aplicación de un sistema de información. al comedor de la udo. análisis de decisión

7/26/2019 Aplicacin de un sistema de informacin. Al comedor de la UDO. Anlisis de decisin

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Ttulo:

Aplicacin del proceso de toma de decisiones a la problemtica existente en el

Transporte Universitario de la UDO-Monagas.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

Cuando se est laborando en una organizacin se pueden presentar dierentes

tipos de eventualidades! a tal punto de observar si se trata de una situacin en la "ue

se desee me#orar los procesos para acilitar las obligaciones diarias! aumentar la

produccin! $asta reducir costos generales de los traba#os realizados! como tambi%n

solventar problemas "ue puedan llegar a ser rutinarios o inesperados en el d&a a d&a.

'ara cada una de las eventualidades se debe de tener una modalidad "ue permita

tratar de me#orar o solventar las posibles situaciones de las organizaciones! por lo "ue

se recurre al proceso de toma de decisiones como una alternativa eectiva.

(a toma de decisiones en las organizaciones modernas son realizadas

generalmente en grupos o comit%s de traba#o! estas decisiones individuales o grupales

tienen cada una de ellas sus venta#as ) desventa#as! "ue inlu)en de manera

determinante en el rol de la gerencia de las organizaciones en donde pertenece. *s

importante aclarar "ue a la $ora de realizar decisiones! se toman en cuenta actores

espec&icos de la organizacin! para $acer un anlisis puntual acerca de cmo realizar

la decisin! pero resulta "ue $a) actores "ue son comunes! pero importantes en

cual"uier organizacin! como lo es el actor de recursos econmicos! donde

actualmente las organizaciones se $an visto aectadas por la inestabilidad econmica

"ue se $a generado en los +ltimos a,os del pa&s.

Una de las organizaciones "ue resulta undamental para la poblacin

venezolana es el transporte p+blico! esta resulta un medio masivo! rpido )

econmico para la poblacin. *ste transporte es el encargado de recorrer las ciudades

movilizando a pasa#eros "ue se dirigen $acia alg+n sitio espec&ico trav%s de una

determinada cantidad de rutas. (as rutas del transporte son recorridos repetitivos

$acia diversos puntos de la ciudad o pueblo! estas son ormadas por la cantidad de


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demanda "ue amerite la poblacin! seleccionando el recorrido ms propicio "ue

posibilite el via#e ms rpido ) demandado posible.

Debido a la catica situacin econmica "ue presenta enezuela! el sistema de

transporte $a ido en decadencia! )a sea por los elevados costos de mantenimiento de

las unidades o alta de oerta en el mercado para $allar los recursos "ue permitan el

uncionamiento de los transportes. *ste sistema resulta undamental para una gran

parte de la poblacin! por lo "ue al $aber irregularidades aectar&a directa o

indirectamente a los $abitantes! $aciendo especial reerencia a los estudiantes.

ablar de la UDO! decir cuntos estudiantes $a)! etc.

*n la UDO n+cleo Monagas existe una gran cantidad de estudiantes! los

cuales residen en dierentes partes de la ciudad Matur&n ) zonas cercanas! por lo cual

se ven en la necesidad de recurrir al transporte p+blico! el cual no da garant&as de

llegar a tiempo a las $oras de clases. (a ma)or parte de la comunidad estudiantil est

integrada por estudiantes "ue no cuentan con los recursos econmicos suicientes

para costear el transporte p+blico de la ciudad! debido a "ue una gran parte de ellos

se ven en la necesidad de tomar este servicio en m+ltiples ocasiones! lo cual

representa un uerte gasto! sin mencionar "ue constantemente se eleva el precio delservicio ) di&cilmente se ve rele#ado en la calidad del mismo.

'or esta razn la UDO Monagas cuenta con un servicio de Transporte

Universitario! el cual beneicia a un gran n+mero de estudiantes! sobre todo a los "ue

viven en zonas le#anas! )a "ue este presenta un $orario adecuado para llegar a tiempo

a ciertas $oras de clases. Adems debido a "ue no todos los estudiantes cuentan con

ingresos monetarios i#os para sustentar sus gastos en el transporte p+blico! el servicio

de Transporte Universitario es gratuito $aci%ndoles ms accesible el control de susgastos.

(a Coordinacin de Transporte est su#eta a la Coordinacin de /ervicios

0enerales! ubicado en el campus los 0uaritos de la UDO-Monagas! esta cuenta con

una cantidad de catorce unidades de transporte! entre los cuales $a) tanto autobuses

como microbuses. Tambi%n cuenta con un total de veinticuatro traba#adores! de los

cuales diecis%is son c$oeres! divididos en dos guardias! con oc$o c$oeres en cada


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guardia! la primera guardia empieza a las 1 am ) termina a las 2 pm! ) la segunda

guardia empieza a las 2 pm ) termina a las 3 pm4 cinco encargados de mantenimiento!

divididos en un supervisor! un mecnico ) tres a)udantes4 tres encargados de la

administracin! divididos en un supervisor! un #ee ) una secretaria.

*l Transporte Universitario cuenta con cinco rutas establecidas! las cuales son5

Av. 6ol&var! Cocuizas! 7undemos! (a Cruz ) 8usepin! de las cuales la prioridad es

8usepin! )a "ue adems de ser una ruta uera de la ciudad de Matur&n! esta ruta no

solo beneicia a los estudiantes "ue viven all& sino tambi%n a muc$os traba#adores de

la UDO-0uaritos4 en segundo lugar est la ruta de la Av. 6ol&var! por ser la ruta ms

usada por los estudiantes ) donde convergen la ma)or&a de las avenidas ) en tercer

lugar las rutas de (a Cruz ) las Cocuizas por ser rutas le#anas a la UDO campus los

0uaritos. Adems de estas rutas establecidas tambi%n se utilizan las unidades para

desplazar a los estudiantes ) "ue se realicen prcticas de estudio principalmente

realizadas por carreras como 9ngenier&a Agronmica! 9ngenier&a de 'etrleo e

9ngenier&a en 'roduccin Animal. : inalmente siempre permanecen en el campus los

0uaritos algunas unidades de transporte #unto con algunos c$oeres para casos de

emergencias.


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OBJETIVO GENERAL:

Aplicar el proceso de toma de decisiones a la problemtica existente en el

Transporte Universitario de la UDO-Monagas.

OBJETIVOS ESPECFICOS:

;. Describir ) analizar la situacin problemtica existente en la Coordinacin de

Transporte.

2. Determinar las necesidades ) re"uerimientos del Transporte Universitario para

establecer criterios de decisin.

. Dise,ar un sistema de inormacin "ue acilite los procesos "ue se realizan en

la Coordinacin de Transporte.


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METODOLOGA OPERATIVA:

Proceso de To! de Dec"s"o#es:

*l proceso de toma de decisiones es un con#unto de siete pasos "ue comienzan

con la identiicacin del problema ) de los criterios de decisin! ) la asignacin de

ponderaciones para esos criterios4 procede despu%s a desarrollar! analizar )

seleccionar una alternativa capaz de resolver el problema! implementar dic$a

alternativa! ) conclu)e con la evaluacin de la eicacia de la decisin.

;. Ide#t"$"c!c"%# del Pro&le!'

*l proceso de la toma de decisiones comienza con la presencia de un problema

o! ms precisamente! una discrepancia entre dos estados de cosas! el )a existente ) el

"ue se desea alcanzar! se deben describir ambas situaciones ?actual e ideal@. Bu% es

lo "ue no est uncionando Bu% se puede $acer 7uncionar de esta orma *n

este paso deben establecerse las causas ) consecuencias del problema! una

$erramienta mu) +til para rele#ar esto es el diagrama de causa-eecto o diagrama de

9s$iaEa.

2. Ide#t"$"c!c"%# ( Po#der!c"%# de los Cr"ter"os de Dec"s"%#'


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Una vez "ue se $a identiicado un problema! se necesita identiicar ) describir

los criterios de decisin importantes para resolver ese problema. *sto signiica "ue se

deben de determinar lo "ue es pertinente para tomar una decisin. *ntre ellos podr&an

estar incluidos diversos criterios! tales como precio! modelo ) abricante del

producto! garant&as! reas uncionales "ue no estn alcanzando los ob#etivos! etc.!

estos criterios rele#an lo "ue se considera pertinente en la decisin.

9ndependientemente de "ue se declaren expl&citamente o no! todas las personas "ue

toman decisiones se basan en criterios "ue les sirven de gu&a.

Fo todos los criterios mencionados son igualmente importantes! por lo cual se

debe ponderar cada elemento a in de asignarle la prioridad correcta en la decisin.

Cul es el procedimiento para ponderar criterios Una aproximacin sencilla

consiste simplemente en conceder al criterio ms importante una ponderacin de ;G!

) a continuacin asignar las ponderaciones de todos los dems tomando como base

ese estndar. As&! en contraste con un criterio al "ue se le $a)a dado una ponderacin

de >! el actor ms alto de todos tendr&a "ue ser doblemente importante.

. Selecc"%# de u#! !lter#!t")!'

*ste paso es el acto decisivo de escoger la me#or alternativa de las "ue

aparecen en la lista ) ueron evaluadas. emos determinado todos los actores


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pertinentes para la decisin! los ponderamos correctamente e identiicamos las

alternativas viables.

1. I+lee#t!c"%# de l! !lter#!t")!'

Aun cuando el proceso de seleccin termin en el paso anterior! todav&a es

posible "ue la decisin racase si no se implementa correctamente. 'or lo tanto en

este paso consiste en poner en prctica la decisin. (a implementacin inclu)e el

$ec$o de comunicar la decisin a las personas aectadas ) lograr "ue se comprometan

a ponerla en prctica. A"u& se establece un plan de accin para implementar la

alternativa.

H. E)!lu!c"%# de l! e$"c"e#c"! de l! dec"s"%#'

*l +ltimo paso del proceso de toma de decisiones consiste en evaluar el

resultado de la decisin para ver si el problema realmente $a sido resuelto.

RES,LTADOS DE LA INVESTIGACION:

APLICACI-N DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES:

;. Ide#t"$"c!c"%# del Pro&le!:

Actualmente debido a la situacin econmica en enezuela! el sector de

transporte se $a visto bastante aectado! puesto "ue resulta di&cil conseguir los

repuestos para realizar el correcto mantenimiento de las unidades de transporte!

debido a esto si se encuentra el repuesto presenta un costo elevado con respecto al

precio establecido por la le). 'or esta razn de las catorce unidades de transporte solo

cuatro estn en uncionamiento ) no "ueda presupuesto para reparar las unidades "ue

no uncionan )a "ue ue usado en $abilitar las cuatro unidades de transporte actuales!

por lo "ue no se puede abarcar la totalidad de las rutas establecidas! per#udicando as&


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a los estudiantes "ue no pueden gozar completamente del servicio de transporte

universitario.

(a Coordinacin de Transporte no cuenta con e"uipos computarizados ) por

lo tanto no posee ning+n recurso tecnolgico o digital "ue acilite la gestin de los

traba#adores o "ue agilice los procesos "ue all& se realizan! como por e#emplo! saber

cundo se le debe $acer mantenimiento a alguna unidad de transporte a trav%s de

ciertos clculos de pronostico ) desgaste con el in de prevenir posibles problemas! )

no! como se $ace actualmente en la coordinacin de transporte "ue se revisa una

unidad cuando %sta presenta alg+n problema. Todas las actividades "ue all& se realicen

son documentadas de orma escrita! como el control de asistencia! el $orario en "ue

cada c$oer debe cumplir con una ruta en espec&ico! el saber cundo se le debe $acer

mantenimiento a una unidad de transporte. Adems "ue ciertas actividades no son

documentadas! sino "ue se basan en la memoria para recordarlas! como el estado

actual de cada una de las unidades de transporte ) las veces "ue alguna unidad de

transporte $a sido usada.

C!us!s:

F!lt! de Recursos Eco#%"cos: Debido a la situacin econmica actual! en la

universidad! no se cuenta con recursos econmicos para realizar el debido

mantenimiento a las unidades de transporte! por lo "ue muc$o menos se podr&a

introducir un e"uipo computarizado ni mantener la actualizacin ) me#ora de una

$erramienta tecnolgica "ue acilite los servicios.

Procesos M!#u!les:*n la Coordinacin de Transporte realizan todos los procesos de

manera manual )a "ue es la +nica orma en la "ue pueden realizar sus actividades!

por esta razn no existen e"uipos computarizados en la Coordinacin de Transporte.

Perso#!l +oco C!+!c"t!do +!r! el uso de .err!"e#t!s Tec#ol%/"c!s: (os

traba#adores "ue laboran en la Coordinacin de Transporte al estar acostumbrados a

realizar sus labores de manera manual presentan un nivel mu) bsico en el mane#o de


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e"uipos computarizados! por lo "ue desconocen posibles alternativas "ue les pueden

a)udar a me#orar sus procesos.

Co#secue#c"!s:

P0rd"d! de T"e+o:Al realizar todos los procesos de orma manual esto ocasiona

"ue la duracin para realizar esos procesos aumente )a sea por"ue no se encuentre

cierta inormacin en espec&ico o alguna planiicacin! o por"ue la realizacin del

proceso manual conlleva cierta diicultad ) "ue por lo tanto tomar&a tiempo en

$acerlo.

Pos"&le P0rd"d! de Recursos:'or no documentar la inormacin del estado actual

de cada unidad de transporte o no realizar el mantenimiento de alguna unidad de

transporte en un momento dado podr&a ocasionar el allo de los repuestos ) "ue estos

deban ser reemplazados. Adems "ue debido a la realizacin de procesos manuales

existe un gasto de materiales de oicina.

Errores e# l! I#$or!c"%#:Como gran parte de la inormacin es documentada de

orma escrita o ni si"uiera es documentada podr&an ocurrir errores de transcripcin op%rdida de la misma.


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S"tu!c"%# Futur! o Ide!l:

/e espera "ue despu%s de implantada la solucin los procesos realizados en la

coordinacin de transporte me#oren! "ue se re"uiera menos tiempo para la realizacin

de actividades! "ue se pueda llevar un control del personal ) "ue se pueda reducir el

deterioro de las unidades de transporte previniendo posibles problemas de

mantenimiento "ue puedan surgir! ) as& reducir los costos de mantenimiento )

prolongar el tiempo en el "ue se deben reponer los repuestos.

Todo esto se espera mediante la implantacin de un sotEare el cual a)udara a

la realizacin de un buen sistema de gestin de la Coordinacin de Transporte! "ue

permita el me#oramiento continuo del proceso de mantenimiento de las unidades de

transporte.

2. Ide#t"$"c!c"%# ( Po#der!c"%# de los Cr"ter"os de Dec"s"%#:

Costos 1C23: *s el valor monetario de los consumos de actores "ue supone el

e#ercicio de una actividad destinada a la produccin de un bien o servicio. *n este

caso los costos van a representar los gastos o desembolsos "ue re"uiere la alternativa

para la correcta implantacin de esta! as& como los recursos necesarios. A este criterio


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se ponderara con una puntuacin de ;G. *ste criterio se le considera el ms

importante debido al ba#o presupuesto "ue presenta la Coordinacin de Transporte.

Veloc"d!d 1C43:*sta se reiere a la rapidez con la "ue se realizan los procesos en la

Coordinacin de Transporte. A este criterio se ponderara con una puntuacin de =.

*ste criterio tiene una puntuacin ba#a debido a "ue la ma)or&a de las actividades

realizadas en el Transporte Universitario independientemente a como se realizan ?si

es manual o automatizado@ el tiempo de realizacin es prcticamente el mismo! es

decir! el tiempo de realizacin de actividades no var&a muc$o si el proceso es

realizado de orma manual o automatizada.

Se/ur"d!d 1C53:*ste criterio se reiere a la seguridad de "ue nuestra alternativa no

tenga allas "ue podr&an comprometer la inormacin "ue se mane#ara o allas en los

procesos "ue se realicen. A este criterio se ponderara con una puntuacin de 3. *ste

criterio es importante en el contexto de nuestro problema )a "ue es indispensable "ue

no exista perdida de inormacin o errores en la realizacin de procesos.

,t"l"d!d 1C63: *ste criterio se reiere a la gama de procesos "ue abarca una

alternativa! es decir! la cantidad de problemas "ue soluciona esa alternativa. A este

criterio se pondera con una puntuacin de H. *ste criterio es importante debido a "uees indispensable "ue una alternativa solucione una gran cantidad de problemas.

No&re Descr"+c"%# Pu#tu!c"%#

12 7 283

Po#der!c"%#

1892 7 893

Costos ?C;@ 0astos derivados del sistema ;G G!


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El!&or!c"%# de u# s"ste! de "#$or!c"%# +!r! l! /est"%# del Tr!#s+orte

,#")ers"t!r"o 1A23:

I+lee#t!c"%# del s"ste! so$t;!re coerc"!l Tr!#s+ortes 5888 +!r! l! /est"%#

del tr!#s+orte 1A43:

Tomando en cuenta las allas "ue se $an venido presentando por la

intervencin del error $umano en la organizacin! se $a tomado la iniciativa de la

implementacin del sotEare comercial Transportes


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M!#te#""e#to del s"ste! !#u!l +rese#te e# l! Coord"#!c"%# de Tr!#s+orte

1A53:

/e trata de mantener la orma de traba#o )a establecida para el desarrollo del

servicio de transporte universitario a trav%s del uso de planillas ) conocimiento

inormal "ue presentan cierta cantidad de traba#adores en lo "ue a planiicacin )

supervisin se reiere

(a coordinacin! conormada por veinticuatro traba#adores! realizan las

actividades diarias de acuerdo a la planiicacin establecida considerando el

presupuesto disponible "ue se les asigne! laborando casi autnomamente para brindar

el servicio a la ma)or cantidad de estudiantes posible

aciendo un seguimiento durante el +ltimo tiempo! los traba#adores realizan

un gran esuerzo para "ue el servicio siga laborando! no obstante! al realizar todos los

procesos de orma manual! se tiende a proporcionar a errores en la asignacin de

traba#o! alta de comunicacin! mala asignacin de recursos! entre otros.

=. E)!lu!c"%# de Alter#!t")!s de Soluc"%#:

Cr"ter"os

Alter#!t")!s

C2

189563

C4

189263

C5

1894 K G! K G!23

L G!;=

G!< K G!2=

L G!GH G!=1


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Just"$"c!c"%# de l! Pu#tu!c"%# de l!s Alter#!t")!s co# Res+ecto ! los Cr"ter"os de

Dec"s"%#'

A;. Just"$"c!c"%# de l! +o#der!c"%# de l! Alter#!t")! 2:

C;. /e le coloca una ponderacin de G!< puesto "ue la aplicacin de esta

alternativa supondr&a grandes cantidades de dinero expedidos para la

implantacin del sotEare! cambios en la tecnolog&a ) el adiestramiento de los

empleados.

C2. /e eval+a con una ponderacin de G!3 debido "ue se puede utilizar el sistema

operativo JindoEs H! "ue $a demostrado eicacia ) rapidez! con una amplia

gama de aplicaciones lo "ue acilita su mane#o! $aciendo ms eiciente )

practico el cumplimiento de las tareas establecidas! lo "ue resulta la

minimizacin del tiempo de procedimiento.

C


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C )a "ue a pesar de "ue el gasto no es

necesariamente alto a primer momento! se debe tener en cuenta de "ue va a

ser constante por siempre! )a "ue se deben gastar $o#as! carpetas! lpices! etc.

C2. /e le valora con una ponderacin de G!1 debido a "ue a pesar de "ue los

procesos se realizan de orma manual! por ser procesos de control de

asistencia ) de rutas! no son procesos tan tediosos o largos! sin embargo si

re"uieren de un poco ms de tiempo para realizarlos.

C


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cuenta las ponderaciones previas! se conclu)e "ue la alternativa ideal para la

resolucin del problema planteado4 con una puntuacin de G!12 en un rango de ?G-;@!

la cual es la alternativa numero ;5N *laboracin de un sistema de inormacin para la

gestin del Transporte UniversitarioN! )a "ue el mismo obtuvo la ma)or cantidad de

puntos con respecto a las alternativas restantes! siendo esta la me#or alternativa de

solucin a implementar.

(a alternativa elegida est bien caracterizada por agilizar las tareas! logrando

crear una buena comunicacin entre los traba#adores! produciendo una e#ecucin ms

rpida ) eicaz de la planiicacin establecida. A pesar del costo "ue se pueda generar

por la implantacin del sotEare ) cambios en la tecnolog&a! al movilizar los procesos

se pueden reducir costos indirectos "ue a lo largo de alg+n tiempo retribuir&an en una

buena parte de la inversin inicial.

Otro de los puntos a avor! trata de la versatilidad para el cumplimiento de las

tareas! observado en un amplio n+mero de $erramientas! )a "ue se traba#a con el

sistema JindoEs H! lo "ue tambi%n acilita el asesoramiento de los traba#adores por

su correspondiente interaz grica amigable! "ue logra desembolsar un menor costo.

DISE>O DE LA SOL,CI-N:

Procesos Actu!les:

;. Control de asistencia5 *n este proceso el personal debe irmar una planilla

donde se describen los $orarios de entrada ) salida del personal! de acuerdo a

sus $orarios de traba#o.

2. Control de rutas5 *n este proceso el personal administrativo realiza una

planiicacin de las salidas de cada unidad de transporte! en ella se ve

rele#ada el c$oer "ue la conduce! la ruta a la "ue se dirige ) la $ora en la "ue

salen las unidades de transporte! este proceso se realiza de acuerdo a las

unidades de transporte "ue est%n en buen estado ) a la prioridad de las rutas.


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Procesos Auto!t"?!dos: 1.!cer D"!/r!!s de Flu=o de c!d! +roceso3

;. Mantenimiento de unidades de transporte5 *n este proceso a trav%s de clculos de

pronstico ) desgaste se establecer la ec$a en la "ue se deber&a de realizar

mantenimiento a alguna unidad de transporte en espec&ico.

2. Control de asistencia5 *ste proceso ser realizado de manera digital! el personal

administrativo ingresar&a en una base de datos las $oras de entrada ) salida del

personal.


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Re@uer""e#tos Fu#c"o#!les ( No Fu#c"o#!les

Re@uer""e#tos Fu#c"o#!les:

;@ Desarrollar un sistema de inormacin "ue permita de manera cil!

coniable ) segura! administrar los datos de los traba#adores! rutas )

unidades de transporte de orma automatizada por el usuario inal.

2@ *l usuario deber ingresar al sistema mediante un nombre de usuario )

una contrase,a previamente asignada de acuerdo a su rol.

Al momento de ingresar el nombre de usuario ) la contrase,a! estos datos

sern validados por el sistema.

*n caso de no ser los datos correctos! se enviar un mensa#e de error ) se

pedir "ue se vuelva a ingresar la inormacin'


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@ 'ara ingresar un nuevo traba#ador! debe existir una pantalla en la "ue se

permita ingresar la inormacin bsica del mismo! ) rol a asignar.

;G@ *s necesario tener los datos bsicos de las rutas donde laboran las

unidades. 'or lo "ue este mdulo debe tener una pantalla donde se ingrese

la inormacin bsica de cada ruta.

;;@ 'ara generar los $orarios de rutas! se debe tener una pantalla para la

generacin de $orarios por periodo acad%mico ) c$oer.

;2@ *s preciso crear recorridos bsicos! paralelos! rutas ) c$oeres por cada

$orario de salida! por lo "ue se tendr una pantalla "ue permitir

administrar este tipo de inormacin.

;


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@ *stabilidad5 /e garantiza un sistema estable! acoplado al sistema JindoEs

para evitar errores de procesamiento en la aplicacin de la $erramienta

1@ 9nteraz5 *l sistema poseer una interaz amigable! explicita ) sencilla para

un me#or mane#o por parte de los traba#adores administrativos

B!se de D!tos:


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*xplicar cada Tabla

I#ter$!? Gr*$"c!:

Control de Acceso5


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Fueva Iuta5

aplicación de un sistema de información. al comedor de la udo. análisis de decisión

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