados por los Gerentes-Jefe operaciones –Administradores

Registro de los inventarios en archivadoresdel sistema de gestión .

Sistema o forma que permita verificar la efectividadde las medidas de control propuesta en losinventarios

Superintendencias-Areas-Empresas

Inspecciones- auditorias o evaluaciones deseguimiento a los inventarios de riesgos y susmedidas de control.

Registro de la efectividad de las medidas decontrol, deberá encontrarse en losarchivadores del sistema de Gestión.

Jerarquía de control de riesgos conocida por laspersonas

Areas/ Empresas Charla a trabajadores respecto a la jerarquía decontrol de riesgos..

Áreas- Oficinas empresas colaboradoras






P l a n i f i c a c i ó n , O b j e t i v o

s

y M e t a s

Incorporación de los requerimientos HSEC en lasplanificaciones de negocios y operacionales,identificando los temas, riesgos y oportunidadesHSEC significativas.

Gerencias Área Actas de reuniones de planificación operacionalsemanal, mensual que incorporen la variableHSEC.


Definición anual de objetivos, metas e indicadores(KPI´s) proactivos y reactivos HSEC.Consistentes con los riesgos significativos delinventario de riesgos y los aspectos legalesaplicables entre otros.

Gerencia General yGerencias Área

Registro de los Objetivos, metas y KPI´s HSECde la empresa y por área. Los indicadoresdeben diferenciar aquellos proactivos y losreactivos (estadísticas).


Definición de Programas HSEC que considerenobjetivos, metas, actividades, responsables,plazos, recursos.

Gerencias Área Programa de la respectiva Gerencia En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC de la gerencia respectiva.

Los resultados del cumplimiento HSEC deben ser utilizados para redefinir los objetivos y metas.(Mejoramiento continuo).

Gerencia Área Los resultados del programa HSEC debe servir para planificar las actividades futuras. Loanterior debe demostrarse con las variables delprograma que se mantienen y aquellas que hansufrido cambios.


Definición de objetivos, metas y KPI´s HSEC enforma documentada, difundidos, monitoreados yrevisados en forma anual.

Gerencia Área Programas HSEC deben estar comunicados,monitoreados, controlados y reformuladoscunado corresponda generar variaciones delmismo. Lo anterior con una periodicidad anualcomo mínimo


Definición de objetivos, metas y KPI´s asociados ala Política de Sustentabilidad (empresa).

Gerencia General yGerencia HSEC

Documento ejecutivo que indique lasactividades que demuestran el cumplimiento delo indicado en la Política de Sustentabilidad.

En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC.

Las metas y Objetivo deben ser consecuentes conlas metas HSEC de BHPBilliton

Gerencia ,Superintendencia ,Áreas, empresas

Documento ejecutivo que describa las metas yobjetivos para una buena gestión HSEC duranteal año

En archivos del sistema de gestión HSEC

Las metas y objetivos deben ser conocidos por lostrabajadores

Gerencia ,Superintendencia ,Áreas, empresas

Registro de toma de conocimiento de lasmestas y objetivos de la empresa

Registro en archivos del sistema de gestiónHSEC






C o n c i e n c i a , C o

m p e t e n c i a y

C o m p o r t a

m i e n t o

Cumplimiento de las Inducciones HSECGenerales. Debe incorporar la Carta Constitutiva,la Política de Desarrollo Sostenible, el código deconducta y los estándares HSEC.

Gerencia HSEC Temario o presentación de la inducción HSECGeneral

Gerencia HSEC

Inducción del Área de los riesgos presentes atodos los trabajadores (Derecho a informar).

Gerencias Área Charlas de capacitación específica de losriesgos a los que se verán enfrentados lostrabajadores. Incorporar lo indicado en losinventarios de riesgos, Reglamentosespecíficos, procedimientos de trabajo, Hojasde datos de seguridad de las sustanciasquímicas.

Carpetas de Inducción del Derecho a Informar por Áreas.

Se sugiere generar un registro de lasinformaciones entregadas por trabajador.

Registro de Inducción a visitas. Gerencias Área Registro de Charla de visitas realizada En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC

Identificación de competencias HSEC por cargos yrevisadas periódicamente (sugerible anualmente).

Gerencia RR.HH Incorporar en las descripciones de cargo lavariable HSEC y someterlas a un proceso derevisión.

En Archivos de RR.HH.

Contar con un Proceso de Reclutamiento yselección, considerando evaluación deconocimientos, competencias, comportamientos ydesempeño HSEC.

Gerencia RR.HH Pautas de reclutamiento, donde demuestren laincorporación de HSEC en sus fases deselección


Desarrollar matriz de Identificación de necesidadesde capacitación HSEC en todos los niveles de laempresa (Organigrama) y contratistas.

Gerencia RR.HH(capacitación)

Matriz de necesidades de capacitación HSECde los empleados


Gerentes capacitados en liderazgo HSEC. Gerencia RR.HH(capacitación)

Capacitación en liderazgo HSEC realizada oprogramada para los ejecutivos

En Archivos de RR.HH..





C o n c i e

n c i a , C o m p e t e n c i a y C o m p o r t a m i e n t o

( C o n t i n u a c i ó n )

Capacitación en inventario de riesgos y técnicas deidentificación preventiva de riesgos (inspecciones,

observaciones, reportes de cuasi accidentes).

Gerencia RR.HH(capacitación)

Registro de asistencia a capacitación deinventario de riesgos y en observaciones,

inspecciones y en cuasi accidentes.

En Archivos de RR.HH las realizadas comoparte del programa corporativo y en cada Área

las capacitaciones realizadas en forma local. Demostrar actividades de asesoría en evaluación ydetección de riesgos. (reuniones informativas,folletos, videos, etc)

Gerencia Áreas Actas de reuniones, documentos informativos,charlas.


Procedimiento de Gestión de No conformidades Gerencia HSEC Procedimiento de tratamiento de las noconformidades


Evidenciar registros de Capacitación en losprocedimientos de trabajo.

Líderes de Área Registro de las charlas de los procedimientos(Parte de la actividad del Derecho de Informar).


Implementación de actividades de observación decomportamiento (supervisores).

Gerencias Área Programa de actividades de la supervisión conincorporación de Observaciones.


Implementación programa de seguridad conductual

(SPOT).

Gerencia HSEC Y

Gerencias Área

Registro de observadores por área, resumen de

gestión mensual del programa SPOT.

En Archivos del sistema integrado de Gestión

HSEC de la gerencia respectiva. Análisis de los resultados de las observaciones decomportamiento y proceso SPOT; lo anterior servirá de base para la planificación de lasactividades HSEC de la empresa.

Gerencia HSEC YGerencias Área.

Gráficas de comportamientos y planes deacción resultantes. Demostrar como estainformación a servido para definir lasactividades del programa HSEC del Área.


Capacitación transcultural a personas queinteractúan con personas de distintas culturas o lascomunidades (si aplica).

Gerencia HSEC Definición de la estructura y metodología detemas que se entregarán en los casos depersonas de la comunidad y culturas distintas ala de la Compañía

Archivos de Gerencia HSEC (Comunidades) yGerencia RR.HH (personas de otras culturas).

Proceso formal de inducción a empleados yvisitas, explicando los riesgos de la operación y/o

área

Líderes de área Presentaciones de la inducción dadaRegistro de las inducciones realizadas a los

empleados y/o visitas

En archivadores del sistema de gestión HSEC

Elaboración de perfiles de cargo correspondientea todos los niveles dentro de la organización

Gerencias áreas Perfile de cargo documentados por cadaintegrante de la organización


Normas que establezcan las sanciones que serealizan por el incumplimiento de reglas,procedimientos

Gerencias áreas Reglamentos internos, reglas cardinales,registro dado a los empleados de susobligaciones respecto a respetas las normas ysus sanciones







C o m u

n i c a c i ó n , C o n s u l t a

y P a r t i c i p a c i ó n

Programas de trabajo con las comunidades.

Gerencia HSEC Programa PAC En Archivos de Gerencia HSEC

Sistema de información a las comunidades(reuniones).

Gerencia HSEC Actas de reuniones con la comunidad En Archivos de Gerencia HSEC

Identificación de las partes interesadas yelaboración de estrategias de consulta paraidentificar y tratar preocupaciones y expectativas.(Comunidad interna y externa).


Procedimiento de comunicaciones internas yexternas

En archivos de Gerencia HSEC y RR.HH.

Difusión de la política de desarrollo sostenible, losestándares HSEC y materias asociadas a losriegos y el desempeño HSEC a trabajadores – Estadísticas, resultados de auditorías (charla,capacitación).

Gerencia HSEC yGerencia Área

Entrega de material técnico de apoyo,publicación de la política de desarrollosostenible, reuniones informativas HSEC,publicación de estadísticas en panelesinformativos


Iniciativas para incorporar la participación departes interesadas externas en actividadesrelevantes (mesas de trabajo, reunionesbimensuales).

Gerencia HSEC yRR.HH

Programa de reuniones con la comunidad yautoridades

En Archivos de Gerencia HSEC y RR.HH.

Información, consulta y participación conautoridades en materias de sustentabilidad(Cuenta HSEC anual).

Gerencia HSEC yRR.HH

Evidencias de reuniones con autoridades, tiposde comunicados a las autoridades locales.


Registro y gestión de quejas y reclamos externosasociados a HSEC, con las evidencias de lasrespuestas correspondientes.


Registro de quejas y reclamos externos con loscorrespondientes planes de acción y respuestas


Desarrollo de planes de relaciones con la

comunidad considerando la colaboración de laspartes interesadas.

Gerencia HSEC Programa de apoyo a la comunidad (PAC) En Archivos de Gerencia HSEC

Implementación de un sistema para medir laefectividad de los procesos de comunicacióninterna y externa (encuestas, auditorías).

Gerencia RR.HH Herramientas de medición de comunicaciónimplementadas y sus resultados

En Archivos de Gerencia RR.HH.

Procedimiento documentado para acoger lasquejas y dar respuesta a l,os Stakeholders

Gerencia HSEC Procedimiento aprobado, registro de consultasquejas y sus respuestas

En archivo de Gerencia HSEC .






D i s e ñ o , C o n s t r u c c i ó n y P u e s t a e n M a r c h a

Los proyectos deben ser revisados y aprobadosconsiderando una evaluación de riesgos HSEC.

Gerencia Áreas Incorporación de variables HSEC en las etapasiniciales de los proyectos


Demostrar la utilización de aprendizajes obtenidos deactividades anteriores y de incidentes significativos,construcciones u operaciones similares en el desarrollodel proyecto.

Gerencias Áreas Registro histórico de información HSEC que sea útil yque pueda ser usada en proyectos actuales o endiseño.


Demostrar el cumplimiento legal de los estándares dediseño y construcción y entrega; de igual manera laaplicación de normas técnicas (NCh) o similares.

Gerencia Ing. y Serv.Técnicos

Registro de normativas legales y normas técnicasque se aplicaron en los proyectos y las evidencias desu cumplimiento

En Archivos de Gerencia Ing. y Servicios Técnicos

Utilización de metodologías de análisis de riesgos(Hazop) para revisar diseños de construcción, operacióny mantenimiento.

Gerencias Área Registro de análisis HAZOP para proyectos deconstrucción de gran envergadura o análisis deriesgos similares (inventario de riesgos HSEC) quesirvan para demostrar la evaluación temprana de los

riesgos HSEC en los proyectos en diseño.


Revisión, monitoreo y control de documentación de losproyectos de construcción, de manera de verificar elcumplimiento de las especificaciones de diseño yoperación.

Gerencia Ing. y Serv.Técnicos; Gerenciadueña del proyecto

Documentos codificados y ordenados por proyectos.Evidencias de revisiones de las especificaciones dediseño y operación.


Definición de la forma de establecer el cierre, retiro yrehabilitación de faenas. Deben considerar actividades ycostos, siendo revisados anualmente.

Gerencia HSEC, Adm yFinanzas, Ing y ServiciosTécnicos y Gerenciadueña del área a cerrar

Definición de consideraciones técnicas paradeterminar la conformidad del cierre, retiro yrehabilitación de una faena; lo anterior aplicable a laempresa, un área específica o una empresacontratista.


Identificar (documentar) previo a la puesta en marcha deun proyecto el equipamiento, sistemas, procedimientos yactividades críticas.

Gerencia Área (dueñadel proyecto), GerenciaHSEC

Elaborar registro de identificación de equipamiento,sistemas, procedimientos y actividades críticas.Considera como herramienta de soporte el inventario

de riesgos HSEC.


Plan o sistema para revisar previo a la operación opuesta en marcha el cumplimiento de los estándaresdefinidos y las competencias de los empleados ycontratistas.

Gerencia Área (dueñadel proyecto), GerenciaHSEC y RR.HH

Implementar listas de revisión o auditorías decumplimiento de los estándares acordados ycompetencias de los empleados.


Sistema (chequeo) de revisión pre-operacional ainfraestructura y/o equipos nuevos o reparados (lista dechequeo). Lo anterior debe garantizar que laconstrucción está de acuerdo con los códigos yestándares de diseño y a los requerimientos HSEC .

Gerencia Área Listas de chequeo o documentos similares queaseguren la revisión operacional y garanticen sucumplimiento con requisitos de diseño para el casode infraestructuras.







O p e r a c i o n e s y M a n t e n i m

i e n t o

Desarrollo de procedimientos de mantención yoperación de equipos, instalaciones, maquinariasentre otros.

Gerencias ÁreaProcedimientos, instructivos o manuales deoperación y mantención En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC de la gerencia respectiva.

Definición de periodicidad de revisión de losprocedimientos, planos, documentos HSEC engeneral.

Gerencia HSEC Procedimiento que indique la frecuencia de revisiónde los documentos HSEC


Contar con definición documental de diseños(planos, proyectos) de las instalaciones.

Gerencia Ing. YServicios Técnicos

Planos, documentos de ingeniería de diseño de lasinstalaciones.

En Archivos de Gerencia Ing. Y ServiciosTécnicos

Los límites de operación de equipos, maquinarias yaccesorios deben estar documentados einformados el personal afecto.

Líderes osupervisores

Incorporar en procedimientos, instructivos oseñalizados en los equipos los límites de operación yestos deben ser informados formalmente(Capacitación, charlas, reuniones) al personal que

deba interactuar con estos equipos, maquinarias y/oaccesorios.


Identificar y Documentar (Listado) losequipamientos, sistemas, procedimientos yactividades críticas (inventario de riesgos).

Jefes de Área Registrar a través de documentos formales losequipamientos, sistemas, procedimientos yactividades críticas. Utilizar como herramienta deidentificación el inventario de riesgos.

En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC de la < gerencia respectiva.

Elaboración de sistema para medir, monitorear,analizar y revisar los parámetros claves deoperación.

Superintendentes yJefes de Área

Procedimiento de gestión de parámetros claves deoperación.

En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC.

Realizar levantamiento de riesgos cruzados paraaquellas actividades simultáneas o donde dos omás empresas o áreas interactúen.

Superintendente yJefes de Área

Inventario de riesgos que identifique la condición deoperaciones simultáneas y la participación derepresentantes de ambas actividades en lageneración de este inventario.

En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC

Programa de mantención y chequeo deinstalaciones.

Líderes y supervisores Documento electrónico o papel del programa demantención y evidencias de cumplimiento.


Programa de mantención y chequeo de equipos. Líderes y supervisores Documento electrónico o papel del programa demantención y evidencias de cumplimiento.


Programa de mantención y chequeo de vehículos ymaquinarias.



Programa de prueba, calibración y certificación deequipos.



Procedimiento para aplicar y revisar los sistemasde protección (eléctricos / mecánicos).

Líderes y supervisores Desarrollo e implementación del proceso deaplicación de bloqueos y sistemas de proteccionesmecánicas, eléctricas u otras.







P r o v e e

d o r e s , C o n t r a t i s t a s y S o c i o s

Evaluación de riesgos HSEC previo a contratar servicios / bienes.

Gerencia Adm. yFinanzas

Análisis HSEC preliminar de servicio de terceros En Archivos de Gerencia de Administración yFinanzas.

Incluir en los contratos los requerimientos HSECy las consecuencias de su No cumplimiento.

Gerencia Adm. yFinanzas y HSEC

Bases técnicas con incorporación de requisitosHSEC

En Archivos de Administradores de Contrato

Definición de las líneas de comunicación yresponsabilidades entre contratistas y losrepresentantes de Minera Spence. (administrador de contrato).

Gerencia Adm. yFinanzas.

Procedimiento o documento que regule lascomunicaciones entre las empresas contratistasy empleados de la Compañía.

En Archivos de Gerencia de Administración yFinanzas y Administradores de Contrato.

Elaborar y desarrollar un sistema para monitorear y controlar el cumplimiento de las exigenciasHSEC especificadas en los contratos (listas dechequeo, auditorías, inspecciones).

Gerencia Adm. yFinanzas y HSEC.

Revisiones de cumplimiento de las exigenciascontractuales y corporativas en materias HSEC.

En Archivos de Gerencia de Administración yFinanzas y Administradores de Contrato.

Definición de especificaciones (requerimientos)HSEC previo a la compra, contratación o arriendode equipamiento y materiales. Verificar elcumplimiento de ellas.

Gerencia Adm. yFinanzas y HSEC.

Requerimientos mínimos HSEC asociados aadquisición, contratación o arriendo deequipamiento, maquinarias o servicios.

En Archivos de Gerencia de Administración yFinanzas.

Entrega de información de riesgos por parte de

los proveedores y contratistas asociados a suequipamiento, productos y servicios (Inventariode riesgos).

Gerencia Adm. y

Finanzas.

Registro de evaluaciones de riesgo de servicios

o en el caso de sustancias químicas las hojasde datos de seguridad. Planes de contingenciapara actividades de transporte.


HSEC.

Planes para incentivar la creación de negocioscon contratistas y proveedores locales.

Gerencia Adm. yFinanzas.

Estructura de la forma de incentivar nuevosnegocios o Política de incorporación demercado local

En Archivos de Gerencia de Administración yFinanzas.

Procesos que establezca la forma que seevaluara el cumplimiento HSEC del proveedor,contratista y socio

Gerencia Adm yFinanzas

Procedimiento, que regule la metodología comose evaluaran los cumplimientos HSEC, ya seaesto antes de su adjudicación y durante supermanencia

En archivador gerencia Administración yfinanzas, y Archivadores sistema de gestionaempresas






I n

c i d e n t e s y E m e r g e n c i a s

Registro de incidentes. Gerencias Áreas Descripción de incidentes con sus respectivos

informes


HSEC de la gerencia respectiva. Programa y registro de capacitación eninvestigación de incidentes (Procedimientos,ICAM).

Gerencia RR.HH Programa de capacitación que incorpore cursode investigación de incidentes y listados deasistentes.


Informes de investigación de incidentes y difusiónen áreas y empresas contratistas.

Gerencias Áreas Reportes de investigación de incidentes yevidencias de difusión al personal de laCompañía y empresas contratistas.


Promoción de reportes de cuasi accidentes comouna buena práctica.

Gerencia HSEC yGerencias Áreas

Charlas, difusiones en folletos, reforzamiento enreuniones (actas).


Seguimiento de cierres de acciones correctivasen las fechas acordadas (Close out).

Gerencias Áreas Informes de investigación de incidentes con susplanes de acción y las evidencias de

cumplimiento de las acciones indicadas en lasfechas comprometidas.


Definir la detención de actividades ante laocurrencia de incidentes significativos (trabajosrelacionados) y los niveles de autoridad parareanudar las operaciones. Charla de difusión.

Gerencias Áreas Charla, reunión, folletos; en donde se hayahecho referencia al tema.


Informes a gerencias de acciones correctivasrealizadas asociadas a investigaciones deincidentes.

Gerencia HSEC y encada Área los Jefesde área o Líderes

Informes a Gerencia con resúmenes decumplimiento de acciones cerradas y abiertas.


Graficar tendencias de incidentes en las áreas yempresas contratistas.(análisis de causas)

Gerencia HSEC Gráficas estadísticas de incidentes y resultadosde indicadores de accidentalidad.


Difusión de lecciones aprendidas tanto dentrocomo fuera de la organización. Gerencia HSEC yGerencia Áreas Actas de reuniones, folletos, paneles deinformación, charlas. En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC de la gerencia respectiva.

Programas de ejercicios y simulacros (por lomenos una vez al año); realizar y confeccionar informes de situación con planes de acción de lasdesviaciones encontradas. Estos programasdeben incorporar uso de recursos ycomunicaciones con medios externos si serequieren para un mejor control de lasemergencias.

Gerencia HSEC yGerencia Áreas.

Programa de ejercicios y simulacros en cadaárea y al término de cada actividad un informedel desarrollo de ella con aplicación de planesde acción al detectarse desviaciones o mejoras.







I n c i d e n t e s y E m e r g e

n c i a s

( C o n t i n u a c i ó n )

Identificación de potenciales emergencias através del inventario de riesgos, considerandoaquellas asociadas a labores vecinas.

Gerencia Áreas Inventario de riesgos con identificación de laspotenciales emergencias.


Desarrollo de procedimientos de situaciones deemergencias, incorporando responsabilidades yroles de personal de la Compañía y empresascontratistas.


Reglamentos de emergencia y procedimientosde emergencia con la indicación de actividadescon sus responsables.


Difusión y capacitación de los procedimientos de

emergencia a todos los trabajadores

Gerencias Áreas Registro de capacitación de los trabajadores

potencialmente expuestos a emergencias.


Procedimientos de emergencia deben estar alineados con las exigencias corporativas delsistema de administración de crisis yemergencias de BHP Billiton.

Gerencia HSEC yGerencias Áreas.

Procedimiento de emergencias locales debenestar alineados con los requerimientosindicados el el sistema Corporativo deadministración de crisis y emergencias.


Considerar en los procedimientos de emergenciael apoyo de servicios externos (Bomberos,brigada de emergencia, personal de policlínico,maquinarias, etc.) cuando se requiera y las

coordinaciones que deben efectuarse.


Incorporar cuando se requiera el uso deservicios externos para apoyar emergenciaslocales. Esto debe estar en conocimiento dequienes liderarán operacional y

administrativamente las emergencias.


Identificar recursos financieros, técnicos yhumanos que se necesitan para afrontar laspotenciales emergencias; estos recursos debenser mantenidos (listas de chequeo), probados ydeben estar disponibles para ser utilizadoscuando se necesiten.

Gerencia HSEC yGerencia Áreas. Definición documentada de los recursos

necesarios para los distintos tipos deemergencias. Lo anterior puede ser incorporadocomo un anexo en los procedimientosespecíficos de emergencias. Los equipamientosdeben contar con listas de revisión.







I n c i d e n t e s y

E

m e r g e n c i a s

( C

o n t i n u a c i ó n )

Las desviaciones evidenciadas en ejercicios ysimulacros deben ser registradas en planes deacción con asignación de responsables y plazos;estos planes de acción deben ser incorporados alos sistemas de seguimiento y control (Close out).


Planes de acción de desviaciones encontradasen los ejercicios y simulacros.


Los aprendizajes de ejercicios y simulacrosdeben ser difundidos a todos los trabajadores, através de charlas, paneles, correo electrónico uotro medio disponible.


Actas de reuniones, publicación en paneles dela actividad, folletos, charlas de difusión.


En caso de una emergencia o incidentesignificativo, el trabajo en el área afectada no sereiniciara sin la previa autorización del Gerentedel área

Gerencia HSEC Los procedimientos de emergencias y deincidentes deben establecer la reanudacion delas actividades, y la autorización deberá ser dada por el Gerente del área afectada.

Procedimientos de incidentes y emergencias






G e s t i ó n d e C a m

b i o

Proceso de cierre y abandono de faenastemporales en áreas de la Compañía (Empresascontratistas).

Gerencia Adm. yFinanzas, GerenciaHSEC yAdministradores decontrato

Las empresas contratistas que deban construir instalaciones en la faena deben tener considerado en sus propuestas Técnicas, laforma, tiempos y costos asociados al cierre desus instalaciones.

En Archivos de los Administradores deContrato.

Definición de la forma de evaluar los riesgospreviamente a concretar cambios en lasoperaciones, en las instalaciones, en elequipamiento, en los procedimientos, en lareglamentación, en los materiales, en losservicios, en los empleados y contratistas.

Gerencia HSEC Procedimiento de la forma de administrar cambios y los canales de autorización.


Definición de la administración del cambio parariesgos HSEC, asociados con cambiosplanificados o no planificados, temporales opermanentes. Abordan cambios de personal,organizaciones, actividades, procesos,instalaciones, entorno físico, equipamiento,tecnología, procedimientos, leyes, normativas,materiales, productos, sistemas y servicios.

Gerencia HSEC Procedimiento de la forma de administrar cambios y los canales de autorización. En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC de la gerencia respectiva.

Asegurar la aprobación de los cambios por personal autorizado, una vez que el nivel deriesgo sea aceptable.

Gerencias Área ySuperintendentes

Definición formal en las áreas de los cargos quetienen la facultad de aprobar cambios deacuerdo a los riesgos asociados.

En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC gerencia respectiva.

Proceso de Comunicación y capacitación de la

implementación de los cambios, asegurando elcumplimiento de las acciones de laadministración del cambio.

RR.HH Registro de capacitación de la herramienta de

administración del cambio, dirigida a Líderes,supervisores y personal que tenga laresponsabilidad de la realización de lasactividades de la empresa en un nivel de tomade decisiones.


HSEC

Actualización de planos, procedimientos ydocumentos producto de cambiosimplementados.

Gerencia Ing. y Serv.Técnicos, GerenciaÁrea

Los planos actualizados y listados con suscódigos. Los documentos con las versiones yfechas actualizadas

En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC gerencia respectiva






M o n i t o r e o , A u d i t o

r i a y R e v i s i ó n

Elaborar programa de auditorias de conformidad

con los Estándares HSEC con una frecuenciamínima de una vez al año y difundir losresultados.

Gerencia HSEC Programa de auditorias internas y comunicación

de resultados.


HSEC

Desarrollar planes de acción de las desviacionesencontradas en las auditorias.

Gerencia HSEC yGerencia Áreas

Planes de acción con responsables y plazos delas desviaciones evidenciadas en las auditorias.


Elaborar programa de inspecciones, de acuerdoa la criticidad evaluada en el inventario deriesgos. Las desviaciones gestionarlas a travésde planes de acción.

Gerencia Áreas. Programa de actividades HSEC del Área, dondese demuestre la correspondencia entre lainformación del inventario de riesgos y lasactividades de control operacional(inspecciones) realizadas por la Gerencia ysupervisión. Gestión de las desviacionesencontradas.


Programa y cumplimiento de autoevaluacionesdel estándar de control de riesgo fatales.Formular planes de acción para las desviacionesencontradas.

Gerencia HSEC YGerencia Áreas

Revisión de cumplimiento del estándar deControl de Riesgos Fatales aplican en las áreaso empresas contratistas y la elaboración de losplanes de acción que permitan cumplir el 100%de las exigencias de estos protocolos.


La gerencia anualmente debe efectuar revisioneso auditorias HSEC, dejando evidencias escritasde ello, con los planes de acción en los casosque se detecten desviaciones.

Gerencia General yGerencia Áreas

Revisión anual del grado de cumplimientoHSEC de la Compañía por parte de la GerenciaGeneral y por los Gerentes en sus respectivasÁreas de responsabilidad.


Designación formal de auditores internos HSEC. Gerencia HSEC yGerencias Áreas.

Nombramiento formal por parte de lasGerencias de los Auditores Internos HSEC.


Programa de Capacitación a equipo de auditoresHSEC.

Gerencia RR.HH yHSEC.

Definición de competencias necesarias para ser un auditor interno HSEC, programar lacapacitación y evaluar el desempeño.







M

e d i o A m b i e n t e

Identificación de iniciativas para usar

eficientemente recursos naturales (agua, energía,etc) y materias primas.

Gerencias Área Registro de iniciativas de uso eficiente de

Recursos naturales y materias primas.


HSEC de la gerencia respectiva.

Identificación de los impactos de la operación enel medio ambiente e implementación deiniciativas de mitigación.

Gerencias Área Identificación de los impactos (incidentes)ambientales y sus medidas de control en lasactividades operacionales del área y susmedidas de control actuales y/o futuras paramitigar sus consecuencias.


Planes de manejo de tierras, agua yconservación de energía; de igual maneraprogramas de manejo de gases de invernadero sicorresponde.

Gerencia General yHSEC

Estrategias de gestión de tierra, agua yconservación de energía. Definición de políticade uso eficiente de energía.


Productos y servicios nuevos deben ser evaluados para determinar su potencial deimpactos (positivos o negativos) durante supermanencia en faena y su ciclo de vida(sustancias químicas, residuos).

Gerencias de Área Demostración de evaluaciones de riesgosprevios a incorporar productos nuevos (materiasprimas, sustancias químicas, entre otros) oservicios a las actividades operacionales.


Programa de tratamiento de desechos enempresas o instalaciones autorizadas(eliminación, reducción, reutilización, reciclado,tratamiento o disposición final).

Gerencia HSEC Procedimiento de gestión de residuos En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC

Registros de desechos, que debe considerar tipo

de desecho, actividad generadora,almacenamiento transitorio, codificación yseñalización, disposición final y permisossanitarios cuando aplique. Para los desechospeligrosos se debe implementar el sistema enlínea de seguimiento de desechos peligrosos(SIDREP).

Gerencia HSEC y

Gerencias de Área

Registro de generación de residuos de las áreas

y su tratamiento hasta su destino final. Loindicado debe estar incorporado en loscontratos de servicios de las empresascontratistas.



Definición de los sistemas administrativos yoperativos para asesorar y comunicar a personalde la empresa, contratistas, proveedores, clientesy comunidad de los posibles efectos o impactosHSEC asociados con el transporte,

almacenamiento, uso, reciclado y disposición delos productos generados por Minera Spence(ejemplo: residuos, excedentes.)

Gerencia RR.HH. Procedimiento de comunicaciones externas. En Archivos del sistema integrado de GestiónHSEC.





Elaboración de Estudio de Impacto Ambiental(EIA), Declaración de Impacto Ambiental (DIA) y

recepción de Resoluciones de CalificaciónAmbiental (RCA); además del seguimiento ycontrol del cumplimiento de las mismas.

Gerencia HSEC Documentos de EIA, DIA y RCA. Revisiones decumplimiento.

En Archivos de Gerencia HSEC

Elaboración de los planes de cierre y abandono.Deben incluir los costos.

Gerencia HSEC,Finanzas, Ing yServicios Técnicos.

Plan de cierre y abandono presentado a lasautoridades competentes (CONAMA,Sernageomin).

En Archivos de Gerencia HSEC, Finanzas eIng y Servicios Técnicos.

Registro de consultas, reclamos HSEC y sugestión interna. Lo anterior debe incorporar lasinfluencias externas relacionadas con HSEC(expectativas clientes, reglamentos, estándaresvoluntarios).


Registro de consultas, reclamos HSEC y susrespuestas y/o planes de acción







S a l u d e H i g i e n e

Definición de competencias del personal que

realizan las evaluaciones de salud, higiene,monitoreos y supervisión médica..

Gerencia HSEC Programa de salud Integral con las

especificaciones del tipo de profesional quedebe realizar las actividades de salud e higieneocupacional.

Archivos Gerencia HSEC

Registro y evaluación de prevalencia (proporciónde personas que sufren una enfermedad conrespecto al total de la población en estudio) eincidencia de las enfermedades laborales; incluir resultados de programas de vigilancia médica ytratamientos médicos relacionados conincidentes.

Gerencia HSEC Registro estadísticos de enfermedadesocupacionales y de enfermedades comunes quepuedan afectar la condición laboral de laspersonas o sean fuentes de generación deincidentes.


Elaborar Programas de salud ocupacional. Gerencia HSEC Programa de salud ocupacional, aprobado por la Gerencia de la empresa.


Elaborar Programa de monitoreo de higieneocupacional (agentes identificados en elinventario de riesgos).

Gerencia HSEC Programa de actividades de monitoreo dehigiene (anual o semestral)


Elaborar Programas de salud ocupacional. Gerencia HSEC Programa que incorpore el tipo de exámenespre-ocupacionales y ocupacionales por Área ypersonal expuesto


Desarrollar matriz de Identificación denecesidades de EPP.

Gerencias Área Matriz donde se indiquen las actividades ocargos y los requerimientos de uso de EPP.


Realizar Capacitación en uso de EPP. Líderes o

supervisores

Registro de charla de uso de EPP (Parte de la

actividad del Derecho de Informar).



Definir Inspecciones o listas de chequeo deestado de EPP.

Líderes osupervisores

Registro de inspecciones o listas de chequeo deestado de EPP. Incorporar como parte de lasactividades de la supervisión


Definición de lugares donde se asistirán lasatenciones médicas (Plano de ubicación yteléfonos).

Gerencia HSEC Gráfica donde se indiquen los lugares deatención médica interna, indicando que tipo deatenciones se pueden generar.


Registro de exámenes pre ocupacionales Gerencia RR.HH Copia de los exámenes pre-ocupacionales Archivos de RR.HH. (carpetas personales)

Registro de exámenes ocupacionales Gerencia HSEC Copia de los exámenes ocupacionales. Archivos de HSEC. (carpetas personales)

Elaborar programa de detección y control dedrogas y alcohol.

Gerencia HSEC Programa con actividades preventivas dedifusión, monitoreo, control y en los casos queaplique planes de tratamiento médico.






Evidencias Responsable Tipo de evidencia Dónde debe estar?

Elaborar programa de manejo de fatiga. Gerencia HSEC Programa con actividades de difusión,capacitación, detección y actividades de terrenoasociadas a la administración de la fatiga.Incorporar mejoras tecnológicas cuando seaposible.


Elaboración e implementación de un programapara rehabilitar a las personas después delesiones o enfermedades laborales.

Gerencia RR.HH Proceso de actividades que se realizan cuandose deba reintegrar una persona que ha sidoafectado por lesiones o enfermedades laboralesque significan su ausencia por un períodomayor a 15 días o que afecta su condiciónsicológica.

Archivos Gerencia RR.HH y Gerencia HSEC.

Elaborar plan de asistencia para reincorporar alos empleados que hayan sufrido lesiones oenfermedades NO relacionadas con el trabajo asus labores.

Gerencia RR.HH Proceso de actividades que se realizan cuandose deba reintegrar una persona que ha sidoafectado por lesiones o enfermedades NOlaborales que significan su ausencia por unperíodo mayor a 15 días o que afecta sucondición sicológica.

Archivos Gerencia RR.HH y Gerencia HSEC.

Elaborar Programas de vida sana. Gerencia HSEC Programa con actividades asociadas a hábitosde alimentación, acondicionamiento físico,desarrollo de actividades fuera de faena. Loanterior en concordancia con el Programa deSalud integral de la empresa


Identificar, evaluar y comunicar los peligros

relacionados con la salud de las personas de lascomunidades, que son originados por lasoperaciones de la empresa.

Gerencia HSEC Identificación a través del inventario de riesgos

y/o CURA de riesgos asociados a la salud delas personas de comunidades aledañas y queson originas por actividades de la empresa.


HSEC

Elaborar y difundir Procedimientos asociados acubrir los riesgos provenientes de viajes alextranjero.

Gerencia RR.HH Instructivo o informativo electrónico o papel queindique las coberturas de protección de riesgosen viajes al extranjero

En Archivos de Gerencia RR.HH






C o n d

u c t a d e n e g o c i o s , r e c u r s o s h u m a n o s y

d e s a r r o l l o c o m u n i t a r i o

Difusión a todos los empleados y empresas

contratistas de la Guía de Conducta de Negociosde BHP Billiton (charla).

Gerencia Áreas Temario de inducción HSEC, charla de

reforzamiento en las áreas y empresascontratistas; registro de entrega de la Guía deConductas.


HSEC de la gerencia respectiva..

Difusión a todos los empleados y empresascontratistas de la Declaración Universal de losDerechos Humanos (charla).

Gerencia RR.HH

Gerencia Áreas

Publicación de la Declaración de DD.HH;

Charla de difusión en áreas y empresascontratistas.


Autoevaluación del cumplimiento de laDeclaración de DD.HH (corporativa)

Gerencia RR.HH Registro de autoevaluación corporativa conparticipación de empresas contratistas.

En Archivos de Gerencia RR.HH.

Implementación de monitoreo arqueológico ysocial en las comunidades locales. Gerencia HSEC Informes de monitoreo social y arqueológico. En Archivos de Gerencia HSEC

Desarrollo de Programas de apoyo al desarrollode las comunidades.

Gerencia HSEC Implementación de programas con lascomunidades que apoye su desarrollo.


Implementación de planes o programas queaborden las necesidades de capacitación parafacilitar las opciones de empleo o competenciasen los habitantes de las comunidades locales.


Programa de capacitación que considere losrequerimientos formativos y de especializaciónnecesarios para acceder a oportunidades deempleo.


Programas de capacitación a las comunidades,cuando se incorporen equipos o tecnología enellas. (cuando aplique)

Gerencia HSEC Desarrollo de programas de capacitaciónprevios a implementar equipamientos y/otecnologías en las comunidades.


apoyo implementacion guia de gestión 2012

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